９章では究極の仕事術「マニャーナの法則」をご紹介しました。新たに発生したタスクはタスク・ダイアリーの翌日のページに書き込み、翌日に処理するのが原則でしたね。
この章ではタスク・ダイアリーについてさらに詳しく説明していきます。私のタスク・ダイアリーは、たいていの文具店に置いてある１日１ページの１年用の日記帳です。
また、タスクとアポイントメントの混乱を避けるため、タスク・ダイアリーとは別にスケジュール帳を使っています。
もっともこれは個人の好み次第です。１冊に両方の目的を兼ねさせてもいいでしょう。電子媒体を使うかどうかも個人の好みです。
私は手書きの感覚が好きなので紙の日記帳を使いますが、パソコンやスマートフォンのカレンダー機能でもまったく問題はありません。
タスク・ダイアリーに書くのは３種類の仕事だけ
これまでにお話ししたタスク・ダイアリーの用途は、次の２つでした。
用途１「明日やる」
タスクを、明日のページに書きとめる用途２「今日中に」する緊急のタスクを、今日のクローズ・リストの下に書きとめる仕事の中には「今日中に」でも「明日やる」でもないものがあります。
例えば「Ａさんに電話をする」でも、Ａさんが来週の火曜日まで不在の場合は、明日のページに「Ａさんに電話をする」と書いてもしかたありません。
こうした場合は、来週の火曜日のページに「Ａさんに電話をする」と記入します。こうすることでタスク・ダイアリーは、明日以降の特定日の仕事にも使えることになります。
こうなるとタスク・ダイアリーの今日のページには、次の３種類のタスクが記入されていることになります。
タスク１前日より前に予定されたタスク（クローズ・リストのタスク）
タスク２前日に発生した新たなタスク（クローズ・リストのタスク）
タスク３今日発生した緊急のタスク（クローズ・リストの下に追加されたタスク）
毎日の仕事にはデイリー・タスク・リストで対処する
実はタスク・ダイアリーで管理するのに向いていない仕事があります。それは「毎日必ずする（あるいは週に何度かする）」定期的な仕事です。
こうしたパターンの決まった仕事が多い人は、毎日タスク・ダイアリーに記入するのはわずらわしいでしょう。
毎日のパターンが決まった仕事は、別に「デイリー・タスク・リスト」を作るとよいはずです。具体的なデイリー・タスク・リストの実例を挙げてみましょう。
■例１退社時要チェック作業リスト
退社する時に、毎日するべきことのリストです。
例えば、以下のような項目をリストに書いておくと便利ですし、やり残しもなく安心できます。
●机を整理する
●データのバックアップを取る
●ファイルを元の場所に戻す
●ゴミ箱のゴミを捨てる
●警備のスイッチを入れる
■例２毎日片づけるべき仕事リスト
ため込んで処理するよりも、毎日着実に進めておく方がよい仕事があります。例えば、個人事業主の場合、領収書や請求書が毎日出るはずです。
その都度、処理していれば簡単な作業ですが、それを年１回にしてしまうと、とても大がかりな作業になってしまいます。
紛失や記憶違いも避けられません。同様の例が、経費の処理です。これも毎日しておけば簡単な作業ですが、ため込んでしまうと見るのも嫌になるでしょう。勤務時間や生産台数などの記録も、毎日の処理が欠かせません。
■例３毎日少しずつ進めたい仕事リストあなたが長期的に達成したい目標や、人生の充実のためにやることをリストにしておきましょう。例えば、読書、運動、執筆などです。「少しずつ頻繁に」の原則に従うことで、いつか大きな成果を手にすることになるでしょう。
■例４くり返し行う仕事リストくり返してするべき仕事です。毎日のものも、週１回のものもあるでしょう。オフィスの掃除がこの典型です。仕事場を月曜日に、キッチンを火曜日にといった具合です。
同じ手法は、机や棚、ファイルの整理にも使えます。デイリー・タスク・リストにはさまざまな使い道があります。ただし、手間や時間のかかる仕事はデイリー・タスクにはふさわしくありません。「簡単に片づく仕事」だけに使いましょう。
ＥＸＥＲＣＩＳＥタスク・ダイアリーを使いこなす
以下の仕事はタスク・ダイアリーやデイリー・タスクを使って、どう処理するのが適切でしょうか。それぞれ考えてみてください。
＜Ｑ１＞シャワーを浴びている時、すばらしいアイデアが浮かんだ。以前にもあったことだが、何もせずにいたので、そのアイデアを忘れてしまった。
＜Ａ１＞大切なのは、忘れる前にアイデアを記録することです。ノートでも手近な紙切れでもよいので、とにかく書きとめましょう。録音してもかまいません。
とにかくメモを残しておいて、その後でタスク・ダイアリーに「メモしたアイデアについて考える」と記入してください。
＜Ｑ２＞複数のプロジェクトを抱えている。あるプロジェクトを少し進めて、別のプロジェクトをチェックすると、前のプロジェクトのことを忘れてしまう。そのせいでプロジェクトが望まない方向に進んでしまうことがある。
＜Ａ２＞タスク・ダイアリーですべてのプロジェクトのチェックをスケジュール化しましょう。
＜Ｑ３＞日記は当日分しか見ないので、結婚記念日をよく忘れる。気づいた時にはもう遅い。
＜Ａ３＞記念日の２週間前のページに「結婚記念日の準備」と書いておきましょう。
＜Ｑ４＞同僚の留守番電話に伝言メッセージを残した。２～３週間後に必要な情報だ。
＜Ａ４＞しばらくはその情報は不要ですが、至急必要になってからでは手遅れかもしれません。タスク・ダイアリーの２～３日先のページに「同僚からの回答をチェック」と書いておきましょう。
＜Ｑ５＞ここ数週間、仕事の予定を入れすぎて、仕事をためてしまった。今日は時間があるのだが、どこから手をつけてよいかわからない。
＜Ａ５＞こうしたケースは、タスク・ダイアリーの数日分（場合によっては数週間分）に分けて書き込むことで対処しましょう。
緊急な仕事は今日、その他は明日以降のページに記入します。その際は、くれぐれも１日分の予定を入れすぎないこと。充分な時間を確保しましょう。
＜Ｑ６＞毎週、クライアントにメールでニュースレターを送っている。
＜Ａ６＞デイリー・タスク・リストに「ニュースレターを書く」と記入しましょう。この手の文章は、週に一度まとめて書くより、毎日少しずつ書き進めて、自然に仕上がるようにしておく方がよいからです。
ＣＨＡＰＴＥＲ10まとめ
●タスク・ダイアリーの今日のページには３種類のタスクが記入されている。
- １前日より前に予定されたタスク
- ２前日に発生した新たなタスク
- ３今日発生した緊急のタスク
●毎日発生する仕事はデイリー・タスク・リストで管理する。
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