ここまでのステップを行ったあとは、行う前と比べると、かなり片づいているのではないでしょうか？パソコンを開いてすんなり仕事を進めることができるようなデータ整理、フォルダ整理が、７割程度はできたのではないかと思います。

最後の章では、残り３割のお片づけについてお伝えします。

【ステップ17】各階層、各フォルダのあちこちに作っておいた「削除フォルダ」の中にあるデータを整理する。

残り３割とお伝えしましたが、もしかするとかなり厄介かもしれません。いったいどれだけ「残してください」の「(^^♪」マークがついているでしょうか……。現実を認識したあとは「削除フォルダ」の統合から始めていきます。

①第１階層直下に、臨時フォルダ（仮置き場）として「△▽年〇月×日、削除フォルダ」を作る。

これはいずれ丸ごと削除するフォルダなので、削除する日付と内容がわかれば特にフォルダタイトルにはこだわらなくてよいです。日付が到来したらなくなるので、ナンバリングも不要です。

第１階層にフォルダを作ったら、あちこちの階層、フォルダ内に点在している「削除予定フォルダ」から、何もマークもついていないデータを全部移動させます。

この時点で、空になった削除予定フォルダは、右クリック→Deleteで削除してしまいましょう。

②残ったデータのチェックと、移動させるフォルダを決める。

最終アクセス者が誰なのかわかる状態のデータは、その人たちに任せてしまってもかまいません。自分が動かしてよいのか、それとも利用者たちで振り分けるのかは直接確認してみましょう。

私の場合は、毎日整理整頓メールで進捗報告をしたり、こまめに移動を伝えたりしていたので、残ったデータの移動やメンバーが管理しているフォルダのタイトルつけなど、一任されてしまいました。

（すでに一通りのデータ処分とフォルダ作成を行ってきたので、10分程度で、タイトルつけと仕分けができるようになっていました）人に移動されてしまうとわからなくなるからイヤという人もいるので、現場（利用するメンバー）に確認するのが安全です。

③決めたら移動。

移動したあとはすぐにタイトルを変更する。残すための「(^^♪」マークは、移動させたあとは外してしまいましょう。

補足ですが、タイトルのつけ方のルールは、新しく作るデータにのみ適用させた方がよいでしょう。移動させた過去の古いデータにまで適用させると、修正が膨大な量になります。

残したデータも、いずれ古くなります。数年後には削除対象になってしまう可能性が高い。今は膨大な過去データが残っているかもしれませんが、いずれ量は減っていきます。

会社のデータ整理をした方は、ここまでのすべての工程を終えたあと、整理前の状態と比較してみましょう。

仕事の一環としてやったのであれば、その結果は、あなたの成果物になるはずです。

地味でも大変な作業だったかと思います。これで、お仕事はほぼ完了。ミッションコンプリート！です。

残り２つのステップは、保管場所には自分以外アクセスしない方は読み飛ばして大丈夫です。

【ステップ18】管理台帳を作る。

このステップにある台帳は、作っても作らなくてもOK。

利用者の声を拾って「管理している人がわかるように、一覧表がほしい」と言われた場合は、管理台帳を作った方が親切です。

簡単にExcelで保管先とそのフォルダを管理している人を記録する程度でよいでしょう。新しいデータ管理ルールにメンバーが慣れたら、台帳は廃止してもにしてもよいと思います。

【ステップ19】新規フォルダが必要になった際の申請について。

万が一、第２〜第３階層で決めたフォルダの数が足りなくなった場合にも、勝手に作るのではなく、申請してもらうようにすることをおすすめします。

申請書類を作ってもいいのですが、フォルダ管理ひとつでそこまで手間をかけてもらうのも忍びないでしょう。メールでも口頭でも、ひと言、何を保管するのかを教えてもらってください。

そして、必要があれば代わりに作ってナンバリングもして渡してあげてください。しばらくは面倒でしょうが、最初のうちは少し細かいぐらいのケアとルールで運用した方がよいです。

みんなもう好き勝手にゴミ捨て場にしないな、管理の仕方に慣れてきたな、と思ったらルールはゆるめて使いやすいようにしてあげてください。

第５章のまとめ

• ・利用するメンバーからの要望があれば、管理台帳を作成してもよい
• ・今後、フォルダを勝手に増やされないよう、新しい保管場所が必要となった場合は、ひと言伝えてもらってから、作成するように注意する

おわりに

人は１日のうち、10から20分間はモノを探していると言われています。

物理的な目に見えるモノを探す時間だけでもそれだけムダに時間を費やしているなら、毎日触っている自分のパソコンの中で探しものをしている時間はどれぐらいあるのでしょうか。

私は、仕事でもプライベートでもパソコンをよく使いますし、スマートフォンもタブレットも複数台活用しています。

今までは、スマートフォンやパソコンなどの電子機器は、機種変更をする時に最低限必要なデータだけバックアップし、あとはあきらめて潔く処分。

新機種には新しく収集したデータをどんどん入れ直していました。自宅の引っ越しの時に、古い荷物を捨て新居で新品を買うのと同じ感覚です。でも、ある時ふと気づきました。

私のやっていることは、汚した場所からきれいな場所に移動して、また汚したら移動する、と同じことを繰り返す汚部屋住人と同じなんだな、と。

持っていかないデータ＝捨てるもの。つまり、大量のゴミデータを所有していたわけです。できれば、いつもきれいにしておきたい。

いつでも、人に見せられるような管理をしておきたい。仕事においては、できることなら貴重な時間を探しものになんて使いたくない。

その分、１分１秒でも早く仕事を終えて、おうちに帰りたい。片づけることでムダな時間が減り、毎日、5分だけでも会社を早く出られるなら、１本早い特急電車に乗れる。

乗り継ぎがうまくいけば、家に帰れる時間は20分は早くなる……。そう気づいた時に、片づけの神様が私の元に降りてきました。たかがデータ。

でも、そのデータの片づけを行うことで省けるムダはこんなにあります。

◎スペースのムダ

→今必要なものを保管する空きスペースを埋めてしまっているムダ。おそらく、無制限に保管どうぞ、としている気前のいい会社ばかりではないはずです。

Google、Appleなどのクラウドサービスは数多くありますが、無料で使える容量は限られています。

◎時間のムダ

→何がどこにあるか決まっておらず、探すために浪費してしまう時間のムダ。

頻繁に使用するデータと、中身を見ても必要性を判断できないデータが一緒に保管されていると、よくおきます。

◎間違えるムダ

→不要なものや似たような名前のデータがたくさん並んでいると、誤ったデータを参照してしまう可能性があります。

それを基に仕事を進めていくと、とんでもない結果にたどり着いてしまうかもしれません。

手に取ってくださったみなさまの探しものに費やす時間が少しでも減り、自分のための時間を確保するお手伝いができたのなら、こんなにうれしいことはありません。

最後に、本書を執筆するにあたり、協力してくれたみなさまに、あらためてお礼申し上げます。

まよまよ先生、支えてくれたライカレの同期、そして、本当にたくさんのまよまよチルドレンたち。

Twitter上でのアンケートにフォロー外から丁寧に意見を添えて答えてくださったあなたにも。心より、感謝を込めて。

2022年9月27日ふかひれ拝◆参考文献・Webサイト・『ビジネス知識を技術に変える自己啓発ブログ』http://you-zou.com/pc/folder-constitution/・『佐藤可士和の超整理術』佐藤可士和著（日経ビジネス人文庫）◆著者プロフィール就職氷河期世代の会社員ライター。

氷河の直撃を受けたためか、ホワイトな会社とのご縁が薄く、かなりブラックな環境で仕事をしていた苦労人。

本書は、ブラック社畜時代に自分の時間をつくるために習得した、仕事の時短術のひとつを紹介したもの。

現在は、さまざまな効率化を行うことによって時間とお金を生み出し、無事に社畜を卒業。

生活に少しだけゆとりが持てたため、当時の自分のように苦しんでいる人たちに、ノウハウを少しおすそ分けしている。

私生活では、生み出した時間を使って日本をきれいにする活動（環境保全活動のこと）をお手伝い中。

◆著者Webサイト・Twitter……https://twitter.com/fukahi_rei・note……https://note.com/fukahi_re/今後、Twitter内でデータ整理に悩まれている方の公開質問を受付する予定です。

また、フォルダ以外の整理についてもご紹介していきます。

気になる方は、ぜひフォローしてくださいね。

世界でいちばん優しいフォルダ整理の教科書発行日2022年10月著者ふかひれ発行ふかひれ出版Copyright2022ふかひれAllrightsreserved当サイトの内容、テキスト、画像等の無断転載・無断使用は有償、無償にかかわらず固く禁じます。

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