03結果が出る会議を行う良い会議の条件は「アジェンダ」「議事録」「実行」「チェック」

03結果が出る会議を行う良い会議の条件は「アジェンダ」「議事録」「実行」「チェック」ムダな会議、無意味な会議に時間を費やしていませんか？会議一つ取っても、会社の雰囲気や実力が手に取るように分かるものです。 あなたは会議で「独演会」をしていませんか？ 　ダメな会社は、決まってムダな会議、無意味な会議をしています。 　一人一人がメールや文章でも分かることを細々と報告するだけ、それなら、別に集まらなくてもできます。 　また、社員が大勢集まると、喜々としての独演会、ワンマンショーを始めたがる社長がいますが、ムダな会議の最たるものです。みんなうんざりしているのですが、誰も止められないのです。もちろん、大切な方針や「意識」を伝えることは大事ですが、それは、独演会とは違います。会議をやることだけが目的化し、社員はその時間を乗りきることだけを考えているような会議もあります。それを平気で続けている会社には、明るい未来はありません。 　有意義で生産的な「一歩踏み込んだ」会議にしていかなければなりません。 良い会議には「アジェンダ」が必ずある 　では、「一歩踏み込んだ」会議とは？ 　そもそもなぜ会議をやるのか考えてみましょう。新しい提案をしたり、何かを決めたりして、「これをこのようにやろう！」という意識を共有するのが会議の目的です。 　良い会議のために必ずやるべきことの第一が、「アジェンダ」をつくることです。 　アジェンダとは、何について議論するかの課題項目のこと。 　決めなければいけないことは何か、検討すべきことは何か、会議で話し合うべきことを項目立てて、事前に出席メンバーに送り、共有しておく。 　アジェンダがあれば、出席者はそれぞれの事案に対して自分の考えを事前に整理することもできますし、質問したいこと、確認したいことなどを用意しておくこともできます。 　アジェンダがあるかないかで、会議の効率は大きく変わります。 　さすがに最近は減りましたが、以前は会議の開始時間だけが知らされ、何時間で終わるのかが分からないという企業がありました。終わる時間を事前に決めておらず、ダラダラとやっていたのです。 　いまはそういうことは少なくなりましたが、アジェンダのもと、テンポよく進めれば １時間半もあれば終わるところを、 ３時間くらい予定しているようなところはまだまだたくさんあります。時間は大切な資源です。それも多くの人が参加するならなおさらです。 議事録をまとめ、やるべきことを可視化すべし 　次にやるべきことは、会議の内容は必ず議事録にまとめ、会議に出た全員が共有できるようにすることです。 　これは、記録することが目的ではなく、「会議で何を決め、何をやることになったか？」を共有するためです。会議は話し合って終わり、決めて終わりではありません。 　話し合い、何かを決めたということは、その時点で「これから何をやるか」が確定したということです。それによって、自分が今後何をやるべきかが決まるわけですから、それを各人に自覚してもらわなければなりません。 　要するに、会議で決まったことにより、「自分や自部門は何をやらないといけないか」ということを確認できるようにするために、議事録を共有するのです。議事録作成を若い人に任せると、それもその人にとって、とても良い勉強になります。 　そして、それを実行する。会議はやりっぱなし、言いっぱなしではダメです。実行するために会議をしているのですから、決まったことはやらなければいけません。 　ひどい場合は、次の会議の席で、「あれ、どうなっていた？」「あっ、まだ動けていません……」ということが繰り返されていくのです。実行を習慣づけるためには、チェックが必ず必要です。決めたことの進捗を必ずチェックする。 ＰＤＣＡです。 　ちなみに、社長はどんなときも会議には自分の仮説（ ＝意見）を持って臨むべきです。 　ただし、先にそれを言ってしまうと、みんなが意見を言わなくなってしまうので、自分から先には言わないほうがいいです。自分

の仮説に間違いもありますから、衆知を集めて、それを検証するのです。違っていれば、素直に修正する。 　逆に、自分の仮説を持たずに、誰かの意見に乗っかって物事を決めてしまうような社長なら、社長の存在意義はありません。 Ｐｏｉｎｔ良い会議は、アジェンダ・議事録の用意と、その後の実行、チェックの徹底がセットになっている。