ひとつ上行く進化版業務の５５にチヤレンジ
モノの５Ｓに自信が付いたら、ひとつ上のステージに挑戦してみませんか？それは、これまでやってきた５Ｓのやり方を、ふだん行っている日常業務に応用してみることです。
活動にも慣れて５Ｓの進め方がある程度身についてくると、ふだんの仕事は、早く、間違いなく、気持ちよくできるようになったのではないですか？ここでは、活動の対象をモノの５Ｓからステージをあげて、業務自体の５Ｓに取り組みます。
業務そのものにあったムダや間違いのタネを上手く改善できれば、これまでとは比較にならないほど大きな成果を生み出すことができるようになります。
難しく考えすぎないでください。進め方自体はモノの５Ｓとさほど変わりません。これまでやってきた５Ｓの経験が生きてきますから、心配には及びません。
ただ、業務の内容が日で見てわかるように整理する必要はあります。また、業務を対象とすると、自分の部門外にも影響することがほとんどですから、周囲との合意や理解といったことも必要になってきます。
まず、自部門の葉務を見える化して、それをもとに周囲の部門としっかり話し合いながら、進めていきます。そこで、お勧めなのが、「業務改善課題抽出シート」の活用です。
このシートに記入していくうちに、頭の整理ができるようになり、他部署に説明をする際の資料としても最適です。
では、「業務改善課題抽出シート」の作成方法について、具体的に紹介していきましょう。
「業務改善課題抽出シート」とはまず「業務改善課題抽出シート」のフォーマットを紹介しましょう。みんなで話し合いながら項目ごとに記入していくことで、現在抱えている業務の課題が洗い出されていきます。
このシートの記入内容を間違ってしまうと、今後の活動に成果が出ないどころか、改悪になってしまうこともあるので注意が必要です。
大切なのは、全員で話し合いながら作成すること。
１人では気づかなかったことも、たくさんの目でチェックすることによって、間題の本質が浮かび上がってきます。
「ああでもない、こうでもない」と意見を出し合って作成するようにしてください。
Ａ〉部分を記入する「所属」「氏名」「作成年月日」を記入したら、「業務名」と「目的」を記入していきます。業務名には、これから業務の５Ｓに取り組む業務の名前を記入します。
たとえば「申し送り業務」「検査・治療手順の見直し」「予約受付」などと記入するといいでしよう。
次に、対象となる業務の目的を記入します。
たとえば「申し送り業務」であれば、「患者の状態を共有し、適切な業務遂行を実現でき、患者に対して適切な看護サービスを提供する」などのようになりま
すｃＡ〉部分を記入する次に、Ｂの部分の「要求事項分析」欄を記入します。
要求事項とは「患者。お客様が要求する価値とは何か」ということです。
自職場や自分の業務に要求される内容を抽出して、「誰が」「何を」「いつまでに」「どのレベルまで」という項目に入れ込みます。
要求事項の「誰が」には、患者、お客様に加えて「後工程」も入れておいてください。自部門で処理した業務が次の工程に行くのであれば、これをお客様と考えるという発想です。「誰が、誰に」業務の機能や価値を「誰に提供しているか」という視点で考えます。
たとえば「リーダーが主任に対して」というように記入します。「何を」業務で「どのような価値を提供しているか」という視点です。
たとえば「患者の状態を報告することによって状態を共有化する」というように記入します。「いつまでに」ここは、業務を行うタイミングや時期を記入します。改善を進める期限ではないので、注意しましょう。
たとえば「１６時までに（主任準夜勤業務に申し送る時間）」と記入します。「どのレベルまで」これは「どのレベルを実現できているか」という視点です。
たとえば「日勤中の問題を、リーダーが中心となってチーム内で解決し、結果を申し出る状態になっている」などと記入します。
「あるべき姿」要求事項を分析した結果をまとめて、文章化したものです。
たとえば「主任に各メンバーから状態を報告する前に、日勤中のまとめを各チームのリーダーに報告。相談しておき、必要時には医師から指示をもらっておく。各チームリ―ダーは、主任に必要と思われる経緯と状態変化に対応した結果を報告するようにできている」などです。
Ａ〉部分を記入する「現状の業務の手順」と「問題点」を記入します。
「現状の業務の手順」現在実施している業務の手順。流れを記述します。手順は、以下のように箇条書きにしてフローで表現しましょう。
①日勤での患者の状態を、メンバーが主任に報告する一②報告と同時に相談、あるいは主任から指示・確認がある↑③主任からの指示を実施。
確認するなど「問題点」現状の業務の進め方において存在する問題点を記入します。
その場合、業務の要求事項やあるべき姿を検討しながら発見することが大切です。
たとえば「患者への対応が遅くなる」「次の時間帯の勤務者にも迷惑・負担がかかる」「午前の情報交換が有効に生かされていない」などです。
「整理・整頓・清掃の課題抽出」改善に向けて、業務の５Ｓの視点を活用しながら、問題点を改善すべき課題を抽出します。
５Ｓの視点とは「止める」「体系化。
標準化」「見える化」「エラープルーフ化」などです。
たとえば、。各チームのリーダーは朝の情報交換も踏まえ、各メンバーから患者の状態の報告を受けて判断し、メンバーに指示する（処置が必要か、医師への確認。報告が必要かなどの対応判断）。
各チームのリーダーから報告を受けるようにするなど＊実際に記入した例を、以下に３点紹介します。
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