自分の印象が会社全体の印象に
他社を訪問する場合、自分の印象が会社全体の印象になります。あなたが訪問することで、会社のイメージダウンになることがないようにしたいものです。何事も「準備 ８割、現場 ２割」です。
時間どおりに訪問し、訪問先で慌てないためにも念入りに事前準備を行いましょう。
また訪問先ではマナーに則った行動が求められます。これまでに身につけたマナーの全てを発揮しましょう。
他社訪問は、自分はもとより、相手の大切な時間をいただくものです。
せっかく訪問をするからには双方が Win-Winの関係になるように成果意識を持つことが重要なポイントです。
訪問までに準備しておくこと
◎アポイントメントをとる
他社訪問ではあらかじめアポイントメントをとっておくのがルールです。目安として ７日 ～ 10日前に電話またはメールで申し出ます。
電話では会社名、部署名、名前を名乗り、「 ○ ○の件で １時間程お時間をいただきたいのですが……」と訪問の目的、所要時間を伝えます。
訪問をして会っていただくということは相手の貴重な時間を割いていただくということです。何のために会うのか、目的をはっきりと伝えましょう。
次に日程調整をします。こちらから複数の候補日を提案し、相手に都合の良い日を決めていただくとスムーズです。日時が決まったら復唱確認をします。
◎訪問までの準備
アポイントメントがとれたら訪問の目的が達せられるように準備をします。
相手にわかりやすく用件を伝えるために必要な資料を用意します。あらかじめ見ておいていただきたい資料はメールで送付しておきましょう。
面談の人数に合わせて必要部数を用意し、会社の封筒に入れます。
次に訪問先の情報を収集します。
事業内容、経営方針などをホームページなどで調べておきます。
既に取引がある場合は自社との取引について、上司や先輩から情報を得て頭に入れておきましょう。
また訪問先の所在地、交通手段、所用時間についても早めに調べておきましょう。
◎訪問当日の出かける前の準備
出かける前は持ち物の再確認をします。上司や同行者がいる場合、資料は人数分用意するのが鉄則です。
名刺入れに十分必要な枚数を補充し、筆記用具も忘れないように注意します。最後に身だしなみを確認。不快感がないか、相手目線でもう一度自分の身だしなみをチェックしましょう。
面談当日のマナー
◎時間厳守
訪問先には遅くても 10分前には到着できるように、余裕を持って移動をしましょう。相手はあなたのためにスケジュール調整をして時間を空けてくれています。
遅刻をすることがないように「早すぎるかな」と思うぐらいで丁度です。
◎受付でのマナー
訪問先に着いたら受付に立つ前に念には念を入れてもう一度身だしなみをチェックします。ネクタイは歪んでいないか、ストッキングは破れていないか、靴は汚れていないかを確認します。
冬であればコートは脱いで腕にかけます。
雨天の日はかばんに着いた雨の雫を拭い、傘は雫を切ってから傘立てに。
名刺入れはすぐに取り出せるように男性はスーツの内ポケット。女性はバッグの取り出しやすい場所に準備します。
携帯電話をマナーモードにするのもこの時です。
［受付者がいる場合］
約束の時間の ５分前になったら受付に立ちます。あいさつをし、取り次ぎを依頼します。
「失礼いたします。私、 ○ ○会社の ○ ○と申します」と名乗ったら「 ○ ○課の ○ ○様と、本日 ○時のお約束で伺いました。お取次ぎをお願いします」と約束があることを伝えます。
受付者が名指し人に連絡をしている間は受付から少し離れたところで静かに待ちましょう。
［受付者がいない場合］
受付電話の受話器を取り、内線番号を押して、自分の会社、部署名、名前を名乗り訪問相手を伝えます。
指示に従い、自分で目的階に上る場合もあれば、担当者が迎えに来てくれる場合もあります。
いずれも「ありがとうございます」と伝えて指示に従うようにしましょう。
◎応接室でのマナー
応接室などに通されたら、基本はすすめられるまで席には座りません。すすめられたら指示された席に座ります。
特に指示がない場合は下座に座ります。
席に座ったら面談相手が来るのを静かに待ちます。
かばんは椅子に置かず足元に置きます。コートはかばんの上に置きましょう。
お茶が出されたら「ありがとうございます」と言い、面談相手が入室するまでに飲んでも構いません。
上司が同席している場合は上司が口をつけてから飲みます。
提示する資料はすぐに取り出せるように準備しておきましょう。
面談相手の入室のためのノックが聞こえたらすぐに立ち上がってドアの方を向きます。
初対面なら名刺交換をします。
◎面談を終えて帰るときには
事前に伝えておいた予定時間内に面談を終えるように配慮します。
面談が終わったら無意味な長話はせずに辞去しましょう。
必要に応じて話の内容のまとめと確認をします。
更に次回の面談が必要であればこの時に日程調整をしておきましょう。
面談の時間をいただいたことにお礼の言葉を伝えその場を離れます。
相手が見送ってくれる場合、応接室を出たところやエレベーターに乗り込むまでなど、適当な場面で「こちらで失礼します」と相手の見送りを遠慮するのもマナーです。
コートやマフラーは屋外に出てから着用します。
◎訪問後のマナー
帰社後は面談の内容や決定事項をすみやかに上司に報告します。必要であれば報告書を作成します。
相手から質問事項や依頼事項が有った場合は期限内に結論を出して連絡をするようにします。
また、訪問先から直帰になりそうな場合は事前に上司に許可を得ておきましょう。
社外での面談のマナー
仕事の打ち合わせを社外で行なうこともあります。
お店選びでは、相手の会社の所在地を考慮し、利便性のよい場所を選びましょう。
周りが騒々しいファーストフード店などは避け、ビジネスに適した落ち着いた雰囲気のカフェが好ましいでしょう。
待ち合わせでは、事前にメールでお店の名前や地図と同時に、携帯電話の番号も交換しておくと安心です。
当日、呼び出しておいての遅刻は恥ずかしいものです。お店には 10分前には到着するのが鉄則です。
顔が見やすいように入口ドアに向かって座りましょう。このときは、上座・下座の関係よりも、まずは相手とスムーズに出会うことを優先します。時間になり、相手が着いたら立って迎えます。
その後、上座の席をすすめるようにします。
注文は双方にコーヒー等の飲み物程度にします。
社外での面談では大きな声での会話は控えましょう。
外部に知られては困る業務内容や社名、個人名が漏れることがないように注意が必要です。
会計は呼び出した側が支払うのが基本ですが、相手が年長者で支払いを申し出た場合は無理に断らず「ご馳走さまでした」とお礼を伝えましょう。
訪問のマナーのまとめ
●訪問は「準備が ８、現場が ２」事前準備が成功のカギ。資料の準備や訪問先の情報収集を念入りに
●名刺、筆記用具、資料、身だしなみの確認を
●遅くても １０分前に到着。コート、マフラーは訪問先に入る前に脱いでおく
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