◆年間一カ月半も探し物をしている！
「あれ、どこやったんだろう？見つからないなあ。困ったなあ」こんな様子では段取り力も推して知るべしです。とても期待できるわけがありません。
見れば、デスクの上には書類と雑誌、チラシが山積み、引きだしを開くと文房具とノートにお菓子、ミニカーまで入っています。
これでは、ほとんどゴミ箱です。
「どこに消えたんだろう？」「勝手に動くわけないでしょ。もういい！」「待ってください。いま探してますから」能率の悪いオフィス、散らかし放題のデスクの持ち主にまともな段取りなど期待できるわけがありません。
たまにデスクがグチャグチャでも、「あっ、それはここ」「あれはここにある」とすぐに取り出せる人がいます。
どんなに乱雑でも頭の中は整理できている証拠ですね。ただし、こういう人はレアケース。九九％以上の確率で整理整頓がダメな人は段取りも苦手です。
どれだけ整理整頓できているかは、「あの書類どこにある？」と聞けば一発でわかります。
すぐに取り出せれば段取り上手。五分以内ならなんとか合格ライン。三十分では不合格。一時間以上なら絶望です。
ところで、あなたは一日何分くらい探し物をしているでしょうか？あの書類、どこにいった？地図、どこに置いた？あのファイルは？たしかＰＣにインプットしたはずだけど？もし一日十分間くらい探し物をしているとしたら、週五日制で五十分間。
一年間を五十四週として計算するとざっと二千七百分＝四五日間＝一カ月半にわたって朝から晩まで探し物をしていることになるのです。
◆断捨離の狙い
オフィスやデスクの整理整頓が重要な理由は、ズバリ、「いい仕事」ができる環境づくりのためです。環境が良ければ段取りが良くなります。
段取りが良くなれば自然と仕事はスムーズに進みます。事実、整理上手は仕事上手ですし、仕事上手は段取り上手です。
すべては「いい仕事」をするためのものです。整理整頓とひと言でいいますが、整理と整頓は意味が違います。
書店に行けば、整理術に関する本がたくさん並んでいますが、この二つの意味を正確に紹介したものを見たことがありません。
整理とは、必要なものを使いやすいように片づけることではありません。整理とは、捨てることです。「二人の関係を整理する」というあれです。精算する、清算する、いったんご破算にすることです。
一方、整頓とは次の段取りのために必要なものを必要なところに準備しておくことです。品質管理の行き届いた工場では道具がきちんと整頓されています。
一流の職人は道具を大切に整頓しています。仕事が終わると手入れした後、定位置にきちんと置く習慣が徹底されています。
定位置に置く理由は、いつでも、だれでも、すぐに取り出せるようにスタンバイさせているからです。次の段取りに即かかれるようにするためです。整頓とは、段取りの環境を改善することなのです。整理もそうですね。
整理は捨てることですから、そもそも段取りに加えないで済むではありませんか。「あれ、どこだっけ？」と探すのはそれがどこかにあるからですね。
もしとっくに捨てているならば、最初から探しはしません。探す手間が省けます。
ネットでも、検索で困るのは情報が溢れてしまっていて、探そうにもなかなか見つからないことです。不必要なものが多過ぎるあまり、必要な物を検索しにくくなっているからです。
こうなると、情報をいくつもインプットして「絞り込み」をしないといけなくなります。
もし余計な情報がなければすぐに探し当てられると思います。私は単行本でも手紙、名刺、メールでも、すぐに整理してしまいます。つまり、捨ててしまうのです。
年間三千冊は単行本を購入していますが、読んでためになると思えば、「中島孝志の聴く！通勤快読（http://www.keymannet.co.jp/）」で音声に吹き込んで紹介してしまいます。
そのあとは用済みですからブックオフ行きです。手紙は基本的に残さない主義ですから、年賀状、暑中見舞いの類も捨ててしまいます。どうして捨ててしまうかといえば、理由は簡単。二度と見ないからです。名刺やメール、資料もそうです。
□二度と使わないものなら捨てる
□だれかがもっているものなら捨てる
□あとで手に入るものなら捨てる
□いますぐ必要なものでなければ捨てる
このリトマス試験紙にかけて、即、断捨離をしてしまいます。「断捨離」とは本来、ヨガの行法です。「断行（だんぎょう）」「捨行（しゃぎょう）」「離行（りぎょう）」のことです。
それをやましたひでこさんがモノへの執着から解放し身軽で快適な人生を手に入れようと訴えて、一躍、広く知られるようになりました。
たんなる片づけとか整理整頓とは一線を引いています。
断捨離して、「あっ、失敗。あの資料、必要だったのに」と後悔することもないとはいえません。しかし、なければないでどうにかなるものです。
というか、どうにかしなければならないから、もっといいものを生みだそうと工夫します。どこかにあるなにかを探すよりもこのほうがずっと良さそうです。
資料なんて残していても結局、古くなって使い物にならないものばかりです。捨てて正解なのです。
◆報告書は三行革命でＯＫ！
デスクワークの多い人。
とくに管理職ともなりますと、書類とか報告書、レポートを書いたり、書かせたりする仕事が急増すると思います。この書かせ方、書き方にもコツがあります。
ビジネス文書はなかなか書き慣れないのでとんでもなく時間がかかると思います。もちろん、段取り上手はコツを知っていますからさっさとまとめてしまいます。
コツは結論一行、理由は三行でまとめるべし。
これは私の持論です。報告書ではまず結論をいちばん先に明記します。
次に、結論にいたった理由を箇条書きで三つ述べます（だから、「三行革命」です！）。これだけでＯＫです。それ以上あってもぼやけるだけなのでやめておきます。
「これ以上、詳しい内容が必要ならば、別紙に資料を用意しておきました」で満点です。これが仕事ができる人のパフォーマンスです。
簡にして要。ポイントをはずなさい。
広告代理店の安っぽい提案書のように、いたずらに厚くすればいいというものではありません。カラフルにする必要もありません。
シンプル・イズ・ベストです。
「一枚なら読んでやるけど、それ以上長ければ、秘書にいってゴミ箱に捨ててやる！」イギリスの首相にしてノーベル文学賞を受賞したチャーチルの言葉です。
延々と最後まで読まないとわからないレポートなんて読まないよ、と葉巻をふかしながら怒鳴っていたのではないでしょうか。
長い文章なんて、読むのは時間の浪費ですし、下手をするとミスジャッジを引き起こしかねません。長い文章は書き手は楽です。
短い文章は書き手はたいへんですが、読み手はとても楽です。結論が明確であれば間違えようがありません。
ヘタな報告書で多いのは、「こうも考えられるし、ああも考えられる」とどっちつかずの内容です。これでは判断材料にはなりません。判断に必要なのは事実のみ。
推定、意見、判断は上司が下すものであって、部下は推定、ごまかし、ウソなど混ぜず、淡々と材料を報告すればいいのです。これがいちばんありがたいのです。
報告書を受ける側は、チェックしたら必ずその場でなんらかの反応をすることです。
即断即決がベスト。
最悪のケースは読まずに放っておくことです。これではモチベーションはあっという間に消えてしまうでしょう。信頼度も消えてしまいます。要注意です。
◆フォーマットを決めておく！
いまや、メール全盛ですね。暑中見舞いや年賀状もメールですし、お詫び状もメールです。ダイレクトメールにしてもメールに取って代わられました。
しかも、ＰＣではなくケータイメールです。あなたのケータイにいろんな人たちからセールストークが頻繁に押し寄せていると思います。
私はメール返信（メルヘン）をするとき、ＰＣでもケータイでも短縮形でインプットしている定番表現を活用しています。
このほうが早いからです。同じ文章を使うならば、一文字で変換したほうが楽ですよね。ストレスがなくなります。たとえば、次のような要領で短縮形を用意しています。
・短縮メール分のひな形
（１）前略お許しくださいませ。（キーボードのひらがな入力「せ」で出てきます）
（２）ありがとうございます。（同じく「あ」）
（３）メール拝受いたしました。（「め」）
（４）おはようございます。（お）
（５）こんにちは。（こ）
（６）謹啓時下ますますご清栄の御事とお喜（慶ではないので注意）び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
さて、……。（「き」だけでここまでのフレーズが出てきます）
（７）末筆ながら、皆様方のご健勝とご活躍を心からお祈りいたします。敬白（「ま」）
「私は」「と思います。」もそうですが、自分の名前、社名、年号はもちろん、「郵便番号＋住所＋電話番号」などはワンセットでインプットしておくべきでしょう。
でないと、時間はいくらあっても足りません。
使用頻度が多いにもかかわらず、そのつどキーボードを打っていてはなんといっても疲れてしまいますよね。
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