第３章大事な仕事に集中する「仕組み」をつくろう──Ｂ象限を最優先する法
31トラブルや失敗の元凶は何か？それは起こるべくして起きる32緊急度は低いが重要度は高い──Ｂ象限の仕事Ｂ象限ってどんな仕事？33ミスがミスを呼ぶ〝ＡＣ人間〟になるな負のスパイラルから抜け出す絶対的な方法34一見つまらないことから始めようなぜコツコツ続けることが大切なのか？35Ｂ象限の仕事がもたらす三つのメリット先回りで時間が生まれる36大事なことはわかってはいるができないあなたへこうして時間を確保しよう37未来をつくる仕事ってどんな仕事？これがＢ象限の仕事だ！38Ｂ象限に投資し続ければ仕事はどんどん大きくなる複利効果を実感しよう39やらない勇気やらないという決断がしやすくなる技術310段取りは仕組みづくりこうすればよい結果が自動的に出続ける
第３章大事な仕事に集中する「仕組み」をつくろう──Ｂ象限を最優先する法
31トラブルや失敗の元凶は何か？緑川君は夜９時からエンジンがかかる緑川君はバリバリ資料をつくっている。
青柳君が声をかける。
「ごめん、ここまではできたけど」「ああ、青柳君。
ありがとう。
助かったよ。
あとは僕が頑張るから大丈夫だよ」青柳君は気の毒そうに声をかけた。
「災難だったね、明日のプレゼン資料を入れたパソコンがクラッシュするなんて」「ああ、でも以前も数回あったからね。
慣れたもんだよ」「そろそろ新しいパソコンに替えてもらうように申請してみたらどうかな」「いやいや、まだまだ使えるよ。
僕はモノを大事にするタイプなんだ」「なら、クラウドとかを使って、パソコンのデータが消えてもカバーできるシステムを入れるとか」「ダメダメ、僕はネットは信じないんだ。
それにめんどくさいしね」「そうか……じゃあ、頑張って」緑川君は腕まくりをして言った。
「よし、長期戦になるかもしれないので夜食を買いに行くか」それは起こるべくして起きるトラブルやクレームはできれば避けたいものですが、無事処理が終わると、何やら達成感を感じることはありませんか？私も以前の小売業でクレームが起きたときは「クレームだよ。
困った」と言いながら、自分が仕事をしている実感をえていることがありました。
しかし、皆さんもおわかりのようにそれらの仕事を続けても時間とパワーを使うだけで結局何も生み出しません。
なぜならマイナスの状態をもとの状態に戻す仕事だからです。
ラクラク仕事をするには、そもそもトラブルやクレームを起こさないことが大事なのです。
つまりマイナスの状態をつくらないことがラクラク仕事を進める秘訣なのです。
これはラクラク仕事をする思考の基本になります。
トラブルもクレームも起きなければそれに費やされる予定の時間が浮きます。
これはトラブルやクレームに悩まされている人にとって、時間が生まれるといえます。
ラクラク仕事を進める思考は「時間をつくり出す思考」なのです。
バタバタ仕事をする人は起きたトラブルをいかに迅速に処理するかを考えます。
「でもトラブルは突然起きるんじゃないの」こう考える方もいるでしょう。
しかしそれは違います。
多くのトラブルやクレームは起こるべくして起きています。
偶然発生したわけでも、運が悪かったわけでもありません。
原因があるから発生しているととらえれば、いかにその原因を取り除くかということが大事なわけです。
ハインリッヒの法則をご存知ですか。
これは労働災害における経験則の一つです。
一つの重大事故には29件の軽微な事故があり、その背景には３００件の異常が存在するというものです。
要するに重大なトラブルやクレームには前兆が必ずあるということなのです。
この前兆を敏感にキャッチして手を打っておくこと、そしてその前兆になりえることにもメスを入れることで、あなたのトラブルやミスは激減するわけです。
結果を出す人へのステップ13トラブルやミスが減れば時間が生まれる
32緊急度は低いが重要度は高い──Ｂ象限の仕事青柳君はいつも定時に帰る緑川君は同僚の山吹さんと雑談をしていた。
「あー、今日は早く帰りたいなあ」「緑川さんはいつも遅くまで頑張っていますものね」「まあね。
でもこのままじゃ体を壊すから、今日は夜10時までに帰るつもりだよ」山吹さんは言った。
「そういえば青柳さんはいつも定時ですね」「ああ、あいつは要領いいからね。
遊んでばかりじゃいけないね」「クスッ」「え、何……」山吹さんは耳元で小声で言った。
「青柳さん、学校に行っているらしいですよ」「学校……ああ、きっと何か失敗したんだろうな。
大変だね。
いまさら勉強なんて」課長が腕を組みながら言った。
「緑川、何言っているんだ。
青柳はプレゼンのやり方や決算書の読み方などを学ぶために勉強しているんだ」「プレゼン……決算書……なんで？」「あのなあ、君も青柳を見習って、ダラダラ仕事せず、何か勉強して自分に投資をしたらどうだ」「はあ」Ｂ象限ってどんな仕事？私たちのやっている仕事を緊急度と重要度の２軸で分けると４つの象限に分けることができます。
緊急度も重要度も高いＡ象限、緊急性は低いが重要度が高いＢ象限、緊急性は高いが重要性が低いＣ象限、緊急性・重要性ともに低いＤ象限に分けることができます。
ラクラク仕事をするにはどの象限に力を入れるべきでしょうか？前項の話の流れでいうと、トラブルの根源となりうる部分が重要でそこに力を入れなければならないので、Ｂ象限です。
Ｂ象限はトラブルやクレームなどのＡ象限の根本となっています。
各々の象限の仕事を具体的に紹介すると、次の図の通りになります。
例えば部下の育成はＢ象限ですが、これを放置すると徐々に緊急度が上がり、別の形でＡ象限に現れます。
部下の育成をしていないから顧客からのクレームになってしまった。
というふうにです。
言い換えると、Ａ象限の事象はＢ象限の仕事ができていないことが原因なのです。
だからこそ、Ｂ象限の仕事に力を入れるとA象限の仕事が減って、本来やるべきことに時間をかけることができるのでます。
いますぐしなくてもいい教育やメンテナンス、計画をつくるなどの行動こそが、仕事をラクラク進める近道なのです。
Ａ象限の事柄は仕事にとってよくない影響を起こす事象です。
ですからＡ象限のことに追われている状態は常に瀬戸際でなんとか食い止めている状態なのです。
それに対してＢ象限の仕事はＡ象限を起こさないだけではなく、仕事にとってよい影響をもたらす仕事です。
時間とパワーをどこに使うのかで、サクサク仕事ができるかバタバタ状態になるのか変わってくるのです。
結果を出す人へのステップ14Ｂ象限に時間とパワーを投資すると仕事がうまく回りだす
33ミスがミスを呼ぶ〝ＡＣ人間〟になるな猫の手も借りたい緑川君「課長、大変です」緑川君は課長席に慌てて飛んでいった。
課長はまたか、という顔で緑川君の報告を聞いている。
「で、見積もりと請求額が異なっていて先方は怒っているわけだな。
どうして手書きの見積もりを出した。
システムがきちんとあるだろう。
それを使えば単純な計算ミスは起きないはずだろう」「ええ、使おうと思ったのですが、どうも使い方にまだ慣れてないのと、手で書いたほうが心が伝わると思いまして」課長はあきれながら言った。
「はあ。
もういい。
とにかく謝罪に行くしかないな。
すぐにアポと先方に出すわび状をつくれ。
あと、それが終わったらこの件の顛末の報告書と再発防止の対策書を今日中に出すように」「え……あ、でも昨日の大蔵印刷へのトラブル報告書も今日中と指示を受けています。
明日でもいいでしょうか」「あのなあ。
君はいったい何やっている。
しっかりしろ」「しっかりといわれても……あ、青柳君、ちょっと助けてよ」負のスパイラルから抜け出す絶対的な方法ミスがミスを呼ぶ。
一難去ってまた一難。
―これらの言葉のように、トラブルが続発することがあります。
運が悪い、という方もいますが、実はこれにはきちんとした仕組みがあります。
二つの循環理論で示すことができますが、簡単に説明すると、いい仕事がいい仕事を生み出し、悪い仕事は悪い仕事を生み出すということです。
まずサクサク仕事を進める人の循環の仕組みです。
サクサク仕事が進む人は先ほどのマトリクスでいうと、Ｂ象限に力と時間をかけるので、Ａ象限の仕事が減り、さらにＢ象限の仕事ができて、トラブルやミスが減り成績が上がります。
逆にバタバタする人の循環のパターンは、トラブルやミスが増えることでＡ象限に力と時間を奪われます。
さらに、本来やらなくてもよい雑務であるＣ象限も増えて、Ｂ象限に力を入れられなくなり、ますますＢ象限が放置されることで、Ａ象限のトラブルが発生するという負のスパイラルに陥ります。
まさに「ミスがミスを呼ぶ」状態になっているわけです。
つまりよい循環になる人はＢからＢへとシフトしていくＢＢパターンに、悪い循環になる人はＡとＣの象限を行ったり来たりしているＡＣパターンになっているのです。
私も前職でＡＣパターンに陥っていったときがありました。
あるとき部下がとんでもない注文ミスを犯してしまい、売れない缶飲料のケースが１０００ケースほど不良在庫化してしまったのです。
私はなんとかミスをカバーしようと安売りをしたり、ほかのお店に引き取ってもらったりと精いっぱい頑張りました。
そうしている間に、本来やらなければならない販売計画が立てられず、また発注ミスが起きました。
すると倉庫や荷受け場に不良在庫があふれかえり、在庫管理に不要な時間がかかり、お店全体の物流にも支障が生じ、他部署からはクレームも出ました。
店長からは在庫処分計画を提出するように言われ、私はどうしていいかわからなくなったのです。
そもそもこのような状態に陥った原因はなんなのか？それはＢ象限の仕事に重点を置くようになったときにわかりました。
まず、部下に対して発注の教育が不十分であったこと、そしてその異常発注をチェックする仕組みがなかったこと、不良在庫の置き場を調整せず置けそうなところに放置していたこと、処分計画を立てておかなかったこと……。
これらは起こるべくして起きた事故だったわけです。
きちんと計画をし、発注の仕組みをつくるなどしておけばこのような泥沼に陥ることはありませんでした。
この状態から抜け出せたのは、Ｂ象限のことを行ったからです。
状況を整理し、メンバーで会議を開き、処分計画をつくり、発注の教育も行いました。
他部署にも根回しをして協力してもらいました。
もちろんすぐにＡＣ状態から脱却したわけではありません。
でも半年ほどたつと発注ミスは減り、それに比例して在庫も減りました。
そうすると、作業効率もよくなり、みんなのモチベーションも上がります。
つまりＢ象限をコツコツと継続して実施し、比率を上げることが仕事の循環を変えることなのです。
結果を出す人へのステップ15Ｂ象限の比率を上げる
34一見つまらないことから始めよう緑川君、決断を下す同僚の藍川さんに声をかけられた。
「緑川さん、英会話スクールに通っているんですって。
すごいですね」「いやいや、それやめちゃったんだ」「えっ、どうしてですか」「１カ月通ったけど、どうも結果が出なくて」「そうなんですか。
でも１カ月で結果ってわからないんじゃないと思いますけどね」「ああ、でもね、こういうのはダラダラ続けちゃダメなんだ。
やめどきが大事だからね」そこに課長が声をかけてきた。
「おい、緑川。
ここ数カ月、効率向上委員会のレポートが出ていないけどどうなっているんだ」「はい、課長、あのプロジェクトは一時活動停止としました」「なんだと、そんなこと聞いていないぞ」「あれ、言っていなかったかな。
最初の2回は会合しましたが、どうもみんな集まりが悪く、それに劇的な効果が見えなかったので」課長はあきれながら言った。
「あのなあ、あれは君の提案で始めたことじゃないか？たった2回で終わってどうするんだ」「ええ、私も残念だと思いますが、結果が出ないものをダラダラ続けてはいけないと」「わかった、もういい」「あの、課長……私の決断間違っていましたか……あれ」なぜコツコツ続けることが大切なのか？結果が出ないことを続けていると、本当にゴールに着くのかと心配になることがあります。
それはまったく釣れない釣りのようで、ウキにまったく反応がない状態が１時間続くと「本当に魚がいるのかな」と心配になることに似ています。
私たちはすぐに結果が出る仕事をやりたがりますが、実はすぐに結果が出る仕事よりも、すぐに結果が出ないとしてもコツコツと積み上げていく仕事のほうが非常に大きな力になりえるのです。
なぜなら緊急度の高いすぐに結果が出るＡ象限の仕事には再現性がないからです。
再現性とは、一度成功したことがあったとしたら、その成功した方法が別の事象に使えるかどうかということです。
逆にＢ象限の仕事は再現性があるので結果も継続し安定性があるのです。
例えば、二人の営業マンがある大きな商談をまとめたとしましょう。
一人は棚からぼたもち的にライバル社が商品を欠品させたことで商談がまとまりました。
もう一人は継続的にコツコツと信頼関係をつくり上げてまとまりました。
両方とも結果は同じであっても、そのあと結果が継続的に上がるかどうかは違います。
前者の営業マンはまた棚からぼたもちのようなラッキーが続くとは限りませんが、後者の営業マンは信頼関係がますます強くなるので継続的な受注が見込めます。
仕事をサクサク進めるためには、テクニックや裏技はなく、ただＢ象限の仕事をコツコツと積み上げていく必要があるのです。
私の研修では受講生の方にはＢ象限の仕事を黙って３カ月続けてください、と助言します。
それはＢ象限の仕事に対しても、すぐに見返りを求める方が多く、結果が出ないとやめてしまう方が多いからです。
私もそもそも継続することが苦手でした。
だからこそ、自分のできる範囲で「続けることを習慣化」することに力を入れています。
毎朝のジョギング、毎日のブログ、毎日の執筆など、始めるときは少し大変ですが、継続が習慣になるとやらないほうが気持ち悪くなります。
続ければ続けるほど見えるものや感じるものも変わってきます。
ブログは10年間続けていますが、周りの方からの評価も徐々に上がって、いまは毎日数百名の方にご覧いただいています。
また自分自身の自信にもつながりますし、本を書く際のデーターベースにもなっています。
ですからすぐに結果が出ない地味な仕事ほど、続ける意味があります。
３年とはいいませんが、せめて３カ月は続けてみてください。
そうすると部下の方が、いまあなたがしている仕事をするようになったり、あなた自身が判断することが減ってくるなど、必ず変化の実感がわくはずです。
結果を出す人へのステップ16地味な仕事も３カ月。
すぐに結果が出ないものほど続ける
35Ｂ象限の仕事がもたらす三つのメリット緑川君、担当替えを却下されるこんばんは、みどりんです。
皆さんにご報告です。
なんと、なんと、今月はノルマを達成しました。
実に１年８カ月ぶりの快挙です。
みんなから拍手をもらってつい涙を流してしまいました。
ただ、課長はどうも私よりもライバルのＡを評価しているようで、少々納得できません。
確かに奴は現在８カ月連続で目標をクリアしています。
おそらく、担当地域に恵まれているからでしょう。
クレームやトラブルもほとんどありません。
今日は後輩のＫに営業同行し、アシストしたと褒められていました。
そこで今日僕は課長に担当替えを提案したのですが、逆に叱られました。
「君はいつまでそんなこと言っているんだ」と。
僕は不公平を訴えただけなのに……。
この会社に僕の居場所はないのか。
そろそろ寝ましょう。
おやすみなさい。
先回りで時間が生まれるＢ象限に力を入れだすと必ずよいサイクルになります。
私は仕事は農耕型と狩猟型があると思っています。
狩猟型は目の前の結果を求めるタイプ、農耕型は最初は結果が出ませんが、徐々に安定的に結果を得られるタイプです。
私が知っている限り、結果を出している方はすべて農耕型です。
数年前にある若者二人が1億円のビジネスを完成させたと話していました。
すごいな、と思ったのですが、素晴らしいとは思いませんでした。
ビジネスの世界で大事なのは、一発当てることよりも継続的に利益を生み出せるかどうかなのです。
案の定、その二人はそのあと消息を絶ちました。
獲れるだけ獲って終わったのでしょう。
いまがよければいいのではなく、大事なのはこれから先も結果を出し続けることです。
野球で例えるならファインプレーが上手な選手よりも、どんなプレーでも安心して見ていられて、安定して結果を出す選手が求められるわけです。
Ｂ象限に力を入れると大きく３つのメリットが得られます。
一つ目は先ほどお伝えした「安定的な結果」です。
二つ目は本章の最初で述べた「トラブルや事故に巻き込まれにくくなる」です。
これはＢ象限のメンテナンスや計画、マニュアルの作成などがトラブルや事故を防ぐからです。
万が一、トラブルにあっても軽微ですみます。
三つ目は「自分の時間が生まれる」というメリットです。
Ｂ象限の仕事はいまの仕事ではなく、仕事を先回りする仕事です。
先回りで片づけることで余計な作業が減ります。
例えば取引先にこまめに進捗報告を送ったり情報を連携するという行動は「信頼構築」や「根回し」となりＢ象限の仕事です。
これを行うことで、相手からの不信感や誤解を防ぎ、不要な説明の時間や急な問い合わせが減り、その結果、あなたの時間が生まれるのです。
Ｂ象限をしっかりとすることが仕事をサクサク進める成功要因になるわけです。
結果を出す人へのステップ17Ｂ象限をする人は、仕事の先回りができる
36大事なことはわかってはいるができないあなたへ覚醒した緑川君緑川君は夢の中にいた。
祠があり、緑川君は絵馬に自分の願いを書こうとした。
しかし何度書いてもなぜかすぐに消えてしまう。
「なんだ、これは」と絵馬を投げ捨てると、仙人のようなおじいさんが現れた。
「こら、なんてことするんだ」おじいさんは絵馬を持っている。
「だって、この絵馬おかしいんですよ。
だから……」「おかしいのはあなたじゃ。
このままじゃいつまでたってもライバルの青柳君に勝てないぞ」「そう、それを書こうとしていたんですよ。
青柳君がミスを起こして成績が下がるようにと」「ばかもん。
そんなこと思っているから、全然ダメなんじゃ」「じゃあ、どうすればいいんですか」「Ｂ象限をやることじゃ。
どうして気がつかないんじゃ」「Ｂ……Ｂ象限」緑川君は目が覚めた。
「そうかＢ象限か。
そうだ、Ｂ象限」緑川君はＢ象限の大事さに気づいた。
「今日こそはＢ象限の仕事をやるぞ」意気揚々と緑川君はまず目の前の書類から片づけ始めた。
同僚の藍川さんが声をかける。
「緑川さん、すごく頑張っていますね」「ああ、ぼくは気づいた。
大事なことをコツコツしなきゃならない。
だから今日こそは年間計画をつくるんだ」「すごい。
応援していますね」「ああ、見ててよ。
早めに雑務を終わらせて、午後は腰を据えて計画をつくるからね」午後５時。
「緑川さん、総務からお電話です」「ああ、またか、なんだよ。
……はい、もしもし緑川です。
え？生産性アップに関するアンケートが出ていない。
わかりました。
すぐに出します」課長からも声がかかる。
「緑川、悪いが、1年前の大川物産に提案した書類、どこに行ったか知らないか」「え……わかりました。
調べます」緑川君は頭を抱え込んだ。
「こんな状態でＢ象限なんてできないよ」こうして時間を確保しようＢ象限の大事さがわかっていても、なかなか手がつけられないという方が多いと思います。
例えば教育をしなければとわかっていても、横から別の仕事が入って延期したことや、非常時の備えを考えようと思ったが、別の仕事が入り先送りになったなどの経験は皆さんにもあるでしょう。
Ｂ象限の仕事をやろうと思ったけれど結果的にできなかった原因の多くが、Ａ象限の仕事に追われて時間がなくなることです。
Ｂ象限の仕事は期限がなく、逆にＡとＣ象限は期限が決まっているので優先させてしまいます。
ですから多くの方が「まず、緊急な仕事を片づけて、それから空いた時間でＢ象限の仕事をしよう」というふうに考えます。
しかしこれではいつまでたってもＢ象限の仕事ができません。
私自身もこの失敗を長年してきました。
例えば受けたいと思った研修も多忙で受けられなかったり、部下の教育も先延ばしになっていきました。
もちろん、やろうという意思はあります。
仕事の大事さも理解しています。
でも時間がないという状態です。
これは時間がないのではなく、時間をつくることができなかっただけなのです。
時間をつくるということは、自ら時間を確保することです。
前項でお話したように数多くの雑務（もちろんあなたが重要だと考えている仕事かもしれない）が時間を確実に蝕んでいきます。
これらの敵から時間を守るにはただ一つの方法しかありません。
先にＢ象限の仕事を計画に入れることです。
次の絵にはコップが二つ並んでいます。
まず、左側のコップに大きな石を入れます。
そして次に小石を入れます。
さらにコップをトントンしながら細かい砂を入れます。
そうすると左側のコップはほぼいっぱいになります。
次に右側の同じ大きさのコップに左のコップの中身を入れ替えていきます。
ただし逆の方法で入れ替えていくのです。
まず細かい砂を入れて、次に小石を入れて、そして大きな石を入れます。
しかし、この方法では大きな石は入らずこぼれ落ちてしまいます。
仕事の計画の立て方も同じで、細かいものから入れていくと大きなもの、つまりＢ象限の仕事はできなくなってしまうのです。
だからこそ。
左側のコップのように、先にＢ象限の仕事を計画に入れることが、Ｂ象限の仕事のやり方なのです。
もちろん先に計画に入れたとしても、緊急な案件でできないこともあるでしょう。
しかし、時間が余ればＢ象限をやろうという計画よりも確実にＢ象限の比率は上がります。
やろうと思ったＢ象限の仕事は先に計画に入れること、具体的には来週の木曜日の14時から16時まで部下の教育を行うというふうに、手帳に書き込むことです。
そうすればその時間にＢ象限の仕事ができる確率が大幅に上がるのです。
結果を出す人へのステップ18Ｂ象限の仕事は先に計画を入れることで実施率が上がる
37未来をつくる仕事ってどんな仕事？緑川君、実はＢ象限をやっていた緑川君は落ち込んでいた。
そこに同僚の藍川さんが声をかけた。
「緑川さん、どうしたの？」「あ、……あまりのひどさにショック受けているんだよ」そう言ってマトリクスに落とし込んだ自分の仕事一覧を見て肩を落とした。
「Ｂ象限がないんだよ。
僕ってダメだね」藍川さんは腕組みして質問をした。
「Ｂ象限って、期限は決まっていないけど大事なことよね。
緑川さん、たくさんできているじゃない」「え？僕が……」「ええ、例えば、この前見せていただいた、アイデアのノートと失敗ノートはB象限じゃないかしら」「あの、思いついたアイデアを書いたノートと、失敗を振り返るための失敗ノートが……そうか……Ｂ象限があってよかった」「まだあるわよ。
緑川さん、総務の方と仲がいいじゃない。
あれは信頼関係構築にあたるんじゃないかしら」「そうか……藍川さん、ありがとう。
知らずにやっているＢ象限もあるのは驚きだよ」
これがＢ象限の仕事だ！年賀状作成はＢ象限にあたります。
私自身はずいぶんご無沙汰している方と年賀状のやり取りを介して、また再会したケースがありますので、自分の中ではＢ象限です。
皆さんにとってもそれが信頼関係の構築などにあたるのであればＢ象限の行動に値します。
広義でいうと、会社内での挨拶などもＢ象限にあたります。
会社の風土づくりやコミュニケーションになることがあるからです。
このように私たちは知らず知らずにＢ象限をきちんとやっているのです。
ここでは代表的なＢ象限の仕事を紹介していきましょう。
□後輩・部下を育てる仕事部下に任せるよりも自分でやったほうが早いと思うのは当然です。
教えるのは時間もかかりますしパワーもいります。
しかも教えたからといって相手がその通りできないこともあります。
しかし、自分でやり続けるということはいつまでも自分が頑張らなければならないということになります。
また部下が起こすトラブルには教育不足に端を発したものが多くあります。
つまり教育をするということは、自分の時間をつくりトラブルを防止するというメリットになるわけです。
よい教育の仕方は計画的にすることです。
空いた時間などではなく、計画を組み、コツコツと継続して教育の時間をつくりましょう。
□人間関係構築信頼関係構築もコツコツと行うものです。
例えば定期的な挨拶や、情報共有などを行うことで貯金と同じように積み上がっていきます。
何かことが起きたときにこそこの信頼関係構築は効果を発揮します。
メールなどの間接的なコミュニケーションや、直接顔を合わせて行う直接的なコミュニケーションを入り交ぜて信頼貯金を重ねていきましょう。
□リスク管理いまは起きていないけれど起きる可能性のあるトラブルなどに事前に手を打っておく行動です。
例えば、海外旅行に行くときに傷害保険に入るなどはこれにあたります。
仕事では、大事なファイルをクラウドに保管したり、こまめにバックアップを取る行動や、災害が発生したときの緊急連絡先などを用意しておくなどの行動を差します。
□計画策定目標をつくり、それを達成するための工程を組み立てます。
将来に備えて貯金しようと考えたとします。
余った金額を毎月貯金するというやり方ではなかなか貯金はできません。
そのためにまず目標額を決め、その目標を達成させるためにどのような方法で溜めていくのか、を考えます。
こうすることで実行中に計画通りに進んでいるのか、それともこのままでは目標達成できないのかがわかります。
もし目標達成ができないのなら、それに対しての策を考えることもできます。
計画がない仕事は、場当たり的で不安定な結果になりがちです。
また計画を立てることで安心して自分自身の仕事ができるので、計画を立てる時間は確保したいものです。
□今後の飯のタネこれは新製品の開発、新規顧客の開拓、基礎研究や市場調査などがあてはまります。
例えばいまは売り上げが順調であっても、これからずっと同じ製品が売れ続けることはありません。
ですから、売り上げが落ちる前に、次のタネを仕込む必要があるわけです。
□メンテナンス業務で使う機械や設備の点検や手入れをすることです。
これをしておかないと故障して業務に悪影響が出たり、場合によっては運営自体に支障が出ることがあります。
無形なもののメンテナンスも大事です。
例えばマニュアルや仕組みなどのメンテナンスもしておかないと、生産性が下がったりするのです。
□企業のブランド価値向上これはブランド広告だけではなく、メセナといわれる企業が資金を提供して行う文化芸術への支援などにより社会的な評価を受ける行動のことです。
ブランドはコツコツと積み上げていくものですので継続性が求められる行動です。
□財産保全広義でいえば会社の財産をいかに守るかという行動になります。
具体的には売上債権の管理や、在庫の管理などによるロスを減らすなどの行動もこれにあてはまります。
このほかにも、様々な仕事があるわけですが、これらに共通しているのが「いまの仕事ではなく先の仕事」であるということです。
緊急性が低いがゆえに意識的にＢ象限をやっていくことが大事です。
結果を出す人へのステップ19Ｂ象限は先の仕事。
それをやることで仕事を減らすことができる。
38Ｂ象限に投資し続ければ仕事はどんどん大きくなる緑川君のＢ象限比率緑川君は今週の自分のスケジュールを分析した。
「なるほど、今週のＢ象限比率は12％か」緑川君は誇らしげに藍川さんに手帳を見せながら言った。
「すごーい。
ところで青柳さんはB象限比率どのくらいですか」「え……、どうだろう」そう言って青柳君は自分の手帳を開けて計算を始めた。
「きっと青柳君は僕の倍くらいなんだろうね」緑川君がそう言うと、青柳君は少し言いにくそうに言った。
「えっと63％かな」緑川君はあっけにとられながら言った。
「あのさあ、そこまでしなくてもいいんじゃないの。
別にいまの君は順調じゃないか」「ああ、いまはそうだけど、投資だと思っているんだよ」「投資？なんの？」「将来、楽しみながら仕事するためかな」複利効果を実感しよう私が投資の大事さに気づいたのは30代になってからです。
『金持ち父さん貧乏父さん』（ロバート・キヨサキほか／筑摩書房）という本を読んで目からうろこが落ちました。
すぐに少々の貯金をどう投資するべきかと銀行に行ったのを覚えています。
当時の私は経済的に余裕がなかったのですが、いつか自分の生活はラクになると考えていました。
しかし、その考え方を変えてよかったと感じています。
なぜなら投資をしない以上、リターンはないからです。
お金だけではなく、自分への投資も大事です。
自分への投資とはＢ象限の仕事に投資をすることです。
Ｂ象限に時間と力を投資すれば「ラクラク」というリターンが返ってきます。
お金の投資と同じで、少額だと少額のリターンがありますし、金額が増えるとリターンも多くなります。
投資の魅力は複利効果があることです。
複利とは投資のリターンをさらに投資することでリターンの加速度が増すことを意味します。
私がこの複利効果に気づいたのは、会社の昇格試験に合格したあとのことです。
ステップが一つ上がると、待っていたのはさらに難しい勉強でした。
部下の数が多くなるとさらに教育に時間をかけなければなりません。
しかし、考え方を変えると、勉強するからステップが上がり、さらに高度な勉強ができる、するとさらにもっとレベルの高い勉強ができるようになる、これはまさしく複利効果です。
部下の教育をしているときも複利効果を実感します。
これを次のように図に表してみましょう。
このように投資をすればするほど返ってくるリターンは大きくなるわけです。
ちなみにお金の投資はリスクがありますが、Ｂ象限の投資にはリスクはありません。
確実なリターンが見込める投資なのです。
逆にいえば投資をしないとリターンはありません。
投資もしないのに仕事がラクになるわけがない。
ということは頭に刻んでおくべきです。
投資のリターンで生まれた時間や労力などは再投資していきます。
勉強をして知識をつける。
経験をして経験値を上げる。
そうするとビジネスの武装力がアップします。
すると任せられる仕事のレベルが高くなるわけです。
いい経験値が手に入り、さらによい仕事が任せられるというわけです。
仕組みをつくると、自分が関わる労力が減るというリターンもあります。
例えば、マニュアルをつくると部下からの問い合わせや相談が減りますし、ダブルチェックの仕組みをつくるとミスやトラブルが減ります。
早めの予防やリスク管理をしておくとトラブルが起きたときに最小限の労力で対応できるのもリターンの一つです。
このようにＢ象限に力を投資し続ける人は、さらにラクラク仕事ができて、その生まれた時間がさらにＢ象限に投資できる複利効果が生まれるのです。
結果を出す人へのステップ20Ｂ象限の投資を増やせば複利的にリターンも増える
39やらない勇気緑川君、青柳君からテクニックを盗む今日も緑川君は仕事に一生懸命。
午前は半年間の計画をつくったが、午後に予定していた溜まった書類の整理はできそうになかった。
「あーあ、やることがいっぱいあるなあ」藍川さんが緑川君の独り言に反応した。
「何か手伝いましょうか」「ああ、でも大丈夫。
総務から言われた若手社員のアンケートは自分で書かなきゃ。
あと仕入れ先からの評価のお願いも今日までだしね」藍川さんは気の毒そうな表情で聞いている。
「あ、思い出した。
そういえば社員食堂の業者変更の説明会って今日だったよね」「え。
ああ、そうだったかしら」次の日、緑川君は青柳君に聞いた。
「君は昨日、社員食堂の説明会に来てなかったけど、どうしたの」青柳君は少し驚いた様子で返事をした。
「え？あれって昨日だったのか。
あーついうっかり」「へえ、完璧な青柳君が珍しいね。
じゃあ、総務からの若手社員のアンケートは」「うーん、そんなのあったかな」「あったよ。
1週間前に課長から渡されたじゃないか」「そういえば……」緑川君はどや顔をしていると、課長が声をかけた。
「なんだ緑川君がやると言っていた書庫の整理はまだ終わっていないのか」「ええ、昼からいろんな仕事が入りまして」「でも、青柳はきちんと終わっているぞ」「え、でも青柳は昨日、食堂の業者変更の説明会にも来ていないし、若手社員のアンケートの件も忘れているんですよ」課長は青柳君を見て言った。
「そうなのか、青柳」「はい、緑川君の言う通り、すっかり頭から飛んでおりました。
申し訳ありません」「珍しいな、まあいい……。
それより緑川、君は実行力がないなあ。
やると言ったことはやらなきゃ」「え!?まあいい……って何」やらないという決断がしやすくなる技術やらなければならない仕事が山積みだ、という方も多いでしょう。
そんな状態のときは、どれからやっていくかと考えてしまいがちですが、ここで別の選択肢を持つといいですね。
それは「やらない」という選択肢です。
ラクラク仕事をするためには、時には「やらない」という取捨選択もありなのです。
「やらない」という判断はなかなかできないという方が多いものです。
しかし仕事のラクラク状態をつくるには、この判断をしなくてはなりません。
まず、どうして私たちが「やらない」という判断を苦手とするのかを考えましょう。
私は1年から2年おきに仕事用のカバンを買い替えます。
そのときに中身を新しいカバンに移すのですが、不要なものが増えているのに気がつきます。
いつのまにか「使うかも」という発想でカバンには多くのものが入っているのです。
移し替えの際に、減らそうと思うのですが、これがなかなかうまくいきません。
「使うかも」という発想が邪魔をするのです。
仕事も同じで「できるかも」だとか「やっておいたほうがいい」という発想が、仕事をやらないと決めるのを邪魔します。
このようにやらないという判断は非常に難しいものなのです。
そこで「やらない判断」を加速度的に進める秘訣を伝授しましょう。
まず期間限定でやらないことにします。
やらないという判断をする際に怖いと感じるのは、本当にやらなくていいのかと疑うからです。
ですからこの疑いを緩めるとやらないという決断ができます。
そこでやらない期間を設定して、その期間後にまたもとに戻すことができるという条件をつけます。
そうすればやらないリスクより、やらないことによりメリットを感じて、結果的にやらずにすますことができるわけです。
もう一つは「すっぽかす技術」です。
あえてやらずに忘れたふりをすることをすっぽかすといいます。
または、「とぼける技術」ともいいます。
重要な会議や人との待ち合わせなどをすっぽかすといけませんが、社交辞令やすっぽかしても迷惑がかからないことであれば、あえてすっぽかすという技も使うべきです。
私は関西人ですが、子供のころから何かをお願いすると「考えておく」という返事を受けました。
関西以外では「真剣に前向きに考える」という意味でとらえますが、関西では多くの場合に考えることさえもしないという意味合いにとられます。
つまり考えることをすっぽかすということです。
和を保つために、相手への印象を悪くしないために一度は受けても、時にはすっぽかす。
それも仕事をやらない秘訣の一つです。
そして奥義は、そもそも自分が本当にしないといけないことかを考えることです。
周りの協力をえることで、なくなる仕事が多くあります。
例えば、お客様にセルフでお願いするということもできます。
使ったものをもとの場所に戻すという意味合いであれば、飛行機で使ったイヤホンを降りる際に乗客が出口で回収箱に入れるというテクニックも納得できます。
このようにその仕事をやらないという技術を駆使して、本当にやらなければならないことをやりましょう。
結果を出す人へのステップ21やらないという選択肢を持つ
310段取りは仕組みづくり緑川君の共有システム「おい、緑川、悪いが本日の会議、１時間前倒しで行うので出席者に連絡をしてくれ」課長が緑川君に言った。
「はい、わかりました」緑川君は返事をして時計を見た。
〝２時間30分あるな。
よし大丈夫〟緑川君はファイルから出席者名簿を探し、一番上から連絡を入れていく。
「あ、営業の緑川です。
総務課長の山口さんはいらっしゃいますか……え、席を外している……わかりました。
戻られたら、お電話をお願いします」電話を切ってまたかける。
「あ、営業の緑川です。
総務係長の横川さんいらっしゃいますか……あ、面談中ですか。
わかりました。
またお電話します」だんだんに緑川君は焦りだす。
時間が30分を切った。
「課長、すいません。
会議の件ですが、連絡が取れない方が８名いらっしゃいまして」「何……８名って半分じゃないか。
何やっているんだ」「何って……必死でお電話しているんですが……」そのとき青柳君が課長に言った。
「課長、大丈夫です、全員に連絡行ってＯＫもらっています」「そうか……さすがだね。
助かったよ」緑川君は不思議そうに青柳君に聞いた。
「僕が君に連絡したのはつい20分前なのに、どうして君が全員に伝えることができたの？」青柳君はスマホを取り出し画面を見せた。
「このアプリを使ったんだよ。
あらかじめ会議メンバーを登録しておいたから、あとはメッセージを入れておけば共有できるよ」こうすればよい結果が自動的に出続けるいつも気合と根性、そして頑張りで結果を出している。
そのような働き方を変えなければなりません。
なぜなら、その働き方では長続きしませんし、不安定さがいつもつきまとうからです。
私がスーパーの店長の指導をしていたときのことです。
20店舗の中に〝スーパー店長〟がいました。
スーパーだからスーパー店長ではありません。
スーパーマンのようなすごい売り場をつくる店長だからそう呼ばれていました。
魚のさばき方、レジ打ち、そして売り場づくりや演出も素晴らしい人でした。
しかし、ある日そのお店に行ったときに課題を見つけました。
店長がいる日といない日の売り場のレベルの差がひどいのです。
結果的に店長の評価もあまりよくありません。
つまり頑張りと評価は連動しないわけです。
ではどのような店長が高評価を手にするのか？それは仕組みをつくれる店長です。
仕組みづくりと聞くと「なんだかめんどくさそう」と思われる方もいるでしょう。
それはそうです。
自分でやったほうが手っ取り早いですし、教えたりする時間もかかります。
しかし、ラクラクな仕事を実現するには、いつまでも自分の力や才能だけに頼っていてはいけないのです。
継続的に結果を出し、成果のブレをなくし、かつラクラク仕事をするためには「仕組みづくり」が欠かせません。
仕事を仕組み化することでトラブルやミスも減るのです。
それは仕組み化する際に、定性的や直感的なことを定量化するからです。
例えば、１００件の取引先に封書で案内を出すことになったとしましょう。
３名ほど部下を集め、案内を封筒に入れ、宛先を書き、封印していきます。
３名それぞれが感性で仕事をしていると、最後に１枚案内が余ってしまったとか、宛先の書き間違いで返送されたなどのミスが出ます。
仕組みがないと個人技に頼ることになり、抜け漏れが出やすくなります。
逆に、例えば宛名書きはシステム化したり、作業を流れ作業にすること、またチェック係をつくることなど仕組み化すると、ミスやトラブルの発生率を抑えることができます。
またメンバーが入れ替わっても仕組みがあれば結果は安定します。
また仕組み化は仕事のスピードをアップさせます。
いまは様々なコミュニケーションツールがありますので、皆さん活用されていると思いますが、中には直接伝えなければ伝わらない内容もありますよね。
そのようなときには「会議」という仕組みも便利です。
会議は一度に多くの人に情報を発信したり共有する機能があります。
私は仕組みは「自分がいかに頑張らなくていいか」を実現するためにつくるものだと思っています。
いま会社を経営していますが、これもすべて仕組みづくりです。
スーパースターのような社員がいなくても、結果が安定して出てくる。
目指すは「勝手によい結果が出続ける」状態なのです。
結果を出す人へのステップ22どうすれば継続的に力をかけず結果を出し続けるかを考える
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