GTDを実践する目的は頭をのんびりさせることではなくて、より知的で生産的、なおかつ創造的な活動ができるように頭をすっきりさせることにある。
この状態に到達するには、すべての物事を定期的に見直し、最新の状態を保っておく必要がある。
やるべきことに集中できていて、やっていないことについても「今はそれでも大丈夫」という確信が得られなければならない。そのためには定期的にシステムを見直し、その中身を「更新」していくことが不可欠だ。
たとえば、かけなくてはならない電話のリストで考えてみよう。このリストを見直すことを怠り、それが最新かつ完全でなかったとしたら、あなたの脳はどう考えるだろう。
「このリストは信用できないな」という判断を下すことになり、そのせいであなたの脳はまたレベルの低い作業に逆戻りしてしまう（つまり、「これを覚えておかなくちゃ」と頭で覚えておかなくてはいけなくなる）。
ここまで読んできたあなたにはもちろん、それがいかに非効率的なことかがおわかりだろう。要するに、システムは鮮度が大事だということだ。
その時々でやるべき行動を適切に選択していくには、システムが常に最新の状態で、人生と仕事をあらゆるレベルから見渡せるものでなくてはならない。
そのために注意しておきたいのが次の二点だ。
- いつ何をチェックすればよいのか。
- システムをうまく稼働させていくには、何をどの程度の頻度で更新すればよいのか。
この「更新」プロセスを正しく実践することができれば、仕事や人生において、一つ上のレベルで前向きな思考ができるようになる。
いつ、何をチェックするか
あなたの整理システムは、いざ行動を起こすというときに、いつでもすべての選択肢が見渡せる状態になっていなければならない。
考えてみれば当たり前のことだが、そこまで機能的なシステムを構築できている人は実際にはほとんどいない。
自由な時間があって、電話をかけられるときは、かけないといけない電話がすべて書いてある。リストをチェックして最善の選択をするか、今はかけなくてもいいと納得する必要がある。
上司や共同経営者と相談するときに事前に協議事項をチェックしておけば、時間を最大限に有効活用することができる。
クリーニングに出したものを取りにいくときは、でかけたときに片付けることができるほかの用事もチェックしておいたほうがいいのは言うまでもない。
よく「システムの更新にはどれくらい時間をかけるのですか」という質問を受ける。私の答えは「自分がやっていることに自信がもてるようになるまでいつまでも」だ。
実際の更新作業としては、まとまった時間をとっているというよりも、「常にそうした更新を意識している」といったほうが正確だ。
行動のためのリマインダーがあちこちに散らばっている人も多いが、GTDの「把握」「見極め」「整理」を実践できていれば、システムの「更新」は数秒で済んでしまう。
まずはカレンダーから
もっとも頻繁に見直して「更新する」ことになるのは、カレンダーと、その日の備忘録ファイル（備忘録ファイルを作っている場合）だろう。
これによって、その日に「必ずやらなくてはならないこと」がわかるので、まず何をやるべきかの判断ができる。
午前８時から午後６時までずっと会議があって、ランチ休憩が30分しかないとわかっていれば、ほかの活動についての判断がしやすくなるはずだ
次にとるべき行動リスト
カレンダーを確認して必要な対応をしたあとは、今の状況でできる行動のリストを見直すことになる。
具体的には、職場にいるなら「＠電話」「＠パソコン」「＠会社」といったリストをチェックする。必ずしもそれらについて行動する必要はない。
入ってくる仕事と見比べて、何をするのがベストかを判断していこう。「大事なものを見落としていない」という確信をもてることが重要なのだ。
カレンダーに必要なことがきちんと書き込まれていて、次にとるべき行動のリストが最新の状態に保たれていれば、日々確認する必要があるのはおそらくこれだけになる。
私の場合、何日もリストを見なかったことさえある。カレンダーを見直したあとに、ほかのことができないことが明白だったからだ。
適切な状況で適切に見直して更新する
リストはいつ見直しが必要になるかわからないので、いつでも取り出せるようにしておこう。
ｌ日の終わりに家でくつろいでいるときに、配偶者と２人で家や家族に関してはっきりさせたいことがあれば、協議事項のリストを見たくなるだろう。
上司が突然現れて仕事の現状や優先順位について話しはじめたときは、最新のプロジェクトリストや上司との協議事項リストが手元にあつたほうがいい。
また、突然テキストメッセージが来て、戦略的に重要な見込み客から予定外のランチミーティングに招待されたとしたらどうだろう。
状況次第では午後まで続くかもしれないランチミーティングに集中できるよう、すぐさま準備をして関連データを印刷したり、ほかに入っていた約束を変更しなくてはいけない。
こうしたときにも、やはりリストが手元にないと安心して判断することができないだろう。
システムを更新する
本当に信頼できる整理システムを維持していくには、折に触れてより高いレベルから自分の頭の中の状態やシステムを点検し、更新していかなければならない。
それにはリストが最新の状態になっている必要がある。システムがきちんと更新されていないと、「頭で記憶しておく」という次元の低い作業に頭が再び煩わされることになる。
実は、ここがいちばん難しいところだったりする。
すべてが管理できているという安心感を体験できたとしても、システムの機能を維持するために必要なことをしていかないと、その状態は長続きしない。
長年GTDを多くの人に指導してきた経験から、私がたどりついた結論がある。それは、システム維持のカギを握るのが「週次レビュー」だということだ。
週次レビューの威力
あなたもおそらくそうだろうが、ほとんどの人は、どんなに努力しても追いつかないような速さで物事が押し寄せてくる状況の中にいるはずだ。
もちろん私も例外ではない。現代では、多くの人が自身の能力を超えた負荷の中で常にもがいている。
１日に何件もの会議の予定があり、アフターファイブもさまざまな議論を交わし、やらなければならないことに追われながら過ごしている。ほかにも数々の創造的なプロジェクトに挑戦していることだろう。
このようにさまざまな行動に追われているときこそ、週次レビューが威力を発揮する。
新たに「気になるもの」を把握しつつ、すでにリストにあったものとあわせて再評価し、再び「見極め」「整理」を行なうことによってのみ、安定した精神状態を維持していくことができる。
こうした作業は、週次レビューでしかできない。
また、週次レビューをすることで、どのプロジェクトにもっとも注力すべきかについての直感的な判断を下せるようにもなる。
突然想定外の仕事やお誘いが舞い込んできたときに、安請け合いをするのではなくて、自信をもって「今は無理です」「大丈夫です―」という判断を下せるようにもなるだろう。
週次レビューを行ない、すこし高い視点からすべてのプロジェクトを見渡すことによって、こうした状態を維持していこう。
週次レビューとは
週次レビューとは、簡単に言ってしまえば頭を再び空っぽにし、先の数週間を見据えた態勢をとるための作業だ。
週次レビューでは、ワークフロー管理の一連のステップを再度行なうことになる。
すなわち、現在自分が関わっているすべてのことを把握し、見極めて整理し、更新していくわけだ。
それが済んではじめて、「できていないことはすべてわかっているし、その気になったときには実行できる」という確信をもつことができる。
具体的には、「明確化する」「最新の状態にする」「創造的な思考をする」という３段階を踏む。
まず「明確化する」ことで、やるべきことのすべてを把握し、見極められるようにする。次に「最新の状態にする」ことで、すべてのリストが見直され、更新される。
最後の「創造的な思考をする」はある程度自動的に起こってくる。
明確化や最新化の作業を通じて、仕事や人生に新しい価値を与えてくれるようなアイデアが浮かんでくるからだ。
明確化する
忙しい１週間のうちに生じたすべての「気になること」を、まずははっきりさせていこう。具体的には次のような作業になるはずだ。
- 雑多な紙のものを集める
- 書類やメモ、名刺、領収書など、デスクの引き出しや服の中などに潜り込んでいるものをすべて集め、インボツクスに入れる。
- インボックスを空にする
- 会議でとったメモ、ノートやパソコンに書き出したことに目を通し、「次にとるべき行動」「プロジェクト」「連絡待ち」「カレンダー」「いつかやる／多分やる」に分類していく。
- 参考になるメモや資料はファイルする。
- メールやテキストメッセージ、ボイスメールの受信箱を空にする。
これは徹底的にやること。
友人や会社とのやりとり、プロジェクト、新しい取り組み、新たに入ってきたことなど、すべてのメモやアイデアを「見極めて」から「整理」し、必要のないものについては捨てていこう。
頭の中にあるものを出す
物理的なものだけではなくて、頭の中にあるものについてもすっきりさせておこう。
まだ「把握」と「見極め」の済んでいない、新たなプロジェクトや「気になること」があれば、整理をして適切なカテゴリーに取り込んでいくのだ。
最新の状態にする
システムの足を引っ張ることがないよう、古いリマインダーを処分し、利用中のリストを完全に最新の状態にしておこう。
具体的なステップは次のとおりだ。
「次にとるべき行動リスト」を見直して更新する
完了した行動を削除する。リストを見直して次にとるべき行動があればリマインダーをリストに加える。
私の場合、日々の生活の中では多忙のあまり、完了した項目をリストから消す余裕がないことも多い。
次にどうするべきかを考える時間などもっとない。私にとって、週次レビューがこうした作業を行なう時間になっている。
カレンダーのチェツク（過去）
カレンダーの過去の欄に書かれている内容を細かくチェックし、まだやっていない行動や、資料として価値のある情報などを探してシステムに移していこう。
「ああ、そういえば」と気づいたものと、それに関連するものをすべて取り込むこと。参加した会議やイベントについて考えてみると、やるべきことをいくつか思いつくことも多いだろう。
ここ２〜３週間分を漏れなく把握すること。
カレンダーのチェツク（未来）
カレンダーの予定を遠い先のものまでチェックして、必要な行動や準備を把握していこう。カレンダーを定期的に見直しておくと、ぎりぎりになって焦ることがなくなる。余裕をもつて創造的なアイデアを出しておけるようにしておこう。
予定されている旅行、カンフアレンス、会議、休暇などについての「プロジェクト」がないかを確認し、必要があればプロジェクトリストや「次にとるべき行動リスト」に取り込んでいこう。
「連絡待ちリスト」を更新する
誰かにメールをして進捗状況を聞く必要はないだろうか。誰かに連絡するときに、他にも頼みたいことがないだろうか。
そうしたものがあれば必要な行動を記録しておこう。完了したものに関しては削除しておこう。
「プロジェクトリスト」を更新する
プロジェクトや目標、望んでいる結果を個別に見直し、それらを前進させるための行動が、少なくとも一つはシステムに入っていることを確認しよう。
現在進行中のプロジェクトとその参考情報を確認し、それに関して起こすべき行動がないか、何が完了しているか、何が連絡待ちになっているかなども見ていこう。
チェックリストを更新する
自分が現在携わっているさまざまなことや関心をもっていること、もしくは自らが責任を負っていることを考えてみて、他にやるべきことや、やってみたいことがないか確認していこう。
創造的になろう
GTDを実践すると物事の意味がはっきりしてきて、適切な物事に必要なだけ集中できるようになる。そうなると、さまざまなものが整理されてやるべきことが次々と完了していくことだろう。
ただし、GTDの目的はそれだけではない。
私がこの手法を創りだした大きなモチベーションの一つは「創造的で価値のある思考を生み出すゆとりを作りたい」というものだった。
ここまでに説明してきた手順を実践することができれば、その種のゆとりを作ることができるようになる。
私たちは本来、創造的な生き物であり、成長し、表現しながら生きたいという思いを常にもっている。むしろ、創造性を消し去ることのほうが難しい。私たちは創造性のエネルギーを発揮しながら生きている。
創造的な活動とは、自由に行動し、思いつくままにアイデアを出し、それについて考え、その価値を活用していくということだ。
本書で解説されている手法を応用していく中で、「ああ、そういえば―」「あれをやつてみたいなあ」と思いつくようになったら、自然と創造的な思考プロセスを実践していることになる。
見直して更新するステップを踏まなければシステムは機能しない。
適切な頻度でこれを行なうことで、頭がすっきりした状態を保てるようにしよう。そうすればいつでも余裕をもって行動することができるようになる。
これは当たり前のことかもしれないが、きちんと実践できている人はほとんどいない。自分の整理システムをまだ確立できていない人にとってはとくにそうだろう。
ある程度システムを使いこなせている人にとつても、日々のプレツシヤーやまわりからの要求がある中で、物事を見直して更新していく時間を確保するのはなかなか難しいものだ。
いつ、どこで見直して更新するか
週次レビューが整理システムを維持していくカギを握っていることはすでに述べた。スムーズに週次レビューができる環境やツールを整えることが重要だ。
GTDの本質であるリラックスした状態がいったん達成されてしまえば、「更新」作業で苦労することはほとんどないだろう。自分で作った基準にしたがって作業を繰り返していけばいい。
ただし、そのような習慣が身につくまでは、必要なことをきっちりやらないといけない。
週に一度、うまく自分を誘導して、少なくとも数時間は忙しい日常から離れるようにしよう。忙しさから逃げ出すのが目的ではない。より高いレベルからすべてを見直し、システムを最新の状態に保つためだ。
これはかなり幸運な人の場合だが、職場で人にわずらわされない自分だけの空間があり、平日だけ働いているのであれば、金曜日の終業時間を２時間早めて「更新」の作業を行なうといいだろう。
この方法が望ましい理由は三つある。
- ・その週のことをまだ覚えているので「更新」作業をスムーズに行なうことができる。「あぁ、そうだ。あれについて彼女に確認しておかないと」といったことにも気づきやすいだろう。
- ・職場の人に関連した行動が見つかったとき（必ず見つかる）、週明けまで待たずに行動することができる。
- ・金曜日にすっかり見直しができていれば、すべてを忘れて週末を存分に楽しむことができる。
中には土日が休みではないという人もいるだろう。
かくいう私も、土曜日と日曜日は水曜日と同じくらい忙しい。ただ、私は飛行機に長時間乗ることが多いので、その時間を活用している。
自分のライフスタイルに合った週次レビューの方法を確立すればよい。
私の知っている例では、土曜日の朝にお気に入りのコーヒーショツプで行なっている人もいるし、日曜日の教会で娘のコーラスを聴きながらという人もいる。
どんな生活をしている人でも、週に一度はこうした「更新」作業を行なう必要がある。
すでに似たようなことをしている人もいるかもしれない。もしそうなら、より高い視点から見直すことをその習慣に加えるといいだろう。
週次レビューの時間を作るのがいちばん難しいのは、職場でも家でも、いつ仕事や用事が入ってくるかわからないという人たちだ。こういう状況だと、「更新」作業を行なう決まった時間や場所を確保することができない。
トツプレベルのトレーダーや、スタツフを束ねているマネージャのように、職場では常に臨戦態勢で、家に帰れば小さな子どもがいて奥さんも働いているような人たちは、私がこれまで出会った中でもっともストレスの溜まっているタイプの人々である。
電車で１時間かけて通勤しているような人はまだ運がいいほうだ。
あなたもこういう状況に置かれているならば、どうやって定期的に「更新」作業を行なうかが最大の課題となるだろう。
金曜日に会社で居残ったり、家でそうした場所と時間を見つけていく必要がある。
企業のためのレビューの時間
私はこれまでに多くの企業幹部を指導し、レビューのために時間を確保してもらった（だいたい週末に２時間ほどだ）。
彼らにとっていちばん難しいのは、じっくりと思考する時間と、緊急対応に割く時間のあいだでいかにバランスをとるかである。これは非常に判断が難しいところだ。
しかしもっとも経験豊富で優れた人は、緊急と思われるものを犠牲にしてでも、真に重要な物事を優先させることの価値を知っており、きちんとレビューのための時間を確保している。
私のクライアントにある大企業の事業開発部長がいるが、次のようなことを言っていた。
「自信をもって直感的な決断ができるようになるには、物事をじつくりと見直して再考するための時間を確保することが不可欠です。ただしこれを理解できている経営者やマネージャは少ないように感じます……」
業務についてじっくりと考える時間を確保している企業幹部でも、プロジェクトレベルでレビューすることの重要性を軽く見ていることがある。
長い会議が続いたあと、ワインを片手に庭の池のまわりを散歩するのもいいが、すこし上のレベルから経営上の課題について見直し、充分なコントロールがとれるようにしていくべきだ。
大局的なレビュー
より大きな成果や長期的目標、さらには行動を起こす際の判断基準となるビジョンや価値観も、ときどきは見直す必要がある。
- 仕事の目的や目標は何か。
- １年後、３年後にどんな状態になっていたいか。
- キャリアは順調か。
- 今の生き方に満足しているか。
- 長い日で見て本気でやりたいこと、やらなければならないことをする気があるか。
本書が主眼をおいているのは、日々の作業をどう片付けていくかという視点と、それよりももうすこし高いレベルの視点である。
ただ、人生を謳歌して理想に近づくという本来の目的から見れば、より高い場所から眺めるのも大切なことだ。
日々の行動とプロジェクトをうまくコントロールできるようになったら、ときどきはもっと上からの視点でもレビューし、本当の意味で頭をクリアにしていこう。
そうした大局的なレビューをどれくらいの頻度でやるかはあなた自身で判断するしかない。
ただ、ストレスから完全に解放された状態を実現するには、仕事と人生を適切なレベルかつ適切な頻度で見直す必要があることを覚えておいてほしい。
人生において何が起ころうとも、何を選択しようとも、やるべきことを必ずこなしていく、という決意をもっているならなおさらだ。
長年の経験からわかつてきたことがあるそれは、日々の行動をしっかり管理し、うまくコントロールできるようになってはじめて、より高いレベルから物事を見る思考が生まれてくるということだ。
仕事や人生において日々のやらなくてはならないことに圧倒され、混乱してしまうことも多いだろう。
思い切って起業してみたり、組織の中で登りつめる決心をしたものの、対応すべきことの多くに埋もれて手に負えないと感じている人もいるかもしれない。
また待望の子どもが生まれたはいいが、これから２０年でやらなくてはならないことが山ほどあると気づいて（幸せではあるが）プレッシャーを感じている人もいるはずだ。
こうした状態においては新しい目標を立てるのは難しいかもしれない。
まずは今、日の前にあることにうまく対応できているという自信をもてるようにする必要がある。
今まで述べてきたように、将来の展望や価値観、目標について定期的に見直していくことは非常に有意義だ。
ただ、人は自ら作り上げたまわりの世界にうまく対応できているという実感をもてていないと、自分との対話を避けてしまう傾向がある。
そのような実感―つまり自分で決めたことに関しては必ず結果を出すことができるという自信―をもてるようになるまでにはどのぐらいの時間がかかるだろうか。
私の経験からすると、このレベルの自信をもてるようになるまでには最低でも２年はGTDを実践し、習慣化していく必要がある。この期間の長さにがっかりしないでほしい。
本書で紹介している手法やテクニックを活用しはじめると、仕事や人生において、さまざまなレベルでコントロールがとれるようになってくる。
そしてそれまで見えていなかった、より高いレベルの視点から本来の目標が見えてくるようになるはずだ。
将来について考える際には、状況に応じて目標を柔軟に変えてもよい、ということも覚えておこう。
ソフトウェア開発に携わる人ならこうした考え方になじみがあるかもしれない。いわゆる「アジャイル開発」という概念である。
目標をもって開発を進めるが、実世界からのフィードバツクをもとに大胆に舵取りをしていくことで、より完成度の高い成果を生み出していく手法だ。
成功する未来を想像することは大事だし、素晴らしいことだ。しかし状況に応じて軌道修正をしつつ、現在の行動に自信をもてるようにするべきだろう。
そうすることではじめて、もっとも効果的に成功を実現できるのだ。
ここまでで「把握する」「見極める」「整理する」「更新する」のステップを見てきた。
しかし、最後の難関が残っている。
「今は水曜日の午前９時２２分、さて、あなたは何をするべきか」という質問に答えるのはそれほど簡単なことではない。
次章ではGTDの最後のステップー「選択する」について見ていこう。
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