ＴＯＤＯリストの問題を解決するＷＩＬＬＤＯリスト
ＴＯＤＯリストがうまく機能しないで悩んでいる人は多いはずです。
終わった仕事の項目を消すよりも、新しい仕事がリストに加わるペースの方が早く、リストが拡大するばかりという経験はあなたにもあるのではないでしょうか。
とくに、チャレンジングで手のつけにくい仕事が、毎日翌日にくり越されるようなら、これは一大事です。ＴＯＤＯリストとは、その日に「するつもり」のオープン・リストです。
しかし、理想のリストとは「必ずする」とコミットした仕事だけのクローズ・リストです。本来、リスト化する目的は「やるべき仕事を書き出して、毎日それをすべて消す」ことのはず。
ですから、リストを書く時には、どの仕事がやるべき仕事で、そのためにどのくらい時間があるかを検討する必要があります。
あなたに必要なのは〝するつもりリスト〟のＴＯＤＯリストではなく〝すると決めたリスト〟のＷＩＬＬＤＯリストなのです。
両者の最大の違いはＷＩＬＬＤＯリストはクローズ・リストであること。その日にすることを決めたら、それを終えるまで仕事を加えてはいけません。クローズ・リストが、効率の面でもオープン・リストを上回るのは前にお話ししたとおりです。
ＷＩＬＬＤＯリストにリストアップする仕事とは？
ＷＩＬＬＤＯリストは、クローズ・リスト方式の簡単なリストです。
その中身は次の６種類のタスクです。
１ファースト・タスク２（昨日の）メールへの対応３（昨日の）電話への対応４（昨日の）書類の処理５すぐに完了する仕事６デイリー・タスク次に、私のＷＩＬＬＤＯリストをサンプルとしてご紹介します。
項目の後の番号で、それぞれが６種類のタスクのどれに当たるかわかるようにしておきました。
●本棚を整理する（１）
●（昨日の）メールに対応する（２）
●（昨日の）電話メッセージに対応する（３）
●（昨日の）書類を読む（４）
●セミナーの広告を作成する（５）
●セミナーの詳細をホームページに載せる（５）
●明日の打ち合わせの準備をする（５）
●12月の電話相談を開催するかどうか決める（５）
●Nさんの誕生日プレゼントを買う（５）
●「アマゾン」用の自著プロフィールを作成する（５）
●ホームページのニュース記事を更新する（５）
●住所録を見つける（５）
●ニュージーランド旅行用のビザを取得する（５）
●チケット代を支払う（５）
●委員会の議事録を作成する（５）
●ニュースレターを書く（６）
●資料のバックアップを取る（６）
●雑誌を読む（６）
●机を整理する（６）
●床をきれいにする（６）
●明日のリストを作成する（６）
パソコンやスマートフォンでＷＩＬＬＤＯリストを管理する方なら、スタンダード版のＷＩＬＬＤＯリストを保存しておいて、毎日、多少の手直しをすればよいでしょう。
ＷＩＬＬＤＯリストを使いこなす
ＷＩＬＬＤＯリストの主な部分は、昨日発生した仕事（メール、書類、タスクなど）です。１日分の仕事としてコミットしているのなら１日で終わるはずです。処理する順番はファースト・タスクが最初で「明日のリスト作成」が最後です。
それ以外はまったく自由。
■すべての仕事を完了できない場合
翌日、会議や出張などで時間が足りずＷＩＬＬＤＯリストを完了できそうもない時には、どうすればよいでしょうか？答えは、いつもどおりリストを作成し、翌日は「できるところまでやる」ことです。
残ったタスクは翌日以降へくり越します。ただし、１日の仕事が増えすぎないようにしてください。特に緊急なもの以外は何日かに分けてくり越すのがおすすめです。
ただし、ファースト・タスクは、出張中で余裕が５分しかないとしても、必ず手がけるようにしてください。
メール、留守番電話、書類など、コミュニケーションにかかわる仕事は、１日休むと２日分まとめた処理が発生します。
しかし、一括処理すれば大きな負担にはならないでしょう。大切なのは、とにかく、リストにある仕事は確実に１日で終えるよう常に心がけることです。完了できない日が続くなら、対策が必要です。
仮にこれを放っておけばクローズ・リスト方式は崩れ、問題だらけのオープン・リスト方式に戻ってしまいます。
休暇などでオフィスを空ける場合は、オフィスに戻った後の日に予定をつめ込まないようにしましょう。
そうでないと遅れを挽回できませんし、予定外の仕事が発生した場合には、処理ができなくなってしまいます。
そこで次の章では、仕事に遅れを感じたらどうするかについて、具体的な対処法を詳しく説明します。
ＥＸＥＲＣＩＳＥＷＩＬＬＤＯリストを使いこなす
次のそれぞれの仕事は、どうやってＷＩＬＬＤＯリストに取り入れますか？＜Ｑ１＞休暇から戻ると、パソコンに大量のメールが届いていた。
電話のメモや郵便物もいっぱいだ。
＜Ａ１＞休暇の間に発生した仕事はファースト・タスクとして処理します。休暇に入る前に、休み明けの最初の仕事は「やり残し」の処理だと決めておきましょう。
＜Ｑ２＞会社を出る前に、ファイルのキャビネットに鍵をかけるのをよく忘れてしまう。
＜Ａ２＞鍵をかけることをデイリー・タスクの最後の項目としておきましょう。
＜Ｑ３＞大きな添付ファイルのついたメールが届いた。ファイルを読んで、数日後に回答しなければならない。
＜Ａ３＞添付ファイルを印刷し、書類受けのトレイＡに入れておきましょう。必要なアクションが終わるまで処理をくり返してください。
＜Ｑ４＞娘の学校から電話。体調が悪いようなので迎えに来てほしいとのこと。
＜Ａ４＞かけ値なしの緊急事態です。今すぐ学校に向かってください。リストに書く必要もありません。
＜Ｑ５＞週末の研修から戻った。事業に取り入れたいアイデアがたくさんある。
＜Ａ５＞「週末の研修で手に入れたアイデアについて考える」とタスク・ダイアリーに記入しましょう。仕事の達人なら、研修に行く前から記入しているはずです。
＜Ｑ６＞新製品に関するアイデアが浮かんだが、どうしてよいかわからない。
＜Ａ６＞２～３週間先のタスク・ダイアリーに書き込んで、進行状況をチェックすることにしておきましょう。
＜Ｑ７＞「来週が期限のレポートだが、状況が変わって今日の定時までに欲しい」と上司の厳しい指示が来た。
＜Ａ７＞「ダスク・ダイアリー」の最後に引いた線の下に記入し、今日、時間を見て処理しましょう。
＜Ｑ８＞昼休みに新聞を読んでいると、ある俳優の公演がすばらしいとの評があった。ぜひ観たいと思う。
＜Ａ８＞明日のタスク・ダイアリーに「席を予約する」と記入しましょう。
ＣＨＡＰＴＥＲ12まとめ
●ＷＩＬＬＤＯリストとは、「必ずする」とコミットした仕事だけのクローズ・リスト。その日にすることを決めたら、それを終えるまで仕事を加えない。
●ＷＩＬＬＤＯリストには、次の６種類の仕事が含まれる。
①ファースト・タスク
②メールへの対応
③電話への対応
④書類の整理
⑤すぐに完了する仕事
⑥デイリー・タスク
●１日で「必ずする」とコミットしているなら、仕事に優先順位をつける必要はない。朝一番のファースト・タスクと１日の終わりの「明日のリスト作成」だけ決めれば充分。
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