ＰＡＲＴ １ 「仕事が速い人」への第一歩は「整理」にある

誰からも「仕事ができる」と言われる！すごい整理術

まえがき ●整理ができれば、仕事で思い通りに結果を出せる！ ●一読すれば、整理上手になれる！ 本書は単なる「整理術紹介」の本ではありません。

一歩踏み込んで、整理のためのメモ術にまで触れました。

整理とメモはあまり関係ないようですが、メモを取ることでいろいろなことが整理できるものです。

また、一人が整理できていないと、周囲（同僚、上司、仕事先）も迷惑します。

段取りよく仕事を整理する技術は、じつは「気くばり」なのです。

「どうしても仕事がスムーズに進まない」「いつも忙しくバタバタしている。

でもその割にはやるべきことがきちんとできていない」「すぐにモノを失くしたりミスをしたりで、仕事が停滞してしまう」 仕事がうまく進められず、ひとつの案件の処理に時間がかかってしまうと、やるべきことをやるべき期限までに終えられません。

その結果ミスが増える。

言うまでもなく、これらは即、あなたのビジネスパーソンとしての〝評価〟につながります。

仕事がはかどらなければ、結果は出せない。

結果が出せないビジネスパーソンは、当然ながら評価も下がります。

「仕事のできる人」は、みな自分の「仕事環境」に強い関心を持っています。

それは、いい意味でのこだわりでもあります。

整理とは、ただ机回りをきれいにすることではありません。

頭の中の整理が、まず大事になります。

自分は何をしたいのか、何をしなければならないのか……そういったことを頭の中で整理して実行に移していくのです。

そうすることで何よりも、気持ちがよくなります。

●「仕事ができる人」の環境をつくるために！ ひと口に整理と言っても、それは「モノを片づける」ということだけではありません。

本書では、効率的な仕事環境をつくるために必要なさまざまな整理について、各章でお話ししていきます。

ＰＡＲＴ １では、整理することを〝習慣〟にしてしまうための基本をご紹介します。

ＰＡＲＴ ２では、日常の仕事における最も身近な仕事環境 ＝デスク回りを効率的な戦略基地とする方法をお伝えします。

ビジネスには「書類」がつきものです。

ＰＡＲＴ ３では、書類を上手に分類し、仕事に生かす方法をご紹介します。

ＰＡＲＴ ４では、効率的な仕事に欠かせない「時間の整理」についてお話しします。

スケジュールを上手に管理し、無駄な時間をなくすことも、重要な整理作業なのです。

そして ＰＡＲＴ ５では、〝情報の整理〟の基本となる「メモ術」をご紹介します。

デジタル全盛の世の中ですが、じつはアナログの「紙のメモ」には、あなたの頭の中をスッキリ整理する効果があるのです。

私は何十年も前からメモ魔です。

常にメモ用紙を携帯し、もし紙を切らしたら、カフェのコースター

やナプキンにもメモをします。

「あ、いいな！」と思っても、それを形にしておかないと忘れてしまいます。

携帯やスマホ、ボイスレコーダーの音声メモもいいでしょう。

しかし基本はやはり「紙のメモ」です。

●私も整理が苦手だった！ 本書は、「整理が苦手」という人は「なぜ苦手なのか？」という理由から考え、対応策を考えていきます。

また、整理が苦手な人が陥りやすい間違いなどにも触れています。

なぜなら、何をかくそう、監修者である私自身が、かつては「整理の苦手な」ビジネスパーソンだったからです。

しかし、一度整理の習慣を身につけてしまった今では、その効果は一生モノだと実感しています。

「効率的な仕事環境をつくる」と言うと、何だかとても大がかりな作業のように感じるかもしれませんが、ご安心ください。

この本に書かれた整理のノウハウは、誰でも簡単にできて、しかも即効性のあるものばかりです。

ちょっとずつで結構ですから、ぜひ今日から始めてみてください。

きっとあなたの仕事は、昨日とは違ったものになるはずです。

２０１４年１月坂戸健司

誰からも「仕事ができる」と言われる！ すごい整理術──

目次

まえがき ●整理ができれば、仕事で思い通りに結果を出せる！

ＰＡＲＴ １ 「仕事が速い人」への第一歩は「整理」にある

▼整理を習慣にしてしまう！ きれいに片づく原則は？ １ デスクを整理するだけで仕事は 10倍速くなる ●ミスの繰り返し、進まない仕事の原因は、仕事環境にある ２ 使ったモノを、すぐに戻すを徹底する ●小さな面倒を後回しにしない ３ 「分ける」「戻す」「捨てる」にルールを設定する ●モノは「分けて」置くことが基本 ４ 「いつまでに」「どうやって」捨てるかまで決めておく ●「捨てる」ためにはルールが欠かせない ５ 整理を習慣にするための秘訣とは？ ●曖昧な目標では行動できない COLUMN 整理にはデザインセンスも必要！

ＰＡＲＴ １ 「仕事が速い人」への第一歩は「整理」にある

１ ミスの繰り返し、進まない仕事の原因は、仕事環境にあるデスクを整理するだけで仕事は 10倍速くなる 仕事の効率が上がる環境づくり あなたは、仕事がはかどっていますか。

使うモノがなかなか見つからず、デスクの引き出しをすべて開けて探し回る……。

「これから会議」というときに、必要な書類が見つからない。

他にもやることがいっぱいあるのに……。

そんなことがたびたびあるようでは、とても効率的な仕事などできないでしょう。

どうすれば仕事がはかどるのか……それにはまず「仕事の効率が上がる環境」をつくることです。

それが「整理」なのです。

整理は、あなたの仕事を効率化させ、あなたに最高のパフォーマンスを発揮させるために、なくてはならない作業です。

整理されていない環境は、あなたから、ビジネスパーソンにとって最も貴重な財産である「時間」を奪ってしまいます。

言い換えれば、あなたは貴重な時間を、整理されていない環境のせいで「探しもの」や「作業のためにデスクの上を片づけてスペースをつくる」といった、〝仕事以前〟の行為に使うことになるのです。

つまり、あなたの仕事がはかどらないのは、あなたの〝能力〟の問題ではなく、〝環境の問題〟なのです。

どこに何があるかわからず、なかなか作業に取りかかれない環境と、必要なものが必要なときにすぐ取り出せる環境……あなたはどちらの環境で仕事をしたいですか？ 「整理された状態」とは、どんな状態？ ①不必要なものが置かれていない、きちんと片づいた状態。

②探しものをしている時間が少ない。

③自分のペースで仕事ができる。

④効率的に仕事ができて、気持ちに余裕が生まれる。

このような状態のことを、「きちんと整理された状態」と言うのです。

こんな状態の中で仕事ができたら、きっと仕事がはかどるはずです。

整理は、それを簡単に現実のものとするのです。

では、どうやって整理をすればいいのでしょうか？ それを考える前に、整理された状態をイメージしてみてください。

先の ①から ④を頭の中に思い浮かべるのです。

一度に何もかもやらなくてもいい 整理を成功させ、仕事がはかどる環境を手に入れるためのコツは、「一度にやろうとしない」ということです。

「今スグにでも良い環境を手に入れたい」 と焦って、デスクの上を整理し、書類を整理……と、何もかもに一度に手をつけても、うまくいかないでしょう。

あなたは「どうせ自分は整理なんてできない、だらしない人間なんだ」というネガティブな気持ちを抱くかもしれません。

しかし、一度にさまざまな整理をすることは、誰にとってもハードルが高いものです。

まずは「ちょっとずつ」が、整理を成功させるコツです。

２ 小さな面倒を後回しにしない使ったモノを、すぐに戻すを徹底する 使ったモノは必ず元に戻すクセをつける「いくらきれいに片づけても、気がつけばいつもデスクの上がゴチャゴチャ」「本当に必要なモノが、必要なときに見当たらない」 なぜ、ちゃんと片づけても、すぐにモノが散らかるのか──。

答えは簡単。

「使ったモノを元に戻さない」から……つまり「出しっぱなし」にしているからです。

ではなぜ、出しっぱなしでいるのか？ これも答えは簡単。

「元に戻すのが面倒くさいから」です。

この「面倒くさい」が何度も日常的に積み重なった結果が、モノが散らかり、雑然としている状態です。

そして、たまってしまった多くのモノを片づけるのは、さらにまた「面倒くさい」。

最初に使ったときに元に戻さなかった、という、面倒を避ける小さな行動が、大きな面倒を育ててしまうわけです。

ですから、たとえ少し面倒だと感じても、モノを使ったら、その場ですぐに戻す。

後回しにしないで一つひとつ、そのつど片づける……それが効率的な片づけとなるのです。

「今すぐにやっておかなければ、後々大変なことになってしまう」 という、〝元に戻さなかったときのデメリット〟を充分意識して、「モノを使い終えたら、すぐに元にあった場所に戻す」ことを習慣化してしまいましょう。

「整理」と「整頓」は似ているようで違う 逆に考えれば、使い終えたモノをすぐ元に戻せば、モノは散らかりません。

これは「整理」より、ずっとハードルの低いことです。

少し理屈っぽい言い方をすれば、整理とは、使い勝手を考えてモノの配置や収納場所を決め、仕事の効率化をはかろうとすることです。

一方「片づけ」は、単に元に戻すだけです。

また整理は、「整頓」とも違います。

整頓とは、あくまでも「見た目をきれいに」整えること。

整理にはルールやコンセプトも必要となりますが、整頓の場合はとにかくきれいに片づいていればいいのです。

とはいえ、ゴチャゴチャ状態よりはずっと増しだと言えます。

「ひと仕事、ひと片づけ」を徹底しよう「使ったら、戻す」……この行為をあなたの毎日に定着させるために意識したいのが「ひと仕事、ひと片づけ」です。

つまり、ひとつの仕事が終わったらデスクの上などに広がっている書類や資料、文房具などを、元あった場所に収納する、ということを徹底させるのです。

デスクの上は、そのときに使うものだけにする……これだけで「デスクの上がいつもゴチャゴチャ」という状態は避けられます。

「ひと仕事、ひと片づけ」が習慣になれば、デスクの上で資料が混在してしまうという事態もなくなり、仕事上のミスも減るでしょう。

また、次の仕事の準備もスピーディーに行なえます。

結果、あなたの仕事力がアップするのです。

３ モノは「分けて」置くことが基本「分ける」「戻す」「捨てる」にルールを設定する スピーディーな仕事を実現させる「必要なものだけが置かれている」「どこに何があるかすぐにわかる」 たとえばこれだけのことで、あなたの仕事はより効率的になるでしょう。

いちいち必要なものを探す時間がなくなり、自分のペースで仕事ができるようになります。

この環境をつくるには、まず自分が仕事で使っているさまざまなモノを「必要なもの」と「不要なもの」に〝分ける〟ことです。

そして必要なものは使ったら元に戻す、不要なものは捨ててしまうのです。

「分ける」「戻す」「捨てる」は、「片づいた状態」をつくるためのキーワードです。

一見、簡単なようにも思えますが、それぞれの作業にはあなたなりの「ルール」を設定することが必要となります。

たとえば先ほど述べた「使ったモノは、必ず元にあった場所に戻す」ということも、ルールのひとつです。

これらのルールを自らが遵守することによって、やがて一つひとつの行動が習慣となり、あなたのデスク回りは「気がつけばゴチャゴチャ」の状態から解放されている、というわけです。

「分ける」「戻す」「捨てる」に明確なルールを設け、それに従った計画的な片づけが、スピーディーな仕事を実現させる環境を整えてくれます。

自分が普段使っているものの使用頻度を把握する ビジネスの効率化を考えれば、書類・資料などをテーマ別に分類して保管することも大事です。

これについては ＰＡＲＴ ３で詳しくお話ししますが、まずは単純に「モノを、必要なものと不要なものに分ける」という作業に取りかかりましょう。

そして、デスクの上に置くモノは、必要なものだけにするのです。

そのためにはまず、自分が普段何を、どう使っているか、どのくらいの頻度で使っているか……といったことを、知る必要があります。

日常のデスクワークにおいて、自分が毎日頻繁に使っているもの、 １日に数回使うもの、週に １回程度しか使わないものなどを「筆記用具」「小物」「書類のファイル」といったアイテム別に調べてみれば、手元（すぐに取り出せるデスクの上など）に置いておくべきもの、どこかに収納しておいてもいいものなどが見えてきます。

「必要なもの」と「不要なもの」に分ける 整理が苦手な人が陥りやすいのは、自分が持っている道具や書類・資料などをすべて「自分の所有物」といった具合にひとまとめに考えてしまうことです。

「全部使うもの」「全部大事なもの」……これでは、いつまでたってもモノは減らず、毎日増え続ける書類や使わなくなって久しい筆記用具などで、デスクはあふれます。

あなたの持っているモノには、使用頻度、重要度などで優先順位が存在するのです。

必要なものと不要なものに「分ける」クセをつけましょう。

４ 「捨てる」ためにはルールが欠かせない「いつまでに」「どうやって」捨てるかまで決めておく 仕事の効率が上がる環境づくり「不要なものは捨てないと、モノが増えるばかり」 わかってはいるけれど、なかなかできないことでもあります。

その大きな理由は「迷ってしまう」からです。

本当に捨ててもいいモノなのか、後で必要になってくるのではないか……必要か不要かを見分けることができなければ、捨てるか否かを迷っている間に時間ばかりが過ぎていきます。

結果的に、いつまでも効率的な環境で仕事をすることはできないでしょう。

「捨てる」ことも、ルールを設けてそれに従うことが必要です。

また、このときのルールは、「要らなくなったら、捨てる」などといった曖昧なものではいけません。

「捨てるルール」を明確に決めておく 捨てるルールのポイントは、次の３つだけです。

①保管する期間 ②廃棄する日 ③廃棄の方法 たとえば「雑誌は ３カ月保管する」「カタログや資料は １年間」というように、カテゴリー別に保管する期間をはっきりと定めます。

そして、その保管期間がいつまでか、を考え、その期間が来た日を「廃棄する日」と定めるのです。

このとき、廃棄の方法（「資源ゴミとしてまとめる」「シュレッダーにかける」など）まで明確にしておけば、より現実的です。

厳しい言い方かもしれませんが、 １年間も使わなかったものは、あなたにとっては「ゴミと同じモノ」。

そう認識したほうがいいでしょう。

「保留ボックス」というテクニック ビジネスの現場では、書類・資料などの紙モノは、日々増え続けるものです。

これも必要か不要かを素早く判断し、その日のうちに処理できれば一番なのですが、なかなかそうもいかないでしょう。

そんなときは「とりあえず今は捨てない」というモノを入れる「保留ボックス」を使う、という手もあります。

必要な書類・資料は分類して保管する。

不要なものはその場で捨てる。

保留ボックスはいわば「一時保管」用です。

保留ボックスの数は原則としてひとつ。

多くても２つまでにしましょう。

当然、中に入れたものはいつまでもそのままにはしておけません。

週 １回、さらに月 １回の割合で、ボックスの見直しを行ない、改めて必要か不要かを判断するのです。

「要らないモノは捨てる」……言葉にすれば簡単な話ですが、いざ実行するとなると、やはり不安であったり、面倒であったりという思いが先に立ってしまいます。

だからこそ、ルールを定めること、捨てるための工夫をすることが必要なのです。

５ 曖昧な目標では行動できない整理を習慣にするための秘訣とは？ 「整理をしよう」ではなく具体的に何をするかを考える 毎日を快適な仕事環境で過ごすには、整理を「日々の習慣」にしてしまうことです。

ただし、「よし、今日から整理を習慣にするぞ！」と決意したところで、実際にうまくいくわけではありません。

なぜなら、「では、何をすればいいか？」ということが具体的に決められていないからです。

習慣術の研究で知られる「行動科学」の世界では、「習慣とは、行動の積み重ね」が基本とされています。

そして、行動とは、具体的なものでなければなりません。

「きちんと整理をする」という目標は、じつは曖昧です。

〝具体的な行動〟とは言いがたいのです。

誰が見ても（行動しているかどうか）わかる。

つまり数（回数）を数えられる──という具体性がなければ、単に整理と言っても曖昧なままになってしまうのです。

『「ひと仕事、ひと片づけ」を徹底しよう』でも触れた、「ひと仕事、ひと片づけ」などは、具体的な行動として習慣になりやすいものです。

まずはここから取り組んでみましょう。

外出前にも持ち物などの整理を習慣にする 整理は、デスクの上を整えるだけではありません。

持ち物の整理、スケジュール（時間）の整理、メモを使った情報の整理……仕事を効率的に、スピーディーにこなすためには、さまざまな場面でのさまざまな整理が必要です。

仕事力アップのためにぜひ習慣にしていただきたいのが「外出前の整理」です。

これはいわゆる「持ち物チェック」のことです。

営業や出張などで外出をする際に、忘れ物がないかを必ずチェックするのです。

チェックすることもまた、具体的な行動です。

こうした、毎日のちょっとした行動を繰り返していくことで、あなたの「整理に対する意識」が高められていきます。

「結果」がついてくれば習慣化はすぐにできる 習慣化とは、いわば人間の行動原理でもあります。

習慣化することで、人間は自然にストレスなく決められた行動を起こせるようになるのです。

習慣化のコツは、行なったことが自分にとってメリットになった……という「好ましい結果」を実感することです。

「ひと仕事、ひと片づけ」によって、デスクの上がきれいになり、気持ちがリフレッシュするというメリットをまず感じることができます。

「外出前の整理」も、これからの出先での仕事に対するモチベーションが高まる……というメリットがあります。

これらのメリットを得られたという結果を、ぜひ意識してみてください。

整理には、あなたの仕事をスピードアップさせる、という大きなメリットがあります。

漠然と整理するのではなく、あなたが整理によって得た「結果」をしっかり認識することが、整理を習慣化させるコツです。

ＣＯＬＵＭＮ整理にはデザインセンスも必要！ 整理の目的とは「仕事を効率化し、スピーディーに作業ができるようにすること」です。

しかし、なかなか整理ができない人の言い訳としてよく聞くのは、「別に（デスク回りなどが）散らかっていても、スピーディーな仕事はできるよ」「自分でどこに何があるか把握しているのだから、この（散らかった）ままでいい」 というもの。

もちろんこれは〝もったいない〟話です。

整理された環境での作業のほうが、より効率的、スピーディーに仕事ができることは、物理的にも明らかなのですから。

本書をお読みいただいているあなたは、何かしらの理由で「整理の必要性」を意識されている方でしょう。

しかし、まだいまひとつ整理に踏み出せないと思うのであれば、ちょっと考え方を変えてみましょう。

整理の目的を、まず単純に「デザイン的に、見た目をきれいにする」ということにしてみるのです。

「見た目が美しい仕事環境」……これがあなたの最初のゴールです。

ファイルなどの色を揃える際には、色使いのセンスを発揮してみましょう。

また、大きさにも統一感を持たせます。

バラバラな大きさのファイルが並んでいるデスクや書棚は、見た目にも美しさがありません。

さらに、什器のメーカーにもこだわりを持ってみましょう。

デザインが気に入っている同じメーカーの什器で統一させるのです。

このように、色、形、大きさ、メーカーなどにある種のこだわりを持ち、見た目をきれいにすることを目指してみてください。

じつはそれは、長い時間も多額な費用も必要としない、極めて簡単なことなのです。

本書でお話しする整理術は、あくまでも効率化のための基本概念です。

それらを踏まえさえすれば、後はあなたの思うとおりに、好み・趣味に合った環境をつくっていいのです。

あなたの〝デザインセンス〟を生かして、楽しく「美しい環境」ができれば、もうあなたは「整理が苦手」な人ではありません。