デスクワークは、机やパソコンに向かつて仕事をすることが多いため動きが見えにくくなります。
そのアウトプットは、紙などの成果物としてつかめるもの以外、なかなか顕在化や定量化していくことができません。
またプロセスや作業が複雑で属人化しており、共通化・標準化しにくいと言えます。
このような状況から、管理間接部門においては、従来改善が進まず生産性が上がらないといつたことが起こつていました。管理間接部門の改善も、まずは5Sが基本です。
5Sにより仕事の環境を整えることから、改善が始まつていきます。本章では、事務の5Sの着眼点について解説いたします。
頭の中の整理一整理の着眼点①
頭の整理ができない人は、モノの整理ができません。
頭の中が整理できないとモノも整理できない
職場の状態と頭の中の状態は、同じです。デスクの上や椅子の足元に山のように資料やモノを抱えて仕事をしている人を見かけます。
その人にとつては、何がどこにあるのか大よそ検討はついているのかもしれませんが、いざ探すことになると時間がかかり、急病にかかつた場合、他人が仕事を代わることもできません。
何故資料やモノはあふねていくのでしょうか。例えば、新入社員が、ある1枚の資料を作成したとします。
その資料の作成後のプロセス(資料作成→上司に確認をもらう→何かの手続きが取られる→承認印をもらう→資料がファイルされる→共有キャビネットに移さねる…)が分からなけねば、資料はその場に止まってしまつて溜まっていきます。
しかしながら、頭の中で仕事のプロセスの全体像をつかみ、今作成した資料は次にどのように処理しファイルしていくかが分かねば、机の上や足元の資料やモノは片付いていきます。つまり、頭の中が整理できねば、モノも整理できます。
整理はマネジメントの訓練
要る/要らないという判断を的確にし、仕事を処理していく整理は、マネジメントそのものです。マネジメントできない人は、決断が鈍かつたり、意思決定をなかなか下せなかったりします。過去を断ち切り、不要なものを思い切つて棄てることが、マネジメントの訓練となります。
整理の進め方
管理間接部門の整理の進め方は、基本的には製造現場の整理の進め方と同様です。
- ①整理と整頓は分けて、まずは整理を徹底的に行う。
- ②すぐにやる。
- ③毎日やる。
- ④ルール通りにやる。
- ⑤機密文書は溶解・裁断する。
- ③情報機器の記憶媒体の消去も完全に行う。
まずは身の回りから一整理の着眼点②
まずは自分だけで判断できる身の回りから整理します。
机の中の整理
自分の机の中を整理する際、2つのやり方があります。
- ①引き出しをあけて、不要品のみを引き出しから出す。
- 0引き出しの中のものを一旦、全て机上に出し、そこから必要なものだけ引き出しにしまう。
同じ整理の仕方でも、このどちらの方法を取るのかにより、不要品となる量は異なつてきます。
この場合、②の方がベターで明らかにたくさんの不要品を出し、必要なものだけが残るということになります。
共有資料の整理//個人所有をなくす
会議議事録・マニュアル・取り扱い説明書・社内報・バンフレットなど社内には様々な書類がありますが、同じようなものを各自で保管すれば、引き出しの中はすぐに一杯になります。
自分の手元に常に置いておきたいため保管資料がかさみ、机上や足元にも置ききれないようになつていきます。
このような時は、個人的に必要な資料と共有で保管できる資料を分け、共有資料は場所を決めて保管します。
常にそこに行けば資料が見える状況をつくれば、安心して個人の資料を廃棄することができます。
文書廃棄の原則
文書廃棄の原則や整理基準をつくり、徹底的に捨てていきます。タブーや例外は作らず、原理原則に従い、思い切つて廃棄します。
①用済み後のコピー文書:
オリジナルの所在がはつきりしていれば、用済み後のコピー文書はその都度捨てる。
②重複保管・保存されている文書:
同一文書の所管が2部署以上にまたがつていたり、グループやチームレベルの保管単位ことでそれぞれ同一文書を保管・保存していたりする場合は、1部署や1保管単位に主管を決めて保管。保存する。
③再作成が容易な文書:
その文書をつくるとしたらどれ程の時間と費用を要するのかを考えて、容易に再作成することができるものであれば、廃棄する。
④所定の保存期間を満了した文書:
保存スペースを有効活用するためにも、所定期間を満了した文書は廃棄する。
置き場を決める一整頓の着眼点①
整理で不要品が処分され必要なもののみ残りますので、次は整頓を3定(定置・定品・定量)の観点から進めます。
置き場とロケーション
まずは、定置の置き場を決めます。置き場の決め方の基本は、使用頻度と自分からの距離を比例させます。
- ①常に使用を繰り返すもの:身につける、使う場所で手の届く所に置く。
- ②数回/週程度使用するもの:歩いて数歩の共用置き場などに置く。
- ③数回/月程度使用するもの:使う場所と同一フロアーで、邪魔にならない所に置く。
- ④数回/年程度使用するもの:倉庫・書庫などに置く。
- ⑤あまり使用することのないもの:外部も含めた倉庫・書庫に置く。
置き場と什器
置き場と什器の基本的な関係は、以下の通りです。
①自席の机・机の上=現在、使用しているもの。
引き出し=専用的に常に使用しているもの②自席すぐ近くの棚・キャビネット・棚=日常的に使用する共用のもので、立てて置くことができるもの。
キャビネット=日常的に使用する共用のもので、棚に置けないもの・鍵つきキャビネット=使用者を制限する機密資料、個人情報が記載された書類など③フロアー内の棚・キャビネット・棚=定期的に使用する共用のもので、立てて置くことができるもの。
キャビネット=定期的に使用する共用のもので、棚に置けないもの④同一建物・敷地内の倉庫・書庫・棚=年に数回しか使用しない、または使用の予定がないもので、使用時にすぐ取り出せる必要があるもの・キャビネット=棚に置くものと同様のもので棚に置けないもの・鍵つきキャビネット=使用予定のない機密資料・ダンボール箱=使用する可能性がなく、法規制などにより保持することが求められているもので、廃棄時はそのまま捨てられる状態で保存したいもの
置き場の整備一整頓の着眼点②
置き場を決めたら、次は置き場の整備です。
保管方法のポリシー
保管方法のポリシーを「立てる・見せる・捨てる」などの観点から決めて、置き場を整備します。
- ①ひと目で必要なものが分かり、取り出し,返却がしやすいようにする。
- ②書棚をオープン化して中身が見えるようにする。
- ③必要なものだけを取り出せるようにフアイルは立てて保管する。
- C保管物の名称、記載された背表紙などが保管状態のままで読めるようにする。
- ⑤退社時は、机上ゼロにする(電話機以外のものは置かない)。
- ③個人机の中は必要最小限にし、共有書類は入れない。
使いやすい保管方法
要るものを使いやすい場所に置きます。
- ①同一業務・プロジェクトことにまとめて置く。
- ②仕事の流れや時間の経緯に沿つた置き方をする。
- ③連番順、日付順、プロセス順など置き方に連続性をもたせ探しやすく戻しやすい置き方にする。
- C途中の歯抜けがわかるような連続性ある置き方をし、取り出されていることが分かるようにする。
- ⑤原則として左から右へ、上から下への流れとする。
- ⑥新旧のある資料は、誤使用防止をはかつた置き方をする。
- ⑦新と旧の置き場を分けて、1日については大きく明示する。
- ①用紙サイズはA4に統一する。
- ③よく使うものは使いやすい高さに置く、引き出しではよく使うものほど手前に置く。
置き場の表示一整頓の着眼点③
置き場を整備したら、次は置き場の表示を行います。
什器の表示
什器の置き場表示を行しヽます。
①ロケーションの表示・棚やキャビネットなどの位置が言葉だけでイメージできる表示をする例えば、3F東2(3階の東側の壁の2本目の棚)・棚やキャビネットに直接表示して周知する・必要に応じてレイアウト図上に保管場所を明示し周知する②必要に応じて収容物のグループ表示色を棚やキャビネットにも明示する③管理責任者(部門)の表示・棚。
キャビネットの整:1頂を維持管理する管理責任者(部門)を指名し表示する④紛失防止を徹底する必要のある棚・キャビネットは、フアイル単位の住所管理をする。
収容物リストを作成し、収容物に連番をふり、棚・キャビネットの個々の収容場所と個々の収容フアイルの両方に連番を明示し、紛失(貸出Dがひと目で分かるようにする
収納庫内のフアイルの置き場表示
使用後、戻しやすい工夫をします。
①フアイルに斜線を入れる:
フアイルボックスやバインダーの背表紙に斜線を引き、順序の狂いや抜けをひと目で分かるようにする。
②留守番役カードをつける:
棚板の上側にバインダータイトルを書き写した札を吊り下げて置く。
パインダーがあればバインダーに押し上げられて見えないが、パインダーを引き抜けば札が下りてきて何が持ち出されたか分かる。
③フアイルに棚やキヤビネットのロケーション番号と同じナンバーをふる:
図書館の本棚と本の関係のように、棚とフアイルに共通のナンバーをふる。
品目の表示一整頓の着眼点④
定置・定品を行うため、モノ自体に表示を行います。
モノの表示
置き場の表示と共にそのものが何であるのか、モノ自体にも表示を行います。
収容物の表示
ファイルなど文書・記録の表示方法の例は、以下の通りです。
①収納されている文書・記録の役割や機能が分かる名称とする。
メモ×→打合せメモ○、監査メモ○②業務やプロジェクトなどの違いが識別できるようにする。
議事録×→350D丁プロジェクトDRl議事録○③ファイルのグループ表示色・全社共有規定・基準・標準→赤色・部門共有規定・基準・標準→橙色・プロジェクト資料等→青色・外部発行図書・資料→黄色・共通業務資料・記録→緑色④状態などの表示・全社・部門共有資料→各文書に版または改定日付をつける。
プロジェクト資料→プロジエクトの開始～終了(予定)日付をファイルに明示する。
外部発行図書・資料→最新版と保管を要する旧版は分けてファイルし、それぞれ最新・旧版を表示する・共通業務資料・記録→年度をファイルに明示する⑤機密表示・最高機密資料等(利用者制限)→赤色丸シール・機密資料(社外秘・部門外秘)→橙色丸シール
表示のポリシー
表示のポリシーを明確にします。
①色は緊急性や異常性の高いものほど赤色に近い色にする。
②同一の種類・領域のものは、一目で仲間と分かるように色やマークを統一する。
③内容の表示は、内容がイメージできるようにする(名は体を表す)。
④位置表示は、物理的位置と合わせてイメージができるようにする。
⑤仕事の状態の表示は、プロセスや仕事の進度と合わせてイメージできるようにする。
⑥最新性の表示は、時間の流れと合わせてイメージできるようにする。
⑦紛失や入れ間違いなどの異常が浮かび上がるような表示をする。
量の表示一整頓の着眼点⑤
定置・定品の次は定量です。
それぞれの品目の量を規定します。
量を定める
エリアことに定量を決めていきます。
①デスクの中(例)シャープペンシル、ボールペン黒・赤、ラインマーカー、消しゴム、・……各1本(個)②グループ単位の共有品はさみ、カッター、のり、バンチ、ホチキス、テープ、……舌1個③フロアー単位の共有品コピー、シュレッダー、裁断機、大型ホチキス、・……各1台(個)更に、形跡(定跡)整頓で、ウレタンシートをくり抜き姿絵で明示すれば、維持がしやすくなります。
在庫管理
在庫管理には、定量不定期発注方式や定期不定量発注方式などがあります。
定量不定期発注方式では、発注量・発注点・リードタイム・安全在庫などを考慮し、発注カード(信号かんばん)などで管理します。
・発注量=1日あたりの平均需要量×在庫日数。
発注点=安全在庫量+(平均需要量/日×リードタイム)・リードタイム=発注から入荷までの時間(日数)。
安全在庫=1日あたり平均需要量が振れた際、欠品にならないために持つ在庫・最大在庫量=安全在庫+発注量
定期清掃―清掃の着眼点①
オフィス内の掃除は清掃業者に委託しているところもありますが、什器の中までやつてもらえません。
什器内の清掃
掃除機かけやゴミの片付けは外部業者に委託できても、イ十器の中の清掃まで外注化できません。
そこで、机や書庫内を、lヶ月に1回オフィス・クリーン・デイを設けるなどしていつ掃除をするのかを決め、全員参加で定期的に清掃をする習慣をつけます。
いつでも便える状態を維持する
定期清掃で、移し替え。
置き換えを行い、文書の流ねをつくります。
①保管:日常的に使用する文書を「保管文書」として定義し、使いやすい場所に置く。
・例えば、今月分の書類は机の引き出しにlヶ月間保管する②移し替え:保管期限が切れた文書を、移し替える。
・lヶ月経過した文書は自席横のキヤビネットに移し替え、一定期間保管する③置き換え:一定期間経過した文書は自分から遠ざけた場所に置き換える。
・自席横のキヤビネットの書類を、段ボール収納に置き換え移動する④保存:オフィスで保管期限が切れた文書1ま「保存文書」として保存する。
・段ボールに置き換えられた書類を倉庫で法定保存期間保存する③廃棄:保存期間が経過した書類を廃棄する。
・保存期間が経過した書類を段ボールこと溶解する
ファイリングー清掃の着眼点②
フアイリングにより、必要な時にすぐに作業ができる状態を保ちます。
フアイリング方法
フアイリングとは、書類の加工・流通段階から廃棄までの流れであり、原則は原本管理・共用管理・ライフサイクル管理です。
- ①同―業務・プロジェクト別にフアイルを作成する。
- ②フアイル内の収容は、探しやすく、追加や返却しやすい方法とする。
- ③連番順、日付順、プロセス順などでまとまりをつくり、まとまり単位で連続性をもたせた収容方法とする。
- ④lフアイルに入らない場合は、まとまり単位で1フアイルを作成する。
- ⑤インデックスや見出しをつけて、探しやすく、追加・返却しやすいようにする。
- ⑥書類量とバインダーの厚みを比例させる(少な過ぎず、入れ過ぎない)。
- ②大分類→中分類→小分類→フォルダータイトルに分ける。
- ③フアイルは、横に寝かせて積むのではなく、立てる。
探しやすい分類にする
文書の種類や分量に応じて分類方法を決めます。
- ①文書形式別:見積書・契約書・報告書・申請書など文書の形式ことに分類する。
- ②職務別:経理。
- 人事・総務・営業など職務ことに分類する。
- ③テーマ別:健康保険・厚生年金・介護保険などテーマことに分類する。
- ④アイウエオ順:企業名などをアイウエオ順で分類する。
- ⑤時系列順:今日・1週間以内など時系列で分類する。
- ⑥地域別:中国・韓国・タイなど国や地域別に分類する。
フアイリングの留意点
ファイリングは、維持できなければ何もなりません。
- ①あまりにも厳格なルールはつくらない。
- ②全部署一律を強制せず、各部署の特性を考慮する。
- ③一般的な分類方法にこだわらず、自社の特性を加味する。
- ④私物を置くスペースを用意する。
- ⑤作られた書類をフアイルする以前に、そもそも書類を作らないようにする
電子データのファイリングー清掃の着眼点③
電子媒体情報のフアイリングは、紙文書のフアイリングと変わりはありません。定期的な清掃を心がけます。
電子データの置き場
今作成中のデータはデスクトップに、活用中のデータは自分のパソコンにフォルダーを設けて置き、保管するデータはサーバー、保存するデータは電子媒体にというように使用頻度に応じて、紙文書同様に移し替えを行います。
ステータスを、作業中のワーク(データ)、修正のための原本、共有するための公開というように分け、ファイルをコピーでしヽくつもつくるのではなく、ひとつのファイルを切り取り・貼り付けで移動させます。
電子データのフアイリング方法
電子データにおいても紙文書同様にフアイリングを、以下の要領で作成します。
- ①同一業務・プロジェクト別にフォルダーを作成する(仕事の流れや時間の経緯に沿つた置き方をする)。
- ②フォルダー内の収容は、探しやすく、追加や返却しやすい方法とする。
- ③連番順、日付順、プロセス順などでまとまりをつくり、まとまり単位でサブフォルダーを作成し、個々の文書・記録などを収容方法とする。
- ④フォルダー構造が3階層以上または総フォルダー数100以上となる場合は、フォルダー体系図を作成し、トップフォルダー直下におく。
- ⑤トップフォルダーの名称(例)・全社共有規定・基準・標準→全社文書(全社共通ドメイン内にて)・部門共有規定・基準・標準→部門文書(部門ドメイン内にて)・プロジェクト資料等→プロジェクト文書(部門ドメイン内にて)・外部発行図書・資料→図書類(全社文書フォルダー内にて)・共通業務資料・記録→共通資料記録(全社文書フォルダー内にて)⑥新旧のある資料は、誤使用防止をはかつた置き方とする。
- ⑦新と旧のフォルダーを分けて、1日については大きく明示する。
電子メールのファイリングー清掃の着眼点④
電子メールも電子データのフアイリングと同様に行います。不要なメールは、小まめに削除します。
アカウント内
アカウント内では、以下のことを心がけます。
受信メールはすぐ読み、すぐに返信する。
受信メールおよび送信メールで必要のないものは、こみ箱(削除済みアイテム)に入れる。
下書きを溜めない。
こみ箱内で必要のないものは、削除する。
よく送信する人はアドレス帳に登録し、あまり送信することがない人は削除する。
個別フォルダ
受信メールまたは送信メールで保管の必要のあるものは、業務別などで個別フォルダーをつくり、その下で保管します。
フォルダーのつくり方は電子データのファイリングと同様です。
添付ファイル
メールに添付さ祖たフアイルは、八―ドディスクなどにフォルダーを設けて、電子データとして保存します。
PC内の空き容量を常に確保する
フアイルやメールが溜まれば、パソコンの空き容量が埋まり動きが鈍くなります。
パソコン内は、不要なメール、電子データ、ファイルを常に削除するとともに、普段使わないソフトも削除して極カパソコン内を軽くすることに努めます。
インターネットの情報ファイリングー清掃の着眼点⑤
必要な情報がすぐに取り出せるように、サイトを管理します。
よく使うサイトは、お気に入りに保管(登録)する
普段よく使うサイトは、お気に入りに登録し、必要な情報がいつでもすぐに取り出せるようにします。
例えば、・検索サイト(ヤフー、グーグルなど)・新聞社のサイト(日経、朝日、毎日など)・雑誌のサイト(日経BPネットなど)・鉄道のサイト(JR、私鉄、ノヽイパーダイヤなど)・航空会社のサイト(JAL、ANA、空港バスなど)・辞書のサイト(ウィキペディア、英和辞書など)・地図のサイト(マピオンなど)・本のサイト(アマゾンなど)・銀行のサイト(三菱東京UFJ銀行など)・宿泊予約のサイト(楽天トラベル、JTBなど)。
テレビ局のサイト(NHKなど)・食事どころのサイト(ぐるなびなど)・自社のサイト・グループウェア(ペンギンなど)・福利厚生のサイト・クライアントのサイト・競合他社のサイト・業界情報のサイト・専門技術、市場調査などのサイト
など使用頻度の高い順に並べます。
またサイトがたくさんある場合は、分野ことなどでフォルダーをつくり、その下に置きます。
お気に入りからの削除
普段活用しなくなつたサイトは、お気に入りから削除し、活用頻度の高いサイトのみ保管していきます。
紙書類の電子データ化―清掃の着眼点⑥
重要書類を画像データとしてパソコンに取り込み電子化し、書類量を削減します。
電子保存の要件
電子保存するための要件は、以下の通りです。
①見読性：作成・保存した文書を表示・印刷でき、内容が確認できること。
②完全性：文書の作成者・作成時期、紙文書などと電子化した文書が同一であることが確認できること。
保存義務期間中に文書が改ざん・消去されないこと、改ざんされたことが確認できること。
保存義務期間中に文書が消失、破損しないこと。
③機密性：文書の盗難、漏えい、盗み見などが防止できること。
④検索性：必要に応じて求める文書を探し出せること。
法定保存期間
電子データ化に関しては、e‐文書法や電子帳簿保存法などがあり、文書の法定保存期間は、以下の通りです。
①商業帳簿(金融帳簿・貸借対照表等):10年(商法)②労働者名簿・賃金台帳・雇人・解雇・災害補償。
その他賃金労働関係書類:3年(労働基準法)③法人の青色申告関係帳簿・決算書類・取引関係書類:7年(法人税施工規則)④カルテほか:5年(医師法)
自主点検―清潔の着眼点①
製造現場同様チェックリストを用いた定期巡回で、整理・整頓・清掃の維持を図ります。
自主点検
各職場の代表者を選抜し、定期的にオフイス内を巡回します。
5Sができていない机上や足元、棚、備品置き場、倉庫などの写真を撮ったり、赤札(5Sカード)を貼ったりして、改善を促します。
チェックリスト
自主点検の際には、オフイス版5Sチェックリスト(チェックシート)を用います。
チェックリストの作成は、以下のように行います。
①区分を行う:机・通路・文具などで分類する。
②チェック項目を挙げる:よく乱れるものやこれを維持したいというものなどを洗い出す。
③評価方法を決める:例えば5段階評価で3をわざと抜かし、1・2・4・5点にし、良いか悪いかはっきりさせることで、改善行動につながるように仕向ける。
④評価頻度を決める:月に1回というように頻度を設定する。
⑤チェック後の活用方法を決める:点数をつけ評価することが目的ではなく、職場の改善行動に結びつけることが狙い。
オフィス内の安全性―清潔の着眼点②
オフィス内では安全性も考慮しなければなりません。
配線のすつきり化
床下配線設備のあるォフィスでも、そこから立ち上がった電話線・ネットワーク回線・電気コード・延長コードなどで椅子の足元はぐちやぐちゃになっています。
こねではつまずいたり、転んだりと安全性に問題があるばかりでなく、断線や漏電などの危険性も出てきます。
オフイス内の安全性確保のためにも、ケーブル類の始末をしっかり行います。
電気容量の負荷管理
オフィス内には、パソコン・サーバー・電話・コピー機・プリンター・FAX・シュレッダーなど様々な情報機器があります。
たこ足配線のような1回路(ゾーン)内にこれら情報機器が集中すると、ブレーカーが落ちることがあります。
その結果、作成中のPCデータが消去されてしまつたり、サーバーがダウンしてしまったりします。
このようなトラブルが起きないようにするためにもゾーンことに電気容量を管理し、負荷の平準化を図ります。
特に、コピー機は瞬間的に負荷がかかる場合がありますので単独配線にします。
耐震対策
耐震対策を考慮した安全なオフィスを維持します。
①書棚:
棚同士で上下左右の連結を行う。耐震金具で壁に固定する。重いものを下段に置く。窓の前に背の高い書棚などを置かない。ラッチ付きの引き出し扉にする。
②通路:避難しやすい通路幅を確保する。
通路にモノを置かない。
③非常口:近辺にものを置かない。
④デスク・OA機器:耐震マットなどの上に置き、振動を吸収する。
⑤□―パーティシ∃ン:L字・H字・コの字などにレイアウトし、転倒防止を図る。
③窓ガラス:フィルムを貼り、飛散対策を行う。
オフィスのリスクマネジメント
リスクマネジメントとは、リスクを把握・特定し、その発生頻度と影響度を評価し、リスクの種類に応じて対策を講じることや、そのリスクが実際に発生した際、被害を最小限に抑えることを指します。
地震の際の情報システムや意思決定機構の分散、緊急事態時における迅速な対処や情報伝達の機構などリスク分析をしながらリスク因子を評価し、リスクアセスメントによリリスク管理パフォーマンスを測定し改善に努めます。
ルールを守る一躾の着眼点
オフィスのルールや規律は、製造現場同様に守らなければなりません。守らないペナルティーは、品質・生産性などに影響を与えますが、オフィスでは特にそれが以下のような形でも現れます。
税務調査
決められた通りにファイルや在庫が管理されていなければ、税務調査が入つた際、探すことに時間が費やされたり、あらぬ疑いをかけらねたりします。
後日修正申告をしたり、重カロ算税など新聞記事になったりという負の遺産を背負うことにもなりかねません。
内部監萱
内部監査は、部門間の利害関係の対立や、特定部門を統括する管理職のモラル・八ザードにより企業不祥事が相次いで生じたケースを踏まえ、2007年9月に施行さねた金融商品取引法(日本版SOX法)に定める企業の内部統制システムとして、財務報告や法令遵守などの合法性(コンプライアンス)を維持するために制度化されました。
ここでも、ファイリングやプロセスがルールや規律通りに管理されていなければ、監査は簡単に済みません。調査や資料づくりで本来業務とはかけ離れたムダな時間を費やすことになりかねません。
棚卸し
5Sで在庫がすつきりしていねば、棚卸しの時間は短時間で済みます。
しかしながら、モノが多くこちゃこちゃな状態では、帳簿と現物との食い違いがあちこちで発生し、その整合作業で1・～2日はあつとしヽう間に経ってしまいます。
機密情報の漏洩
5Sが行き届いていなければ、何か機密情報や個人情報の情報がなくなっても誰にも分かりません。そねが後日漏洩事件として新聞記事とならないように、書類やファイルの情報管理を徹底させます。情報セキュリティの基本は、5Sです。
●書類紛失対策
●誤つて書類を廃棄しないよう2Sを徹底する。
●データのパックアップを作成する。
●バックアップ・データの分散保管をする。
●電子媒体の保管は、専用耐大金庫で行う。
●機密書類の流出対策
●廃棄書類はシュレッダーによる裁断や焼却処分を行い、流出を防ぐ。
0裏紙コピーには機密文書を使わない。
0機密書類・PC・携帯電話の置き忘れなど不注意による流出を防ぐ。
OFAX・メールの宛先間違いを防ぐ。
●メールの添付フアイルで機密性が高いものはパスワードをかける。
●コンピュータに対する不正アクセスやウィルスを防ぐ。
●オフィスの中に外来者を侵入させない。
●カードエントランスシステム、システマゲート、電気錠収納などの八―ドを過信しない。
●情報セキュリテイ・マネジメントシステム(:SMS)
●リスクをゼロにすることではなく、セキュリティ対策にはコストがかかるので、組織として許容できる範囲のリスクかどうかの判断を行つた上で、限度以上のリスクについて許容範囲までのリスク軽減の対策を講じ、それが実行されているのを管理すること。
5Sは捨てる。
やめる技術事務の5Sは、一言で言えば捨てる。やめる技術だと言えます。
同一課内で重複している文書、一時的な印刷文書、問い合わせなどのメモ書き、会議議事録、資料作成の際集めた情報など、使わない文書。もしかしたら使う文書。
たまに使う文書というような分け方ができますが、いつか使うだろうということで保管しておいても結局使わなかつたということがほとんどではないでしょうか。
1年経過した文書の利用率はわずか1%という統計もあります。
つまり、勇気を持って書類を捨てる、従来から慣例となっている書類の作成を思い切つてやめるということができるかが鍵です。
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