さて、あらゆるお片づけ本でいわれている通り「捨て活」がひと段落したら、次は住所決めです。データの新しいおうちを決めてあげましょう。
データの整理＝フォルダ整理といっても過言ではありません。
GoogleドライブでもiCloudでもブックマークでも、データの仕分けにはフォルダを使います。
フォルダ整理は、大カテゴリ＞中カテゴリ＞小カテゴリのような階層づくり（「階層」がわかりづらい人は「エリア」と呼び変えてもいいです）が基本です。
このあたりのことは、みなさん意識して作っていると思います。
（「はじめに」の図解参照）ですが、この階層づくりにおいて、注意しなければならないことがあります。
それは、必ず、下の階層の数を定めること。（＝エリアをいくつまで作るのかを決めること）
そして、ひとつの階層の中に保管するフォルダやデータの数を決めること。
※階層＝エリア＝フォルダの保管場所です。
親フォルダ＞子フォルダ＞孫フォルダ＞ひ孫フォルダ……というように、ミルフィーユのようにフォルダの中に別のフォルダ、さらにその中にもフォルダがたくさん、というようなケースがよく見受けられました。
必要なデータにたどり着く前に、いったい何階層まで潜ればいいのでしょうか？（職場でカチカチとマウスをクリックし続けている方の半分は、フォルダダイビングをしている人たちだと思います）※フォルダダイビング……下の階層のフォルダに潜ること潜った先にきちんと必要なデータがあればよいのですが、同じフォルダの中に適当に名づけられたデータが山のようにあるため、また探しものをしなければならないこともよくあります。
下階層の数を決めることは、フォルダの中に作れるフォルダの数を決めることにもなります。ややこしくなってしまった方は「はじめに」の図解を確認してみてください。
【ステップ９】何階層まで許容できるのかを決める。
まずは残ったデータの種類とボリュームをざっくり把握しましょう。仕事によって異なるとは思いますが、私のおすすめは、下は４階層までです。
第１階層＞第２階層＞第３階層＞第４階層フォルダでいうと、第１階層に保管するフォルダは大カテゴリフォルダです。
第２階層に保管するのは中カテゴリフォルダ第３階層に保管するのは小カテゴリフォルダ……と、階層ごとにフォルダの区分けも細かくなっていきます。
保管するデータが少ない場合は、階層を減らしましょう。データ数によっては、第２階層で終わってしまうカテゴリもあると思います。
共有ドライブを利用している場合、第１階層にあたるのは、利用者全員がアクセスできるいちばん最初の場所となります。
データ管理における社内の定義、階層決めはあるかもしれませんが、気にしなくてかまいません。自分たちが自由に使える最初の階層が第１階層だと考えましょう。
【ステップ10】第１階層に、新しい保管フォルダ（親フォルダ）を作る。
次は階層ごとに、フォルダ管理のルールを決めていきます。まず、第１階層の新規フォルダを作ったら、タイトルづけとナンバリングをしていきます。
いったん数を決めたらもうそれ以上増やすことはしないのでしっかり番号をつけてしまって大丈夫です。
ここからは、あくまでも私が管理してきた、さまざまな会社でのデータ量を元に割り出した参考例となります。
フォルダの数は、保管データの量にもよります。ご自身で調整してください。まず私は、フォルダの数とナンバリングルールについて、こう決めました。
第１階層に保管するフォルダのナンバリングは２桁の数字、保管数は最大でも11個。
フォルダのタイトルと数字（ナンバリング）の間は「_（半角アンダーバー）」で区切りを入れておきます。
第１階層は、あくまでも導入部分です。書籍でいうところの目次にあたります。そのため、数はできる限り絞り、ざっくりとした仕分けのもと、タイトルをつけます。
目標は、第１階層をぱっと見て、目当ての資料がどこに振り分けられているかわかるようなタイトルをつけることです。
次の図は私が実際につけた第１階層のフォルダですが、参考までに載せておきます（今回の書籍のためにデスクトップに作っておいたフォルダです。イメージがつかみづらい方は参考にしてみてください）。
フォルダのタイトル、保管すると決めた内容についても少し説明します。会社のデータでどう分けていいかわからない場合は、参考にしてみてください。
「00_全体共有」
そのフォルダを利用している全員で確認が必要な、共有資料などを保管します。
「10_教育・研修」
主に教育関係のデータを格納しました。新入社員や中途入社社員の研修、スキルアップ研修、社外研修など、教育、研修に関係するもの全部を指します。
「20_業務マニュアル」
仕事をする上での必要な手順が記されたものを入れるフォルダです。システム関係のマニュアルだけではなく、社内ルールや接客マニュアルなどです。
「30_販売資料」
一般のお客様用の資料一式を保管しました。販売に関するもの全般ということで、作成中の資料などもここに入れています。
「40_数値管理」
営業成績、販売数、出版予定数などの数字に関係するデータを入れました。新旧比較できるように、現在のものだけではなく、過去のデータも数値関係はすべて一緒に保管しました。
「50_プロジェクト管理」
各種走らせているプロジェクト資料の保管場所です。
「60_他部門連携」
他部門（他部署）が関係する業務データを保管しました。部門（部署）外へ連携する際に使う資料、連携方法や管理方法、報告書などの一切をここに入れています。
「70_個人フォルダ」
部門（部署）のメンバーが使うフォルダです。ひとりひとつずつ自由に使ってもらえるように、メンバーの名前をつけた、子フォルダをこの中に入れました。仮にメンバーが退職しても、フォルダごと処分できるので、管理もラクです。
「80_部門長管理」
所属部門（部署）の長、専用フォルダです。こちらも割り当てた以降は、下っ端は管理しません。保管ルールも削除ルールも、例外としてご自身で対応していただきましょう。
「90_予備フォルダ」
フォルダの数を決めたあとは、隙間に誰かが勝手に新しいフォルダを作ってしまわないように、余ったフォルダは「予備」として確保しておきます。
仕分けを進めていく中で、新しいフォルダが必要になった時には「予備」からタイトルを変更して使いましょう。
「100_過去フォルダ」
整理を進めていく上で、今後も保管は必要だけど、中身の確認に時間がかかり、すぐに判断できない過去のデータを保管するフォルダです。
「過去フォルダ」に保管しなければならないようなデータは、確認や整理に膨大な時間を費やさなければ片づけられないものです。
しかし、そこに時間を取られてしまうと、せっかく上司の許可を取って進めていたデータ整理全体が、空中分解してしまいます。
それを防ぐための「過去フォルダ」です。ただし、このフォルダに移動する前に、本当に残すべきデータかどうかの吟味が必要です。
何でもかんでも、とりえず入れちゃえ！という感覚では今までと変わりません。データの保管先が変わっただけになってしまうので、注意が必要なフォルダです。
「999_削除予定フォルダ」
フォルダ数の例外項目（12個目）です。整理が完全に終わるまでは、ゴミ箱は入れやすいところにたくさん置いておきましょう。
ナンバリングは、2桁の数字にしました。
もちろん、番号でなくても「a_、b_、c_……･」などの記号でもかまいません。
私もブックマークの整理では、数字ではなくアルファベットを使っています。
ただ、会社の膨大なデータ整理に関しては、いちばん管理しやすいのがこのナンバリング方式でした。
理由は、第２階層のナンバリングをする時にお伝えします。
【ステップ11】第１階層のフォルダに、データをすべて分類して移動させる。
いよいよ、民族大移動ならぬ、データ大移動開始です。残ったデータをすべて、新しく決めたフォルダの中に移動させます。
もともと第１階層に直接保管されていたデータも、カテゴリにのっとって、すべて移動させてしまいましょう。
第１階層はカテゴリがはっきりしているので、どこに移動させたのかわからなくなることはあまりないと思いますが、メンバーに移動日時と、移動先を伝えておきましょう。
私は、簡単なカテゴリリストを作って、2週間後の×月〇日に一斉に移動する、と告知しました。
（例：セミナー、研修に関係する資料は「10_教育・研修」フォルダに移動、など）一斉移動の告知なのに、なぜ２週間も時間を取るのでしょうか。
これには理由があります。
万が一、ショートカットを自分のデスクトップに保存している人や、リンクを貼っている人がいる場合、移動させた時点でそれらが使えなくなってしまいます。
探しものをする時間を減らすための整理でもあるのに、協力してくれたメンバーに探しものをさせてしまうのは忍びないです。あらかじめ声をかけておきましょう。
また、整理をしている間に、みんなが好き勝手にデータを置いて増やされると大変です。臨時フォルダを作って、新しく保管する際は、そこを活用してもらうようにしましょう。そして、大事なこと。
第１階層には、次の２つのルールを徹底してもらいました。（ルールなので、所属部署の長に周知をお願いしました）
ナンバリングされたフォルダ以外、この階層に、新しいフォルダを作るのは禁止する。データをフォルダの外（第１階層の中）に直接保管することも禁止する。
フォルダがごちゃごちゃになってしまうのは、誰でも自由にデータを保管することができるからです。
これが自分の家だったら汚くなってきたらモノを捨て、整理整頓するでしょう。ところが、データはパソコンを閉じてしまえばもう見えない。多少汚くても気にならない理由はこれです。
せっかく整理したフォルダに、また同じように好き勝手にデータを増やされては本末転倒です。使っているメンバーには、きっちりお願いしておきましょう。
さて、ここまでできたら、第２階層、第３階層も同じ手順で進めていきます。第１階層と比べて、少し分類が細かくなりますが、基本は一緒です。
【ステップ12】第２階層のフォルダ（子フォルダ）とルールを作る。
第２階層は、第１階層のフォルダの中身となります。次はここを仕分けするので、まずは、管理ルールを決めます。
私は、第１階層のフォルダの数とナンバリングルールを決めた時に、第２階層のルールまで一緒に決めていました。
【ステップ10】で触れましたが、第１階層のナンバリングは、第２階層に作るフォルダの数を考慮したものです。
私のいた部署では、第２階層のフォルダは、9個と決めました（削除予定フォルダは例外です）。
具体的に図でお見せすると、次のようになります。
第１階層に保管しているフォルダが「00_全体共有」です。「00_全体共有」の中にある「01_周知事項」から「09_予備フォルダ」までが、第２階層です。
もうおわかりですね？第１階層でナンバリングした２桁の数字に合わせて次の階層のフォルダを作ると、第２階層のフォルダは、９個までしか作れないんです。
ステップ10に図を載せていますが、10個目の番号を作ると、第１階層のフォルダの番号にかぶってしまいます。でも、９個もあれば十分です。
私の経験でも、明らかに足りなかったのは、当時大量に同時進行させていた「プロジェクト」と「過去フォルダ」ぐらいでした。
フォルダにつけるタイトルは、第１階層同様に保管しているデータを見て決めていきます。保管するフォルダの数とタイトルが異なるだけで、ルールは同じです。
そして、第２階層のルールも次のように決め、所属部署の長に周知してもらいました。
第２階層の保管フォルダ数は、第１階層のフォルダ（親フォルダ）に紐づけて、親フォルダひとつにつき、子フォルダの上限９個までとする。
第２階層に、直接データや新しいフォルダを保管することは禁止する。
★ふかひれの格言★
決めた内容を周知し、認知してもらうことが重要なのではない。決めた内容を誰が周知するかが、重要なのである。（権力ある人を味方につけたのなら、遠慮なく虎の威を借りましょうね～）
【ステップ13】第１階層にまとめて放り込んでいたデータを、第２階層で小分けにしたフォルダ（子フォルダ）に移動する。
ここでの作業を簡単に説明すると、お部屋に散らばる洋服の片づけと同じです。
例えば、タンスの１番上から順に「トップス」「ボトムス」「インナー類」「小物」と一段ずつ分けて放り込んだとします。
カテゴリがはっきりしているので別の引き出しに混ざることはありませんが、春夏秋冬、全部ばらばらに突っ込まれているのでカオスです。
引き出しの中に仕切りを作って、さらに細かく分ける必要があります。トップスなら、春物、夏物、秋物、冬物、というように。この仕切りが、第２階層にあたります。
いきなりごそっと動かしてしまうと「あれどこにいったの！？」となりかねません。今回もちゃんと予告し、どこに、何を動かすのかの周知をしましょう。周知の仕方も、動かすデータの量に合わせて選んでください。
メールで毎日５つずつ、というように少しずつ移動させながら報告してもいいですし、量が多いならリストを作って知らせて、一気に動かしてもよいでしょう。
【ステップ14】第３階層のフォルダ（孫フォルダ）とルールを作る。
第２階層が決まったら、今度は第３階層です。第３階層からは、利用するメンバーにも、仕分けやフォルダのタイトルつけに協力をお願いすることになります。
私はまず、次のように決めて周知してもらいました。
第３階層に保管できるフォルダは最大15個までに限定する。第３階層に直接データを保管することは禁止する。
※一部例外適用フォルダあり今までと同様のルールですが、保管できるフォルダの数は増やしました。
これは、メンバーが管理しやすいようにするためです。
ナンバリングで使う数字も、3桁に増やしました。
【参考例】第３階層
３桁にした理由ですが、パソコンは、自分で何か指定しない限りは、フォルダの先頭についた数字を基にデータを並べ替えます。
そのため、15個まで保管できるようにした第３階層だと、数字のつけ方によっては、次の図（画像）のように混ざってしまうことがありました。
【参考例】第３階層（ナンバリングが混ざった例）
最近だとパソコンがお利口になったのか、きちんと番号通りに整理されていることも多いのですが、会社では古いOSや設定を使っているケースもあります。
当時の私の会社はダメでした（今はバージョンアップされています）。左側の数字を優先して持ってきてしまい、図のように残念な並び順になってしまいました。
念のため、安全第一で３桁の数字を振った方がよいと思います。また、フォルダを潜っていくと、何番目の階層かわからなくなってしまうことも多いでしょう。
第３階層＝３桁の数字、と決めてしまうと「ここ何階層目だっけ？」と、迷いません。番号をつけたら、あとは第２階層までと同じです。周知をしてから、振り分けていきましょう。
自分が管理しているデータならかまいませんが、それ以外のデータについては、保管するフォルダのタイトルは利用メンバーに委ねてしまっても構わないです。
自分たちがわかりやすいタイトルをつけてもらいましょう。
タイトルをつける際のルールですが「ひと目で中身がわかる」「目立たせるために★などの記号は使わない」ということはお願いしておきましょう。
番号を振っているので、タイトルはあとでゆっくり決めてもらっても大丈夫です。
タイトルが決まっていないフォルダは、番号だけつけて「001_予備フォルダ」というようにしておけばよいでしょう。
なお、この階層から例外が発生します。情報のカテゴリ（仕分けする必要性）が少ない分野というものが存在するからです。
例えば、一般的な企画書を作る時には、競合他社の調査内容や、今のサービスとの比較など、いろんな枝葉が出てきます。
下調べは個人のフォルダでするにしても、調べた内容の共有は必要なため、どのみち共有ドライブに保管しておかなければなりません。階層での保管で例えると、次のようになります。
【参考例】第２階層に保管している「Ａ社提携プロジェクト」の中身（＝第３階層）
こんな感じでしょうか。情報のカテゴリは少なくはありません。対照的に、ステップ14で触れた、利用者に割り当てたフォルダの場合は、こうなります。
【参考例】第１階層に保管している「個人フォルダ」の中身（＝第２階層）
第２階層で本来だったらナンバリングは数字２桁、９ファイルしか保管できないはずですが、実際には３桁のナンバリングで保管数も13ファイル。
これが、※印の例外です。
このケースは、第２階層が不要なので、削ってしまいました。
そのため、第１階層（大カテゴリ）＞第３階層（小カテゴリ）の２階層で完結しています。
（個人に割り当てたフォルダは、中にどれだけフォルダを作ろうが、どれだけデータをため込もうが、会社から保管バイト数削減命令が出ない限りは、基本関知しません。
あまり細かくチェックすると、面倒になってルールを守ってもらえなくなるリスクがあるからです）圧倒的に数が少ないのなら、階層ごと削ってしまう方が管理が簡単ですし、使う側も覚えやすいでしょう。
【ステップ15】第４階層でフォルダ作成は打ち止め。
いよいよお待ちかね、自由に保管してどうぞ！という階層の登場です。
これまでルールを厳しく設定してきた第１〜第３階層とは異なり、第４階層は「データ（そのもの）の直接保管」がOKなフォルダです。
私は、フォルダとデータは15個まで自由に置いていい、というゆるいルールを設けました。オーバーしたら整理をしてもらいます。
第４階層は、メンバーに自由に使ってもらうフォルダです。フォルダへのナンバリングも不要にしました。ただ、これも無法地帯にしないために、ルールは必要です。定めるべきルールは４つです。
- 最新版以外は保管しない
- 保管するデータのタイトルのつけ方を決める
- 上限数を決める
- この階層をフォルダを作れる最終階層にする（実質、第５階層まで存在することにはなりますが、第５階層にはフォルダは作れません。保管できるのは、WordやExcelなど、データそのものとなります）
第４階層はどんなデータでも自由に保管できますので、数を決めておかないと、また無制限に増えていきます。汚部屋、もとい汚階層に戻らないように注意しなければなりません。
一応、第４階層へのフォルダ作成はOKにしていましたので、実質第５階層まで利用できる状態でした。
第５階層は、フォルダ作成禁止で、データの直接保管だけできる階層です。下の階層に保管すればするほど、たどり着くまでに時間がかかってしまいます。
ショートカットをデスクトップに作っておくのもひとつの方法ですが、アクセスする全部のフォルダのショートカットを作ると、結局デスクトップが汚くなってしまいます。
アイコンだらけのデスクトップ使ってる方って結構いらっしゃいませんか？ゴミはゴミを呼ぶという法則がありますが、データ保管においても同じことが言えます。
ひとつ例外を作ってしまうと、よほどしっかりした人でない限り、ルールが決壊してしまい、なし崩しになってしまうのです。
これは私の経験則ですが、だいたいの場合、第４階層まで作っておけばほぼ問題はありません。保管量が多くて、第５階層が必要な方たち以外は、できる限り階層は浅い方がよいです。
第５階層まで必要な方たちがいる場合は、第５階層に保管できるデータの上限数を決めておくことも忘れないようにしてください。
ちなみに、私は何階層なのかすぐにわかるように、自分で管理するプロジェクトフォルダの第４階層にも、４桁の数字（「0001_」のように）でナンバリングしたフォルダを置きました。
第３章のまとめ
- 自分たちには何階層まで必要なのか、階層の数を決める
- 階層に保管フォルダを作る時は「誰がみてもひと目で内容がわかる」タイトルをつける
- ナンバリングは数字がベスト
- 他に利用者がいる場合は、自由にフォルダを増やされないように、所属部署の長を味方につけてルールを周知し、守ってもらうようにする
コメント