はじめに

「机の上はいつもすっきりきれい」「必要な書類やデータもすぐ取り出せる」「帰宅時も、机の上には書類ゼロ」こんな状態が続けば業務効率が上がるし、気持ちの余裕も出る、多くの方の理想の状態かと思います。

私は６年前に15年勤務していた市役所を退職し、オフィスの片づけ、特に書類やデータのファイリングを中心に、業務改善・ファイリングコンサルタントとして活動しています。

これまで研修や相談、現場改善等で官公庁、企業、団体、学校関係者など、様々な方からご依頼を受け活動してきました。

オフィスの片づけは、業種や規模を問わず、大きな問題になっています。

ただ、取り組み方次第で必ず解決する問題であること、そして職場がモノであふれるのは、決して個人のスキルや性格の問題ではないと言い切ることができます。

それは、私の仕事のスタイルが会社を片づけて「あげる」のではなく「ご依頼者様が自分でできるようになるようサポートをする」ため、たくさんの人と環境改善の過程から深く携わってきたからです。

机の状態を見てお話をすれば、その人が片づくために必要なことがだいたいわかります。

10分程度の雑談後にはご自分で改善され、あっという間にすっきりした、なんてことも頻繁にあります。

それは、お伝えしていることが決して難しいことではなく、誰にでもできる、ほんのちょっとしたことだからです。

こうした経験から、私が普段アドバイスしていること、ファイリングを初めて行なう人でもうまくいく基本のノウハウを本書に詰め込みました。

また、本書の特徴として、個人の抱える業務書類を改善対象としながら、「それは企業の情報資産である」ことを前提としています。

そのため、個人の書類の管理法としてよくある「全捨て・全データ化で解決」などではなく、共有、引き継ぎ、年度管理など、組織・チームとして仕事をしている方に向けた内容に絞りました。

これをお伝えできる理由は、私のコンサルタント業務の主軸が「ファイリングシステム」と呼ばれる、企業全体の書類管理のしくみの提案・導入だからです。

会社の全部署の全書類の発生から廃棄までをデータベース化し管理する方法で、「書類取り出し30秒」が叶うといわれる、何十年も前から存在するしくみです。

歴史ある企業様からフリーアドレス、在宅ワークを導入する企業様まで、多種多様な業種のみなさんが導入を希望されながら、社内の一大プロジェクトになるハードルの高さゆえ、導入が難しいのが実情です。

一方で、研修や個人相談で受けるお悩みは、「自分の机の周りを何とかしたい」というもの。

ここで「ファイリングシステムを導入しましょう」とアドバイスしても、困惑されるだけで何の役にも立ちません。

そこで本書では、オフィスの理想と現実を踏まえた「ファイリングシステム運用を前提とした個人ファイリング」を提案しています。

確立されたしくみにのっとって、個人の範囲を整えていく方法で、効果はすぐに出るでしょう。さらに水平展開ができれば、企業全体におけるファイリングシステム導入の準備にもなります。

企業様、社員個人様、双方からのご相談をお受けしてきたことが、こうした独自の提案につながり、本書執筆のきっかけとなりました。

２０２０年のコロナ禍で、自分も含め、誰が、いつ、急に長期で出勤できなくなるかもしれないリスクはどの企業にもあります。

そんな中、本人すら把握ができていない「書類が山積み状態」では、周囲にスムーズに業務を引き継ぐのは難しいでしょう。

また、臨時でサポートの人が手伝いに来てくれたのに、書類を探すだけで終わってしまった、なんて話もあります。

在宅ワークの普及においても、情報共有を前提としたファイリングの技術が必須であることが再認識され、今、そのニーズはさらに高まっています。

こうした背景も踏まえ、「まずは自分から、少しでも改善しよう」、そうお考えのみなさまのお役に立つことを願い、執筆いたしました。

ファイリングは、１つ行動に移せば必ず１つ解決しますので、ぜひ実践してみてください。

オフィスミカサ代表、ファイリングコンサルタント長野ゆか

職場の書類を片づけたい！オフィスファイリングの基本

机の上に書類が散らかるのは、なぜ？

職場の机〝あるある〟みなさんのオフィスの事務机の上にある書類は、どこに、どんな風に置いてありますか。右側？左側？両側に積んでいる方も、いらっしゃるかもしれません。

以前に片づけた時に、背幅の分厚いファイルに何冊か綴じたまま机の脇に平積みになっていたり。途中に挟まっているクリアフォルダで滑りかけたり、他の書類を綴じているクリップで引っかかっていたり。

地層のようになった書類の山から、下の方を確認すると「ああ、この書類か」と思い出しても処分することはできず、その場に戻してしまったり。

また、机の足元に置いたり、中には椅子の周りや隣の人の机にまではみ出している人が周囲にいませんか？「あ、あの人のことだ」と思い浮かべる方も多いと思います。

コンプレックスに思わなくて大丈夫きっと、この状態をなんとかしたいと思い、この本を手に取ってくださったのでしょう。

そんな方に最初にお伝えしたいことは「職場の書類は散らかるのが当たり前」ということです。「片づけられない」ことをコンプレックスに思うことはありません。

机の上は、業務に関する作業を行なうため、その目的のために必要なモノが集まってきます。業務量が多いほど書類が多いのも当然です。

また、職場の書類に悩んでいる企業・人はとても多く、決して一部の人の個人的な問題ではありません。

ハードルは高く感じるかもしれませんが、手順のシンプルさや、収納のゴールがイメージしやすいなど、モノの片づけよりも容易な面もあります。

また、合理的な管理が身につけば、モノやデジタル化したファイルの管理もできるようになるメリットもあります。

本書では、どんなに片づけに苦手意識がある人でもリバウンドしない「ファイリング」のノウハウをお伝えしていきます。

書類が片づかない原因

書類が散らかるのは管理力の問題ではない書類が片づかない原因のひとつは「スペースがない」からです。

自分の管理が悪いからだと思っている方も多いのですが、そもそも、書類を置くスペースがあれば手元から書類はなくなります。

ただ、どれだけ広い収納スペースがあっても、使っていない書類やモノが占めていれば解決はしません。ここへのアプローチがポイントです。

また、「元に戻す場所が決まっていない」のも散らかる原因です。

とりあえず置ける場所に置いてしまったり、時間ができたら作業しようと思いながら、そのままになり、長らく書類が積もっている状態だったり。

そして、いざ片づけ作業を始めると、「処分基準がわからない」。

そのため、おそらく捨ててもいいと思いながらも、念のために持っておこうという書類が増え、処分の判断にも、さらに時間がかかります。

極端な例ですが、もし「年度が替わったら、昨年度の書類は全社員、すべて必ず処分すること」という社内のルールがあれば、「念のため」と持っておくことができなくなります。

全員が処分するしかない状況なら、いろいろ解決しそうですよね。

つまり問題は、「個人の裁量に任されている」ことにあることがわかります。

片づけのしくみがあればいいモノの片づけですら苦手意識を持つ方が多い中、「社会人であれば、書類くらい片づけられて当然」という考え方はあまりに一方的です。

職場が整っている会社は、モノ・書類を管理するしくみやルールがあり、新入社員はそれを学ぶ機会があり、さらに上司や先輩から日々指導を受けています。

書類の管理が業務として位置づけられているからこそ、「整った職場」が実現するのです。書類の管理を社員各自の感覚やスキルに頼れば、机の書類が山積みになる。これは個人の問題ではなく、会社や所属部署に書類管理のルールがあれば解決することなのです。

組織としてあるべき姿は「情報共有」

一人ひとりが「共有の概念」を持つことファイリングシステムとは、会社のすべての文書を組織的に管理する制度です。

それに対し、本書でお伝えするファイリングとは、組織の一員として行なう「個人の文書管理方法」です。

「片づけ・管理コスト削減」とともに、組織の「記録・情報の活用」という視点を重視しています。

業務書類は、たとえ１人で担当し、個人として手持ちで管理している書類であっても、会社の情報資産です。

同じ所属部署やチームのメンバーはもちろん、社員全員が、それをすぐ活用できる状態に共有されていることが、本来組織としてのあるべき姿です。

これを叶えるのが、ファイリングシステムなのです。

こうした「共有の概念」がない組織ほど、個々人の抱え込む書類が多く書類があふれ、社員同士のフォロー体制が重視されていないという傾向があります。

私物化から共有化へ机の周りにある手持ち管理の書類を減らす方法は、ファイリングシステムの基本にそって、共有化をすることです。

自分の書類を会社の共有のスペースに置き、いつでも誰でも見ていい状態にする。これだけでも書類は減ります。

もし他のメンバーも同じ書類を持っていたら、各自が持つ必要はなくなります。こうして職場全体の書類が減っていきます。

例えば、私物化管理の組織では１００人が１つの会議に参加したら、保管が１００部。しかし、共有化が図れていれば、保管は１部だけでよいのです。

本書では、ファイリングシステムの考え方やノウハウを基本とした上で、個人で行なう文書のファイリングをサポートします。

ボトムアップでスタートするファイリングシステム

ファイリングシステム導入のメリット

ファイリングシステムを導入し、維持管理できている企業は、全書類を完ぺきに管理し、何年たってもリバウンドしません。

新入社員から管理職まで、誰一人書類を机周りにあふれさせることはなく、さらには担当外の書類であっても30秒以内で取り出すことが可能となります。

それだけのしくみがあるため、人事異動や退職時に慌てて引き継ぎ書を作る必要もなくなります。

メリットを知ると導入を熱望されるのですが、一方でファイリングシステムの導入のハードルは非常に高いのです。

全書類の洗い出しに始まり、文書管理規定等のルールの作成、各所属部署で文書管理担当者の任命、全社員へ浸透させるための研修。

加えて、予算・時間・ノウハウの確保が必要となるため、一大プロジェクトになるのです。

一番簡単なところからやってみるそこでお勧めしているのが、一気に職場全体からではなく、まずは自分の仕事の書類を整えることから始めることです。

ここで活躍する収納用品が、「個別フォルダ」です。

書類を挟み込むだけの「バーチカル（垂直式）管理」が特徴です。

ファイリングシステムで使用されている用品を使い、簡単なルールにそって、自分の書類がすぐに取り出せるしくみができれば、間違いなく今より仕事がはかどります。

全体導入を待つことで何も変わらない状況が続きそうなら、まずは自分だけでも抜け出しましょう。

また、みなさんがバーチカル管理の効果を実感され、徐々に周囲にも広まれば、全体導入へのきっかけにもなります。

すでに浸透しているため、受け入れやすく、労力も最小限ですむので、非常に理想的な流れといえるでしょう。

ファイリングの目的を明確にしよう

まずは理想の状態をイメージする

実際に自分の書類を対象としたファイリングの作業に入る前に、まずは理想の机の状態を具体的にイメージしてみてください。

効率的な業務のため、机の上には何が必要ですか。書類はどこに、どれだけの量をどんな風に置きますか。このイメージがはっきりしているほど、理想に近い結果を導き出せます。

ポイントは、いったんゼロベースで考えてみること。モノがあるからそこには置けないと思いがちなのですが、何もなければ、何でも自由に置けます。

何のためにやるか？

理想の状態にするために、目的を明確にしましょう。

「すっきりしたい」と漠然とスタートすると、少しだけ手をつけて、中途半端に終了……となってしまいがち。

漠然と取りかかると、少しすっきりしたら満足してしまうのです。また、目的がはっきりしていると、悩んだ時の答えも導けます。

例えば、精神的に心地よく仕事をするため（目的）、机の上の書類をゼロにする（手段）とした場合。作業を進めていくうちに、隣の席のＡさんの書類が邪魔になったとします。

この時、書類を捨てることを強要し、Ａさんが気分を害し、人間関係に亀裂が入るなどのストレスを抱えるなら、「精神的に心地よく」の目的と矛盾してしまいます。

すっきりした机周りを手に入れても、人間関係がこじれてしまうと、心地よく仕事はできません。

こんな風に、ファイリングの目的は、書類の要不要の判断、収納や分類など、今後迷った時に立ち返る基準となります。

目的を設定する時は、「片づいたらこんな風に部屋や場所を使いたい」「こんな働き方がしたい」といった仕事をする上での自分のありたい姿を考えるとよいでしょう。

罪深い探し物の時間

探し物の時間を数値化してみる

書類を片づけたい理由の上位が、「探している時間がムダだから」というものです。

そこで、一体どれくらいの時間がムダになっているのかを具体化するために数値化してみましょう。

次をご覧いただくと一目瞭然ですが、書類を片づけないことは時間的に大きな損失。深刻な問題です。

昨今の働き方改革で、業務量は変わらないまま残業も許されず、必死で仕事をしている方が少なくありません。

この探し物をする20分で一息ついて体を伸ばせたら、ちょっとした雑談ができたら、１本早い電車で帰れたら……。

毎日のほんの少しの精神的な余裕が生み出す効果も無視できません。

周囲を巻き込むと、大きな時間のムダに

また「書類がない」と周囲の人を巻き込んだり、巻き込まれたりした経験はありませんか？「念のため、自分の机にないか確認しておこう」「一緒に探してあげよう」と、３人で10分探したら、30分の損失です。

とある企業で以前、「絶対あるはずの先方から預かった個人情報書類」を紛失したという騒ぎがあり、所属部署内を15名で２日間かけて探したそうです。

結局出てきたそうですが、「仕事が止まったことが、後々大変だった」とおっしゃっていました。

実際、この件で失った時間は15人×８時間×２日で２４０時間分になります。

ファイリングは、美しさを求めるものでも、タダ面倒な書類の片づけでもなく、円滑に業務を行なうために必須の環境作りなのです。

書類を探す作業の罪深さと、管理が行き届いていることのメリット双方を知れば、取り組む必要性を誰もが感じるのではないでしょうか。

書類探しがなくなる経済的効果

経済的効果を数値化する前項の書類を探す時間中も人件費は発生しています。

１日１人５分として、１００人の企業で見積もった場合の金額が、次図の５００万円という数値です。

先の調査結果は１人20分、この約４倍の数字になります。

また、探し物の時間分を別の仕事に充てられると考えれば、さらにその倍です。

この機会損失を解決し、時間的効果、経済的効果をもたらすファイリングシステム導入は、確実に結果につながる業務改善であることがわかります。

また、散らかった書類は数値化できない部分でも、ダメージが大きいです。

書類が必要になるたびに「また出てこない」と落ち込む。

１日何度もそう思うたびに「できない」が積み重なり、気分が下がっていきます。

紛失したかもというプレッシャーで体調に影響が出る、責任を感じて仕事に行きたくなくなるなどのケースもあり、想像以上のストレスやダメージがあります。

また、こうした精神的マイナスの状態を抱えた社員が１００人いる会社が健全とはいえません。

片づけは自分次第

職場全体の環境を整えるのは難しくても、自分の書類だけでも、必要になるたびにさっと出せたら、先のストレスから解放されるだけでなく「できる」「効率よく進む仕事」を感じ気持ちよく仕事ができます。

仕事は社内外含め、様々な人の意向を調整し進めていくことに労力がかかります。

自分の思い通りに決定し、進められたら効率よく進むのにと思ったことはありませんか？これができるのが個人のファイリングです。

どこに何が必要で、どう置くか、いつ作業をするか、すべて決定権が自分にあります。

すぐできる身近なことから進め、まずは自分自身の時間的、経済的、精神的効果が得られるように改善していきましょう。

書類がすっきり片づいた人の感想

片づけるとすべてがうまく回り出す！

ファイリングによって得られるメリットは、探す時間が減るのを筆頭に様々ですが、やはり印象に残るのは、人間関係の改善です。

まるで要塞のように、自分の机の周りに書類を積み上げていた人は、これまで周りの様子が「書類の要塞」によって目に入っていなかったのだそうです。

忙しそう、トラブルかもしれないなどといったことが見えるようになったことで、周囲の業務を手伝うようにもなりました。

向かいにいる上司の表情も見えるようにもなり、職場の人間関係が円滑になったそうです。

また、こんな人もいます。

「あの書類を出して」と言われても、相手を待たせてしまうことが多く、書類を紛失していた経験もあり、その都度、「ダメなやつと思われているんだろうな」と自己嫌悪に陥っていたそうです。

それが、いつでもさっと書類を取り出せるようになり、机周りもすっきりしているので誰かに何かを思われることがない。

共有スペースに管理するようになったので、そもそも書類を「どこ？」と聞かれる機会が激減し、コンプレックスから解放されて自信につながったそうです。

また、会話をほぼしなかった社員同士が雑談するようになったケースも少なくありません。

これまでよりコミュニケーションが密になって、仕事が以前よりうまくいくようになったという方もいます。

計り知れない副次的効果

他にも、「お客様に管理がいいと喜ばれた」「会社の役に立っていると思えるようになった」「職場での会話が増えた」「上司からの評価が上がった」「まっすぐ座れるようになり、腰痛が改善した」など、たくさんの報告をいただいています。

これらはすべて、実際にみなさんが書類を片づけたことによる効果です。

人生が変わると言えば少々大げさですが、「書類の片づけ」のよい波及効果は、業務的にも、精神的にも、人間関係にも、確実に広がっていきます。

COLUMN1今こそ共有が見直される時

「急に社員が数名同時に退職してしまい、書類の山が残った。どんな業務をしていたのか、お客様の申請をどう受け付けるかもわからない状況。まずは書類を整えれば業務もわかると思うので、助けてもらえないだろうか」

ファイリングコンサルタントとして、こんな相談を受けることも珍しくありません。残された社員のみなさんのお困りの様子は気の毒なのですが、個人に仕事を任せ、共有を図ってこなかった企業側の問題です。

日本は各事務所に書類が山積みで、アメリカは整頓されていると50年も前にいわれています。

アメリカは文書管理制度が進んでおり、本書のベースとなっているファイリングシステムも、アメリカから学び、日本の企業文化に合わせて発展させてきたものです。

ファイリングシステムが日本に普及しなかったのは、なぜなのでしょうか？その理由のひとつは、「日本には必要がなかったから」だそうです。

ヘッドハンティングが当たり前で、成果が出なければすぐに解雇されるアメリカでは、明日隣の席の人が急にいなくなる恐れがあり、そんな状況に備えて、組織として書類を共有しているのだとか。

一方で、終身雇用が前提だった日本は、仕事が個人につきやすく、担当者に聞けば何とかなってきたため、記録としての書類や情報の共有に価値を見出しにくかったのではないかといわれています。

職場に共有の概念があまりなく、古い書類が山積み状態が当たり前の環境は、こうしたこれまでの企業文化によるところが大きいのかもしれません。

だからといって、働き方改革が叫ばれる今の時代、このままではやっていけませんよね。

転職も珍しいことではなく、産休育休・介護休暇、そしてコロナ禍のテレワーク。

人と直接会うことも、オフィスが不要ともいわれる中だからこそ、情報を共有して、誰でも必要な文書にアクセスできるファイリングの価値が、今一度見直される時だと考えています。