１実務サイドでの新人指導の仕組み
２週間の研修が終了後、現場でパート社員を早期戦力化するために、私たちが行っていることは、パート社員の教育係を決めるということです。
これは一般的にマンツーマン制度と言われており、多くの企業では、新入社員が配属されると、先輩社員が、その指導役になります。
いわゆるＯＪＴ（OntheJobTrainingの略。職場の上司や先輩が、部下や後輩に対し、具体的な仕事を通じて、仕事に必要な知識や技能を指導すること）を行うのですが、私たちはパート社員の育成にこの仕組みを取り入れています。
まず、新人には教育係から全体の仕事の流れと、部門の中での新人の仕事の位置づけについて説明されます。
これを教えておかないと、新人は仕事を断片的に理解してしまい、お互いに協力をしながら仕事を進めるという意識が身につきません。些細なことのようにみえますが、大変重要なことです。しかし、パート社員に対して、きちんと伝えているところはまだ少ないのではないでしょうか。
このあと育成の大まかなスケジュールと、その内容を早くマスターできるよう援助することも併せて教えます。当初の１カ月は、安心して実務を覚えられるように、教育係と一緒に仕事をします。
新人が困ること、それはわからないことを誰に聞いたらよいかわからない、聞くタイミングが合わずになかなか聞くことができない、といったことです。
配属が決まってから、なんだか元気がなくなっているなと感じる新人に「仕事慣れた？どんな調子？」と声をかけると、こんなことをよく言っていました。
「仕事でわからないことがあっても、先輩たちになかなか聞けないんです。今忙しいからあとでって言われたり。それでも聞かないと前に進めないからまた聞くと、露骨に嫌な顔をされるんです」周囲も忙しいため、新人に配慮が行き届かず、気がつけば新人がほったらかしになっているということが、過去に何度もありました。
今は、ギリギリの人数で業務を行っている会社がほとんどです。では、そういう状況でいったい誰が、新人の指導をするのでしょうか。
指導者を明確にせず、現場に任せておくと、先輩たちは「自分もそうだったから、自分で努力してね。甘えていては、やっていけないよ」「困ったことがあっても、誰もが通る道だから、がまんだね」と、本人任せにしてしまいます。
一方、新人も新しい職場で一生懸命がんばろうとする意欲があるにも拘わらず、「活用してもらえない。なにもさせてもらえない」と言います。その時間が長くなるほど不満はつのります。
「なにくそ」とがんばれる人はいいのですが、それでも実務の習得により多くの日数がかかってしまいます。
育てようという意識が低い先輩社員の場合、自分の仕事の面倒な作業を新人に押しつけて、雑務ばかりをやらせ、育てるということをしないといったことも起こります。
指導体制が整うまでは、新人が育っていないという事実は、トップと一緒に仕事をしたときに明らかになっていました。
数カ月たっているにも拘わらず、基本的な知識が身についていない、質問にも答えられない。「一体どうなってるんだ！」とトップから指摘され、大慌てで新人に指導をしたこともありました。
せっかくコストと時間をかけて採用した新人が、育成のための体制が整っていないために育たない、最悪の場合、辞めてしまうことになると、会社としては大きなロスになってしまいます。
そこで、私たちはきちんと教育係を決めて、一緒に仕事をするようにしたのです。この教育係になる人は、新人を育てることができ、この人のように仕事をしてもらいたいというように、新人にとってモデルになる人です。新人に教える時間があるという人ではありません。
この指導役を誰に任命するのか、その人選は慎重に行います。人選の前提は、「トップの期待に応えている人、トップの思いに共感してくれる人」です。
この人選を誤ると新人が辞めてしまったり、期待どおりに育たなかったりするので、ここでは十分に気をつけています。新人を育てる一例として、会計監査を担当するパート社員のおおまかな育成スケジュールを説明します。
①入社～１カ月目
●初日に教育係からの説明（仕事の流れ・役割・育成スケジュール）
●教育係と一緒に仕事をする（顧問先への同行・入力作業・資料の作成等）②１カ月目～３カ月目
●正社員や先輩スタッフの顧問先へ同行する
●正社員や先輩スタッフの仕事を受ける（入力作業・資料の作成等）
●不明な点や疑問点は、自分で調べられるようになる③３カ月目～半年目
●担当する顧問先が決まる
●１人で監査業務・決算業務等の処理ができるようになる④半年目～１年目
●一人前のスタッフとして独り立ちする
●先輩スタッフと、同じレベルの仕事とスピードでやれるように努力する
実は、この育成スケジュールは、正社員も同じです。このような流れで育成するということと、３カ月後、半年後、１年後はこうなってほしいということを最初に明示します。
このことをしっかりと伝えておかないと、パート社員が、「会社の期待するペース」ではなく、「自分のペース」で仕事をすることになると、私たちは考えるからです。
弊社では、６月と12月に上司との個人面談があることを伝え、仕事ができていればプラス評価、できていなければ努力評価になることをあらかじめ伝えており、評価についても自覚しながら仕事に取り組めるように指導をします。
話が少しそれますが、新人が入社して１カ月たつと、教育係のほかにも先輩スタッフが、新人の指導を行います。新人に仕事の指導をするということは、先輩スタッフにとっても大きな成長の場となります。指導するということは、教えること以上に勉強しないと教えられません。
相手にわかる言葉で、相手のペースを見ながら、マンツーマンで教えるというのは、新人を指導するための立派なスキルです。また、先輩スタッフは先輩スタッフで、新人を指導すると、いろいろなことに直面します。
●説明してわかったというのでやらせてみたら、できなかった
●なぜ、わからないことをちゃんと聞いてこないのか
●理解するスピードが、人によって違うので、指導が難かしい
●よかれと思って新人を注意したら、そのあと不機嫌になり仕事がやりづらい
●仕事を依頼するのにこちらの方が気をつかっている
●できないことへの言い訳が多い誰でも経験があると思いますが、はじめて部下を持ったときは、いろいろと戸惑うことが多いものです。それを一つひとつ悩みながらもクリアすることで、一職業人としても成長していきます。新人に指導をするというのは、そのスタートでもあります。
さらにこれは早いうちに経験させるともっと効果的です。というのも、新入社員研修の受講生で、そのあと１年ほど経って「この子は成長したな」と感じる人は、必ずと言っていいほど、簡単なことでもパート社員やアルバイトへの指導を経験しているからです。
成長が加速される理由は、指導される側と指導する側の両方を、早い時期に経験できるからでしょう。自分の仕事の仕方を振り返り、反省を活かして指導を行うことにより、マネジメントサイクルのプラン‐ドゥ‐チェック‐アクションが自然に行われます。
このサイクルの速度を速め、また、たくさん経験することで成長が加速されるのです。弊社では、より成長を促すために、キャリアの浅い人をあえて指導役にすることもあります。
会計事務所の仕事は、正社員が作成したマニュアルもあり、基本的なところは標準化しやすい仕事です。しかし、マニュアルを渡して、「これを見ながらやってね」だけでは、新人は不安になりますし、こちらの思うように育ちません。
やはり、一人前になるまでには、指導する側が仕事をする姿勢と見本を示し、新人に対して細やかに配慮することをひとつのルールとして実践しています。
この制度が、実際にきちんと機能するまでには、３年かかりました。中小企業の場合、指導役となる先輩がいないということもあるでしょう。そのような場合は、幹部社員や管理職、あるいは社長自らがパート社員の育成にある程度関わる必要を感じます。
そうしないと育つものも育たない、と私たちは考えるからです。
２実務を早くマスターさせるには
業種によって、実務を早くマスターさせる仕組みはそれぞれだと思いますが、わが社で実践している４点を紹介します。
①現場を体験させる
実務をマスターするためには、現場をたくさん経験させることが一番の早道です。「百聞は一見にしかず」、時間が合えば配属初日から、それ以外でも可能な限り現場を体験させます。
②ミスは指摘してやり直させる
できるだけ早く仕事を完成レベルに近づけるため、教育係はできるまで何度でもやり直しをさせます。
そのため時間的余裕を考えて、仕事の指示をします。最初は簡単な仕事から任せるのですが、１００％できる状態にはなかなかなりません。そこで、ミスをしたところは付箋をつけて、本人に返します。
その場合も、「自分で調べたのか」「先輩に確認したのか」「本当に理解しているのか」等を本人に確認します。ミスは指摘してやり直させる。これを徹底的に行うことで、仕事の完成レベルも理解でき、望めるレベルに近づくことができます。期限が迫っているときには、教育係が訂正しますが、その場合も必ずミスした箇所を新人に伝えます。
③自習の時間を設ける
常に勉強していくことが必要な業種ということもありますが、新しい知識を積極的に学ぶ姿勢を育てたいと考えています。具体的には、勤務時間内に必ず週１回１時間、自習をさせ、どんなことを自習したのか簡単なレポートを、教育係に提出させます。
④情報を共有化する
配属された部門でミーティングの機会を持ち、期待されることを理解し、努力目標を明確にするということです。評価されるとやる気がでると言われますが、パート社員はどうすれば評価されるのか、その基準を明確に理解している人は、意外と少ないものです。
せっかくの努力も、上司の期待するベクトルに沿っていないために評価されないということを、私たちはよく目にしてきました。そこで、そういったことを防ぐために、部門ごとにミーティングを行い、情報を伝える機会を多く設けています。
ミーティングでは、部門長が、連絡事項を伝え、各人の仕事の進捗状況を確認します。進捗状況では、多くのパート社員は、働く時間が週20時間未満と限られているので、仕事の難易度や量は適切かを確認します。また、参加メンバーは、目標に対してどのように取り組み、結果はどうだったのかを一人ひとり発表します。もちろん、新人も発表します。
新人にとっては、先輩スタッフの発表を聞くことが、今後の仕事の取り組み方の参考になります。また、現在の自分との比較の中で、自分の能力を知ることができます。大きな目標を持つことはもちろん大事ですが、その目標に近づくための小さな一歩を明確にすることも大切なことです。
部門ミーティングは、小さな一歩を確実に進めるための重要なミーティングとも言えます。能力開発は、自分の能力を正確に把握し、さらにやるべきことを明らかにして、組織の中で期待される役割を担っていく、という流れがスムーズにできることで達成されます。
先日、スタッフにお願いしたアンケートにも部門ミーティングの成果が出ていました。「自分自身のモチベーションを保つために意識していることは何ですか？」という問いには、次のような回答が多くありました。
●目標を持つこと
●毎日自分なりの目標を決める
●まずは健康維持と、日々の目標を持つことを意識する
●より正確でスムーズな業務処理を日々考える。常に何か課題を持っている
●いかに仕事の効率を上げるかを常に考える
●自分がやるべきことを意識する。やるべきことに順序をつけ、ひとつずつこなしていくことで達成感を持ち、モチベーションを保つ
●目的を定める。仕事を楽しめるようにする
●朝の通勤時間（15分くらい）で、その日の仕事の組み立てを考える
３パート社員にも、一般の正社員と同じくらいの情報量を
私たちは、部門でのミーティングのほかにもパート社員に情報を与える機会を多く設けています。内容は次の５項目です。
①週１回のスタッフ（パート社員）ミーティング
毎週火曜日の12時30分から30分、時間を取っています。週４日勤務の人は、火曜日以外を公休日にするようにしています。内容は、前日の正社員の朝礼で伝えられたことの伝達が中心です。
②月１回のトップと正社員からの実務研修
月に１回、午前中に行います。前半はトップの話で、内容は多岐にわたります。後半は正社員からの実務研修で、税制改正や決算、年末調整、確定申告等の内容です。
③年１回のビジネスマナー研修
毎年７月にスタッフ全員に行うマナー研修です。どのような内容にするのかを、事前にトップや現場責任者と話し合います。以前は、ビジネスマナーに焦点を絞り、入社後に行う２週間の研修のフォローという位置づけにありました。
３年前からはビジネスマナーでは気になるところが少なくなったので、「コミュニケーションのとり方」「報連相」などへ枠を広げて、情報提供をしています。
④年１回の方針発表会
多くの会社で開催されている方針発表会と同様、今年１年、組織がどのような方向に進んでいくのか、トップや各部門責任者が伝えます。方針発表会の後は新年会を行います。時間は２時間程度で、食事をしながらゲームなどを行い、楽しく過ごします。新年会が終了するのは夕方５時です。５時過ぎには帰宅できるようにと、パート社員のことを考えてスケジュールを組んでいます。
⑤年２回の個人面接（６月、12月）
パート社員への評価を伝え、次の目標を明確にするための面接です。時間は10～15分程度ですが、１対１の個人面接は、仕事の動機付けの上で大変重要です。目標に対してどのくらい達成できたのか、また次の目標をどのように達成していくのかを明確にし、合意をしていきます。このように、パート社員に正社員と同様、会社の情報や仕事の情報を伝える機会を多く設けています。
私たちは、正確な情報があればあるほど、適切な判断ができ、適切な行動がとれます。情報が少なければ、自分の経験の中で判断してしまい、結果的に間違っていたというのはよくあることではないでしょうか。
「パート社員だから会議に出なくていいよ」「パート社員は方針発表会に出る必要ないんじゃないの」「パート社員は言われたことだけやっていたらいいよ」
これでは、パート社員が仕事をする上で適切な判断をしていくことはできません。正社員並みの仕事をしてもらいたいと考えるのであれば、正社員並みの情報を伝えていく必要を感じます。適切な情報を伝える場を設けることは、やる気を生み出すための大事な仕組みであると私たちは考えます。
４評価システムの流れ
入社当初は、１０３万円の扶養の範囲内で働くことが、パート社員の条件のひとつです。しかし、経験をつむ中で、もっと働きたいという希望が出てくることがあります。
そこで、パート社員から正社員まで４つの環境を設けてあります。
- １０３万円（配偶者扶養控除が受けられる範囲内で働ける人）
- １３０万円（社会保険の扶養範囲内で働ける人）
- 準社員（週５日、９～17時勤務）
- 正社員
パート社員にとっては、子供が大きくなり、手がかからなくなったということも、働く上での大きな動機になるので、家庭と仕事のバランスをとりながら、お互いに合意の上で進めています。
ここで、私たちが一番大事にしているのは、「自分で申告する」ということです。これが、会社からの任命になってしまうと、期待に応えようとがんばるあまり、家庭が犠牲になり、結果的に続かずに辞めてしまうということになりかねないからです。
パート社員自身が家庭と仕事のバランスを見極め、本当に自分ができると判断したときに、自ら申告を行います。自己申告はいつでも直属の上司にすることができます。
ただし雇用形態が変わるのは、年度初めの４月になります。また、申告したからといって、全員にＯＫがでるわけではありません。それぞれに求められる役割があるので、しっかりとその役割を担えるのかどうかを判断します。
時期尚早の場合には、その理由を述べ、具体的にどのようなことを努力すればいいのか、本人が納得できるように話します。パート社員の中には、経験・能力ともに高いレベルにある方でも１０３万円の配偶者扶養の範囲内で働きたいと希望している人も多くいます。
その人たちには、その環境の中で能力を発揮できるよう担当業務の調整を行い、リーダーの役目を担ってもらいたいと考えてます。パート社員へ評価を伝え、納得してもらうには、まず上司が、ミーティングなどを通じて、パート社員の状況をよく理解するなど、普段から十分にコミュニケーションをとることが必要だと感じます。
そのために、指導員が１対１の個人面接スキルを身につけるために研修に参加するなど、スキルの向上を目指しています。方針発表会など、全体会議で会社の方針と部門の目標を理解し、部門ミーティングにおいて、自分自身の役割の理解と個人目標の設定を行い、進捗状況を報告し、最後に個人面接による評価とフォローという流れになっています。
これらは、一般の会社では、正社員に対してごく当たり前にされていることです。このような制度を、パート社員にも当てはめたことで、パート社員の活用が円滑に進んでいると理解しています。
５女性が多い職場で、良好な職場環境は、どうすればつくれるのか
当社のパート社員にアンケートを取ったときに、改めて気づいたことがありました。それは、次の２つの質問からわかったことです。①この会社で、働いてよかったなと思うことは？②気持ちよく仕事をするために、どんなことを心がけていますか？①の質問の答えとして、
●週４日勤務で、家事と仕事の両立がしやすい点
●自分が希望した曜日に休めるところ
●子供の病気や行事を優先できる環境が助かっている
という答えを予想していました。もちろん、これらの答えはあったのですが、次のような答えのほうが多かったのです。
●女性が圧倒的に多いのに仕事がやりやすい
●よい仲間に出会えたこと
●人間関係が大変良い
●所内が明るい
●社内の雰囲気がとても良く、気持ちよく仕事ができる。
比較的皆の立場が同じなので、いろいろわかりあえることが多いこのように、質問①の答えは、グラフのように大きく３つに分かれました。質問②の答えでは、お互いに気配りをしながら、仕事を進めている様子がよくわかります。
●気持ちのよいあいさつをし、困っているときは助けあう
●あいさつやお礼は必ず伝える。自分にできることがあれば協力する
●相手の立場になって考える（提出物等、回収する人のことを考え、期限に関係なく、なるべく早く提出する、など）
●困っているときは、こちらから声をかける
●注意やアドバイスをもらったら、素直に受け止め、実行する
●自分の手が空いたら、何か手伝えることはないか聞く
●気配りを心がける
●主婦、子育て中という同じ境遇であるため、自分がしてもらったら助かると思うことを、手助けする
●仕事が１人の人に集中していたら、できることを分担したり手伝う
わが社では、育児休暇制度を整えており、この制度を利用した、あるいは、利用する予定のパート社員は14名です。そのうちの２名は２回利用しています。
このような制度を現場でサポートしているのが、同僚のパート社員です。ではなぜ、パート社員同士が、お互いに配慮し合えるような良好な職場環境をつくることができたのでしょうか。
ひとつには、女性が子供を産み育てるということは当たり前のことで、できるだけ協力をしていくということが、会社全体で共通認識として取れているということ。このことがベースにあるかないかで、職場の雰囲気はずいぶん違ってくると思います。
もうひとつは、１日５時間で週４日、という勤務体系によるものが大きいと考えます。これは主婦にとって、時間に余裕が持てる働き方です。
逆に言うと、大変なときにお互いに協力ができる勤務体系ではないでしょうか。１日８時間の仕事をフォローするのは、実務的にも負担が大きいものです。
しかし、５時間の仕事であれば、現場で対応が可能です。もちろん、現場は当初は大変でしょうが、みんなで協力をするという共通認識があるため、気持ちよく協力し合えているのです。
１日５時間で週４日勤務は、パート社員にとっても、良好な職場環境を維持するためにも、今のところ、一番望ましい勤務体系ではないかと感じています。
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