ステップ⑤他の人に任せるステップ⑥「他の人」の「他のタスク」とコラボするステップ⑦一石二鳥を狙うステップ⑧マイルールをつくるコラムメール管理を「ルール化する」ステップ⑨ルーティン化して早く確実に行うステップ⑩タスクの時間を短縮するコラム会議を短縮する
本章では、あなたの１日１日の「時間の使い方」について、一緒に見直していきたいと思います。
どのようにすれば、仕事ができる人の「時間の使い方」にシフトできるのかを、次のように10のステップに分けて、１つ１つ具体的に紹介していきます。
この「時間の使い方」をマスターできたとき、あなたは「忙しい」という言葉を使う日常から解放されていることでしょう。
「時間の使い方」を見直すための10のステップ
- ステップ①何に時間を使っているか分析する
- ステップ②優先順位を見直す
- ステップ③ムダなタスクをやめる（決断する）
- ステップ④タスクを仕組み化する
- ステップ⑤他の人に任せる
- ステップ⑥「」「」
- ステップ⑦一石二鳥を狙う
- ステップ⑧マイルールをつくる
- ステップ⑨ルーティン化して早く確実に行う
- ステップ⑩タスクの時間を短縮する
すべてのステップを遂行した上で、最終手段として「短縮する」ことを考えるところが大切なポイントです。
では、ステップ①から順に見ていきましょう。
ステップ①何に時間を使っているか分析する
「忙しい」「忙しい」と言う割に、「何に」「どれくらい」時間を奪われているのかを正しく把握できている人は少ないものです。
「心」を「亡」くすと書いて「忙しい」なので、「忙しい」から解放されるためには、まずはその「意識」を変えることが大切です。
私の場合は、10年程前から「忙しい」という言葉を使わないように心掛けていて、「忙しい」ときは「大変だ」と言うようにしています。
「大変」という言葉は、「大」きく「変」わると書くので、「大きく変わる」ティッピング・ポイントを迎えているのだと自分に言い聞かせるために、そのような言葉遣いを選択しています。
このように「意識」を変えた上で、あなたが遂行してきた「タスク」に「投資」した「時間」と「頻度」を把握することが大切です。あなたの忙しさを見える化することが、あなたを「忙しい」から解放する第一歩になるのです。
では、あなたの忙しさを見える化して分析していきましょう。２つの手順に分けます。
手順①まず、あなたの代表的な１週間のスケジュール帳を開いてください。特殊な１週間ではなく、あなたにとってありがちな１週間をピックアップします。
そして、その１週間にあなたが遂行した「タスク」の中で、「睡眠時間」と「生活時間（歯磨き・トイレ・身支度など）」を除いたすべての「タスク」を付箋紙に書き出しましょう。
付箋紙１枚につき、１つの「タスク」を書き出します。
ビジネスの場面に限らず、プライベートも含めて、「１週間で１時間以上」の時間を「投資」した（もしくは、「消費」された）「タスク」をすべて書き出してください。
仮に、とある大手企業の営業部で、プレイングマネージャーとして勤務するＡさんが、このような１週間を過ごしたとしましょう。
【ビジネス】
- ・見込み顧客にテレアポをする
- ・（翌日からの）テレアポ用リストを作成する
- ・（急な）来客に対応する
- ・顧客からのクレームに対応する
- ・（急ぎの）見積書依頼に対応する
- ・請求書の作成を経理に依頼する
- ・（期限の迫った）社内会議用資料を作成する
- ・（期限の迫った）顧客提案用資料を作成する
- ・必要書類を探す
- ・（直前に）部長への報告書を作成する
- ・重要な会議に出席する
- ・顧客からの電話やメールに対応する
- ・（余裕を持って）通勤（往復）する
- ・書類を整理する
- ・職場環境の改善案を部長に提言する
- ・見込み顧客獲得のためにＳＮＳで種を蒔いておく
- ・（計画的に）顧客を訪問する
- ・（急な）部下からの相談に対応する
- ・スタッフからの電話やメールに対応する
- ・会議の議事録を作成する
- ・意味のない会議に出席する
- ・部下から提出された日報をチェック・コメントする
【プライベート】
- ・（計画的に）食事をとる
- ・（急に）怪我をした母親の介護をする
- ・（慌てて）保育園の送迎をする
- ・内科で風邪の診察
- ・処方をしてもらう
- ・内省する
- ・歯医者で歯の定期メンテナンスをする
- ・社外勉強会に参加する
- ・ビジネス書を読む
- ・ジムで筋トレをする
- ・半身浴をする
- ・同僚と深酒する
- ・喫煙する
- ・（だらだら）テレビを観る
- ・（だらだら）YouTubeを観る
- ・（目的なく）インターネットをする
このように、すべてを書き出せたら、それぞれの「タスク」に対して、その１週間でどれだけの時間を投資したのか（もしくは、消費されたのか）を計算してください。
そして、付箋紙に書き出したそれぞれの「タスク」の隣に、その合計時間を書いてください。
ちなみに、ここでは書きやすさを優先して、「ビジネス」と「プライベート」を分けて書き出していますが、私自身は、「ビジネス」と「プライべート」は分けて考えることはしていません。
「ビジネス」と「プライベート」は表裏一体の関係で、どちらか一方だけがうまくいくということは、中長期的にはあり得ないと考えています。
「プライベート」が充実しているから「ビジネス」に専念でき、「ビジネス」がうまくいっているから「プライベート」も心から楽しめるのだと思います。
【ビジネス】・見込み顧客にテレアポをする３時間・（翌日からの）テレアポ用リストを作成する３時間・（急な）来客に対応する１時間・顧客からのクレームに対応する１時間・（急ぎの）見積書依頼に対応する１時間・請求書の作成を経理に依頼する１時間
・（期限の迫った）社内会議用資料を作成する２時間・（期限の迫った）顧客提案用資料を作成する４時間・必要書類を探す１時間・（直前に）部長への報告書を作成する１時間・重要な会議に出席する４時間・顧客からの電話やメールに対応する２時間・（余裕を持って）通勤（往復）する５時間・書類を整理する１時間・職場環境の改善案を部長に提言する１時間・見込み顧客獲得のためにＳＮＳで種を蒔いておく２時間・（計画的に）顧客を訪問する６時間・（急な）部下からの相談に対応する５時間・スタッフからの電話やメールに対応する２時間・会議の議事録を作成する２時間・意味のない会議に出席する２時間・部下から提出された日報をチェック・コメントする３時間【プライベート】・（計画的に）食事をとる12時間・（急に）怪我をした母親の介護をする５時間・（慌てて）保育園の送迎をする４時間・内科で風邪の診察・処方をしてもらう１時間・内省する２時間・歯医者で歯の定期メンテナンスをする１時間・社外勉強会に参加する３時間・ビジネス書を読む５時間・ジムで筋トレをする３時間・半身浴をする３時間・同僚と深酒する５時間・喫煙する５時間・（だらだら）テレビを観る10時間・（だらだら）YouTubeを観る１時間・（目的なく）インターネットをする５時間「忙しい」と言う割に、何にどれくらい時間を奪われているのか正しく把握できている人はあまりいません。
そこで、この作業を行うことを推奨しているのです。
手順②では、これらの「タスク」を有名な「時間管理マトリクス」で整理・分析してみましょう。
「時間管理マトリクス」は、「緊急度」×「重要度」の掛け合わせによってつくられる４象限のことです。
『７つの習慣』で紹介されたフレームワークで、あらゆる時間管理術のベースになっています。
まず、「緊急度」と「重要度」の２本のモノサシを使って、あなたが遂行した「タスク」を次の４象限で整理します。
※このシートはダウンロードができます。
詳しくは巻末の最高の目標達成術をご覧ください。
第Ⅰ領域（MustTask）「緊急かつ重要なもの」第Ⅱ領域（ValuableTask）「緊急ではないが重要なもの」第Ⅲ領域（ShouldTask）「緊急だが重要でないもの」第Ⅳ領域（WorthlessTask）「緊急でも重要でもないもの」「緊急度」と「重要度」の高低については、次のような基準で判断しましょう。
「緊急度」は、他者を待たせているものや、早く他者に依頼すべきものを「高い」と判断します。
「重要度」は、あなたの「パッション」「ミッション」に沿ったもの、あなたの重要な「目標」の達成のために貢献するものを「高い」と判断してください。
つまり、あなたの中で何らかの意味づけができる「タスク」を「重要度」の「高い」ものと判断します。
「重要」かどうかの判断に悩むものがあれば、「その仕事で生み出した利益」を「その仕事に費やした時間」で割り算してみて、「自分の理想の人生時給」を上回っていれば、「重要」だと判断してください。
「自分の現在の人生時給」すら下回っていれば、非生産的な「タスク」に時間が「消費」されていることを意味します。
先程、書き出した１週間の「タスク」を４つの領域に分類して、整理してみましょう。
あわせて、合計時間の大きい「タスク」から順番に並び替えてください。
【第Ⅰ領域（緊急かつ重要）】＝「MustTask」①（期限の迫った）顧客提案用資料を作成する４時間②重要な会議に出席する４時間③（急に）怪我をした母親の介護をする３時間④見込み顧客にテレアポをする３時間⑤（翌日からの）テレアポ用リストを作成する３時間⑥（期限の迫った）社内会議用資料を作成する２時間⑦顧客からの電話やメールに対応する２時間⑧（慌てて）保育園の送迎をする１時間⑨（急な）来客に対応する１時間⑩（直前に）部長への報告書を作成する１時間⑪顧客からのクレームに対応する１時間⑫（急ぎの）見積書依頼に対応する１時間⑬請求書の作成を経理に依頼する１時間⑭必要書類を探す１時間「第Ⅰ領域（MustTask）」の「タスク」を遂行していることが最も理想的だと錯覚されがちですが、「第Ⅰ領域」に時間が割かれているということは、ただ単に仕事に追われているに過ぎません。
「第Ⅰ領域」は、「第Ⅱ領域」に時間を「投資」することで、減らすことができます。
「第Ⅰ領域」のほとんどの「タスク」は、計画立てて動き、先回りして準備することで、「回避」もしくは「軽減」することができるものです。
例えば、「（翌日からの）テレアポ用リストを作成する」という「タスク」は、「外部から購入する」「営業アシスタントに依頼する」などの「タスク」をあらかじめ選択していれば、回避することができたでしょう。
【第Ⅱ領域（緊急ではないが重要）】＝「ValuableTask」①（計画的に）顧客を訪問する６時間②（余裕を持って）通勤（往復）する５時間③ビジネス書を読む３時間④半身浴をする３時間⑤ジムで筋トレをする２時間⑥見込み顧客獲得のためにＳＮＳで種を蒔いておく２時間⑦社外勉強会に参加する２時間⑧内省する１・５時間⑨書類を整理する１時間⑩職場環境の改善案を部長に提言する１時間⑪歯医者で歯の定期メンテナンスをする１時間「第Ⅱ領域」には、あなたの「パッション」「ミッション」「ビジョン」に沿ったもの、あなたの「目標」達成に貢献するもの、「心技体」を磨くものが入ります。
例えば、「見込み顧客の獲得のためにＳＮＳで種を蒔いておく」のように、一見、遊びのように見えるものでも、そこに「目的」意識があれば、「第Ⅱ領域（ValuableTask）」になります。
【第Ⅲ領域（緊急だが重要ではない）】＝「ShouldTask」①（不規則に）食事をとる７時間②（急な）部下からの相談に対応する５時間③部下から提出された日報をチェック・コメントする３時間④スタッフからの電話やメールに対応する２時間⑤会議の議事録を作成する２時間⑥意味のない会議に出席する２時間⑦内科で風邪の診察・処方をしてもらう１時間「時間の使い方」という点において、最も改善の余地がある領域が、この「第Ⅲ領域」です。
ここに挙げられている「タスク」のすべてが、何らかの「戦術」を選択することで、「回避」「軽減」「委託」「短縮」などを行うことができます。
「やるべきタスク」が多い一方、「やめるべきタスク」が多い領域でもあります。
また、タスクを洗い出してみると「使途不明時間」があることに気づくことがあります。
自分の自覚がないところで時間を「消費」していることが多いのです。
その場合は、「第Ⅲ領域」の中に「使途不明時間」として、その時間を書き加えておいてください。
【第Ⅳ領域（緊急でも重要でもない）】＝「WorthlessTask」①（だらだら）テレビを観る10時間
②同僚と深酒する５時間③（目的なく）ネットサーフィンする５時間④喫煙する５時間⑤（だらだら）YouTubeを観る１時間「第Ⅳ領域」については、「時間」だけでなく、「お金」までムダに「消費」されてしまうものが多いので、根絶したいところです。
ただし、例えば、「テレビを観る」ことに明確な「目的」「目標」があれば、それは「不毛」とは限りません。
私の場合、昔からテレビのバラエティー番組を好んで観ていましたが、それはコミュニケーション術の勉強目的で観ていました。
実際、それは大いに活かされています。
このような場合、「テレビを観る」ということが「第Ⅱ領域」に位置づけられることもありえるのです。
最後に、各領域に分類した「タスク」に「投資」した（もしくは、消費された）時間の合計を算出してください。
そして、全体における各領域の比率（％）も算出してください。
「第Ⅱ領域」に「投資」できている時間が、全体の20％未満であれば、あなたの仕事人生はかなり危険な状態にあると言えます。
それは、仕事で結果を生み出すための準備や「心技体」を磨く時間が充分に確保できていないことを意味するからです。
また、「緊急度」の高い「第Ⅰ領域」と「第Ⅲ領域」を足した数字が50％を超えている場合、あなたはかなり時間に追われている状態ということになります。
そして、「重要度」の低い「第Ⅲ領域」と「第Ⅳ領域」を足した数字が50％を超えている場合、あなたの時間は「消費」されてしまっています。
残念ながらあなたの仕事ぶりに対する周囲の評価は高くないでしょう。
さて、いかがでしょうか。
あなたの人生は、どの領域に支配されていましたか。
「第Ⅳ領域」の割合が40％以上の場合は、あなたが「フリーター」のような生活を送っていることを意味します。
ただ、さすがに本書の読者にはいないですよね。
周りに該当する方がいたら、ぜひ本書をすすめてあげてください（笑）。
「第Ⅲ領域」の割合が40％以上の場合は、あなたが「典型的サラリーマン」のような生活を送っていることを意味します。
自らの意志で主体的に仕事をしているとは言えず、精神的にも肉体的にも疲弊感を感じているはずです。
そして、「第Ⅰ領域」の割合が40％以上の場合は、あなたが「プレイングマネージャー」のようなワークスタイルをしていることを意味します。
責任が大きくなっているにもかかわらず、いまだに「あれもこれも」とさまざまなタスクに追われている状態です。
最後に、「第Ⅱ領域」の割合が40％以上の場合は、あなたがすでに自己管理できつつあることを意味します。
個人事業主はもちろん、経営者や部長以上の管理職の方は、この領域を中心に生活できていなければ、「目標」を達成させることは難しいでしょう。
経営者や管理職の周りは、「やったほうが良いこと」で溢れています。
その中で「あれもこれも」と「第Ⅰ領域」の活動に時間を「消費」してしまうと、そのどれもが中途半端な結果に終わってしまうことでしょう。
また、「心技体」を磨き続ける時間も確保できないはずです。
そのような上司にあなたは魅力を感じるでしょうか。
この「第Ⅱ領域」に時間を「投資」することが、まさに仕事ができる人の「最高の時間の使い方」と言えます。
この「第Ⅱ領域」に時間を「投資」することによるリターンは、非常に大きなものがあります。
「第Ⅱ領域」を増やすことができれば、「第Ⅰ領域」を減らすことができます。
正確に言うと、「第Ⅰ領域」だけに限らず、「すべての領域で消費されている時間」を「第Ⅱ領域に投資する時間」に置き換えることができます。
人の健康に関連した活動を例に挙げると、分かりやすいかもしれません。
ここでは、「第Ⅰ領域」は「緊急手術」、「第Ⅱ領域」は「適度な運動や人間ドック」、「第Ⅲ領域」は「ちょっとした風邪や肩こりの治療」、「第Ⅳ領域」は「タバコや深酒などの不摂生」と例えてみたいと思います。
「第Ⅱ領域」である「人間ドック」の機会を増やせば、「第Ⅰ領域」である「緊急手術」を回避することはできますよね。
また、「第Ⅱ領域」である「適度な運動」の時間を増やせば、「第Ⅲ領域」である「ちょっとした風邪や肩こりの治療」は必要なかったかもしれません。
仕事ができる人は皆、歯が綺麗で、虫歯がありません。
それは、単に見た目を良くすることへの意識が高いだけではありません。
「歯のメンテナンス」という「第Ⅱ領域」に時間を「投資」をしていることの証なのです。
また、一般的には、「第Ⅰ領域」が増えると、そのストレスから「第Ⅳ領域」が増える傾向にあります。
しかし、「第Ⅱ領域」に時間を「投資」する意識を持つことで、「第Ⅳ領域」が減るのです。
このように、「第Ⅱ領域」に時間を「投資」することは非常に重要です。
これを最も端的に表現したものに「農場の法則」と呼ばれるものがあります。
この法則については、『７つの習慣』の著者であるスティーブン・Ｒ・コヴィー博士が、次のように解説しています。
「冬に畑を耕し、春に種を蒔いて、夏に雑草を除いてやってはじめて、秋に収穫ができる。
秋に収穫がほしいからといって、秋に種を撒いても、収穫はできない」「春に種を蒔く」という「第Ⅱ領域」の「タスク」を遂行することによって、「秋に収穫する」という「目標」が達成できることを端的に表現しています。
ステップ②優先順位を見直す
あなたの「時間の使い方」を見直す上で最も大切なことは、「重要度」の高いものだけに取り組むことです。
つまり、「第Ⅰ領域」「第Ⅱ領域」だけに時間を投資することが大切です。
そのためには、「第Ⅳ領域」は「避ける」、「第Ⅲ領域」は「最小限に減らす」ことが必要です。
さらに、「第Ⅱ領域」に「集中する」ことで、「第Ⅰ領域」を「管理する」ことが大切です。
ここで言う「管理する」とは、「第Ⅰ領域」の「タスク」に対して、「やらされ仕事」として取り組むのではなく、主体的に取り組み、やりくりしていくという意味です。
ただ、頭では、これらの優先順位を理解していても、「第Ⅱ領域」に時間を投資することはなかなかできません。
なぜなら、実社会では、「緊急度」の高い「タスク」が横入りしてくるためです。
そのようなことが頻繁に発生することは、あなたもよく知っているでしょう。
そこで、「第Ⅱ領域」に時間を優先的に投資するために必要な考え方を紹介します。
それが「大きな石から入れる」という考え方です。
私が講師契約をしているフランクリン・コヴィー・ジャパン社が提供する『７つの習慣』セミナーの中で使用される有名な映像（https://7habits.jp/learning.html）があります。
その映像では、スティーブン・Ｒ・コヴィー博士の前に、２つの同じ大きさのバケツが置かれています。
加えてそこには、複数の「大きな石」と数多くの砂利のような「小さな石」が置かれています。
コヴィー博士は、片方のバケツの中に、最初に「小さな石」を流し込みました。
そして、セミナー受講者のひとりに、「このバケツの中に、残りの『大きな石』をすべて入れてください」と依頼しました。
依頼された受講者は、すでに「小さな石」が流し込まれているバケツの中に、「大きな石」を捻じ込もうとしますが、結局、すべてを入れることはできませんでした。
そこで、コヴィー博士は、もう一方のバケツに「大きな石」から入れてみることを提案します。
最初にすべての「大きな石」を入れ、その上で、「小さな石」を流し込みました。
すると、同じ大きさのバケツであるにもかかわらず、今度は「大きな石」も「小さな石」もすべての石がバケツの中にきっちり入りました。
この映像に出てきた「大きな石」は「第Ⅱ領域」を表し、「小さな石」はそれ以外の領域の「タスク」を表しています。
つまり、私たちの時間も「大きな石」に該当する「第Ⅱ領域」から予定を入れ、余った「隙間時間」に「小さな石」に該当するその他の領域の「タスク」を入れていくことが大切だと示唆しています。
この考え方を「習慣化」することで、『仕事ができる人の最高の時間術』の土台が完成します。
「第Ⅱ領域」は「重要度」が高いにもかかわらず、「緊急度」が高くないために、後回しになりがちです。
それらを防ぐためにも、「第Ⅱ領域」の「タスク」こそ、最初に予定に組み込んでしまうことが大切なのです。
このように、「重要度」の高い「第Ⅱ領域」「第Ⅰ領域」の順に予定を入れ、「重要度」の低い「第Ⅲ領域」「第Ⅳ領域」の「タスク」は、その「隙間時間」に処理するという優先順位で考えることが大切です。
とにかく「重要度」を最優先で考えることが大切なのです。
コラムタスク管理における「優先順位を見直す」
私は、その役割上、タスク管理の方法について、よく相談をされます。
私も20年間の社会人生活の中で、手帳管理やクラウド管理など、さまざまな方法を試してきました。
そこから得た結論は、結局、付箋紙での管理が最も効果的だということです。
タスク管理において、最も重要なポイントは、「すぐに確認できること」と「すぐに入れ替えできること」の２つですが、それは手帳やクラウドでは難しいのです。
その点、「タスク」を付箋紙に記入して管理する方法は、容易に実現できます。
ここでは私が使用している「４象限のＴＯＤＯリスト」と呼ぶシンプルなタスク管理の方法を紹介します。
まず、「タスク」を「ビジネス」と「プライベート」に分けます。
その上で、「今日やるもの」と「明日以降でいいもの」に分けます。
さらに、その中で、優先順位の高いものから順番に、付箋紙に記入していきます。
この作業を前日の夜の内省の時間に行い、翌朝改めて確認をしてから、仕事に入ります。
その付箋紙は、一番目につく場所に貼るようにしましょう。
仕事中にすぐに目につく場所が良いです。
私の場合は、モバイルＰＣのタッチパッドの左側に「今日やるもの」、右側に「明日以降やるもの」をそれぞれ「ビジネス」と「プライベート」の２段に分けて記入し、貼るようにしています。
「タスク」を完了させたら「外す」、「タスク」の優先順位が変更になったら「入れ替える」ということを行いましょう。
このように「タスク」を見える化すると、完了させるたびに付箋紙が綺麗になっていくので、モチベーションを継続させる効果も期待できます。
ステップ③ムダなタスクをやめる（決断する）
「重要度」の低い「第Ⅲ領域」と「第Ⅳ領域」については、「決断する」ことを第一に考えましょう。
「決断する」と言うと、「新しいことや大きなことを決める」イメージが強いと思いますが、本来はそうではありません。
「断つ」ことを「決める」ことが「決断」です。
人生の「目的」に関係ないものを「断つ」と「決める」ことが「決断する」の本質なのです。
では、「決断する」手順を説明します。
当然ながら、まず最初に「決断」すべき「タスク」は、「第Ⅳ領域」です。
先程のプレイングマネージャーＡさんの「第Ⅳ領域」は、次のようなものでした。
①（だらだら）テレビを観る10時間②同僚と深酒する５時間③（目的なく）インターネットをする５時間④喫煙する５時間⑤（だらだら）YouTubeを観る１時間その他にも、例えば、・気が乗らない飲み会に行く・惰性で２次会にまで参加する・職場の同僚と連れ添ってランチに行って店で並ぶ・他人の陰口を言う・芸能人のゴシップについてインターネットで調べる・スマホゲームをする・ギャンブルにはまるなど、さまざまな「第Ⅳ領域」があります。
これらに、あなたの人生をプラスの方向に向かわせるだけの意味づけができないようであれば、直ちに「決断する」ことが大切です。
「決断する」ことによって、人生に悪影響を及ぼすような「第Ⅳ領域」は何１つないはずです。
私の場合、経営者同士のつき合いで、「ゴルフ」や「誕生日パーティー」に誘われることがとても多いのですが、すべてお断りするようにしています。
最近は、もう誰からも誘われなくなってきました（苦笑）。
どちらも仕事にメリットがあることは分かるのですが、「ゴルフ」は家族との限られた時間が奪われるため、「誕生日パーティー」は誰かひとりのパーティーに顔を出してしまうとキリがないため、「決断する」ようにしています。
また、人間関係についても、定期的に「決断する」ようにしています。
自分の中で「違和感のある人とは、時間を過ごさない」というルールを決めて、そのルールに忠実に生きるようにしています。
これも１つの「決断する」です。
ただし、20代の頃の私のように器の小さい状態でこれを遂行しようとするのは、「未熟者のただのわがまま」とも言えます。
ですから、「心技体」を磨き続け、本当に自分に非がないかを客観的に振り返る「習慣」も持っておくことが重要です。
私の場合、30代のときに心理学を勉強してから、人の好き嫌いがまったくなくなりました。
しかし、それでも違和感のある人というのはよっぽどの人だと判断し、そういう人とのつき合いは避けるようにしています。
私の言う「違和感のある人」とは、「言行不一致の人」、「相手によって態度を変える人」、「自分の感情をコントロールできない人」、「批判的な発言、ネガティブな発言が多い人」などです。
私は、これまでの20年間の仕事人生において、自分のミスによるクレームというものをもらったことがありませんでした。
しかし、研修講師をやっていると、公開講座で、ごく稀にクレームまがいのアンケートを受講者から突きつけられることがあります。
酷い点数とともに「研修の内容は、自分の知っていることばかりでした」などとコメントされると、さすがに一瞬落ち込みます。
ただ、その受講者は他の研修でもそのようなことを繰り返していて、勤務先でも手を焼いている人だということが判明することも多いです。
モンスタークライアントとつき合うことほど勿体ない「時間の使い方」はありません。
その時間があるのであれば、もっと必要としてくれるクライアントと出会うための時間に充てるほうが、賢明な「時間の使い方」と言えるのではないでしょうか。
次に「決断」すべき「タスク」は、「第Ⅲ領域」です。
先程のプレイングマネージャーＡさんの「第Ⅲ領域」は、次のようなものでした。
①（不規則に）食事をとる７時間②（急な）部下からの相談に対応する５時間③部下から提出された日報をチェック・コメントする３時間④スタッフからの電話やメールに対応する２時間⑤会議の議事録を作成する２時間⑥意味のない会議に出席する２時間⑦内科で風邪の診察・処方をしてもらう１時間まず、「第Ⅲ領域」の「タスク」の特徴として、「ちょっといいですか」「とりあえずやっておいて」「念のためやっておいて」と、誰かに言われて発生する仕事が多いということを理解しておく必要があります。
Ａさんの場合も、上司や部下に声を掛けられたことによって、発生してしまった「タスク」が多そうです。
このような事象に対して、ピーター・ドラッカー博士はこのように言っています。
「できる人は、『ノー』と言う。
『これは自分の仕事ではない』と言えるのだ」仕事のできる人は、「重要度」の高い「タスク」に集中しているものです。
一見、「緊急度」が高そうな「タスク」でも、あなたにとって「重要度」の低い「タスク」は「決断する」必要があります。
ただ、上司から依頼された仕事について、いきなり「決断する」なんてことは提言できないという人もいるでしょう。
その場合は、「一旦やめて、様子を見ませんか」という提言の仕方をおススメします。
そして、実際にやめてみてください。
多くの場合、やめても仕事の結果には何ら影響がなかったことに気づくはずです。
「決断する」かどうか判断に迷ったときは、「このまま継続したときの悪影響」と「これを決断したときの悪影響」を比較してください。
しかし、「決断したときの悪影響」のほうが大きいということはまずありません。
ピーター・ドラッカー博士はこのようにも言っています。
「する必要のまったくない仕事、時間の浪費である仕事を見つけ、捨てなければならない。
すべての仕事について『まったくしなかったときに何が起こるか』を考えればよい。
『何も起こらない』が答えであるならば、その仕事は直ちにやめるべきである」ただし、「決断する」ことだけを考える必要もありません。
「タスク」の中には、その意味づけを変えれば、「第Ⅱ領域」にシフトさせることができるものも多いはずです。
一方、厄介なのが、「緊急」に見えているだけの「第Ⅲ領域」と「重要」に見えているだけの「第Ⅰ領域」の「タスク」です。
ピーター・ドラッカー博士は、「もともとやるべきでなかったことを効率よくやることほど、非効率なことはない」とも言っているのですが、「第Ⅰ領域」や「第Ⅲ領域」に分類した「タスク」の中に、「もともとやるべきではなかったこと」が含まれてしまうことはよくあります。
そこで、「第Ⅰ領域」と「第Ⅲ領域」に分類した「タスク」１つ１つに対して、「そもそもこのタスクをやることによって、どのようなことを解決（実現）したいのか」と自問自答することを「習慣」にしてみてください。
これによって、その「タスク」を遂行しなければならない真の「目的」に立ち返ることができます。
「目的」が再確認できたら、ゼロベースでその「目的」を達成するための手段を再検討していきます。
結果として、その「タスク」が最適な解決策ではないことに気づくこともあるでしょう。
そのときは、別の「タスク」に置き換えていくようにします。
また、行うことが目的化してしまった「タスク」についても、根本的に見直すべき対象となります。
例えば、毎週行うことが目的化してしまっている面談や会議などがそれに該当します。
では、あなたが記入した「第Ⅰ領域」「第Ⅲ領域」の「タスク」について、・根本的解決を図る最善の解決策と言えるか・手段の目的化に陥っていないかの観点で見直してみてください。
もし、その答えが「ノー」であれば、「決断する」か新たな「タスク」に置き換えていきましょう。
では、付箋紙に書き出した「第Ⅲ領域」と「第Ⅳ領域」の中で、あなたが「決断する」ことができた「タスク」を赤ペンで二重線を引いて消してしまいましょう。
重要なことだけに囲まれて生きるために、あなた自身が「決断する」のです。
コラム「探しもの」をする時間をなくす
英国の民間保険会社が成人男女３０００人に行った調査によると、人は１日平均９個の探しものをしていて、１日平均10分もの時間を探しものに「消費」されているそうです。
これは一生に換算すると、１５３日分になります。
「第Ⅲ領域」に出てきた「使途不明時間」の大半は、この時間なのではないかと推測できます。
つまり、身の回りのモノ（物・情報）を「決断する」ことで、探しものに「消費」される時間を減らしていくことが、「ＲＯＴ（時間生産性）」を向上させる上でとても重要だということです。
私が大好きな本の１つに、大ベストセラーにもなった『人生がときめく片づけの魔法』（サンマーク出版）があります。
著者の近藤麻理恵さんは、「片づけはマインドが９割」と言っていて、そのマインドを身につけるためには、「一気に、短期に、完璧に片づける」「まずは『捨てる』を終わらせる」ことが大切だと言っています。
また、モノを捨てる前に、「理想の暮らし」を具体的にイメージすることが大切だとも言っています。
私は、これらが、探しものに「消費」される時間を減らすための原点だと考えています。
あなたも「理想のオフィスワーク」を具体的にイメージしてみてください。
例えば、「オフィスデスクがなくても、今まで以上に生産性の高い仕事ができるようにするためには、どのようにすれば良いか」をイメージして、それを前提とした仕事環境を整えることを考えましょう。
実際、私自身、自分のオフィスデスクを持たなくなり１年以上が経ちましたが、不便を感じるどころか、「ＲＯＴ（時間生産性）」は高まるばかりです。
自分のオフィスデスクがない前提で、さまざまなことについて「決断する」ことを推進したので、ムダなものがなくなり、探しものに時間を「消費」されることはまったくなくなりました。
仕事環境を整える上では、「書類」と「ファイル」の管理方法に工夫することが必要不可欠です。
書類は、「残す必要のあるもの」と「残す必要のないもの」を即断即決しましょう。
「残す必要のないもの」は、容赦なく捨てます。
「残す必要のあるもの」については、原則、「データで保存する」ことを前提にし、必要最小限の書類だけ「紙で保管する」を選択しましょう。
「紙で保管する」場合は、机の上に積み重ねず、必ず立てて保管するようにします。
また、書類をスキャナーもしくはカメラでデータ化して保存する場合は、ファイルの名前を「ルール化」しましょう。
私は、「日付（６桁）＋書類の種類（企画書・請求書など）＋顧客名」で管理することをおススメしています。
このルールは、すべてのデータファイルに統一して適用させないと意味がありませんので、その点も注意してください。
データの保存方法については、クラウドの活用が必須だと考えています。
OneDriveやDropboxなどのクラウドを活用し、どのＰＣやスマホからでもデータにアクセスし、一定レベルで仕事ができる環境を保てるようにしておきましょう。
ステップ④タスクを仕組み化する
「第Ⅳ領域」以外の３つの領域について、「仕組み化する」ことを考えます。
「仕組み化」とは、人の能力・スキルに依存しないシステムをつくることです。
つまり、「誰が」「いつ」行っても、同じ結果が出せるという再現性の高い状態をつくることです。
「仕組み化する」対象は、「第Ⅳ領域」以外の領域の「タスク」の中で、「毎月１回以上行っている業務」「今後３回以上行う可能性の高い業務」すべてになります。
また、あなた以外にも多くの人が必要としているものかどうかも、「仕組み化」すべき「タスク」かどうかを決める１つの指標です。
例えば、クレームが起きやすいという問題があったとき、その要因のほとんどが人為的なミスなのであれば、それは「仕組み化する」必要があるということになります。
クレームが発生すると、通常業務に加え、そのリカバリー作業と謝罪に時間が「消費」されることになります。
そのため、クレームの予防については、最優先で「仕組み化する」ことが必要です。
クレームは、お客様の期待に対してこちら側の提供価値が低い場合に起こりますので、あらかじめ期待値を現実的なレベルまで下げておく「仕組み化」や付加価値を高める「仕組み化」が必要です。
前者の場合は、申込書の書面にあらかじめ提供価値の範囲・レベルを明記しておくことなどが考えられるでしょう。
また、「仕組み化する」については、ＩＴツールを活用することも非常に効果的です。
名刺のデータ化、メルマガ配信、会議議事録の作成などは、ＩＴツールによって、すべて「仕組み化する」ことができるはずです。
今一度、あなたの「タスク」の中で、システムやＩＴツールを活用することで軽減もしくは削減できるものがないか、見直してみましょう。
仕組み化する（例）・見積書と請求書のフォーマットを統一し、連動させる・問い合わせの電話を営業部ではなく、コールセンターで一括受付する
ステップ⑤他の人に任せる
次に、「第Ⅳ領域」以外の３つの領域の「タスク」の中で、あなたがやらなければならない理由がないものはすべて、あなた以外の人に「任せる」ことを考えましょう。
つまり、あなたでなくてもできる「タスク」については、他の人に委託・委譲・委任してしまいましょうということです。
特に、・「あなたの理想の人生時給」よりも低い金額でアウトソーシングできるもの・あなたが行うよりも専門家に任せたほうが、「ＲＯＴ（時間生産性）」の向上が期待できるものについては、積極的に他者に「任せる」ことを選択しましょう。
他の人に「任せる」ことで結果を出すためには、２つの前提条件があります。
１つ目は、任せたい「タスク」について、できる限り「単純化」しておくことです。
２つ目は、任せたい「タスク」を遂行するための「マニュアル化」ができていることです。
まずは、あなたの「タスク」について、「単純化」を図りましょう。
大学生のアルバイトや新入社員にでもできるレベルまで、「何をどのようにすれば良いか」を徹底的に考えることが、「ＲＯＴ（時間生産性）」を高めることに繋がります。
その上で、あなたの「タスク」の遂行手順を「マニュアル化」していきましょう。
あなたがいなくても、その仕事が回るように「仕組み化」することが、「任せる」ということです。
会社に勤めている場合、勝手に自分の「タスク」を同僚や後輩に「任せる」ことは難しいと感じるかもしれません。
ただ、そもそもあなたは、自分の「タスク」を同僚や後輩に「任せる」という考えをこれまで上司に相談したことがあるでしょうか。
あなたの「タスク」を同僚や後輩に任せることで、組織全体の「ＲＯＴ（時間生産性）」が高まるのであれば、仕事ができる上司なら反対しないはずです。
まだやってもないことを諦めたりせずに、ぜひ上司に相談・提言してみてください。
この「任せる」ことをアドバイスすると、よく言われることがあります。
それは、「人に任せるために教える時間を考えたら、自分でやってしまったほうが早いのではないか」という意見です。
これは短期的に見れば、その通りかもしれませんが、中長期的に発生し続ける「タスク」なのであれば、人に「任せる」ことのほうが効率的であることは明白です。
また、「任せる」ことで、「任せられる」側の人の能力だけでなく、「任せる」側のあなたの能力も確実に向上します。
人は、教えることで成長し、役割や責任をもらうことでも成長するのです。
あなたが抱え込んでいる「タスク」の中で、あなたでなくてもできるものは何ですか。
それを思いきって、他の人に「任せる」準備をしましょう。
任せる（例）・自宅の家事を代行会社に任せる・中途新人の教育を新卒３年目社員に任せる
ステップ⑥「他の人」の「他のタスク」とコラボする
次に、「第Ⅳ領域」以外の３つの領域の「タスク」について、「コラボする」ことで「ＲＯＴ（時間生産性）」を高めることを考えます。
「コラボする」とは、同じ課題を抱える仲間と協力し、それぞれの「タスク」を分担することです。
分担することで、各自の負担の軽減ができるだけでなく、各チームメンバーのノウハウが交換できるなど、相乗効果が期待できます。
あなたの「タスク」を誰かとシェアすることで、「ＲＯＴ（時間生産性）」を高めることを考えるのです。
これを成功させるためには、前提条件が１つだけあります。
それは、社内外にコラボできる仲間を持っていることです。
仲間は、一朝一夕でできるものではありません。
あなたに協力してくれる仲間を見つけやすくする環境を常日頃からつくっておくことが大切です。
例えば、営業マン時代の私は、社内の飲み会の幹事を務めた回数も、実は会社記録だったのではないかと思うくらい、率先して務めていました。
また、営業部内の飲み会だけではなく、営業部と密に連携する必要のある部署との合同飲み会も数多く主催していました。
幹事という仕事は、一見、面倒くさいことが多く、実際、仕事に投資できる時間は減るのですが、その投資対効果は非常に大きいものがありました。
このプロセスで培われた人間関係は、失った時間の何倍もの成果を仕事にもたらしてくれました。
人との信頼関係は、あなたの「ＲＯＴ（時間生産性）」を最大化させる武器になります（第６章参照）。
また、私は現在、いくつものコミュニティーを主宰しています。
例えば、ナシゴレン（745連）という１９７４〜７５年生まれの経営者の会の発起人も務めています。
２ヶ月に１回ペースでゆるく運営していますが、口コミだけで、Facebook上の登録者は５００名を超えるコミュニティーに成長しました。
毎回数十名の同世代経営者が、企業の大小に関わらず、同世代だというだけで初対面から打ち解けられます。
そして、そこからビジネスマッチングやジョイントベンチャーが生まれています。
私のような極度の人見知りでも、同世代の有名社長や上場企業の経営者とも心の交流をさせてもらっています。
また、銀座の自分のオフィスを23名の経営者・個人事業主とシェアしてコラボオフィスを運営したり、大学のサークルの同期会や古巣のパソナやリクルートの同期会・ＯＢ会の幹事も積極的に務めたりしています。
もともと、これらについても損得勘定なく始めたことですが、結果的に、必要なときに必要な人と出会える人生を歩めているのは、これらの人間関係がすべての土台になっています。
私は、「経営者なのに世話好き」という希少性のある強みを持っていたので、「コミュニティーをつくる」という「戦略」と、「幹事を積極的に務める」という「戦術」を選択してきました。
ただ、あなたが何を武器とするのかは、自分の意志で決めてください。
そして、それを活かす「戦略」「戦術」を選択することで、「タスク」の負担軽減や相乗効果を目指してください。
余談ですが、私は、最高の時間術を身につけるためにも、20代、30代の人には、飲み会の幹事を率先して務めることを強く推奨しています。
飲み会の幹事というのは、１つのプロジェクトリーダーと役割は同じで、最高の段取り力が求められるので、「時間の使い方」を工夫する姿勢が身につきます。
コラボする（例）・各チームで行っている勉強会を、隣のチームと合同開催する・重要な商談については、営業にエンジニアが同行してヒアリングする
ステップ⑦一石二鳥を狙う
さらに、「第Ⅳ領域」以外の３つの領域の「タスク」について、「一石二鳥を狙う」ことを考えましょう。
「一石二鳥を狙う」とは、１つの「タスク」で複数の効果を得るという考え方です。
２つの「タスク」を同時進行させて、結果を出そうとすると「二兎追うものは一兎も得ず」になります。
そういった「マルチタスク」のやり方とはまったく異なりますので、誤解しないようにしてください。
あくまでも「シングルタスク」、一度に遂行する「タスク」は１つです。
『ＳＩＮＧＬＥＴＡＳＫ一点集中術』（ダイヤモンド社デボラ・ザック著）によると、さまざまな研究結果から、「脳は一度に２つ以上のことに集中できない」ことが結論づけられています。
例えば、スタンフォード大学の神経科学者エヤル・オフィル博士の見解が次のように紹介されています。
「人間は実のところマルチタスクなどしていない。タスク・スイッチング（タスクの切り替え）をしているだけだ。タスクからタスクへとすばやく切り替えているだけである」また、ハーバード大学の研究によると、次のように言われています。
「あたふたとせわしなく働いている社員たちは１日に５００回も注意を向けるタスクを変えるが、最も能率の高い社員たちは注意を向けるタスクを変える回数がむしろ少ない」確かに、私の周りでも、仕事中にＰＣで起動させているアプリケーションの数が多い人ほど、「ＲＯＴ（時間生産性）」が低い傾向にあります。
特に男性は、「マルチタスク」は避けなければなりません。脳の構造上、男性脳を持つ人のほうが「マルチタスク」を苦手としているからです。
逆に言うと、「シングルタスク」で仕事を進めたときに、「ＲＯＴ（時間生産性）」の飛躍的向上が期待できます。
まずは、今行っている複数の「タスク」を１つの「タスク」にできる方法がないかを考えてみましょう。
「まとめて行う」ことや「ついでに行う」ことなどが考えられます。
一石二鳥を狙う（例）・ランチタイムにパワーランチをする（顧客との商談、部下との面談などのビジネスミーティングを行う）・移動時間に読書やオーディオブックで学習する・入浴中にストレッチ、筋トレする・入浴中に録画したテレビ番組、ＤＶＤを観る・Ａ社に訪問するついでに同じエリアのＢ社、Ｃ社にもアポを取る
ステップ⑧マイルールをつくる
あなたが遂行している「タスク」が中断されるリスクを回避し、目の前の「タスク」に集中できる状態をつくります。
遂行している「タスク」が中断されてしまう理由には、２つのパターンがあります。
「自分の内側に問題がある」パターンと「他の協働者に邪魔される」パターンです。
まず、１つ目の「自分の内側に問題がある」パターンというのは、自分の中で明確な判断基準を持っていないことによって起こります。
明確な判断基準がないために迷い、意思決定に時間が掛かり、「タスク」が中断されるというものです。
アメリカの心理学の研究によると、人は１日におよそ６万回の思考・判断をしていると言われています。
睡眠時間を除くとほぼ毎秒、何かを考えている計算になります。
そして、ほとんどの人がその６万回のうち、95％は昨日と同じことを考えていて、80％はネガティブなことを考えているそうです。
つまり、私たちは、判断に迷ったり、落ち込んだりすることに対して、１日のかなりの時間を「消費」されているのです。
このような時間の「消費」を回避するために、まずは自分の中で判断基準を「ルール化する」ことをおススメします。
あなたの「タスク」遂行が中断されないようにするためのマイルールをつくるのです。
成功している経営者は、シンプルかつパワフルなマイルールを持っているものです。
スティーブ・ジョブズ氏が、服を選ぶことに時間を消費されないようにするために、いつも同じ服を着ていたことも１つのマイルールと言えます。
また、私がこれまでお世話になってきた、尊敬する経営者もそうでした。
パソナグループの南部靖之代表は、「迷ったらやる」というマイルールを行動規範として掲げています。
マイルールをつくる（例）・飲み会の２次会には行かない・ビジネス関係者の誕生日パーティーには行かない・週末のゴルフには行かない・テレビを観るときは、リアルタイムでは観ない（録画したものを観ることで、ＣＭ時間を短縮し、ダラダラ観続けることも防げる）・メールチェックは隙間時間に行い、メール返信は決めた時間にのみ行う遂行している「タスク」が中断されてしまう２つ目のパターンは、「他の協働者に邪魔をされる」というものです。
実際、管理職向けの目標達成研修の中で、最も多く相談される内容は、「自分は計画立てて仕事をしているのに、部下から相談される度に仕事が中断されるので、計画通りに仕事が遂行できない」というものです。
この問題の本質は、相談された側の上司が「邪魔された」と感じているこの事柄について、相談している側の部下は何とも思っていないことです。
部下が何も考えずに質問や相談をしていることや、人から時間をもらうことの重大さを充分に認識していないことが問題なのです。
この場合は、「ルール化する」だけでなく、協働者にそのルールを共有しておくことが大切です。
例えば、私であれば、「相談受付タイム」というものをあらかじめ設けて、「相談は、相談受付タイムにする」ように部下に指示をします。
ただし、「90秒以内に返答できることについては、いつでも質問・相談ＯＫにする」という特別ルールも明示します。
また、「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）のときのルールも明文化する」ことで、効率的に指示・助言できる状態をつくります。
例えば、・すべて「結論から話す」・「報告」では、「客観的事実」を伝える・話す時間は「３分間以内」そもそも適切な指示・助言ができるだけの情報を部下が持ってこないということが多々ありますので、それを防ぐ効果もあります。
協働者にルールを共有する（例）・相談受付タイムを設けて、告知しておく・90秒以内に対応できる仕事のみ即時対応する・ホウレンソウ時のルールを共有しておく・社内メールの場合は、宛名と挨拶文は不要とする・緊急対応が必要なホウレンソウは、電話で連絡するコラムメール管理を「ルール化する」「ＲＯＴ（時間生産性）」を高める上で、最も即効性のある施策の１つが、メール管理を「ルール化する」ことです。
意外なことに、社内メールにムダな時間を「消費」されていることが多いようです。
社内メールの「ルール化」は、次の５つをおススメしています。
１つ目は、「メール対応は、あらかじめ決めた時間にしかしない」というルールです。
特に、早朝のゴールデンタイムにメール対応に追われることは、時間のムダの極みです。
あらかじめ１日３回程度に分けて時間を決めて対応するようにしましょう。
私の場合、メールチェックは「隙間時間」だけに行い、返信するメールにだけ「フラグ」を立てるようにしています。
メール返信は、あらかじめ決めている時間にＰＣで行うようにしています。
本来、メールは、時間のあるときに対応すれば良いものです。
すべてのメールに即レスする必要などまったくありません。
２つ目は、「挨拶文は不要」というルールです。
「おつかれさまです」「○○部の△△です」のような挨拶文をなくすだけでも、メール返信に「消費」される時間は削減できます。
３つ目は、「メールの件名の頭に【要返信】【緊急】【重要】などを入れる」というルールです。
一目で、優先順位が明確になるので、お互いにメリットが大きいです。
また、本当に緊急なものは、電話やチャットツールでやりとりするというルールを設けることも有効です。
４つ目は、「時間があれば読んでねというレベルのメールは、cc:に入れて送る」というルールです。
管理職になると、１日に１００通を超えるメールが飛び交うこともあるでしょう。
効率的にメールチェックできるようなルールを工夫してみましょう。
５つ目は、「お互いのスケジュールを公開しておく」というルールです。
最も時間が「消費」されやすい社内メールの内容は「時間調整」です。
そもそもお互いのスケジュールがフルオープンになっていれば、その確認・調整に「消費」されていた時間を削減することができます。
公開されているスケジュールの中で、空いている時間帯には、勝手に会議、面談、営業同行などの予定を入れてもＯＫということをルール化してしまうのです。
こうすることで、勝手に予定を入れられないように、主体的に予定を組むようになります。
結果的に、「スケジュールの組み方」「時間の使い方」に対する意識も高まります。
これらを社内ルールとして周知させていくプロセスそのものが、組織の「ＲＯＴ（時間資産性）」を高めることにも寄与することでしょう。
顧客などからの社外メールに関しては、こちらのルールを押しつけられないケースも多いと思います。
そこで、自分の中でルールを決めて、顧客に「あなたの時間がいかに貴重なものであるか」を示唆しておくことをおススメします。
具体的には、「何でもかんでも即レスしない」「あえて深夜にメールする」というものです。
もちろん顧客に迷惑を掛けたりすることは避けなければなりませんが、実際、営業担当に依存してくる顧客も多いです。
少し調べれば済むことや前に伝えていることを何度も確認してくる顧客もいます。
あなたが営業職なのであれば、お客様を育てるのも営業の仕事だと理解し、顧客からのメールや電話のすべてが「重要」なタスクだと思い込まない冷静さも大切です。
ステップ⑨ルーティン化して早く確実に行うイチロー選手が、試合当日の１日の過ごし方を「ルーティン化」していることは有名な話です。
イチロー選手は、チームメイトの誰よりも早く球場入りして試合の準備を始め、試合後は自分でグラブを磨きながら、その日の試合を内省します。
イチロー選手が凄いところは、試合中も「ルーティン化」を徹底しているところです。
打席に入る前からバットを構えるまでの動きが常に同じで、１打席目と２打席目の映像を重ね合わせてもほとんどブレがないほど精度の高い「ルーティン化」を行っています。
イチロー選手が「行動」の「ルーティン化」にこだわる理由は、一定のリズムで試合に臨むことで、試合により集中することができるためです。
毎日同じ時間に同じ場所で同じことをやり続ける「ルーティン化」により、無意識でもそれが実践できるレベルまで「習慣化」させているのです。
「習慣化」のプロセスで体に強く刻み込まれた技能記憶は、絶対に忘れることはありません。
「ルーティン化」することで、「心技体」をベストの状態にし、最高のパフォーマンスを発揮できる状態をつくっているわけです。
あなたも最高のパフォーマンスを発揮するために、あなたの１日の「タスク」のほとんどを「ルーティン化」できないか試みてみましょう。
まず、毎日もしくは毎週定期的に行っている「タスク」を「ルーティン化」し、先にスケジュールに組み込むようにしてください。
これが「大きな石から入れる」ということです。
また、その際は、ビジネスの場面の「ルーティンワーク」と呼ばれるものだけでなく、プライベートの「タスク」も含めて「ルーティン化」し、予定に組む込むようにしましょう。
ステップ⑩タスクの時間を短縮する
ここまで紹介してきた、「ＲＯＴ（時間生産性）」を高めるための「戦術」をすべて試した上で、最後にようやく「短縮する」ことを考えます。
つまり、２時間掛けていたものを１時間に「短縮する」ようなことを目指すのは最終手段ということです。
最後のステップにしている理由は、「もともとやるべきでなかったことを効率よくやることほど、非効率なことはない」というピーター・ドラッカー博士の言葉に集約されます。
「短縮する」必要のない「タスク」について、時間短縮を試みる時間は、そのものが勿体ないのです。
時間短縮のためには、「遊び心（ゲーム感覚）」を最大限活かすことが大切です。
例えば、「この作業は45分間で終わらせる！」と自分に宣言をしてから「タスク」に取り掛かり、スマホのストップウォッチ機能を使って時間を計測します。
宣言した時間と実際に完了させるまでに掛かった時間が５分以内の誤差であれば、自分にご褒美を与えます。
人は期限を設けたほうが本気で取り組めますし、どれくらい時間が掛かるのかを正しく知っておくことは「ＲＯＴ（時間生産性）」を高める上で必ずプラスになります。
また、この「短縮する」を成功させるためには、「心技体」を磨き続けることが絶対に必要です。
剣豪で知られる宮本武蔵は、「千日の稽古を鍛とし万日の稽古を練とす」と言っています。
１つの「技」を完全に自分のものにするには、ひたすら毎日繰り返し稽古に励むしか道はありません。
「心技体」を磨き続ける時間を確保するためにも、あなたの「時間の使い方」を徹底的に見直す機会にしてください。
コラム会議を短縮する日本経済新聞電子版の調査（２０１６年10月）によると、「あなたが日本で残業が減らない最も大きな要因は何だと考えますか」という質問に対する回答は、「非効率的な会議や資料作成が多い」が最も多く、全体の31・６％を占めていました。
また、スリーエムジャパン株式会社が、全国の25歳から45歳の正社員男女７６１名を対象に実施した『仕事に関するアンケート』の集計結果（２０１７年２月）によると、１週間で会議に費やしている平均時間は４・３時間でした。
これは、年間で計算すると１５９・１時間にもなります。
これらのデータを見る限り、会議や資料作成に「消費」されている時間を「短縮する」ことができれば、「ＲＯＴ（時間生産性）」は大幅に高めることができそうです。
実際、会議の効率性とその組織の「ＲＯＴ（時間生産性）」は比例関係にあるというのが、コンサルタントとしての私の実感です。
会議の効率化を図る方法については、ここまで説明してきた「時間の使い方」を見直すための10のステップをそのまま活用することができます。
【ステップ①分析する】【ステップ②優先順位を見直す】現在、出席している会議の数、時間を計算し、それに見合った価値を得ているかを確認する本来、「価値」のある会議というのは、「第Ⅱ領域（緊急ではないが重要）」のはず。
「第Ⅱ領域」以外の領域に該当してしまう会議が存在しないか確認する【ステップ③決断する】定例開催することが目的化している会議については、「断つ」ことを決める。
もしくは議題のあるときだけ開催するそもそも会議を開催しなくても解決できることについては、他の選択肢を選択する【ステップ④仕組み化する】会議の議事録作成を「仕組み化する」方法を考える例えば、議事録を複数のメンバーが同時に編集できるGoogleドキュメントを積極的に活用するまた、会議の音声録音と文字起こしをしてくれるスマホアプリ「Recoco」を活用する【ステップ⑤任せる】若手社員に会議のファシリテーター役を「任せる」ことで、成長も促す【ステップ⑥コラボする】会議を隣のチームと合同開催することや、会議に他部署から特別ゲストを呼ぶことなどで、会議をより有意義な場にすることを考える【ステップ⑦一石二鳥を狙う】ランチタイムに、事前に購入した弁当を持ち込んで、ランチミーティングにする日報・週報の内容を定例会議内で報告させることで、日報・週報を廃止する（部下が作成する時間と上司がチェックする時間の両方を削減する）【ステップ⑧ルール化する】会議においては、次のようなことを「ルール化する」ことが有効・参加者を７名以内に絞る・遅刻をしないこと（必ず定刻に始め、時間内に終わること）・アジェンダや議事録をグループウェアや社内ＳＮＳ上に公開する・原則、アジェンダはＡ４サイズ１枚にまとめる・事前にアジェンダに目を通した上で参加する・すべての議題が事前に可決された場合は流会する・会議の目的（発散〈意見を出し合う〉・収集〈意見を集める〉・収束〈結論を出す〉）を明確にする・管理職は、メンバーに対して「否定」「命令」をしない（ただし、「拒否権」は持つ）【ステップ⑨ルーティン化する】最低半年分の会議日程を先に予定に組み込みむ【ステップ⑩短縮する】それぞれの会議の時間を「短縮する」ために、他にできることがないか検討する私が会社員時代に在籍した株式会社リクルートマネジメントソリューションズは、会議の効率性が非常に高い会社でした。
当時から尊敬する先輩で、現在はリクルートワークス研究所の副所長をされている中尾隆一郎さんは、会議の「開始前」と「終了時」にそれぞれ次の３つの確認事項を設けているそうです。
ぜひ、参考にしてください。
【会議開始前】①ゴールイメージ（会議終了時に何を得たいのか）②アジェンダ（説明・意見交換・結論・今後の予定・役割分担をどう組み立てるか、それぞれ何分使うか）③会議の種類（「発散（意見を出し合う）」「収集（意見を集める）」「収束（結論を出す）」のどれを目的とするのか。
アジェンダの各項目ではどうか）
【会議終了時】①決定事項（これからやることは何か）②今後のスケジュール（決定事項を誰がいつまでにやるのか）③最終目的の再確認（１つの会議だけではなくて、一連の会議（プロジェクト）を通して何をするのか）
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