3.1整理とは
整理とは不要なモノを捨てることである。なぜ不要なモノを捨てるのであろうか?捨てることは手段であって目的ではない。
捨てることによって、どういう状態にするのか、工場のあるべき姿は何だろうか、そこに整理の目的がある。整理の目的は工場にあるモノを、工場で使うモノだけにすることである。
工場を使うモノだけにするために(目的)、不要なモノを捨てるのである(手段)。モノが一杯だと「使うモノ」がどこにあるかわからない。どこにあるか探す時間が増え、見つからずまた買うというムダなコストが発生する。
不要なモノを捨てると「使うモノ」が現れ、使いやすくなる。捨てることは「もったいない」ことではなく、捨ててこそ「使うモノ」が活きる。整理すると現場がすっきりし、ストレスなく生産活動に取り組める。
ちなみに5Sとは整理、整頓、清掃、清潔、躾であるが、5Sに取り組む順番はこの並びのとおりである。
モノが多いと整頓、清掃が大変である。不要なモノまで整頓、清掃するムダが出る。そのため、整理から始める。
補足であるが、通常であれば「不要なモノを捨てる」ことに取り組んでいれば(手段に意識を向けていれば)問題ない。
5S活動を長く続けていると、手段が目的となってしまい、活動の趣旨を見失いがちになる。整理には目的があるということを頭の片隅に置いて取り組んでほしい。
3.1.1不要なモノの定義
もしかしたら使うモノ」を思い切って捨てられるかどうかがポイントになる(図表3.1)。
「もしかしたら使うモノを残すと、捨てられるモノがどんどん減る。「もしかしたら使う=ほとんど使わない」と考える。捨てて得することのほうが多い。
3.1.2捨てる基準
(1)期間の基準
「もしかしたら使うモノ」を捨てやすくするルールが期間の基準である。例えば消耗品は1カ月基準、工具は1年基準、設備は2年基準というように工場にあるモノをカテゴリごとに分けて期間の基準を決めていく。
そして、「もしかしたら使うかも」と考えたモノに対して、期間の基準を超えていたら思い切って捨ててほしい。
(2)数量の基準
使うモノとはいえ無条件に残すわけではない。使うモノでも数量の基準より多いものは捨てる。活動初期は例えば「1年以上の在庫があるモノは捨てる」というような原則でかまわない。
活動が進むにつれ、モノごとに数量の基準が決まるはずである。使うモノを捨てることに対して抵抗がある場合は一度に全部捨てずに半分ずつ捨てる。半分であればハードルが下がって、気分が楽になり捨てやすくなる。そのうち勢いがついて、どんどん捨てられるようになる。
(3)法令
◆ISOなど守るべき基準生産指示書、設備点検記録、製品品質検査記録など、工場で保管する期限が決まっているモノがある。それらは使わないモノであっても捨ててはいけない。
また、固定資産は会計上の影響があるので、実際に捨てる判断は管理職が行う。社員は捨てるモノを提案する役割、管理職は捨てる判断をする役割である。
3日2赤札作戦
赤札作戦とは、不要だと思うモノに赤い札を貼っていく整理の手法である。赤い札が貼ってあると、日立つので「整理の見える化」ができる。赤札の赤は工場の垢(あか)でもある。
なお、赤札作戦の定点観測チャート作成例については、3.4節「整理の定点撮影チャート」を参照されたい。
3.2.1赤札を用意する
赤札の素材は特に限定しない。日立てば何でもかまわない。安くて入手しやすい赤のガムテープがお勧めである(事務局が用意する)。
貼り付ける人の記名はしない。普段なかなか言えないことを気軽に表現させる。
3.2.2赤札作戦前の写真を撮る
赤札作戦を始めるにあたり、まず現状の写真を撮影する。現状の写真は基本的に不要品とする。撮影した写真は定点撮影チヤートの第1段階に貼りつけ、コメントを記入する。
第2段階は赤札品の移動後を撮影する(赤札を貼っただけの第2段階は必要ない)。以下に、赤札作戦前の写真撮影の際、目をつけるべきポイントを列挙する。
写真撮影(赤札作戦前)の視点
- 音の設備や古い道具など使わないモノ。
- 壊れた設備や道具など使えないモノ。
- 数年分ある消耗品、人数以上にある工具など必要以上に多いモノ。
- 床、壁、設備などへのチョイ置き、職場内の落下品など、使うがこの場所に不適切なモノ。
- 古い掲示物、現状と違った操作手順表示、保管期限切れの資料。
- モノ以外にも、作業しづらい、危ない部位や場所(スペース)。
これらを机の引出しを開けて、棚の扉も開けて、工具箱も開いて、徹底的に探して撮影すること。赤札置場に集められたモノや廃棄するためにトラックに積み込まれたモノの写真は撮っておく(報告会で使う)。赤札品の多さに驚いてもらえる。
「捨てられないかもしれない」と考えずに、とにかく「現在の状態が後でわかるように」という気持ちで、ブレインストーミングの精神でどんどん撮影していく。また赤札を賄る際もブレインストーミングを活用する。
3.2.3ブレインストーミングを順守する
ブレインストーミングとは
オズボーン(AlexFaickneyOsborn)によって考案された会議方式の1つ。集団思想、集団発想法、課題抽出ともいう。
4つのルールだけなので、世界で最も普及している発想法である。
- ・判断禁止
- ・自由奔放
- ・質より量
ブレインストーミングの基本的なルール
迷ったら撮る。楽しく。批判しない。最初は撮影枚数が大切である。数をこなして訓練する。
結合の改善:アイデアを発展させる。これがあるならあれも。
3.2.4参加者を決める
基本的に自部門のエリアは自部門の担当者で行う。ただし、自部門だけだと甘くなりがちなので、他部門からも参加者を募る。
また、捨てる判断ができる管理職は必ず参加する。管理職には自部門にある他部門のモノや固定資産を判断してもらう。
3.2.5場所を決める
最終的に工場のすべてのエリアが対象となるのでどこから始めてもかまわない。迷うのであれば、1回目の場所は工場のモノの流れの最終工程近くがよい。
資材が多く赤札を見つけやすし、顧客が特に注意を払う場所で、赤札作戦の効果が実感じやすい。
3.2.6赤札作戦を実行する
工場のルールに従い、安全第一で赤札を貼る。間違って貼った場合は剥がせばよい。貼るときは心を鬼にしよう(赤鬼)。
赤札作戦を一気にやるのは大変である。ある一区画を決めて1時間程度で集中して行う。赤札作戦は担当エリアがすべて終わるまで複数回実施する。
327赤札置場をつくる
赤札置場は雨風を防ぐため屋内にする。赤札置場は、不要品(いらない)、不急品(すぐに使わないモノ)、要品(いるモノ)に区分する(表示と線引きがあるとよい)。
現場に不良品置場がない場合、不良品置場をつくる。スペースに余裕があれば迷い品置場もつくる。置場所には、パレットやダンボールを用意し、移動したモノを床に直置きにしない。重量物は移動しやすいようにパレットヘ置く。床が汚れそうなモノは段ボールの上へ置く。
3.2.8赤札品を移動する
赤札が貼られたモノを現場から赤札置場に移動する。同じモノ、同種のモノは1カ所にそろえて置く。設備の部位や場所に貼られた動かせないモノはそのまま残してかまわない。
不要品、不急品の判断に迷ったら、どれくらい使わなかったのかを考えて、期間の基準と照らし合わせる。
それでも迷ったら、不要品とする(でないと不急品が増えていく)。赤札品を移動すると元の雑然とした現場に対して明らかにすっきりした現場が実現する。5Sの効果が全員で具体的に共有でき、「やればできる!」という意識が生まれる。「今後も5Sに取り組んでいこう|」とモチベーションが上がるはずである。
3.2.9赤札置場にて問題点を全員で議論する
赤札置場には赤札を貼られた問題の塊が出現する。赤札品はお金を出して購入したモノなので、これらを買わなかったら利益になっていたはずである。
その問題の塊を前に、全員で議論し問題点を共有し、今後は赤札品が増えないように歯止めをかけたい。議論した際に問題点に対して、管理職が責めたり個人の責任を追及したりしないでほしい。
自由で前向きな議論をするために、幹部が率先して変革を促す発言をすることが望まれる。議論の視点は下記のとおり。
- 赤札品の視点これは誰が、いつ、どこで、使っていたのか?
- いつから使っていないのか?
- なぜこの数なのか?(こんなに多いのか?)
- 赤札と判断された理由は何か?
- 購入時に買い過ぎをチェックする工夫はできないか?
3.2.10赤札置場を片づける
(1)不要品廃却する。
いざ捨てるとなると、「もったいない」「また使うかもしれない」という社員がいても、管理職は思い切って捨てる決断をする。
(2)不急品必要だが数年に1回使うモノは不急品置場(倉庫)に移動する。
不急品が製造現場に多々あることで、とても多くのムダを発生させる。
すぐに現場から取り除き、必要になった都度、不急品置場から持ってくるようにする。
(3)要品必要なモノであるのに赤札が貼られたのだから何かしら問題がある。
問題点の解決方法を社員で議論し、今後の改善課題とする。赤札を貼ったものの参加者の思い違いで、モノを元に戻す場合は整頓して戻す。
(4)不良品基本的に廃却する。
いつか修理や再加工して使おうと考えて、いつまでも放ってかれたモノである。何かのタイミングで良品に混じって市場に出る危険性がある。すぐに対処できないのなら捨てる。
(5)迷い品置場迷い品置場は捨てる基準。
スレスレ、捨てる基準で判断できないグレーゾーンのモノに対して、ある期間留保する置場である。そのまま残すと永久に捨てられない。すぐに捨てる勇気が出ない。
そういったモノを「迷い品置場」に一時避難させる。迷い品置場には捨てる期限を必ず明記しておく。
〈赤札作戦のまとめ〉
- 1)赤札を用意する
- 2)赤札作戦前の写真を撮る
- 3)ブレインストーミングを順守する
- 4)参加者を決める5)場所を決める
- 6)赤札作戦を実行する
- 7)赤札置場をつくる
- 8)赤札品を移動する
- 9)赤札置場にて問題点を全員で議論する
- 10)赤札置場を片づける
3.3事務所の整理
間接部門の事務所や工場の現場事務所の整理、整頓について解説する。
本章は整理であるが、事務所の個人裁量分は自分のペースで進められるので、整頓まで踏み込んでまとめておく。
事務所には大別すると個人の管理下にあるモノと、みんなで共用するモノがある。整理に取り組む順位は、以下のとおりである。
①個人で判断できる個人の管理下のモノ(机、ロッカー、書棚など)
②関係者が集まって赤札作戦をする共通備品・書類共通備品、消耗品類は赤札作戦を行うが、事前に共通書類、資料の保管基準を確認しておく。
点検表、生産指示書、発注伝票など保管期限が決まっているはずである。保管期限が過ぎていれば捨てられる。保管基準の一覧表がなければ作成しておくと赤札作戦が進めやすい。
以下、3.3.1～3.3.5項では、個人管理下のモノの整理・整頓のポイントについて説明する。
というのも管理職の机が書類で山積み、机の引き出しはモノで一杯、部下から頼まれた資料は探す時間がかかってすぐ出てこないでは、部下に示しがつかない。
管理職や5Sリーダー、事務局は個人管理下の5Sを進めて、お手本となるようにしてほしい。
3.3.1:机の上
机が片づいていると余計なモノが目に入らず、仕事しやすい環境ができる。特にデスクワークが多い社員は、机の上を常に片づけておく。机の上は特に意識して聖地と考える。
机の上から出発し、文具、書類、パソコンと順番に整理を進め、片づいた領域を広げていく。机上には毎日使うモノだけ置き、帰宅時にはすべて片づいた状態にする。
個人の机の上の片づけ状態をパトロール対象としている工場があった。見習ってほしい。
3.3.2文具
文具は毎日使うモノだけを自分で所有して、他は共通文具にする。
共通文具は姿置きにして、使った人はその都度、同じ場所に戻し、共用するのである(図表3.2)。
毎日使う文具を分別するには、一度すべての文具を机の上に取り出して、当日使ったモノだけを元あった場所へ戻す実験をしてみるとよい。自分が思っている以上に毎日使う文具は少ないと気づくはずである。
3.3.3:書類
目標は必要なモノ(書類、資料)を1分以内に探せて、取り出せるようにする。自分の書類は自分なりに保管ルール(判断基準)を決めておく。以下に「保管ルール」の例を示す。
【保管ルールの例】
- どこかで手に入る、誰かが持っている書類は自分で持たない。
- 手元に必要な紙の資料はできるだけ電子化し、紙の資料は捨てる。近年の電子化はとても簡単だ。
- 図面や仕様書など紙で必要な資料は使って戻す際にキャビネット(机の大型引き出し)の手前側から入れていく。常に手前に入れるわけだから奥に行った書類ほど使う頻度は少ないということになる。奥の書類は大掃除のタイミングで捨てる。
- 紙の資料は廃封筒に分類して入れる。例えば、5Sの資料で廃封筒を1つ、安全の資料で廃封筒1つというように、あるカテゴリでまとめて分類する。日付を書いておくと、捨てる判断がしやすぃ[8]。
- キャビネット内にここからここまでは資料を入れてよい場所を作り、総量を超えたら捨てる(書類の総量規制)。
3.3.4パソコンのファイル
パソコンのデスクトップは机の上と同じように考える。デスクトップは毎日使うファイルだけにする。
デスクトップ上にたくさんのファイルがあると仕事が遅いというイメージをもたれる(頭の中が片づいていない)。
特に自分のパソコンをプロジェクターに投影するときは注意しなければならない。気づかないうちに周囲の評価が下がる可能性がある。
パソコンのファイルも紙資料と同じで目標は必要なファイルを1分以内に探せるようにすることである。
ファイルが探しやすいように1人赤札作戦で捨てていく。期間の基準は適用しないでよい(1年使わないデータだからといって捨てなくてよい。パソコンの保存量は十分ある)。
ファイルの整理のポイントは最新版管理の徹底である。
例えば「5S報告会」という資料をつくるとする。
会議結果を反映して「5S報告会2-1」というように数字を付けてファイルの変更履歴がわかるようにする人がいる。
次に自分用に「5S報告会3」で「名前を付けて保存」するものだから、同じようなファイルが増える結果になる。
その結果、2-1と3のどちらが最新版か内容を読まないとわからなくなり、ムダに時間がかかる結果になる。
笑い話のようだが意外と多いのである。変更履歴をわかるようにしてもほとんど見ない。そういった古いファイルは最新版だけ残して捨てる。そして、ファイルは増やさず、1つでどんどん上書きすれば、ファイルの最新版管理は楽になる。
3.3.5割れ窓理論
「割れ窓理論」とは小さな乱れが大きな乱れにつながるという理論である。アメリカの犯罪学者ジョージ・ケリング博士(GeorgeL.Kening)によって提唱された。
彼の実験を簡単に紹介する。スラム街に車を放置した。すぐに盗まれるだろうと考えていたが、盗まれなかった。そこで、車の窓を割って放置してみたところ、あらゆる部品がすぐに盗まれた。つまり、犯罪を防ぐには、小さな乱れを抑えればよい。
割れ窓理論はニューヨークのジュリアーニ市長(Rud01phWilliamLouisHRudy‖GiulianiⅢ)が1994年から実践して有名になった。
犯罪が多発していたニューヨークにおいて、治安回復を目的に割れた窓の修理や落書きなどの消去とともに、軽微な犯罪の取締りを強化した。
その結果、犯罪が大幅に減少し、落書きで有名だった地下鉄も今ではきれいな車体で安全な乗り物として親しまれている。ニューヨークのイメージが大きく変わった。
事務所でも工場でも、チョイ置きや仮置き、ゴミなどを放置すると、そこから乱れていく。
「自分一人くらい」「少しくらいならいいだろう」と思わずに、割れ窓理論を意識して常に整理、整頓を意識してほしい。
3.4整理の定点撮影チャート
3.4.1赤札作戦:現場
赤札作戦についての解説は3.2節「赤札作戦」を参照されたい。
3.4.2赤札作戦:試験室
赤札作戦についての解説は3.2節「赤札作戦」を参照されたい
3.4.3赤札作戦:書棚
赤札作戦についての解説は3.2節「赤札作戦」を参照されたい。
3.4.4赤札作戦[工場外構
赤札作戦についての解説は3.2節「赤札作戦」を参照されたい。
3.5整理の実習と次回までの課題
整理実習では現場で不要なモノ(整理対象)をデジタルカメラで撮影する。撮影場所は自分の職場とし、時間が余れば共通場所も撮影する。他の職場は撮影しない。
撮影者=発表者とする。カメラ1台に3～4人がよい(人数が多いと遊ぶだけ)。
実習は1時間とし、移動も含めて迅速にテキパキ行動し、現場から指示された時刻までに帰ってくる。
3.5.1実習のポイント
(1)徹底的に探す
扉、引き出し、蓋など開けて確認する。壁際、棚の裏、机の下、柱の根元など、よく見る。
(2)ブレインストーミングを取り入れる
撮影は、3.2.3項「ブレインストーミングを順守する」で紹介した「ブレインストーミングの基本的なルール」に則って進める。
つまり、以下のようなことを原則として撮影する。
- 判断禁止:迷ったら撮る。
- 自由奔放:楽しく。批判しない。
- 質より量:最初は撮影枚数が大切である。数をこなして訓練する。
- 結合の改善:アイデアを発展させる。
これがあるならあれも。
3.5.2発表のポイント
撮影した写真をプロジェクターに映し、なぜ撮影したのか、どう改善するかを発表する。前向きに、積極的に行う。恥ずかしいという気持ちは捨てる。
「なぜ今までできなかったんだl」という類の発言は、厳禁とする。発表は10分/班とする(チーム数と残り時間で発表時間は調整する)。
3.5.3自主活動計画立案
本章の内容に対する活動計画をメンバー自身で立てる。次回(1カ月間程度)までに自分達で「何をするかのリストをつくり、誰が、いつまでに」を決める。次会合の最初に進捗を報告してもらうので、チームリーダーは進捗を把握しておくこと。
【自主活動計画における必須項目】
- 赤札作戦を実行する。
- 実習の写真をもとに定点撮影チャートを作成する。
3.5.4整理2カ月日の進め方
担当する職場のモノの多さと5S活動時間によるが、赤札作戦には2～3カ月かかる。
1.5.2項「活動スケジュール」「(2)集合教育の年間活動スケジュール例」で示した整理は下記のとおりである。
2月日3月日整理:赤札作戦(3.2節、34節参照)整理フォロー、整理の基準づくり整理の2カ月日は引き続き赤札作戦を進めていく。
担当職場のすべてのモノに対して赤札作戦を実施して終わらせてほしい。1巡目の赤札作戦では捨てるモノが多すぎて特に基準がなくても困らないはずである。
赤札作戦は今後も年1～2回ほど定期的に実施すべきであるが、その際に以下の基準があると進めやすい。
- 捨てる基準
- 書類保管基準
そこで、3カ月日の集合教育は整理の基準を作成する。基準の作成はリーダー、事務局中心でかまわない。作業員は現場で5S活動を実l:曳しても、一緒に基準の作成に加わってもよい。
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