― 自分の仕事をマニュアル化する
● ルーチンワークは自動化する
前章までは、組織やチームについてのマニュアル化を取り上げておりました。
そして、この第６ 章では、自分という個人について注目していきます。
自分の仕事をマニュアルでこなすことについ て考えてみます。
まず、自分自身の仕事についても、効率化や整理を行う必要があるのは誰でもわかるはずで す。
しかし、現実はなかなか思ったようにはなりません。
●仕事が多くて、優先順位がわからない ●予定をたてて仕事をしているが、割り込み仕事が多い●書類がなくなる ●ＰＣ内の整理ができていない このようなことは大なり小なり、あなたにも経験があると思います。
そこで、仕事の整理をして、毎日行う業務とそれ以外の業務とに区分けを行うのです。
そ して、毎日行う業務に関しては、自動的に、決めた時間でこなすことを「体に覚え こませる」のです。
例えば、会社に出社して、ＰＣを立ち上げたら最初にすることは何でしょうか？ 多くの人は メールチェツクと考えられます。
実際に私自身もそうですし、他のメンバーも同じことをしてい ます。
これは、外部からの連絡事項で、緊急に対応しなくてはならないもの、予定の確認、予 定の変更など、「自分の一日の仕事に影響が出るかどうか」を確認しているのです。
しかし、前述したことを考えながらＰＣを立ち上げている人がいるでしょうか？ 答えはノー です。
これは、朝出社してから何をするかが習慣となっているからです。
つまり、「体にしみこ んだ」行動となっているのです。
だから、考えなくてもその行動をとってしまうのです。
これは、メールチェツクに限らず、業務日報を記載する時間や、その他に毎日決められた業務には同じこ とが言えるのではないでしようか。
これが「ルーチンは自動化する」事なのです。
考えた結果の行動は、悩んだ末の行動の場合 があります。
しかし、毎日のルーチン業務については、考えることはあまり必要ありません。
そうしたら、自分の中でルール化し自動化しましょう。
具体的には、 ●ルーチン業務の洗い出しをする ●行動する時間を設定する ●同じ時間に行動する ●意識しなくなるまで行動を継続する ● ●習慣化し、自動化する このようなプロセスで落とし込んでいきましよう。
２ メール処理はマニュアル化する
● 受信トレイで進捗状況を管理する
私はクライアントにメールで資料を転送することが多いです。
メールがない時代は、ＦＡＸや 宅急便を駆使して仕事を納品していました。
とても便利な時代になりました。
しかし、メールがこれだけ発達すると、未承認の広告なども増加し、受信トレイは放置して おくと、大変なことになってしまいます。
重要なメールも広告のメールも区別がつかない状況だと、 業務に支障をきたすこともあるでしょう。
実際に私も重要なメールが受信トレイの他のメールで 埋もれてしまったことが何度もありました。
そこで、私はメールの処理をマニュアル化しています。
●メールマガジンなど定期に受信するメールは自動振り分けを行う ●自動振り分け以外は受信トレイにて確認 ●確認後、終了フォルダ、クライアントフオルダなどに振り分け ●受信トレイに残っているものは、未返信、返信途中 ●返信後、業務完了後は終了フォルダ、クライアントフォルダなどに振り分け このように、決めています。
この取扱いを行ってからは、業務で重要なメールが受信トレイのどこにあるのかがわからなく なるということはありません。
返信途中の業務メールは常に受信トレイにあります。
また、未 返信のものも受信トレイに残っています。
つまり、何らかのアクションが必要なものが受信トレイ に残っているのです。
この状況下だと、「早く処理しなければならない」「この場所は、空になっているのが本来の姿 だ」と感じるようになり、「早く処理をしなくては」と意識が向かうようになるのです。
また、クライアントから届いたメールを読んで、対応できないものは「未読」に戻せばやり残 した仕事がすぐにわかるのです。
それから、メールをすばやく処理する方法は、とにかくまずは返信することです。
質問など で回答がすぐに提示できなくても、その旨を返信すれば、相手も納得するでしょう。
これを 回答するのに時間がかかっていても、その状況を連絡しなければ、相手はイライラしてしまうで しょう。
すぐに返信するということは今後のビジネスの流れや人間関係にも大いにプラスになる と考えられます。
メールというツールはとても便利です。
しかし、要件の提示だけでなくコミュニケーションの基 礎でもあるのです。
リアルなおつき合いとなんら変わらないということを肝に命じてコミュニケー ションをとりましよう。
３ 朝の行動をマニュアル化する
● 毎朝の多集中時間クをつくる
あなたは、朝起きて「さあ仕事だ―」という気になりますか。
「連日の疲れを引きずってい るから、そんな日はまれだ。
… 」そんな人も多いのかもしれません。
しかし、疲れきった頭や 体では、いいアイデアは生まれません。
やはり、スッキリとした朝を迎えられるように睡眠はじっ かりと取りましよう。
私は、朝起きて出勤するまでの時間を有効に活用しています。
まずは、いつも携帯している手帳を見て、１日の予定の確認を行います。
手帳は１週間が見 開きでわかるものを使っています。
１週間の流れの中で、１日の動きを見て、そして、やるべき ことをチェックします。
私の場合、必ずやらなければならないことの項目と実施時間を記載します。
例えば、クライアントの名前と訪問時間、来社されるお客さんの名前と来社時間などです。
それから、期日があるべき業務の内容などを記載しています。
ここで、自分マニュアルがあります。
まず、アポイントや来社があった場合は、赤で「済」と 記載します。
いわゆる消しこみを行うのです。
また、期日が迫っていても、翌日に延ばす業務 もあります。
この場合は、黒で２本線をひいて、翌日の欄に改めて記載します。
済めば赤で「済」 と記載します。
また、延ばした場合は黒の２本線で消しこみ、実施する日を再設定するのです。
さらに、項目欄がオーバーした場合、付箋を貼りつけて同じ運用を実施します。
ただそれだけ です。
これを自分マニュアルとして４年以上続けていると、自分の習慣となってくるので す。
朝の数分で、今日１日の行動が把握でき、優先順位の確認も終わるのです。
この時間帯を有効に使うことにより１日の流れをつくつて、一気に仕事をこなしてしまいましょ う 。
４ やりたいことは書き留めよう
● アイデアノート活用術
朝の活用でもっとも重点ポイントは通勤電車内での時間活用です。
また、朝は乗車する前に 「今日は○○をするぞ」と目的を持って、乗車します。
通勤電車の中は、拘束された時間ですが、 限られた行動しかできないと思いがちですが、いろいろなことができます。
具体的には、 ●読書 ●資料作成 ●アイデア出し
などがあります。
この中でも、最後のアイデア出しについては、有効な時間と考えています。
読書や資料作成については、車内の込み具合や座席に着席できない場合には書籍すら広げら れないケースがあります。
しかし、アイデア出しは、最低でも自分の頭があればＯＫです。
私の場合は、セミナーで話す内容のアイデア出しをしたり、執筆中の本のアイデアなどを考 えます。
このとき、アイデアが浮かんでも、すぐに消えてしまう場合が多いかと思います。
こ れを防ぐため、私はＢ６版のノートを手帳にはさんで、常に携帯しています。
Ｂ６版なので、満 員電車でも少しのスペースでも広げることができます。
だから、アイデアが出て「面白そう」「こ れはすごい」と感じたら、このノートに忘れないように書き込むのです。
書き込む方法はマインドマップという書き方を活用しています。
この方法は、箇条書きや文章などと違って、思いついたら以前の内容に関連づけてつながりを つけて記載できるので、気軽に書き込みができる点が優れています。
私は、満員電車で「アイ デア出し」をＢ６版のノートとマインドマップで実施しているのです。
実際に最初の書籍『仕事は部下に 任せよう！』（クロスメディア・パブリッ シング発行）の原稿は、Ｂ６の「アイデ ア手帳」から生まれたものです。
書籍 化するにあたつて、手帳に書き留めてい たアイデアから原稿を起こしたものば かりです。
細切れの時間や待機の時間など が有効活用されていないケースが 見られます。
ちよつとした工夫が 「有効な時間」へと変化します。
あなたも自分の時間の使い方をちょつと 工夫してみましよう。
５ マニュアルはいつでもリセットする
● マニュアルを見直す
マニュアルをつくることはとても難しいことです。
業務に熟知した人が流れをチェックし、他人 がどのように運用するのか考えながらつくります。
業務経験が浅い人でも、質の高いマニュアル の手順を見れば、質の高い商品やサービスを提供できるようになります。
しかし、自分のためのマニュアルは自分だけのためです。
ちょっとした工夫の実践が自分マニュア ルのいいところです。
だから、一度決めたからといつて「絶対に直さない」ものではありません。
例えば、朝の過ごし方をマニュアル化し、習慣として運用している場合を考えましよう。
朝の習慣で、メールチェックの時間に当てていても、重要なプロジェクトがあれば、資料作成に 注力します。
朝という邪魔されない時間、自分が集中できる時間に優先順位をつけて、習慣を変えるのは 「あり」だからです。
このように新たな仕事が入った場合は、明確に変化させることにためらいを感じないと思いま す。
しかし、それ以外では「問題が起こった」場合にマニュアルを見直すこととなるでしよう。
その際はまず、「問題がなぜ起こったか？」の原因を徹底的に考えてください。
そして、解 決策とともにマニュアルを変え、運用の習慣を変えていくのです。
●問題 中 ●原因¨徹底的に追求 ↑ ●解決策¨マニュアルを変える●運用の変化¨習慣を変える 時代によっても仕事のやり方も変わります。
だから、それにあわせたマニュアルづ くりも必要です。
これ以外にライバルの出現によって、現状の方法を見直すときもマニュアルを見直すときです。
このように常に外的環境に合わせた行動を考えないと、変化の激しいこの世の中では生きてい けません。
マニュアルは常に「マイナーチェンジ」し続けるのです。
そして、その積み重ねが「真 のマニュアル」を生み出していくのです。
マニュアルを変えるときは、「思いたったとき」が吉日ですね。
６ 期限の管理をマニュアル化
● 丁ｏ Ｄｏリストの活用方法
日々の予定は手帳のカレンダーで管理して、完了したら赤で消し込みをしています。
予定が延長となつたら、期日の日に予定を記載します。
しかし、予定が未定になったり、完了日があやふやであったらスケジュール管理できません。
そのようなときは「ＴｏＤｏ」リストを活用します。
私の場合ですが、書類のやり取りの管理、相手からアクションがない限り動かすことができな い事柄などが、こちらのリストに書き加えられます。
そして、業務が完了したり結果が出たり したらチェツクをします。
スケジュール以外に期日管理ができ、さらに、相手からのリアクション状況もつかめるので、とても便利です。
しかも、機械的な作業なので、いろいろ悩む必要がありません。
予定が崩れてしまつたら、ＴｏＤｏリストに書き入れ、チェックすればいいのです。
経過について期日がない場合、だいぶん前のことでも思い出せ、もう処理しなくてもいいか、 それとも処理するべきか、リストさえ見れば判断ができます。
この記載は時系列的にどんどん記入していきます。
優先順位や完了期日を関係なしに記入 します。
そのように決めないと、記入する段階で判断が入るとＴｏＤｏリストがうまく機能し ません。
私の場合、ＴｏＤｏリストは、手帳のスケジュールの後に閉じてあります。
スケジュールからこ ちらに引っ越したものに関して、完了後はチェックをつけて終了。
実にシンプルです。
期日管理はスケジュールで、ＴＯＤｏリストでは「実行したかしていないか」を管理するツール として使うことができます。
私は、自分で時間やスケジュール がコントロールできないけど、重要 なものの業務管理をこのリストで管 理しているおかげで、大きなミスな く今まで仕事ができています。
その 要因は、最初にあれこれ考えずに、 ＴｏＤｏリストを余計な機能なしで 割り切って使っていることがよかった と考えています。
常に持ち運びというアナログな管 理方法ですが、いちいちＰＣを立ち 上げる必要もなく、思つたときにパツ と開けるので、とてもスピーディー に物事が進みます。
７ 情報をマニュアル化する
マニュアルで情報収集を効率化
私たちの生活は、情報があふれかえつています。
テレビ、ラジオ、新聞、雑誌、広告そしてインター ネットなどからいろいろな情報が発信されています。
何を有効な情報にするのかというのは受け 手の責任ということになります。
しかし、何を信じていいのかもわからないというのが現状では ないでしようか。
氾濫した情報から、自分が必要な情報を見つけるだけでもひと苦労です。
ただし、情報が 増えることがあっても減ることはないでしょう。
そのためにも、情報収集を効率化する必要が あるのです。
効率化することの前提は「ルールを決め、マニュアル化」することです。
しかし、会社やチームで使うマニュアルとは異なるので、フロー化やチェックリスト化する必要は ありません。
例えば、ＰＣのフオルダーの整理をすることです。
私が実行していることは、ファイル名の前に作成年月日をつけています。
これだけでもフオルダー内を序列化する際に、古い履 歴から新しい履歴に整列させられるのです。
削除するのも整理するにもとても便利です。
また、Ｗｅｂの情報の整理については、ＲＳＳリーダーの活用をおすすめします。
ＲＳＳリーダー は主に新情報の配信として用いられています。
新聞社などのニュース配信サイトでは最新ニュース の配信をチェックすることが可能です。
自分の業務に関連する最新記事にいち早くアクセスでき ます。
また、新聞についても情報収集は工夫が必要です。
毎日１紙、朝チェックするだけでも端から 端までチェックするにはかなりの時間を要します。
最初から最後まで「きちんと」目を通すだ けでも１時間以上かかってしまうのではないでしょうか。
私は全体を通してチェックするのは１５ 分 と決めています。
そして、気になる記事についてはブログなどに記載してコメントすることに決め ています。
このことで情報が整理できるのです。
雑誌などについても、同じです。
気になる記事があった場合はＰＤＦ化してフオルダーに保存 しておきます。
この方法を実施すると、保存場所が要りません。
また、紙の劣化を気にする こともないのです。
まさに一石二鳥ということになります。
あなたも参考になる部分があるのであれば、どんどん取り入れてくださいね。
情報の振り分け
重要な書類一つでも、「どこかにいってしまった。
… 」なんて経験は誰でもあるでしょう。
その ためには、情報を整理する必要があります。
メールの処理でも書きましたが、ＰＣ上の情報も 整理するだけでスッキリします。
そして、使い勝手が格段にアツプするのです。
私は、フオルダを活用して、類似する情報を振り分けします。
仕事の内容で、自分が作成 した資料などをどんどん放り込んでいきます。
また、顧客別に資料もどんどん放り込みます。
また、紙での資料についてはＰＤＦ化し、顧客フオルダに放り込むのです。
こうすると、手元の 資料はとても少なくなります。
さらに、紛失の可能性もなくなるのです。
また、物理的なスペー スを考えなくて済むし、紙の劣化も気にならなくなります。
このように整理することにより検索するのも便利になるし、類似条件が出たときに参照資料 としての使い勝手が良くなるのです。
● 古い情報は捨てる
あなたの机の中は、最新の情報で一杯でしょうか。
私の机は… ・数年前の使わない情報もご
丁寧にフアイルされています。
会社の打ち合わせで、「古い資料」の取り扱いについて会議をしたことがあります。
そこで出
た話で、「ｌヶ月放置した資料は、１年後も見ない」ということです。
資料をそのまましまう
という行為は、何らかの安心感を得ようとしているのかもしれません。
しかしそれは、未消化
のものを単にためているだけかもしれません。
私は、必要ないと一瞬でも考えたら、書類などは破棄しています。
まずい、と考えたら、Ｐ
ＤＦ化してサーバーに保存するのです。
紙としては残らないから、身も心もスッキリです。
８ ヌログの更新をマニュアル化する
● マニュアル化すれば継続できる
ブログを持っている人は、とても多くなりました。
個人でも法人でもブログが情報発信の大き なメディアとなつています。
私の中で、ブログは気軽に手にした最初のメディアです。
現在、「も うかる会社の組織とは？ 人事コンサル屋の叫び」（〓ご¨＼＼日のｃ８【∽ユ一くａ８『・σＳ）と「港区の 社会保険労務士 内海正人の成功人材活用術―！」（澪ご¨＼＼”日の匡ｏ・ピ＼二∽匡目．∽じの２つのブ ログを運営しています。
そして、２００５年３月からスタートして、ほぼ毎日の執筆を続けてい ます。
毎日ブログを書き続けているという話をさせていただくと、決まって次の質問が出てきます。
「ブログを始めたのですが、数ヶ月で尻切れトンボになってしまって。
・。
」
ブログについては、「継続することが困難だ」という人がとても多いのも事実です。
そして、「内海さんはなんで毎日書けるのですか？」という質問をよくされます。
「そのモチベー ションはどこからくるのですか？」このようにも尋ねられます。
こう質問されても私自身困って しまいます。
ブログが継続的に続いているのは単に結果でしかないのです。
しかし、一つ意識をし たことがあるとすれば、次のことを決めて取り込んだことです。
それは、 ●更新記事を書く時間を「朝一番」と決めたこと ●記事の更新時間を１５ 分以内と決めた ●記事は自分自身の業務に関連する内容とする このようにルールを決め、続けたのです。
結果、３年以上にわたり、１日、２日のやむをえない事情のとき以外は、毎日更新を続けて いるのです。
しかし、私自身のモチベーションが、他人より高いわけではありません。
これは、「習慣化」 が成功したのではないかと考えられます。
つまり、朝出かける前に歯を磨くのと同じように、朝、 ブログを更新しないと「気持ち悪い」のです。
この単純な思いが、毎日のブログの更新を実行させているのです。
あなたも、ブログの更新が 「継続」できないと考えているのであれば、まずはブログの更新をマニュアル化すべくルールを決め、 そして、それに基づいて実行するのです。
さらに、習慣化するまで意識して更新し続けましよう。
そうすると、いつの間にか習慣となり、淡々と更新を行えるようになっていくのです。
ブログの更新を毎日行うと、書くネタを探すようになります。
すると、新聞やテレビ、インター ネットの見方が変わります。
書くネタになるか？・ならないか？ で自分自身が業務に敏感にな ります。
そして、自然と深い洞察が可能となっていくのです。
さらに、文書を書くことにも抵 抗が薄れてき、表現方法も工夫していきます。
知らない間に実力がついてきます。
振り返ってみると、毎日ブログを更新するだけで、自身の業務や文章表現能力が高まってくる のです。
９ アイデア出しをマニュアル化する
● 発想を変えて、新しいアイデアを生み出す
私は、アイデアや発想に困ったときはオズボーンのチェックリストを活用します。
このマニュアル でチェックを行うと、今まで一面的に捉えていたものの見方が多面的に捉えられるようになり、違っ た発想に生まれ変わることがよくあるからです。
ここでは、例として携帯電話の機能のアイデア出しをしてみます。
田転用そのままで新用途は、他への使い道は、他分野へ適用は 【電話← ＧＰＳ機能、ワンセグ】 似たものはないか、何かの真似は、他からヒントを 【電話← メール機能、三者通話】 口応用
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このように考えるヒントのポイントを提示することにより、新たなる発想が浮か び上がります。
私たちは「ちょっとしたきっかけ」でアイデアが広がります。
このチェックリス トを多用するだけで、行き詰ったアイデアや雰囲気を一掃できるのです。
また、ブレーン・ストーミングを行うことで、数多くのアイデアが出てきます。
ブレーン・ストーミングは、通常６〜７名のグループで実施します。
そして、４つのルールが決 められており、会議に参加するメンバーは、このルールを守らなければなりません。
４つのルールとは、 ①自由奔放（奔放な発想を歓迎し、とっぴな意見でもＯＫ） ②批判厳禁⌒どんな意見が出てきても、批判してはいけない） ①量を求む⌒数で勝負。
量の中から質の良いものが生まれる） ④便乗発展⌒出てきたアイデアを結合し、改善して、発展させる）
ということです。
多くのアイデアを出してその中から使えるものを発展させていきます。
具体的には、 ●課題の設定¨取り組むべき課題を設定する ●役割の決定¨リーダーと記録係を決める ●発散思考¨リーダーの指示、自由奔放にアイデア、意見を出し合う ●収東思考¨記録をもとに、分類、補足する ●発散と収束を繰り返す ●評価¨実現可能性や重要性、効果性などの観点から出されたアイデアを評価し、選 択を行う ●具現化¨評価後のアイデアの具現化策を考える として、アイデアを実現化していくのです。
１０ プレゼンを成功させる方法
● チェツクマニュアルを準備する
私は、実務セミナーや経営者向けセミナーを多く開催しております。
最初は、手探りで何もかも自分たちで決めていました。
しかし、回数を重ねるうちにわかつ てきたことがあります。
それは、「チェックマニュアルの項目が明確なら、誰でも準備ができる」 ということです。
チェックマニュアルの項目を検証すれば、スタツフに任せることができるのです。
今までは、セミナーの内容がわかる講師か関与スタッフのみの対応でしかなかったのですが、チェツ クマニュアルを使えば総務に任せることができるのです。
これにより、講師はより「講義の準備」 に注力できるようになり、関与スタッフは持ち場のことを考えればいいようになったのです。
セミナー企画の打ち合わせ時に、シートで項目ごとにチェツクするのです。
項目を、担当別に割り振り、責任を持って準備を進めてもらうのです。
そして、最終的に は開催の１週間前に最終チェックで「漏れがないか」を確認するのです。
役割分担により、それぞれが「やるべきこと」がはっきりします。
そして、最終的にチェック し、本番をむかえます。
準備が「完璧」だと、そこで「成功は確約」できたようなものです。
このようにチェツクマニュアルがあると、自然と分担ができ、個々人のパフォーマンスが引き出せるの です。
● プレゼン方法にこだわる
プレゼンやセミナーは、いわゆる晴れの場となります。
だから、小物も重要です。
私は、自主開催のセミナーで、多くのこだわりを持っています。
まず、セミナーの主旨を考えます。
「自分を売る営業のセミナー」なのか、「知識を持ち帰ってもらうセミナー」なのかによって、パターンが変わります。
私の場合、「自分を売るセミナー」では、パワーポイントなどのプレゼンテーション用のソフトは 使いません。
なぜかというと、セミナーの目的が「自分を売ること」です。
それなのに受講者が、 資料ばかりに目がいって、肝心の講師に視線が注目しないからです。
資料としてパワーポイントなどで資料を使うのは問題ないのですが、晴れの場で自分が注目さ れないのでは、営業となりません。
自分に注目を集め、ホワイトボードで熱く説明する方が、 勢いもあり伝わるのです。
そして、自分を売るのです。
しかし、「知識を持ち帰ってもらうセミナー」では、最大の目的は「内容を理解してもらう」 ことです。
だから、講師が前面に出すぎても本来の趣旨とは異なってしまうのです。
この場合は、 理解しやすさを追及します。
よって、図解、写真を駆使して講義を進めます。
パワーポイント などのプレゼンテーション用のソフトで資料作成もします。
わかりやすさを最優先です。
それから、講義の時間管理についてです。
きちんと講義用のタイムマネジメントも管理しないといけませんｃ 私は講義のときには、手元にストツプウオツチを忍ばせております。
受講者は時間に関して敏 感です。
フランクな講義内容でも時間は重要です。
予定の時間に終わらないとクレームも出ます。
内容が尻切れトンボになってしまうのは最悪ですが、時間厳守は基本です。
そうならないように、あらかじめプレゼンテーションの進行もマニュアル化し、準 備を整えておかねばなりません。
いつでも、どんなときでも、マニュアルは必要なの です。
【著者略歴】 内海正人(うつみ。
まさと) 人事コンサルタント。
昭和39年、神奈川県生まれ。
武蔵大学卒。
総合商社の金融子会社にて法 人営業、融資業務、債権回収業務を行う。
その後、人事コンサルテイング会社を経て、株式会社 船井財産コンサルタンツにて人事コンサルタント、経営コンサルタントとして、コンサルティン グ業務を行う。
平成15年に日本中央会計事務所に合流、日本中央社会保険労務士事務所代表と して現在に至る。
人材マネジメントや人事コンサルティング及びセミナーを業務の中心として展 開、現実的な解決策提示を行う。
特に経営者向け人材マネジメント 組織マネジメントについて |よ数少ないエキスパートの一人として定評がある。
著書に『仕事は部下に任せよう1」(クロスメ ディア パブリッシング)などがある。
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