タスク管理を学んでも、仕事が終わらないのはなぜか知っていますか？ 理由の１つに、 ＴＯ ＤＯリストを作成して満足してしまうというのがあげられます。
リストを埋めるだけで満足してしまうのです。実際に行動し、タスクを完了させなければ仕事は終わりません。言葉にするのは簡単ですが、実行するのは難しい。そんなあなたに、行動するためのコツをお伝えします。
とりあえず、はじめの一歩！作業興奮のちから
めんどくさくて後回しになっていた部屋の掃除。はじめてみると ２時間没頭して終わらせることができた。こんな経験はありませんか？ これは、脳の働きである「作業興奮」が関係しています。
ドイツの心理学者エミール・クレペリン氏は、やる気がない状態でもいったん行動を始めると、やる気が出て簡単に継続できるようになる現象を発見し作業興奮と名付けました。
人間という生き物は安定を求める性質があります。現状のままでも問題がないのであれば、わざわざ危険を冒して現状を変える必要がない。この本能が作用してしまい、何か行動をするときの足かせになります。
朝、早起きしたいのになかなか布団から出られないということはありませんか？ 布団の中という安全地帯から、外の世界に飛び出すのは勇気が必要です。
しかし、一度布団をはねのけてしまえば、何のことはありません。いつもと変わらない日常が待っています。ほんの少し手を付けてみる。とりあえず、はじめの一歩を踏み出すのです。
めんどうなタスクこそ、はじめに手を付けてみる。はじめてしまえばどんどん前進し、気が付けば終わっているかもしれませんよ。
魔法の集中力継続法！ポモドーロテクニック
どうしても集中して作業できない。すぐだらけてしまう。
こんな悩みをお持ちのあなたはポモドーロテクニックを試してみてはいかがでしょうか？ ポモドーロテクニックとは、イタリア出身のコンサルタント、フランチェスコ・シリロ氏によって考案され、あっという間に世界に広まった集中法です。
生産性向上や時間管理に関するビジネス書で紹介されることが多く、日本ではメンタリスト ＤａｉＧｏ氏の著書や動画配信によって広く知られるようになりました。
やり方はとても簡単です。時間をはかりながら、短期間に集中と休憩を繰り返すだけ。必要なものはタイマー１つです。
具体的な手順は次の ３ステップ。
- ステップ １：タイマーを 25分にセットし、集中作業
- ステップ ２：タイマーがなったら中断
- ステップ３：タイマーを ５分にセットし、休憩
この 30分間（ 25分の作業時間 ＋ ５分の休憩）を １ポモドーロという単位で呼びます。手順は簡単ですが、注意しなければならないルールが３つあります。
- ルール １： 25分間は席を立ってはならない
- ルール ２：ワンポモドーロ・ワンタスク（ １ポモドーロにつき実行するタスクは１つだけ）
- ルール ３：タイマーがなったら必ずすぐに切り上げる
タイマーがなったあとは少し歩く、簡単なストレッチをするなどリフレッシュするのがオススメです。
目的は脳を休憩させることなので ＳＮＳなど情報量が多いものを見るのはやめましょう。タイマーがなったら中途半端でも切り上げるのには理由があります。人が不完全を嫌う性質を利用するためです。あんなにはじめるのが苦痛だったのに、あら不思議。
続きが気になって仕方なくなります。この性質をいかすことで、休憩のあともタスクに取り組みやすくなります。
ちなみに、タスクについてポモドーロの回数をカウントしておくと、あとで振り返ったときに作業時間がわかり便利です。
あくまで、ポモドーロテクニックは「やりたくない」「やる気が起きない」タスクへの対処法です。やる気満々で楽しい。集中力が絶好調の場合は休憩せずどんどん実行しましょう。
まずはとにかく終わらせろ！完璧など存在しない？
「Done is better than perfect.（完璧を目指すよりまず終わらせろ）」 Facebook創設者であるマーク・ザッカーバーグ氏の名言として広く知られています。
細部まで完璧を求めると時間がかかりすぎるし、完璧を目指すあまり完成しないこともある。
そもそも「完璧なものなど存在しない」という考え方もあり、全体像をつくり、リリースすることを優先。
その後、反応を見て修正していくということをあらわした言葉です。これは、ウェブアプリケーションという、急激に進化している市場にだけ当てはまる言葉ではありません。
あなたの仕事に対しても当てはまります。
そもそも、ほとんどの仕事は一人でやるものではなく、協力相手やその仕事を承認する人がいます。さらにその向こうには顧客がおり、それぞれ考えていることが違います。
完璧を目指す心がけは大切ですが、自分の中にある理想像は、周りの人の理想と本当に一致しているのでしょうか？ 最初は少しのズレだったとしても、仕事が進めば進むほどそのズレは大きくなります。相手のために良いと思ってやったことが裏目になる。
完成したと思ったら、追加要望があり、それを組み込もうとすると最初からやり直しになる。
このような経験をしたことはありませんか？ 今の自分がズレているのか、そのズレの大きさはどのくらいなのかを明確にするために大枠をつくり、細部については確認しながら修正していく。この流れが仕事を完璧に近づける近道です。
また、計画を完璧にしようとするあまり、行動までに時間がかかる人がいます。確かに今までに経験したことであれば、完璧に計画することが可能かもしれません。
しかし、新しいことに挑戦する場合は、計画通りに進まないのが当たり前。ある程度の所で切り上げて実行することで、現実との乖離が明らかになります。
百聞は一見に如かず。一見は一行に如かず。
机上の空論に時間をかけるより、行動することによって得られる情報のほうが重要ということを覚えておきましょう。
締め切りに間に合わない！が解消される魔法のツールを知っていますか？
「１日のタスク管理はうまくなったけど、 １週間、 １か月という長期の締め切りが守れない」 私がタスク管理を学びはじめたばかりのころの悩みです。
たしかに Ｅ－ ＰＯＤをつかって、以前よりタスクが終わるようになりました。緊急度が高い、目の前のタスクにも対応できるようになりました。
しかし、タスクの集合体である「プロジェクト」という単位で見ると、締め切りが守れていなかったのです。
あなたも同じ悩みにぶつかっていませんか？ そんな悩みを解決する魔法のツールがあります。それは「ガントチャート」です。
ガントチャートは、プロジェクト管理に使用される工程表のことです。左側にタスクのリストがあり、それぞれのタスクについて、かかる日数を右側のカレンダーに色を付けることで表現します。
タスクごとにかかる期間を直感的に把握できるため、プロジェクトの中のそれぞれのタスクをいつまでに終わらせればいいかわかります。また、それぞれのタスクの重なりが明確になります。
ガントチャートの記入は ４ステップで行います。
- ステップ １：大タスクを記入
- ステップ ２：小タスクを記入
- ステップ ３：タスクの締め切り日をマーキング
- ステップ ４：タスク開始日から締め切り日までの期間をマーキング
ガントチャートは、 １日で終わるような短期間のタスクではなく、 ２日以上かかるタスクを管理するときに効果を発揮します。とても、便利なツールですが弱点があります。
それは、細かく分解したタスクを管理しようとすると、視認性が悪くなるということです。タスクの分解は、 １段階までにすることをオススメしています。
大タスクをガントチャートで管理し、分解された小タスクは ＴＯ ＤＯリストで管理すると、締め切りを守れるようになります。
本書の読者無料特典として、ガントチャートのテンプレートを用意しました。
ぜひ １度ガントチャートにタスクを記入し、タスクにかかる期間を締め切りから逆算してみてください。きっとこの魔法のツールのとりこになるでしょう。
まとめ：
タスクを終わらせられないあなたへ
- とりあえず、はじめの一歩をふみ出すことで作業興奮のスイッチをオンしよう。
- ポモドーロテクニックを利用して集中。タスクをどんどん終わらせよう。
- 百聞は一見に如かず。一見は一行に如かず。現実とのギャップはこまめに確認しよう。
- 長期のタスク管理にはガントチャートをつかおう。
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