38脳のコンディションを計画する
34モノを整理して段取りをスムーズに進める
段取り力を高めるための第一歩は、毎日の出来事の中にあるように感じています。段取りがうまくいかない人は、頭の中の整理が苦手です。そして、頭の中の整理が苦手な人は、モノの整理も苦手です。
「あの書類どこにあったっけ？」「去年使った資料ってどのフォルダに入れてたんだっけ？」となったり、「なんか前にも同じようなファイルを作った気がするな……」と思いながらも新しいファイルを作ってしまったり。
パソコンの中のフォルダやファイルも毎日整理する習慣を持っておかないと、知らない間にそのファイルがあることすら忘れてしまって、同じ内容のファイルを２度３度と作るという無駄手間が増えてしまいます。
必要なときに必要なものを取り出すことができなくて、余計に時間を費やしてしまいます。いい段取りをするためには、エネルギーを割くべきことにエネルギーを集中させることが重要です。頭の中の整理力を高めようと思ったら、まずはモノの整理をすることから始めましょう。
パソコン、机の上、カバンの中の整理をする習慣は持っていますか？帰宅する前には机の上を整理整頓してから帰る。そのために、どこに何を収納するのかを決める。このときのコツは他人に説明できるレベルにすることです。
おおよそこのように分類するというルールを持って毎日書類などを整理する習慣をつけておけば、必要なときに必要なものがスッと取り出せるので「あれどこにあったかな？」と余計な心配をしなくてすみますし、仕事に取りかかるスピードも必然的に速くなります。
家に帰ったら毎日カバンの中に入っているものを取り出して整理する。ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、書類は毎日勝手に増えていきますよね。
だから毎日カバンから書類を取り出し、本当に必要なものとそうでないものに分けて、必要でないものはばっさりと処分しましょう。
そして、明日はどんな日であるかをイメージしながら必要なものを準備するのです。モノが増えれば増えるほど、モノを管理しなければいけない時間も比例して増えていきます。
シンプルに整理するための第一歩は、必要のないものをまずは捨てることです。
「これは本当に取っておかないといけないのか？」という質問を３回自分に投げかけましょう。よほど重要な資料でない限りは処分しても問題ないはずです。
今取り組んでいるプロジェクトの資料などの重要なものは、しっかりとフォルダを分け、整理して保管します。重要度も緊急度も高いものですね。重要性は高いけれど緊急性の低いもの。
つまり、今すぐ必要でないものは、スキャナーでパソコンに取り込み、Dropboxやevernoteなどのクラウドサービスに保存します。
原本はよほど重要度が高いもの以外は捨てます。
重要性も緊急性も低いけれど、もしかしたら必要になるかもしれないと判断できるものはスマホで写真を撮って、自分宛にその写真をメールして保存しておきます。
もちろん原本は処分します。
このように皆さんもマイルールを作って、どのように整理したらすぐに取り出せるかを考えてみましょう。モノの整理がうまくなってくると頭の中の整理もうまくなるので、段取りを考える力が高まります。
段取りがうまくできない人はモノを整理することから始めましょう。整理する仕組みをしっかりと持つことができれば、誰だって仕事の効率も上がることは間違いありません。
Declutter整理整頓
35明日の準備は寝る前にする
段取り力が高い人は、１日の終わりが明日の始まりだと考えています。だから、仕事が終わるときには資料の整理をしたり、机を整理整頓したりしています。
明日の流れを考えてやることリストを作成し、優先順位をつけてシミュレーションをします。そして朝、出社したら前日に書き出しておいた業務の流れを見直します。
段取りを考えずに、出社してとにかく目に留まったものから順に仕事をこなしていると、「あれを忘れていた！」となりがちです。
段取りがちゃんとできていないわけですから、そういう事態になると、「あれもこれもやらなきゃ。でも、こっちも早くしないと！」と脳内のワーキングメモリーがいっぱいになってしまい、バタバタしてしまいます。
当日の朝にやることリストを書き出していく人もいますが、それだと「この書類間に合うかな？」「あれもやらなきゃいけないのに忘れていた」と思っていた以上に時間が足りないことに気づいて、「もう少し早く出社すべきだった……」と、結局は中途半端になってしまうことにつながりかねないのです。
前日から余裕を持って準備しておけば、たとえ緊急で仕事の依頼が来ても対応することができますが、当日の朝だとそもそも仕事をやり遂げるために必要な時間がない、ということになってしまう可能性があります。
なんと言っても朝は脳のゴールデンタイム。
前日から準備することで、この１日の中でも最も頭がさえている時間をフル活用して、優先順位の高いタスクに一気に取りかかることができるようになります。
それによって、アウトプットのレベルが劇的に向上するのです。意志力は消耗します。
脳と同じで朝が最もフレッシュな時ですから、朝起きてからや出社してから「さあ今日は何をしようか」と考えることで意志力を消耗させてしまうのは、生産性の面から考えてももったいないのです。
スティーブ・ジョブズと言えばタートルネックにジーンズが定番ですね。
「毎朝何を着ようか？」と考えることで意志力を消耗するのではなく、もう決めてあるから別のことに意志力を集中させることができたのです。
初めてのデートでどこのレストランにするかという時も「あそこがいいかな。いやでもあっちのほうが……」と考え始めると疲れてしまいますよね。答えがないものに意思決定をするのは疲れるのです。
ですから、帰る前に明日の準備をしておくことで、すっきりと仕事に取りかかることができるようになります。ただし翌日のスケジューリングをするときに、注意しておきたいことが一つあります。
詰め込めすぎず、余白を必ず残しておくことです。
先述しましたが、想定外の仕事が入ったり、トラブルが発生したりとイレギュラーが起こることを想定しておくことも段取りにおいて重要な要素でしたね。
前日に明日の予定を組んでおくことで、もし「明日は結構予定が空いているな。余裕があるな」となれば、緊急性は低くても重要度の高い仕事を「先にもう終わらせてしまおうか」と考えることもできますよね。
緊急性の低いものは、まだ時間的な余裕もあることから先延ばしの対象となってしまいやすいので、予定に余裕があるときを見つけてはしっかりとこなしておきたいものです。
明日いいスタートダッシュができるかどうかは、今日の夜に決まります。毎日、帰る前、寝る前にできるいい準備について思考を巡らせてみましょう。いいスタートを切ることができれば、１日のリズムがとても良くなるはずです。
Preparefortomorrow明日の準備を
36カンタンタスクでリズムを作り出す
どんな人でも、起きたときからやる気がみなぎっている日と、気乗りしない日とがあるのではないでしょうか。
いい睡眠をしっかりとることでいい朝を迎えられる確率を高めることができますが、必ずしも毎朝エネルギーを感じられるとは限りません。
やる気がみなぎっているときは難しいタスクから手をつけても乗り越えることができますが、そうでないときは「ダメだ。うまくいかない……」という結果につながってしまいます。
段取りを組んで仕事を細分化してみたものの、そこから進まず、結果的にやりたいことにも手がつけられなかったということもあるかもしれません。
ヒトは感情の生き物ですから、気乗りしない日があることを否定しても何も前には進みません。
そこで自分を追い込む必要はなく、むしろそういう日でも順調に仕事を進めてしまう方法を身につけてしまったほうが、よほど効果的だと思いませんか。
私は週に２回はジムに行きますが、ジムに行く前が、最も心が不安定になりやすいです。
やる気がみなぎっているときもあれば、「今日じゃなくても、明日でもいいんじゃないか……」という思いが頭をよぎり、あまり行きたくない気分になるときもあります。
ジムに行ってトレーニングを頑張る自分をイメージするから、気持ちが乗らない。
ジムに行って少し体を動かすことだけを目的として軽い気持ちで行くようにすることで、とりあえずジムに足が向くようになります。
そして、ジムまで行ってしまえば、自然とやる気が出てきて、「せっかく来たのだから！」ということでエンジンがかかります。
気乗りしない日は、まずカンタンなものから手をつけたり、目的をガラッと変えてしまっても構いません。
小さなステップを乗り越えれば、そのあとは思ったよりもスムーズに前進することができるはずです。
段取り通りにことが運ばない原因の一つが、感情なのです。
ですから、感情が上向きでないときに難しいものやエネルギーを必要とするものから取りかかろうとしてしまうと、無気力になってしまうだけ。
確かに、大きなものを乗り越えたほうが一気にゴールに近づくように感じるものですが、そうしようとして結果としてつまずいてしまうと、やる気がなくなってしまいます。
私の場合、多いときだとＡ４、１枚分くらいの英語小論文を50人分くらい読んで、添削します。
仮に一つ５分でこなしたとしても２５０分、つまり４時間くらいの時間が必要です。
「あぁ、これから４時間か」と思うと、とても遠い道のりのように思えて、なかなか手がつけられません。
そこで、さっと全体に目を通して、あまり手を加えずに終わりそうなものを選び、そこから着手します。
手を加えないといけないものであれば一つ10分程度かかるものもありますが、一方であまり手を加えなくていいものだと一つ３分程度で終わるからです。
カンタンに終わらせられるものからサクサクとこなしていくことで「お、もう10個終わった。
いいペースで進んでるぞ」と感じられ、リズムができてきます。
明日の予定を確認して、段取りはしっかりとしてから寝ましょう。
しかし、朝起きてあまり気分が乗らないときは、簡単なもの、つまりサクサクできてしまいそうなものから手をつけるように、タスクの順序を変えてみましょう。
いいリズムができて、心を乗せやすくなるはずです。
Createaworkrhythm仕事のリズムをつくる
37タイマーで集中力を高める
いくら段取りがうまくできるようになっても、それを遂行する力がないと仕事はうまくいきません。
遂行する力を引き出すコツにはいろいろなものがありますが、なかでも時間的制約の力を借りるというのは、ここでも効果的だと思います。
適度な緊張感があり、ちょっと頑張れば目標が達成できそうな状態にあるときが、いちばん集中力が高まります。
そのような、自然と集中力が高まる状態に自分を持っていくためのコツとして、私はタイマーを活用することをオススメします。
終わりの時間を決めないから、終わりません。
テストも制限時間があるから、その中で頑張って結果を出そうとするのです。
時間が無制限で、「いつでもいいので終わったら提出してください」となれば高い集中力を継続的に発揮することは難しいでしょう。
資料や課題の作成でもそうですが、締め切りまで時間があると「まだ大丈夫」と違うことを考えてしまう人もいるでしょう。
目の前のことに完全集中するということができない状態です。
もう一つは、時間がたっぷりあると「ああでもない、こうでもない」とか「いや、これはこっちのほうがいいかもしれないな」とキリのない迷いが生じて、なかなか前に進めることができなくなってしまう人もいるでしょう。
締め切りの直前になってくると「やらなきゃやばい」と選択肢がなくなることで一気に仕上げることができるようになりますよね。
余計なことを考えることなく、とにかく仕上げることに意識が向くのです。
このことに私が気づいたのは、大学に向けて受験勉強をしているときでした。
電車に乗って高校に通学していた私は、毎朝の通学電車も勉強部屋でした。
座れないと勉強ができないので、確実に座るために早く家を出て、空いている各駅停車に乗ります。
そして各駅ごとに、「ここまで覚えよう」などと決めてゲーム感覚で取り組んでいました。
たいてい、１駅間が２、３分ですので、その時間的制約があるからこそ集中できている自分を発見しました。
それ以降は自宅で勉強をするときにもストップウォッチや砂時計を多用するようになりましたが、やはり時間を意識すると集中力が高まります。
机の上にストップウォッチを置くだけで自分との競争が始まります。
マラソンでは42・１９５キロ走るわけですが、Ａ地点まではどれくらいのタイムで走ればＯＫで、Ｂ地点まではどれくらいのタイムで走るのか、と小さな単位に落とし込んで、そこまでをそのペースで走ろうと思えば、目の前のことに集中しやすくなります。
時間的制約をうまく利用して、資料を作るときには前述の通り、「Ａの資料を作る」といった漠然としたことではなく、その資料を作るために必要な材料と手順まで噛み砕きましょう。
そして取りかかるときには、「グラフ２の考察を書く」のは15分だと決め、タイマーを15分に設定してスタートしてみましょう。
このときは、なるべくスマホのタイマーではないほうがいいでしょう。
他の通知が鳴ってしまうと気が散って、集中が途切れてしまうからです。
気合で集中力を高める必要はありません。
誰にでも集中できているときと、集中しなければならないのにできていないときがあるものです。
ちょっとした工夫で誰もが集中状態に入ることができるのです。
このように、小さな締め切りをどんどん作って短距離走を繰り返していきましょう。
目の前のことへの集中力が高まるはずです。
段取りした通りに仕事がサクサクとこなせていく感覚の、虜になりましょう。
Utilizeatimer/Setatimeタイマーを活用する
39メールも電話も固めて対応する
「あー、いちいち段取りを考えるのがめんどうくさい。
思いつくままにやろう」と仕事を始めたら、効率は間違いなく下がります。
その典型的な例としては、書類をコピーして、少し他の作業をしていたらまたコピーする必要が出てきたので、また別の書類をコピーしにいって。
と思ったら、「あれもコピーしておけばよかった」と、コピーをし忘れていたまた別の書類を思い出して……、と、バタバタ落ち着きがなく、無駄な動きが多い状態です。
１日の流れを読んで段取りを考えていたら、コピーはまとめてすれば効率的だということがわかりますよね。
なぜそうなってしまうのかと言うと、やるべきことを頭の中に溜めてしまうからです。
「忘れないうちにやっとかなきゃ」と、思いついたことに振り回されてしまっている状態です。
だから頭の中は空っぽにすることが重要なんですよね。
居酒屋などでキッチン内の動きを見ていたらわかりますが、ある程度同じ料理の注文が入った時点で同時に取りかかれば効率良くさばくことができますが、注文が入るたびに、何も考えずに順番にこなしていたら、とても効率が悪いものです。
段取りを考えるときには、まとめてできるものはないかということを常に考えておきましょう。
これはコミュニケーションにおいても同じことが言えると思います。
今は電話やメールだけでなく、ＳＮＳなどでメッセージやチャットを使って仕事のやり取りをすることが増えています。
いつでも簡単に連絡が取れることは確かにメリットだとは思いますが、それに振り回されてしまっている人が少なくないことも事実です。
「あの書類を作ろうと思っていたのに、作れずに終わってしまった」と、ランダムに入ってくる連絡への対応によって、せっかく立てた段取りや計画が狂ってしまったという経験をしたことがある人もいるでしょう。
ずっとメーラーやチャットなどを開いたままにしていると、当然ながら新しいメールやメッセージが来ていないかを細かくチェックすることになりますし、新着のメッセージがあったらどうしても気になってしまいます。
せっかく他のタスクに集中していたのに、それによって集中が途切れてしまったら効率は下がってしまいます。
一度集中力が切れたら、同じくらいのレベルの集中力を取り戻すには15︱20分必要だと言われていますから、もったいないですね。
私はタスクに集中する時間は、メーラーは閉じて、よほどのことが予想されるとき以外はスマホも着信音やバイブ音が鳴らないように設定しています。
電話に着信があったら、あとでまとめて折り返しの電話をします。
電話が鳴ったからといって、すぐに出ないといけない理由もありません。
そうすると、電話で伝えたかった内容をメールで送ってきてくれる人もいます。
ですから、やたらと電話をするクセがある人も注意が必要です。
電話をしてはいけないのではなくて、相手の仕事の邪魔になっているかもしれないということを認識しておく必要があります。
電話をするならば質問することを整理してからにする。
電話を切ったあとに「あぁ、あれも聞かなきゃいけなかったのに」となって、またすぐに電話をかけたりしていては、いかに段取りが悪いかということを露呈してしまいます。
スマホは私たちにとってはツールであるはずなのに、あまりにも多くの人がスマホに支配されているように見えます。
段取りをすることは、状況に振り回されることではなくて、あらゆる状況において自分が主導権を握りながら着実に足を前に進めていくことなのではないでしょうか。
そのためには、「今じゃなきゃ本当にいけないのか」、「あとでまとめてできないか」ということを考えればいいのです。
Taketheinitiative主導権を握る
40中長期計画の緊急度を高める
多くの人が抱える悩みの一つは、緊急度が高く、重要度が低い業務で１日が終わるということではないでしょうか。
緊急度が高い急ぎの仕事が舞い込んできて、それをこなしているだけで仕事をした気分になりますが、重要な仕事はこなせていないまま……ということにもなりかねません。
目の前に飛び込んできたものは目立ちますが、毎日それに追われていると、重要だけど長期的で時間をかけて行うものはいつまでたっても手つかずになってしまいますよね。
そして時間が足りなくなってきてから「ヤバイヤバイ」となってしまう。
例えば私の場合で言うと、本を書くことは１日、２日で終わるものではありませんから、だいたい２、３カ月かけて１冊を書きます。
２００ページの本を書くために毎日５ページずつ書いたとしたら、40日で終わる計算が立ちます。
そこで「そうか90日で仕上げればいいのに40日で終わるからまだ取りかからなくても大丈夫だな」と思って、毎日目先の仕事ばかりに手をつけていたら、「やばい。
あと１カ月しかない」となってしまうのです。
ギリギリで余裕のないときに急いで書き上げると薄っぺらいものになってしまったり、見直す時間がなく質の低いものになったりしてしまいます。
ですから、このように中長期的に取り組む仕事のような、緊急度は低いけれども重要度の高い仕事をいかに計画的に進めるかということが、質の高い仕事をするためには大切なのです。
仕事を受けたら、まずは重要度と緊急度でマッピングをしてみましょう。
１緊急でかつ重要であること２緊急ではあるが重要ではないこと３緊急ではないが重要であること４緊急でも重要でもないこと言うまでもなく４の緊急でも重要でもないことに関しては、やらないことが望ましいでしょう。
ぼーっとＳＮＳに入り浸ったり、必要のないネットサーフィンをしたりすることがこれに当たります。
生産性の高い人がエネルギーを集中させる対象を決めることから始めるのは、集中するというのは何を捨てるかを決めることだからなのです。
やらなくていいことをやらないということにこだわります。
先ほども言いましたが、優先順位を整理する上で重要なのが３ですね。
どうすればいいかと言うと、緊急度を高めてしまえばいいのです。
緊急度が低いから「まだ時間はあるからいいか」となってしまいます。
簡単な資料作成だけど１週間もあるから、まだ明後日にやればいいか、と言って、その明後日にトラブルが発生して手がつけられないままになってしまう。
緊急度を高めるために、「04期限は自分で決める」でお話ししたように自分で締め切りを作るということが効果的です。
例えば90日で２００ページの本を書くならば、40日後に一通り仕上げる、と決めてしまえば毎日サボらず５ページずつ書かないと間に合わないという計算ができて、毎日そのための時間を確保しようという意識を持てます。
１年くらいの時間をかけるプロジェクトも同じです。
小さなゴールをいくつも作って、上手にプレッシャーを自分にかけると、日々の取り組みの中に緊急度の低いものも取り込んでいけます。
緊急度を高める。
それが最善の対策法だと思うのです。
そうすることで、重要度の低いことに時間を費やす余裕がなくなるのでムダも減ります。
「そんなことしている暇はない」となりますよね。
本当にやらないといけない仕事とはなんでしょうか。
あなたが価値を生み出せる仕事とはなんでしょうか。
緊急度が低いけれども重要度の高い仕事は、時間がかかります。
しかし、それをバッチリと成し遂げてこそ信頼を勝ち取ることができますから、段取りを組むときに緊急度を高めてしまう、に取り組んでみましょう。
Keepyoureyeontheball緊張感を高める
41アポ取りは終わりの時間も伝える
段取りを良くするための鉄則は、締め切りを作ることでしたよね。
ですから、私はアポを取るときに、開始の時間だけでなく終了の時間も伝えるようにしています。
打診をするときから、「30分お時間をいただきたいのですが」「１時間お時間をいただきたいのですが」として、日取りが決まったら、「それでは13：00︱14：00でよろしくお願いいたします」と伝えます。
時間の制限ができることで、アイデアをまとめてからアポに向かうことへの意識を高められるからです。
その時間内で終わらせようと思えば、余計なことをグダグダ話している暇はなくなります。
縛りがあるからこそ、その中でなんとかしようと考え始めるので、その時間の密度が濃くなっていきます。
もちろん、世間話が不要だと言っているのではありませんし、相手との関係を深める上ではそれも重要な要素の一つだと思います。
しかし、時間の制限がないと、世間話が長引いてしまって内容のない打ち合わせになってしまった、質問が中途半端なままで終わってしまった、ということになりかねないのです。
そして、その打ち合わせがいつ終わるのかを事前に伝えることは、相手が１日の段取りを考える上でも重要ですし、自分にとっても重要です。
相手も時間内に重要な話を伝えようと思って準備します。
「お、やばい。
まだあと三つ詰めておかないといけない話がある」と思えば、端的に話して、スパッと結論まで持っていこうというスイッチがオンになりますよね。
上手に時間の制約を利用することで質が高まります。
会議も同じですね。
会議の段取りを決めるときにも、終わりの時間をなるべくタイトにして設定しておきましょう。
「話し合うことがちゃんと終わらないと困るから」と、会議時間を長めに取る人もいますが、時間的な余裕があることで余談が多くなったりして、ダラダラと進行してしまいがちです。
ミーティングルームが予約制の企業なら、あえて短めの時間で取るのも効果的ですね。
そうやって時間の制約を設けておくことは打ち合わせや会議の質を高める、つまり生産性を高める上ではとても重要なのです。
私は、ランチミーティングを積極的に取り入れています。
カジュアルに情報交換をしたり、相手との距離を一気に縮めたいときにはランチの時間を利用して、食事しながら会話します。
あまり話をしたことがない人やＳＮＳ上でつながった面白そうな人をいきなりディナーに誘うのはハードルが高いかもしれませんが、ランチならば誘いやすいですね。
一緒に食事をすると、自然と互いに親近感が湧いてきて、思わぬところから協業できるかもしれません。
ランチミーティングをお勧めするのは、何よりディナーと比べて時間がきっちりと決まっているということです。
ランチであれば、たいてい１〜１時間半くらいですよね。
ディナーの場合は、後ろにアポがあるということがランチと比べて少ないですから、ずるずると行ってしまう可能性があります。
二次会、三次会と続いてしまうことだってありますよね。
私はディナーを楽しむことも大好きですが、生産性が高いのは圧倒的にランチミーティングです。
ランチミーティングで出た面白いトピックをそのまま持ち帰って午後に話を進めることもできますから、一晩置くよりもモチベーションが高い状態で進められるのもいいですね。
アポも会議も、時間的な制約があるから生産性を高めることができます。
そのために、始まりの時間を決めるのと同時に、終わりの時間も決めて共有しておきましょう。
Thetimeismoney時は金なり
42場所を選んで集中力を高める
集中して仕事がしたいときに集中できないことは、ストレスになりますよね。
集中力を高める方法は様々ですが、私は環境の力はとても大きいと思っています。
なんと言っても人は環境に大きな影響を受けるものです。
学生の頃、勉強しようと思って自宅の机の前に座ると気になる本が目に入り、勉強せずに終わってしまった……、という経験をしたことがある人は、少なくないのではないでしょうか。
ですから、私は家では本の原稿は書かないし、仕事も最低限のことしかしないと決めています。
私がそもそも怠け者だとわかっているからです。
ソファがあれば、快適なソファの上でくつろぎながらパソコンを触りたくなってしまいます。
そうすると脳は活性化されるどころか、おやすみモードに入ってしまうので、眠気に襲われたり、ダラダラしたりしてしまいます。
気合で乗り越えようと思っても、そううまくはいかないものです。
大切なのは、「ここに来たら集中できる」という場所を持つことです。
皆さんは、自分が集中できる環境を持っていますか？私は集中して一気に仕上げたい仕事があれば、お気に入りのカフェに行きます。
必要なものだけをテーブルの上に出せば、ついつい気が散ってしまうものに手を伸ばしたくなることもありません。
そして、少しざわざわした環境のほうが、静まり返った場所よりも集中できることが心理学の研究でもわかっているのです。
Ｗｉ︱Ｆｉが利用できるところも多いですが、オフラインになっているほうが集中しやすいので、あえてＷｉ︱Ｆｉのないカフェに行くこともあります。
そして、パソコンをフルに充電して、電源はなるべく持ち込まない。
そうするとパソコンの充電が持つ間がタイムリミットになるので、集中力も高まるのです。
場所の力、時間の力をうまく利用して集中力をコントロールすることは、誰にでもできることです。
ジムに行くのと同じようなイメージです。
今は運動器具が安く手に入るので、安くすませようと思えば会費を払ってまでジムに行かなくてもいいように思います。
しかし、器具を安く手に入れても数回使ってお蔵入り、ということはよくあることです。
ジムに「行く」、それに適した環境に行く、という行為がとても大切で、「行く」からやります。
「せっかく来たのだからちょっと頑張るか」となりますよね。
いつでもできる、どこでもできるは「やらない」ということにつながってしまいやすいのです。
今では働き方が柔軟になっていますから、社外でも仕事がしやすい環境が整っていることも多いでしょう。
上司にカフェに行って集中して仕事を仕上げたいということをきちんと申し出たら、許可が出る会社もどんどん増えているようです。
しかし、もちろんそうではない人もいるはずです。
その場合は例えば、仕事の段取りを組むときに、社外での打ち合わせと打ち合わせの間隔を少し大きめにとっておいて、その時間にカフェで一気に資料を作ったり、新しいプロジェクトのブレインストーミングをしたりするのも効果的です。
「ここ！」と思える場所を見つけて、どこでやるかということを段取りに含めてみましょう。
集中力をコントロールできる術が身につくと、仕事は断然捗るようになります。
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43付箋でタスクをうまく管理する
タスクを全て見える化する。
これはタスク管理において不可欠なことです。
見える化するから全体を俯瞰することができますし、抜けなくタスクをこなしていくことができます。
タスクを見える化していないから、いつも突然降りかかってきたタスクに振り回されてしまいます。
タスクに振り回されていると、いつまでたっても緊急度は低いけれど重要度の高い仕事を前に進めることはできません。
あなたの仕事の成果を決めるのは、いつも重要度の高いタスクです。
緊急度も重要度も高い仕事はちゃんと進めることができると思いますが、緊急度が低いのに重要度が高いタスクはなかなか手つかずのままになってしまって、締め切りや期日が近づいてから「やばい、どうしよう」となってしまうのです。
今私は、京都を拠点に小さな会社を経営しながら、講演や講座、研修などのために日々いろいろな場所を転々として仕事をしています。
その一方で、海外にいる外国人のビジネスパートーナーとも毎日たくさんのやり取りをしているので、スケジュールはもちろんのこと、日々のタスクを的確にマネジメントできないと大変なことになってしまいます。
仕事柄、自分で計画を立てながら仕事を動かしていくことが必要なのです。
だから私は月間スケジュールで大きな予定を把握し、毎週日曜日に週間ごとの計画をしっかりと立てます。
そのときに１週間分のタスクを、見える化させるのです。
今はスマホなどでtodoリストを管理したりできますし、私もいろいろなアプリなどを試しましたが、原始的にも付箋を使ってタスクを管理するのが最も効果が上がるという結論に至りました。
付箋でタスク管理することの大きなメリットは二つです。
何より自由度が高いこと、常に手元に置いてあるのでいつでも確認ができること、この２点が圧倒的なメリットなのです。
１日１ページでノートに付箋を貼って順番を工夫しながらタスクを配置させていきます。
具体的な行動計画が目に見えるようにすることで、いちいち「さて、何をしようか」と考えなくてすみ、だらだらとスタートを遅らせてしまうのを防ぐことができます。
また、私の場合、文章を書くことが多くありますが、調子が良くて、ついつい没頭してしまうことがあります。
そうすると、他の仕事が回らなくなってしまうのですが、そんなときにも手元に付箋ノートがあると、「そろそろ次の仕事に移らないとやばいな」と思えるのです。
そして、予定は計画通りに進まないことが多いものです。
付箋だと配置換えが簡単なので、予定がずれても的確な行動をとることができます。
相手の都合などで予定がずれ込むことだってあるでしょう。
30分急に空いたとしたら、何かについてのリサーチをスマホでできます。
想定外のことが起こることに苛立っても何も進みませんし、そもそも予定は予定通りに進まないものと想定して、フレキシブルに予定を組み替えられないことが問題なのです。
突発的な仕事が舞い込んできても、付箋ノートの上で、どこに配置すればいいかを考え、明日に回しても問題ないものは明日に回す。
これも簡単にできてしまいます。
付箋でタスクを管理するときの注意点を挙げましょう。
まず、一つひとつの行動は客観的に誰でも理解できるレベルまで小さな単位に落とし込むことが大切です。
「一口サイズに」といつも言っていますが、シンプルに落とし込みができていないような複雑なTodoリストでは結局つまずいてしまって、実行できない可能性が高いからです。
タスクは全部見える化しましょう。
そして１週間単位、１日単位で、動かせない予定と照らし合わせながら、どこで何をすると効果的かを整理してみましょう。
CreateaclearToDoListタスクは見える化する
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