ＣＨＡＰＴＥＲ04「効率」＝「創造力」×「整理」

この章では、以下の３点を整理してみましょう。

1. 目的１「創造力」を豊かにする
2. 目的２「整理」を行き届かせる
3. 目的３「効率」よく仕事をする

「創造力と効率は関係ないんじゃないか？」ですって。いいえ、そんなことはありません。右に挙げた３つの要素「創造力」「整理」「効率」はお互いに強く影響し合っています。

まずは「効率」とは何かを中心に考えてみることにしましょう。

「創造力」と「整理」のレベルを上げると「効率」がよくなる

例えば、以下のような違ったタイプの３人を想像してみましょう。

Ａさんは、群を抜いて創造力があります。しかし、オフィスはいつも散らかっていて、仕事の効率はよいとは言えません。その結果、すばらしいアイデアがあるにもかかわらず、実現には至っていません。

Ｂさんは、整理整頓は完璧ですが、創造力がなく新たに何かを生み出すことはありません。単にムダがないだけの人生を送っていると言ってもいいでしょう。

Ｂさんは、いつも「整理整頓」ばかり声高に主張するので、周囲からひんしゅくを買っています。整理にこだわるだけでは、効率よく働くことはできないのです。

最後にＣさんは、創造力にも乏しく、整理もできていません。当然、効率のよさは望むべくもありません。

この３人の例を見ると「効率」とは、それ単体で存在するのではなく、仕事を「整理」し、かつ「創造力」を充分に発揮することで決まるものです。

効率、創造力、整理、この３つの要素の関係を計算式で表すと、次のようになります。

「効率」のよさ＝「創造力」のレベルＸ「整理」のレベル効率がよいとは「目標に向かって最短のコースを進む」ことです。

よく、忙しいことを自慢する人がいますが、その人は寄り道のような仕事ばかりしていないでしょうか？忙しいのがよいとは限りません。

忙しくしていても、効率が悪ければ、大したことは達成できないからです。整理の苦手な人は「苦手だから仕方ない」と思いがちです。自分の性格の問題とあきらめているのですが、これは大きな誤解です。

整理ができないのは性格ではなく、仕事の組み立て（システム）に問題があるのです。仕事のシステムを矯正すれば、問題は解決できるはずです。時と場合によって、行動パターンがまったく変わる人もいます。

例えば、自分の家は散らかり放題でも、オフィスは整理整頓が行き届いている人。反対に、オフィスは汚くても、自宅はきちんとしている人もいます。

前の会社では仕事に集中できたのに、転職した新しい会社では気が散ってばかりということも珍しくありません。

こうしたことからも、整理のよしあしは性格の問題ではなく、システムの問題だということがわかります。

仕事がうまく進まないならシステムを変えよう

仕事がうまく進まない時は、仕事のシステムに目を向けることが大切です。

あなたにはメールを処理するシステムがありますか？「メールが届いたらすぐに読む。相手が急いでいる場合だけすぐに返信をして、そうでないメールについては後で対処する」

……もし、あなたがこうした方針でメールに対応しているなら、それがあなたのシステムであるということになります。

もちろん、そんなシステムでは、効率のよいメール処理はできません。未処理のメールがたまるばかりの貧弱なシステムでしかないからです。

あなたがもしそんな状態なら、すぐにシステムを変えるべきです。適切な処理システムができれば、より効率よく仕事ができるようになるはずです。

本書には、システムに関するアイデアがたくさん書かれていますが、実は、どれがベストと断言できるものはありません。システムによって結果はさまざま。

本書を参考にしながら、あなたならではのシステムを開発していくことがおすすめです。本書で紹介する方法を習得するのに大した時間はかかりません。

そして、たった半日でも試してみれば、必ず効果が出るはずです。ですから、本書を熟読すれば、24時間以内に仕事の整理は完璧になるでしょう。

仕事は順調に進むようになり「やり残し」の仕事ができてしまっても、すぐに対処が可能です。

しかし、「それは助かる。仕事の遅れを取り戻してから、システム作りに取り組もう」これでは、いつまでたっても変わりません。

まず第一に適切なシステムを作りあげてから、遅れを取り戻してください。

整理が満点になるとこんな効果が

私の願いは、あなたの仕事のシステムを改善して「整理」を10点満点に持っていくこと。これこそが勝利の方程式。次のような結果が生まれてくるはずです。

• ●毎日、予定どおりに仕事が終わる
• ●１日の仕事が明確になるので「終わった」「終わらない」も明確になる
• ●仕事が終わらなくても、簡単に原因分析ができ、改善点もすぐに見つかる
• ●メール処理、書類整理、電話応対などの日常業務が最短時間で済む
• ●長期のプロジェクトも、最短期間で完了できる
• ●最適な仕事量がわかる
• ●取り組み中の仕事に悪影響を与えず、新しい仕事に取りかかれる
• ●「ニセの緊急事態」にダマされず「本当の緊急事態」を見分け、対処できる
• ●ずっと「いつかやろう」と思っていたことに着手できる
• ●仕事のフォローアップが完璧になる
• ●時間管理ができない相手に対処できる
• ●１日モチベーションを保って、仕事をやり遂げられるようになる

本書を読み終える頃には、仕事を効率的に進めるために必要な整理力はすべてあなたのものになるはず。その後は、あなたの努力次第です。

ＣＨＡＰＴＥＲ04まとめ

●効率・創造力・整理、この３つの要素はお互いに強く影響しあっている。効率のよさ＝創造力のレベルＸ整理のレベル

●仕事がうまく進まないときは、システムを変える。適切なシステムができれば、より効率よく仕事ができるようになる。

●仕事のシステムを改善し、整理のレベルが上がれば、より多くの結果が生まれ、ストレスを大幅に減らし、仕事に満足できるようになる。