１段取りが大切であるほんとうの理由
思考はすべて脳の外に出しておく
CHAPTER3では主に、時間の大切さとスケジュールの話をしてきました。プロジェクト全体のスケジュールがわかれば、今日やるべきことも見えてきます。
ここでは「１日のやるべきことをどう管理すべきか」という話をしましょう。なるべくストレスなく、早く仕事を進めるコツは「自分の頭の中に思考を入れておかない」ということです。
「やること」や「思いついたこと」などは、すべて脳の外に出してしまいましょう。
頭の中がごちゃごちゃで「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」などと考えている人は、目の前の仕事がなかなか進みません。
頭の中に思考があふれてしまい、逆に動けなくなってしまうのです。思考を脳の外に出す。
具体的には「紙に書く」「スマホに入力する」「人に振る」、この３つです。
①紙に書く
今はスタッフがマネジメントをしてくれるので、自分でやることを管理することはなくなりました。しかし、ひとりで仕事をやっていたときは、ありとあらゆることを「やることリスト」にしていました。
毎日５枚くらいはリストがあったでしょうか。請求書の作成から税金の支払いまで、すべて書いておきました。
紙に書いておいたおかげで、やることはたくさんありましたが、自分の頭の中には「やるべきこと」はひとつもなかったのです。
「紙に書く」なんてあたりまえのような話ですが、実はストレスを減らすためにはとても有効なのです。
②スマホに入力する
「あとで読んでおこう」と思った記事やアイデアはメールの下書きに入力したり、ＬＩＮＥで自分だけに送ったりします。
ちなみにぼくのメールボックスには今、２７９件の下書きがたまっています。そこには、ありとあらゆるインプットやアイデアが詰まっています。
飲みに行ってみたい店、スタッフの性格の分類、妻が息子のためにつくった「おへそ探検隊」という歌の歌詞……。
これらは段取りの準備でもあり、同時にセンスにも必要な「知識のインプット」です。ネタ帳であり、思考の材料でもあります。
③人に振る
これは今の立場になったからできることかもしれませんが、新しい案件が入ると、まずはスタッフやプロデューサーに渡してしまいます。
クライアントと会ってお話しする中で「今度はこれをお願いしたいな」「これ、ちょっと考えておいてもらえませんか」と言われたら、すぐに「こういう話があって、こう言われたよ」ということをメールするのです。
知り合いとＬＩＮＥでやりとりする中で決まった仕事はそのままそのやりとりのスクリーンショットを送るときもあります。
こうして思考を「外部化」しておくと自分の中に残らないので、ストレスも減り、アイデアも出やすくなります。
よく「ストレスはないんですか？」「頭がパニックになったりしないんですか？」と聞かれますが、ぼくはストレスを感じないのではなくて、感じないような仕組みをつくっているだけなのです。
「段取りをよくする」とは「空白をつくる」ことクリエイティブディレクターというと、いろんな案件を抱えて「あれはどうしよう？これはどうしよう？」「このデザインやらなきゃ。
ああ、あの件はクライアントともめている……」などと忙しそうにしているイメージがあるかもしれません。
しかし、そうやってバタバタして、頭の中がパニックになっていては、いいアイデアは生まれません。そうではなく、つねに頭の中に「空白」をつくっておくことが大切なのです。
「段取りをよくする」とは、いろんな定義があるでしょうが、いちばん大きいのは「空白をつくる」ことです。いかに空白をつくるかが、仕事の成否を決めます。
ぼくが準備を万全にしたり、あらゆる段取りを整えたりするのは、すべてこの「空白」をつくるためなのです。ぼくの頭の中は、まっさらのノートのように何もありません。
だからこそ、たとえば「東京ショコラファクトリー」の打ち合わせになったら、テレビをパッとつけるように東京ショコラファクトリーのアイデアが脳内で生まれはじめるのです。
いつもからっぽの状態でいるようにしているからこそ、新しい発想が湧き出てきます。頭の中が「真っ白け」だからこそ、いくらでも考えられます。
ノートが真っ白だから、いくらでも描くことができる。考えるときに、そのときだけパレットを開いて描くのです。
描いたら、それをスタッフや取引先などに渡してしまいます。だから、つねにノートは真っ白です。小山薫堂さんも、打ち合わせに臨むときは準備しすぎない、と聞いたことがあります。
いつも「手ぶら」。悪く言えば「何も考えていない」となりかねませんが、大きな「空白」をつくってあるからこそ、その場ですごいアイデアを出せるのでしょう。
ぼくはそのやり方をマネしています。薫堂さんからよく聞くワードが「そういえば」です。彼は打ち合わせや会議で話を聞くとすぐに「あ、そうそう」「あ、そういえば」と言う。
そこから思いもよらないアイデアが出てきます。これは「あれも言おう。これも言おう」と事前に準備しすぎてしまってはできません。頭に詰め込みすぎてしまうとアイデアは生まれないのです。
でも、それとは逆に、いつも「これは○○に使える」と頭の中や外に記録しておくことは大切です。
すべて準備しておくことで空白をつくれ
「空白をつくる」「真っ白な状態でいる」「何ももたない」。そうするためには、どうしたらいいでしょうか？それは、必要になりそうな材料は先にそろえておくことにつきます。
つまり、あらゆる段取りをすませておくのです。
たとえば「現地を見ておく」という作業は、基本的に仕事がはじまる前にすませておきます。現地視察は非効率のように思えるのですが、やはり現地を見ていない仕事と見ている仕事とではアウトプットがぜんぜん違ってくるのです。
「フランダースリネン」の仕事をしたときも、仕事がはじまる前に自腹で現地を見に行きました。ベルギーのリネンの会社が、現地でとれる麻をブランド化して売りたいというプロジェクトでした。
そこでぼくは、現地の畑を見に行き、周辺の博物館なども見てまわりました。現地に行って温度を感じたおかげで、その仕事は今、すごくうまくいっています。
クライアントさんによっては「現地なんて見なくてもいいんじゃないですか？」と言われる方もいます。
しかし、やはり見ていないとちょっと感覚がズレるのです。その場で体験してみないとわからない。人間の感覚はそれだけ鋭いものです。
建築家の妹島和世さんはこんなことを言っていました。
「同じ６メートル×６メートルの部屋でも、壁の厚みが20センチなのか60センチなのかで、感じ方はぜんぜん違う。それくらい人間の感覚というのは繊細だ」と。
これだけネットなどでいろいろ情報が入る時代に、わざわざベルギーまで行くことは、段取りとしては遠回りのように見えますが、現地で多くのことをつかむことができれば結果的に早くなるし、うまくいくのです。
仕事がはじまってから、疑問や不安が生まれないように、ありったけの想像力・予測力を働かせて、あらゆる準備と段取りをすませておく。
それが脳内に空白を生み、いい仕事を実現させるのです。
２なるべく「ボール」をもたないようにする
つねに頭の中を「空白」にしておく
ぼくは多くの仕事をしていますが、いつもストレスはありませんし、心は軽やかです。それはつねに頭の中を「空白」に保つようにしているからです。
だから多くの仕事をやってもパンクしませんし、つねに新しいアイデアを生み出すことができます。よく仕事（ボール）を抱えこんでしまって「どうしよう……」と悩んでいる人がいます。
ぼくは、なるべく自分でボールはもたないようにします。それが空白をつくり、仕事を早くする秘訣です。
自分でボールをもち続けるのではなく、パスしたり、ときには捨てたりもします。ボールをもっている時間をなるべく短くしようとすれば、必然的に仕事は早くなります。これはぼくの立場だからできることとは限りません。スタッフや部下の立場でもできます。
印刷所やコピーライターさんなど外部の仕事相手に早めに相談したり、かんたんに終わる仕事ならさっさと終わらせたりすればいいでしょう。
「これやった？」と聞くと「やってません」と言うスタッフがいます。書家さんに文字を書いてもらう仕事でも「書家さんに頼んだ？」と言うと「まだ頼んでません」。
「イラストレーターさんに頼んだ？」「まだ頼んでません」。それだとストレスもたまりますし、仕事はなかなか終わらないでしょう。自分のところに仕事をためずに、どんどん人にボールをパスしていく。このイメージで進めるとどんどん仕事は早くなります。
完成度は低くてもいいから、かたちにする
すぐにボールをパスできるように、ぼくはスキマ時間に集中して仕事をすませます。
たとえば、クライアントが抱えている課題についてＬＩＮＥでやりとりしたら、その後に10分ほどですぐ文章をまとめて、スタッフに「これ企画書にまとめておいてくれる？」とボールを投げます。
直前までテレビを見ていたとしても、思いついたらグッと集中して、たたき台をつくってしまうのです。コツは、完成度の低い状態でいいからどんどん仕上げていくということ。
完璧を求めずに、ある程度かたちにしたらとにかく投げる。
たとえば、なんとなくデザインの大枠が見えた段階で、細かいことはおいておいて印刷屋さんに一回概算見積もりを出してもらう。
そのやりとりを何回かするのです。これは昔からそうでした。こうしないと、そもそも「できるのかできないのか」が、わかりません。
まずはいちばん理想の紙で見積もりを出してみる。それができないなら、アイデアの出し方も変わってきます。
予算が１００万円なのに「３００万円」と言われたら「じゃあ全ページをモノクロにしたほうがいいかな」などと方向転換できる。
そこを先にやるのです。仕事が遅くなる大きな要因のひとつに「やり直し」や「ゼロベースで考える」というのがあるでしょう。
ぼくらデザイン界隈でも多いのですが、このように完成度が低いままでも一回投げておけば、いきなりちゃぶ台返しになる可能性は低くなります。
もちろん、大きなクライアントさんになると、直接やりとりしている担当の方が決定権をもっていなかったりするのでやり直しになることもありますが、その担当者のちゃぶ台返しはなくなる。これだけでも効率はアップします。
一度に複数の案件のことを考えない
マルチタスクがいいとされ、一度に複数の案件をこなせる人が優秀という風潮があります。ぼくはそうは思いません。しかし実際には、複数の案件が並行して動いています。
相鉄の車両デザインをしながら、焼酎の蔵元のデザインを手がけつつ、代官山の文房具店と大手スーパーと、和の小物のプロデュースをする……という具合です。
どのようにしているのか？ぼくは「今日の午前中の時間ボックスに『相鉄の制服について考える』というコマを入れた」という場合、午前中は、他のことはいっさい忘れて、相鉄の制服について「だけ」を考えます。
その間、「ああ、あの蔵元のパッケージはこんな感じがいいかな」と別の仕事について思い浮かぶのは雑念とみなし、ひたすら「相鉄の制服」に集中する。
そして、別のコマが入っている時間になったら、「相鉄の制服」についてはパッと忘れてしまいます。これはぼくが不器用で、複数のことを考えていると集中できないせいでもあります。学校に行っていた頃、授業は時間割で区切られていました。
みんな体育の時間に国語については考えなかったし、たとえ必死に理科の実験をしていても、チャイムが鳴ればパッと音楽の時間に切り替えて合唱をしていたはずです。これと同じことを、仕事についても行なえばいいのです。
問題は、学校と違って会社では、電話がかかって来たり、「これはどうなっている？」と上司に声をかけられたりして中断が入ること。
電話や上司は「邪魔者」ではなく、仕事の一部なので受け入れるしかありません。外的要素はやむを得ないから、せめて自分の中では「一度にひとつの仕事に集中する」というルールをつくりましょう。
また、「今日はほんとうに集中したい」というときは、思い切ってカフェなどに場所を移動するなどの工夫も考えてみましょう。
「マルチタスクをこなす」というのは「同時に仕事をこなす」という意味ではなく「ひとつの仕事に集中し、他の仕事に移っていくこと」なのです。
集中できる環境は自分でつくる
ぼくの集中力というのは、あきれるほどわがままで、集中できる環境をつくってあげないと、さっぱり姿を現してくれません。
そこで「自分の集中できる環境」というのを経験から導き出し、整えることにしています。ぼくの場合は「音」があると集中力が削がれます。
音楽を聴きながら仕事をする人がいますが、ぼくには邪魔な音でしかないし、好きな歌手だとつい歌ってしまいます。
そこで「無音」を求めて、自宅で朝早く仕事をしたりします。集中できる環境は人それぞれ。逆にうるさいほうが集中できる人もいるでしょう。
１００％は不可能ですが、ここぞというときは自分のために、集中できる環境を確保してもいいのではないでしょうか。
周囲に対して「結界」を張るくらい、マイベストな環境をつくりましょう。自分が集中できる環境を整える。
そのためになるべく仕事が中断しないようにあらかじめ、あらゆる準備をすませておきます。
たとえばぼくは、あらゆる場所にiPhoneの充電器を用意してあります。会社であれば、打ち合わせ室、自分の部屋、作業をする席。家であればリビング、寝室。ぼくの周りは、あらゆるところにモバイルバッテリーがあるのです。
頻繁にiPhoneを使うので、途中で電池が切れると仕事に支障が出ます。よって、あらゆる場所で充電ができるようにしておき、つねにiPhoneが使える状態を保っているのです。
たまたま今はバッテリーですが、そのうち違うツールだらけになるかもしれません。人によってはペンがあちこちに置いてあると便利かもしれません。
大切なのは「バッテリーだらけにする」ということではなく、仕事の流れをスムーズにして効率化するために、少し思い切った仕組みをつくることです。自分にとって最高の環境を模索してみましょう。
もうちょっと粘ればいいアイデアが出る……なんてことはない
「13時から15時まで集中して考えよう」と思っていても、飽きて別のことを考えはじめてしまう。そういう「気分との闘い」はぼくにもあります。
そういうときは「２時間こもります」と宣言して静かな空間に行って集中します。
逆に「15時になって気分が乗ってきたから17時までやってしまった」というようなことはありません。「もうちょっと粘ればいいのが出るんじゃないか」ということはないのです。
これは個性だと思うのですが、そういう考え方は「ギャンブル的」で好きではないのです。デザインやアイデアには「答えがある」と思っていますし、「締め切りが完成」だと思っています。
気分が乗ってきたからといって、時間を延長してしまうと、別の案件に影響があります。よって「15時まで」と決めたら15時まで仕事を進め、パッと頭を切り替える。そのほうが長い目で見て効率的なのです。
３生産性をマックスにするための打ち合わせ
その場でかならず１案。あとで思いついたら「２案目」
どんどんかたちにするために、打ち合わせの「その場で」アイデアを出していくことも心がけています。
福井県に漆琳堂さんという漆の会社があります。そこで新しいブランドを立ち上げるプロジェクトの相談がありました。
打ち合わせの席でぼくは、その場で「こういうネーミングはどうですか？」と紙に書いて話していきました。いいか悪いかはおいといて、どんどん提案していく。合計で10時間以上は話していたでしょうか。
すると、お互いに「こういう方向性がいいんじゃないか」という大枠が見えてきました。アイデア出しは「その場で」というのがポイントです。
打ち合わせで取材をして「なんとなくわかりました。じゃあ一回もって帰ります」ということはしない。
あらためてプレゼンしようとすると時間もかかるし、熱も冷めてしまうからです。その場で話をしながら、どんどんアップデートしていって、方向性を見つける。これが早さの秘訣です。
「いや、私はひとりじゃないといい案が出ない」という人もいるかもしれません。もしくは「あとで考えてみたら、やっぱ違うな……」ということもあるかもしれません。
でも、その場合は「２案になる」と考えればいいのです。まずは、打ち合わせではひとつは案を出す。あとでもうひとつ案が出てきたら「もっといい案ができたんですよ！」と言えばいいのです。
必要があれば打ち合わせの途中でメールをすることもあります。
福井の鯖江市長にお会いしたとき、「鯖江を盛り上げるにはどうすればいいですかね？」と聞かれました。
ぼくは「『鯖江市といえばメガネ』という認知はもう広まっているので、次は漆器ですよ」と答えました。鯖江がメガネの街という認識はすでにある。
しかし「じゃあ遊びに行こう」と人びとは思いません。よって、漆器も打ち出していってはどうかと提案したのです。
さらには「北陸の工芸をぜんぶ集めて『北陸工芸村』みたいなのをつくってはどうですか？」と子どもの思いつきみたいなことを言いました。
さらに、福井には酒蔵が多くあるという話になりました。そこでぼくは中田英寿さんを思い出したのです。彼は今、日本酒を盛り上げています。その場で彼にメールを送りました。
「鯖江市でお酒のイベントやったことある？」。すると「ないです」とさっそく返事が。
「鯖江市長と何かやりたいですね、って話をしてるんだけど、興味ある？」と送ると「またじゃあ話しましょう」ということになりました。
なるべく宿題を残さないように、その場で答えが出せるように、電話やメール、ＬＩＮＥなどを駆使することも、仕事を早くするコツです。
早い返事がいい仕事につながるぼくはほとんどの仕事をその場で処理してしまいます。まず、自分の範囲は終わらせてしまうのです。「寝かせておく」ということはまずありません。というよりも、耐えきれないのです。
これは仕事に限らず、銀行や役所などの手続きでも同じです。連絡が来た瞬間に返事を出す。だから「お返事お早いですね」などと毎回言われます。
メールをいただくと、なるべくすぐにお返事をします。すぐに終わりそうなちょっとしたデザインであれば、パパッと作業して送ってしまうこともあります。その間30分ほどです。
こうして返事を早くしたり、すぐに仕事を片づけたりしていると「じゃあ、これもお願いしようかな」というように仕事は増えます。
そこをデメリットととらえるかどうかです。
ぼくが会社員だったら「仕事が増えてしまうから、もうちょっとゆっくりやろう」という発想が生まれていたかもしれません。
しかし、独立して会社をやっているぼくにとって「仕事が来ることはよろこび」なのです。早くやるほど、次の仕事がいただけて、どんどん大きなお仕事ももらえるようになる。だから段取りが大切なのです。
でも実は、会社員も同じで、仕事が早い人は評価され、どんどん出世していきます。段取りがいい人は早く仕事が終わるので、どんどん仕事を任されるようになります。段取りが悪い人は、段取りのいい人に仕事を取られていきます。
なぜ、この時代に段取りの本が必要なのか。それは、残業することが難しくなったことで「同じ勤務時間の中で、どれだけのパフォーマンスを上げられるか」で、評価が決まるからです。
昔なら、多少段取りが悪くても、残業をすれば、そのぶんを挽回できたでしょう。でも、その挽回がしづらい時代になった。
「気合いでどうにかする」ことができなくなったのです。
「睡眠時間を削ってどうにかする」というようなことができない世の中になったからこそ、余計に段取りというものが大切になってくるのです。
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