壱の型：伝えて断る弐の型：質問して断る参の型：頻度を下げて断る
仕事を定時内に終わらせる。厳しいようですが、この目標を達成するにはタスク管理だけでは不十分です。あくまで、タスク管理ができるようになって初めてスタートラインに立つことができるというだけです。
この章では Ｅ－ ＰＯＤに２つの Ｒを組み合わせて、定時ダッシュを狙う方法についてお伝えします。
２つの Ｒとは
- Ｒｅｍｅｄｉａｌ（改善）
- Ｒｅｆｕｓｅ（断る）
です。
この２つの Ｒを組み合わせることで、上から下まで一本の線であった Ｅ－ ＰＯＤを Ｒ Ｅ－ ＰＯＤサイクルという循環構造にできます。
循環構造は一度機能しはじめるとどんどん加速し、あなたの仕事のスピードと質を急成長させる力になります。明日からすぐ始められる簡単な方法です。ぜひ試してみてください。
深堀改善「なぜ ×なぜ ×なぜ」（ Ｒｅｍｅｄｉａｌ）
毎日その日の終わりに 10分間、タスクを見直す時間を設けてください。これはタスクにかかる時間を見積もる精度を上げるために必要です。３つの「なぜ視点」で １日を振り返ります。
なぜ １：なぜ予定より遅れたのか？
見積もりが甘かったのか タスクの分解がまずかったのか 無駄なタスクがあったのか タスクを省くことはできないか 考えてみてください。
もし明らかに時間が足りなかったのであれば効率化できるツールはないのか。もしくはツールを自作できないか考えてみてください。入力テンプレートを作成する。手順書を作成する。この２つだけでも立派な効率化です。
さらに、自分だけでなく、周りの人に共有することでチームの生産性が上がります。
なぜ ２：なぜ予定より早く終わったのか？
例えば、 フォーマットを作成し入力の手間を省くことができた 効率化できるツールを作成し使用した など、うまくいった理由を考えてみてください。人は失敗に注目しがちです。
成功体験の理由を改めて考え直すことで、自己肯定感をアップさせられます。また、この経験を他の業務に転用できないか考えてみてください。
仕事というのはそれぞれが似た側面を持っているため、１つの成功が連鎖的に次の成功を呼び寄せます。
なぜ ３：なぜ予定通りになったのか？
時間見積もり精度が向上し、予定通りに仕事が終わったのか 無意識のうちにバッファがある時間設定をしていたのか 考えてみてください。
後者であるならば、さらに効率化し短時間で終わらせられるということです。
毎日振り返ることで業務改善ができるだけでなく、目の前の仕事を「なぜ」という視点で見られるようになります。
この視点が身に付けば、さらに効率化できるヒントを見つけられるかもしれません。
３つの断り型( Ｒｅｆｕｓｅ)
急に現れて仕事を頼んでくる人は周りにいませんか？ タスク管理がうまくいかないことの原因に、割り込みタスクが多すぎるというのがあげられます。
こういう依頼は極力断らなければなりません。読者の中には、断ることにネガティブな印象をもつ人もいるかもしれません。
しかし、なんでも引き受けるのは、本当に会社のためになっているのでしょうか？タスクを抱えすぎてしまい期日を守れない、中途半端な状態で長期間放置しているほうが、会社への損害は大きいのではないでしょうか？ 実際のところ、突発の仕事を頼む人は、こちらが抱えているタスクがどれくらいあり、仕事を頼むことで発生する遅れを把握していません。
頼みやすいから頼んでいるだけです。こういう、相手の立場になって考えられない大人はたくさんいます。そこで、余分な仕事は思い切って断りましょう。
この章では、断る方法を３つご紹介します。
ポイントは優しく断ることです。
自分がこの本を読んで、タスク管理を学んだからといって偉そうな態度をとってはいけません。なぜなら、どうしてもこちらが相手に頼みごとをする場合もあるからです。
過去のわだかまりで、仕事がスムーズに進まないことほど無駄なことはありません。
こちらから冷たい態度で断るのではなく、相手に「これだけ忙しいなら他の人に頼もう」と思わせることが大切です。
壱の型：伝えて断る
第 ３章で作ったクローズリスト（時間割）を利用して断ることができます。
クローズリストを見ながら自分のタスクを正確に伝えてみてください。
例えば ９時 00分 ～ 10時 00分 書類整理 10時 00分 ～ 11時 00分 定例ミーティング 11時 00分 ～ 12時 00分 ミーティング議事録作成 ・・・ 会議予定だけでなく、自分のタスクも時間割に入っているはずです。これを丁寧に説明していきます。
基本的に時間割を作成した時点で空き時間はないはずです。
クローズリストを見せながら説明すると、口頭だけの説明とは異なり、直感的に空き時間がないことを理解させられます。
また、「あなたの依頼するタスクが入ることで、私のタスクはこれだけ遅れる」というのが一目でわかるので相手にプレッシャーをかけることができます。
ここまで意地悪なことをしなくても、たいていの人は半日の予定を聞き終わる前に「忙しそうだね」と言って立ち去ります。
弐の型：質問して断る
相手に対して、依頼してきたタスクの目的やメリット、もしこのタスクを引き受けるならどんな成果物が必要か、どんどん質問してください。
あくまで、相手の依頼にこたえるために努力しているという姿勢で質問を続けます。
タスクの分解を練習しているあなたなら、とめどなく質問できると思います。
ポイントは、相手を質問攻めにして言いくるめるのではなく、 ３回に １回は自分の意見を入れることです。
例えば「 ○ ○を改善し、チームの生産性を上げることが目的という認識ですがよろしいでしょうか？」と言うようにしましょう。
「 ～という認識ですがよろしいでしょうか？」という質問をすれば、「 ～」の部分に自分の意見を入れつつ最後を疑問形で終わらせることができます。
相手が回答できなくなったり、「そういう考え方もできるな」と気づきの表情を見せたときはチャンスです。
「力になりたいのですが、ここを明確にしていないと手戻りが発生し、お互い不幸になります。
もう少し具体的にしていただけないでしょうか？」と言って困った表情をしてください。
多くの人が自分の考えの浅はかさに気づき「一旦考え直します」と言って去って行きます。
参の型：頻度を下げて断る
目的が不明。効果があるかもわからないのに「前からやっている」という理由だけで行なっている仕事を断る方法です。
まずは仕事の頻度を下げてみます。例えば、 １週間に １度在庫確認をしているとします。半年経っても１つも減っていないようなもので、それでも毎週確認しなければならない。
このような無意味な仕事はありませんか？ そんな仕事は思い切って １週間に １回を １か月に １回のように頻度を下げてみてください。
心配な人は、実際にチェックは行い、それを管理するリストには記入しないというやり方でもいいです。
「少し頻度を減らしてみたが、実際問題なかった」ということを証拠にしてどんどん頻度を減らしていきます。
最終的に「これは無駄なタスクだった。最後に使った人が補充する」という内容に変更できれば成功です。
どうしても断れないあなたへ 「いつかやろう」がバカヤロー！
「明日やろうはバカヤロー」こんな言葉を聞いたことはありませんか？ やらなければならないことがあるのに、疲れていたり、面倒なことだと「明日やればいいだろう」とダラダラ先延ばしにしてしまいそうになる。
私は、そんなとき自分を奮い立たせるために「明日やろうはバカヤロー」と言い聞かせます。
しかし、タスク管理ではこの言葉に注意しなければなりません。なぜなら、定時内に仕事が終わらないのは、今日中に終わらせる必要がない仕事まで「念のため」やっておこうとするからです。
では、なぜ今日やっておこうとするのでしょうか？ それは、タスク管理していても、割り込んでくるタスクがあり、スケジュールがぐちゃぐちゃになってしまうからです。
断り型を紹介してきましたが、どうしても断れない場合もあると思います。
悲しい現実ですがサラリーマンは上司の命令に従わなければなりません。知っておいてほしいのですが、タスク管理を学んでいない上司はたくさんいます。
自分で割り込みタスクを入れたのに後から「なんでこのタスク（終わらせる予定だったタスク）が終わってないんだ！」という人もいます。
上司も人間。正確にタスクを認識しているとは限りません。
そもそも無駄なタスクと気付いていない場合もあります。断れないときは、目的、期日、達成度を必ず明確にしてください。
また、予定していたタスクが遅れること、遅れた分はどのように対応すべきか確認をしましょう。急にやって来るので緊急度や重要度が高いと思いがちです。
しかし基本的に、今日中にやらなければならないほど緊急な仕事というのはありません。明日やろうとすることに罪悪感を持たず冷静に期限を決めてタスクに取り組んで下さい。
タスク管理をしっかりしていればタスクが明日になろうと来週になろうと問題はありません。「いつか」やろうと曖昧なまま放置してしまうことが一番の問題です。
おわりに
現在の私は、毎日サクッと仕事を終え定時ダッシュしています。おかげで書籍を執筆する時間ができました。しかし、新入社員時代はダメ社員。
失敗ばかりでどんどん自己肯定感が下がり、成長できないまま時間だけが過ぎていくことに焦りを感じていました。
そんな状態でもがむしゃらに数をこなせばスピードは上がると信じていましたが、最終的に体調を崩し、 ３か月休職してしまいました。
振り返ると、過去の自分が状況を変えられなかった原因は「すぐあきらめていた」ことにあると思います。
仕事術について勉強しても少し失敗しただけで「自分だけ頑張っても何も変わらない」と言い訳し、実践するのをやめてしまう。
そして、何も身につかないままどんどん忘れていく。前進したつもりでも、その場で足踏みしているだけでした。そんな過去の自分に伝えたいことがあります。
それは、「今できないことは一生できないことではない」ということです。本書はすぐあきらめてしまうあなたのために、１つでも実践するだけで大きな効果が得られるものをギュッとまとめています。
また、単なるタスク管理術だけではなく、より良く働けるように集中法や、余計な仕事を断る方法も解説しました。
失敗したときは、何が悪かったのか原因を分析してみてください。忘れてしまったら何度もこの本を読み返してください。
Ｒ Ｅ－ ＰＯＤサイクルは少しずつですが確実に加速していきます。続ければ続けるほど楽に行動でき、仕事に対する考え方が根本から変わります。
自分が変われば周りも変わり、最終的には職場が変わります。どうかこの本で学んだノウハウを実践してください。
すぐに効果が出なくても「できない」のではなく、「今はできない」だけです。あなたが自分の変化を実感できる日が一刻も早く訪れることを祈っています。
ちゃんはま
■読者無料特典
あらためて、本書を手にとっていただき、本当にありがとうございます。
本書では、タスク管理の基礎と定時ダッシュするための方法についてお伝えしました。
私が働いている中で試し、できるだけ簡単かつ、効果が大きいものを集めています。
とはいえ、ノウハウを「知っている」ことと、「使いこなせる」ことの間には大きな差があります。
そこで、実践するための第一歩として無料特典をご用意しました。
ＬＩＮＥ公式アカウントを友達登録するだけで無料で受け取れます。
ご活用いただけると幸いです。
特典 １：ガントチャートテンプレート 第 ４章で紹介したガントチャートのテンプレートをご用意しました。
長期的なタスク管理にご活用ください。
特典 ２： ＲＥ－ ＰＯＤサイクルチェックシート 本書で紹介した Ｒ Ｅ－ ＰＯＤサイクルをすぐに実践できるようにチェックシートをご用意しました。
１日の仕事を振り返るためにお使いください。
>>読者無料特典を受け取る
参考文献「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」伊庭正康著（すばる舎 Kindle版）「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版」マーク・フォースター著（株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン Kindle版）「マンガでわかる！幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門」岡野純著（インプレス Kindle版） 「ＷＥＢコピーライター月 30万円稼ぐ方法:好きなことで生きていく！自分史上最高の働き方」野口真代著（出雲出版 Kindle版）「自分を操る超集中力」メンタリスト ＤａｉＧｏ著（かんき出版 Kindle版）「小さな習慣」スティーヴン・ガイズ著（ダイヤモンド社 Kindle版）
タスク管理アプリ ・ Microsoft To Do https:// todo. microsoft. com/ tasks/ ・ Tick Tick https:// ticktick. com/ ・ Trello https:// trello. com/ ja
【著者プロフィール】 新入社員時代は典型的なダメ社員だった。
仕事はすべて中途半端。時間を守れたことがない。ついたあだ名は「残業生産機」 ストレスで １日 ３本のエナジードリンクを飲んで激太り。
それでも飲むのをやめられなかったのは、世界で唯一、自分を応援してくれるのがエナジードリンクだったから。
あるとき、どんな仕事もちょっとしたコツで効率化することを発見し人生がガラリと変わる。
『残業ゼロで早く帰る技術―定時ダッシュのオニが教える超タスク管理術―』は、ダメ社員から定時ダッシュのオニになるまでの体験と、残業 92時間 → ０時間を達成したタスク管理法を赤裸々に綴ったもの。
現在では、毎日定時ダッシュしており、精神的にも安定。
胃痛からも解放されダイエットにも成功した。
失敗ばかりの自分を変えた「働き方」をシェアすることで、自分と同じように不器用な働き方しか知らない人の定時ダッシュをサポートするのが夢。
Twitter（@ chanhammer） https:// twitter. com/ chanhammer ＬＩＮＥ公式アカウント https:// lin. ee/ ukoR 8 sW お仕事のご依頼、ご相談、その他お問い合わせは、 Twitterの ＤＭまでお願いします。
残業ゼロで早く帰る技術 ―定時ダッシュのオニが教える超タスク管理術― 発行日 ２０２１年３月 初版 著者 ちゃんはま 発行 ＭＩＫＡＴＡ社 表紙・キャラクターデザイン ノーン（@ WriterNone） ホームページ Copyright 2021 Chanhama All Rights Reserved. 本作品の全部あるいは一部を無断で複製・転載・公衆送信することを禁止します。
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