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はじめに

残念な資料のつくりかた、していませんか？資料を作成するとき、ほとんどの方が「正確でわかりやすい資料」を心がけていることでしょう。

ですが、ホントにそれだけでいいのでしょうか？「社会人として恥ずかしくないレベルの資料を作っている！」と思っているならば、自己スキルチェックをしてみましょう。

次の資料をあなたが思う「正確でわかりやすい資料」に編集してみてください。文字数は 380文字です。

さて、編集できたでしょうか。

ではあなたの編集レベルを測るために「編集記号」を表示してみましょう（第 1章『「編集記号」でソフトの挙動をわかりやすくする』参照）。

編集記号を表示させると、あなたが「スペース・タブ・改ページ」などをどこで使用しているのか一目瞭然になります。

次のような資料になっていないでしょうか？この資料は、文字配置をスペースキーで調整しています。

つまり、それだけ多くのキーをたたいて、わずか 380文字の入力で済むところを 100文字以上多く入力しているのです。

また、この状態で文章を変更したら、レイアウトが崩れてしまいます。

たとえば、箇条書きの「献立」を「メニュー」に変えると文字がそろわなくなり、ふたたび配置し直さなければいけません。

こんな資料でも、どうにかつじつまを合わせて印刷してしまえば、ちゃんと書類が作れている気になってしまいます。

そう。この「作れている気になる」が問題なのです。

では、社会人として恥ずかしくない資料づくりにはなにが必要なのでしょうか？ 答えは、美しさ、作成スピード、共有性の 3つです。

美しさどんなにすばらしい内容であっても相手に伝えるためには「読みやすく」「内容が伝わりやすく」「ムダがない」美しい資料でなければなりません。

文書の文字位置がズレたり、ゴチャゴチャと情報を詰めこみすぎたりした資料は、内容を読む前に拒絶反応が起こってしまいますね。

それでは、いい企画も死んでしまいます。

作成スピード世の中 AI化が進み、今後、独創的な発想をしたりゼロから何かを作り出したりする「 AIにできない仕事」に業務時間を割くことになるでしょう。

Word・ Excelなど、資料作成でよく利用するソフトを使えるのはあたりまえ。

“あたりまえ”のスキルに自信がなく、資料作成にムダな時間を使っていては、本来の業務に支障をきたすことになってしまいます。

よって、ビジネス文書の場合、ペラ 1枚の書類作成にかける時間は入力 10分・編集 5分の「計 15分」が最長だと心がけましょう。

そもそもタイピングは「 5分間で約 300文字」がビジネスに通用するスピードだといわれています。

A 4ペラ 1枚のビジネス文書では 400 ～ 500文字が一般的ですから、入力時間は 10分あれば十分ですね。

また、編集時間もソフトの機能を活用すれば、 5分もかからないはずです。共有性前任者の作成した資料を手直ししたら、レイアウトが崩れてしまった。

どういう数式を組んでいるのかわかりにくくて、解読するのに時間がかかってしまう。これは、あなたの信頼度にかかわってきます。

「 ○ ○さんが作成した書類を修正して再利用しようとしたら、レイアウトが崩れて大変！」なんて経験はだれしもあることかと思います。

しかし、 「○ ○さんが作成した書類は、文字を書き換えても、追加や削除をしてもレイアウトが崩れずにとても使いやすい！」となれば、社内の評判も上がるはずです。

Word・ Excelの理解がさらなるスキルアップにつながる「美しさ・作成スピード・共有性」をおさえた資料を作るためには、私たちが普段使用している Word・ Excelの基本的な考え方を理解しておく必要があります。

特に Wordは、「文書も Excelで作成してしまうので Wordはあまり使わないなあ」 「Wordなんて何となく使えているから大丈夫！」という方がいますが、それで満足してしまえばそれ以上の進歩はありません。

Wordには Wordの、 Excelには Excelの得意分野があります。

「この資料は何のソフトで作成したほうがいいか」「どういう方法・機能で編集すると早くキレイに、だれでも再利用できる資料を作成できるか」を考えソフトを使いこなす力を養うことも、資料作成の大切な要素です。

しかし「いろんな本を買って読んでも身につかない！」「パソコンスクールに通っても応用ができない！」と、資料作成の勉強方法で迷子になっている方が多いように感じます。

本書では、・社会人がキチンとした資料を作成するために最低限必要である・これを理解しておけばこの先つまずいても、ネットで調べたり本で調べたりすれば自己解決できるようになるという部分をまとめました。

今まで自己流でやってきた人も、これから社会人になる人も、ぜひ本書で紹介する資料作成の考え方をおさえましょう。

 

文字配置の「横と縦」のしくみを知る[ w]実践「行間」を自由自在に調整する[ w]単語・行・段落・文書全体を瞬時に選択する[ w] Column「範囲選択」が必要な設定といらない設定[ w]読みやすく、効率的な「ページの区切り方」を知ろう[ w] Excelの「どうしてこうなるの？」を解消する４つのキホンまずはセルのしくみをおさえよう[ x]実践セル編集の基本操作を習得する[ x]データ表示方法を自由自在に操る[ x]実践データの表示形式を変更する[ x]データを生かすも殺すも「参照」次第[ x] Column数式の参照をサクッと確認[ x]数式をわかりやすくするために「名前の定義」を活用する[ x]そもそも Wordと Excelを使い分けられていますか？この表は Word・ Excelのどちらで作るべきか[ w x]実践表をサクッと分割する[ w]表・図が混じっても、文書作成ソフトのキホンは Word[ w x]実践「追記してもレイアウトが崩れない」罫線を作成する[ w]図表の「貼り付け方」１つでグンと効率的になる[ w x]実践表をまとめて比較しやすい資料を作成する[ x] Columnほかの資料作成ソフトも理解を深めるソフトをサクサク使いこなす、編集画面の設定よく使う機能を目につきやすいところに置く[ w x]実践よく使う機能を「クイックアクセスツールバー」に登録[ w x]「編集記号」でソフトの挙動をわかりやすくする[ w]レイアウト調整用の定規として「ルーラー」を使う[ w]「グリッド線」をうまく活用しよう[ w x]

 

 

第 1章 「Wordも Excelも、なんとなく使えてるよ」をやめなさい ～最大の味方「資料作成ソフト」を攻略する

Wordをストレスゼロで使う４つのキホン

字を入力して印刷するだけならわざわざ Wordを購入して使わなくても、 Windowsに標準で搭載されている「メモ帳」アプリでも十分なはず。

それでは、 Wordを使用するメリットは何でしょうか？ それは、「文字の配置が整ったキレイな資料を作成できる」ということに尽きます。

同じ内容の資料があったとしたら、読み手が手に取るのは美しい資料のほうです。文字が不揃いで読みにくければ「読んでもらえない資料」になってしまいます。

しかし、 Wordを使っていると「思い通りに編集できない！」ということもあります。そのストレスの原因は「 Wordのしくみ」を知らずに使っているためです。

本節で「 Word独自のしくみと機能」をしっかりおさえましょう。

• 「段落」のしくみ・文字配置の「横と縦」
• 瞬時に選択する方法
• ページ区切り

もちろんこれ以外にも Wordにはたくさんの便利な機能が備わっていますが、まずは上記 4つのキホンを理解しておきましょう。

最大のポイント「段落」を理解する[ w]

• 文書の行頭が微妙にズレる
• 行末がデコボコしてそろわない
• 入力すると下線や網掛けが設定されていて解除できない
• 改行すると箇条書きが設定されてしまう
• 段落番号が続き番号になって「 1」からはじめられない

こんなことでイライラしたりムダな時間を費やしたりすることはないですか？ このような Wordのストレス、最大の元凶が「段落」です。

文書の編集でまず大切なことは「段落」のしくみを理解することです。

「段落」については、あなたも小学生のころ作文の時間に「お話が変わるところで行を変えて、文字を 1文字下げてから書きましょう。これで段落が区切られますよ」と教わったことでしょう。

しかし、 Wordにおいてはそうではありません。

Wordはお話の内容なんてわからないので、「改行」したところで段落が区切られてしまいます。

つまり Enterを押したところまでが 1つの段落。

だから、文章の「。」以外で Enterは押してはいけないのです！（特別な場合を除く）「見本の文書と同じ見栄えにしたいから」といって、文章が続いているのに Enterで改行してしまうと、段落が分割されてレイアウトが崩れる原因になってしまいます。

たとえば、箇条書きで 1つの項目を 2行に分けたいのに、勝手に番号が振られたり行間が開いたりしてしまう。これは箇条書きマークなどの段落記号が「段落に対する設定」だからです。

Enterで改行すると、新たな段落を作成したことになり、箇条書きマークがついてしまうのです。

……じゃあどうしたらいいの？ というときは「段落内改行（ Shift ＋ Enter）」を使用しましょう。

段落内改行を使うことで箇条書きマークは設定されず、文字位置も自動的にそろいます。また、行間などの調整も段落ごとにまとめて設定できるのです。

文字配置の「横と縦」のしくみを知る[w]

文書の編集で次に重要なことは、「段落」ごとに入力した文字をいかにキチンと配置して読みやすくするかです。これは通常の文章でも、図形中の文字でも、表中の文字でも同じ。

そして、配置でポイントとなるのは「横と縦」の調整です。

横とは「インデントやタブ」などで調整する、段落内における横の文字配置。文字幅も含まれます。縦とは行間固定値で設定する、段落内や段落間での行間のこと。

この「横と縦」を自由自在に設定できるようになれば「 Wordのストレスのほとんどがなくなる」と言っても過言ではありません。

横位置は、次の図で示す「行頭」「行末」「文字幅」「文字間」の 4つの文字位置がキレイにそろっていることがポイントです。

たとえば、ビジネス文書では箇条書きをよく使用しますね。

箇条書きでは「横位置」をすばやくキレイに調整することが求められます。

• 箇条書きのマークの位置がそろわない
• 文字間隔をあけると内容がそろわない
• 文字幅が微妙に異なる

文書作成でのストレスで一番多いのが上記のような文字調整です。

そこで、この段落の「横」のしくみと調整方法をしっかりと理解することで、こういったストレスでムダにイライラしてしまうこともなくなります。

また、縦位置も同じことが言えます。

行間はフォントサイズにあわせて自動設定されるため、フォントサイズを大きくすると行間が開きすぎてしまいます。

行間を広げることはかんたんですが、狭めることができずにイライラすることがあるでしょう。

行間も段落の設定で自由に調整できるのです。

美しく編集された資料を作成するには、いかに「段落」の「横と縦」が重要なのかがおわかりいただけたでしょうか？ 横の調整方法は第 2章『資料編集の最大の難関「文字配置」を攻略する』、縦の調整方法は以下で解説するので、段落の「横と縦」を自由自在に調整できるスキルを身につけておきましょう。

実践 「行間」を自由自在に調整する行間を調節する下準備として、まずは前項で扱った「改行（ Enter）」と「段落内改行（ Shift ＋ Enter）」を使い分けて改行しましょう。

なぜなら「改行か、段落内改行か」によって行間の調整方法が変わり、正しく使い分けることでより効率よく整えられるからです。

たとえば、次図の左の箇条書きは改行だけで整えています。

段落ごとに「段落の後を 1行間隔に広げた」場合、すべての行間が広がってしまっていますね。段落内改行を使用して、次図の右のように項目ごとの段落にまとめましょう。

そのうえで段落ごとに 1行間隔に広げると、箇条書きはグッと見やすくなります。

「段落前後」の行間調整

①［ホーム］タブ →［段落］グループ右下の「段落の設定」ボタンから「段落」のダイアログを表示します ②間隔の段落後を「 1行」に設定します

「段落内」の行間調整

行間を自由に変更したい場合は、先ほどと同様に「段落」のダイアログを表示します。

間隔の行間を「固定値」に変更し、間隔にポイント数を入力してください。ただし、ポイント数は段落のフォントサイズより大きな数値で指定しましょう。

小さな数値を指定すると文字が欠けてしまいます。

この固定値の設定方法を覚えておくと、図形の中に文字を入れるなど限られた領域の中に文字を入れるときも自由に調整できるようになります。

資料作成におおいに役に立つでしょう。

ちなみに、フォントサイズを大きくすることで、行間が自動的に開いてしまうことがあると思います。

それを防ぐには、次のように設定しましょう。

①［ホーム］タブ →［段落］グループ右下の「段落の設定」ボタンから「段落」のダイアログを表示します ②間隔の「 1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる」のチェックを外します

単語・行・段落・文書全体を瞬時に選択する[w]

文字を選択する際、なんでもかんでも「ドラッグ」していませんか？ ドラッグで選択すると、途中で「マウスを離してしまってやり直し」「ほかの単語も選択しようと思ったら選択していた文字がどっかに行っちゃった」なんてミスが起こります。

もっとすばやく正確に選択をする基本操作を身につけましょう。

「いまさら選択の操作？」と思うかもしれませんが、ミスなくスピーディに仕事を進めるためには重要なことです。

なぜなら、 Wordに限らず PCの操作はすべて「選択したもの」に設定されるのがキホン。

つまり「選択する」という操作が一番避けては通れない作業です。

ここを「正確にすばやく」することで、あなたの業務の効率は飛躍的によくなります。

上記以外で、文章の任意の範囲はすべて「ドラッグ」で選択します。

このとき文字を細かく選択するなら「カーソル」の状態でドラッグしますが、複数行をまとめて選択するなら左余白にカーソルを持っていき、「行選択」の状態で縦にドラッグするとよりスムーズに選択できます。

うまく使い分けて、活用しましょう。

Column 「範囲選択」が必要な設定といらない設定 Wordの［ホーム］タブの［フォント］や［段落］グループを見ると、いろんな書式を設定できます。

その中でも「文字に対する設定」は必ず文字を選択しないとコマンドボタンを押しても設定されません。

逆に「段落に対する設定」はカーソルを置けばそこが「 1つの段落」と認識され、選択をしなくても設定できるボタンもあります。

このボタンは選択必須なのか、選択不要なのか。

見分け方は以下のように覚えておくとわかりやすいです。

・アルファベットのボタン：文字の設定ボタン。

設定したい文字を選択する必要アリ！・横線で作られているボタン：段落の設定ボタン。

カーソルを置けば選択不要！ 読みやすく、効率的な「ページの区切り方」を知ろう複数ページの資料は「どこでページを改めるか」で読み手の理解度がグッと変わります。

では、どこで改ページをすればいいのでしょうか？・契約書など、段落が細切れになりやすい資料 →段落が分かれるところで次のページにくり下げる・レポートや説明書など、段落が長くなりやすい資料 → 1行残してページを分けない。

また、 1行だけが次のページにこぼれないようにする・表を使用した資料 →セル単位でページを区切る。

また、各ページの先頭にタイトル行を表示するかといって、 Enterを連打して無理やり次のページに送ったり、ページの先頭にあらたにタイトル行を挿入したりするのはよくありません。

内容を削除・追加した場合、改行やタイトル行がズレて途端にページが狂ってしまいます。

常に資料は変更される可能性を考えて、再編集しやすいように作成することが大事です。

よって、ムダな改行などを極力避けて編集することを心がけてください。

では、どうすればいいでしょうか？ 以下のように使い分けて、手間をかけずに改ページをするコツを覚えておきましょう。

通常の文書区切りたい行で「改ページ（ Ctrl ＋ Enter）」しましょう。

そうすることで、次ページの内容が読みやすくなり、前ページの内容に追加や削除があってもページレイアウトに影響は出なくなります。

レポートや説明書のような長文「改ページ時 1行残して段落を区切らない」設定をしておけば、段落が 2ページにまたがらず、いちいち全ページチェックする必要はありません。

段落の最初の行が自動で次のページにくり下がり、段落が同じページにまとめられます。

①［ホーム］タブ →［段落］グループ右下の「段落の設定」ボタンから「段落」のダイアログを表示します ②「改ページと改行」タブをクリックして「改ページ時 1行残して段落を区切らない」にチェック。

OKをクリックしますほかにも第 3章『編集の最後にもう一度「印刷」を考える』で「余計にはみ出した文字・行」をページ内にキレイにおさめる方法が載っていますので、参照してください。

表を利用した資料セルを分割せずに次のページにくり下げ、タイトル行を自動で表示すると表が見やすくなります。

以下の手順でセルを次のページにくり下げましょう。

①表を選択し、テーブルの［レイアウト］タブ →［表］グループの「プロパティ」から「表のプロパティ」ダイアログを表示します ②行タブのオプション「行の途中で改ページする」のチェックを外しますまた、 1行目のタイトル行内にカーソルを置き、テーブルの［レイアウト］タブ →［データ］グループの「タイトル行の繰り返し」をクリックすることで、常にページの先頭に表の項目が自動表示されます。

たったこれだけの設定で表を利用した資料がとても見やすくなります。

Excelの「どうしてこうなるの？」を解消する４つのキホン「入力した日付がすごい数値になって思うように表示できない」「データを変更したのに計算結果が変わらない」「数式をコピーしたらエラーになる」いつも言われたとおりに操作をしているだけだと、いざ不具合が生じたときに「なぜなのか？」「どう対処したらいいのか？」がわかりません。

まして、毎回毎回エラーのたびに社内の人に聞くわけにもいきません。

必ず理解しておきたい以下の 4つのキホンを知っておけば、自己解決できるようになります。

・セルの二重構造・セルの表示形式・セル参照の役割・わかりやすい数式の組み方 まずはセルのしくみをおさえよう Excelのワークシートの最小単位は「セル」です。

セルの集まりが列と行。

列・行の集まりがワークシートです。

セルにはすべて住所があり、列番号と行番号で表されています。

A列の 1行目は「 A 1」、 2行目は「 A 2」。

これを「セル番地」といいます。

さらに、セル番地は「名前ボックス」に表示され、入力したデータは「数式バー」に表示されます。

 

セルを理解するために「セルの二重構造」「表示形式の変更」の 2つをおさえましょう。

セルの二重構造セルに「入力したデータ」とセルに「表示されるデータ」は異なることが多く「表示されるデータ」が印刷の対象となります。

代表的なのは、日付の入力。

セルを選択し「 4/ 1」と入力をすると、・数式バーには「 2020/ 4/ 1」（入力時点で 2020年だった場合）・セルの表示は「 4月 1日」、印刷されるのも「 4月 1日」と表示されるのです。

なぜこのように表示されるのでしょうか？まず「/」を使用して入力することで「このデータは日付ですよ」と Excelに教えたことになります。

さらに、月日のみ入力すると数式バーで西暦が補完されます。

西暦の入力を省略すると Excelが「入力した年の 4月 1日のことだ」と自動判別するためです。

もちろん、昨年以前もしくは来年以降の日付を入力したいなら、西暦から入力する必要があります。

以上のように Excelでは「入力したデータ」と「表示されるデータ」はそれぞれ異なる、という二重の構造になっているのです。

表示形式の変更次に理解したいのは、入力したデータや計算式が変わらなくても、セルに「表示されて印刷するデータ」は自由に表示を変更できることです。

たとえば「 001」と入力するとセルは数値の「 1」として認識し、「 0」は表示されません。

しかし、「‘（シングルクォーテーション）」を入力してから「 001」と入力すると文字列として認識し「 0」が表示されます。

もし数値に戻したい場合は、入力した元データが表示されている「数式バー」で確認・修正をしましょう。

このようにセルが二重構造になっていること、表示の形式は自由に変更できることをおさえれば、 Excelで表をシンプルに作成できるようになります。

実践 セル編集の基本操作を習得する「入力したデータを修正したい」「セルのデータを見やすく編集したい」そんなとき、サクッと編集できるようにセルの基本操作を覚えましょう。

入力されたデータをすべて書き直すのであれば、セルを選択してそのまま入力し直せばいいですね。

一部分を修正する場合は、以下 3つの方法でセル内にカーソルを表示できます。

・セルの修正箇所をダブルクリック・セルを選択後、「数式バー」で修正箇所をワンクリック・セルを選択後、 F 2を押す（データの末尾にカーソル表示）入力されているデータにあわせてカーソルの表示方法を使い分けるといいでしょう。

セル内のデータを見やすくするためには、フォントサイズや色・配置などの「書式の設定」をしたいですね。

書式は選択したセル単位で設定されます。

セル中の 1部分の文字に書式を設定する場合は、「数式バー」で文字をドラッグして選択しましょう。

また、セル内で改行したい場合は、「 Alt ＋ Enter」でサクッと改行できます。

ぜひ、試してみてください。

データ表示方法を自由自在に操る先ほど、「表示形式は自由自在に設定できる」というお話をしました。

数値・文字列のほかにもさまざまな表示形式があります。

たとえば、・金額に桁区切りや通貨記号を表示する・小数点表示を％表示にするなどは使用頻度の高い表示形式です。

日常よく使う表示形式は［ホーム］タブ →［数値］グループでコマンドボタンとなっています。

ほかに、よく使われる表示形式には次のものがあります。

・日付の表示を西暦・和暦に切り替える・日付の表示を「 2020/ 4/ 1」 →「 2020年 4月 1日」に変更する・数値に単位をつける・桁を省略して表示する ・「様」「御中」を自動表示する ・24時間を超えて時間表示をする・データを非表示にするこれらを自動的に表示できるようにしておけば、わざわざ単位などを手入力する必要もなくなりますし、 1列の中にデータも単位も表示できます。

ぜひ必要に応じて表示形式を設定できるようにしておきましょう。

実践 データの表示形式を変更する表示形式の変更は「セルの書式設定」ダイアログから変更します。

Excelでは、「セルの書式設定」ダイアログを頻繁に使用しますのでショートカットキー（ Ctrl ＋ 1）を覚えておきましょう。

たとえば、「 2020/ 4/ 1」の表示形式を和暦にしたい場合、分類の中から「日付」を選択し、カレンダーの種類を「和暦」にします。

種類の中から表示したい形式を選択して OKをクリックすると「令和 2年 4月 1日」になります。

 

分類の中から選択できる表示形式にどんなものがあるのかを常日頃から見ておきましょう。

一覧にない表示形式は分類の中から「ユーザー定義」をクリックして、「種類」に下記の表示形式を入力して作成します。

このように表示形式を操ることで、より効率的にシンプルな表を作成できます。

データを生かすも殺すも「参照」次第 Excelは計算ソフトではありません。

「表」計算ソフトです。

つまり、表ありきで計算式を組むソフトです。

そのため、・表中のどこにどのような計算結果を表示したいかを考える・計算の際には「セル番地」を参照して式を作成する（特別な例を除く）ということが重要になります。

よって、表を作成するときには、 ・「どんな集計が必要で何のために使用する表なのか」をふまえた項目名・計算結果でミスしない参照のしかたを意識するようにしましょう。

特に後者の「参照」は、参照元のデータが変わるとすべての数式が自動で更新されます。

つまり、数式を作り直すことなく計算結果にミスのない表を作成するためには、どのセルをどのように「参照」するかが重要になるのです。

フィルハンドル（選択したセルの右下の ■）をドラッグして数式をコピーすると、参照セルのセル番地が 1つずつずれていきます（横にドラッグすると列番号、縦にドラッグすると行番号）。

これを「相対参照」といいます。

このとき、セル番地をずらさずに同じセルを参照して計算したい場合は、 F 4を押してセル番地に ＄マークをつけて「絶対参照」の式を組みます。

この表は予約数が変更になると売上金額が再計算され、消費税率が変化するとすべての消費税が再計算されます。

このように、できるだけ修正セルを少なくしミスを防ぐ表を作成しましょう。

Column 数式の参照をサクッと確認会社では自分で数式を組まなくても前任者やほかの人が作成したデータを使いまわすことが多くあります。

そのとき、セル参照がどのようになっているのかを理解することで、表のしくみを理解し、再編集のスピードがアップします。

作成した数式を確認したい場合は［数式］タブ →［ワークシート分析］グループの「数式の表示」をクリックすると、セル内の数式が一覧表示されます。

ちなみに、数式の表示に切り替えると書式はクリアされ、％表示は小数点で表示、桁区切りや通貨記号などは非表示になるので注意してください。

数式をわかりやすくするために「名前の定義」を活用するセルを参照して数式を組むことは表計算ではあたりまえのことですが、絶対参照の式は「 ＄」マークが表示されるので、数式が煩雑になってしまいます。

数式がこみいってくると、わけがわからなくなってしまいますね。

「自分で数式を組んだんだから、理解できている！」と思う方もいるかもしれませんが「数式を組んだ本人にしか理解できない数式」ではなく、「ほかの人もすぐに理解できる数式」を作成することが、共有性の高い表です。

そこで、セルに「名前を定義」しましょう。

それぞれのセルに番地があるように、セルには名前をつけることができます。

ただし、名前をつけたセルはセル番地がなくなりますので、相対参照には使用できません。

逆に、絶対参照の場合は、セルに名前をつけたほうが「 $」で固定する手間がいらないうえ、数式が見やすくなり範囲指定がラクになる利点があります。

名前のつけ方は、セルを選択して「名前ボックス」に入力するだけ。

以下の例は I 2を「税率」と定義しました（数字から始まる名前は定義できないので気をつけましょう）。

さらに、この「税率」を使って H 4に入力された売上金額の消費税を求めたい場合は、セルを選択し「 = H 4*税率」と入力します。

すると、「税率」と名づけたセル I 2が自動的に選択されます。

数式バーには「 = H 4*税率」と表示され、数式の意味もわかりやすくなっていますね。

このように、数式を組むときにはできるだけ正確に早く、そしてほかの人が見たときにすぐ数式の意味が理解できるように組むことが大切です。

名前の定義は、 1つのセルだけでなく複数のセルにも定義できます。

特に条件付き集計を求める SUMIF関数では、以下のようにひと目で何の集計かわかりやすい数式になりますので活用しましょう。

= SUMIF( $ A $ 4: $ A $ 12, K 4, $ H $ 4: $ H $ 12) = SUMIF(カテゴリ, K 4,予約数)

そもそも Wordと Excelを使い分けられていますか？社会人になってから会社で Word、あるいは Excelの使い方を覚えた、という方も多いでしょう。

その会社が「なんでも Word派」あるいは「なんでも Excel派」だったら、資料作成は何もかも Wordだけ、 Excelだけでやっているかもしれませんね。

しかし、 Excelならかんたんにできる作表をわざわざ Wordで作成したり、無理やり Excelで文書作成をしたりするのは、ひと苦労。

もちろん、時間と手間と工夫を重ねればできないことはありませんが、同じ資料を作るなら、短時間でキレイにできるソフトで作成したほうが断然効率的なのは言うまでもありません。

本節で一度あなたのソフトの使い方を見直してみましょう。

それぞれのソフトの特長をしっかりと理解し使い分けるスキルも、社会人として重要です。

この表は Word・ Excelのどちらで作るべきか「こういうフォーマットの表を作成したいけど、 Wordと Excelとどっちで作ればいいですか？」そう聞かれることがありますが「これは Wordでなければダメですよ」とか「絶対 Excelがいいですよ」とはなかなか言いきれません。

それはなぜか。

どっちで作っても大差ないからです。

というか、どっちでも作れるからです。

では、何を基準にソフトを使い分ければいいのでしょうか？次の表をみくらべてください。

もちろん Wordでも Excelでも作成できていますが、問題なのは「作成にかかる時間」と「ファイルの管理方法」です。

作成にかかる時間 Excelには列や行を分割する機能はありません。

したがって、作成するときは結合を前提に列数や行数を決めなくてはいけない。

この「隠れた列や行」が意外と大変なのです。

列が足りなかった、多かったと挿入や削除をくり返すことで作成した表が崩れることもしばしばです。

それに対して、 Wordはセルの結合のほかに「分割」という機能があり、セル単位で列や行を増やせます。

全体のレイアウトを崩すことなく編集ができるので、複雑にセルが分かれる表は断然 Wordのほうがかんたんに作成できます。

ファイル管理ファイルを「どのように管理したいのか」によっても、適切なソフトは変わってきます。

たとえば、「 Aプロジェクト」の各議事録を管理したい場合、次の管理方法が考えられます。

・ファイルごとに分けて管理：「 Aプロジェクト議事録」フォルダの中に Wordで「議事録 1. docx」「議事録 2. docx」……と分ける ・1つのファイル内で一括管理： Excelの「 Aプロジェクト議事録 book」の中に「議事録 1」シート、「議事録 2」シート……とまとめる前者の管理方法のメリットは Wordで変更履歴を記録するなど、グループ内でかんたんに管理できることです。

一方、後者のメリットはシートで議事録を切り替えられるため、過去の議事録を見たいときにファイルを開く手間がかかりません。

このように、管理方法によってソフトを使い分けるのも一案でしょう。

このように、資料を作成するときは「表だから、とりあえず Excel」「慣れているソフトを使おう！」ではなく、作成するスピードや後々のファイル管理のことも考えてソフトを選択するようにしましょう。

実践 表をサクッと分割する先ほど述べたように、セルが複雑にわかれる表は Wordの「分割」機能でかんたんに作成できます。

ためしに次のような表を作成してみましょう。

①［挿入］タブ →「表」をクリックして表（ 6行 2列）を挿入します ②行ごとのセル幅を調整します。

調整したいセルを選択して、縦線を左にドラッグ。

セルを選択しないで縦線をドラッグすると、カーソルを置いた列と同じセル幅の列をまとめて調整できます ③ 1行目の右のセル内にカーソルを置き、テーブルの［レイアウト］タブ →［結合］グループから「セルの分割」をクリックします。

4列 2行に分割しましょう。

均等に列が分割されますこのようにすれば、 Excelのような「隠し列・行」はなくなりスムーズに作表できます。

表・図が混じっても、文書作成ソフトのキホンは Wordここまで、資料作成時に適切なソフトを使用することで作業時間も短縮され美しい資料が作成できるとお話してきました。

では、どんな資料にどんなソフトを使用すればいいのでしょうか？さすがに数十ページに及ぶレポートなどを Excelで作成する方はいないかと思いますが、表が含まれ 1ページに収めたい資料作成では Wordか Excelかと悩むことが多いのではないでしょうか？ たとえば「会議の議事録」や「実施報告書」など文字主体の場合です。

先ほど「セルの分割」機能がある Wordのほうが、複雑な表の作成に向いているというお話をしましたが、表内に文字を入力する文書の場合も、 Wordで作成するようにしましょう。

次の議事録の例をみれば、いかに Excelの文書作成はめんどうなのかがわかります。

 

これは Excelであらかじめ表が作成されていて罫線だけが引かれ「この行に文章を入力してください」というフォーマット。

いまだにこんなフォーマットを作成する人がいること自体が信じられません。

なぜなら、列幅が決められた中に文字を入力するというのは、いちいち文字数を調整しながら文章を考え、入力しなければならなくなります。

後から内容を変更したら、すべての行の文字数を調整し直す必要があり、ムダに時間がかかってしまいます。

これは Wordでも同じことが言えますが、この表を「追記してもレイアウトが崩れない」表にするには Wordの方が手間をかけず作成できます。

というのも、 Excelでは関数で処理するために文章入力用のセルを別に用意する必要があります（『 Excelのムカムカ！が一瞬でなくなる使い方（技術評論社）』第 3章参照）。

しかし、 Wordはしっかりと文章のみを考えて入力を済ませてから段落罫線を設定すれば、このフォーマットと同じように作成することができるのです（詳細は後述します）。

このように、数値データではなく文字データを主体とした資料作成の場合は、 Excelより Wordを使用したほうが作成時間の短縮につながるケースが多くあります。

しかし、「文書作成だから Word」とも言いきれません。

1ページ完結の資料や図形主体の資料の場合、 Wordではなく PowerPointがオススメです。

スライド内では自由自在に図形を配置できるので、 Wordのように段落にとらわれることなくレイアウトできます。

画像や図形を多用する資料作成ならば、 Wordより短時間で作成できるでしょう。

実践 「追記してもレイアウトが崩れない」罫線を作成するすでに印刷設定がされサイズが決められた表に文章を入力する場合、文字数に変更があるとレイアウトが崩れてしまい「 1行の文字数をカウントしながら文章を考える」という本末転倒なことがおきてしまいます。

このような場合は、 Wordの「段落罫線」を使用することで内容重視の表を作成することができます。

①まずは、文字数にとらわれず内容重視でテキストを入力します ②罫線を設定したい段落全体を選択します。

［ホーム］タブ →［段落］グループ →「罫線」から「線種とページ罫線と網掛けの設定」をクリックします ③「囲む」をクリックして、プレビューの中罫線も設定します ④段落ごとに罫線が引かれるので、各行末で改行します大事なことは書いてある内容であって、書式の設定にムダな時間をかける必要はありません。

このように表を作成すれば、後から内容に追加があったとしても文字数の調整などは不要。

どんどん入力することができます。

図表の「貼り付け方」１つでグンと効率的になるここまでの話から、「文字主体で、計算を使うとしてもかんたんなものだけ」の資料は、 Excelよりも Wordのほうが適していると言えます。

では、複雑な計算が必要だけど、文字主体になる資料の場合はどうすればいいでしょうか？そこで、複雑な計算が必要な表を Excelで作成し、 Word・ PowerPointに貼り付けて再利用できれば、手間も時間も大幅に短縮できますね。

ほかにも、それぞれのソフトの利点を活かしてデータを作成しソフト間で共有するような場面は、以下のような例が挙げられます。

・Wordのアウトラインで作成した文書 → PowerPointのスライドに自動変換 ・Excelの顧客台帳 → Wordのお知らせに顧客名だけを差しこんで DMとラベルを作成このようにソフト間で共有できれば、何度も同じような表や文章を作成する手間はかかりません。

この項では「 Excelで作成した表を Wordで使用する」場合を解説します。

「Excelで作成した表を Wordで使用する」ときのポイントは、 Excelで貼り付けたい表を選択してコピー（ Ctrl ＋ C）したあとの「貼り付け方」です。

それによって、 Wordで再編集できることが変わります。

まずは、貼り付ける表は「データが確定している」表なのか、「まだ変更する」表なのかを考えましょう。

そして、次の 3つの貼り付け方を使い分けることで、何度も表を作り直したり貼り付け直したりする手間がなくなります。

データを修正する、スタイルなどを変更する通常どおり、貼り付け（ Ctrl ＋ V）ましょう。

貼り付けた表は、 Wordの表として編集できますし、もちろんデータの書き換えもできます。

Wordのリボンにはテーブルの編集タブ［テーブルデザイン］［レイアウト］が表示されます。

Wordの表として貼り付ける利点は、スタイルの適用や配色などが編集できること。

文書全体のデザインバランスが崩れることなく、統一された資料となります。

計算式そのものが変わる 「Microsoft Excel ワークシートオブジェクト」として貼り付けます。

この方法で貼り付けると、シートの切り替え、計算式の挿入、書式の設定など自由に再編集できます。

このように貼り付けるためには、［ホーム］タブ →「クリップ

クリップボード］グループから「貼り付け ▽」メニューの「形式を選択して貼り付け」をクリックします。

このように貼り付けて表内をダブルクリックすると、リボンが Excelのリボンに変わり領域の中では Excelとして作業できるようになるのです。

最終的に領域内で表示されている内容が Wordにも表示され、編集終了後は領域外をクリックして Wordに戻ります。

同じブック内の別シートに切り替えられるので、データが確定していない表をラクに再編集できるのはうれしいですね。

ただし、 Wordの表として編集できないので注意してください。

決定稿で、表の再編集の必要がない図（拡張メタファイル）として貼り付けます（先ほどと同様「形式を選択して貼り付け」から）。

まちがってデータを消したり改ざんされたりすることがありません。

写真やイラストと同じように、図として編集できます。

実践 表をまとめて比較しやすい資料を作成する Excelのワークシートは列単位で列幅、行単位で行の高さが決まります。

列幅や行の高さが異なる表を上下左右に並べることはできませんよね。

しかし、表を比較したいときはサイズが違っていても 1ページに収めたほうが見やすくなります。

そのような資料を作成したい場合は「図のリンク貼り付け」を使用すると便利です。

①貼り付けたい表のワークシートの枠線を非表示にし（［表示］タブ →［表示］グループの「目盛線」のチェックを OFF）、範囲指定してコピーします ②貼り付け先のセルを選択し［ホーム］タブ →［クリップボード］グループの「貼り付け」ボタンの ▽をクリックします ③表示された貼り付けの種類から「リンクされた図」をクリックします ④列幅の異なる表が貼り付けられますこのようにして、複数の表を 1枚のシートにまとめた資料を作成できます。

しかも、元表のデータを書き直すと貼り付けた表のデータも更新されるので、いちいち表を入れ替える手間もありません。

Columnほかの資料作成ソフトも理解を深める Microsoft社の Office製品以外にも、 Google社・ Apple社からも資料作成ソフトが提供されています。

Google社製ソフトはブラウザ上で資料を作成します。

データをクラウド（ Googleドライブ）に保存するので、 Googleアカウントがあればどこからでもアクセスできます。

大きな特徴は「ファイル単位でかんたんに共有できる」こと。

取引先や社外チームとファイルを共有しておけば、同時に書きこみをしてもリアルタイムで反映されます。

「いちいちメール添付で送信して確認」よりも数段すばやく確認できるのです。

Apple社製ソフトは Mac・ iPhone・ iPadで使用できます。

作成したファイルは iCloudに保存されるので、同期すれば PCからでもモバイル端末からでもアクセスできます。

文書作成ソフト： Googleドキュメント、 Pages Googleドキュメントは Wordに変換（またはその逆）できますが、書式やグラフ・図が正確に再現できない場合があります。

Pagesは作成したファイルを Wordファイルとして保存したり、 Wordのファイルを編集したりすることはできますが、こちらもレイアウトが崩れたりします。

Pagesで作成したファイルを PDFに変換して保存できますので、再編集が必要ない資料であれば、モバイル端末から送信しても便利でしょう。

表計算ソフト： Googleスプレッドシート、 Numbers Googleスプレッドシート・ Excelの互換も、 Googleドキュメント・ Wordの互換と同じことが言えます。

また、お互いのソフトで使用できない関数がある場合に数式が消えてしまうケースもあるので注意が必要です。

Numbersは 1つのシート上に列幅や行の高さの異なる表を自由にレイアウトできます。

これは Excelでは通常できません。

一方、 Excelの関数が 400以上あるのに比べ Numbersの関数は 260強であること、マクロが使用できないことがあります。

ですが、通常資料作成に使う一般的な関数は含まれています。

もちろん Macで Excelは使用できるわけですから、複雑なデータ分析やシステム構築は Excelでおこない、ビジュアル重視の資料作成には Numbersを使用するなども一案かもしれません。

プレゼンテーションソフト： Googleスライド、 Keynote Googleスライドは Googleのほかのソフトとも連携して作業できて、複数人でのリアルタイム編集もできます。

web上で検索したフリー画像をドラッグ＆ドロップするだけでスライドに挿入できるなど、シンプルな操作でプレゼンテーションを作成できます。

反面 PowerPointに比べると機能は少ないです（特に日本語フォントの種類が少ない）。

そこで、 Googleスライドで作成し最終的に PowerPointのファイルに変換して微調整するなどの連携が考えられます。

 

ます。

シンプルかつスピーディに Googleスライドで作成し、 PowerPointで仕上げるようにするといいですね。

Keynoteは PowerPointほどの機能は盛りこまれていませんが、直感的に作成しやすく、アニメーションや動的資料作成として画面出力に重きをおく資料作成に使いやすいソフトです。

ソフトをサクサク使いこなす、編集画面の設定より資料を短時間で作成するポイントとして、ソフトの画面表示を使いやすくすることが挙げられます。

ソフトの画面には「リボン」「作業領域」の 2つの領域があります。

それぞれの領域で以下のように設定すると、編集作業がグッと効率的になるでしょう。

・リボン →命令効率を上げるために、よく使用するボタンをカスタマイズ・作業領域 →編集効率を上げるために、作業に応じたツールの表示／非表示を切り替える よく使う機能を目につきやすいところに置くソフトを使いこなせている人と、使いこなせていない人の差はどこにあるでしょうか？それは「よく使う機能がすぐ呼び出せるかどうか」です。

日常的にパソコンで作業するなら、たった 1回のクリックでも減らしたいと思うのはみんな同じですね。

たとえば、私たちが資料を作成していて一番使う「上書き保存」や「元に戻す」といったコマンドボタン。

それらを集めてワンクリックで命令できるよう用意されているのが、タイトルバー左側にある「クイックアクセスツールバー」です。

初期値では「上書き保存・元に戻す・やり直す」の 3つのコマンドボタンが登録されていますが、じつは自分でカスタマイズできます。

・ショートカットキーでは操作がしにくい機能・リボンに表示されていない機能・日常業務でよく使うボタンなどを登録して、ワンクリックで命令ができるようにしておくことも作業の効率を上げる方法です。

業務内容によってクイックアクセスツールバーに設置したい機能は異なると思いますが、私は次のボタンを登録しています。

Word・スクリーンショットをとる・正方形／長方形の描画・ぶら下げインデント・線種とページ罫線と網掛けの設定・段落のインデントと行間隔 Excel・リンクした図として貼り付け・ウィンドウ枠の固定・データの取り込み・貼り付けて行列を入れ替えるまた、共通して「印刷プレビューと印刷」のボタンは使用頻度が高いので、どちらにも配置しています。

さらに、この際なので「上書き保存・元に戻す・やり直す」のショートカットキーは覚えてしまいましょう。

・上書き保存： Ctrl ＋ S・元に戻す： Ctrl ＋ Z・やり直し： Ctrl ＋ Y実践 よく使う機能を「クイックアクセスツールバー」に登録クイックアクセスツールバーには初期値の 3つのコマンドボタンのほかに、登録できるコマンドボタンがリストで表示されます。

次図のように、チェックを入れることでバーに追加できます。

しかし、あくまでもソフトが勝手に作成したリストですので、自分の業務で頻繁に使用するコマンドボタンがこの中にあるとは限りません。

よって、以下の手順で機能を登録しましょう。

①「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」の矢印からリスト表示をしたら「その他のコマンド」をクリック。

クイックアクセスツールバーのカスタマイズ画面が表示されます ②コマンドの選択を「すべてのコマンド」に変更してすべての機能を表示します ③左側から追加したいコマンドを選択して「追加」をクリックして右側に追加します ④ OKで画面を閉じるとクイックアクセスツールバーにコマンドボタンが表示されます

ボタンの数が増えたら、クイックアクセスツールバーをリボンの下に配置しておくと使いやすくなります。

「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」の矢印からリスト表示をしたら、「リボンの下に表示」をクリックしましょう。

「編集記号」でソフトの挙動をわかりやすくする入力時に Spaceや Tabを入力しても、画面上では空白になりどっちを入力しているのかわかりません。

このように「どんな入力がされているのか？」がわからないと次のようなケースが起きてしまいます。

・「改ページ」が挿入された段落を知らずに削除してしまい、ページがくり上がってしまった・中央揃えが設定されるべき段落にスペースが使用されていたため、文字を修正したら中央にそろわない・インデントで字下げすべきところをタブでそろえているため、まちがってタブを削除して狂ってしまうこんなときに「編集記号」を表示しておけば、どのように編集されているのか、ムダなスペースがどこにあるのかが一目瞭然になります。

編集記号にはタブ・スペース・段落記号・隠し文字・アンカー記号などがあり、何を画面に表示するかは変更できます。

通常はすべての編集記号が表示される設定になっています。

一見キレイに作成されたように見えても、編集記号を表示するとたくさんの編集記号が表示されてゴチャゴチャになる文書があります。

しかし、美しい資料とは「編集記号を表示しても美しい」のです。

つまり、いかに編集記号を減らすかが美しい資料作成のポイントになるのです。

編集記号の表示／非表示は［ホーム］タブ →［段落］グループから「編集記号の表示／非表示」をクリックしましょう。

ボタン 1つで変更できるので、常に表示しておくことをおすすめします。

レイアウト調整用の定規として「ルーラー」を使う文字の配置が微妙にそろわないために、ムダな時間を費やしているケースがたくさんあります。

特に行頭の場合、余白に文字がはみ出してしまったり、微妙にデコボコして文字がそろわなかったりすることはありませんか？「今カーソルのある段落の設定がどうなっているのか」それはリボンやルーラーで確認できます。

ルーラーとは文字数を表す目盛りで、次図のようにリボンの下に表示されます。

インデントマーカーが 0文字の部分や行末にキチンとそろっているかを確認するには、ルーラーが一番早いです。

また、字下げした場合も文字の位置をルーラーで知ることができます。

初期値では非表示になっていますので、必ず表示するようにしておきましょう。

［表示］タブ →［表示］グループの「ルーラー」にチェックを入れます。

ルーラーにはカーソルのある段落の設定内容が反映されます。

ここで大切なのは、「左インデント」と「右インデント」。

通常は左が「 0」右が「 40」の位置にそろっています（ページ設定で右インデントの文字数は変化します）。

これはこの段落が「 1行 40文字」ということです。

段落の設定方法は第 3章の『段落ごとのメリハリをつける「インデント機能」』でお伝えしますので、設定状況はこれらのインデントマーカーの位置で確認する、という原則を忘れないようにしてください。

「グリッド線」をうまく活用しようグリッド線とは、段落やセルの幅や行を表す補助線のことです。

表示していても、印刷はされません。

Wordでグリッド線を表示しておくと、行頭・行末の文字の配置やレイアウト時の行数がわかりやすくなります。

ただし、表を作成するときは行の罫線とグリッド線が見分けにくくなるため、非表示に切り替えたほうがいいでしょう。

グリッド線を表示／非表示にするには、［表示］タブ →［表示］グループから「グリッド線」のチェックを切り替えます。

Excelはセルの位置がわかりにくくなるため、グリッド線（枠線・目盛線）を非表示にすることはあまりないでしょう。

しかし、図形を描くときなどは非表示のほうがスムーズに作業できるので、表示／非表示は切り替えられるようにしておくと便利です。

Excelのグリッド線（枠線・目盛線）を表示／非表示にする場合は、［表示］タブ →［表示］グループの「目盛線」のチェックを切り替えます。

または、［ページレイアウト］タブ →［シートのオプション］グループから「枠線」の「表示」チェックでも切り替えができます。