6.1 報告会の位置づけと必要性
1.5.2項「活動スケジュール」「(2)集合教育の年間活動スケジュール例」 をここに再掲する。
ここまでで6月日までを終え中間点を迎える。
そこで、 7月日に5S活動の中間報告会を開催してほしい。
【集合教育の年間活動スケジュール例】 準備月 活動企画立案:推進体制、キックオフの企画(第1章) 1月ロ キックオフ、5S概論(第2章) 2月目 整理:赤札作戦(第3章) 3月日 整理フォロー、整理の基準づくり 4月日 整頓:線引き、看板、3定、ストライクゾーン(第4章) 5月目 見える化(整頓その2):色別管理、一発整頓、コンビニ化(第 5章) 6月日 整頓フォロー:整頓の基準づくり。
報告会の構成(第6章) 7月目 中間報告会:集合教育はなし。
午前:予行演習。
午後:本番 8月目 清掃:清掃しやすい環境づくり、汚れない工夫(第7章) 9月日 清掃フォロー、清掃の基準づくり 10月日 清潔:評価基準づくり、イベント企画、身だしなみ(第8章) 11月日 躾:誰が、誰を躾け、何を守るか(第9章) 12月日 清潔・躾フォロー、清潔。
躾の基準づくり。
報告会の構成。
来期に向けて(第10章) 最終日 第1期報告会
私は報告会が必要な理由は3つあると考えている。
1つ目は組織的な 5Sのモチベーションの維持である。
1年間の活動だと、どうしても中だ るみする。
また、社員の多くは本格的な5S活動が初めてだし、組織的な 活動に慣れていない(だからこそ5S活動により現場力が向上する)。
社員 は仕事しながら5S活動に取り組んで苦労している。
その結果これまで、 あまり5S活動が進んでいないチームが出るかもしれない(経験的に4 チーム中1チームは進みが悪い)。
しかし、中間報告会があり幹部や関係 者の前で進捗を発表しなければならないとなると、どのチームも追い上げ をかける。
これを締め切り効果という。
進みが遅いチームでもいくつかの 定点撮影チャートを進める。
また、問題があるチームが明らかになり、幹 部や管理職に対策を求めることができる。
2つ目が報告会は現場の想いを幹部に伝える場である。
報告会は班や係 単位で発表するので、班や係の総意になっている(個人の意見ではない)。
社員は費用をかけてでもやってほしいことがある。
日頃、社員から管理職 にあげているのだが、現場がなかなか改善されずに不満に思っている。
そ ういったことを改めて報告してもらうことによって、幹部は工場の問題と して認識してもらいたい。
大勢の聴講者がいる中で発表者があえて言う勇 気を考慮してほしい。
発表者はすぐにできないだろう、いつも言っている がやってくれないなどとあきらめずに、しつこく言い続けてほしい。
あき らめたら、そこで終了だ。
3つ目が報告会は社員の伝達能力を養う場である。
発表者は報告会のた めに論理的な発表の構成、伝えたい資料の選定、わかりやすく、伝わりや すい内容などを考えなければならない。
聴講者に向けて、どう伝えるか考 えるよい機会となる。
また、伝達能力は現場力(自律的問題解決能力)の一要素である。
工場の 問題を解決するために、何が問題で、こういう手段なら解決できると関係 者に同意を得なければならない。
人に情報を正しく伝えることは難しい。
練習しなければ上達しない。
工場の幹部の前で発表するのは貴重な機会だ。
場数を踏ませるためにも発表の場面をできるだけたくさん用意してあ げたい。
現場力向上の訓練と考えて取り組んでほしい。
6.2 開催要領
6.2.1 概要
報告会の目的はこれまでの5S活動をまとめ、今後の活動の方向付けを 行うことである。
メンバーは実現できたこと、課題として残ったことを含 め、幹部に報告する義務がある。
5S活動を定着させるために、これから の5S活動をどう展開するか提案してほしい。
出席者は推進委員会メンバー、5Sメンバー、事務局など、関係者全員 とする。
本社、グループ会社、協力企業の5S担当者に来てもらうのもよ い刺激になる。
特に工場内に常駐している協力企業は報告会にぜひ呼んで ほしい。
協力企業が5Sルールを守らないことに対して作業員が不満に思っ ていることを知ってもらい、協力企業の5S活動の動機づけにしてほしい。
報告会の開催は午後とし、午前に発表者で予行演習(リハーサル)をして おくと本番にゆとりを持って臨める。
6.2.2 報告会式次第
【報告会式次第例】 I.開会の挨拶(1分)事務局 Ⅱ。
これまでの活動の総括 1.活動状況(5分)リーダーかサブリーダー ① 活動企画:背景、位置づけ、ねらい、推進体制など。
② 活動内容:スケジュール、進め方、5Sで学んだことなど。
2.活動成果(15分×チーム数)メンバーで分担して発表する。
① 活動の進め方チーム名、めざす姿、活動時間、進め方、参加率、進捗状況 を説明する。
② 活動の紹介 全員で取り組んだ案件、知恵を出した案件、だんだんとよく なった案件、改善効果が実感できた条件など、3～ 5テーマ紹 介する(時間のあるかぎりたくさん紹介する)。
管理職の想いや コメントに対して、取り入れたことがあれば紹介する。
③ チームの今後の課題、反省点 進みが悪い案件、自分達の取り組みにおける反省点、管理職 に対する要望事項など。
④ 所感 活動前と比べて、改善の知識、考え方、活動に対する想い、メ ンバーの成長、よかったこと、大変だったこと、率直な感想。
Ⅲ。
今後の活動に向けて(10分)リーダー 1。
今後の活動の概要 2.テームリーダーの決意表明 5S活動における、よかった点、反省点などを踏まえて、今後の活 動に向けての課題、強化すべき点など明確にし、5Sを継続するた めに決意表明する。
「必ず継続するぞl」とリーダーにいってほしい。
3.質疑応答 Ⅳ.講評 1.来賓 2.各推進委員(3分×委員) 3.推進委員長(3分) Ⅶ.閉会の辞(1分) 事務局 4チームで約90分 幹部や管理職の都合に合わせて時間を調整する。
中間報告会の進め方は以上である。
さらに6カ月後の第1期報告会の進め方も同様である。
躾が終わったら、この章に戻ってきて第1期報告会の 準備をしてほしい。
6.3 資料作成と発表のコツ
6.3.1 資料作成のポイント
発表資料はパワーポイントを使う前提で説明する(エクセルでもかまわ ないが、発表に適したアプリはパワーポイントである)。
文字の大きさは 18ポイント以上にする。
目が悪い人、後ろの人に配慮する。
複数の職場が参加する場合、パワーポイントのテンプレート(書式やデ ザイン)は会社の共通のテンプレートに統一する。
公式テンプレートは聴 講者が見慣れたデザインで違和感なく、安心である。
定点撮影チャートは4段階をパワーポイント1枚に納めると、写真が小 さく感じる。
よって写真1枚(段階ごと)でパワーポイント1枚にすると改 善内容がよく伝わる。
また写真はパソコンで認識できたとしてもプロジェ クターに投影すると暗くてわからないことがある。
事前に発表で使う定点 撮影チャートはプロジェクターで投影して確認しておく。
写真が暗かった 場合はできるだけ明るい写真に変えるか暗い写真は明るく加工する。
聴講者が気にする点は、これまでの5S活動との違いはどうか、現場全 員参加で取り組めたか、活動を通じてメンバーの成長はあったかなどであ る。
これらを資料のどこかで盛り込めばよい報告になるはずである。
また、 淡々と結果だけ報告するようではいけない。
メンバーはこれまで苦労した ことや頑張ったことをきちんとアピールしてほしい。
発表資料はできるだけ既存の資料を活用し、余計な絵やアニメーション を加えない、発表用原稿を作らないなど、資料作成にあまり時間をかけな いようにする。
発表資料に時間をかけるくらいなら、その時間を現場の改 善にあててほしい。
6.3.2 発表のコツ
発表者は冒頭に礼儀としてまず自分の所属と名前をいうことを忘れずに しよう。
聴講者全員が発表者のことを知っているわけではない。
社内だか らといきなり発表を始めてしまう人が意外と多い。
発表のコツは3つある。
1つ目は前を向いて話す。
聴講者に背中を向けずに、前を向いて話すと 声が通る。
余裕があれば聴講者の顔色を見ながら話すと興味深いはずだ。
うなずいてくれる人、笑ってくれる人は嬉しいし、寝ている人はイラっと するし、はてなマークの人にはもう少し説明を加えようと思う。
聴講者を 見て、自分の聴講態度を振り返るきっかけにもなる。
2つ目は大きな声で発表する。
小さい声は自信がないように感じる。
普 段大きい声だと思う人をイメージするとよい。
もしくは普段の声の2倍の 声量を意識して発表する。
自信を持って堂々と発表してほしい。
3つ目は発表資料の説明箇所をポインタでさしながら話す。
聴講者は前 の話で引っかかったり、別のことを考えたりして話についていけないこと がある。
また発表者の話が飛んで何を話しているのかわからなくなること もある。
さしながら話してくれると、容易に復帰しやすいし、説明が頭に 入りやすい。
ただし、ポインタはぐるぐるまわさないこと。
目が回る。
まとめると、聴講者にストレスを感じさせない発表資料とすること。
発 表者は「前を向いて、大きな声で、指しながら」の3つを覚えておくこと。
幹部や関係者によい評価される報告会になることを願う。
〈自主活動計画立案〉 本章の内容に対する活動計画をメンバー自身で立てる。
次回(1カ月間 程度)までに自分達で「何をするかのリストをつくり、誰が、いつまでに」 を決める。
【必須項目】 ・報告会の資料作成
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