第 3章 「ちょっとくらい文字や図がズレてもいい」をやめなさい ～ビジネスにふさわしい整然とした見栄えにする

第 3章 「ちょっとくらい文字や図がズレてもいい」をやめなさい ～ビジネスにふさわしい整然とした見栄えにする

資料編集の最大の難関「文字配置」を攻略する段落ごとのメリハリをつける「インデント機能」[ w]実践箇条書きは「インデントを増やす」ボタンを使おう[ w] ２種類の「均等割りつけ」を使いこなす[ w] Column MS P明朝と MS明朝の違い[ w x]実践「インデント ＋均等割り付け」でタイトル・表を文字調整する[ w]実践 Excel資料のタイトル配置[ x]タブによる文字配置を習得しよう[ w]実践タブマークをまとめて一括削除する[ w]実践複雑な箇条書きを調整してみる[ w]実践タブを駆使して、さまざまなそろえ方に対応する[ w]文字のおわりまで、しっかりそろうように意識しよう[ w]表計算で見栄えをヘタに整えると「使えない」資料に[ x]実践結合を使わず、文字を複数列の中央に配置する[ x]図を美しく配置するコツをおさえる Wordでできる７つの配置方法[ w]実践文字列の折り返しの処理方法[ w]図に紐づけられた段落を示す「アンカー」[ w]すばやくキレイなフローチャートを作成するには[ w x]書式は統一したルールにして読み手を惑わせない決められた「配色」から色を選ぶようにする[ w x]「見出し」の書式を統一する[ w x]実践「条件付き書式」で瞬時に設定する[ x]実践「書式のコピー」でスタイルを使いまわす[ w x]編集の最後にもう一度「印刷」を考える行からはみ出した １文字、ページからはみ出した １行でイライラしていませんか？[ w x]実践はみだした文字／行を調整する[ w]実践セルからはみだした文字を調整する[ x]印刷設定で表をキレイに出力する[ x]実践作成した表を １ページ内に収めて印刷する[ x]実践 ２ページ目以降も表の「項目行」を表示させる[ x]実践印刷時に罫線を表示させる[ x]すべてのページに一括設定される「ヘッダー・フッター」を利用する[ w x]実践 Wordのヘッダー・フッターの設定[ w]実践 Excelのヘッダー・フッターの設定[ x]

資料編集の最大の難関「文字配置」を攻略するあなたが資料の編集に一番時間をかけているのはなんでしょうか？おそらく、それは「文字の配置」でしょう。

行のはじまりや終わりの文字が微妙にそろわなくて、時間ばかりがすぎてしまう。

最終的に「いくら調整しても、そろわない！」と途中であきらめて、そろっていないままの資料を提出してしまう。

……なんてこともあるのではないでしょうか。

社内ならそれでよくても社外に出す場合は、あなたが作成した資料のせいで「あそこの会社の事務レベルはこの程度か」と思われてしまうかもしれません。

常に会社の名前を背負って仕事をしている自覚は、資料作成レベルでも大切なことです。

今まで何気なくスルーしてしまっていた文字の配置もキレイに整えられるようになりましょう。

かといって、これまで何度も説明してきたように、 Spaceをトントンと入力して文字間隔を広げたり箇条書きの内容をそろえたりするのは NG。

メンテナンス性が高く美しいビジネス文書に仕上げるには、文字の配置に正しい機能を使用する必要があるのです。

文字のそろえ方には、・行頭行末の文字位置（インデント）・段落（文字数）の均等割り付け・文字と文字の間隔（タブ）の 3種類があるので、これらのしくみをしっかりと理解し応用できる力を身につけておきましょう。

段落ごとのメリハリをつける「インデント機能」まずはインデントの機能を理解しましょう。

インデントには次の 3種類の設定があります。

段落の １文字目の字下げ改行して次の行から書きはじめる際、内容の転換を表現するために行頭を「 1文字分、字下げ」して新たな段落とします。

このとき Spaceを使用して 1文字分の字下げをしている方も多いでしょう。

しかし、 Spaceを押して入力した空白 1文字は、フォントの種類・文字間隔の設定などですべて同じ幅にならないことがあるのです。

フォントの事情に惑わされることなく、正確に段落から 1文字分を字下げするには「 1行目のインデント」で選択した段落のそれぞれ 1行目のみを「 1文字分字下げ」します。

段落の ２行目以降の字下げ箇条書きの「段落記号」や「段落番号」を使用した段落が複数行になると、次の行は記号や番号の真下からはじまるのではなく、 1行目の文字開始位置からはじまるように自動改行されます。

もし次の図のように「段落記号」や「段落番号」を使用しない場合は、自分で設定しましょう。

その際「ぶら下げインデント」を使用すれば、段落の 1行目はそのままで「 2行目以降」が指定した位置で自動改行になります。

「ぶら下げインデント」は「 1行目のインデント」の逆で、 1行目は字下げにせず、 2行目以降を字下げでそろえたい場合に使用する、と覚えましょう。

段落全体の字下げ情報量が多い資料の場合、 1ページにたくさんの文字が入力されています。

そのため、改行や字下げ、行間などを使用して内容が読みやすくなるように工夫します。

工夫の 1つに「段落を 1つのカタマリとして強調する」ことが挙げられます。

それを可能にするのが「インデント」機能です。

「インデント」機能では選択した段落すべての行が字下げになるので、情報を目立たせることができます。

箇条書きの部分全体を字下げして強調する、文書の概要を本文と区別するために字下げして強調する、という使い方です。

資料のレイアウトにメリハリをつける効果があります。

これらの設定は、［ホーム］タブ →［段落］グループ右下の「段落設定」ボタンを押して、段落のダイアログから数値で設定しましょう。

ルーラーのインデントマーカーをドラッグしても字下げはできますが、左右同じ文字数の字下げをする場合、ドラッグでは不正確になります。

また、右の字下げはリボンの中にボタンが用意されていないため、左右まとめてダイアログから数値で使用したほうが効率的ですね。

実践 箇条書きは「インデントを増やす」ボタンを使おう箇条書きの作成にも、ぜひ左インデントを使用しましょう。

箇条書き部分の字下げをすることで、より強調され見やすくなります。

その際、箇条書き部分の字下げは、段落ダイアログより「インデントを増やす」ボタンの使用をおすすめします。

さきほど説明したように、箇条書きを設定すると、・箇条書きの記号の位置は「 1行目のインデント」・項目の位置は「ぶら下げインデント」に自動設定されます。

これは段落が 2行になったときに、 2行目の文字位置が自動的に 1行目の文字の下からはじまるようにするためです。

このとき、箇条書き部分の字下げをしようとヘタにルーラーで操作してしまうと、箇条書きの文字幅に狂いが出てしまい、余計調整が大変になってしまいます。

 

そこで、箇条書きの箇所を字下げしたい場合は、「インデントを増やす」ボタンを使用すれば、記号と文字の間隔を保ったまま、全体をかんたんに字下げできます。

もちろん「段落」ダイアログから数値で指定することもできますが、左インデントのみの場合はボタンのほうがかんたんで早く設定できます。

①必ずそろえたい段落すべてを選択します ②［ホーム］タブ →［段落］グループから「インデントを増やす」ボタンをクリックします ２種類の「均等割りつけ」を使いこなす「タイトルの文字間隔を広げたい」「箇条書きの項目の文字幅をそろえたい」このような場合、 Spaceで文字幅を調整すると、フォントの種類やアルファベット・半角全角に左右されてしまいます。

文字幅を自由に調整し文字をそろえるためには「均等割り付け」機能を使用しましょう。

「均等割り付け」を使用したタイトルは、後からタイトルを変更しても文字間の調整は不要。

また、箇条書きの項目の文字幅がそろっていると、箇条書きがすっきりと見やすくなります。

ただし、［ホーム］タブ →［段落］グループの「均等割り付け」のボタンは「段落」グループにありながら、選択の仕方で「段落」と「文字」のそれぞれに対して機能が働きます。

段落「段落」の均等割り付けは、段落の幅にあわせて文字を均等に配置しますので、タイトルによく使用されます。

段落内にカーソルを置き「均等割り付け」ボタンをクリックすると、文字を 1行の幅に均等に配置します。

1行の文字数（標準では 40文字）の中に等間隔で文字が配置されます。

文字「文字」の均等割り付けは、文字数を指定して文字幅をそろえるときに使用します。

異なる文字数の単語をそろえたり、アルファベットと漢字や仮名の幅をそろえたりと頻繁に使用されるので、必ず使えるようにしましょう。

Spaceでは調整できない文字幅もすばやくキレイにそろえることができます。

設定したい文字を選択して「均等割り付け」のボタンをクリックすると、現在選択した文字を「何文字分の幅にしたいか」文字数で指定できるようになります。

ただし、行末にある文字を均等割り付けにする場合は、改行のマークは一緒に選択しないで、文字のみを選択するように注意しましょう。

ちなみに、設定した文字を選択すると、水色の下線が表示されます。

これは、編集記号なので印刷はされません。

Column MS P明朝と MS明朝の違いあなたは「 MS P明朝」と「 MS明朝」の違いをご存知でしょうか？一見同じフォントに見えますよね。

じつは「 P」がつくフォントは「プロポーショナルフォント」といって、文字間を自動調整しているのです。

よって、プロポーショナルフォントを使用すると「文字の均等割り付け」の文字数がそろわなくなる場合があります。

フォントを変更してからそろえるようにしましょう。

実践 「インデント ＋均等割り付け」でタイトル・表を文字調整する資料のタイトルは中央揃えにすると、目立ってわかりやすくなりますね。

さらに文字間隔をゆったりと広げると、より強調されます。

もちろん、文字幅を広げるために 1文字おきにスペースを入力するのは NG。

キレイに編集するには、均等割り付けとインデントを組みあわせて使用します。

そうすることで、あとからタイトルの文字数が変更になっても文字間隔は自動で調整されるのです。

「均等割り付けだけじゃダメなの？」と思うかもしれませんが、段落内にカーソルを置き「均等割り付け」をした場合、タイトルが広がりすぎてしまいます。

よって、左右を字下げすることで、タイトルの幅を調整するのです。

段落の詳細設定から左・右のインデントを設定し、段落の文字数を減らしましょう。

ルーラーのインデントボタンをドラッグしても左右のインデントは設定できますが、ドラッグでは微妙な狂いが出てしまいます。

数値で指定してキッチリとあわせてすばやく処理します（本章の『段落ごとのメリハリをつける「インデント機能」』参照）。

このインデントと均等割り付けの組みあわせは、表内の項目を手早くキレイに配置する場合にも使用します。

セル内で均等割り付けを設定しただけでは、セルの幅によっては文字同士が遠くなり読みにくくなるので、インデントも利用しましょ

ましょう。

実践 Excel資料のタイトル配置 Excelの場合も、タイトルに均等割り付けとインデントを活用することで、かんたんに文字を配置できるうえに、修正をかけても文字幅が狂うことがありません。

もちろん、タイトルだけではなく表の項目にも活用できます。

①タイトルのセルを選択し、 Ctrl ＋ 1でセルの書式設定を開きます ②［配置］タブ →「文字の配置」から横位置を「均等割り付け（インデント）」、インデントの文字数（任意）を入力し OKをクリックします タブによる文字配置を習得しよう 2章で、文字と文字の間隔をあけて配置をそろえる場合は Spaceではなく、 Tabを使用するように、と紹介しました。

文書編集においてタブの機能は頻繁に使用します。

さまざまな使用方法をキチンと理解しておきましょう。

タブ（ →）は文字を飛ばす機能です。

基本的に Tabを 1回押すと、ルーラーの「 4文字目」に文字が配置されます（ 2回押すと 8文字目）。

これは「タブとリーダー」ダイアログの既定値が「 4字」になっているためであり、変更できます。

しかし、常に 4の倍数の位置で文字が配置されてしまうと、文字間が開きすぎたり狭すぎたりしてしまいますね。

そこで、「タブマーク」をつけることで自由に文字と文字の間隔を調整できるのです。

そろえたい段落を選択し、文字をそろえたい位置を決めて、ルーラーの数値の下をクリックすると「左揃えタブマーク」をつけることができます。

タブマークをつけた位置は左側の項目の文字数が増えてもズレることはありません。

タブマークを使った調整方法のポイントは、以下の 3つです。

Tabキーは連打しない Tabを 1回押すこととルーラーにつけるタブマークは 1セット。

何度も Tabを押すとタブマークを飛び越えて文字が配置されてしまいます。

タブマークをつけるときには、必ずそろえたい段落をすべて選択する選択せずにマークをつけると微妙に文字位置が狂ってしまいます。

せっかくタブ機能を使用してるのに、イライラしてしまうのはもったいないですね。

設定したタブがそろわないときは一度すべてのタブマークを削除してキチンと選択してからやり直しましょう。

不要なタブマークは削除するいくつもタブマークをつけても一番左にあるタブマークしか有効になりません。

不要なタブマークがルーラーにたくさんあると文字位置が狂う原因となるので、ルーラーの外にドラッグしてタブマークを削除しましょう。

実践 タブマークをまとめて一括削除するタブの設定位置が異なる段落を一緒に選択すると、ルーラーのタブマークがグレーアウトしてしまいます。

これでは不要なタブマークがどの段落にあるのかわからず削除できません。

段落ごとに確認しながら削除するのはめんどうなので、まとめてすべてのタブを削除して再設定しましょう。

すべてのタブを一度にクリアにするには削除したい範囲を選択し、「段落」のダイアログ →「タブ設定」をクリックし、タブの設定画面の「すべてクリア」ボタンをクリックします。

実践 複雑な箇条書きを調整してみる箇条書きの内容が 2 ～ 3行と複数行ある場合は、項目と内容の位置調整が複雑になります。

たとえば、以下の例を見てみましょう。

参加費・申込先の 2行目は Shift ＋ Enterで「

で「段落内改行」（第 1章『最大のポイント「段落」を理解する』参照）をしています。

つまり、いずれもすぐ上の行とおなじ段落です。

申込方法は内容の文字数が多く自動改行で 2行になっています。

どれも同じ段落内の 2行目となるので、ぶら下げインデント位置に 2行目の文字の先頭がきていますが、これらは「内容」の行頭にあわせたほうがキレイですね。

箇条書きや段落番号を設定すると、段落記号と文字の間に自動的にタブが入力されます。

本来であればタブとルーラーのタブマークは 1セットですので、段落記号の後にあるタブのマークはルーラーの 4文字の位置になくてはなりません。

が、ぶら下げインデントが自動設定されることで、項目の文字の位置と 2行目以降の文字位置がそろい、タブマークが省略されてしまいます。

各段落の 2行目を 1行目の内容の位置にそろえるためには、以下の手順で操作しましょう。

まず、ぶら下げインデントの位置をタブマークの位置にドラッグして移動します。

自動で入力されている「段落記号の後のタブ」の文字位置がタブマークの位置となります。

同じ段落の中にタブが 2回入力されているので、タブマークも 2つなければいけませんね。

最初のタブを止めるためのタブマークをルーラーの 4文字の位置をクリックして設定しましょう。

最初のタブは箇条書きのためのタブマークで文字がそろい、 2つ目のタブはぶら下げインデントと同じ場所にあるタブマークで文字がそろいます。

これで、段落の文字数がいくら増えても、減っても、 2行目以降の文字はキレイにそろいます。

箇条書きの設定では、記号の後に「タブ」が挿入され「ぶら下げインデント」で文字位置を調整しています。

同じ段落内に複数のタブを使用する場合は、それぞれのタブにルーラーのタブマークを設定する必要があるということです。

手順をわかりやすくまとめると以下のようになります。

①調節したい箇条書きを選択 ②項目／内容をそろえるためのタブマークをルーラーにつける ③段落の 2行目以降が 1行目の内容にそろうように、ぶら下げインデントを ②のタブマークの位置にドラッグして移動 ④記号の後の項目をそろえるためのタブマークをルーラーにつける実践 タブを駆使して、さまざまなそろえ方に対応するビジネス文書では箇条書きでタブの機能を使用しますが、ほかにも、いろいろなケースでタブを設定する必要が出てきます。

「左揃えで文字をそろえる」以外のタブ設定は、ルーラーからではなくタブの設定画面からおこないましょう。

右揃えでそろえるたとえば、次の図のように段落末尾の「円」にそろえたい場合は「右揃えタブ」を使用します。

①そろえたい段落を選択し、［ホーム］タブ →［段落］グループ右下の矢印から「段落の設定」ダイアログを表示します ②「段落の設定」ダイアログの左下にある「タブ設定」をクリックします ③「タブとリーダー」ダイアログのタブ位置にそろえたい文字位置を入力します ④配置から「右揃え」を選択します ⑤設定ボタンをクリックし、枠内に設定された文字数が表示されているのを確認し、 OKボタンをクリックします小数点でそろえる小数点以下の桁数が違うときは小数点をそろえたほうがわかりやすくなりますね。

そんなときは「小数点揃えタブ」を使用します。

タブを使用した文字間は空白となりますので、見やすくするためにリーダーを挿入してもいいですね。

手順は先ほどの ①～③まで一緒です。

④配置から「小数点揃え」を選択します ⑤任意のリーダーを選択します ⑥設定ボタンをクリックし、枠内に設定された文字数が表示されているのを確認し、 OKボタンをクリックします 文字のおわりまで、しっかりそろうように意識しよう文字がたくさん入力されている資料（マニュアル・契約書・企画書・論文など）の場合、行頭の文字位置のほかに行末の文字がデコボコしているものがあります。

レイアウトで文字数も決められているし、フォントも特別に変更していないのに行末が微妙にそろっていない資料です。

資料作成では、行頭だけでなく、行末もキレイに文字がそろっていなければなりません。

ところで、あなたは「左揃え」と「両端揃え」ボタンの違いって、気にしていますか？この 2つのボタンはどう違うのだろうと思ったまま、あまり気にせずスルーしていませんか？

左揃えボタンは段落の文字列を左に詰めて配置します。

フォントの種類によっては 1行 40文字といっても、微妙に行末のスペースが空いてしまうことがあるのです。

両端揃えボタンは、 1行 40文字の文字を均等割り付けして配置します。

フォントの種類にかかわらず行末は必ず「 40文字」の位置に配置されるのです（ただし、前述の「段落の均等割り付け」とは異なり、文字数が少ない場合は均等割り付けにはなりません）。

複数行の段落の行末は自動で調整されます。

見比べてみると資料の美しさの違いがはっきりとわかります。

段落の初期値では「両端揃え」に設定されていますが、ついうっかり左揃えのボタンをクリックして左揃えの段落にしてしまうと、複数行の文章の場合、行末がデコボコになってしまうわけです。

このボタンの違いを知っていれば、ムダな時間を費やすことなく、行末のデコボコも 1クリックでキレイにそろえることができますね。

表計算で見栄えをヘタに整えると「使えない」資料に Excelでよく使用される機能に「セルを結合して中央揃え」という機能があります。

とてもかんたんでキレイに配置できるので表題などで多用している方も多いことでしょう。

次の表はとてもキレイに作成されていますね。

ところが、この表、見た目はキレイでも、とても使い勝手が悪い表です。

たとえば、表を見ると「第 1四半期」 ～「第 4四半期」のセルが 3列ずつ結合されています。

ここで「 C列をサクッと選択したい！」とショートカットキー（ Ctrl ＋ Space）で列選択すると、 3列（ C・ D・ E）が同時に選択されてしまいます。

また、 A列が課名ごとに結合されているので「年間合計」で数値の多い順に並べ替えることもできません。

そのほかにも、・データ抽出のフィルタが使えない・データを結合されたセルに貼りつけると書式がなくなる・列数の異なるセルへデータを貼りつけると書式がなくなる・結合されたセルのデータを 1列左隣のセルに貼りつけるとエラーになるといった不具合が起こります。

それでは、表計算の資料はどうやって見栄えを整えればいいのでしょうか？データ入力をしない列や行・不要な結合が存在する表は再編集がしにくいので、最低限の列数、行数で作成します。

たとえば、請求書を例に考えると、列数・行数のムダを省くことですっきりとし、どこの列にデータを入力すればよいか、わかりやすくなります。

左の請求書・内容や単価を入力する列が複数列ありどこに入力すればいいかわかりにくい・ムダな行が多く、行間を開ける調整に手間がかかる・宛先を結合してセルの下線を引いているため宛先が長くなると列からはみ出し下線が切れる右の請求書・ムダな列がなく入力セルがわかりやすい・ムダな行がないため行間の調整がしやすい・宛先は文字の下線を使用しているため、文字数に関係なく下線が引かれる実践 結合を使わず、文字を複数列の中央に配置するどうしても複数列の中央に文字を配置したい場合は「セルを結合して中央揃え」ではなく、「選択範囲で中央」を使用するようにしましょう。

①中央に配置したい複数セルを選択します ② Ctrl ＋ 1でセルの書式設定を表示します ③［配置］タブ →「文字の配置」 →横位置を「選択範囲内で中央」を選択し、 OKボタンをクリックします

図を美しく配置するコツをおさえる「やや上昇傾向にあります」「お得です！」「たくさんの人がご来場くださいました」このように文字で書かれていても、それがどのくらいの上昇・お得・状況なのかあいまいで伝わりません。

上昇しているグラフ、図形で強調された割引率、人がたくさん集まっているイベント写真のように、具体的にグラフや数値、写真などで表現使用したほうがより伝わりやすくなりますよね。

このように、資料作成では文字だけではなく図（画像・図形・グラフ・フローチャートなど）を使用して、わかりやすく表現することは必須です。

しかし、文字列と図の配置のバランスがバラバラになってしまうと、かえって読みにくくなります。

効果的に使うはずの図で資料がゴチャゴチャになってしまっては、意味がありません。

図をキレイに配置するコツをおさえましょう。

Wordでできる７つの配置方法資料内で図を配置するときに必ず押さえておきたいことは「図と段落の関係」。

Wordではここでも「段落」が重要な意味をもちます。

何気なく挿入している図はすべて段落と紐づけられるのです。

たとえば、段落の文字が 1文字だけ大きいとその分行間が広がりますが、図を挿入したときも同じイメージです。

次の図ではネコの画像が「行内」に配置されているため、レイアウトが崩れてしまっていますね。

では、ほかにどのような配置方法があるでしょうか？ Wordには次図で示すように「行内」含めて 7種類の配置方法があります。

・上下：図形の左右に文字を配置したくない →文字を折り返したときに左右に余白を作ります・背面：文字の背面に配置して透かしのように挿入したい →図形の色が濃いと文字が見えなくなるため、図形の明るさ調整が必要です。

すべてのページに透かしを入れる場合は「透かし機能（第 4章『透かしを入れて「資料の役割」を明確に』参照）」を使いましょう・前面：段落に関係なく自由に配置したい →余白など自由に図を配置できます。

文字と重なると文字が読めなくなります図の形に沿って文字列を折り返したい場合は、「四角」「外周」「内部」の 3つの配置法があります。

これらを選択した場合、左右の折り返しを変更できます。

・四角：図を選択したときに表示される四角の枠に沿って文字を折り返したい・外周：図の輪郭に沿って文字列を折り返したい・内部：図の輪郭内部にまで文字列を表示したい（「内部」を指定して折り返し頂点を変更できます）「外部」「内部」を使用すると図の近くまで文字を配置できますが、資料全体が煩雑な印象になります。

通常の資料作成の場合は、「外周」「内部」を使用する必要はないでしょう。

よって、資料の中に図を配置するときは「四角」を活用します。

「四角」は図を文書内のどこに配置しても自動的に文字が図をよけて配置されますので、文字が図と重なって読めなくなったり、文字が欠けてしまったりすることはありません。

さらに、図の周りに配置される文字と図との間隔を広げたり狭めたりすることでレイアウトのイメージを変化させることができます。

また、レイアウトを「四角」で配置した図の場合、文字の折り返しも変更できます。

実践 文字列の折り返しの処理方法挿入した図の配置を変更する図を選択した際に、右上に表示される「レイアウトオプション」ボタンから変更します。

図と文字列との距離を変更する ①レイアウトオプションの右下にある「詳細表示」をクリックして「レイアウト」ダイアログを表示します（または、図を右クリックして表示されたショートカットメニューから「レイアウトの詳細設定」をクリック） ②文字列の折り返しタブをクリックし「文字列との間隔」に数値を入力します 図に紐づけられた段落を示す「アンカー」「文章を消していたつもりが、はなれた位置にある図も消えてしまった！ どうして？」先ほども述べたように図はすべて「段落」と紐づけられ

ます。

消えてしまった図は、消した段落と紐づいていたのでしょう。

挿入した図が「どこの段落に紐づけられているか」を確認するためにはアンカーと呼ばれる編集記号に注目します。

このアンカーのしくみも理解しておく必要があります。

さきほど説明した 7つの配置方法のうち「行内」に配置された図はその段落内にあるわけですから、アンカーは表示されません。

「行内」以外のレイアウトオプションを設定した図は、どの段落に図が紐づけれられているかを示すアンカーが表示されます。

選択して削除した段落にアンカーがあると、画像も一緒に削除されてしまいます。

「その段落は削除したいけど、図は削除したくない……」という場合は、アンカーをドラッグして別の段落へ移動させましょう。

すると、図の紐づけ先を変えることができます。

すばやくキレイなフローチャートを作成するには図入りの資料を作成するときに、もう 1つ大切なことがあります。

それは「図の作成・整列」。

たとえば、複数の写真を並べたり、フローチャートを作成したりするときに、・図形のサイズが微妙に異なる・配置がデコボコになっているこれでは、せっかくの資料も台無しです。

キレイに作成・整列させるために次の 3点をおさえましょう。

左右対称の図を描画する正円や正方形のように左右対称の図形を描画するときには、 Shiftを押しながらドラッグするとキレイに作成できます。

「コピー」を多用する同じ図形をドラッグで描画するとサイズが異なります。

できるだけ作成する図形は少なくし、図形の色や線、サイズを完成させてからコピーするとフローチャートもかんたんに作成できます。

さらに水平／垂直（ Ctrl ＋ Shift ＋ドラッグ）にコピーすれば、配置の手間もかからなくなります。

ソフトの機能を使って整列するフローチャートを作成したり、複数の現場写真を整列して配置したりと、図を狂いなく配置したいときには図を選択すると表示されるタブ（［図の形式］タブ、［図形の書式］タブなど）の［配置］グループにある「配置」ボタンを使用します。

複数図形を整列させるには、基準を決めて配置するようにしましょう。

キレイな図形をすばやく作成・配置して説得力のある資料に作りあげていきましょう。

書式は統一したルールにして読み手を惑わせない資料作成では「全体の統一感」も重要となります。

やたらと色数が多く落ちつかない。

見出しの書式がページごとにバラバラでそろっていない。

太字にしたり、赤字にしたり、強調が統一されていない。

などなど、相手が読む気にならない資料を作成していては意味がありませんね。

しかし、ページが膨大な資料を作っていると、なかなか統一させることは難しいものです。

ソフトの機能を活用して短時間で、統一感のある資料作成ができるようにしておきましょう。

決められた「配色」から色を選ぶようにするソフトにはデザインのスタイルがあらかじめ設定されています。

使用する色の組みあわせが決められているので、その中の色で資料をまとめるようにすると全体の統一感が損なわれません。

「色の組みあわせに自信がない……」「表のデザインをもっとスタイリッシュにしたい！」と思っている方も手軽に作成できます。

Wordも Excelも全体のイメージを決めるにはテーマの「配色」を使用します。

図形やグラフなどの図、表のスタイルほかの色の組みあわせがセットになっていますので、

作成する資料にあわせて配色を選択しましょう。

・Word：［デザイン］タブ →［ドキュメントの書式設定］グループから「配色」 ・Excel：［ページレイアウト］タブ →［テーマ］グループから「配色」ここで選択した配色は、グラフや表、図、テキストの色に反映します。

「見出し」の書式を統一する長文編集では、章・節・項見出しなどを用いて構成をわかりやすくします。

その見出しの書式はしっかり統一すると、内容が整理され理解しやすくなります。

たとえ、ペラ 1枚の分量が少ない資料でも同じことが言えます。

さらに、 Excelの表でも、「どれが項目で集計値がどこにあるのか」「手入力のデータがどれで、計算式なのはどれか」など、「瞬時に理解できる表」を作成することは、資料のわかりやすさを左右する重要な観点です。

そのために、項目や「計」のセルなどに「統一された見出しの書式」を設定すれば、資料の理解度をグッと上げることができるのです。

「そうはいっても、ページ数が多いと書式を統一させるのはたいへん……」じつは Wordも Excelも 1つひとつ書式を変えなくても「スタイル」の機能を使用すればかんたんに設定できます。

以下の手順で一括設定しましょう。

Word ①段落を選択して書式を設定します ②［ホーム］タブ →［スタイル］グループの「見出し 2」を右クリックします ③「選択個所と一致するように見出し 2を更新する」をクリックします ④同じ書式を設定したい段落を選択して、スタイルの「見出し 2」をクリックすると書式が反映されますこのように一旦設定してしまえば、もし「書式をやっぱり変更したい！」となったときも、先ほどの ①～③の手順で、「見出し 2」が設定されているすべての見出しが同じ書式に更新されます。

Excel ①タイトルのセルを選択します ②［ホーム］タブ →［スタイル］グループの「セルのスタイル」をクリックします ③「見出し 2」をクリックすると書式が設定されます。

同じように「計」のセルに「集計」のスタイルを設定しましょう実践 「条件付き書式」で瞬時に設定する作成した表は「何を伝えるために作成したのか」を示すためにもセルを強調することは重要です。

そこで、「条件付き書式」を使用するとデータに応じて自動的に書式を反映させられます。

たとえば、支社別月売上集計も「各月の最高売上はどこの支社なのか」を条件付き書式で自動的に目立たせることができます。

①データの範囲を選択します ②［ホーム］タブ →［スタイル］グループから「条件付き書式」をクリックし、表示されたメニューから「新しいルール」をクリックします ③「指定の値を含むセルだけを書式設定」をクリックします ④条件を設定します ⑤書式ボタンをクリックして、塗りつぶしの色を設定したら、 OKボタンをクリックします ⑥書式ルールの編集画面に戻ったら OKボタンをクリックします例示した表の場合、 ④のルールは次のように設定しました。

MAX関数とは最大値を求める関数。

指定した範囲の中で一番大きなデータを見つけます。

最大値を求める範囲は、 1月の範囲（ B列）、 2月の範囲（ C列）、 3月の範囲（ D列）、 4月の範囲（ E列）それぞれの売上の中から探すことで各月の最大値が求められますね。

よって、 ・B列（最初の列）で数式を組み、 E列まで変化させる →列番号は「相対参照（ $はつけない）」 ・3行 ～ 7行目の行数は毎月同じ →行番号は「絶対参照（ $をつける）」条件付き書式は、セルのデータに応じて書式が反映しますので、売上の金額が変わることで自動的に書式が適用されるセルも変化していきます。

実践 「書式のコピー」でスタイルを使いまわす先ほどの例と同様に 5月 ～ 8月のデータを作りたいときはどうすればいいでしょうか？

表をコピーして貼りつけた場合、再度スタイルや条件付き書式の設定が必要です。

ただ 1から再設定するのは、さすがにめんどうですね。

そんなときは「書式のコピー」を使用することでかんたんに書式を統一できます。

①書式が設定されている表を選択します ②［ホーム］タブ →［クリップボード］グループから「書式のコピー／貼りつけ」をクリックします ③書式を設定したい表を選択します編集の最後にもう一度「印刷」を考える 2章の最初に、用紙のサイズや余白の調整・印刷を設定しましたね。

しかし、実際に文字を入力して作成してみると、うまくページに収まらないケースも出てくるでしょう。

だからといって、ヘタに 1ページに収めようと余白を変更すると、せっかくキレイに作成していた資料全体のレイアウトが狂ってしまいます。

そこで、全体のレイアウトを設定し直すのではなく、「行単位」「ページ単位」で微調整をしてキレイに印刷しましょう。

行からはみ出した １文字、ページからはみ出した １行でイライラしていませんか？資料作成をしていて、 「1文字だけ次の行になってしまう……」「どうしても 1行だけ次のページにはみ出して、 1ページに収めることができない！」ということがあるでしょう。

そのとき、不要な行を削除してみたり、ひらがなを無理やり漢字に変えて文字数を調整してみたりとムダな時間を費やしてしまいませんか？じつは Word・ Excelの機能を使えば、次のような文字や行などはかんたんに調整できてしまうのです。

・Word：行からはみでた文字、ページからはみでた行 ・Excel：セルからはみでた文字、印刷時にページからはみでた行・列（くわしくは次節で解説します）次の調整方法をしっかり身につけて、読みやすい資料を作成しましょう。

実践 はみだした文字／行を調整する余計な文字・行をなくすために、ページレイアウトで 1行の文字数や 1ページの行数を指定しましょう。

①［レイアウト］タブ →［ページ設定］グループの右下からページ設定のダイアログを表示します ②文字数と行数の指定から「文字数と行数を指定する」にチェックを入れて、次のように指定します・行から 1文字はみ出す場合：文字数を増やす・ページから 1行はみ出す場合：行数を増やすちなみに、フォントの種類で「游明朝」を使用した場合、標準設定で 38行以上に設定すると行間が広がりレイアウトが崩れてしまうので注意が必要です。

その場合は以下のように対処しましょう。

文書全体を選択し、行間を固定値、間隔を 17. 75 Pに設定する（「ページ設定ダイアログ」の行送りと同じ値）。

ただし、ここで変更した文字数や行数は文書全体に反映されます。

1行の文字数を変更したことで、ほかの段落に影響が出る場合は、特定の段落のみで文字間隔を調整しましょう。

①［ホーム］タブ →［フォント］グループのダイアログ表示ボタンをクリックして「フォント」のダイアログを表示します ②文字間隔を「狭く」、間隔「 0. 5 pt」に変更します実践 セルからはみだした文字を調整するセル内に文字を収めたい場合は、「縮小して全体を表示する」と「折り返して全体を表示する」の 2つの設定を切り替えて表示させます。

まず、列全体を選択し「セルの書式設定」ダイアログから「配置」タブをクリック。

文字の制御を「縮小して全体を表示する」にチェックを入れれ

入れれば、列幅に文字が収まります。

ただし、セルによっては、文字数が多いことで、縮小率が大きくなり文字が読みにくくなっているでしょう。

そんなセルのみ、「折り返して全体を表示する」ボタンを使用します。

「折り返して全体を表示する」ボタンは［ホーム］タブの［配置］グループからいつでも設定解除ができます。

なぜこのような手順で切り替えるか、というと「縮小して全体を表示する」はわざわざ書式設定ダイアログを開かなければ設定できないため。

また、列全体に「折り返して全体を表示する」を設定してしまうと、「縮小して全体を表示する」と同時設定ができなくなるためです。

必ず「縮小して全体を表示する」設定をしたうえで、「折り返して全体を表示する」を設定するようにしましょう。

印刷設定で表をキレイに出力する作成した資料は「印刷するもの」と「印刷しないもの」にハッキリわかれます。

Excelで作成したデータ資料は印刷しないケースも多いですが、「サイズを考えずに作成してしまったけど、急遽印刷することになった！」ということもあるでしょう。

そんなとき表の印刷で問題になるのは、おもに以下の 3点です。

・表の 1行 1列が別ページにはみ出している・表の項目が 2ページ目以降に印刷されていない・罫線の太さが異なったり罫線が抜けたりしているところがあるこのような印刷をしないために、どんなときも慌てず手早く対処できるようにしておきたいですね。

これらは「印刷設定」で調整できます。

実践 作成した表を １ページ内に収めて印刷する［ファイル］タブ →「印刷」から調整できます。

「拡大縮小なし」を以下に変更しましょう。

・行が収まらない：「すべての行を 1ページに印刷」・列が収まらない：「すべての列を 1ページに印刷」・行も列も収まらない：「シートを 1ページに印刷」このようにすることで、列・行の自動縮小がかかり、 1ページに収めることができます。

ただし、表の作りによっては文字が小さくなりすぎるケースがあるので気をつけましょう。

実践 ２ページ目以降も表の「項目行」を表示させる表が大きく複数ページになる場合、フィールド（項目行）が 2ページ以降に表示されません。

すべてのページに自動でフィールドを印刷できるように設定します。

①［ページレイアウト］タブ →［ページ設定］グループから「印刷タイトル」をクリックします ②「ページ設定」ダイアログの「シート」タブを開きます ③タイトル行の枠内にカーソルを置き、ワークシートの 1行目を行選択します ④タイトル行の枠内に 1行目が絶対参照で表示されたら、 OKボタンをクリックします実践 印刷時に罫線を表示させる印刷の必要がないと思ってデータ入力のみしていた表の場合、そのまま印刷すると罫線がなくデータが見にくくなります。

いちいち罫線を引いて印刷しなければならないなどの手間がかかります。

印刷時のみ罫線が印刷されワークシート上では罫線の設定がいらない便利な印刷方法があります。

［ページレイアウト］タブ →［シートのオプション］グループの枠線の「印刷」にチェックを入れます。

 

データの追加があっても、罫線を引き直す必要がなく、手間がかかりません。

すべてのページに一括設定される「ヘッダー・フッター」を利用する資料の印刷時には、上部余白（ヘッダー）、下部余白（フッター）も気を配る必要があります。

ヘッダー・フッターに設定した内容は、「文書のすべてに印刷される」という利点があります。

よって、資料のタイトルや作成者・ページ番号を設定しておくことで 1つの資料としてまとめて管理できます。

資料がバラバラになってもフッター・ヘッダーの内容で見分けることができるようになりますね。

たとえば、会議の配布資料作成時などに複数ページの資料がバラバラと印刷されてしまっては、綴じるのにも時間がかかります。

キチンと「ページ番号」を設定し部単位で印刷しましょう。

ほかにも、ヘッダー・フッターに以下のような情報をいれると、便利です。

文書管理番号、日付日付の印刷で気をつけなければいけないことは、ヘッダー・フッターに日付を自動挿入した場合は常にファイルを開いた日が表示されます。

固定の日付を印刷したい場合は自動挿入を使用せず、手入力する必要があります。

資料データが保存されているフォルダとファイル名保存先を印刷することで、データを共有しやすくなります。

赤ペンが入った印刷資料を渡されて修正依頼がきたとき、そのデータの保存先が記載されていればすぐにファイルを開くことができます。

会社のロゴマーク資料内の全ページの同じ位置にロゴマークを挿入したいときは、各ページに画像を挿入するのではなく、ヘッダー・フッターを利用することで同位置にかんたんに挿入できます。

ヘッダー・フッターの編集から Excelは「図の挿入」、 Wordは「画像の挿入」を使用します。

実践 Wordのヘッダー・フッターの設定［ヘッダーとフッター］タブ →［挿入］グループから、日付やドキュメント情報（パス名・ファイル名・作者など）・画像などを自動挿入できます。

ただし、表紙に挿入されているページ番号を削除し 2ページ目から「 1」と表示したい場合は、以下の手順で挿入しましょう。

①［挿入］タブ →［ヘッダーとフッター］グループから「フッター」をクリック ②フッターの編集をクリックすると「ヘッダーとフッター」タブが表示されます ③［オプション］グループの「先頭ページのみ別指定」にチェックを入れます ④［ヘッダーとフッター］グループ →「ページ番号」のページ番号の詳細設定をクリック ⑤ページ番号の書式ダイアログの開始番号を「 0」に変更し OKをクリックします実践 Excelのヘッダー・フッターの設定 Excelは以下の手順でヘッダー・フッターを設定します。

①［ページレイアウト］タブ →［ページ設定］グループの右下矢印ボタンから「ページ設定」ダイアログ（または［ファイル］タブ →「印刷」 →「ページ設定」）を表示します ②［ヘッダーとフッター］タブをクリックします ③ヘッダーの編集、フッターの編集は同じです。

挿入したいボタンをクリックしましょう ④挿入したい場所をクリックしてカーソルを置いたうえで、自動挿入のボタンをクリックします。

「/」は手入力をします Excelで表紙つきの資料などを印刷する場合、表紙にページ番号を印刷しないためには、「先頭ページ別指定」にし、ページ番号の開始番号を「 0」にします。

複数シートのページ番号を通し番号にしたい場合も、この開始番号で指定するようにしましょう。