第 4章 「自分だけが扱えればいい」をやめなさい ～だれでもどんな場面でも利用しやすい資料に仕上げる

第 4章 「自分だけが扱えればいい」をやめなさい ～だれでもどんな場面でも利用しやすい資料に仕上げる

あなたの資料、ホントに共有して大丈夫ですか？資料そのものに含まれる個人情報を必ず管理する[ w x]実践作成者の個人情報がどう表示されるか確認する[ w x] Columnクラウドのメリット・デメリットを知って活用しよう透かしを入れて「資料の役割」を明確に[ w x]複数人で効率的にファイルを共有・編集するために資料を推敲するときは、変更履歴を残す[ w]変更履歴を処理するポイント[ w]実践見落としがないように変更履歴を処理する[ w]共有相手の変更履歴・コメントは種類を切り替えて処理する[ w]実践変更履歴・コメントの表示方法の切り替え[ w]変更履歴の見落としを防ぐ[ w]共有相手との意思疎通にコメント・メモを活用しよう[ w x]「その場でパッと作成して共有できる」表をマスターしようだれでもどんな場面でも「活用できる」表にする６つのポイント[ x]実践表を操作して、活用できるようになろう[ x]実践データベースからサクッとリストを作成する[ x]「ピボットテーブル」でデータを活用しよう[ x]実践ピボットテーブルを使った想定問答集[ x]実践ピボットテーブルの集計方法を変えよう[ x] Columnピボットテーブルを更新する[ x]大量のデータの中から瞬時に重複しないデータ一覧を作成する[ x] Columnピボットテーブルを印刷する[ x]おわりにショートカットキー一覧索引

 

あなたの資料、ホントに共有して大丈夫ですか？・企画書や報告書を社内で共有する・提案書やデータ資料を社外の人と共有する ……などのように、仕事は「複数の人」との共同作業。

共有する前に資料内容だけでなく、以下の点も必ず確認しましょう。

・資料の中に含まれる「個人情報」を管理する・資料の持つ「役割」をだれでもすぐにわかるようにする（サンプル、複製、社外持ち出し禁止、コピー禁止、大至急回覧、など） 資料そのものに含まれる個人情報を必ず管理する資料を渡すために相手の会社へ出向いたり、上司のデスクへ持っていったりということも、最近ではかなり少なくなってきました。

取引先とはメールでデータのやりとりをし、社内の連絡事項もメールで伝えることが一般的です。

さらには、いまやクラウドにデータを保存し共有する時代。

便利になっている一方でセキュリティの問題も無視できません。

あなたは資料のセキュリティをどのくらい意識しているでしょうか？「資料にパスワードを設定しておりますので、下記パスワードにてご覧ください」というファイルが添付されたメールをいただいたことがありました。

セキュリティを考えてパスワードを設定したにもかかわらず、メールの本文にパスワードが記載されているのでは何の意味もありません。

悪意のある外部の人間に資料を添付したメールを盗聴されてしまえば、もちろん本文に記載したパスワードも盗聴されてしまいますね。

また、複雑なパスワードが別便で送られてきても、毎回開くのに手間がかかりめんどうです。

そのため、最近ではファイルをクラウドに保存して「特定の相手とだけ共有する」など、メール添付を使用しないデータ共有も多く使用されています。

「添付メール」のセキュリティ以外にも「ファイルそのものの情報」のセキュリティは見落としていませんか？ネットからダウンロードしたテンプレートを使用すると、知らない会社の名前がファイルに残っている場合があります。

また、退職した人や前任者が作成したファイルを使いまわしていると、いつまでも作成者にその人の名前が記載されたままになってしまいます。

知らない間にファイルに書きこまれてしまう個人情報をそのままにしておかず、自分で管理できるようにしておきましょう。

実践 作成者の個人情報がどう表示されるか確認する Word・ Excelともに、［ファイル］タブの情報から個人情報を確認できます。

右側のプロパティには、作成者や更新者、ファイルの容量などが表示されます。

表示されている情報を編集したい ①「プロパティ」 →「詳細プロパティ」をクリックして、ダイアログを表示します ②「ファイルの概要」タブをクリックして、必要事項を入力して OKボタンをクリック。

「情報」のプロパティに反映されます個人情報をすべて削除したい ①「情報」 →「問題のチェック」から「ドキュメント検査」をクリックすると「ドキュメントの検査」画面が表示されます ②検査ボタンをクリックすると検査結果が表示されます ③「ドキュメントのプロパティと個人情報」のすべて削除ボタンをクリックし、閉じるボタンで画面を閉じます以上の手順でプロパティに書きこんだ情報をすべて削除できます。

これで、個人情報を含まないファイルとして使用できるようになるのです。

 

Columnクラウドのメリット・デメリットを知って活用しよう「データを共有したい」 「USBでデータを持ち歩くのが不安」「ファイルのバックアップをとっておきたい」そんなときは資料をクラウドに保存しておくと、かんたんに共有・バックアップができます。

さらに、 USBでデータを持ち歩くと物理的に壊れてしまってデータが読みだせなくなってしまうこともありますが、クラウドに保存をしておけば USBのようにデータが壊れる心配はありません。

資料をクラウドに保存する代表例として、 ・Wordや Excelと同じ製造元の Microsoft社が提供する「 OneDrive」 ・Google社が提供している「 Google Drive」を利用することが挙げられ、以下のような特徴があります。

・無料で使用できるストレージ容量は、 OneDriveが 5 GB、 Google Driveが 15 GB ・OneDriveは Word・ Excelのまま編集できる。

Google Driveでは Googleアプリ（ドキュメント・スプレッドシート）で編集する（第 1章の Column『ほかの資料作成ソフトも理解を深める』参照）双方の共通点は、両サービスとも、ネットにつながってるパソコン以外の機器（スマートフォン・タブレットなど）を使って、同じアカウントでログインをすれば、どこからでもアクセスできること。

また、いずれもクラウド上で編集・更新からファイル共有までできるので、パスワードつきメールでデータをやりとりするよりも手軽にすばやく作業できることです。

ただし、ネット環境がないとアクセスできません。

かといって、出先で安易にフリー Wi-Fiなどに接続してしまうと、データを読みとられてしまう危険もあるのでよく考えて利用してください。

透かしを入れて「資料の役割」を明確に契約書のひな型作成や企画書の原案作成中に印刷してチェック・修正することもあるでしょう。

そのとき、「社内のチームに配布した資料が、まちがって社外に出てしまった！」「まだ修正が必要なのに、先方に決定稿だと思われてしまった！」なんてミスがおこらないようにしなければなりません。

そのため、重要書類や見本書類などの場合は、印刷前に「透かし」を入れておくことをおすすめします。

共有するファイルは相手にも資料の状態がはっきりわかるように、印刷しなくても「進行中」「参考資料」などの透かしを有効に利用するといいですね。

さらに、透かし機能のメリットは挿入したテキストや図は「すべてのページの同位置に挿入される」ことです。

たとえば、資料の背景に会社のロゴを挿入したいとき「透かし」として挿入すれば、通常の図の挿入と異なり「ページごと位置がズレて何度も調整する」という手間も省けます。

そのうえ自動的に色が薄くなるので画像加工の手間すら省くことができるのです。

Wordでテキストを挿入 ①［デザイン］タブ →［ページの背景］グループから「透かし」をクリックします ②一覧にあるものであれば選択するだけで挿入されます。

一覧にない透かしのテキストを挿入したい場合は、「ユーザー設定の透かし」をクリックします ③テキストをチェックし、テキストの枠内の ▽をクリックし一覧から選択、または任意の文字を入力します ④ OKボタンをクリックすると文書のすべてのページに透かしが挿入されます Wordで図を挿入もし、会社のロゴなどを透かしとして挿入する場合は、「透かし」ダイアログボックスの「図」にチェックをして画像ファイルを指定すれば、色が薄くなり用紙の中央に配置されます。

サイズが自動になっていると用紙の中央に大きく表示されます。

サイズを指定する場合は、倍率で調整しましょう。

また、用紙の中央に配置された図を移動したい場合は、上部余白をダブルクリックしてヘッダー・フッターの編集に切り替えます。

これで図をドラッグして自由に移動できるので、適切な位置に移動させましょう。

編集が終了したら本文内をダブルクリックすることで、ヘッダー・フッターの編集が終了します。

Excelで図を挿入 ①［表示］タブ →［ブックの表示］グループから「ページレイアウト」をクリックします ②ヘッダー領域をクリックして［ヘッダーとフッター］タブを表示します ③［ヘッダー／フッター要素］グループから「図」をクリックして、任意の場所から図を指定します（あらかじめ「社外秘」など文字の図を用意しておきます） ④「図の書式設定」をクリックし、［図］タブのイメージコントロールの色から「ウォッシュアウト」を選択します

ます ⑤ OKボタンをクリックするとワークシートのすべてのページに透かしが挿入されます位置調整が必要な場合は「トリミング範囲」の「左」に正の値で図形が左に、「上」に負の値で図形が下に移動します。

文字の図のほかに会社のロゴマークも同様に設定できます。

複数人で効率的にファイルを共有・編集するためにたとえば、あなたが Web掲載用の記事のために取材し執筆したとしましょう。

それを Webメディアに掲載するまで原稿をだれとどのようにやりとりするでしょうか？取材した Web掲載用の原稿を作成し上司にチェックしてもらう →修正原稿が戻ってくる →修正した原稿を取材先に送り内容の許可をもらう →修正原稿が戻ってくる →再修正し上司に報告後、 Webに掲載する場面は違っても、 1つの資料を作成するために社内や社外の人とデータを共有するしくみはこれのくり返しでしょう。

このとき「どこをどう修正したいのか」を相手に伝えるために、コメントや変更履歴を使用します。

指示や修正を文字で伝えることで、口頭で説明するより齟齬もなく的確に修正できます。

ここで大切なことは、「変更履歴が残された資料を外部に出さないようにキチンと処理する」ということです。

変更履歴の記録の仕方、処理の方法をしっかりと理解しておきましょう。

資料を推敲するときは、変更履歴を残す作成した資料を自分で見直して書き換えた、あるいはほかの人が再編集したあとに、 「○ ○さん、どこをどんなふうに修正したんだろう？」「やっぱり変更前の内容に戻したい。

けれど、いちいち書き直すのはめんどう！」と悩むことはありませんか？ たしかに変更した箇所は上書きしてしまうと、確認したり元に戻したりできなくなってしまいます。

そうならないためには、あらかじめデータ上で「どこをどう変更したのか」わかるように「変更した履歴」を残して修正を入れましょう。

「変更履歴」機能をつけて修正すると、だれが、いつ、どこをどう修正したのかがひと目でわかるようになります。

変更履歴のつけ方は、［校閲］タブ →［変更履歴］グループから「変更履歴の記録」ボタンをクリックします。

ボタンをクリックした後の作業は、変更履歴として記録されます。

変更履歴の記録を中止する場合は、再度「変更履歴の記録」ボタンをクリックして OFFにします。

また、変更履歴を記録すると、ソフトに登録されているユーザー名が校閲者として資料に書きこまれますが、ユーザー名を個人名にするか会社名にするかなどは、 Wordのオプションから変更できます（ Microsoft Officeのユーザー名）。

このように、資料作成を精査する際は「だれがどんな修正をしたか」の履歴を残して、資料を推敲していきましょう。

変更履歴を処理するポイント先ほどの例のように、自分の資料に自分で変更やコメントを書きこむこともあれば、上司やチームのだれかが修正を加えることもあります。

このとき注意すべきは、「変更の履歴が残ったままの資料を、完成資料として提出してはいけない」ということ。

たとえば、あなたが変更履歴をつけて資料中の「 1200円」を「 1500円」に修正したとしましょう。

そして、その修正した履歴を残したまま「完成版」として資料を相手に送った場合、相手がファイルを開くと次の図のようになります。

この履歴を見た人は、「なぜ金額が高くなったのか？」「ホントに 1500円でいいのか？」と疑問を持ちます。

完成版のファイルを送る場合、履歴を処理してからデータを送らなくてはなりません。

処理のしかたは以下の 2つがあります。

・変更を承諾：変更が反映され（例だと「 1500円」となり）、履歴が消去される・変更を元に戻す：変更は元に戻り（例だと「 1200円」に戻り）、履歴が消去される変更履歴の記録・処理の方法は、絶対にミスが許されない作業です。

これらの処理をしっかり使い分けられるよう

になりましょう。

実践 見落としがないように変更履歴を処理する変更履歴を 1つひとつ処理する場合は、処理したい変更履歴の箇所を右クリックして、表示されたショートカットメニューから処理方法をクリックしましょう。

「この変更をすべて反映させたい」あるいは、「全部元に戻したい」という場合には、次の方法で処理してください。

画面上に表示された変更履歴をすべて反映する［校閲］タブ →［変更箇所］グループの「承諾」ボタンから「表示されたすべての変更を反映」をクリックします。

すべての変更を元に戻す［校閲］タブ →［変更箇所］グループの元に戻すボタンから「表示されたすべての変更を元に戻す」をクリックします。

ちなみに「すべての変更を反映（元に戻す）」をクリックすると、表示されている／いないにかかわらず、すべての変更履歴が一括処理となりますので、慎重に処理しましょう。

共有相手の変更履歴・コメントは種類を切り替えて処理する変更履歴がたくさん書きこまれるとゴチャゴチャしてわかりにくくなってしまいますね。

校閲者ごとに色分けされているとはいえ煩雑に見えてしまいます。

このように変更履歴がたくさん書きこまれた資料は処理でミスをしやすくなります。

たとえば「文字を書き換えた」履歴は、「削除」と「挿入」の 2種類があるので「挿入は承諾したのに、削除は処理していなかった……」なんてミスも発生してしまいます。

処理のポイントは、すべての種類の変更履歴を一度に表示するのではなく、・履歴を残した校閲者ごと・書式の変更ごと・挿入や削除ごとなど“種類”に分けて表示するとミスしにくくなります。

表示する種類の変更は［校閲］タブ →［変更履歴］グループの「変更履歴とコメントの表示」から以下のように切り替えましょう。

・校閲者ごとに表示したい →「特定のユーザー」から校閲者を選択・内容ごとに表示にしたい →表示したい処理の内容のみチェックを入れるさきほど述べたように画面に表示された変更履歴はすべて一括処理ができますので、併用して有効に利用しましょう。

実践 変更履歴・コメントの表示方法の切り替え変更履歴の表示方法は［校閲］タブ →［変更履歴］グループの「変更内容の表示」で以下のように切り替えることができます。

・シンプルな変更履歴／コメント：変更履歴・コメントのある段落の左側に縦線が表示される・すべての変更履歴／コメント：挿入・削除・書式の変更・コメントの変更履歴がすべて画面上に表示される・変更履歴／コメントなし：変更履歴は非表示にし、すべて承諾された状態で表示される（変更後の状態）・初版：変更履歴は非表示にし、すべて元に戻した状態で表示される（変更前の状態）また「シンプルな変更履歴／コメント」の状態で左側の縦線をクリックしても「すべての変更履歴／コメントの表示」に切り替えることができます。

さらに、変更履歴を「吹き出し」や「変更履歴ウィンドウ」で表示することもできます。

吹き出しの表示設定は、「変更履歴とコメントの表示」 →「吹き出し」から変更しましょう。

変更履歴ウィンドウの表示は［変更履歴］グループの［変更履歴ウィンドウ］から「縦長（横長）の変更履歴ウィンドウの表示」をクリックします。

変更履歴の見落としを防ぐ変更履歴を処理したつもりでも、どこかに見落としがあっては困ります。

確実に履歴が処理されているか、必ず確認しましょう。

特に、「変更履歴／コメントなし」「初版」の表示になっていると変更履歴が画面に表示されていませんので、うっかり変更履歴があることを見落とす場合があります。

変更履歴を確認するために、［校閲］タブ →［変更履歴］グループの「変更履歴とコメントの表示」をクリックしましょう。

特定のユーザーが「すべての校閲者」となっていれば、履歴は残っていません。

 

あるいは、変更箇所グループの「次（前）の変更箇所」へのジャンプボタンをクリックして確認できます。

次のようなメッセージが表示されれば、履歴は残っていません。

共有相手との意思疎通にコメント・メモを活用しよう変更履歴は直接文書を変更しますが、そうではなく、相手に何かを伝えたいときにコメント・メモを使用します。

メモ機能は Wordにはありませんが、 Excelの場合コメントとメモを使い分けることができます。

それぞれ以下のように作成できます。

コメントコメントの内容に関して相手が返信できます。

さらにコメントに返信を入力することでスレッド機能を使用できます。

Wordの場合、コメントをつけたい文字列を選択し、［校閲］タブ →［コメント］グループから「新しいコメント」をクリックします。

吹き出し表示されたコメント領域に内容を入力しましょう。

Excelの場合、コメントをつけたいセルを選択し、［校閲］タブ →［コメント］グループから「新しいコメント」をクリックします。

セルの右上に紫のマークが表示され、コメントがついていることを知らせてくれます。

メモ（ Excelのみ）メモの場合は、返信機能がありません。

セルの右上に赤いマークが表示され、セルにメモがついていることを知らせてくれます。

セルを選択するとメモがポップ表示されます。

セルにメモをつける場合は、［校閲］タブ →［メモ］グループから「新しいメモ」をクリックすれば、セルに吹き出しが表示され、メモの入力ができます。

また、メモがついているセルを右クリックし「メモの編集」をクリックすることで、メモ内にカーソルが表示され編集できます。

コメント・メモは、右クリックのショートカットメニューからも挿入できます。

「その場でパッと作成して共有できる」表をマスターしようビジネスの場において作成する資料は膨大です。

決算時期が近づけば、勘定科目ごとの経費集計や売上集計、取引先への支払い状況や売掛集計……来週の月曜日に営業会議があれば、先月の各課売上集計、商品別売上集計、得意先売上集計、社員の勤怠管理、出張費集計……たしかにデータを分析するためにはさまざまな項目から集計した表が必要ですが、会議の場で新たな集計を求められたら、「ちょっとお待ちください」と、ちまちま表を作成して関数を組むわけにもいきません。

かといって、事前にたくさんの表を作成しても、キリがありませんね。

そこで、「ピボットテーブル」という、データ分析に使える機能を活用しましょう。

ピボットテーブルは表の作成も関数の数式も組み立てる必要なく、瞬時に集計することができるのです。

さきほどのように会議の場で求められたときでもすぐに集計でき、サクッと共有できます。

さらに明細表も作成できる便利な機能なので、ぜひ使いこなせるようになっておきたいところです。

本節では、以下の 3つを解説します。

・ピボットテーブルの元となる「データベース」作成のポイント・ピボットテーブルによる関数を使用しない集計の方法・集計以外のピボットテーブルの活用法 だれでもどんな場面でも「活用できる」表にする６つのポイント Excelの表で一番活用される表とはどんな表でしょうか？ それは「データベース」という、さまざまな集計表を作成するときの元になる表。

つまり、「一番シンプルなリスト形式の表」です。

ただし「一番シンプル」と言っても、何も考えず作成すればいいわけではありません。

たとえば、担当者別集計、商品区分別集計、店舗支店別集計……などの集計表を作ろうとすると、当然「担当者」・「商品区分」・「店舗支店」の項目をもった元表がないと集計できませんね。

あたりまえだと思うかもしれませんが、さまざまな場面で活用できる表を作成するなら「項目をしっかり作成できているか」が重要になります。

都道府県別会員数を集計したいのに、「都道府県」「市区町村」を列ごとに分けず、 1セルの中に住所をフルで入力していないでしょうか？ 1月 ～ 12月の年間売上集計をするはずなのに、 1月のシート、 2月のシート、 3月のシート……と月ごとにシートを分けて入力していませんか？あとで困るのは自分だけではありません。

だれでも必要なときにすぐ集計できるリスト形式の表を作成するために、以下のチェックポイントに気をつけてください。

①集計する必要がある項目は、最初から必ず作成しておくすでに大量のデータが入力されている表で項目を追加すると、再度過去の伝票を探して 1項目のみすべてを入力しなければならないという悲劇が起こります。

②シートを分けずに、すべてのデータを １枚のシートに集めておくリスト形式の表にどんどんデータを追加入力していくことで、いくつも表を作成する手間が省け、一括で管理できます。

 

③ １行目の項目名（フィールド名）は重複しないようにする同じ項目名では集計できません。

「住所 1」「住所 2」や「会社電話番号」「携帯電話番号」のように異なる項目名をつけるようにしましょう。

また、項目名のセルが空白でも集計できなくなります。

④必ず項目に「基準となる列」を作成する顧客番号・伝票番号・オートナンバーなど「どのデータとも必ず重複しない」列を、表に含むことが大切です。

集計のために並び替えをくりかえして、ゴチャゴチャになったとしても、このような「基準になる列」で並べ替えをすれば、また同じ順番に並べ直すことができます。

⑤ １行 １明細で入力する「住所も電話番号も入会日も同じご夫婦なら、 1行に入力して氏名欄に 2人分の名前を入力すればいいよね」なんてことをすると、会員数は 1名減ります。

原則は 1行に 1人分（ 1明細）。

キチンと行を分けて入力しましょう。

⑥表内に空白の行は作らないで、詰めて入力をする「伝票が見つからないから後で入力するために 1行あけておいたのが、そのままになっていた！」なんてことがあると、表が分割されてしまい集計できなくなってしまいます。

見つからない伝票のデータは見つかったときに最終行に入力すればいいので、あと回しにしましょう。

最終的に伝票番号順に並び替えれば、キチンと間に入ります。

日々、上記の決まりを守った表へ入力すれば、パパッと必要に応じて集計できます。

実践 表を操作して、活用できるようになろう「リスト形式の表」のかんたんで便利な使い方の 1つ、「並べ替え」をしてみましょう。

たとえば、「年齢」の列を若い順に並べ替えたいときは、「年齢」のセルを選択し［データ］タブ →［並べ替えとフィルター］グループから「昇順」をクリックします。

基準になる列（図中であれば、 A列「 NO」）で昇順に並べ替えれば元に戻ります。

また、並べ替えは「オートフィルター」のボタンからもできます。

①表内をクリックし任意のセルを選択した状態で［データ］タブ →［並べ替えとフィルター］グループから「フィルター」をクリック ②表のフィールドに ▽のオートフィルターのボタンが表示されます ③フィールドのオートフィルターのボタンをクリックすると、昇順・降順・色で並べ替えのほか、同様にユーザー設定の並べ替えもできます。

実践 データベースからサクッとリストを作成する先ほどの「講座申込状況」のシートはすべての申込者情報が入力されていますが、 「『講座名』ごとに申込者名を抜き出したリストを作りたい！」ということもあるでしょう。

そんなときは、フィルターの詳細設定を使用します。

「オートフィルターと何が違うの？」と思うかもしれませんが、オートフィルターでソートをかけてリストを作る場合、データをコピーして別シートに貼りつけて、また、フィルターを解除して新たな条件でフィルターをかけてコピーして貼りつけて……というムダな作業をすることになります。

そこで、フィルターの詳細設定を使って、項目名（フィールド名）と条件を指定すれば必要な資料をすぐに作成できるのです。

それでは実際に「講座名（エクセル、ワード、パワポ）」ごとに申込者シートを作成してみましょう。

作成前にあらかじめそれぞれのシートを作成し、 1行目に条件の項目を作成します。

①「エクセル」の申込者リストを作成する場合は、あらたに作成した「 Excel」のシートをアクティブにします ②［データ］タブ →［並べ替えとフィルター］グループから「詳細設定」をクリックします ④「フィルターオプションの設定」で、以下の項目を記入します・抽出先：「指定した範囲」にチェック・リスト範囲：元データの全体を選択・抽出条件範囲：挿入したいシートに記入した条件の項目セルを選択（今回の場合は「 Excel」シートの「講座名」と「エクセル」のセル）・抽出範囲：データを表示させたい先頭セルを選択 ⑤ OKをクリックするとリストが作成されますほかの講座も同じように設定することで、すべてのデータからほしいリストを作成できます。

「ピボットテーブル」でデータを活用しよう先ほど作成した「データベース」を活用するには、さまざまな関数を駆使して、必要な情報をとりだしたり集計したりします。

しかし、関数を使用したりコピー＆ペーストで作表したりすることなく、データベースを操作するだけでほしい集計表がパッと作成できれば、こんなにうれしいことはありません。

それを実現できる機能が「ピボットテーブル」です。

以下の手順で「ピボットテーブル」を作成しましょう。

ただし、この機能を使用するには前述の「データベース」をキチンと作成しておくことが前提となります。

①リストの表内をクリックしてセルを選択しておきます ②［挿入］タブ →［テーブル］グループから「ピボットテーブル」をクリック ③自動的に連続データのリスト表全体を認識しますので、そのまま OKをクリックします ④新たにシートが挿入され、空のピボットテーブルが表示されます。

右側のピボットテーブルのフィールドには、リストの表の 1行目に入力した項目名（フィールド名）がボタンとなって表示されます ⑤集計したい項目名にチェックを入れて操作します実践 ピボットテーブルを使った想定問答集ここで、あなたがとあるパソコン講座の事務担当者だったとして、上司からの質問にピボットテーブルを使って受け答えしてみましょう。

Q.各講座の受講料集計はどうなっていますか？講座ごとの「講習料金集計」を作ります。

「講座名」と「講習料金」にチェックしましょう。

A.エクセルとパワポは同じくらいですが、ワードがすこし少ないです。

総額で 100万円強です。

Q.お申込みいただいた講習料金の入金状況はどうですか？講座ごとの「講習料金納入状況」を確認します。

入金済みにチェックを入れ、行フィールドから列フィールドにドラッグしてマトリックス表に組み替えます。

A.まだ、半分くらいの入金状況です。

Q.締め切りますので講座ごとの参加者名簿を作成してください。

講座ごとの「申し込みリスト」を作成します。

先ほど作成した、講座ごとの「講習料金納入状況」の表から、エクセルの総計セルをダブルクリックすると新規シートにリストが作成されます（ドリルスルー機能）。

Q.今回の講習の申し込みはどの地区が多いでしょうか？都道府県別申込人数の集計は、すべてのチェックを解除し都道府県のみチェックを入れます。

その後、フィールドリストから都道府県のボタンを値フィールドにドラッグしましょう（文字列のデータは自動的にカウントされます）。

A.特に申し込みが多い県はありません。

5名以下でバラバラです。

Q.申し込みの方法はどのようになっていますか？応募方法別申込数を確認する場合は、すべてのチェックを解除し、応募方法にチェックを入れ、フィールドリストから応募方法のボタンを値にドラッグします。

A.やはり、ハガキでの申し込みが減少して、メールでの申し込みが増えています。

ちなみに、ピボットテーブルで作成した項目はダブルクリックで変更できます。

Q.今回の講習会の参加者は若い人とご年配とどちらが多いでしょうか？年齢別申込人数の集計は、すべてのチェックを解除し、年齢・講座名のみチェックを入れます。

その後、講座名を列フィールドに移動します。

再度フィールドリストの講座名を値フィールドにドラッグして配置します。

ただし、これでは「若い人」と「ご年配」どちらが多いかわかりにくいので、年代ごとに集計しましょう。

年齢のセルを右クリックして「グループ化」をクリックします。

グループ化のウィンドウには、リストにある最小値と最大値が表示されています。

末尾の値に「 60」と入力し、 OKをクリックします。

これで、年代別申込人数が集計されます。

A. 20代 ～ 50代の方にお申し込みをいただいておりますが、特に年代の差はないようです。

ただ、エクセルは 20代の方、パワポは 30代の方が多く申し込んでいます。

40代以降はパワポの需要が少なくなっているのが見受けられます。

このように、ピボットテーブルを利用すれば瞬時にデータを集計でき、今後の対策も検討できます。

さらに、見たいデータをリアルタイムで表示できるので、会議のためにたくさんの集計資料を印刷して用意する手間が省けます。

ぜひ使いこなせるようになっておきましょう。

実践 ピボットテーブルの集計方法を変えよう

「値」に何を配置するかで、ピボットテーブルに表示されるデータが以下のように自動で変わります。

・文字列の項目（フィールド）：「個数」が表示される・数値の項目（フィールド）：「合計」が表示されるもしこの集計の計算方法を変更したい場合は、値フィールドのボタンをクリックして「値フィールドの設定」画面から変えられます。

Column ピボットテーブルを更新するピボットテーブル作成時に、表全体の範囲を指定しました。

この表を修正・追加した場合は、もちろん更新する必要があります。

それぞれ以下の手順で更新しましょう。

データを修正した場合［ピボットテーブル分析］タブ →［データ］グループの「更新」ボタンをクリックするだけで最新情報に更新されます。

データを追加した場合ピボットテーブルの範囲を拡張する必要があります。

［ピボットテーブル分析］タブ →［データ］グループの「ピボットテーブルのデータソースの変更」から、集計範囲を指定し直しましょう。

しかし、あらかじめ「元データの表に新たにデータを追加する」とわかっている場合、元データとなる表をテーブルに変換しておくことで、自動的に範囲が拡張されて上記の「データソースの変更」をする手間が省けます。

ピボットテーブルを更新するだけで最新情報になります。

表をテーブルに変換するには、表内をクリックして 1か所セルを選択しておきます。

［挿入］タブ →［テーブル］グループから「テーブル」をクリックします。

書式が自動設定されテーブル機能が使用できる表になります。

このとき、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックがあることを確認しましょう。

大量のデータの中から瞬時に重複しないデータ一覧を作成するピボットテーブルは「集計」だけにしか使えない、なんてことはありません！ 大量データのリストの表から「データ一覧を作成」するのにも活用できるのです。

たとえば、・集計用に必要な項目を抽出する・オリジナルの連続データを登録する用の「ユーザー設定リスト」を作成する（第 2章『自動入力で「ミスなく瞬時に入力」を極める』参照）などは手入力で作成すると「重複しないようにデータを抜き出す」苦労が必要で、考えただけでも大変な作業です。

しかし、ピボットテーブルを活用すれば手間なく「重複しない」データを一瞬で抽出できます。

［挿入］タブ →［ピボットテーブル］をクリックし、ピボットテーブルのフィールドリストで必要な項目名にチェックして、行フィールドに項目名を入れます。

集計をする必要はないので、値フィールドは使用しません。

データの部分を選択して、別シートに「値貼り付け」することで、再利用できます。

Column ピボットテーブルを印刷するピボットテーブルを作成すると、瞬時にさまざまなデータを集計できて大変便利です。

ただし、欠点は集計表が瞬間的なものであり、新たに項目を組み直すことで変わってしまうことです。

複数のピボットテーブルを作成しておけば、それぞれで集計を表示できますが、印刷する資料の枚数が多くなってしまいますね。

「ピボットテーブルで作成した表をまとめて印刷したい！」というときは、ピボットテーブルで作成した表をコピーし「図」として貼り付けてまとめましょう。

もし列数・行数さらにサイズが異なっていても印刷用資料として少ない枚数にまとめられます。

 

図として貼りつけるには、［ホーム］タブ →［クリップボード］グループの「貼り付け」ボタンから「図」をクリックします。

ワークシート上に図として貼りつけられますので、セルにとらわれることなく自由にサイズ変更・配置できますが、データの修正はできなくなるので注意してください。

ピボットテーブルの表に限らず、サイズの異なる表を資料として 1ページにまとめるときには活用できる方法です。

おわりにこの書籍執筆のご依頼をいただいたのが 2019年夏の始まりのころ。

企画内容の変更や構成の組み立てに時間がかかり、執筆を始めたのが秋も深まった 11月でした。

そしてその執筆開始直後に母が亡くなり、原稿を書きあげるころにはコロナウィルス感染のため世界中が混乱する事態となりました。

この「おわりに」はコロナウィルス感染予防対策としてスクールが休業となった自宅にての執筆です。

緊急時ならなおさら大切にしたい「読み手を意識した」資料作成母が亡くなった時には葬儀社の方との打ち合わせで、たくさんの資料と向きあうことになりました。

葬儀内容の申込書、スケジュール表、見積り……すべて紙ベースでのやりとりです。

深い悲しみの中、葬儀を進めるためには、簡潔でわかりやすくできるだけ少ない手続きが求められます。

しかし、資料を作る側ではなく、喪主側として受け取る側の立場に立った時、「もっとこうならわかりやすいのに」「もっとこう書いてほしいのに」と思うことがありました。

1枚の資料の中にギッシリと書かれた葬儀にまつわる準備や進め方。

悲しみで混乱している頭では、そんなにたくさんの情報をしっかりと読み理解する余裕はありません。

「箇条書きでもっと簡潔に書いてほしい」と思いましたが、きっと葬儀社からすれば、お客様のことを考えて「あれも伝えなければ、これも伝えなければ」と情報盛りだくさんの資料を作成したつもりでしょう。

しかし、立場が変わると見方も変わると実感しました。

そして驚いたのが、コロナウィルス感染予防対策に関する資金申請をしたときです。

webサイトから申請用の資料をダウンロードして、必要事項を入力して送り返すわけですが、このダウンロードした Wordのファイルを見て、ひっくり返りそうになりました。

なんと、本書の「はじめに」に記載した「スペースだらけ、行末改行だらけ」の資料だったのです。

社名や必要事項を入力するとすべての段落がズレて、レイアウトがめちゃくちゃになります。

それを防ぐためには、入力した文字数分のスペースを削除しなければならないのです（もしくは、 Insertで上書きモードに切り替えてから入力すれば、入力した文字数分だけスペースが削除されます）。

このような資料で、普段 Wordを使い慣れない中小企業の社長さんたちは、無事に申請できるのでしょうか？行政が配布している、それも何万もの人に向けた資料がこれでいいのでしょうか！？自信を持てる「必要最低限の資料作成スキル」を身につけよう！ Wordにしても Excelにしてもたくさんの機能があります。

その機能を覚えたければ、専用の書籍がたくさん発売されています。

そんな中で本書は、資料作成時に「最低限これだけの考え方と機能を使えるようにしてね！」というキホン部分をご紹介しました。

そう、本書で記載した内容はあくまで「最低限」なのです。

しかし、私はこの「最低限」のスキルが、一番身についてほしいと願っている部分です。

社会人としてスタートする時にみんながキチンと理解しておけば、ビジネス社会全体の資料作成スキルがアップできると思っています。

逆に言うと「これらのキホンを知らないで作成している資料は恥ずかしい資料ですよ！」ということです。

あなたが作成した資料を見て、どこかでだれかがひっくり返っているかもしれません。

これから社会人になる人はもちろん、・仕事で資料作成が多く、 PCに向かう時間が長い人・自己流で覚えたソフトの使い方を見直したいと思っている人・社外に提出しても恥ずかしくない資料を作成したいと思っている人・そもそも PCスキルに自信がない人といった方々も、この「最低限」のスキルを身につけたうえで、それぞれの業務にあわせて必要なソフトの機能を学習することをおすすめいたします。

今回、書籍執筆の機会を与えてくださった技術評論社の傳智之さん。

再度ご依頼いただけたことに深く感謝申し上げます。

そして、編集を担当してくださった技術評論社の佐久未佳さん。

書いても書いても修正が入り、変更履歴でいっぱいの校正原稿を見ると、夢にうなされそうでした。

その佐久さんの一生懸命さに支えられ「役に立つ本を作りたい！」という思いでここまでこれたことに心より感謝しております。

そして、原稿の入力ミスや画像をチェックいただいた、弊社スタッフの川上絵美子さん。

弊社ではテキスト作成時の最後に、川上さんの関所を通過しないと印刷できません。

今回も川上関所の役割を果たしてくれてありがとうございました。

今まで 20年以上のスクール業務の中で、さまざまな企業研修やスクール生徒の皆様からいただいた質問や悩みが私の中に蓄積され力となっていることをありがたく思います。

この本を読んでくださった方々が、今後社会人として自信をもって資料を作成できるようになることを心より願っております。

そして、少しでもあなたの役に立てればうれしい限りです。

2020年 4月 27日 四禮 静子

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表示形式のコマンドボタン 表を 1ページ以内に収めて印刷 フィルター フィルハンドル 袋とじ フッター ぶら下げインデント フリガナ自動表示 プロポーショナルフォント 文章校正 ページからはみ出した行 ページの開始番号を設定 ページの区切り方 ページの設定ダイアログ ページ番号 ベタ打ち ヘッダー 変更履歴 変更履歴の処理 変更履歴の表示切り替え 変更履歴の見落としを防ぐ 変更履歴をすべて反映／元に戻す 変更を承諾 変更を元に戻す 編集記号 ま行右インデント 右揃えタブ 見出しの書式 メモ 目盛線 文字数の入力制限 文字幅 文字列の折り返し 文字列の日付を数値にする 文字列を表にする や行ユーザー辞書ツールユーザー設定の透かし ユーザー設定リストの編集 ユーザー定義 用紙設定 横と縦のしくみ 余白の設定 ら行リーダー リスト入力 リボン 両端揃え ルーラー レイアウトオプションボタン レイアウトダイアログ 連続データ 連番の自動表示 わ行枠線 枠線を印刷 和暦 四禮 静子（しれい・しずこ）有限会社フォーティ取締役。

日本大学芸術学部卒業。

CATVの制作ディレクター退職後、独学でパソコンを学び、下町浅草に完全マンツーマンのフォーティネットパソコンスクールを開校し 20周年を迎える。

講座企画からテキスト作成・スクール運営を行う。

1人ひとりにあわせたカリキュラムを作成し、スクール会員数は初心者からビジネスマン・自営業の方まで 2000人を超える。

その他、行政主催の講習会や企業にあわせたオリジナル研修・新入社員研修など、すべてオリジナルテキストにて実施。

PC講師だけでなく、 Web制作企画や商店の業務効率化のアドバイスなども行う。

著書に『 Wordのムカムカ！が一瞬でなくなる使い方』『 Excelのムカムカ！が一瞬でなくなる使い方』『ストレスゼロの Windows仕事術』（技術評論社）、共著に『ビジネス力がみにつく Excel＆ Word講座』（翔泳社）がある。

ホームページ： http:// www. fortynet. co. jp/装丁西垂水敦 ＋市川さつき（ krran）本文デザイン・ DTP二ノ宮匡（ nixinc）編集佐久未佳

電子版書籍について本書は紙の書籍『スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい ～ 8割の社会人が見落とす資料作成のキホン』（ ISBN 978-4-297-11274-5）を電子書籍化したものです。

紙書籍とは一部レイアウトやデザインが異なります。

本書の更新履歴や補足情報は技術評論社ウェブサイトをご参照ください。

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電子版奥付書名スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい ～ 8割の社会人が見落とす資料作成のキホン電子版発行日 2020年 6月 6日初版第 1刷発行電子版更新日 2020年 6月 24日初版第 2刷発行著者四禮静子発行者片岡巌発行所株式会社技術評論社東京都新宿区市谷左内町 21-13電話 03-3513-6150販売促進部 03-3513-6180クロスメディア事業部電子版製本株式会社リ・ポジション © 2020 有限会社フォーティ ISBN 978-4-297-11275-2