第 2章 「キーボードを打つ速さだけに頼る」のをやめなさい ～作成速度を飛躍的に向上させる
入力前に「ページ設定」を考えることが最短ルート読みやすくなるように適切な用紙設定をする[ w]最適な余白をとる４つの原則[ w x]実践左とじ・袋とじのときの余白の作り方[ w]実践余白にあわせてページ番号の位置を調整する[ w] Excelの資料は、作成前に基準線を表示[ x]入力は「ベタ打ち」が重要 「１行入力するたびに、書式を変える」なんて手間をかけていませんか？[ w]ベタ打ちのコツを完全マスターして、より効率のいい入力を目指す[ w]実践ベタ打ちから、表を作成する[ w]
ほかの人の資料を編集するときも、ベタ打ちに戻そう[ w]入力を「 10分」ですませるためにタイピング速度を意識するより、入力数自体を減らす[ w x]実践 IME単語登録、辞書登録[ w x]ショートカットキーで作成速度アップを図る[ w x]データをスイスイ入力する基本操作を覚える[ x]関数入力のキホンをおさえて、悩まず入力できるようにする[ x]入力ミスの防止・修正はソフトの機能を使うあらかじめ入力に制限をかければ、まちがえようがない[ x]実践文字数の入力制限[ x]実践半角英数字の入力制限[ x]実践日付の入力制限[ x]選びやすい「 ２段階リスト」を作成する[ x]実践 ２段階リスト入力の設定方法[ x]入力済みの場合は、ソフトに校正を任せよう[ w]実践スペルチェックと文章校正でミスのない文書を目指す[ w]実践膨大な単語の修正を一瞬で完了させる[ w x]入力済みデータの精査は関数を使って[ x]実践文字列の日付を数値に戻すには[ x]実践列を削除すると参照先がエラーになるときは[ x]実践アルファベットを半角小文字に統一する[ x] Column音声読み上げで内容をチェックする[ w x]自動入力で「ミスなく瞬時に入力」を極める「オリジナルの連続データ」で自動入力を実現する[ x] Column並べ替えは「昇順・降順」だけじゃない！[ x]「関数」で自動入力を実現する[ x]実践自動で連番を振る[ x]実践フリガナの自動入力と半角表示[ x]実践年齢を自動的に更新する[ x]
入力前に「ページ設定」を考えることが最短ルート「ソフトはおおよそ理解した。
それじゃあ、さっそく入力しよう！」ちょっと待った！ 入力の前にまず用紙サイズや余白を調整しましょう。
これはどんな資料であってもです。
「作成時に印刷する必要がない資料なら考えなくてもいい」と思うかもしれません。
ですが、画面上で確認する資料でも 1ページでキレイにおさまっているほうが、あなた自身はもちろん共有された相手も読みやすくなります。
さらに、 1ページの情報が多くなりすぎないように内容を精査してまとめることで読み手の理解度が深まるでしょう。
また、あとから急に「印刷してください」と言われないとも限りません。
そうなったときに、なかなかうまくページにおさまらず時間がかかってしまうようでは、効率が悪くなってしまいます。
このように作成前は、印刷するときのことを考え、用紙サイズ・余白を調整することを心がけましょう。
読みやすくなるように適切な用紙設定をする「さあ、資料を作ろう」となったときに最初に考えることは、情報量にあわせた「用紙」です。
用紙はサイズごと明らかに文字を入力できる範囲が違ううえに、余白の設定も異なります。
これらは、資料作成したあとからサイズを変えても自動的に調整されないので、途端にレイアウトが崩れてしまいます。
せっかく一生懸命作成した資料も台無し……なんてことにならないよう、次の観点で用紙を設定しましょう。
・通常のお知らせなどのビジネス文書は A 4サイズ（縦）が一般的・企画書などは A 4／ A 3用紙 1枚に情報をまとめる・複数ページの資料なら、なるべく用紙のサイズや縦向き／横向きは統一させる・特に A 4は縦向き、 A 3は横向きにそろえて綴じるように作成するこれらは［レイアウト］タブ →［ページ設定］グループから設定できます。
［ページ設定］グループのボタンでできない設定、もしくは一括設定はグループ右下の矢印をクリックして「ページ設定」ダイアログを表示しましょう。
最適な余白をとる４つの原則「この資料、せっかく内容はいいのに文字が詰まっていて読みづらい……」そうならないためには「余白の設定」も軽視できません。
通常のビジネス文書なら、余白はソフトの標準設定のまま使用することが一般的です。
・Word： A 4サイズ、上余白 35 mm、下左右 30 mm ・Excel：上下 1. 91 cm、左右 1. 81 cmしかし、 A 4サイズを B 5・ A 5・はがきなどの小さなサイズに変更しても、余白は上記の標準設定のまま。
余白が広すぎて入力範囲が狭くなってしまうので、必ず余白を設定しましょう。
あらかじめソフトにある既定の設定を使用すると、かんたんに調整できます。
A 5・ B 5 →やや狭いはがき →狭い一概に「何ミリの余白にしましょう」とはいえませんが、ビジネス文書では次の 4つのことに配慮してください。
・1ページに文字を詰めこみすぎない →行間・文字幅が狭くなりすぎる設定は避ける・上部の余白を下部の余白より多めにとる →ヘッダーは複数行になりやすい。
また上部余白が狭い文書は圧迫感を感じやすい・ホチキスで留める場合は「とじしろ」の余白もつくる →左とじ・袋とじの余白設定は後述・ページ番号を本文に近づけすぎない →余白を調整するとフッターが狭くなりがちなので注意。
ページ番号の位置設定方法は後述このような「余白の設定」は［レイアウト］タブ →［ページ設定］グループ右下の矢印をクリックして表示される「ページ設定」ダイアログからできます。
資料作成の最初の時点で設定し、印刷時に微調整すれば、レイアウトが崩れにくくなるでしょう。
実践 左とじ・袋とじのときの余白の作り方契約書や会議資料のようにホチキスで留める資料の場合、綴じる箇所は余白を空けておきたいですね。
まずは「ページ設定」ダイアログを開きましょう。
左とじ ①余白の「とじしろ」を 5 mmに設定します ②とじしろの位置を「左」に設定します袋とじ ①用紙サイズを「作成する用紙サイズの倍の大きさ」に設定します（たとえば、 A 4で作成する場合は A 3の用紙） ②印刷の形式を「袋とじ」に、そして印刷の向きを「横」に設定しますどちらも、とじしろの余白を作ると標準設定より文字数が少なくなることはおさえておきましょう。
実践 余白にあわせてページ番号の位置を調整するマニュアルなど、説明の多い文書はムダにページ数を増やさないために、余白を狭く設定することもよくあります。
ただし、その際フッターのページ番号の位置も注意しましょう。
たとえば、もしページ設定の下余白が「 15 mm」で下からのフッター位置が「 17. 5 mm」に設定した場合。
ページ番号は「下からのフッター位置」の 1行上に挿入されるので、本文内にページ番号が表示されることになってしまいます。
フッターのページ番号挿入は以下の手順になります。
①［挿入］タブ →［ヘッダーとフッター］グループから「ページ番号」をクリック ②「ページの下部」から「番号のみ 2」で挿入先ほど述べたように、ページ番号は「下からのフッター位置」の 1行上に挿入されます。
不要な改行は削除し、微調整は位置グループの「下からのフッター位置」の数値で調整しましょう。
Excelの資料は、作成前に基準線を表示日常業務では、さまざまなデータをパソコンの中に保存していることでしょう。
資料のデータもその中の 1つで、印刷して使用するのはごく一部かもしれません。
特に Excelで作成したデータの場合、印刷を目的としていないデータもたくさんあります。
ただし、最初から「この資料は A 4サイズで印刷する！」とわかっているのであれば、入力前の表に「基準線」を表示させることをおすすめします。
何も入力していない状態でも一度印刷プレビューを開けば、ワークシートに印刷範囲の点線が表示され（標準設定： A 4サイズ、縦置き、上下余白 1. 91 cm、左右余白 1. 81 cm）、作成する表のサイズの目安になります。
この「基準線」を目安に表を作成すると、印刷時に列や行がはみ出すこともなくなり、調整する手間もかかりませ
ん。
一方、 Excelの場合は「印刷を目的としないで作成するデータ」もたくさんあるので、必要なときに適切なサイズで印刷できるようにしておけば資料作成もスムーズですね。
印刷サイズを意識せずに作成した表も、次の手順で縮小・拡大印刷すれば、レイアウトを崩すことなくさまざまな用紙に印刷できます。
・縮小印刷：［ファイル］タブ →印刷で「拡大縮小なし」を「シートを 1ページに印刷」に設定すると自動縮小・拡大印刷：［ファイル］タブ →印刷で拡大縮小の設定から、拡大縮小オプションをクリックし拡大率を変更入力は「ベタ打ち」が重要「データを共有し編集する」ことは職場で避けては通れません。
前任者の資料を再編集したり、逆にあなたが作成した資料をほかの人が再編集したりすることもあるでしょう。
その中で「文字を修正したらレイアウトが崩れる」ような編集・再編集に時間をかけてしまう資料を作成してしまったら、あなた自身はもちろん共有相手の時間さえも奪ってしまいます。
「あいつが作成した資料は触りたくない！」「ひどい編集方法だなぁ。
いい加減にしろよ！」そんな評価をされるか、されないかは入力の時点ですでに決まります。
この節では「ベタ打ち」という入力方法を身につけて、効率的でメンテナンス性が高く、どこに提出しても恥ずかしくない資料作成ができるようにしましょう。
「 １行入力するたびに、書式を変える」なんて手間をかけていませんか？ページレイアウトが決まったらさっそく入力していきますが、【資料のタイトルを入力】 →【中央にそろえる】 →【色・文字サイズを変更する】 →【 Enterで改行する】 →【次の行を入力】 →……という方法で作成していないでしょうか？ このような方法で作成すると、図のように、改行したときに次の行へ書式を引きずってしまいます。
すると、次の行へ通常の書式で文字を入力したい場合「配置・色・フォントサイズの設定を元に戻してから入力をする」というとても非効率的な入力になってしまいます。
そこで、まずは「ベタ打ち」をするようにしましょう。
ベタ打ちとは、見栄えは後回しでとにかくテキストを入力すること。
もちろん文字配置や書式は設定しません。
ベタ打ちをしたら、同じ設定の部分はまとめて選択し、同時に書式を設定します。
そうすることで、何度も同じ設定をする手間が省けますし、選択した箇所は統一された書式となり書式の乱れがありません。
そして、大切なことはすべてのテキスト入力が終了したら、必ず「 Enterを押して 1行改行をする」ことです。
「テキストの末尾で 1行改行」するのは、再編集しやすくするためです。
というのも、もし書式を設定したあとにそのまま文章を追記してしまうと、書式を引きずってしまいます。
そこで、あらかじめ作成しておいた最後の 1行に追加入力すれば、書式をクリアする手間はかかりません。
最終的に不要な改行になれば削除すればいいのです。
このように再編集のことを常に考えて作成するようにしましょう。
ベタ打ちのコツを完全マスターして、より効率のいい入力を目指すベタ打ちのコツは「見栄えより内容重視」。
とにかくテキストの入力に力を注ぐことです。
たとえば、文字間をそろえるために Spaceを押す。
これは、驚くほど効率悪い入力方法と言えます。
「段落の最初の行を 1文字、字下げにしたい」「箇条書きの文字をそろえたい」「内容を強調したいので行頭を下げたい」これらに Spaceは使用しません。
ソフトの機能を使って正確にまとめて整えられます。
それなのに、上記のような入力をしていると、編集しづらく手間がかかります。
また、フォントの種類によっては、 Spaceでは文字がそろわないので、余計ムダです。
「あなたが見栄えを整えるために押した Spaceは、ムダな文字入力である」このことを忘れないようにしましょう（もちろん、文字をそろえるためではなく空白をあけたいときには Spaceを使用します）。
そのほか、ベタ打ちのコツは次の 4つです。
・段落を分けるときは Enterで改行する・箇条書き段落内の改行は Shift ＋ Enterで「段落内改行」にする・箇条書きの記号「・」などは手入力しないで、入力後まとめて設定する（［ホーム］タブ →［段落］グループの「箇条書き」ボタンを押す）・箇条書きなどで項目と内容を区切るために空白をあけたい場合は Tabを 1回押すなぜ、 Tabを押すのかというと、「タブ」を入力するためです。
タブとは文字を飛ばす機能で、編集記号を表示している場合、図のようにタブマークが表示されます（編集記号は第 1章『「編集記号」でソフトの挙動をわかりやすくする』参照）。
飛ばしたタブは「 4の倍数」の文字位置
位置に文字が配置されますが、あとから編集してそろえることができるので、ベタ打ちのときには配置は気にせず「 1回」だけタブを入力しておきましょう。
実践 ベタ打ちから、表を作成するベタ打ちで、 Tabを使用する場面は文字をそろえる以外に、「タブを入力した段落を自動で表に変換する」ということも挙げられます。
タブは列、改行は行と認識し、段落にあわせた表が挿入されるのです。
表にしたい文字列を選択し［挿入］タブ →「表」から「文字列を表にする」をクリックすればあっという間に作成できます。
このとき「自動調整のオプション」から、「文字列の幅に合わせた」表のサイズにするか、「段落の幅（ウィンドウサイズ）に合わせた」表のサイズにするのかを選択できます。
ほかの人の資料を編集するときも、ベタ打ちに戻そうここまでは自分で 1から資料を作成する場合を考えてきました。
では逆に、すでにある文書を再編集する場合はどうすればいいでしょうか？運悪く、スペースを入力して無理やり帳尻をあわせたような資料を回された場合、ちょっとした変更でレイアウトが崩れ、修復するのにひと苦労。
挙句の果てに「もはや最初から作り直したほうが早い！」と、文字入力からやり直す羽目になるのは避けたいところです。
もし、あなたがこんな場面に遭遇したらどうしますか？ 「最初に資料を作成した人を恨む」なんてムダな時間をかけていないで、「すべての書式をクリアにして、ベタ打ちの状態に戻す」「すべてのスペースを削除する」この 2つをおこなって、キチンと編集をし直しましょう。
①すべての書式設定をクリア文書全体を選択（左余白でトリプルクリック）して［ホーム］タブ →［フォント］グループの「すべての書式をクリア」ボタンをクリック。
これで、フォントサイズ・行間・箇条書き・配置など、書式がすべてクリアされます。
②スペースをすべて削除 Ctrl ＋ Hを押して「検索と置換」の設定を表示し、検索する文字列にスペースを 1つ入れます（カーソルのみで何も表示されなくて OK）。
置換後の文字列はそのまま空欄とします。
「すべて置換」をクリックすると、すべてのスペースが削除されます。
これでムダなスペースがすべて削除され、ベタ打ちの状態に戻ります。
これでキチンと編集し直せるようになり、スッキリと作業が進められますね。
入力を「 10分」ですませるために「はじめに」で述べたとおり、ペラ 1枚の書類作成にかける時間は、入力 10分、編集 5分の計 15分が最長だと考えましょう。
しかし、 30名くらいの企業研修で、ペラ 1枚のビジネス文書を「 15分で作成してください」と渡すと、時間内にキレイに編集できる人は 1 ～ 2名いるかいないか。
この 1 ～ 2名になるためには、入力時間の短縮とソフトの機能をしっかりと活用することが重要です。
入力時間の短縮ではタイピングスキルが求められますが、それ以外にも、・くり返し入力する取引先名や商品名などは、単語登録して入力文字数を減らすこと・入力に使えるショートカットキーを覚えることで時間を短縮できます。
Excelではさらに、以下の 2点で入力スピードがアップします。
・データの入力操作をマスターすること・はじめて使う関数でもサクッと入力できるようになること タイピング速度を意識するより、入力数自体を減らす資料作成時に文字入力はつきもの。
しかし、たとえ入力速度は速くてもミスが多ければ意味がありません。
入力ミスを少なくするには「タイピングのホームポジションを定める」ことが挙げられます。
ただ、これは一朝一夕で習得できることではありません。
やはり日々の練習や心がけが必要です。
では、現状のタイピングスキルで、できるだけミスなく早く入力をすませるにはどうしたらいいのでしょうか？それは、 IMEなどの「日本語変換ソフト」を活用し、入力をショートカットすることです。
自社名をフルで入力をしていませんか？お決まりの挨拶文などを、いちいち全文入力していませんか？熟語や人名を単漢字で 1文字ずつ入力していませんか？ IMEの「単語登録」「辞書登録」機能を使えば、こういった手間をかけた入力がなくなり、少しでも早く正確に入力ができます。
さらに、この機能は Wordでも Excelでもメール作成時でもネット検索時でも関係なく、パソコンで入力するときは共通して使えるのです。
毎回入力する自社名や商品名、人名などは登録をしておきましょう。
登録のポイントは、・正しい読み仮名で登録する・省略した読み仮名で登録するこの 2種類を使い分けることです。
たとえば、私の名前である「四禮（しれい）」は絶対に変換で出てきません。
「四」と「禮」を分けて入力することになります。
毎回そんなめんどうなことはやっていられないので「しれい」と入力したら「四禮」と変換されるように辞書に登録します。
また、「株式会社技術評論社」など長い社名の場合「ぎひょう」と入力したら「株式会社技術評論社」と変換されれば、入力する文字数も少なくてすみます。
固有名詞だけではなく「いつもお世話になっております。
」を「いつおせ」、「引き続きよろしくお願いいたします。
」を「ひきよろ」のように省略して登録しておくことも、入力ミスなく早く入力をすませるコツです。
ほかにも、アルファベットが混在する単語なども登録しておくことで変換のわずらわしさが減ります。
このようにタイピングが苦手！ と思うより、正確に早く入力するために「入力文字数」自体を減らし、入力スピードを上げていくことも意識しましょう。
ちなみに、 Excelは連続データの入力とオートコンプリート機能（同じ列中にくり返しデータを入力すると、すでに入力したデータが入力候補として自動表示される機能）もあわせて覚えておくと便利です。
実践 IME単語登録、辞書登録それでは、実際に単語を登録してみましょう。
①画面右端のタスクバーにある、ひらがなの「あ」（もしくは「 A」）を右クリック ②表示されたメニューの中から「単語の登録」をクリックします以下 3点を入力し、登録します。
・「単語」の枠内に登録したい文字を入力 ・「よみ」に入力する文字を入力 ・「品詞」を選択する次の図のように登録し、「しれい」と入力して変換すると 1番最初に登録した単語「四禮」が表示されるようになります。
たくさん単語を登録していると、なにをなんと登録したか忘れてしまうことがあります。
また、使用しなくなった単語は、逆に辞書機能がわずらわしくなる場合もあるでしょう。
辞書を管理するには、先ほどの「単語の登録」画面の左下にある「ユーザー辞書ツール」から、登録した単語の一覧表示・修正・削除ができます。
画面上にある 3つのボタンの機能を覚えておいてください。
・鉛筆のボタン（新規登録）：再度「単語の登録」画面を開く・消しゴムのボタン（削除）：登録した単語を辞書から削除・修正液のボタン（再編集）：登録した単語や読みを変更また、「辞書名」に記載されているアドレスは、ユーザー辞書ツールの保存されている場所です。
「 ￥」マークで区切られているフォルダを開き、表示されるファイルをコピーしてほかの PCに移せば、このユーザー辞書はパソコンを交換しても引き続き使い続けることができます。
ただし、 AppDataフォルダは隠しフォルダになっていますので、フォルダの表示から「隠しファイル」にチェックを入れてください。
ユーザー辞書は、あなたの入力をサポートしてくれる大切なオリジナル辞書です。
ぜひ使いこなせるようになりましょう。
ショートカットキーで作成速度アップを図る 1章で、よく使用するコマンドボタンは「クイックアクセスツールバー」に登録しておくと便利ですよ、とお話ししましたが、「キーボードからマウスに持ちかえるのさえめんどうだ」と思う方も多いでしょう。
たしかにマウスに頼らずキーボードから操作できるとさらにスピードアップします。
以下の表中にある、入力操作や日常よく使用する操作のショートカットキーは覚えてしまいましょう。
「ショートカットキーが覚えられずいつまでもマウスから手が離せない！」という方は、覚えなくてもいいショートカットキーの使い方があります。
① Altを押すとタブのショートカットキーが表示されます ②使用するタブのショートカットキーを押すとコマンドボタンのショートカットキーが表示されますこのように Altから表示されるショートカットキーをたどっていけば、覚えていなくてもキーボードから命令できるのです。
リボンに表示されないコマンドボタンはクイックアクセスツールバーを活用してくださいね。
データをスイスイ入力する基本操作を覚える Excelのデータ入力の心がまえは、どんなときも、「カーソルがなくなるまで Enter（もしくは、 Tab）を押す」ということです。
よくデータ入力後にカーソルがセル内にある状態で、ほかのセルをクリックしたり、次の操作をしたりする人がいますが、絶対にやめましょう。
そういう癖をつけてしまうと、数式を組んでいる途中にいろんなセルをクリックして数式がおかしくなったり、データの再計算がうまくいかなかったりするミスが起こりやすくなります。
名前の定義をするときも、シート見出しの名前を変更するときも同じです。
上記の心がまえを胸に刻んだうえで、以下 2つの基本入力操作をおさえましょう。
・下に移動：【データを入力】 →【 Enterを押す】 →【アクティブセル（操作中のセル）が下に落ちる】・横に移動：【データを入力】 →【 Tabを押す】 →【アクティブセルが右横に移動する】次の図のようなリストにデータを入力する場合、 Tabで横に移動し続け、最終列で Enterを押せば、先頭列にアクティブセルが移動するので、さらに入力作業が効率的になります。
あわせて、 Excelの入力に役立つショートカットキーも活用しましょう。
関数入力のキホンをおさえて、悩まず入力できるようにする Excelを使って計算するなら、関数は使えるようになっておきたいところです。
しかし、 Excelの関数の数は、なんと 400以上。
膨大な数の中から関数を短時間で入力するために、関数の呼び出し方をおさえましょう。
関数の呼び出し方にはいくつかの方法があります。
「使いたい関数名はわかっている！」「 ○ ○という目的で使いたい。
適切な関数はどれだろう？」などあなたの状況によって、以下の呼び出し方を使い分けるといいですね。
①数式バーに「 =」から関数名を直接入力する →入力したスペルにあわせて候補が自動表示される。
関数名がわかっている場合は早い ②［数式］タブにある「関数ライブラリ」の分類から選択する →目的にあわせて関数の選択肢を絞ることができて、選びやすい ③［数式］タブにある「関数の挿入」ボタンまたは数式バーの fxをクリックし「関数の挿入」画面から選択する（ Shift ＋ F 3） →「関数ライブラリ」にない関数も、すべて表示され検索できるいずれかの方法で関数を呼び出したあとは、関数に「必要な情報」を与えて式を組み立てなければなりません。
この情報を「引数」といいます。
「この関数はじめて使うんだけど、どんな引数を入力すればいいの？」そんなとき、「関数の引数」画面を使って関数を挿入すると、引数のヒントを教えてくれます。
また、「関数の引数」画面から作成した数式は、細かい決まりは自動で処理されるメリットもあります。
基本的に数式の入力は「引数を（ ）で囲む」「引数同士は，で区切る」「文字列は” “で囲む」決まりがあるので、たとえば「 A 2セルのデータが 80以上なら合格と表示。
それ以外は何も表示しない」という関数を ①の方法で作成するには、以下のように「数式バー」へ入力しなくてはいけません（ 3番目の引数「””」は空白を意味します）。
= IF( A 2 >= 80,”合格”,””)しかし「関数の引数」画面からなら、次図のように入力すれば OKです。
このように、引数の入れ方がわからないときは「関数の引数」画面を利用すると細かいルールに囚われず、はじめての関数でもラクに使いこなせます。
「関数の引数」画面を呼び出すには、以下の 3通りがあります。
①数式バーに関数名と（まで書いて、数式バーの fxをクリックする ②「関数ライブラリ」の分類から関数を選択する ③「関数の挿入」画面から次図のように関数を指定し OKをクリック入力ミスの防止・修正はソフトの機能を使う入力ミスや誤字脱字がないように資料を作成するのはキホン中のキホン。
しかし、そこは人間です。
気をつけていてもミスが起こる場合もあります。
特に自分で作成した資料の場合、いくら読みかえしても変換ミス・誤字脱字や文法のミスに気がつきにくいものです。
また、苦労してミスを見つけたとしても「阿部」「安倍」「安部」「阿倍」などの変換ミス、半角全角文字の入力ミス……これらを 1つひとつ修正するのは膨大な時間のロスですね。
自力では限界があるので、 どうしても手入力をしなければならない情報はソフトの機能を最大限に活用してミスを防ぎましょう。
では入力ミスを犯さないためにソフトができることはなんでしょうか？・入力前：入力できるデータに制限をかけて入力ミスを防ぐ・入力後：読み上げ機能を使用して確認する。
文書校正機能や置換・関数を使ってデータを精査する あらかじめ入力に制限をかければ、まちがえようがない人の名前を入力しようと思ったら、入力モードが「 A」になっていてアルファベットで入力してしまった！ なんてことはよくありますよね。
あわてて文字を削除してから入力モードを切り替えることは身に覚えがあるでしょう。
ほかにも、年齢を入力していて桁をまちがえて入力してしまっていた。
日付をまちがえて入力してしまった。
こんな経験はだれにでもあるのではないでしょうか？ とても些細なことですが、こういった小さなミスが大きなミスにつながることもあります。
また「ミスを修正しなければならない」わずらわしさはストレスになりますね。
だったら最初からミスが起きないようなフォーマットを作成しておけばいいのです。
「データの入力規則による入力の制限」を使えば、次のようなフォーマットが作成できます。
・B列（会員 No）：指定した文字数までしか入力できないようにする →桁違いの入力ミスが防げる ・G列（住所 2）：半角英数字の入力制限 →ローマ字入力と半角英数入力の切り替えが不要になる ・H列（生年月日）：過去の日付しか入力できないようにする →年号の入力ミスを防げる ・J列（入会日）：過去の日付しか入力できないようにする →年号の入力ミスを防げる顧客管理、社員名簿、会員明細などなど、多くの方が作成した経験のある表にも応用できます。
入力前にあらかじめこのような形式のフォーマットを作成し、だれでも極力ミスなく短時間で入力できるようにしましょう。
実践 文字数の入力制限それでは、さきほどのフォーマットを実際に作りながら「入力を制限する」方法をご紹介しましょう。
まずは B列を「 4文字」までの入力に制限します。
① B列全体を選択し［データ］タブ →［データツール］グループから「データの入力規則」をクリック ②表示された「データの入力規則」ダイアログに次のように設定します・入力値の種類：文字列（長さ指定）・データ：次の値以下・最大値： 4このように設定したうえで、 5文字以上の文字を入力するとエラーメッセージが表示され入力できなくなります。
キャンセルをクリックして、正しいデータを入力しましょう。
実践 半角英数字の入力制限 G列の「住所 2」は、一般的には番地を入力します。
しかし、たとえば「 2-2-1」と入力して Enterで確定すると「 2002/ 2/ 1」と表示されてしまいます。
これは日付の入力は「/」のほかに「-」
に「-」も使用できるため、日付の入力とみなされるからです。
そこで、入力時に「’（シングルクオーテーション）」を打ちこみましょう。
「’ 2-2-1」と入力することで文字列として入力できます。
またそれだけでなく、 G列のセルを選択したら自動的に入力モードが「英数半角モード」になり、全角文字が入力できないようにしてしまいましょう。
全角で入力したり半角で入力したりといった乱れがなくなります。
半角英数しか入力できないようにするには、 ① G列を選択し、［データ］タブ →［データツール］グループから「データの入力規則」をクリック ②「データの入力規則」ダイアログを開いたら「日本語入力」タブを選択 ③ IMEの日本語入力を「オフ（英語モード）」に設定し、 OKをクリックします実践 日付の入力制限生年月日も入会年月日も過去の日付です。
会員はもちろんすでに生まれている人ですし、入会済みだから会員名簿に登録をするのであって、いずれも未来の日付を入力することはありえません。
それをわかっていても、ついうっかり日付をまちがえたり、年号をまちがえたりする可能性もゼロではないですね。
そこで、今日の日付までしか入力できないように制限をかけることでミスを減らせます。
今回のテンプレートでは、同じ制限をかけたい列が 2つ（ H列、 J列）あるので、片方の列（ H列）を選択し Ctrlを押しながらもう片方の列（ J列）を選択します。
さらに、［データ］タブ →［データツール］グループから「データの入力規則」をクリック。
「データの入力規則」ダイアログが開いたら「設定」タブをクリックし、以下の 3点を入力して OKボタンをクリックします。
・入力値の種類：日付・データ：次の値以下・終了日： = TODAY()「今日の日付までしか入力できないように」制限をかけたいわけですから、「終了日」は今日の日付ですね。
そこで、今日の日付を表示する TODAY関数を使います。
今日の日付を求めるためにセルを参照する必要はありませんので、引数は不要です。
が、関数はすべて引数を「（ ）」で囲みましょうという約束事があるので、引数がいらない場合でも「 TODAY()」と入力する必要があります。
データの条件は「今日を含めて過去の日付」にしたい場合、「次の値以下」となります。
これで、翌日以降の日付を入力するとエラーメッセージがでて入力できなくなります。
ちなみに「今日を含めず、昨日より過去の日付」にしたい場合は「次の値より小さい」を使用しましょう。
選びやすい「 ２段階リスト」を作成する「決められたデータ」以外はいっさい入力できないようにしたい！ という場合、データの入力規則の「リスト入力」を設定します。
図のように、セルをクリックすると選択肢から選んで入力することになり、選択肢にないデータは入力不可となります。
入力ミスを防ぐにはとても便利ですが、オートコンプリート機能（本章の『タイピング速度を意識するより、入力数自体を減らす』参照）と比較すると、いちいちマウスに持ち替える手間が発生します。
それでも、リスト入力をおすすめする理由は、「ほかのリストで選んだデータに応じて、リストの選択肢を制限できるから」これを「 2段階リスト」と呼んでいます。
通常のリストでは、入力時にすべての選択肢が表示されてしまいます。
たとえば、都道府県リストから「愛媛県」を選択しようとすると、選択肢が多くリストをスクロールして下まで移動する手間がかかりますね。
そこで、「地域」と「県」で 2段階リストを作成すると、地域「四国」を選択すれば「県」のリストでは四国の県しか表示されず、選択がラクになります。
もちろんリストに表示されない県名は入力できません。
地域ごとの集計や、県ごとの集計ができるようになります。
選択した地域にあわせて、県のリスト内容が絞りこまれた状態で表示されれば、選択肢も少なく選びやすいうえ、地域をまちがえて県を入力することはなくなりますね。
このような 2段階リストを作成すれば、入力ミスを防ぐだけでなく、データの整合性もとることができるのです。
実践 ２段階リスト入力の設定方法 ①リストに使用する一覧を別シート（マスターシート）に作成次図のように、 A列に一番大きな「地域」リストを作成したら、 B列以降で「地域」リストのデータごとにリストを作成します。
このとき「地域」リストのデータを B列以降のリストのタイトルとして使用することがポイントです。
②作成したリストにそれぞれ「名前を定義」 A列 ～ I列にそれぞれ 1行目の名前（地域・北海道・東北……）を一括で定義します。
A 1 ～ I 11を選択し［数式］タブ →［定義された名前］グループの「選択範囲から作成」をクリックします。
名前の定義に「行を使用するか、列を使用するか」のチェックボックスが表示されますので「上端行」のみにチェックを残し、 OKをクリックしましょう。
名前ボックスをクリックすると、定義された名前の一覧が表示されて範囲を確認できます。
③通常の １段階リスト入力を作成リスト入力を設定したい範囲（ K列）を選択し、［データ］タブ →［データツール］グループの「データの入力規則」をクリックします。
「データの入力規則」画面の入力値の種類を「リスト」に設定します。
「元の値」の枠内に、「 =地域（ ②で定義した名前）」と入力し、「空白を無視する」のチェックを外し、 OKをクリックします。
④ ２段階リスト入力を作成 ③と同じように「県」の列にリスト入力を設定します。
ただし、「元の値」の枠内には、次のように入力してください。
= INDIRECT（ K 1）「空白を無視する」のチェックボックスはチェックを外し、 OKをクリックします。
INDIRECT関数は、引数で指定したセルに入力されているデータと同じ名前で定義された範囲を表示する関数です。
たとえば、 K 3に「関東」と入力されていれば、「関東」と定義された名前の範囲を表示します。
K 4に「四国」と入力されていれば、「四国」と定義された名前の範囲を表示します。
つまり、 K列のデータに応じて、リストに表示される内容が変化することになります。
名前を定義した範囲に空白がある場合は、リスト作成時に注意が必要です。
このとき「空白を無視する」のチェックボックスにチェックがはいっていると、リストに表示されるデータ以外も入力できるようになってしまいます。
どんなときもリストの一覧にないデータは入力できないようにするには、必ず「空白を無視する」のチェックボックスを OFFにしてください。
入力済みの場合は、ソフトに校正を任せよう Excelでは、ご紹介したようにフォーマットを作成することでミスを防げますが、 Wordの場合は、フォーマットによる入力制限はできません。
気をつけて入力・確認しても、ミスを見逃してしまう場合があります。
たとえば、・半角全角文字が混在している・表記ゆれがある（プリンタ、プリンターなど）・英単語のスペルがまちがっているなどなど、さまざまなミスが見受けられる資料もあります。
このようなことを自分の目で探して 1つずつ修正していたら、きりがありませんし、ムダな時間をかけてしまうことになります。
そんなときはソフトに任せて、余った時間をほかのことに活用しましょう。
Wordの場合、「英単語のスペルミス」「明らかな入力ミス」「同一単語の表記ゆれ」「同一単語の半角全角」など文章校正に引っかかるものは赤や緑の波線などで画面上に表示されます。
何をミスしているのか、どうして文章校正に引っかかるのかという確認は、右側のエディター作業画面に表示されます。
修正をしたり、あえて無視してそのままにしたりすることができます。
自分で作成する資料は、ベタ打ちが終了した時点で「スペルチェックと文章校正」をする癖をつけておきましょう。
実践 スペルチェックと文章校正でミスのない文書を目指す［校閲］タブ →［文章校正］グループの「スペルチェックと文章校正（あるいは、エディター）」をクリックします。
エディターの「修正候補の一覧」に表示されている候補をクリックすることで自動的に修正されます。
さらに、修正候補を選択して「すべて修正」をクリックすることで、文書内のすべての表記を統一できます。
文章校正時に何をチェックするのかは自分でも設定できます。
［ファイル］タブ →［オプション］から「文章校正」をクリックします。
「 Wordのスペルチェックと文章校正」の「設定」をクリックして、こまかく校正内容を決めることができます。
実践 膨大な単語の修正を一瞬で完了させる「大量に入力した単語を、すべて別の単語に入れ替えたい」なんてときがあるでしょう。
文法ミスや入力ミスでないと、ソフトでは自動修正できません。
そんな
そんなときは「置換」を使用するとすばやく処理できます。
Ctrl ＋ Hで「置換」を起動させましょう。
以下を入力し「すべて置換」をクリックすれば、一括でさしかえられます。
・検索する文字列：変更前の文字・置換後の文字列：変更後の文字 入力済みデータの精査は関数を使って売上・経費・仕入れ・人材・顧客・商品など Excelで管理しているデータはさまざまです。
いざ、提出用の資料を作成するとなったときに、ベースとなる集計元のデータに乱れがあると、「月集計ができない！」「顧客名のミスで顧客ごとの集計ができない！」などの不具合が起こます。
すると、過去のデータにさかのぼってチェックし直すことになり恐ろしく手間と時間がかかってしまいます。
必要なときにすぐ集計したり、データを抽出したりするためには「元データがキチンと作成できている」ことが大前提となります。
そこで、 Excelですでに入力されているデータを次の観点で精査しましょう。
データの精査は関数を使用した一括処理ですばやく整えます。
・日付データが文字列になっていないか？ →文字列を数値に変換する・関数で処理したあと、不要な列が残っていないか？ →不要な列を削除して表を整える・英数字に半角全角・大文字小文字が混在していないか？ →半角小文字に統一する特に CSVデータをインポートしたときや、ほかのソフトからデータを移したときにこのような現象が起きやすいです。
Excelでは、あらゆる資料作成の元となるデータベースをキチンと管理していくことが、「早く」「正確」な資料作りにおいて重要となります。
実践 文字列の日付を数値に戻すには文字列の日付では月集計を求めたり期間を計算したりできないので、数値の日付に変換する必要があります。
ここでは、 B列（ B 3セル以降）に入力された文字列の日付を C列に数値の日付として表示する場合をご紹介します。
C 3のセルにすべて半角で、次のように手入力をしましょう。
= DATEVALUE( B 3) DATEVALUE関数は、文字列の日付を数値の日付に変換する関数です。
結果がシリアル値で表示された場合は、セルの書式設定（ Ctrl ＋ 1）の表示形式を日付に設定しておきます。
その後、相対参照で数式をコピーしておきましょう。
データが大量にあるときは数式のコピーで最下段までドラッグするのも大変ですね。
その場合は、フィルハンドルをダブルクリックすれば最下段までコピーできます。
実践 列を削除すると参照先がエラーになるときはデータを正しく変換した後に大切なことは、不要な列を削除するということです。
先ほどの例を考えると、このままでは入会年月日の列が 2列になってしまいます。
かといって、数式の参照先である B列を削除してしまうと、 C列に作成した数式の参照セルがなくなってしまい、せっかく求めた DATEVALUE関数の結果がエラーになってしまいます。
そこで、 C列のデータをコピーし「値貼り付け」をしましょう。
数式を抜いて結果だけを貼りつけることで参照セルも不要になります。
① C列を列選択し、 Ctrl ＋ Cでコピーをします ②そのまま C列に［ホーム］タブ →［クリップボード］グループの貼り付けボタンから「値貼り付け」をクリックします（ Alt → H → V → V）。
数式バーを確認すると数式ではなく日付のデータが表示されます ③不要となった B列を選択して列ごと削除しておきましょう（列の削除： Ctrl ＋－）実践 アルファベットを半角小文字に統一する半角・全角・大文字・小文字が混在するデータを半角小文字に統一するには、次の 2つの関数を使用します。
・全角 →半角変換…「 ASC関数」・大文字 →小文字変換…「 LOWER関数」たとえば、 G列（ G 3以降）に書いてあるメールアドレスを H列に「半角小文字」で統一して表示させてみましょう。
H 3のセルにすべて半角で、次のように手入力します。
フィルハンドルをダブルクリックして、数式をコピーします。
このときも、メールアドレスの列が 2列になってしまいますので、正しく表示され
た H列を列選択してそのまま値貼り付け（ Alt → H → V → V）をして、不要となった G列は列ごと削除（ Ctrl ＋－）しておきます。
Column 音声読み上げで内容をチェックするそのほか、 Wordにも Excelにも読み上げ機能がありますので、データをソフトに読みあげてもらいミスをチェックできます。
Excelの場合は、すべてのコマンドから「セルの読み上げ」ボタンをクイックアクセスツールバーに登録しておきます。
Wordの場合は Ctrl ＋ Alt ＋ Spaceで音声読み上げが起動します。
手元資料と画面データとの照らしあわせなどの場合は便利です。
資料作成時には、・事前にミスが起こらないようにする・それぞれのソフトの自動処理を最大限に活用することを意識して、ミスのない資料作成を心がけましょう。
自動入力で「ミスなく瞬時に入力」を極めるどんなに気をつけていても、ミスのない人間はそうそういないでしょう。
「人の手で入力することにミスの原因がある」と考え、極力手入力を避けることがデータのミスを防ぎます。
では、「手入力を避ける」とはどういうことでしょうか？もちろん、売り上げや経費・顧客情報など日々動いている生のデータは人の手で入力しない限り自動入力はムリです。
ただ、同じデータの入力回数を減らすことでミスは防げますし、パパッと入力をすませることができます。
この節では、次の 2つの方法をご紹介します。
・オリジナルの連続データで、くり返し入力するデータを自動入力する・関数で、すでに入力されたデータから情報をとりだし入力を減らす 「オリジナルの連続データ」で自動入力を実現する「月集計を求めるときに 1月 ～ 12月を自動で表示させたい！」「カレンダーの日付を 1日 ～ 31日まですばやく入力したい！」このような連続データはフィルハンドルをドラッグすることで入力できますね。
次のようにすれば、日付にかかわらずさまざまな連続データを入力できます。
・数値の連続入力： 2つ以上のデータを入力し選択してからフィルハンドルをドラッグ・単位をつけたデータの連続入力： 1つのデータのみ入力し選択してからフィルハンドルをドラッグところで、この連続データ。
リストを作れば、オリジナルで作成できることはご存知でしょうか？「社員リスト」や「商品リスト」などよく利用するオリジナルリストを登録し自動入力できるようにしておけば、効率もよくミスもありません。
以下の手順で登録しましょう。
①［ファイル］タブ →オプションから詳細設定をクリックし、全般の「ユーザー設定リストの編集」をクリックします ②リストの項目に登録したいデータを 1行 1単語で入力し追加ボタンをクリックします ③左側のユーザー設定リストに追加したら OKをクリックしますこのように設定しておけば、次回から「北海道」と入力してフィルハンドルをドラッグすると「沖縄」まで自動的に入力できます。
さらに、 Excelですでにあなたが入力したデータも「オリジナルリスト」として登録できます。
登録したいデータのセル範囲を選択した状態で、ユーザー設定リストを開くと「リストの取り込み元範囲」にセル番地が表示されます。
「インポート」ボタンをクリックすれば、リストの項目を入力する手間すらなくなります。
Column 並べ替えは「昇順・降順」だけじゃない！「データを並び替える」というと、どうしても昇順・降順のイメージがありますが、先ほど登録した「連続データの順序」も並べ替えの対象にできます。
たとえば、都道府県を「北海道」から「沖縄」
沖縄」まで登録しておけば、連続入力だけでなく、「住所録や支社名一覧などを北から順番に並び替える」なんてことができてしまうのです。
そのほか「ユーザー設定リスト」に登録することでオリジナルの並べ替えを作成できます。
以下の手順で並べ替えましょう。
①［データ］タブ →［並べ替えとフィルター］グループの「並べ替え」をクリックします ②順序の項目から「ユーザー設定リスト」を選択します ③ユーザー設定リストの一覧から並び替えに対応させたいリストを選択し、 OKボタンをクリックします 「関数」で自動入力を実現するここからは関数で自動入力を実現する方法をご紹介しますが、前項の「連続データ」の自動入力となにが違うのでしょうか？連続データは「新しいデータ」をミスなく早く入力するための機能です。
前項で説明したように、基準になるデータは入力する必要がありますが、フィルハンドルをドラッグすればドラッグしたぶん、自動的に連続データが入力されますね。
それに対して、関数で自動入力をするということは、「すでに入力されているデータ」をもとに処理することになります。
たとえば、以下のような例が考えられます。
・入力されているデータにあわせて自動的に連番を振る・すでに入力された漢字のデータから「フリガナ」を入力する・すでに入力された生年月日のデータから「年齢」を入力するこのように「連続データ」と「関数」の違いを理解し、 2つの自動入力方法を使い分けましょう。
また、本章の『あらかじめ入力に制限をかければ、まちがえようがない』で述べた「データの入力規則」と組みあわせることで、次図のようなミスのない入力フォーマットを作成できます。
・A列（番号）： B列にデータが入力されたら、自動で連番を振る →番号のカウントミスがなくなる ・D列（フリガナ）： C列で入力した「会員名」のフリガナが自動で表示 →会員名を 2度入力する手間を省く ・E列（郵便番号）： F列で入力した「住所 1」からフリガナとして自動表示 →数字や記号のめんどうな入力が省略できる ・I列（年齢）：生年月日から年齢を自動表示 →常に現在年齢が表示できる実践 自動で連番を振る B列の「会員 No」にデータが入力されたら、 A列「番号」に 1から連番が表示されるように数式を組みます。
A 3セルに、次の数式を手入力しましょう（すべて半角）。
= IF( B 3 <>””, ROW( A 3)-2,””)この式の場合、 IF関数の引数は（ B 3 <>””, ROW( A 3)-2,””）で、 ROW関数の引数は（ A 3）です。
また、 IF関数は「もしも ○ ○ならば、こうしましょう、それ以外はこうしてね！」という意味なので、以下のように、 3つの引数が必要になります（引数同士は「,（コンマ）」で区切ります）。
・第 1引数（論理式）：「もしも ○ ○ならば」・第 2引数（真の場合）：「こうしましょう」・第 3引数（偽の場合）：「それ以外はこうしてね」引数ごとにくわしく解説していきます。
第 1引数の「 B 3 <>””」の「 <>」は等しくないという意味で、「””（ダブルクォーテーション）」は空白を意味しています。
よって、「 B 3 <>””」は「 B 3が空白でないならば（ ＝ B 3にデータが入力されているならば）」という式です。
第 2引数の「 ROW( A 3)-2」で使用されている、 ROW関数は指定したセルの「行数」を求める関数です。
A 3は 3行目なので、そのままでは「 3」と出力されてしまいます。
そこで、 1からはじめるために、「-2」をしています。
B 3の行数を求めても同じことなので、ここで使用する ROW関数の引数は「 A 3」ではなく「 B 3」でもかまいません。
第 3引数の「””（ダブルクォーテーション）」は空白を意味しています。
つまり、まとめると次のような式になります。
A 3のセルに作成した数式を相対参照で下へコピーしておきます。
これで B 3以降も会員 NOを入力すると A列に連番が表示されます。
データを入力・削除するたびに連番を入れ直す手間もなくなります。
実践 フリガナの自動入力と半角表示 D列は、 C列に入力された「会員名」のフリガナを自動表示します。
D 3セルで次のように手入力をしましょう（すべて半角）。
= PHONETIC( C 3) PHONETIC関数は指定したセルのフリガナの情報をとりだす関数です。
数式を相対参照で下にコピーしておきます。
PHONETIC関数は入力した情報がそのままフリガナとして表示されます。
つまり、 E 3セルに「 = PHONETIC( F 3)」と入力すると、以下のよう
に表示されるのです。
・F 3セルに「東京都台東区浅草」と入力 → E 3セルは「トウキョウトタイトウクアサクサ」と表示 ・F 3セルに「 １１１－ ００３２」と入力して「東京都台東区浅草」と変換 → E 3セルは「 １１１ ー ００３２」と表示このしくみを利用すれば、 F 3の住所入力もかんたんだし、同時に E 3で郵便番号も自動表示されます。
ただ、 E列で表示されるフリガナは全角文字の郵便番号になります。
表示された郵便番号を半角にしたい場合は、 E 3のセルに次のように入力をしましょう（すべて半角）。
ASC関数はセルの値を半角に変換する関数です。
数式を相対参照で、下の行へコピーし直しておきましょう。
実践 年齢を自動的に更新する会員は年をとらない？ うらやましい話ですが、そんなことはありません。
皆 1年に 1つずつ年をとっていきます。
ところが、会員名簿の会員の年齢は入会したときのまま、年をとっていない資料をよく見かけます。
社員名簿だって、顧客名簿だって同じです。
登録したときの年齢を手入力してしまうと、永久にそのままの年齢になってしまいます。
名簿の年齢も 1年に 1つずつ年をとって、現在年齢が表示されるようにしておきましょう。
期間を求める関数に DATEDIF関数があります。
I 3のセルに次のように手入力をしましょう（すべて半角）。
DATEDIFは「いつから、いつまで、単位は ○ ○で表示する」関数になります。
ここでは「生まれた日から、今日まで、を年数で表示」してほしいですね。
年を表す Yは「” Y”」ダブルクォーテーションで囲みます。
月数で表示する場合は「” M”」、日数で表示する場合は「” D”」となります。
この数式を相対参照で下へコピーするときに気をつけてほしいのですが、 H列のセルが空白（ ＝生年月日が入力されていない）場合、「いつから」の部分が 1900年 1月 1日と認識されてしまいます。
つまり、 2020年だと 120（ 120年目という意味）と表示されてしまうのです。
生年月日が未入力の場合に年齢を空白処理したい場合は、 I列の数式を次のように組みましょう。
= IF( H 3 =””,””, DATEDIF( H 3, TODAY(),” Y”))「もし年齢のセルに何も入力されていないならば、年齢のセルは空白でいいよ。
そうじゃなければ今日までの年数を表示してね！」という式です。
コメント