さて、いよいよ最終局面です。自由に保管できる場所を提供しましたが、適当に放り込まれても困ります。
会社で共有するデータの場合、保管するものは、関係者の誰に見られても問題がないデータです。
その最終形のデータを作るために集めた資料や、途中経過のものについては自分のデスクトップや、割り当てられた個人フォルダで作業をしてもらいます。
では、共有保管場所を使う場合、何に気をつければよいのか？タイトルを見ただけで、どんな内容なのか、いつ作られたものなのかすぐにわかるようにすること目指すのはこの一点です。
複雑なルールを決めても、面倒になり誰も守らなくなってしまいます。
タイトルのセンスは個人にお任せするとして、シンプルイズベスト！で、誰が見ても中身がわかるタイトルを心がけてもらいましょう。
そして、タイトルが長くなりすぎないよう、注意してもらいましょう。
具体的にどうつけるのかは、順番に解説していきます。
【ステップ16】データのタイトルのつけ方を統一してもらう。
好みはあるでしょうが、①『タイトル_西暦下2桁月日4桁』が管理上も見た目もベストだと断言します（ふかひれ調べ）。
おそらく、今までのデータは「ver.2.0」などのバージョン管理や「_20220401」という日付管理、またはその両方がつけられているものもあったのではないでしょうか。
これを統一するだけでもすっきりします。
②データ作成中の場合は、タイトルに作成している本人の名前と、作成中であることを入れる。何度かお伝えしている通り、保管するものは最新版のみです。
これは、個人管理のフォルダやドライブでも同じです（もちろん、写真のように思い出に関係するものは別です）。
例）「A社見積設計書_220401_ふかひれ作成中.xlsx」このようにつけると、今作っているものだとすぐにわかります。完成したら「_ふかひれ作成中」を削除し、日付を最新に更新すれば完了です。
③「_（アンダーバー）」と数字は半角を使う。タイトルに「★」などの記号はつけない。少し細かいルールですが、実際に並べてみるとよくわかります。
ぱっと見た時、あまりタイトルが長いと、全部表示できずに後半部分が見切れてしまいます。全角よりも半角の方が占める面積は少なく済みます。
西暦を2022年、と表示するのではなく、22年、と2桁入力にするのも同じ理由です。記号を使わないのは検索性を高めるため。
私がいた会社でも、タイトルの冒頭を【】で囲ってみたり、★をつけてわかりやすくしようとしたり……。
保管データの数が多いとみなさんいろんな工夫をして目立つようにしていました。ただ、せっかくつけた目立つ記号も、数が増えるとかえって混乱するだけです。
いっそルールとして禁止にしてしまった方が安全でしょう。さて、ルールがない場合の、いろんなタイトルパターンを見てみましょう。
例）保管するもの：上半期（4月）に行う、決起集会のプレゼン資料の場合～全角半角数字と、西暦4桁2桁の比較～
①全角パターン＆西暦２桁「４月上半期決起集会プレゼン資料_２２０３１５.xslx」
②半角パターン＆西暦２桁「4月上半期決起集会プレゼン資料_220315.xlsx」
③半角パターン＆西暦４桁「4月上半期決起集会プレゼン資料_20220315.xlsx」
④全角パターン＆西暦４桁「４月上半期決起集会プレゼン資料_２０２２０３１５.xlsx」
一目瞭然ですね。
共有フォルダ、ドライブにアクセスした際、全画面で開く設定をしている方はいらっしゃらないかと思います。
ほとんどの方が画面３分の１程度の大きさで開けるようにしているかと思いますので、あまり長いタイトルだと一度に表示されません。
（今回は、名前の表示部分をあらかじめ広くとっておきました）とても小さなことですが、全体で統一していた方が見た目もきれいです。また、複数のパターンがある用語については、利用者同士で統一させるようにしましょう。
お仕事内容によって変わると思いますが、日本語、カタカナ語、英語、いろいろな表現手段があります。例えば、この書籍を展開している「Amazon」でも複数表現があります。
「アマゾン、AMAZON、amazon、ｱﾏｿﾞﾝ……」こういった単語は、あらかじめ統一しておきましょう。
少し厳しいルールになってしまうかもしれませんが、私は同僚がよく使っている文字や単語を見て、次のようにルールを決めました。
参考までに載せておきます。
タイトルをつける際の注意事項
①誰が見てもひと目で中身が理解できるタイトルにする（正直、命名者のタイトルセンスが問われます）
②検索もれがないよう、統一された表記を使う（よく使われる単語は、表記一覧表を作っておきました）タイトルに使ってOKな文字
・全角漢字
・全角ひらがな
・全角カタカナ
・半角アンダーバー「_」
・半角英数字
・「・」（全角ドット記号）タイトルに使うのはNGな文字
・全角英数字
・半角カタカナ
・全角、半角のハイフン、句読点、カンマ、カッコ「（）」
・ピリオド（拡張子との混合を避けるため）
・全角、半角スペース（検索で指定が難しいため）
・記号等（検索しづらいし、データの中身にも関係ないものが多い）
第４章のまとめ
- データにつけるタイトルは「誰が見ても中身がわかる」ものをつけること
- できるだけ短く、簡潔なタイトルにするため、使用してOKな文字と、NGな文字は決めておくこと
- 検索で確実にヒットさせるためにも、複数の表記がある単語は、表記の仕方を統一させること
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