ポイント １：文明の利器に頼る
ポイント ２：タスクはまとめる
ポイント ３：スタートを明確にする
ポイント ４：２つのリストを使う
ポイント ５：絞り込んで並び替えるステップ
「タスク管理についてわかりましたが、具体的に何をすれば良いのですか？」 そんな疑問にお答えするのが、この章のテーマになります。
これからお伝えするメソッドを実践すれば、どんなにタスク管理が苦手な人でもサクサク仕事が終わります。
そのメソッドとは Ｅ－ ＰＯＤ（イーポッド）です。
Ｅ：抽出する（ Ｅｘｔｒａｃｔ） Ｐ：処理する（ Ｐｒｅｐａｒａｔｉｏｎ） Ｏ：整理する（ Ｏｒｇａｎｉｚｅ） Ｄ：実行する（ Ｄｏ）
この ４ステップを実践するだけで、タスク管理できるようになるだけでなく、深く考えるための思考力が身に付きます。
事実、私はこのステップを実践し毎日 ４時間の残業が ０時間になりました。
また、残業しても、中途半端なままほったらかしにしていた仕事をきっちり仕上げることができるようになりました。
非常に再現性の高いステップになっておりますので、まずはこのステップで実践してみてください。
ステップ １：タスクを抽出する（ Ｅｘｔｒａｃｔ）
まずは、タスクの抽出を行います。いわゆるブレインダンプを行うステップです。ブレインダンプとは直訳すると「脳を投げ出す」という意味。すなわち、頭の中にあるものを外へ吐き出すということです。
紙とペンを用意し、思いつくかぎりタスクを書き出してください。ここでのポイントは思い浮かんだものを徹底的に書き出すことです。
- 内容がかぶっている
- どうせやらない
- 書き出すまでもない
- かっこいい言い回しが思いつかない
このような考えが頭をよぎるかもしれませんが、安心してください。
「ステップ ２：タスクを処理する」でタスクを見直します。気にせずタスクを出し切ることが大切です。
ブレインダンプについて調べると、時間を区切って書き出す方法が一般的です。
しかし、私は時間を制限せず書き出すことをオススメします。なぜなら「書ききれなかった」という意識が頭に残ってしまうからです。この意識がクセモノです。
考え事をしているときにひょっこり現れては、集中を途切れさせます。高い集中力を維持するためにも思いつかなくなるまで徹底的にタスク抽出しましょう。やってみるとわかりますが、書ききると膨大な量になります。
そのため、できるだけたくさんの紙を用意しておきましょう。書くスペースが足りなくなり、ブレインダンプが中断するのが嫌なので、私は Ａ ３のスケッチブックを使っています。
職場では、裏が白紙の廃棄予定プリントをもらってきて、思う存分書き出しています。時間がかかっても良いので、「もう何も出ない」状態まで書き出せたら次のステップに進みましょう。
ステップ ２：タスクを処理する（ Ｐｒｅｐａｒａｔｉｏｎ）
「タスク管理は料理に似ている」 これは、私が尊敬する先輩がよく言っていたことです。
料理は、食材に対して皮をむく、食べやすいサイズにカットする、下味をつけるなど、完成までにさまざまな処理を行います。
ステップ １で抽出したタスクも、書き出しただけではただの文字の羅列。管理するには処理を行う必要があります。
料理同様この作業が一番大切であり、処理の方法によって結果が大きく変わります。
処理の工程は４つです。
- 工程1：細かく分解する
- 工程2：やらないことは消す
- 工程3：他の人に任せる
- 工程4：空っぽにする
それでは具体的に解説していきます。
工程 １：細かく分解する
まずはタスクを細かく分解します。この処理がうまくいくかどうかがタスク管理のカギです。時間がかかるかもしれませんが根気強くやりましょう。
「細かくって、どれくらい細かくすれば良いの？」 という疑問が浮かんだのではないでしょうか。答えは「実際に行動できるレベル」です。
例えば、上司から忘年会の会場を予約して欲しいと頼まれたとします。
この時、タスクを抽出すると 何料理の店にするか決定する 会場はどこにするか決定する 参加人数を確認する 開催日を決定する など出てくると思います。
しかし、ここで止まっていてはいけません。行動できるレベルまでタスクを分解する必要があります。
例えば「何料理の店にするか決定する」というタスクに対しては次の２つに分解することができます。
参加者に食べたい料理のアンケートメールを配信する アンケートのための料理ジャンルを抽出する
また「開催日を決定する」というタスクであれば「参加可能な日をアンケートで確認する」という分解のあとに「参加可能日を記入できるエクセルファイルを作成する」というタスクが出てきます。
このように、抽出したタスクに対してどんどん小さい単位のタスクに分解を行います。タスクの分解に困ったときは、フレームワークに当てはめて分解します。
有名なものは「 ５ Ｗ １ Ｈ」です。次に示す英語の疑問詞に回答することで、自然とタスクを分解することができます。
それも面倒くさいという場合は次の２つの視点で分解してください。
- だれに決定権があるか？
- なにが必要か？
基本的に、仕事は誰かが承認することで進みます。その承認を得るために何が必要か考えれば、自然とタスクの分解はできます。この工程も、タスクの抽出と同様にどんどん分解してください。
「そもそもタスクを分解する時間がもったいない。こんなことやってられない」その気持ち、わかります。しかし、１つでいいので分解に挑戦してみてください。
なんとなくやっていた仕事が言語化され、抜け漏れや無駄な仕事が見えるようになります。分解に 10分かかったとしても、無駄な仕事を排除すればあっという間に10分は取り戻せます。
それどころか、 １時間、はたまた半日以上の余裕がうまれます。重要なので再度記載しますが、分解の目安はタスクの文言だけ見て行動できるかどうかです。
工程 ２：やらないことは消す
分解しきった後のタスクを見直してください。ここで初めて消す作業に取り掛かります。やらないことの判断基準は「結果に効果があるか」です。
例えば、メモ書き程度の情報整理で終わるタスクに対して、資料の装飾までやっても、結果に影響はありません。このようなタスクは消してしまいます。
判断基準が明確ではないので、消してよいか迷うかもしれません。そのときは、タスクの目的は何かを意識してください。営業の人が売り込みをする資料なら装飾も必要でしょう。
目的は商品を買ってもらうことであり、商品の印象は資料の見栄えに大きく左右されます。
逆に、もともと記入することが決まっている書類のフォーマットであれば、文字の色を変えたりする必要はないです。
なぜなら、それぞれの項目に書くことはあらかじめ決められており、目立たせても意味がないからです。
目的は、記入欄が正確に埋まっていることです。ここで注意してほしいことがあります。
それは「今すぐやる必要はないが、いつかやらなければならないこと」は残しておくこと。例えば、さまざまな書類の捺印や社内データベースに保存する作業です。
結果に効果がなくても、仕事を進めるためのルールや将来的に自分を守ることにつながるタスクは存在します。
しかし、緊急度が低い場合が多く、後回しにするうちに忘れてしまうことも。本当にやらないことだけを消して次の工程に進みましょう。
工程 ３：他の人に任せる
残ったタスクに対して、さらに処理を行います。ここではタスクを自分ではなく他の人に任せます。
なぜなら、必ずしも自分でやる必要がないタスクというものも存在するからです。自分より得意な人や、実はやりたがっている人がいないか確認してみてください。
例えば、忘年会の予約で考えると「会場を決定する」というタスク。盛り上げ上手、イベント好きで大人数でも予約できる会場に詳しい人っていませんか。
そういう人に相談すると、快く引き受けてくれることがあります。仕事も同様で、人それぞれ得意分野や好きなことがあります。
すべて自分一人でやろうとせず、誰かを頼ることが時間短縮の近道です。まずは相談してみましょう。
全てやってもらえなくても、部分的に協力してくれるかもしれません。また、効率的な進め方を教えてくれることもあります。
勘違いして欲しくないのですが、自分は仕事をせずに、他の人に丸投げしろというわけではありません。自分でするほうがいい仕事もあります。
しかし、まずはタスクを整理して、自分の仕事を終わらせることが大切です。
「頼まれごとは、試されごと。失敗してもいいから、とりあえずやってみよう！」 この言葉は本当にあなたのことを気づかっているのでしょうか。
うまくマネジメントできない上司が、仕事を押し付けるときにつかう常套句だったりします。適切にタスクを把握し、割り振れないから言いやすい相手に仕事を振る。
仕事の精度が低い、期限が守れなくても「経験が無いから仕方ない」という言い訳に使われてしまいます。
これを繰り返すと、どんどん自己肯定感は失われていきます。結局最後は自己責任。
こうならないために、まずは自分ができる仕事量を把握し、できない分は他の人に任せましょう。ここで注意するのが、任せたタスクの進捗管理はしっかり行うこと。
任せっきりにしておいて、期限日までに完了していない場合はあなたの責任です。ここで、できていない相手を責めてしまうと信頼関係が崩れてしまい、今後仕事を引き受けてくれなくなるので気をつけてください。
工程 ４：空っぽにする
抽出したタスクに対して工程 １から ３の処理を行い残ったもの。これこそ自分が取り組むべきタスクです。全てのタスクに処理を行ってはじめて、どうすべきか分からないものがゼロになります。
１つずつタスクを取り出し、丁寧に処理してください。そして、抱えていたタスクの箱を空っぽにするのです。漫然と頭の中で管理していた状態からの脱却。まさに頭の中が「見える化」された状態です。
ここまでくれば、 Ｅ－ ＰＯＤも折り返し地点。すでにあなたのタスク管理に対する考え方が変化しはじめています。
ステップ ３：タスクを整理する（ Ｏｒｇａｎｉｚｅ）
本ステップでは、ステップ ２で処理を行ったタスクに対して整理する方法をお伝えします。
整理のポイントは５つです。
- ポイント １：文明の利器に頼る
- ポイント ２：タスクはまとめる
- ポイント ３：スタートを明確にする
- ポイント ４：２つのリストを使う
- ポイント ５：絞り込んで並び替える
ポイントをおさえて順番に整理することで、やるべきタスクを管理できるようになります。それでは、具体的に説明します。
ポイント １：文明の利器に頼る
私はタスク管理ツールを使うことをオススメしています。
タスク管理ツールとは、メモ帳や ＴＯ ＤＯリストのようなアナログのものではありません。スマホや ＰＣで使うことができるアプリのことです。
例えば「 Microsoft To Do」や「 Tick Tick」、「 Trello」があります。しっかり分解されたタスクは膨大な数になります。
そのため、紙にペンで書き込んでの管理はとても難しいのが現実です。ページをまたいでしまい、タスクを忘れたことはありませんか。
タスクの順番を変えたいのに、いちいち消すのが面倒だと思ったことはありませんか。書き込む数に制限がない、いつでもすぐ修正できるのがデジタルの強みです。
また、毎週決まった日に行うタスクを管理するのにアプリは効果的です。自動でリストに追加してくれるため抜け漏れ防止になりますし、時間が来れば通知機能で知らせてくれます。
ＰＣやスマホで共有できるというところも利点です。常に目に入る場所に置いておくことで、いつでもタスクを確認できるのは安心感があります。
「何か忘れているような・・」という不安な状態では目の前の仕事に集中できません。すぐに操作できるのでどんどんタスクを完了させましょう。
チェックマークがついたリストを見返すと大きな達成感が得られ、モチベーションアップにつながります。
使い方を調べなくても直感的に操作できるものばかりを集めました。試してみてください。どれも無料でダウンロードできます（リンクは巻末参照）。
ポイント ２：タスクはまとめる
タスクの整理を行うには、実行できる条件を考える必要があります。具体的には、タスクに関わる人、実行できる場所やタイミングのことです。この条件によってタスクをまとめることができます。
忘年会の会場を予約する例で考えると、「メールを配信する」というタスクがいくつかあることがわかります。これらのタスクは１つにまとめることができます。「メールを配信する」というタスクにかかわる人は参加者です。
参加者全員に確認する必要があるアンケートメールは １通に質問事項をまとめることができます。場所に関する条件についても説明します。
タスクの中には、決められた場所でなければ実行できないものがあります。
例えば、「 １階のプリンターで書類をコピーする」と「 １階のポストを確認する」というタスクがあった場合、別々の時間に実行するより、まとめて対応するほうが効率的なのは明らかです。
タスクをまとめるのが苦手で、同じ宛先に何度もメールを送ってしまう、同じ場所を行ったり来たりしてしまう人に共通する特徴があります。
それは「ステップ １：タスクの抽出」や「ステップ ２：タスクを処理する」の途中で「ステップ ３：タスクを整理する」をはじめてしまうところです。
流れに沿って順番に処理を行いましょう。
ポイント ３：スタートを明確にする
余裕がある予定をたてても気がつけばいつもギリギリになっている。こんな経験はありませんか？ この問題を解決するのは実は簡単です。タスクの予定を決めるとき、スタートを明確にするのです。夏休みの宿題を想像してみてください。
始業式前日になってはじめて宿題を開き、泣きながら一晩かけて終わらせたという経験がある人はいませんか。
はい。私です。つらい思いをしたにもかかわらず、毎年同じことを繰り返しては親に怒られていました。
ここまでひどい人はいないと思いますが、タスク管理がうまくいかない原因は、ここにあります。
期日は設定されているのに、開始日を設定していないのです。
どれくらいの量のタスクがあり、締め切りまでに終わらせるにはいつスタートすべきか把握していないので「なんとなく間に合いそう」と考え、いつも失敗してしまうのです。
早い段階で間に合わないと気づけば、仕事を分担することも可能です。タスクの始まりと終わりは、必ず一緒に設定しましょう。
ポイント ４：２つのリストを使う
タスクの整理には２つのリストを使います。オープンリストとクローズリストです。オープンリストとはすべてのタスクが集まっているリストのことです。クローズリストは今日やることだけに絞ったリストです。
タスク管理を行うとき１つのリストで管理しようとする人がいますが、注意散漫になるので、オススメしません。
タスクが終わり次のタスクを確認しようとしたとき、予定のタスクとは違うものが目に留まってしまうことはありませんか？ 「このタスクってなんだっけ？」と調べているうちに、時間が過ぎてしまい予定が狂ってしまいます。
必ず、今日やることだけに絞ったクローズリストを使い、余計なタスクが目に入らないようにしましょう。また、突発で依頼されるタスクは、どんどんオープンリストに放り込みましょう。
突発の依頼は緊急性が高いと考えて、すぐに飛びついていませんか？ 基本的に、今日中に終わらせなければならないほど緊急なタスクはありません。必ず期限を確認し、時間をおいて冷静にタスクの処理を行いましょう。
ポイント ５：絞り込んで並び替える
最後に、絞り込んで並べ替えます。つまり、 １日の時間割をつくるということです。
タスク管理に関する書籍の中には「時間を決めたところで突発的なタスクが入るから、時間管理をしても無駄」と記載しているものもあります。
たしかに、タスクに優先順位をつけて、 １番からどんどんこなしていくのでもいいです。
しかし、第 ５章で説明する無駄な仕事を断るためには時間割をつくり、 １日の予定を見える化していることが重要です。
また、タスクごとにどれくらい時間がかかるのか、時間感覚を養うことは、今後のタスク管理に役立つのでぜひ実践してみてください。時間割の作り方はとても簡単です。
まずは、会議予定など時間がすでに決まっているタスクを設定します。次に、空いている時間に自分自身が取り組むタスクを入れます。ただこれだけです。
自分自身が取り組むタスクを入れるときに、注意しなければならないことが３つあります。
１つ目はタスク完了までの時間を見積もることです。
１つのタスクにかかる所要時間を考えて合計していきます。
時間内におさまっていないなら調整する必要があります。荷物が多すぎて閉まらない旅行カバンを想像してください。
カバンの口を閉じるには、他の人のカバンに荷物を入れてもらうか、いらないものを出すしかありません。
タスク管理も同じです。明らかにタスクが時間内に収まらないのにいつまでも悩む人がいますが、解決策はタスクを他の人に分担するか、無駄なタスクを省いて時間内に収まるようにするしかありません。時間は有限です。
入れものではなく中身を変える必要があるということです。タスク完了までの時間見積もりを習慣づけ、精度を高めていくことは大切です。
なぜなら同じ内容のタスクでもやる度に時間が短縮されれば、自分の成長を実感することができるからです。
また、割り込みタスクが入ってきた時に問題なく終わらせられるか判断出来るようになります。
ＴＯ ＤＯリストでタスク管理をする人はいても、時間まで気にしている人は ３割もいない印象です。時間を気にするという当たり前のことすぎて注意を怠ってしまうのかもしれませんね。
２つ目はバッファをまとめて設定することです。
バッファというのは余分な時間のことです。
20分で終わる仕事でも念のため 10分余分な時間を追加し「 30分かかります」と回答することはありませんか？ この 10分がバッファです。
バッファを設定するのはよいのですが、それぞれのタスクに対してバッファを設定すると、効率が下がっているかもしれません。
人は厳しい時間設定をされたときと、余裕ある時間設定をされたとき、どちらも成果物のクオリティにほとんど差がないといわれています。
これは、パーキンソンの法則と呼ばれています。
タスクの時間見積もり精度を高めるためにも、タスクごとの完了時間はギリギリに設定し、バッファはまとめて設けることをオススメします。
３つ目は、すぐやれることはまとめてすぐやることです。
目安は、 15分以内にできるかどうかです。メールの返信や今日のスケジュール確認のことです。すぐ終わるからといって後回しにしていると、結局終わりません。
また、頭の片隅に残り続けるため、集中力の低下を招きます。定期的に頭の中に現れて邪魔をしてしまうのです。すぐできる仕事はまとめて１つのタスクとして設定し、先に終わらせる。もし終わらないなら、必ずオープンリストに放り込みましょう。
ステップ ４：タスクを実行する( Ｄｏ)
お疲れ様でした！おめでとうございます！ タスクすべてが見える化され、管理できる状態になりました。あとはどんどん実行するだけです。
タスクを目で見ることができるのは，とても大きな意味があります。いつでも見返すことで思い出せるからです。人が短期的に覚えられることは、 ３から ７個までと言われています。
これはワーキングメモリが関係しています。ワーキングメモリとは脳がまとめて処理できる情報容量をあらわす言葉で、しばしば作業台に例えられます。
何か覚えるときや考え事をしているときは頭の中の作業台に、書類や文房具がどんどん置かれていく状態です。作業台が狭いと数枚の書類を置くだけですぐに散らかってしまいます。
タスク管理が苦手な人はこの作業台が狭く、すぐに散らかり本当に読みたい書類が見つからない状態です。
一般的にワーキングメモリを広げるには、瞑想や運動をして多くの時間と労力がかかります。
しかし、思考を言語化し、見える化することは、あっという間に作業台の上を整理できるお手軽な手段です。頭の中の作業台とは別にもう１つ作業台を用意するイメージですね。
タスクを頭の中で覚えて何か作業しているということは、ワーキングメモリを半分覚えることだけに使用しながら作業しているのと同じです。効率が下がってしまうのは当然です。
Ｅ－ ＰＯＤを実践すれば頭の中がすっきりした状態でタスクに取り組めるのでサクサク完了させられます。
「仕事現場ではこんなに時間をかけられないよ」という声が聞こえてきそうですね。本書に書かれていることをきっちりすべてやりなさいとは言いません。
まずは読んで記憶に残っているところだけでいいので実践してみてください。そういってみたものの、本心では全部実践してほしいと思っています。
私自身、タスク管理を学び始めたばかりのころは、ここまで説明した内容をバラバラにかいつまんで実践していました。
少しずつタスク管理できるようにはなりましたが、毎回何か抜け漏れがあり、期限が守れないことや手戻りが発生していました。
そこで、タスク管理自体を分解し、手順書を作成。これに従って管理することにしました。結果、みるみるうちにタスクが見える化され、残業時間はどんどん減りました。
本書は、タスク管理を分解した結果をまとめた手順書です。何度も見返しながらタスク管理の練習をしましょう。
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