▼スケジュールなどの無駄をなくすことで仕事がサクサク進む １ 「コマ切れ時間用」の仕事を常に用意しておく ●ビジネスでは無駄な時間が当たり前に発生する ２ 「整理のサイクル」をスケジュール化する技術 ●整理のための時間をわざわざ捻出しない ３ スケジュールはゴールから逆算して考える ●「仕事に追われない」ためには、どうするか？ ４ スケジュール変更のコツは、書き出すこと ●大切なことはスピード対応 ５ ＴｏＤｏリストは前日のうちにつくっておく ●頭の整理に ＴｏＤｏリストは不可欠 ６ １日の仕事終わりにすべき習慣とは？ ●仕事の整理は気持ちの整理にもつながる COLUMN 〝スケジュールアイテム〟を使いこなせ！
１ ビジネスでは無駄な時間が当たり前に発生する「コマ切れ時間用」の仕事を常に用意しておく すべての整理は「時間」の効率化のためにある 成功者、できる人と言われる人は、決まって「時間を大切にする人」です。
無駄な時間をつくること、時間を奪われることを嫌います。
サクサクと無駄なく仕事をこなしていくビジネスパーソンになるためには、自分自身の持つ「仕事時間」の整理をしなければなりません。
まず実践したいのは、時間の「節約」です。
時間整理の手始めは、あなたの生活から「無駄な時間」を排除することなのです。
最もわかりやすい無駄な時間とは、何でしょうか。
そう、「いちいち探す時間」です。
必要なモノや情報を〝いちいち探さず〟すぐに使えるようにしておく……そうすることで、サッと仕事を片づけていくことにつながるのです。
とはいえ、どんなに整理をしっかり実践しても、日常の中では無駄な時間が生まれてしまうものです。
「急な雑務に追われてまとまった時間を取ることができない」「約束がキャンセルになってしまった」「予定よりも早く用事が終わり、時間が空いてしまった」 こんなことはビジネスで日常茶飯事。
無駄な時間は、当たり前のようにいつでも生まれます。
ならば逆に、生まれてしまう無駄な時間を〝有効活用〟する方法を考えたほうが、現実的と言えるでしょう。
中途半端な「コマ切れ時間」を活用する！ 無駄な時間とは、予定と予定との間にポカッと生まれる「コマ切れの時間」です。
また、無駄な時間とは言えませんが、通勤時間、移動時間、各種待ち時間なども、使い勝手の悪いコマ切れ時間ですね。
こういった時間に何かまとまった作業に取りかかっても、結局はやりかけで終わってしまうのです。
コマ切れ時間とは、じつに中途半端な時間なのです。
しかしこの時間をぼーっと過ごすのは、もったいない。
では、どうすれば上手に活用できるのでしょうか。
コマ切れ時間用の仕事を用意しておく コツは、中途半端な時間でもできる仕事……つまり「コマ切れ時間用」の仕事を、常に用意しておくことです。
それをメモに箇条書きにしておけば、すぐに取りかかれます。
目につくところに貼っておいてもいいでしょう。
「10分 ～ 30分でできる仕事」、これがコマ切れ時間にぴったりの仕事です。
具体的にはコピー、メールチェック、領収書の整理などです。
外出先では、持ち歩いている資料の見直し、スケジュールの見直しなど。
モバイルツールやスマートフォンを使えば、さらにできる仕事が増えるでしょう。
私は常に ｉＰａｄやスマートフォンを使ってコマ切れ時間を活用しています。
コマ切れ時間はあくまでもイレギュラーで発生する中途半端な時間です。
くれぐれも、まとまった仕事はしないように。
２ 整理のための時間をわざわざ捻出しない「整理のサイクル」をスケジュール化する技術整理のサイクルづくりをどう行なうか 整理のサイクルづくりをどう行なうか 時間を有効に使うためには、さまざまなモノ、事柄を整理することが大事です。
ならば、「整理の時間」をしっかり確保することも、忘れてはなりません。
一番いいのは、整理を「習慣」としてしまうこと。
わざわざスケジュールのやりくりをして、整理のための時間を捻出するのではなく、日々の仕事のサイクルの中に整理の時間を組み込んで「整理サイクル」をつくってしまえばいいのです。
具体的には、毎日 10分、週 １回、月 １回、年 １回……というように整理の時間をスパンごとに決定し、カレンダーや手帳にあらかじめ書き込んでおきます。
ＴｏＤｏリストや携帯電話のスケジュールにも整理の時間の予定を落とし込みます。
後はそのスケジュールに従って整理を繰り返すことで、整理は一定のサイクルを生み出し、やがて習慣となるわけです。
整理サイクルの中で、不要なものを削ぎ落とす 毎日の整理では、その日に使った資料の整理とスケジュールの確認がメインとなります。
必要なときにすぐに取り出せるよう、分類を心がけます。
不要なものはその都度、即捨てるようにしましょう。
週 １回の整理は、 １週間分の資料などの整理です。
ここでも資料を見直して、不要と思われるものは捨てます。
月 １回の整理でも、不要なものを処分することがメインとなります。
１カ月以上使わなかった資料も出てくるはずですので、これは「ほぼ不要」と考え、一カ所にまとめておきます。
そして年 １回の整理では、まとめておいた資料が使わなかったものであれば、一気に捨てます。
また、デスクや引き出しの収納が効率的であったかを考え、これまでのやり方を見直す機会とします。
こうして各サイクルの中で、不要なものをどんどん削ぎ落としていくのです。
作業手順もサイクル化してしまう 整理の作業を大まかに分類すると、次の３つになります。
①使ったものを元の位置に戻す「片づけ作業」 ②資料・書類などを分類する「ファイリング作業」 ③不要なものを処分する「捨てる作業」 これらをまとめて一度にやろうとすると、かなりの時間がかかる場合があります。
ですから、整理サイクルの中では、「今回は片づけ」「次回はファイリング」……といったように、テーマを決めて細分化させるのです。
これを繰り返すことによって、最終的にすべての整理ができます。
作業を分類して整理サイクルに落とし込む──これが整理を習慣化させ、仕事を効率化させるためのコツです。
３ 「仕事に追われない」ためには、どうするか？スケジュールはゴールから逆算して考える 仕事に追われている人の本当の理由 いつも仕事に追われている人は、整理力がない人であることが多いものです。
もちろんここでいう整理力とは、身の回りが片づいているといった「モノの整理」に限ったことではありません。
仕事とは、さまざまな作業の複合体です。
モノの整理、情報の整理、スケジュールの整理など、さまざまな整理力がないと、ミスやロスが生まれてしまいます。
その結果、少しずつスケジュールは崩れてきます。
目先のことだけに気をとられ、全体像が見失われます。
行き当たりばったりで、降りかかる作業をこなしていくだけ……これが「仕事に追われている」「いつもバタバタしている」本当の理由なのです。
こんな状態から抜け出すには、仕事のスケジュールを整理することが必要です。
まずは仕事の全体を見渡して、その中での作業の優先順位を決めること。
そして、それぞれの作業に必要な時間を想定して、スケジュールに落とし込みます。
仕事の優先順位は決まっているか？ 優先順位決めのポイントは、「仕上がりのイメージができているか、ゴールが見えているか」ということです。
前述のように、仕事はさまざまな作業の複合体。
ならば、それらの作業を進めていけば、どのような仕上がりが待っているのか？ どこをゴールとすべきか？ ということを考えるのです。
仕上がりのイメージができたら、まず仮のゴールを設定し、そこまでの道筋をシミュレーションしてみましょう。
これにより、仕上がりに対して必要な作業、ゴールまでの時間感覚がリアルに見え、やるべきこと、準備に優先順位が生まれるのです。
これが「段取り」です。
スケジュールを立てるときのポイントは？ 次に、優先順位をつけた作業をスケジュールに落とし込みます。
このときのポイントは「ゴールから逆算したスケジュールにする」ということ。
したがって、この段階ではゴールが明確になっていることが必要です。
さらに締め切りに対して余裕を持って仕事をする ＝締め切りを守るためのコツは、実際の期限よりも前倒しした「仮締め切り」を設けることです。
たとえば １００の仕事を 10日で終わらせるにあたって「 １日 10やって 10日かける」というペースではなく、「 ８日で終わらせる」ペースでスケジュールを立てます。
仕事に突発的なトラブルはつきもの。
何があったとしても期限に間に合うように、 １日 ～ ２日の余裕を設けておくのです。
また、スパンの長い仕事では、本来の締切日の前にいくつかの「ミニ締め切り」を設け、そこまでの計画を立てることも、時間に対する油断を生まないコツです。
作業と作業の間には、突発的なアクシデントに対応できるだけの「予備（余裕）」の時間を組み込んでおけばベストです。
４ 大切なことはスピード対応スケジュール変更のコツは、書き出すこと 仕事に「変更」はつきものだと心得ておこう 仕上がりをイメージして、ゴールを設定し、作業の優先順位を決めて作業をスケジュールに落とし込んだ……。
さあ、これでバッチリ！ とはりきって仕事を進めていたものの……突然の予定変更が！ 上司からの割り込み仕事や、お客様からの急な呼び出し、外部スタッフとのトラブルなどなど……。
でも、そういったことは、仕事にはつきものです。
とくにクレームを含むトラブル処理は、理屈抜きに、すみやかに対応する必要があります。
「スケジュールが狂ってしまったから、仕事のすべてがうまくいかない」では、済まないのです。
お決まりのスケジュールでしか仕事ができないという「融通の利かない」仕事のやり方では、効率的なビジネススタイルは生まれません。
こんなときにこそ、あなたの仕事の整理力が問われるのです。
「仕事に『変更』はつきもの」と割り切って、具体的にスケジュールを整理し、変更に対応しましょう。
スケジュール変更への対応策は？ 予定変更の事実がわかったら、すぐに次の４つの作業に取りかかりましょう。
①やるべき仕事をすべて書き出す それぞれの仕事を終わらせるべき日時と、その仕事に必要とされる時間も書き出す。
②仕事の優先順位を決める 書き出したリストに、どの仕事から手をつけなければならないか、という優先順位と、いつまでに終わらせればよいか、という暫定のゴール（締め切り日）を記入する。
③具体的な作業実施の時間を書く それぞれの仕事に「〇日午後〇〇時」といったように、具体的に「いつやるのか？」という実施時間を設定し、メモする。
④対応策の検討 ①から ③を記入したリストを見ながら、それに「案」を記入していく。
つまりここで、具体的に何から手をつけるか、手順はどうするかの「段取り」を組む。
それぞれの作業の所要時間には、必ず余裕を持たせましょう。
１時間かかる作業ならプラス 15分、 ２時間ならプラス 30分と、 20％の余裕が目安です。
「決断する力」がないと、変更に対応できない 予定変更への対応は、頭の中であれこれ考えても、うまくまとまりません。
これまで説明した ①から ④の作業のように、まずは課題、対応策を〝書き出す〟ということがポイントです。
また、変更への対応で大切なのは、スピーディーさです。
そのためには、やるべきことをやる、優先順位の低いものは後回しにする、といった「決断」を、すみやかに行なわなければなりません。
いちいち迷わず、即座に決める。
それでダメなら、また見直せばいいのです。
５ 頭の整理に ＴｏＤｏリストは不可欠 ＴｏＤｏリストは前日のうちにつくっておく ＴｏＤｏリストで頭の中の整理をする 限られた時間を有効に使うためには、やるべきこと、やらなくていいことを明確にして、仕事に「無駄」をつくらず、かつ「抜け」のないようにしなければなりません。
そのために必要なのが、「 ＴｏＤｏリスト」です。
ＴｏＤｏリストとは、「やるべきことのリスト」。
頭で考えている「やるべきこと」を紙に書き出し、整理するのです。
この本で何度かお伝えしているように、頭の中を整理するためには、まずは「書き出す」ということが重要。
書き出して、行動（仕事）と時間を〝見渡して〟チェックするために、 ＴｏＤｏリストは不可欠なツールなのです。
「書き出すこと」「見渡すこと」によって整理するのが目的ですから、 ＴｏＤｏリストは、むずかしく考える必要はありません。
システム手帳のリフィルもいいですが、メモ用紙でもかまいません。
不要になった Ａ ４用紙を半分に切って、クリップで留めて活用している人もいます。
とにかく、やるべきことをどんどんリストアップし、箇条書きにしていけばいいのです。
専用のノートを用意してもいいですし、普段使っている手帳のスケジュール欄のメモページに書いていってもいいでしょう。
ＴｏＤｏリストを「指示書」にする 基本的なスタイルとしては、頭に □を書いておき、終了したものはそこにチェックマークを入れるようにします。
こうすることで、終わっている仕事とまだ手をつけていない仕事が一目瞭然となります。
ＴｏＤｏリストは、前日のうちにつくっておくことをおすすめします。
その日にやり遂げられなかったことを、明日の自分に引き継ぐための「指示書」として活用するのです。
仕事が終わったら、すぐに翌日にやるべきことをリストアップする（ ＴｏＤｏリストをつくる）というひと作業を、毎日の習慣としましょう。
どんな仕事にも必ず優先順位をつける リストアップした「やるべきこと」については、「いつやるか？」という実施時間も書いておくといいでしょう。
たとえばものを考える仕事であれば、集中力のある午前中に。
作業や連絡などは午後に……というように、 １日のうちでいつ、どんな仕事をすれば効率が良いかを考慮するのです。
また、やるべきことを効率的にこなしていき、時間を無駄にしないためには、それぞれに優先順位をつけることも大切です。
ＴｏＤｏリストに チェックを入れていくだけで達成感も生まれてきます。
〝やる気〟になるのです。
ＴｏＤｏリストで仕事を整理すれば、仕事の抜けもなくなります。
むずかしく考えず、ぜひお試しください。
６ 仕事の整理は気持ちの整理にもつながる １日の仕事終わりにすべき習慣とは？ 終業時には、その日のことを整理する習慣を！ １日の仕事を終えるとき、あなたは何をしますか？ デスクの上や、使用した書類の整理……それももちろん必要です。
しかし、整理するものは「モノ」ばかりではありません。
翌日の仕事を効率的に、無駄なくこなせるように、今日 １日のうちに行なった作業や、考えたこと、起こったことなどを整理しておきます。
つまり「 １日の仕事の整理」です。
「明日への段取り」と言ってもいいでしょう。
常に〝スタンバイ〟の状態にしておくのです。
前述のように、翌日の ＴｏＤｏリストをつくって、明日への指示書とするのも、そのひとつの方法です。
リストやメモに実際に「書く」ことで、頭の中も整理できます。
その日にあったうまくいかなかったこと、うまくいったこと、新しく仕入れた知識や経験などを一番覚えているのは、その日の終わり、つまり終業時です。
明日やるべきことをリストアップし、具体的にどう進めるかを検討するには、最もふさわしい時間と言えるでしょう。
「その日にあったことはその日のうちに整理して、明日につなげる」 ──これを、終業時の習慣としましょう。
スケジュール表には「結果」も書く ＴｏＤｏリストをさらにスケジュール表に落とし込むことで、仕事の精度、確度はアップします。
このときのスケジュール表には、「予定」と「実際」の欄を設けるといいでしょう。
言わばスケジュール表に「業務日誌」の性質も持たせる、ということです。
朝一番に、前日につくった ＴｏＤｏリストをもとに、まず「やるべきこと」を、所要時間も考えて予定欄に書き込みます。
そして １日の終わりに「実際」の欄に、その予定が実際にはどうだったのか……つまり「結果」を書くのです。
さらに、その予定と結果に関して気づいたこと（「意外と時間がかかる作業だった」など）をメモしておきます。
予定通りに進まなかったら、その理由もこの欄に書いておきましょう。
このスケジュール表で計画を立てて結果をチェックすることで、「こんなときはどうすればいいか」という、自分なりの「仕事の型」ができるのです。
仕事の整理は「気持ちの整理」にもなる こうして １日の仕事を整理することは、あなたの「気持ちの整理」にもつながります。
仕事が忙しくなればパニックになりがちですが、整理することで計画を立て直せば、やるべきことも確認でき、気持ちがリフレッシュして、仕事に前向きに取り組めるようになるのです。
もし予定通りに事が運ばなかったとしても、それで自分を責めるだけでは、何の発展性もありません。
「今日のことを整理して、今日より、もっと効率的な明日をつくる」 １日の仕事の整理は、そのためでもあるのです。
ＣＯＬＵＭＮ〝スケジュールアイテム〟を使いこなせ！ 効率的なスケジューリング・時間管理に関する考え方がわかっても、その際に「何を使うか？」……つまり「どこにスケジュールを書いておくか？」ということで悩んでしまう人も多いのではないでしょうか？ 毎年 11月くらいになると、文具店、書店、デパートの店頭は、数々の「次年度の手帳」でいっぱいになります。
また、各種カレンダーの発売もこのころです。
最近では「４月始まり」「 10月始まり」など、さまざまな区切りの手帳が出ていますから、新しいスケジュール帳を導入するタイミングは「一年中、いつでも」と言えます。
ですから「まだスケジュール帳を使い切っていないから」なんて言い訳で〝時間の整理〟を始めないのではいけません。
整理は、いつでも始められるのです。
どのスケジュール帳が良いか？ ということについては、人それぞれが使い勝手を考えて選べばよいでしょう。
それぞれのスケジュール帳（手帳）に、それぞれの良さがあるはずです。
ここでは、何かにスケジュールを書いておく際の、共通するコツを２つ、お話しします。
まず一点は、「スケジュールを書く際には、アポイントなどの〝時刻〟だけではなく、費やす〝時間〟も書く」ということ。
時間の整理を念頭に置くなら、 １日のうちのどれだけの時間を何に使うかは、明確にしておかなければなりません。
ですから、「 10‥ 00 会議」などと記すのではなく、マーカーや線で会議の所要時間をひと目でわかるようにします。
〝点のスケジュール〟ではなく、〝線のスケジュール〟を意識してください。
もう一点──「スケジュールは、いつも見られなければ意味がない」ということも重要なポイントです。
いくら評判のいい手帳を手に入れたとしても、その手帳を鞄の中にしまいっぱなしでは、スケジュールを書き込む意味がありません。
あなたが普段、一番目にするものは何ですか？ 手帳、カレンダー、スマートフォン、パソコン……「スケジュールは〝いつでも見られるモノ〟に書き込む」。
当然のことですが、大事なポイントなのです。
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