あなたは、どんなタイム・マネジメントの手法を使っていますか？「ＴＯＤＯリスト」を作って、「優先順位」を決めて取り組んでいるのではありませんか？ＴＯＤＯリストと優先順位は〝時間管理の極意〟のように思われています。
しかし、この手法には根本的な欠陥があります。問題を解決するどころか、問題を引き起こしている可能性さえあるのです。驚かれたかもしれませんが、残念ながら本当のことです。
具体的に言うと問題は３つあります。
- 問題１仕事の効率が悪くなる
- 問題２仕事を抱えすぎることになる
- 問題３時間が足りなくなる
そして、この３つが原因となって、仕事のやり残しが生まれるのです。なぜ仕事が終わらないのか？それぞれの問題を見ていきましょう。
仕事が終わらない３つの理由
■理由１仕事の効率が悪い
集中できていない、重要なポイントも把握していない……そんな状態で仕事をしていないでしょうか？それなら、まずは本書を読んで効率の問題に取り組みましょう。
問題にしなければならないのは「結果が出ない」ではなく「効率が悪い」こと。つまり、仕事を進めるスピードの問題です。
■理由２仕事を抱えすぎている
効率をいくら改善しても、１日にできる仕事の量には限度があります。効率がよくなったからといって、手に負えない量の仕事を抱え込んでいるなら、事態は悪化するばかりです。
手に負えないほど仕事を抱えれば、仕事の質が落ちるのは当然ですが、それを気にかける人はあまりいないのはなぜか？私のクライアントの中にも、手いっぱいの仕事を抱えているのに「もっと仕事がしたい」と言う人がたくさんいます。
この問題は単純で、仕事の能力と実際の仕事量との兼ね合いに気を配れば解決できます。効率の向上にも限度がありますから、その先は仕事を減らすしかないのです。
ここでは、仕事を抱えた原因、つまり、あなたのコミットメントに注目しましょう。上司に頼まれたにしろ、自分で引き受けたにしろ、結局はあなたのコミットメントが問題の源泉です。
「仕事を減らすこと＝コミットメントを減らすこと」です。
■理由３日常業務の時間が足りない
スケジュール表が白紙の時間を「何も仕事がない時間」と思っていませんか？それは大間違い。その時間こそ、日常業務に費やす時間です。
スケジュールの空白が嫌なのか、やたらと予定を入れたがる人がいますが、あなたもその一人ではないでしょうか。
日常業務をする時間を忘れてはいけません。この３つ以外に、仕事をやり残す原因はありません。どんな理由も言い訳も、原因を突きつめればここに行き着きます。
優先順位には意味がない!?
ここで、優先順位にかかわる問題に話を移しましょう。実は、この優先順位のつけ方が、状況を悪化させている可能性があるのです。
■問題１優先順位で「効率」は改善できない
もし仕事の効率が悪いなら、優先順位をつけて、重要な仕事から取り組んだとしても、何の役にも立ちません。そもそも、優先順位と効率は何の関係もないのです。
重要度が高くても低くても、効率が悪いことに変化はないからです。仕事の順番を変えても、スピードが速くなるわけではありません。
それどころか、重要な仕事は時間がかかりますから、やり残しの仕事が雪だるま式に膨れ上がって、混乱を助長し、仕事の効率を下げる可能性があります。つまり、優先順位が仕事の効率を上げることはなく、逆効果でしかないのです。
■問題２優先順位で「仕事の抱えすぎ」は解決しない
大切なのは〝コミットした仕事を確実にやり遂げる〟ことです。優先順位をつけても、仕事は増えも減りもしません。さらに、仕事の「やり残し」も避けられません。
優先順位をつければ問題は解決できると、無制限に仕事を増やしてはいないでしょうか？つまり、優先順位そのものが問題を曖昧にしている可能性があるのです。
■問題３優先順位で「時間不足」は解決しない
過密スケジュールで余分な時間がないなら、優先順位をつけてもムダです。それで問題が解決すると思い込んで、かえって仕事を増やすことになりかねません。
ＴＯＤＯリストでは仕事の管理ができない
この問題の鍵はＴＯＤＯリストに書き込まれる仕事と、その日にすべき仕事には何の関係もないということにあります。
その日に入る仕事は、その日に処理するのが理想ですが、ＴＯＤＯリストは「その日に入る仕事」と「その日に処理すべき仕事」の関係が無視されています。
同様に、多くのタイムマネジメント手法には、１日の仕事の量に関する視点が含まれていません。１日にできる仕事量は無視して、仕事と必要な時間をバランスさせようとしているのです。
これでは、優先順位をつけても問題は解決しません。病巣は別のところにあります。１日分の仕事をその日のうちに終えたいのなら、方法は次の３つしかありません。
方法
- 仕事の効率を上げる方法
- 仕事を抱えすぎない方法
- 仕事をする時間を増やす
この３つのうち、とくに大切なのは「仕事を抱えすぎない」ことです。明確なビジョンもなく片っ端から仕事にコミットしていたら、優先順位をつけてもムダです。
それに、そもそもビジョンが曖昧なら、重要度の基準が定まりません。仕事の「やり残し」が出るようなら、まずはコミットメントを見直すことです。
芝生の手入れと同じように、コミットメントにも定期的な手入れが必要だということを覚えておきましょう。
ＣＨＡＰＴＥＲ05まとめ
●「優先順位」を「ＴＯＤＯリスト」で管理する手法では、以下の問題は解決できない。
- 仕事の効率が悪い
- 仕事を抱えすぎる
- 時間が足りない
●手に負えない量の仕事を抱えている場合、優先順位をつけて仕事を管理しようとしても問題は解決しない。コミットする仕事を絞って「仕事を抱えすぎない」ことがとくに大切である。
コメント