▼物忘れも防げ、企画やアイデアのもとになる！ １ メモを使えば自分の頭の中を見える化できる ●頭の整理に必要なものは紙と鉛筆だけ ２ 頭の整理ではデジタル作業から離れる ●よい仕事をするにはリセット作業が必要 ３ ノートはプロジェクトごとに分けて使う ●仕事のできる人は会議の内容をメモで見返す ４ 電話・メールのときもメモを手放さない ●話を整理することで、コミュニケーションがうまくいく ５ 何気ないおしゃべりや新聞、テレビからのメモ術 ●常に〝情報選択〟するクセをつけよう ６ 名刺交換した人を絶対に忘れないテクニック ●名刺は量よりも質！ ７ メモは捨てない！ テーマごとにまとめてデータベースにする ●メモのファイルの利点は、いつでも見返せること COLUMN 「型」を気にせず、自由にメモを！ ■装丁‥一瀬錠二（ Ａｒｔ ｏ ｆ ＮＯＩＳＥ） ■本文イラスト‥久保久男 ■編集協力‥片山一行 ■執筆協力‥中西 謡
１ 頭の整理に必要なものは紙と鉛筆だけメモを使えば自分の頭の中を見える化できる 「考え」「アイデア」も整理の対象です「きちんと整理されていない」「ゴチャゴチャしていてわかりづらい」ものは、部屋やデスクの上、書類や引き出しの中といった「目に見えるモノ」や、各種スケジュール（時間）ばかりではないはずです。
ものごとや仕事の案件に対する「考え」や、ふとしたときに思いつくさまざまなアイデア……これらを「整理しておこう」と意識したことはありますか？ 頭の中がスッキリ整理整頓されていて、イザ必要となったときにすぐに自分の考えやアイデアを引っ張り出せれば、仕事もより効率的になるはずです。
また、そもそも頭の中がゴチャゴチャで、方向性も定まっていない状態では、モノの整理や時間の整理も、スムーズには進まないでしょう。
「整理の習慣を身につけようと思ってはいるのだけれど、いったい何から手をつければいいかわからない」 そんなあなたが最初に手をつけ、習慣としてしまうべき整理は、「頭の中」の整理なのです。
頭の中にあるものをメモで「見える化」する！「よし、じゃあ頭の中を整理しよう！」 と決めても、もちろんそれだけであなたの頭の中が整理されていくわけではありません。
整理には〝作業〟が必要です。
あなたの頭の中は、日々インプットされるさまざまな情報、次々と埋まるスケジュール、どんどん変化する考え方、アイデアなどで、いつもいっぱいのはずです。
日頃からこれらをしっかり整理しておく……という習慣がない人は、とりあえず、今現在の頭の中を総点検しましょう。
頭の中にある情報、頭の中で考えていることを、未整理のものは未整理のままでいいので、とにかく一度、すべて外に出してしまうのです。
外に出す……つまり「〝メモ〟として紙に書き出す」ということです。
頭の中の整理作業とはすなわち、メモによって自分の頭の中にあるものを「見える化」する作業に他なりません。
いつでもどこでも頭の中を整理できるのがメモの力 頭の中の整理をするために最低限必要なものは、紙と鉛筆（筆記具）だけ。
これらさえあれば、いつでもどこでも、頭の中の総点検ができます。
未整理でもいいので、とにかく頭の中の情報、考え、思いついたことをすぐにメモします。
最初は箇条書きのようなものでもかまいません。
頭の中にあるもの、やりたいこと、今の目標などを書き出していきます。
メモが習慣となるまでは、できれば １日のうちでメモをとる時間を意識的に設定することをおすすめします。
終業前の ５分、就寝前の ５分などで、その日にあった出来事をメモとして書き出すだけで、頭の中が整理されるのがわかるはずです。
２ よい仕事をするにはリセット作業が必要頭の整理ではデジタル作業から離れる 「アナログ時間」が心を整理させる 頭の中の整理を行なうことは、同時に「心の整理」にもつながります。
心に余裕を持った状態は、自然にあなたの仕事や生活に対するモチベーションやテンションを高めることになります。
この状態になれれば、情報やモノ、スケジュールの整理も、やりやすくなるでしょう。
頭の中の整理とは、あなたが仕事に向き合い、いい仕事をするために必要な「リセット作業」なのです。
頭の中の整理をする際、ぜひ心がけていただきたいのは、「なるべく〝デジタル〟的作業から離れる」ということです。
今の時代、ビジネスはパソコンなしでは回っていきませんし、携帯、スマートフォンといった通信機器も不可欠です。
そんな「デジタル漬け」の世の中だからこそ、あえて〝アナログ〟的作業をすることが、頭の中のリセットに有効なのです。
アナログ的作業といえば、一人で散歩をしたり、鉛筆で絵を描くといった「デジタルな日常から逃れる時間」を持つこともおすすめなのですが、頭の中の整理に関して言えば「『紙のメモ』を使う」ことが、具体的な手法として一番有効なものです。
スマホやタブレットなども、大いに活用しよう！ 紙に書く、というアナログ的作業でデジタル漬けから逃れる、という効果だけではなく、「紙のメモ」は非常に自由度の高いツールと言えます。
頭の中にある情報、頭の中で考えていることを一度外に出すのです。
このとき、 １、 ２時間集中してパソコンを使ってもいいですが、寝入りばな、電車の中などで、「あ、こんなこともあった」とふと思い浮かんだアイデアや思い出した情報は、普通はパソコンでは入力できません。
スマートフォンなどのモバイルツールも同様です。
とはいえ、最近のスマホやタブレットは非常に性能も良い。
私も ｉＰｈｏｎｅと ｉＰａｄを活用して、いろいろなことをメモしています。
声で吹き込んでもいいし、気になった情報や風景もすぐ写真に撮れます。
写真によるメモは、現代のビジュアル社会にはじつに効果的です。
スマホやタブレットは、いわば「デジタルのメモ」。
自由度、簡便性も紙のメモに劣りません。
しかし、やはりメインはアナログの紙です。
ポケットには必ずメモ用紙を入れておきましょう。
「自由に書く」だけで頭の中はリセットされる！ 紙へのメモに、面倒な手間は一切なし。
いつでもどこでも、思い立ったときにできる……「頭の中の整理」は、すぐにあなたの習慣となるのです。
まずは細かい書き方などは気にせず、頭の中にあるものを自由に紙に書き出してみてください。
それだけであなたの頭の中は一度「リセット」されるはずです。
３ 仕事のできる人は会議の内容をメモで見返すノートはプロジェクトごとに分けて使う 会議や打ち合わせのときは、とにかくメモをとること！ 会議や打ち合わせの際、筆記用具を用意せず、メモをとらない、という人は、まずいないと思います。
しっかりメモをとって、のちのち確認、活用する……しかし、会議、打ち合わせでのメモの整理法を、ビジネススキルとしてちゃんと指導された（あるいは勉強した）人は、少ないでしょう。
効率的に仕事をこなす人と、そうでない人の違いは、会議や打ち合わせでの決定事項や課題を、繰り返し見返して認識できているか、ということにもあらわれます。
「あれ、あの件って、結局どうすることになったんだっけ？」「次の打ち合わせまでに必要な資料って、何だっけ？」 などということにならないようにするには、効率的な「メモ・資料の整理法」を身につけておく必要があります。
ノートは「プロジェクトごと」につくるのが基本 会議や打ち合わせでのメモも、普段使っているノートや手帳にしてしまう……という人は多いと思います。
しかし、何カ月にもわたる打ち合わせや、月 １回の定例会議が数回分ともなれば、普段使っているノートや手帳は １冊ではまかないきれません。
これまでの会議や打ち合わせの確認をしたいときには、「前に使っていた」ノートや手帳を、会議や打ち合わせの場に持ち込む必要があります。
さらにその中から該当案件を探し出し、付箋を貼っておかなければならない……これでは、事前の準備に余計な時間がかかってしまい、効率的とは言えません。
「仕事のノートは １冊に」という意見もありますが、会議や打ち合わせの際のメモに限れば、案件 ＝プロジェクトごとに別々のものを用意することをおすすめします。
あるいはルーズリーフを使えば、後で案件ごとにまとめることができます。
また会議にもよりますが、許されるならばホワイトボードを写真に撮ったり、ボイスレコーダーで録音するのもいいでしょう。
資料は「ボックスファイル」に放り込もう 会議や打ち合わせで必要となるのは、メモだけではありません。
数々の資料も整理が必要です。
ですから、ノートと資料をまとめておく「プロジェクトごとのボックスファイル」をつくってしまいましょう。
厚さ ２センチぐらいのものから ５センチぐらいのものまで、プラスチックの箱形の簡単なケースです。
ノートや資料など、サイズが違うものでもどんどん放り込んでおき、会議や打ち合わせに、ケースごと持ち込めばいいのです。
放り込んでおくだけですから、整理が苦手な人にはもってこいのやり方です。
なお、メモや資料に日付を書いておくことと、ケースにタイトルをつけることは忘れずに。
４ 話を整理することで、コミュニケーションがうまくいく電話・メールのときもメモを手放さない 電話の受け方・かけ方とメモのとり方 仕事の効率化を考えた場合、日常の「電話」や「メール」への対応も、意外と時間をとられる、厄介なものと言えます。
こんなときにもメモの習慣を利用しましょう。
電話については、受けるときはもちろん、かけるときにもメモが必須です。
まず、受けるときのメモのポイントから説明しましょう。
電話を受けるときには、話した内容と聞いた内容を、しっかりメモします。
ただし、忙しいときにかかってきた電話は、相手の話だけをメモをとりながら聞きます。
そして後で話の要点を整理し、こちらから伝えるべきことをまとめ、メールなどであらためて返事をしたほうが、確実です。
とったメモは、こちらから返事をしたかどうかを書き込み、その仕事のファイルに入れておきます。
では、電話をかけるときのメモは、どうすればいいでしょうか。
これは、短い時間で相手に正確に話を伝えるための準備、覚え書きのことです。
つまり、自分が相手に伝える情報を、一度「整理」する、という作業です。
「何を話すか」「どういう流れで話すか」「確認事項は何か」など、伝える情報、手に入れるべき情報をあらかじめ整理して箇条書きでメモしておき、手元に置いてチェックしながら相手と話します。
こうすることで「伝え忘れ」「聞き忘れ」が生じないのです。
相手が違う話を振ってきた、あるいは会話が別の話題になってしまった……などという場合もあります。
だからこそ、伝えたいことは頭の中に入れっぱなしではなく、一度外に出す、つまり「紙に書く」という見える化が必要になってくるのです。
これはメールを出すときも同様です。
論理的で確実な「ホウ・レン・ソウ」を！ また、上司や部下との会話、職場におけるコミュニケーションでもメモは重要です。
伝えたいことを前もってメモで整理しておくのです。
コミュニケーションの核となるのは、「ホウ・レン・ソウ」、すなわち「報告」と「連絡」と「相談」です。
余計な話をせずに論理立てて要約して報告する。
必要な事項のみを、もれのないよう、確実に連絡する。
話の要点を整理して、相手がわかりやすいように、また相手が答えやすい質問で相談する。
そのためには、自分の頭の中にある考えと、相手（上司や部下）に伝えるべき情報を事前に整理し、メモをしておきましょう。
曖昧な言葉や的が絞れていない話を投げかけても、相手としても戸惑うだけです。
情報を整理したメモを見ながら話す、メモをとりながら話を聞く……ということは、決して恥ずかしいことではありません。
「ホウ・レン・ソウ」がうまくいかない、という人は、まずはメモと筆記用具を常に携帯して、人の話はすぐにメモする、という習慣を徹底させましょう。
５ 常に〝情報選択〟するクセをつけよう何気ないおしゃべりや新聞、テレビからのメモ術 あなたの日常は情報にあふれているが…… 仕事を離れての友人との何気ないおしゃべり……。
人との普段からのコミュニケーションは、あなたの「情報収集」の上でとても大切な作業です。
雑談などの些細な会話に、大きなビジネスのヒントが隠れている場合もあります。
また、普段何となく見ている新聞や雑誌、テレビやインターネットにも、あなたに必要な情報があるはずです。
「それ面白い！」「ネタになる！」と思ったことは、すぐにメモをしましょう。
これをスマートにできるかどうかで、あなたの「メモ力」が決まるのです。
ですから、メモ帳は必携です。
現代は情報化社会。
しかし、あふれる情報をすべて収集していては、情報の整理に時間がかかるだけです。
また、本当に必要な情報もその他の不要な情報によってかすんでしまうでしょう。
「常に情報収集を心がけよう」という姿勢は大事。
しかし、「その情報が本当に要るものなのか？」と、入ってくる情報を「選別」する意識も必要です。
必要ではない情報は、できるだけブロックする！ たとえば「新聞を読む際には、立って読め」という人もいます。
座ってじっくり読むよりも、立って読んだほうが、見出しを俯瞰できて、自分にとって本当に必要な情報だけに目が行きやすい、ということです。
立って読んで、引っかかったところだけを、あとでじっくり読むのです。
新聞ぐらいゆっくり読みたいという気持ちも、わからないでもありませんが……。
何でもかんでもじっくり読んでしまうのではなく、情報を読むときにもメリハリが必要なのです。
人と会話をする、新聞を読む、テレビを観る……情報が入ってくる場面で、その情報が必要かどうかを大ざっぱにでも判断するクセをつけましょう。
不必要な情報は入れない、ということも大切なのです。
「情報に日付」をつけるのが、メモの基本でもある 必要な情報かどうか、を判断するには、自分で「これは興味アリ！」と思ったことを、必要な情報としてメモしておきます。
新聞、雑誌ならば見出しと記事をスクラップします。
ただし、スクラップしなくても、新聞（雑誌）名と日付、見出しはメモしておきましょう。
後で図書館に行けば、必要な紙面を見ることができます。
メモと同時に日付を書くことで、その情報を仕入れた背景（どんなときに目にしたか。
あるいはどんなときに話した内容か）も残すことができ、後で思い返す際に、そのときの印象（なぜ必要と思ったか）が鮮明になるのです。
インターネットからの情報も、アドレスさえあれば後で検索できるので、閲覧した日付とアドレスあるいは検索ワードを残しておきましょう。
６ 名刺は量よりも質！名刺交換した人を絶対に忘れないテクニック 会った人を忘れないために必要なこと もらった名刺を名刺ファイルなどに保管しておき、しばらく経って「この人誰だっけ？」ということは、ありませんか。
日々、何人もの人と名刺交換をする機会があれば、その中で忘れてしまう人がいても、仕方がないことでしょう。
しかし、名刺を見ても誰だかわからないという人と再び会ったとき、相手はこちらを覚えているのに、自分は忘れていたら、ビジネスパーソンとして資質が問われてしまいます。
そうならないように、名刺交換をした際には「忘れないために」、相手の情報をメモしておくようにしましょう。
メモしておくべき情報は、次のものです。
①日付（名刺交換をした日） ②場所（名刺交換をした場所） ③紹介者（あれば） ④用件（具体的な案件？ 単なる紹介？） ⑤相手の特徴（誰に似ているか／出身地／印象に残った点……など） ⑤に関して言えば、体型や顔、眼鏡や頭髪、しゃべり方などをメモしておけばいいでしょう。
有名人に似ているようなら、そのことをメモしておきます。
Ａ ４用紙にコピーする方法もある とはいえ、交換した名刺すべてにメモ書きが必要というわけではありません。
忘れてもいい名刺には、メモをする必要はありません。
整理して分類した上で、本当に必要なものにメモをしていきます。
たとえば名刺交換の際には、「今後、連絡を取る相手かどうか」を見極め、不要と判断した場合には、整理するときにメモ書きをせずに、シュレッダーなどで「廃棄」してしまうべきなのです。
それでもどうしても捨てきれない人は、 ８枚か 10枚を Ａ ４用紙にコピーしてファイルしておけば、かさばらずに保管できます。
用紙には余白ができますから、そこにメモをすればいいでしょう。
基本的には名刺の裏面にメモをする 名刺の裏が空いている場合は裏に、また裏も埋まっている場合には、空いているスペースにメモするか、メモをした付箋を名刺に貼っておくようにします。
もちろん、メモは名刺交換の場ではしないように！ ただし、あまり時間が経ってからでは思い出せないということにもなりかねないので、名刺交換をした日のうちに記入しておきましょう。
「名刺へのメモ」は、名刺交換の機会が多い営業マンなどで、多くの人が実践していることです。
あなたもこの「営業マンの裏ワザ」を、ぜひ試してみましょう。
なお、名刺は「量より質」です。
この先、一度も会わないかもしれない人と名刺交換しても、整理に困るだけ。
名刺交換は、ある程度、相手を選ぶべきでしょう。
私は「これから何か始まりそうな人」の名刺をスマートフォンで撮影して整理しています。
７ メモのファイルの利点は、いつでも見返せることメモは捨てない！ テーマごとにまとめてデータベースにする メモを捨てずに「オリジナル資料」にする「メモ」という言葉の響きには、何かしら〝使い捨て〟のイメージがありますが、私はメモを捨てないようにしています。
メモは自分のアイデア、仕事の記録の貴重な資料です。
手近な紙にサッと書いたようなメモでも、決まった場所に保管して、後できちんと整理するのです。
私の場合、仕事場でも自宅でも、思いついたことを書いた日付入りのメモが束になってクリップで留めてあります。
こういったメモがある程度たまったら、各メモをテーマ（内容）ごとに分類して、同じテーマのものをまとめて Ａ ４サイズの紙に貼り込んでいきます。
１枚の紙に、小さなメモなら ４枚くらい貼れるでしょう。
バラバラのメモ用紙も、これで同じサイズに統一でき、保管しやすくなります。
Ａ ４サイズの紙には、タイトルとテーマ名を書き込みます。
そしてその Ａ ４サイズの紙をテーマごとに ２穴バインダーに綴じていきます。
クリップで留めたり、クリアファイルに入れる方法でもいいでしょう。
要は、テーマごとにまとまれば ＯＫです。
こうして、メモをまとめた「オリジナルの資料」ができあがるのです。
メモを「読み返す」ことに意味がある このメモのファイルの利点は、いつでも読み返せる、という点にあります。
はじめは単なる「メモ」だったものが、読み返すことによって新たな「情報」となります。
また、ここにまとめられているものは、考えたこと、経験したことが詰まった日記でもあり、貴重なデータベースです。
日々のメモをまとめることで、いつでも「このときはこうだった」と思い返せるのです。
私の過去のメモには、出張先のホテルのメモ用紙や、コーヒーのシミがついたものもあります。
それもまた記録であり、情報のひとつでもあるのです。
過去の自分の考え、行動、仕事の内容を振り返って、そこから今後の仕事の進め方などを導き出すことは少なくありません。
そのために最も有効なのが、日々考えていたこと、実行したことを改めて確認できる「メモを読み返す」という方法です。
私は 20年以上、この方法を続けていますが、過去のメモを読むたびに新たな発見があります。
たまったメモも膨大になってきたので、最近はスマートフォンで撮影して Ｐ Ｃで管理するなど、いろいろ工夫しています。
手帳やノートも読み返すと新しい発見がある ノートや手帳も、読み返すとさまざまな発見があります。
１枚ずつミシン目で切り取れるノートを使っている知人がいます。
その人は、ノートを読み返して、「これはどう考えても今後必要ない」というページは、切り取って捨てるそうです。
これを繰り返していけば、アイデアやメモのエッセンスだけのノートができあがります。
メモを読み返すことも、メモを続ける秘訣です。
ＣＯＬＵＭＮ「型」を気にせず、自由にメモを！ 数々のビジネス書や雑誌で「できる人のメモ術」「こんなメモのとり方がいい」と、いろいろなメモ術が紹介されている現在……。
いざメモをとることを習慣にしようとしても、「じゃあ、どんなメモのとり方をすればいいだろうか？」と、スタート時点で思い悩んでしまう人もいるかもしれません。
たとえばビジネスパーソンの間ではポピュラーなものとなっている「マインドマップ」。
発想法、思考法としてとても優れたメモ術ですが、本格的に行なうのであれば、「色を使わなければならない」「イラストを入れるべし」など、細かいルールを学ばなければなりません。
しかし、メモ術を習得するためにいつまで経ってもメモの習慣が身につかない、というのでは、本末転倒です。
「どんな書き方でもいいから、とにかくメモをとる」 メモを習慣にするには、この「まずやってみること」がコツとなります。
「重要事項を書き留めておく」という、備忘録的な使い方ではなく、「心に引っかかったこと」「新しく覚えた言葉」などなど、とにかく自分の頭の中に浮かんだこと、残ったことを、自己流で構わないので〝紙（メモ用紙）に転写する〟のです。
もちろん、メモは文字だけとは限りません。
頭に浮かんだことがぼんやりとしたビジュアルであった場合には、それをそのまま絵や記号などでイメージとして描けばいいのです。
後は、紙に書かれたさまざまな要素をあらためて検証し、関連性のあるものは線で結んだり、色分けしたりすればいいのです。
そうすることで、メモ帳はあなたの頭の中をあらわしたあなたオリジナルの「脳内マップ」となります。
「ビジネス成功のカギは、メモにあり！」 これは私の信念でもあります。
あまりにも、「やり方」「型」にこだわるのは逆効果です。
まずは「とにかくメモする人」になることが最優先。
自分に合ったメモ術は、後でゆっくり探せばいいのです。
監修者紹介坂戸健司（さかと・けんじ）クリエーター、ビジネスプランナー、コンセプター。
武蔵野美大を卒業後、広告業界に入る。
さまざまなナショナルクライアントの広告戦略、販売促進の戦略を学ぶ。
その後、郷里の広島に戻り、新産業開発研究所 ㈲代表取締役。
広告ディレクター、プランナー、エディトリアルディレクター、人材育成、人材コンサルタントなど、あらゆるクリエイティブワーカーとしての顔を持つ。
これまでさまざまな職業を経験し、多くの経営者やビジネスマンと接してきた過程で、「いい仕事のためには、整理力が欠かせない」と実感。
さらに、思いつきを形にするには「メモ」の力が欠かせないと、独自のメモ術を実践してきた。
本書は著者が日頃実践してきた整理術とメモ術をビジュアルでまとめたものである。
［主な著書］山での癒し効果を書いた『 35歳からの山歩き』、メモの取り方・活かし方を書いた『メモの技術』、整理の基本技術を書いた『整理の技術』、効果的なプレゼンテーション法を解説した『絶対ウケる！プレゼンの技術』、気くばりの技術を書いた『「気がつく人」に人が集まる本当の理由』（いずれもすばる舎）、独自の整理術をコンパクトにまとめた『すごい！ 整理術』、察知する力、気がつく力の身につけ方を書いた『「発見力」の磨き方』、上手な仕事の進め方をまとめた『すごい！ 段取り術』（いずれも ＰＨ Ｐビジネス新書）、『「右脳」と「左脳」のメモ術』（ ＰＨＰ文庫）など多数。
［連絡先］新産業開発研究所 E-Mail‥ info@ shinsangyo. jp URL‥ http:// www. shinsangyo. jp
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