「整頓」は、5Sの中でも特に重要です。
アレコレ探し回らないためにも 「整頓」をしましょう。
「カンタンにできる整頓」を 「くふう」しましょう。
そうすれば、ムリなく、「くり返し」 続けることが可能になつてきます。
１ 整理のつぎは「整頓」
整理をしっかり、そして整頓
「整理」のつぎが「整頓」。
効果ある整頓をおこなうためには、 整理をキッチリしておくこと。
不要なモノを職場から追放して、必 要なモノだけを職場に残す。
その必要なモノが、 「いつでも」「誰でも」 「取り出せて、使える」 状態にしておくのが「整頓」です。
置き場所を決める（定置化） その場所を表示する（表示化） そのためには、必要なモノの置き場 所を決めます。
ふだんよく使うモノは 身近かに、そうでもないモノは少し離 れた場所に。
そこに行けば、必ずそれ があるようにします。
これが「定置化」です。
置き場所が決まつたら、その場所を 表示します。
つまり「表示化」です。
「○○の置き場所は、ここ」と、み んなに知らせるための表示です。
たとえば、ラジオペンチの置き場所 を、道具棚のいちばん上の段の右端と 決めたとすると、その場所に「ラジオ ペンチ」と書いたラベルを貼つて表示 します。
ラジオペンチ自体にもラジオ ペンチと書いたラベルを貼ります。
さらに、ラジオペンチが道具棚の中 のどのへんにあるのか、全体のマップ があると探しやすくなります。
「定品管理」と「定量管理」
置き場所を決めて表示した後の整頓 方法には、モノによって２通りありま す。
■定品管理 工具や道具など、くり返し使うモノ は、使った後は必ず元に戻すようにし ます。
このように「くり返し使うモノ」 の整頓の管理方法を「定品管理」と呼 びます。
＊置き場所を決めて表示をする ＊決められた場所に戻す 置き場所を決めたら、使った後、必 ず元に戻します。
すると次に使う人は、 そこに行けば必ずあるので、探し回る ことがなくなります。
■定量管理 職場の中には、「くり返し使わない モノ」もあります。
たとえば、製品を作るための材料や 部品。
材料は、製品を作るたびに減っ ていく。
部品は、製品に組み付けるた びに減っていきます。
またコピー用紙や宅急便の送り状な どの消耗品。
使うたびに減っていく。
使ったあとは元には戻さない。
これらは在庫がゼロになったら、 困った状態になります。
在庫がゼロに なる前に、必ず補充する管理が必要で す。
これらの管理方法は「定量管理」 と呼びます。
＊置き場所を決めて表示する ＊在庫がゼロになる前に補充する ◇ 「定品管理」と「定量管理」ができ ていると、必要なモノが、いつでも、 誰でも、すぐに取り出せて、使える状 態になつています。
２ 使つたら元に戻す「定品管理」
5 測ヒ C=, ロロ 管 理 の3つ の コ ツ 職場の中には、 ＊ 「みんなで使うモノ」 ＊ 「くり返し使うモノ」 があります。
たとえば、工場の現場で使う道具や 固定具あるいは測定具。
また事務の職 場で使うプリントアウトしたファイル やデータなどです。
これらは、 ＊使ったあと、元の場所に戻します。
これが「定品管理」です。
定品管理のコツは、つぎの３点です。
●見つけやすく ●取り出しやすく ●元に戻しやすい
●「見つけやすく」するためには、 「置き場所」や「置き方」「収納方法」 をくふうすることです。
●「取り出しやすく」するためには、 「収納の仕方」をくふうします。
●「戻しやすく」するためには、 「管理方法」をくふうします。
◇ こうして定品管理を確実におこなえ ば、見つけやすく、使った後も、決め られた場所に、ムリなく戻すことがで きます。
つぎに使う人が、探し回るこ とがなくなります。
１日に「５分間探す」と
「探す時間を少なくする」 定品管理の目的は、ここにあります。
いくら「作業の効率化」を考えても、 必要な道具を探し回っているようでは 何も始まりません。
仮りに社員１人が「１日に５分間」 モノを探していたら― ―。
年間の就業日数を２６５日で計算す ると「１３２５分」になります。
これを６０ 分で割って時間に直すと、 約２２時間です。
つまり、１年のうち 「約３日間」は、仕事をせずに、「モノ を探しているだけ」になります。
３ 「見つけやすい」「取り出しやすい」場所
「手の届く範囲」が 最適の場所
「見つけやすく」 「取り出しやすく」するには、 「見つけやすい場所」に置くことです。
「取り出しやすい場所」でもあります。
ひんばんに使うものは、 「手の届く範囲」に置きます。
よく使うものは、すぐに取れる場所 に置きます。
胸や腰のあたりのところ が、見つけやすく取り出しやすいで ・しよヽつ。
つぎによく使うものは、 「目の位置より下」 「ひざの位置より上」の位置に保管し ます。
手を伸ばせば取れる範囲です。
高い場所や低いところは、 「ひとくふう」を
「目の位置より上の場所」 「ひざの位置より下の場所」 このような高い場所や低いところに 保管されたものは、 「見つけにくい」 「取り出しにくい」 手を伸ばさないと取れない。
体を曲げ ないと取れない。
しかし、限られたスペースを有効に 使うためには、これらの高い場所や低 いところにも、保管することがありま す。
「取り出しやすいくふう」が、必 要になります。
「クローズド管理」から「オープン管理」へ
扉が閉じた状態では 中が見えない
すぐに手の届く最適の場所に置かれ たとしも、日隠しの状態で保管してい ては、見つけにくい、取り出しにくい。
引き出しの中にしまっておかれた り、棚の中に入れて扉が閉じられてい ては、中の状態がわかりません。
必要 なモノがあるのか、ないのか、いちい ち開けてみないとわからない。
これで は管理の目が届きません。
このように日隠しされた状態を、 「クローズド管理」と呼びます。
さらに、取り出すために、いちいち 扉を開けないと出せない。
引き出しを 引かないといけない。
これもメンドウ です。
どこからでも 見える状態にしておく
これに対して手の届く場所に、どこ からでも見える状態で、モノを管理す る方法を「オープン管理」と呼びます。
棚の扉を取り外して、常に中の状態 が見えるようにしておきます。
また、 引き出しの中ではなく、板などに掛け て常に見える状態にしておきます。
「何が、あるのか」「何が、ないのか」 ひと目見て、すぐにわかります。
「垂直置き」「ななめ置き」のくふう
「垂直置き」「ななめ置き」は 離れた場所からでも見渡せる
オープン管理にしたとき、 「水平置き」ではなく、 「垂直置き」や「ななめ置き」 が良いでしょう。
「水平置き」だと、ある程度近くに 寄って、上から見下ろさないと全体が 見えません。
しかし「垂直置き」にす ると、少し離れたところからでも全体 が見渡せます。
◇ ただ「垂直置き」は「置く」のでは なく「吊す」ので、フツクなど引っ掛 ける器具が必要です。
また重いものは「吊す」ことに適し ていないので、「ななめ置き」が良い でしょう
「垂直置き」「ななめ置き」は 取りやすい
「水平置き」は並べたとき、近くの ものは取りやすいのですが、離れたと ころに置いてあるものは、取りにくい。
「垂直置き」では、取りにくいところ はありません。
また、ひざより下にあるものは、 「ななめ置き」にすることで、取りや すくなります。
●引き出しを透明にする 引き出しの中に入れてしまうと、中 が見えない。
しかし、透明樹脂の引き出しにする と、中が見えます。
これなら「オープ ン管理」になり、中に入っているモノ がひと目でわかります。
●収納されているモノを デジヵメ写真に撮る 収納されているモノをデジカメ写真 に撮って、プリントアウトしたものを 扉に貼り付けます。
いちいち扉を開け なくても、中に入っているモノがわか ります。
●箱の高さを低くする 伝票を入れておく箱の高さが高くて 中身が見えない。
高さを半分にしたら よく見えるようになりました。
収納ケースを「見える化」する
４ 「元に戻しやすいくふう」
口を広くして 戻しやすくした
使つたら元に戻す。
「元に戻しやすいくふう」 を考えてみましよう。
●戻す口を広くして、戻しやすくする 【どヽヽふいつ一副】 筒から取り出すときは、カンタンに できますが、使った後の道具を、ふた たび筒の中に戻します。
そのとき、筒 の国が小さいので、そのつどネライを 定めて戻していました。
【くふう後】 筒をやめて「じょうご」にしました。
口が広いので、戻すときもラクに戻す ことができるようになりました。
バーにひっかけやすくした
●マジックテープの輪で、戻しやすく 【どヽ「小う一則】 清掃用の小さなホウキは輪になった 細いヒモをつけて、バーに引っかけて いました。
輪がふにゃふにゃして、や りにくかつた。
【くふう後】 ヒモをやめて、マジックテープで輪 にしたものに替えた。
ラクにバーに掛 けられるようになりました。
１本のラインで 戻しやすく
●並べた資料の背にラインを引く 並べた資料の背表紙に、斜めのライ ンを１本引いておきます。
資料が全部そろっているとき、まつ すぐな１本の線になります。
その中の １冊を誰かが持ち出すと、そこのとこ ろだけ、ラインがズレて段になります。
全部そろっているのか、そろつてい ないのか、ひと目見ただけでわかりま す。
また、どの資料を持ち出したのか、 ラインが段になっている箇所を見れば わかります。
番号をつけて 戻しやすく
●体温計とケースに同じ番号を 病院での「くふう」です。
【くふう前】 体温計がよく紛失していました。
後から衣類の中から見つかるものも ありましたが、なくなってしまうもの がほとんどでした。
【くふう後】 そこで、体温計に番号を付け、その ケースにも同じ番号をつけました。
③ の体温計は、③ のケースに戻しま す。
以前よりも戻りがよくなりました。
◇ たとえば、病院に１００本の体温計 があつたとします。
１本なくなっても 気がつきません。
また１００本が９８ 本 になっても困りません。
しかし、９０ 本、８０ 本と減っていくと、 ようやく少ないことに気がついて、
「体温計が少なくなった」とわかりま す。
また２０ 本も少なくなったのでは、 仕事にも差し障ります。
しかし、この時点で探したのでは、 なかなか見つかりません。
なくなった のは、かなり以前のことですから。
◇ そこで、体温計に番号をつけて、 ケースにも番号をつけました。
① のケースに⑥ の体温計が戻ってい ないと、「⑥ の体温計が戻っていない」 と、そのとき、すぐに気づきます。
ｌ本でもなくなると、なくなつた時 点で気がつくので、すぐに探せば発見 される可能性も高くなるのです。
こうして、以前より戻りが良くなり ました。
形跡（けいせき）管理
●形跡管理 よく使われるのが、「形跡管理」と いう手法。
置かれている「モノの輪郭」 を描いておく方法です。
持ち出した後、 その輪郭が残るので、元の場所がわか りやすく、戻しやすい。
●姿絵 工場などでは「形跡管理」を「姿絵」 という呼び方で、工具や道具の整頓に よく使われています。
●姿絵プラス番号 ①②③④⑤⑥と番号をふって管理し ます。
工具や道具に番号を貼りつけて、 その置き場所にも同じ番号をつけま す。
③ の道具は③ の場所に戻すという やり方です。
「姿絵」をしても形が似ているもの は、戻す場所に迷うときがあります。
ハッキリ区別したいときは「絵姿プラ ス番号」を使うとわかりやすい。
写真を使うて戻しやすくする
●写真で姿絵を 戻しやすくする「くふう」に、写真 を使う方法があります。
同じ大きさ、同じ形の箱に、それぞ れ種類のちがう部品が入っています。
こんなときはまちがって取らないよう に、まちがって戻さないように、写真 を使います。
まず、置き場所を決めたら、その場 所に置く箱の写真を撮ります。
箱の中 の部品が見えるような撮り方をしま す。
その写真を戻す場所に貼ります。
この部品の箱は、どこに戻せばよいの か、すぐにわかります。
写真を使った「姿絵」です。
●すべてそろった状態を写真に撮る 掃除道具がすべてそろっている状態 を、写真に撮って貼っておきます。
何 が戻っていないのか、すべて揃ってい るのか、写真と見くらべると、すぐに わかります。
グループを色で区別する
●道具箱ごとに色で区別 モノを、それぞれのグループで分類 する場合などは、色を使うと区別しや すい。
たとえば、Ａ道具箱には赤色の帯を 描き、その中に入っている道具類には 赤色テープを巻いておきます。
同じようにして、Ｂ道具箱には緑色 の帯を描き、その中の道具には緑色の テープを巻きました。
使う道具がちがってくる作業では、 道具を色で区別をして、お互いに紛れ ても、すぐにわかるようにしました。
●ファイルを色で管理 ○○営業所に関する資料や一覧表 は、すべてのフアイルに紺色のシール を貼ります。
戻す場所にも同じ紺色の シールをつけておきます。
●色のラインで棚を区別する 前のページで「並べた資料の背にラ インを引く」事例を紹介しましたが、 何段もあるときは、資料につけるライ ンに色をつけて、色によってこの資料 は何段目の棚に戻すのか区別すること ができます。
・固定する【持ち出せない】
●ガムテープを作業台にビスどめ 【′ヽヽふう一削】 梱包作業をする職場には、ガムテー プがたくさん置いてあります。
梱包をするとき、ガムテープを探す ことがたびたびありました。
【くふう１ １】 そこで箱を用意して「ガムテープ置 き」とし、使った後のガムテープは、 この箱に戻すようにしました。
ところが「置き場所」を決めても、 持ち出されたまま戻らないことが、し ばしばありました。
しかたなく、つい つい買ってしまいます。
ガムテープは 高価なものではありません。
みんなは 「きつちり管理する」という気持ちが、 うすいのかもしれません。
【くふう１ ２】 ガムテープを作業台に、「ビスどめ」 しました。
持ち出さないようにしたの です。
２個とめてあればｌヵ月は交換 しなくて済みます。
また「ビスどめ」が１カ所だけでは 不便なので、３カ所に「ガムテープの ビスどめ」を作りました。
梱包作業は、この近くでやるように
しました。
持ち出すことができないの で、十心になるまで使い切ります。
以前に比べて、ガムテープを買う数 が大幅に減り、おおいに経費節減にな りました。
●鉛筆をヒモでつなぐ ちょっとメモができるように、コピー 機の横の小さな台に鉛筆を置いていま した。
ところが、しばしば持ち出され てなくなることがありました。
そこで持ち出されないように、鉛筆 にヒモをつけて、ヒモのはしをコピー 機本体につけました。
持ち出されなく なりました。
●短縮番号を受話器に 社内の電話の短縮番号一覧をバウチ して机の上に置いていましたが、どこ かに紛れてなくなることがありまし た。
そこで、よく使う短縮番号だけ抜 き出して受話器に貼り付けました。
持ち出し板の作成 誰かが道具を持ち出していくと、つ ぎに使いたい作業者は、その道具がそ こに戻ってくるまで待たないといけな い。
急ぐ場合などは、いま使っている のが誰なのかわかると助かる。
誰が持 ち出したのか、わかるようにしたのが 「持ち出し板」です。
【持ち出し板の使い方一 板の上部には道具の名前を表示し て、その下にフックをつけます。
各人が自分の名フダを用意して、 「持ち出し板」の下部に掛けておきま す。
道具を持ち出すときは、道具の名前 の下にあるフックに、自分の名フダを 掛けておきます。
使い終わつたら、名フダを元の場所 に戻す。
こうすることで、誰が道具を 持ち出したのかわかります。
広い場所では 記号と番号で表示 倉庫など広い場所の中でのモノの管 理には、記号や番号を使った管理がよ く使われています。
たとえば棚が３ つ並んでいる場合、 それぞれの棚を、Ａ ・Ｂ ・Ｃと記号を つけて区別します。
棚の段と列は、番 号で区別します。
たとえば、部品箱に「Ａ１ ３１ ２」 と表示してあったら、その箱は、 「Ａの棚の」 「左から３列目」 「上から２段目」 となります。
これが部品箱「Ａ１ ３１ ２」の定位 置となります。
探しやすいように「表示」を大きく したり、２カ所につけたりします。
また入日の壁などに、倉庫全体の地 図を貼ったりします。
見やすく、わかりやすい「表示」をする
「○○の置き場所は、ここです」 みんなに知らせるための「表示」で す。
近くに寄つてよく見ないとわから ないような表示では困ります。
文字は、 大きく、ハッキリと。
色を使って目立つようにするのも良 いでしょう。
また表示の形をくふうし て、 一方向からだけでなく、どこから でも見えるようにします。
「整頓」のまとめ。
「定品管理」のまとめ
◆整頓とは、必要なものが 「いつでも」「誰でも」「取り出せて」 使える状態になっていること。
◆そのためには「置き場所」を決める その場所を「表示」する。
◆整頓の方法は、 「定品管理」と「定量管理」の2通りがある。
◆定品管理とは、 「くり返し、使うもの」 「使つたら、元に戻すもの」の管理方法のこと。
◎ 定品管理のコツは、 「見つけやす<」 「取り出しやすく」 「戻しやす<する」ことです。
① 「見つけやすく」「取り出しやすく」するには、 ・特に、よく使うものは、 「目の位置より下」「ひざより上」の場所に保管する。
・扉のをい「オープン管理」|こすること。
扉があったり、引き出しの中の「クローズド管理」は、さける。
・「水平置き」より「垂直置き」や「ななめ置き」。
② 「戻しやす<」する「くふう」 ・ラインで戻しやすく。
・姿絵で・番号で・写真で・色で、戻しやすく。
・持ち出せないようにする。
５ 在庫を切らさない「定量管理」
使えば減っていくモノ 元に戻さなくてよいモノ
使ったあと、元に戻さなくてよいモ ノがあります。
たとえば、製品を作る 材料などは製品を作っていけば減って いきます。
なくなる前に材料を補充し ないと、仕事ができなくなります。
宅急便の送り状やコピー用紙などの 消耗品もこれに当たります。
使えば減 ります。
元に戻さなくてもよいが、在庫を切 らさないようにします。
在庫がゼロに なってから、あわてないようにします。
そのための管理方法として、 「カムアップ方式」と「２ビン方式」 があります。
●カムアップ方式 ここまで少なくなれば「補充する」 という印をつけておきます。
こんな「くふう」があります。
コピー用紙の束が重ねて置いてある 場所の側面に、あらかじめ赤いライン を入れておきます。
ひと東ずつ使って いき、赤いラインより束が少なくなっ たら注文します。
ラインの横にラミ ネート加工したフダが吊ってあり、注 文する業者の電話番号が書いてあるの で、すぐに注文できます。
● ２ビン方式 箱を２つ用意します。
ＡとＢ、どち らも同じモノを入れておきます。
まずＡの箱のほうから使っていき、 Ａの箱が空になれば、引き続いてＢの 箱のものを使います。
Ｂを使っている 間に、空になったＡを補充しておきま す。
こうすれば在庫切れということが なくなります。
身近な例でよく見かけるのが、トイ レツトペーパーです。
トイレツトベーパーは、たいてい 「２つ」用意してあります。
ひとつが 使い切って芯になっても、もう一方が 残っていれば大丈夫です。
もう一方が なくなる前に、新しいトイレツトベー パーをセットします。
２ビン方式
●補給治具を「回転式」に 組み立てラインの作業のひとつに、 リング状の部品を組み付けるという作 業がありました。
【くふう前】 作業者の横には、 一方向固定の棒が あり、そこにリング状の部品を数本か けておく。
使い切ると別の人が補給し ていました。
補給のタイミングが合わ ず、「手待ち」といったロスが発生し ていました。
【くふう後】 引っ掛ける棒を、 一方向の固定から、 Ｔ字型の回転式にしました。
Ｔ字の両方にリング状の部品を掛け ておき、 一方から使っていきます。
使 い切ると、クルッと回してもう一方を 引き続き使います。
その間になくなっ たほうを補給します。
「手待ち」と いつたロスがなくなりました。
●部品ケースを「２ビン方式」に 部品ケースを上の段と下の段に分 け、まん中に「仕切り」を作ります。
仕切りはスライド式です。
下のケースの中の部品から使ちてい き、下のケースが空になると、まん中 の仕切りを引きます。
すると、上の ケースの部品が、下のケースに落ちて きます。
仕切りを元に戻して、下の部品を使 い切るまでに上のケースに部品を補給 します。
補給するタイミングがわからず、在 庫ゼロになってあわてることがなくな りました。
カムアップ方式
●先入れ先出しの「ねじ箱」ケース 「ねじ」を入れておく小さな箱は、 専用のケースに収納しています。
このケースは縦長で、上から入れて いきます。
ケースの下に、箱の抜き取 り口があり、ここから、ひと箱ずつ抜 いていきます。
ケースの中央が溝になっていて、箱 の減り方がわかるようになっていま す。
溝に印がついていて、その印より 箱が少なくなれば、補給します。
その印の横には札が掛けてあり、 「ねじ箱」の発注札になっています。
※先入れ先出し＝在庫品を取り出すと き、保管期間の長いものから順に取 り出していくことです。
● エアーパッキン専用の回転台 【くふう前】 エアーパツキンは筒状に巻いてあり ます。
かさばるものなので扱いにくい。
必要分をカットする際もハサミで切り 取るが、やりにくかった。
【くふう後】 エアーパッキン専用の台を作りまし た。
回転台にパイプを立てたもの。
こ のパイプに筒状のエアーパッキンを通 します。
立てた状態にすると扱いやす 回転台の中心部分に小さな赤い円を 描いておきます。
エアーパツキンが残 り少なくなってきて赤い円が見えてき たら、残り少なくなってきたことがわ かります。
ストツクを倉庫から運び出 し、つぎを用意しておきます。
発注点管理
補給の方法をルール化する
「カムアップ方式」の場合、ここま で少なくなったら「補給」するという 印をつけておきます。
「その印より少なくなったら」 「補給」します。
「補給の方法は、どうするのか」 ルール化しておきます。
発注フダ
たとえば、コピー用紙が少なくなっ て赤いラインが見えたら、業者に電話 をして、コピー用紙を注文します。
そ れは「赤いライン」を見た人が電話し ます。
すぐに電話できるように、業者 の電話番号を書いた「フダ」を目につ くところに吊っておきます。
このフダがないと、「業者の電話番 号を調べて、電話する」ことになりま す。
そうなるとスグにはできません。
誰でも、スグ注文できるように、必 ず「フダ」は用意しておきます。
◇ もう「ひとくふう」して、「フダ」 のウラには「発注中」と書いておきま す。
注文をした人が、フダを「ウラ返 し」ます。
今「注文しています」ということが 誰でもわかります。
二重に注文したり、 注文しなかったり、ということがなく なります。
注文のコピー用紙が届いた ら、フダをオモテに戻します。
◇ このように「在庫が少なくなった」 ことを知るとともに、必ず「補給の方 法をルール化」しておく必要がありま す。
「整頓」のまとめ。
「定量管理」のまとめ
◆整頓とは、必要なものが、 「いつでも」「誰でも」「取り出せて」 使える状態になっていること。
◆そのためには「置き場所」を決める その場所を「表示」する。
◆整頓の方法には、 「定品管理」と「定量管理」の2通りがある。
◆定量管理とは、 「使えば減るもの」 「元に戻さなくてよいもの」の管理方法のこと。
◎ 定量管理のポイントは、在庫がゼロになる前に補給すること。
そのための方法として、 「カムアップ方式」と「2ビン方式」がある。
① 2ビン方式とは、 容器を2つ(AとB)用意して、どちらも同じものを入れておく。
まず「A」から使っていく。
「A」がなくなると、次|こ「B」を使う。
「B」を使っている間に「A」を補給する。
② カムアップ方式とは、 在庫をストックしている保管場所に、 「これ以上、少なくをれば、補給する」という印をつけておく。
その印の箇所より少松く怠れ|」|「補給」する。
③ 「発注フダ」を用意して、そのフダを使って注文する。
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