報連相があなたの人との関わり方を変える！

社会で暮らす人は誰でも、コミュニケーションが重要であると知っています。人は周囲の人と関わることなしには、やっていけないことをわかっているからです。さまざまな人が集まっている会社では、コミュニケーションはもっと切実な問題です。会社という組織の中では、個人で完結できる仕事は少ないので、コミュニケーション・スキルがないと何ごともスムーズに進みません。

仕事とは、コミュニケーションを上手に取ることだと言い替えてもよいくらいです。当然、コミュニケーションの上手・下手で仕事に差が出てきます。仕事の結果は、個人の評価として自分にはねかえってきますし、仕事を通して身につく能力や技術にも差が出てしまいます。

こうしたコミュニケーション・スキルを体系化したものが「報連相」です。報告・連絡・相談の頭文字をとって報連相ですね。たかが「報連相」ですが、されど「報連相」でもあります。

なぜ今、報連相が求められるのか

◆コミュニケーション能力を求める企業が年々増えている

これは、大卒採用者に対して企業側が求める能力を、独立行政法人「労働政策研究・研修機構」という機関が調べたデータです。

これによると、最も求められている人材は「エネルギッシュで行動力のある人」（64％）、２番目は「協調性やバランス感覚がある人」（58％）、３番目が「誠実で、堅実に仕事をする人」（42％）です。周囲の同僚や上司とうまくやっていくための、協調性やバランス感覚といった、いわゆるコミュニケーション能力が、誠実で堅実であること、つまり真面目であることよりも強く求められていることに、驚く人がいるかもしれませんね。この順位は、実はここ30年間ほとんど変わっていません。

昔から多くの企業がコミュニケーションが上手に取れる人材を求めていたということです。でも、裏を返せば、それだけ多くの企業がコミュニケーションがうまく取れない人材に手を焼いてきた、というふうにも読み取れます。

個人的には、企業が求めるようなコミュニケーション能力を備えている人は、むしろ減少しているのではないか、とすら感じています。求められるコミュニケーション能力と、働く人の実際のコミュニケーション能力との間のギャップ。このギャップを埋めるためのツールとして、「報連相」が求められているのです。

◆報連相のパワーがチームプレーを生み出す！

コミュニケーション能力、つまりは人づき合いの能力が低下しているために、かつては存在していた職場での濃密なコミュニケーションが薄れ、職場が没コミュニケーション化している現状があるのです。

没コミュニケーション化した職場では、働く人がそれぞれ孤立してしまい、自分の仕事の殻に閉じこもってスタンドプレーに走りがちです。上司や同僚によるチェック機能が働きにくく、ミスや勘違いによる損失も発生しやすくなります。

コミュニケーションが充分に行われないので、人づき合いの能力はますます落ち、聞きたいことや相談したいことがあっても、うまく話しかけることもできなくなります。マイナスがマイナスを呼ぶ、スパイラルになってしまうのです。

連絡ミスや報告忘れがどんどん増え、カリカリして責任をお互いに押しつけ合うようになったら末期症状。大きな失敗によって、巨額の損失を出すのも時間の問題です。そこまではいかなくても、次のような会話の応酬が、あなたの職場でも起こっていませんか？

「Ａ君、○○の件、今日、打ち合わせだよね？」

「えっ、今日!?聞いてないよ！今日は無理だよ」

「Ｂさんから聞いてないの？今日打ち合わせをしないと、私、困るんだけど……」

「そんなこと言ったって、僕だって今日はお客さんとのアポイントメントがあるんだよ。なんであらかじめ連絡してくれなかったの!?困るよ！」

「そんな言い方ないんじゃない!?」

――ちょっとした連絡ミスが、働く人同士の信頼関係まで傷つけてしまっていますね。

こうした会話は、職場が没コミュニケーション状態になりかけているときの危険信号です。こういう会話が応酬されている状態では、会社という組織の強みであるはずの「チームプレー」が、なかなかできない状態になってしまっています。

チームプレーもろくにできない会社が、この厳しい競争社会の中で利益を上げていくことなど、できるはずはありません。こういう状態から、どうしたら脱出できるのか？もしくは、こうした状態に陥らないためにはどうしたらいいのか？

この本を手にしているあなたは、既に答えも手にしています。もちろん「報連相」です。報連相を徹底すれば、こうした職場にもチームプレーが戻ってくるのです。

報連相とは、私たちの先輩・大先輩たちが、長い年月を通して練り上げ、システム化してきた、職場のチームプレーを維持するためのコミュニケーション・ツールです。

大部分は簡単な決まりごとに単純化されているので、それさえ守っていれば、職場での最低限のコミュニケーションを維持できるようになっています。

たとえ、コミュニケーション能力に自信がないという人がほとんどの職場でも、報連相を徹底してさえいれば、それほど風通しの悪い職場環境にはなりようがありません。

あなたを中心に、職場で報連相がどのように行われているのかを示したのが、次ページの図です。さまざまな立場の人をつないでいる矢印が、報連相によるコミュニケーションを表しています。

報連相が徹底され、チームプレーのできている会社では、この矢印で表されたコミュニケーションの経路がしっかりと確保されています。

その経路を通じてさまざまな情報が行き来し、必要な人に共有されます。そうして、職場の風通しがよくなれば、仕事の効率もよくなり、チェック機能が働いてミスも減ります。

職場での連係プレイ、すなわちチームプレーが仕事を支えるようになり、結果として、チーム全体でよりよい仕事を行い、成果を上げることができるようになります。

実際に、仕事柄いろいろな会社にお邪魔するのですが、業績のよい伸び盛りの会社ほど、報連相が徹底されていて、チームプレーがしっかりできていることを実感しています。

◆「報連相」を徹底してデキる人になる！

報連相を徹底するメリットは、何も組織の側にだけあるわけではありません。報連相の数々の決まりごとは、あらゆるビジネス上のコミュニケーションに共通する本質的なものばかりですから、これらを実行していると、知らず知らずのうちにあなた自身のコミュニケーション能力も磨かれていきます。

多くの企業が、働く人に高いコミュニケーション能力を求めていることを思い出してください。コミュニケーション能力、つまりは人づき合いの能力が磨かれていけば、職場での評価もその分高くなるということです。

コツコツと、真面目に堅実に自分の仕事を進めていく人と、多少仕事の能力は劣っていても、同僚や上司とのコミュニケーションを密に取り、人の力を上手に借りながら仕事を進めていける人では、後者の方がより求められていることも思い出しましょう。

ＰＡＲＴ１「報連相」の前に知っておきたいこと

01言葉にしないと伝わらない！

◆職場で働く人の考え方は全員違う

職場で働く人には、いろいろな人がいます。春に入社したばかりの新人から、勤続40年で定年間近なベテラン社員、自分のスキルを頼りに多くの会社を渡り歩いてきた人など、そのバックグランドは１人として同じではありません。性別も違いますし、年齢や性格、知識の量や能力も千差万別でしょう。

こうしたさまざまな人たちが、異なった環境で育ち、それぞれの人生の中で異なった経験をしながら、今は偶然にあなたと同じ職場で働いているのです。また、組織の中での地位の違いも見逃すことはできません。会社という組織の中では、上司と部下という上下関係がありますから、お互いの立場は異なりますし、責任の重さも変わってきます。

こうしたさまざまな違いによって、あなたを含めて職場に働く人全員は、それぞれ考え方や物ごとの捉え方、いわゆる「価値観」が異なります。物ごとの判断基準となる「常識」が、個人個人でまったく異なるのだと言い替えることもできるでしょう。同じ情報や物ごとに接しても、ほかの人があなたと同じ反応をするとは限らないのです。

◆言葉にしたことしか伝わらない

ところが、多くの人はこの点を完全に忘れています。各個人の価値観や常識が違うことは何となくわかっているのに、「自分が考えていることは、詳しく説明しなくてもわかってもらえるだろう」とみんなが考えています。ときには、「伝わらないなんてあり得ない」とさえ思っています。

でも、これらは単なる願望にすぎません。ビジネスにおけるコミュニケーションでは、相手にしてほしいことや、考えたこと、伝えなければいけないことなどは、すべて口から出したり、メールに書いたりして、言葉にしなければ相手には伝わりません。相手の気持ちや考えを察するということも、ないわけではありません。

あなたの頭の中にある情報を言葉にして、ほかの人と共有すること。報連相のみならず、すべてのコミュニケーションの基本はここにあります。

今、多くの企業で職場が没コミュニケーション化しているのは、この基本を忘れている人がものすごく多いからです。「こんなことを言ったら嫌われてしまうんじゃないか」とか、「これを書いたら図々しく思われるかな」とか、いろいろと考えることは決して悪いことではありません。

でも、頭の中でどれだけ考えていても、相手に伝わるのは言葉にしたことだけです。言葉にすることが、コミュニケーションの大前提です。

02いろいろな人とつながるために共通の言葉を話そう

◆価値観が異なると言葉遣いも異なる

価値観や常識が異なる者同士が情報を共有するときには、話し方や言葉遣いに注意が必要です。個人個人のさまざまな違いは、言葉遣いや話し方にも現れるため、そうした違いをうまく埋めていかなければ情報が正しくやり取りできないからです。

まず、同じ世代やグループだけで通じる略語や、いわゆる若者言葉などを、ビジネスの場では使わないようにしましょう。

特に、社会人になって間もない若い人は、プライベートで使っている言葉がつい仕事でも出てきてしまうことがよくあり、注意が必要です。前述したように、職場にはいろいろな価値観や常識を持った人がいます。

自分の常識（＝話し方や言葉遣い）を相手に押しつけても、それを受け取る側の上司や先輩は（ときには同年代の同僚でさえ）、そもそも別の常識で生きているので、あなたが何を言っているのかまったくわからないということにもなりかねません。

◆ビジネス用語や敬語を身につける

では、どういう言葉遣いで話せばよいのかというと、いわゆるビジネス用語を使って話すようにする、ということになります。上司や立場が上の人に対しては、敬語を使うことも必要になります。

ビジネス用語や敬語は、いわば共通語です。価値観や常識、知識や立場などが異なる人々の間で、情報を正しく伝えるためのツールなのです。

ほんの少しですが、主な言い替えの例を次図に載せました。体に染みついた話し方ですから、すぐに変えることは難しいでしょうが、ほかの敬語の本なども参考にして、少しずつ言い替えるようにしていきましょう。少しずつであっても、意識して使っていくことで次第に身についていくはずです。

03デキる人とデキない人の差は、メモを取るかどうかにある

◆メモを取るのは基本の「き」

メモする習慣を身につけることは、報連相に限らずビジネス・コミュニケーションの基本中の基本です。人間は忘れっぽい生き物です。絶対に忘れないだろうと思っているようなことでも、いざやろうと思ったときには、すっかり忘れていて思い出せない。

しかも、会社は大変忙しい場所です。日々の多くのやり取りや、次々にやってくる納期に追われているうちに、私たちは思っているより多くのことを、思っているより速いスピードで忘れてしまいます。

あとになって、忘れてしまったことを問い合わせようと思っても、さまざまな事情で不可能な場合も少なくありません。そういうとき、メモを取っていれば、過去にさかのぼって自分で調べることが可能になります。

◆デキる人ほどメモを取る

ビジネスでは、常にメモ帳を携行して、片っ端からメモを取りましょう。実際、私がこれまでに出会った各企業のデキる人は、大抵が〈超〉がつくくらいの「メモ魔」の方ばかりでした。逆に、仕事のできが悪い人ほど、「これくらいメモを取らなくても大丈夫ですよ」と、根拠のないことを言う場合が多かった気がします。

どうも仕事のデキる・デキないは、メモを取る頻度に現れるようです。

04「５Ｗ１Ｈ」で情報の伝達ミスを防ぐ！

◆ヌケやモレを防ぐための約束ごと

報連相で共有する情報は、５Ｗ１Ｈをすべて網羅するように心がけます。これは、報連相に限らず、ビジネス・コミュニケーションすべての基本となるルールです。仕事でやり取りされる情報は、可能な限りこの６つの要素を押さえていなければならないのです。

５Ｗ１Ｈをおろそかにして、６つの要素のいくつかが欠けた情報をやり取りするとどうなるのか、次のケースを見てください。

×悪い例

当社では、ゴミ削減の一環で、自分が持ち込んだゴミは社内では捨てずに自宅に持って帰る、ということが決まりました。私が担当者でしたから、早速上司に、「今度から、持ち込んだ個人のゴミは、会社で捨てることはできなくなりましたのでよろしくお願いします」と、メールで簡単に報告しました。上司は、そのメールを部内に一斉転送して連絡しました。

ところが、途端に「なぜですか？」「今度っていつですか？」「会議で出す弁当はどういう扱いですか？」などと質問メール攻めにあい、メールの返信に苦労しました。５Ｗ１Ｈで表される６つの要素は、物ごとを言葉で表すときに外すことができないものばかりなのです。

悪い例のメール報告のように、このうちのどれか１つでも欠けてしまうとその情報は不完全になってしまい、上司が正しい判断をすることができなくなったり、業務に支障をきたしたりします。逆に言うと、５Ｗ１Ｈの６項目をカバーしていれば、その情報は一応、モレもヌケもなく、必要な情報をすべてカバーしていると仮定する約束ごとでもあります。報連相で情報を共有する際には、５Ｗ１Ｈのすべてを網羅しているかどうかを必ず確認する、と肝に銘じておきましょう。

◆不完全な情報は完全な情報に変えてあげる

あとから確認するより、不完全な情報に接したその場で、自分からすぐに確認する方がずっとラクですから、躊躇せずに確認できるように習慣づけましょう。なお、このときやってはいけないのは、欠けている部分を思い込みや憶測で埋めてしまうことです。これだと、事実の部分と、憶測や希望の部分が混ざってしまって、ただでさえ不完全な情報がさらに扱いにくい情報となってしまいます。すぐに確認をして完全な情報にしてあげることを習慣にしていれば、こうした事態は防げます。

◆不完全なまま伝えるときは、そのことをハッキリ伝える

ただ、さまざま事情で、完全な情報に変えてあげることができないこともあります。責任者が不在であったり、時間の余裕がない場合などです。こうしたケースでは、情報の一部が欠けていることをハッキリ断ったうえで、そのまま情報を伝えます。「正確な納入時期は未定ですが」とか、「場所については追って確認します」などと、情報の一部が欠けていることを最初に断ったうえで情報を伝えるのです。こうすれば、その情報を伝えられた人は情報の不完全さに注意を払うので、業務の混乱を少なくできるのです。

◆メモを取っておくことが予防になる

また、人は忘れやすい生き物ですから、完全な情報が時間の経過と共に不完全な情報になってしまうこともあります。常にメモを取ることを習慣づけていれば、そうした事態も防げます。

05報連相を徹底すれば「情報の共有化」が図れる

◆モレもヌケもなく、すべての人に必要なときに共有させる

報連相とは、単に「報告と連絡と相談のこと」ではありません。その本質をひと言で言えば、「情報の共有化」です。職場に流れるさまざまな情報を、必要とするすべての人が、モレもヌケもなく共有し、それによってよりよい仕事をして成果を上げることを一番の目的とします。

当然、それらの情報は、実際に必要とされるときよりも前に、あらかじめ共有されていなければなりません。必要とされるタイミングよりもあとに共有されても、仕方がないですからね。

◆共有される情報は、数字や進捗状況ばかりとは限らない

報連相によって共有されたさまざまな情報は、職場のチームプレーを促し、仕事の流れをスムーズにして結果を出すことにつながっていきます。

また、共有される情報は、「ここはこうした方がいいんじゃないのかな？」といった問題意識や、「こうしたい」「ああしたい」と感じる、働く人の意思や想いのようなものも含まれてきます。

たとえば、創業者や経営者の経営理念などは、職場で働く人全員に必ず共有されるべき情報でしょう。そうして共有化された情報は、職場の全員に共通の知識となり、仕事を効率的に進め、より大きな利益を追求するための土台となります。

報連相の本質は「情報の共有化」である。まずはこれを頭に入れて、次章からの報告・連絡・相談それぞれの考え方やノウハウを身につけていってください。

報連相は仕事の基本

ビジネスパーソンにとっても大事な仕事の基本と言えます。

報連相については実践できている人は意外と少ないと実感しています。

しかし、上司は１から10まですべて丁寧に指示してくれるとは限らないのです。自分の仕事であれば、やはり自分で考え行動しなければ進歩はありません。

「報連相」とは、どんな仕事にも共通する「仕事の基本」です。

ただ指示を待って、上司から言われるまで動かなければ、どんなにクオリティの高い仕事をしても評価してもらえません。仕事で成果を出し、評価を得るためには、いかにうまく「報連相」を活用しているかどうかが大きなポイントとなります。

また、今までの何倍もスムーズに仕事を進めることもできるでしょう。報連相は、あなたに与えられた権利であり、また義務でもあります。自分のために報連相することで、上司や関係者から学べる機会が多くあります。また、会社という組織で仕事をしている以上は、組織のための報連相をする義務もあるのです。

今まで当たり前と思っていた「報連相」を見直すだけで、あなたの評価は必ず上がっていくはずです。あなたのこれからの人生に少しでもお役に立てることができれば、著者としてこれほど幸せなことはありません。

【１】一流の人ほど「報連相」を仕事の要にしている

◆今さら報連相っていちいち必要？

新入社員の頃には多くの企業で「報連相研修」があったり、上司から口うるさく「こまめに報連相するように」と言われ、頻繁に報連相するように心がけていたと思います。しかし、入社数年目にもなると仕事に慣れ、「いちいち報連相する必要はない」と自分で線引きしてしまう人が多いようです。

その中で、「今さら報連相なんて必要ない」と報連相をおろそかにして、上司からの信頼を知らないうちに失っているビジネスパーソンを多く見てきました。

一方で、上司からの信頼が厚く、仕事を任せられている人もいます。彼らはいつも上司が求めているタイミング、内容で報連相ができています。

「上司の立場に立って報連相をする」という点です。

◆適切な段階でフィードバックをもらうために

実は、報連相が本当に必要になってくるのは入社数年後です。ある程度、仕事ができるようになった段階で、どれだけ上司に報連相をし、フィードバックを得られるかどうかが、「上に行く人・行かない人」の大きな分かれ道なのです。

また、チームで仕事をする上で、上司は部下一人ひとりの動きも把握する必要があります。部下一人の動きが把握できないだけで、チームの動きが止まってしまうことがあるからです。

上司に細かく報連相をし、仕事の進め方を知ることで、適切な段階でフィードバックをもらえ、安心して仕事を任せてもらえるようになります。報連相を上手に活用することで、あなたの成長をアピールする、絶好の機会を得ることができるのです。

◆報告・連絡・相談のそれぞれの意味を考える

入社数年目に必要な報連相とは、ただやみくもに出来事を伝えるだけではなく、上司が次の指示を出しやすい報連相です。報連相の目的を簡単に説明すると、次の３つです。

• 報告：情報をもとに上司が次の判断、指示をしやすくするため
• 連絡：関係者との間で、情報を共有するため
• 相談：一人では解決できない事柄について、意見やアドバイスをもらうため

この３つの目的を軸に考え、上司へ報連相をすることができれば、的外れな報連相をすることはなくなるはずです。上司から指示を受けるときにも、この３つの目的に沿って考えることで、上司の指示を先読みすることができます。

指示待ちではなく、上司の指示を取りに行く姿勢は、あなたの評価をグンと上げてくれるでしょう。

「報連相なんて、仕事を始めたばかりの新入社員がするもので、ひと通り仕事ができるようになったらいらない」と考えてしまうかもしれません。

しかし、仕事は上司や先輩、後輩と一緒にチームで達成するものです。チームでスムーズに仕事を進めるためにも、報連相は新入社員からベテランまで欠かせないビジネススキルなのです。

そして、周りができていない「上司が求めているレベル」以上の報連相ができれば、周囲からの評価が上がる、仕事をどんどん任せられるようになるなど、あなたにとってのメリットが多くあるはずです。

【２】ミスやトラブルの９割は「伝え漏れ」が原因

◆「こんなことまで報告しなくてもいいか」

今でこそ、「報連相研修」をしている私も、社会人２～３年目には「報連相なんて今さら必要ない」と思い込んでいました。「もう仕事は一人でできる」と、自立した気分になっていたのです。

証券会社の営業をしていたとき、担当しているお客様からいただいた要望を自分だけの判断で進め、上司に報告しなかったことがありました。その結果、お客様は私の上司に連絡をし、私はひどく上司に怒られたのです。

自分では順調に仕事が進んでいると思っても、それは「自分一人の判断基準」でしかないということを痛感した瞬間でした。上司から仕事を頼まれたときやトラブルが起きたとき、このように考えてはいないでしょうか？

• 細かなことまで報告する必要はない
• 人に相談しなくても、自分の力でなんとかできる
• 上司に悪い話はしたくない、後回しにしたい
• そもそも報連相の正しいやり方がわからない
• 報連相しても上司が聞いてくれない

先ほどもお伝えしたように、上司は部下の仕事の過程に関心があります。上司はいつでも「報連相」してほしい。でも部下は「報連相するほどのことでもない」と思う。

ここに大きなギャップが生まれています。「報連相する・しない」の基準を自分で決めてしまうと、ミスやトラブルを引き起こす大きな原因となるのです。

◆「伝わっていない」を前提に

自分では伝えたつもりなのに、上司には伝わっていないという経験はありませんか？せっかく頼まれた仕事を完璧にこなしたのに、「聞いてないよ」と言われてしまうのは非常にもったいないことです。また、当たり前のことですが、報連相は相手に伝わらなくては意味がありません。

あなたが上司に伝えているつもりでも、上司が伝わったと思わない限り、報連相したことにはならないのです。実は、この「報連相しているつもり」という状況が、多くの職場で問題になっています。部下は報連相しているつもりでも、上司からしてみると報連相されたと思っていない。このようなミスマッチが現実に起こってしまっています。

私も含め、人は基本的に自己中心です。自分を基準に物事を考える傾向があります。報連相でも、伝えることだけにとらわれてしまい、上司がその内容を理解できたかどうか、伝わったかどうかまで関心がないのです。報連相とは一方的ではなく、双方が理解することによって成り立つコミュニケーションです。

「報告しろ」と言われたから仕方なく報連相しているだけでは、お互いの主張はわからないままです。たとえば、友人に何かを相談するときには、自分の主張が相手に伝わっているかどうか確認するでしょう。

報連相も同じように、たとえ相手が上司であろうと自分の主張が伝わっていることを確認することが必要不可欠です。一方通行の報連相ではなく、双方向の報連相ができるようになれば、仕事はより一層あなたのペースで進めることができ、ミスやトラブルも減っていきます。

報連相は相手にきちんと伝わらないと意味がないのです。

【３】上司の「後にして」は当たり前。どう滑り込むか？

◆余裕がなさそうなときは、さっと引く

「上司はいつも忙しくて話を聞いてくれない」「聞いてもらえるタイミングがわからない」こんな悩みを抱えている方も多くいらっしゃるでしょう。「相手の立場に立って物事を考える」。よく聞くフレーズですが、これほど難しいことはありません。でも、報連相では相手にとって必要な情報を、必要なときに、必要なレベルで提供することが重要です。

とくに、上司に対する報連相は最も頻繁に行われるはずですし、常に上司の立場で報連相を考える必要があります。まずは、上司は「いつも忙しい」ということを頭に入れておきましょう。忙しい中で、「上司が最低限知りたい情報は何か？」「上司が知りたい情報はどのレベルなのか？」「どういった手段で報連相してほしいのか？」などを、報連相する前に頭の中で整理すれば、何を伝えればいいかが明確になります。

常に上司が求めているレベルで報連相ができれば、あなたの評価は劇的に変わっていくはずです。しかし、上司が明らかに機嫌が悪そう、珍しくイライラしている、トラブル対応で忙しそう、さすがの課長も少し余裕がないという日もあるでしょう。そう感じたら、少しタイミングをずらすことが大切です。

そのようなときに話しかけても、まともに話を聞いてもらえませんし、よけいに上司の機嫌を損ねてしまうことにもなりかねません。上司も人間です。機嫌の波が激しいときももちろんあります。ですから、「相手の立場に立って、タイミングを見極める」ことも大切なのです。

◆スキマ時間を狙う

上司の忙しそうな曜日や時間帯を把握しておくということも、後回しにされないための予防策となります。１日の中でも、少し余裕を感じられる時間帯があるはずです。「課長はいつも誰よりも早く７時30分には出社している。８時まではゆっくり過ごしているので、その間に相談しよう」と決めておくのも手です。

基本的に上司は「いつも忙しい」と考え、話を聞いてもらうためには「上司の都合のいいタイミング」を見つけることが重要です。また、「こういう状況のときは報連相する」といったスケジュールを組んで、それを上司に事前に伝えておくことで、報連相のアポイントを取ることも有効です。

たとえば、「ここまで業務が完了した時点で、一度中間報告をさせてください。来週の火曜日を予定していますが、よろしいでしょうか？」とあらかじめ伝えておけば、上司もその時間帯には少し余裕を持ったスケジュールを組んでくれるはずです。あるいは、「今回の案件は２カ月の長期に渡るので、毎週金曜日に進捗について報告させてください」という形でもいいでしょう。

上司の都合がいいタイミングがつかみづらいなら、前もって上司のスケジュールを押さえてしまえばいいのです。報連相しなければいけない情報に対して、「いつ報連相するのか」を見極める力を持つことも、信頼されるビジネスパーソンへの近道です。

【４】報連相は「速さ」に最大の価値がある

◆トラブルを未然に防ぐ

仕事上のミスやトラブルは新人だけでなく、誰にでも起こります。そして、一度起これば対処したり、リカバーすることにかなりの労力を費やすことになります。ですから、未然に防ぐことができればベストです。当たり前ですが、上司には多くの経験や実績があります。その上司の経験や実績を、報連相によって「借りてくる」ことができるのです。

これまで行ってきた仕事について報告や相談をすれば、上司は次の展開に向けたアドバイスをしてくれるはずです。「君の報告はよくわかった。ここまでは順調のようだな。しかし、今のやり方をそのまま続けると、お客様からのクレームになる可能性がある。別の方法も考えよう」と、アドバイスをもらえれば、思いもよらないミスやトラブルなどを事前に回避することができます。

報連相のメリットは、このように「上司の経験や実績を自分のものとして取り込むことができる」という点にあります。うまく使いこなせば簡単に上司からアドバイスがもらえたり、助けを求めることができるのです。上司からのアドバイスで、自分では思いつかなかった対処法などを学び、次にトラブルが起きたときにも活かすことができます。報連相することによって、知らない間にあなた自身が成長できるのです。

◆すべての仕事の基本

報連相することで上司に助けてもらう一方で、上司を補佐することもできます。たとえば、上司が忙しくて、今日中にお客様へ送らなければならない資料に目を通せていないとしましょう。もしその資料にミスがあった場合、お客様からの信頼を失うことになります。

そんなときに、あなたが入念にチェックを行い、ミスを報告することができれば、「よく知らせてくれたな。おかげでお客様とトラブルにならずに済んだよ。ありがとう！」と上司から言葉をかけてもらえるはずです。このように報連相はコミュニケーションでありながら、ミスやトラブルを事前に防ぐ「手段」でもあるのです。

報連相が「すべての仕事の基本」と言われるのは、「わかりやすく簡潔に伝えるスキル」だけではなく、「仕事の段取りがうまくなるスキル」「周りを見て判断するスキル」「自ら成長するスキル」が身につけられるからです。仕事をスムーズに進める手段として報連相をうまく活用し、自立した信頼されるビジネスパーソンに成長していきましょう。

【５】「もらえる時間は１分」と心得る

◆トラブルを未然に防ぐ

仕事上のミスやトラブルは新人だけでなく、誰にでも起こります。そして、一度起これば対処したり、リカバーすることにかなりの労力を費やすことになります。ですから、未然に防ぐことができればベストです。当たり前ですが、上司には多くの経験や実績があります。

その上司の経験や実績を、報連相によって「借りてくる」ことができるのです。これまで行ってきた仕事について報告や相談をすれば、上司は次の展開に向けたアドバイスをしてくれるはずです。

「君の報告はよくわかった。ここまでは順調のようだな。しかし、今のやり方をそのまま続けると、お客様からのクレームになる可能性がある。別の方法も考えよう」と、アドバイスをもらえれば、思いもよらないミスやトラブルなどを事前に回避することができます。

報連相のメリットは、このように「上司の経験や実績を自分のものとして取り込むことができる」という点にあります。うまく使いこなせば簡単に上司からアドバイスがもらえたり、助けを求めることができるのです。上司からのアドバイスで、自分では思いつかなかった対処法などを学び、次にトラブルが起きたときにも活かすことができます。報連相することによって、知らない間にあなた自身が成長できるのです。

◆すべての仕事の基本

報連相することで上司に助けてもらう一方で、上司を補佐することもできます。たとえば、上司が忙しくて、今日中にお客様へ送らなければならない資料に目を通せていないとしましょう。もしその資料にミスがあった場合、お客様からの信頼を失うことになります。

そんなときに、あなたが入念にチェックを行い、ミスを報告することができれば、「よく知らせてくれたな。おかげでお客様とトラブルにならずに済んだよ。ありがとう！」と上司から言葉をかけてもらえるはずです。

このように報連相はコミュニケーションでありながら、ミスやトラブルを事前に防ぐ「手段」でもあるのです。報連相が「すべての仕事の基本」と言われるのは、「わかりやすく簡潔に伝えるスキル」だけではなく、「仕事の段取りがうまくなるスキル」「周りを見て判断するスキル」「自ら成長するスキル」が身につけられるからです。仕事をスムーズに進める手段として報連相をうまく活用し、自立した信頼されるビジネスパーソンに成長していきましょう。

◆いつも後回しにされる人の共通点

上司に報告している途中で、「●●さん。悪いけど、その報告ちょっとあとにしてもらっていいかなぁ……」と後回しにされる。みなさんも一度はこのような経験があるのではないでしょうか？どんなに忙しい上司でも、部下からの報告・連絡・相談は聞きたい、聞かなければいけないと思っています。

なぜなら、部下からの報連相を聞かなければ、仕事がちゃんと進んでいるのか、問題が起きているのかどうかがわからないからです。それにもかかわらず、こう言われてしまうのはなぜなのでしょうか？実は、上司としては「今時間がないから、あとにしてほしい」と言っているわけではなく、「あなたの報告は長くて、内容もわかりづらい。改めて時間をとるので、あとにしてほしい」と遠回しに言っているのです。

たとえば、あなたが締切間近の仕事に追われているときに、後輩がこんな報告をしてきたらどうでしょうか。「先輩！昨日訪問したＡ社ですが、訪問してみるとびっくりしまして。というのも、思っていた以上に大きなビルに入っていまして、受付がどこか迷ってしまいました。それでですね、やっと受付にたどり着いたのはいいのですが……」思わず「忙しいからあとにしてくれ！」と言いたくなってしまいますよね。これは上司も同じです。しかし、たとえ忙しくて時間があまりなくても、簡潔でわかりやすい報連相であれば上司は聞いてくれます。でも、ダラダラと何を言っているのかよくわからないような報告では、後回しにされてしまうということなのです。

◆「３点要約法」でムダをゼロに

くり返しになりますが、基本的に上司は忙しいものです。あまり長い話を聞く時間を確保できないため、部下に対して、わかりやすい報連相を期待しています。報連相では、「上司の時間をもらっている」と意識することが大切です。上司の時間をもらっていると考えれば、伝えなくてはならない情報を頭の中で整理し、限られた時間の中で伝えるようになります。簡潔な報連相のために、まずは次の「３点要約法」を覚えておくといいでしょう。

報連相の早い段階で「３つご報告があります」「連絡したいことが３つあります」というように、ポイントを３つに絞り込んで話をする方法です。「１つ目は●●、２つ目は▲▲、そして３つ目は××です。では、まず１つ目の●●から……」このように切り出すことで、上司は聞く姿勢となり、「その話ならそれほど時間も取られないだろう。では、今聞こう！」という心構えができます。

最初に報連相の全体像を伝えることで、実際の報連相の時間も短く感じることができ、「●●さんなら、短い時間でわかりやすく報告してくれるはずだ」と、上司からの信頼を得ることができます。ここまでいけば、後回しにされることなく、貴重な時間を割いてでも上司はあなたの報連相に耳を傾けてくれるようになります。

【６】「何を伝えたいか」以上に「相手は何を知りたいか」

◆報連相の「目的」をハッキリさせる

前項で「わかりやすい報連相は短い」とお伝えしました。しかし、報連相すべき内容を省略していい、というわけではありません。簡潔に短く報連相しようと意識しすぎると、「情報量が足りないから判断できない」と一蹴されてしまいます。報連相とは、コミュニケーションです。つまり、他者と情報をやりとりする行為です。

ですから、どのような情報を集めるのかが、何より重要だと言えます。そこで、報連相する内容に関わる情報を、できるだけ多く集めることから始めましょう。たとえば業務連絡をするなら、あなたが伝えたい情報や、伝えたほうがいいと思う情報を最初に集めます。それにプラスして、関係者が知りたい情報や、知りたいと思われる情報も集めます。

つまり、「自分が伝えたい情報」と「相手が知りたい情報」という２つの視点で情報収集することが重要です。次に、集めた情報を簡潔でわかりやすく報連相するためには、「何のために報連相するのか」という目的に立ち返ることが大切です。報連相の目的を明確にすることで、「何を伝えなければいけないのか」「何を伝えたいのか」ということもハッキリと見えてきます。

◆「５Ｗ２Ｈ」でまとめれば、情報の抜け漏れがなくなる

集めた情報を「５Ｗ２Ｈ」でまとめることです。

• When（いつ）年月日、時間、期間、期限、納期
• Where（どこで）場所、位置、住所、空間
• Who（誰が）対象者、相手、該当者、担当者、責任者
• What（何を）対象物、対象内容、依頼用件、報告内容
• Why（なぜ）理由、目的、意図、根拠
• How（どのように）方針、方法、手段、施策
• Howmuch（どれだけ）予算、金額、コスト、数量

「いつ起こったことなのか」

「それはどこで発生したのか」

「そして、理由は何なのか」といった点に気をつけて、情報を整理することがポイントです。

情報を「５Ｗ２Ｈ」で整理しながら、もし不足している情報があったら追加で収集すればいいので、情報の偏りや漏れを防ぐことができます。

私たちは、自分の関心のある情報については無意識で集めようとします。でも、あまり関心のない情報については、どうしてもおろそかになります。

しかし、自分にとっては関心がない、重要だとは思わない情報も、上司にとっては貴重な情報かもしれません。

上司とのギャップを埋めるためにも、集めた情報を「５Ｗ２Ｈ」に当てはめて整理することを習慣化しましょう。

【７】出された指示が完璧とは限らない

◆聞いておけばよかった……

上司「悪いけど、このデータを明日までにまとめておいてくれる？今からお客さんのところに行かなくちゃいけなくて。今日はもう戻れないから、よろしくね」部下「明日までですね。はい、わかりました」このように、あなたに指示を出して、上司がさっさと外出してしまうこともあるでしょう。しかし、あなたは指示されたデータをまとめようと資料を見てびっくり。

「えっ、これって何のデータ？どんな資料としてまとめればいいの？それに明日って言っても、何時までに完成させればいいの？あ～、どうしよう。確認しておけばよかった……」

このような状況にならないためにも、「上司から指示を引き出す」ことが大切です。たとえば、先ほどの例で考えると、引き出すべき指示は次のようになります。

• 納期はいつか
• どのような手順で仕事を進めるか
• アウトプットはどのような形にするのか
• 誰に手伝ってもらうのか
• 中間報告はいつするのか
• 報告の仕方は口頭がいいのか、文書がいいのか

まずは、このようなことをその場で決めてしまいます。そうすることで、指示された仕事はスムーズに進み、的確な報連相もできるようになります。あとになってから確認するのではなく、指示を受けた段階で疑問点をすべてクリアにしておけば、自信を持って仕事を進めることができます。

◆報告の仕方まできちんと指示を受ける

つまり、指示を受けたその場で仕事のゴールイメージを持ち、上司の指示を引き出すということです。そして、ゴールまでの道筋をある程度描いていきます。先ほどのＡさんの事例であれば、「提出する資料はどのような形にまとめればよろしいでしょうか？」「明日の何時までに完成すればよろしいでしょうか？」「データはサーバーの●●ファイルに入れておけばよろしいでしょうか？」このように確認してゴールをイメージできれば、慌てることなく仕事を進めることができるはずです。

とはいっても、上司からうまく指示を引き出せなかったり、聞きたかった答えが返ってこないこともあるでしょう。そのような場合でも、「とりあえず報連相しておけば、上司ならきっとわかってくれるだろう」とか、「これはちょっと報告しづらい内容だけど、上司ならなんとなく察してくれるだろう」などという期待は禁物です。

報連相は双方向のコミュニケーションです。あうんの呼吸は通用しません。仕事がひと区切りつき、次の作業についての指示をもらいたいと思えば、「このあとの作業について、指示をください」と、具体的に伝えることが必要です。

【８】何を聞かれてもＯＫなように、メモをつくる

◆普段から面談などのポイントを書き残しておく

上司から指示を受ける段階で、指示内容を誤解してしまっては、このあとに続く仕事や、報連相は意味がないものになってしまいます。そこで、指示を受ける際には、メモを活用し、必ず指示内容を確認するようにしてください。

最後の確認作業では、上司とあなたの認識にズレが出ないように、聞き間違いがないようにしましょう。

「では、最後に確認させてください。作業は……、納期は……。以上で間違いないでしょうか？」このように、基本的には、その場で確認すればＯＫです。しかし、指示内容が複雑だったり、長期間に渡る作業についての指示、あるいはほかの人を巻き込んで行う作業が発生する場合では、改めてメールや書面で確認することも必要になってきます。

私も新人の頃にはよく「メモを取りなさい」と言われたものですが、メモは報連相するときにも非常に役立つアイテムです。

たとえば、Ａ社に訪問したことを上司に報告するとしましょう。

部下「先月、Ａ社を訪問した際に出た話なのですが……」

上司「それはいつの話？」

ここで、メモを活用し、

「先月の５日です。先方は●●課長でした」

と聞かれたことに正確に答えられれば、上司からの評価を一気に上げることができます。

逆に、「え～と、たしか上旬でした。先方は２人か３人だったと思います」とあいまいに答えてしまっては、「仕事ができない人」と一瞬で評価されてしまいます。メモ自体を上司に見せることはないでしょう。ただ、細かい点などを質問された場合にはそのメモが活きてくるのです。

【９】「知らせる」だけならメールやＬＩＮＥでもいい

◆報連相は必ず〈直接口頭〉であるべき？

会って行うより、携帯メールやＬＩＮＥを使うほうが効率も良く、データが残るというメリットもあります。

また、とりあえず早く結果を知りたい、知らせたいという場合や、電話しても上司が出られそうもない状況が予想される場合などにも使えます。

「Ｃ社の受注決まりました。詳細は帰社後に直接報告します」これだけの内容で十分です。くわしい報告は帰社後に口頭で伝えればよいのです。

◆状況に合わせて連絡ツールを使い分ける

重要な内容の報連相のときは、いったん口頭で報告したあと、言い間違い・聞き間違いがないよう再度メモで報連相を行ったり、メールを送ったあとに確認のために電話で報連相するといった〈ダブル報連相〉なども必要になります。

【10】「お時間よろしいですか？」よりも「３分ください」

◆どれくらい時間がかかるかの見通しを

いきなり声をかける〈いきなり報連相〉はＮＧです。「今、お時間よろしいでしょうか？」と切り出してみましょう。上司が相手の報連相では、上司の都合を確認することが極めて大切です。

忙しい上司に対して、感謝の気持ちを持つこと、さらに有効なのが、報連相に割いてほしい時間を具体的に示す方法です。

「●●の件でご報告があります。３分ほどお時間いただけますでしょうか？」

「今、お時間よろしいでしょうか？」では、よけいなことまで話をしたり、ダラッとした報告になる可能性も出てきます。そこで、具体的に３分とか、５分といった時間を区切るようにします。

また、時間を提示する前に、報告なのか、連絡なのか、相談なのかを伝えることもおすすめです。