第３章▼▼▼スケジュール管理編

第３章▼▼▼スケジュール管理編

14段取りが良い人はミニ締め切りで進捗管理し、。

15段取りが良い人はやる時間を決め、。

16段取りが良い人は締め切りを守らず、。

17段取りが良い人は時間と仕事の相性を考え、。

18段取りが良い人はスキマを埋め、。

19段取りが良い人は自分にアポを取り、。

20段取りが良い人はがんばらず、。

21段取りが良い人は間隔を決め、。

段取りが良い人はミニ締め切りで進捗管理し、段取りが悪い人はデッドラインで管理する。

仕事をする上で、締め切りは避けて通れません。

期日よりも早く提出すると、「ありがとう。

仕事が早くて助かるよ」と感謝されて褒められますが、１日でも遅れようものなら「プロとしてなっていない」だとか「迷惑だ」などと叱られます。

私たちは納期になんとか間に合わせようと、必死にスケジュール管理をするわけです。

今書いている、この原稿にも締め切りがあるわけで、期日までに書きあげられるか不安に駆られるのは否めませんが……。

「締め切りなんてなくなればいいのに」そう思うこと、あなたにはありませんか？ただ、締め切りがなければ、エンジンがかからないのも事実。

「いつかやろう」は先送りの最たる要因です。

相手方が決めた締め切りがあるからこそ仕事は成り立つ、ありがたやありがたやと思うことにしましょう。

締め切りを守るには、その日付をスケジュール帳に記す、これが普通のやり方です。

でも、これだと納期遅延の確率が高まってしまいます。

ギリギリに着手すると想定外のことが起きたときに対応できなくなるからです。

パソコンの不調やネットがつながらないなどの事態が起こり、仕事が思ったとおりに進まなければ即アウトとなります。

そこでおすすめしたいのが、ミニ締め切りを作ることです。

ひとつの仕事を仕上げるまでには、いくつかの工程があります。

まずは、それらの工程を書き出してみてください。

例えば、請求書をExcelで作るとします。

工程を挙げて矢印でつないでみます。

Excelで請求書を作る→プリントアウトする→上司にハンコをもらう→控えを取る→送り状をWordで作る→プリントアウトする→封筒に宛名ラベルを貼る→封を閉じる→重さを計って切手を貼る→ポストに投函するお客様によっては、「請求書はＰＤＦにしてメールで送ってもらえば結構です」というところもありますが、紙ベースでほしいところがまだまだ多いこの頃。

となると、驚くほどやることがありますね。

それなのに、「請求書発送日」とだけスケジュール帳に書くと、当日になって慌ててやる羽目になり危ないです。

それに先輩社員や同僚にダブルチェックをお願いしたり、上司にハンコをもらったりするのなら、相手の時間も必要となるので、「今すぐ」「今日中に」のお願いはいただけませんね。

そこで、もし請求書発送日が毎月５日だとしたら、ミニ締め切りを設定します。

①請求書作成……前月末日まで②先輩社員にダブルチェックをしてもらう……月初２日まで③上司にハンコをもらう……月初３日まで③封筒に入れ切手を貼る……月初４日までこれまで、ひとつの仕事につき締め切りがひとつだった方は、途中の締め切りをいくつか作りましょう。

そうすることで前倒して余裕を持ってはじめられ、あとは落ち着いてプロセスの手順に従うだけでよし。

周りの人にも喜んで協力してもらえ、進捗管理がうまくいき、遅延なくミスのない仕事ができます。

なお、仕事に慣れてくると、完成までひとっとびで終わらせようとしがちです。

でも、段取りが良い人は、慣れているからこそ慎重に進めます。

もしも請求書に誤りがあれば、お客様に謝ったり再送したりして仕事が増えますし、そそっかしい人と思われるのはもちろんのこと、上司や組織の管理体制まで疑われかねません。

納期遅延やケアレスミスの代償はことのほか大きいので、チェックする時間を持つためにも、ミニ締め切りを設定する習慣を身につけましょう。

段取りが良い人は、ひとつの仕事を複数の作業に分解し、それぞれに締め切りを設ける！

段取りが良い人はやる時間を決め、段取りが悪い人はやることだけを決める。

段取りをととのえるとき、優先順位と並んで大切なのがスケジュール管理です。

「何を」「いつやるのか」、この２つはセットで考えてください。

「何を」に入れるものは重要度で決まり、「いつやるのか」は緊急度で決まります。

優先順位の高い仕事から着手せよ。

そう頭ではわかっていても、仕事はひとつだけではなく、あれもこれもやろうとするとパニックになってしまう。

そんな人のために、うまくスケジュールに落とし込んでいく方法をご紹介します。

まず、スケジュール管理は、「鳥の目」と「蟻の目」の両方で行いましょう。

「鳥の目」とは、全体を俯瞰することを指します。

鳥は空高く飛びながら街全体を見渡していますね。

私たちも真似をして、大きな流れを把握するために、月間や週間の予定を先に立ててください。

日々の計画を立てるのは、そのあとです。

月間や週間予定表は、手帳でもデジタルのスケジューラーでも構いませんが、次の３つを書くといいでしょう。

①アポイントメント、、②締め切り、③ＴＯＤＯ、これらをふまえて月や週の大きな流れを把握すると、常に先読みをして計画を立てる習慣が身につきます。

続いては「蟻の目」です。

蟻は地面や地下を歩き、目の前を見て行動します。

よって蟻の目とは、目先のことや部分をとらえるたとえです。

「蟻の目」でおすすめするのは、毎日ＴＯＤＯリストを作ることです。

段取りが良い人は１日をシミュレーションして、どうしたら成果を上げられるか作戦を立てます。

それを文字にして見える化し、何度も見返してセルフマネジメントに役立てます。

よくあるリストは、やることを思いつくまま箇条書きしたものです。

これはモレを防ぐ効果はありますが、生産性を高めるにはちょっと弱い。

そこで、戦略的なプランに仕上げましょう。

月間や週間予定表で、おおまかな予定を押さえ、ＴＯＤＯリストで行動レベルに落とし込んでいく、そんな二段構えのイメージです。

ＴＯＤＯリストを作る目的は、成果を上げるため。

そこで時間と優先順位を加えてください。

小学校の頃を思い出すと、時間割り表がありました。

１時間目は国語、２時間目は理科というように朝から夕方までやることが並んでいましたよね。

同じようにＴＯＤＯリストも時間軸に仕事を当てはめていくと、行動しやすいです。

はじめに決めるのは帰社時間です。

基本は定時までですが、残業するとしても〇時までとハッキリ数字で決めましょう。

９時に始業、18時に帰るとしたら、お昼休みを除いて実稼働は８時間となります。

昼休みを境にして午前と午後に分けて、前半戦と後半戦のごとく１日の作戦を立ててください。

次に、それぞれの時間帯に何をするかを入れていきます。

真っ先に入れるのは、優先順位が１番の仕事です。

次に２番の仕事というように、優先順位の高い順に入れていきます。

例えば今日中に必ずやる仕事は企画書作り、次にプレゼンの準備だとしたら、朝９時から企画書を１時間で作り、休憩を挟んで10時10分からプレゼンの準備をする、という計画を立てます。

これら大切な仕事は、朝出勤したらすぐにやるような計画がおすすめです。

電話や来客が少なく、集中して自分の仕事に取りかかれるからです。

一方、段取りが悪い人は面倒くさがってＴＯＤＯリストを作りません。

思いつきで仕事をするため、大事な仕事なのに、ついうっかり忘れたり、先送りしたりして、目に見える成果がなかなか現れません。

ひと手間かければ、段取りは良くなります。

鳥の目と蟻の目を持ってスケジュールを管理し、戦略的なＴＯＤＯリストを毎日作りましょう。

段取りが良い人は、やるべき仕事を何日の何時からどのくらいの時間でやるかの計画を立てる！

段取りが良い人は締め切りを守らず、段取りが悪い人は締め切りを守る。

スケジュールミスでなくしたい代表的なものは納期遅延です。

納期を守れなかった原因のひとつは、段取り不足にあります。

では、どうしたらいいのでしょう。

段取りが良い人は、締め切りを守りません。

えぇっ、嘘でしょ!?段取りが良ければ締め切りを守れるはず、とびっくりしないでくださいね。

彼らは頼まれた仕事を締め切りまでにやればいいさ、とは微塵も思っていないのです。

そもそも締め切りというのはデッドライン。

それを死守するには、最終期限の当日になって提出するのでは危険すぎます。

生身の人間ですから急な体調不良や不慮の事故など、何が起きるかわからないので、締め切りを無視して前もって提出してしまえばいいのです。

では、どうしたら締め切りよりも前に提出できるのでしょうか。

それは、もうひとつの締め切りを自分で設定することです。

「いつまでに」という期限を決めるのは、たいてい仕事を発注したり指示する側です。

そこで相手が設定した本来の締め切り日を「Ｙｏｕｒ締め切り」と名づけ、それとは別にもうひとつ、「Ｍｙ締め切り」と名づけた期限を作ります。

「Ｍｙ締め切り」は、「Ｙｏｕｒ締め切り」よりも１日以上前に設定してください。

これは他人とではなく自分と交わす約束です。

次に、「Ｍｙ締め切り」までに仕事を終わらせるには、どれくらい時間が必要かを見積ります。

このとき気をつけたいのは、全部で２日間かかる仕事だと思っても、余裕を持って時間を確保することです。

定型業務や慣れた仕事なら１・５倍の３日間ほど、アイデアを出すなどあれこれ考えたり、はじめての仕事なら、少なくとも２倍の４日間くらいは見ておきましょう。

となると着手日がおのずとわかり、遅くとも「Ｍｙ締め切り」の３日前や４日前に取りかかろうと計画を立てられますね。

計画を立てたら、忘れないようにスケジュール帳に書きましょう。

書いてほしいのは全部で４つあります。

ひとつ目は「Ｙｏｕｒ締め切り」、つまり本来の締め切りです。

２つ目は「Ｍｙ締め切り」、３つ目は着手する日、４つ目は処理をする予定のすべての日に「〇〇をやる」とタスクとして書き入れることです。

このとき小さく黒字で書くと、あとで見落とす心配もあるので、２つの締め切りは赤色で書くとか、マーカーで目立たせるとか視覚に訴える工夫をしましょう。

そうやって納期逆算で計画を立てると、遅延はなくせます。

前倒しで仕事を進めると、慌てることなく落ち着いて取りかかれて、見直しや修正する時間を持てます。

また、予想外のことが起きたとしても納期を守れます。

本来の締め切り日には、すでに仕事を手放しているので暇になっているはずです。

段取りのおかげで生み出した時間を次の仕事に充てるなどして、主体的に仕事に取り組みましょう。

もう締め切りに追われることなく、先手で仕掛ける習慣を身につけるのです。

立場を変えて、あなたが誰かに仕事を頼むときを想像してみてください。

「はたして締め切りに間に合うのかな」「遅れるのではないか」などとハラハラしながら待つことはありませんか？段取りが良い人は、そんな相手の気持ちや不安を察知して、締め切りよりも前に届けて安心させます。

一方、段取りが悪い人は本来の締め切りしか予定に書きません。

間に合わせればいいんでしょと、のんびり構えていて、「まだ３日も先だし」と放っておきます。

するとだんだん納期が迫り、前日や当日になって慌ててやることに。

たとえ締め切りに間に合ったとしても、修正や見直しをすっ飛ばすので品質は劣ります。

逆に品質を上げようとすると今度は納期に遅れてしまうのです。

段取りが良い人は２つの締め切りで管理します。

その理由は前倒しで仕事に取りかかり、余裕を持って対処できるからです。

進捗管理がうまくいき、納期よりも前に提出できて、品質も良く相手を満足させることができます。

あなたもぜひ「Ｍｙ締め切り」を作ってみてください。

段取りが良い人は、本当の締め切りの前に自分だけの締め切りを設定する！

段取りが良い人は時間と仕事の相性を考え、段取りが悪い人は無頓着。

脳の働きや体内リズムは、１日を通して同じではありません。

そのため同じ仕事であっても、時間帯によって、はかどることもあれば、ダラダラ続けてしまうこともあります。

９時から18時まで働くとしたら、お昼休憩を含めて９時間あるので、３時間ずつ３つの時間帯に分けます。

それぞれに相性の良い仕事があるので、参考にしてください。

まずは、９～12時です。

これは、集中タイムと名づけました。

朝デスクに座ると、業務のはじまりはメールチェックからという人も多いはず。

ですが、パソコンに触るとメールやネット検索など、あっという間に時間が過ぎていきます。

電話や来客の少ない貴重な午前中を「軽度な作業」に充ててはもったいないと思います。

午前中に重たい仕事をこなして、午後は軽微な定型業務をこなす。

この流れを習慣にすると、成果の高い１日となるでしょう。

午前中は頭が冴えていて、オフィスが静かなことが多いので、考える仕事に向いています。

本来業務（07項参照）のほか、ビジネス文書を作成したり、企画を立てたり、判断を下す仕事などを入れましょう。

集中タイムは自分との闘いです。

そのため、できるだけ割り込み仕事や周囲の雑音を遮断するといいでしょう。

私はいろいろ試した結果、パソコンとスマホのメール受信音をオフにしました。

また、デスクワークをするときはメーラーを立ち上げず、メールの受信に気づかない環境にしています。

スマホは身につけたりデスクに置かず、視界に入らないところに置いたりしまったりしています。

続いて12～15時は、コミュニケーションタイムと名づけました。

もちろんお昼休憩はしっかり取りましょう。

忙しいからとランチの時間を惜しんで、一人デスクで菓子パンをかじって済ませる人もいますが、栄養不足では脳も働きませんので、席を立って食事に行くなり気分転換するなりしてはいかがでしょうか。

また、早帰りやワークライフバランスが推奨され、職場のノミュニケーションがめっきり減った昨今、週１回いえ月１回でもいいのでメンバーとランチを取り、人間関係を作っておくのも効率上効果的な方法だと思います。

ランチのあとは、お腹いっぱいで眠気が襲ってくるため、一人デスクに座るとウトウトしてしまい、作業効率が下がりかねません。

ですからコミュニケーションタイムにして人と話したり、外へ移動したり、力仕事をして体を動かしましょう。

客先訪問や打ち合わせ、会議などがあれば積極的に入れてください。

最後に15～18時は、ルーティンタイムと名づけました。

この時間帯は定型業務や雑務、マニュアルどおりに進める作業などが向いています。

なぜかというと帰る時間に向けてカウントダウンさながら、スピード感を持って取り組めるからです。

疲れが出る頃ですが、「早く帰りたい」気持ちが高まり、もうひと踏ん張りできるので、頭と手を動かす仕事にシフトしてはいかがでしょうか。

段取りが悪い人は、時間と仕事に相性があることに考えが及びません。

定型業務を午前中からはじめて、「定時まで時間はたっぷりあるさ」とのんびり構えて午後になる。

このパターンだとダラダラ病になりかねません。

また、上司から頼まれた大事な仕事を先送りしてしまい、催促されると蕎麦屋の出前のごとく、「ちょうど今やろうとしていました」と焦ることに。

忍法後回しの術は得意なので、明日やろう、来週やろうと先送りすると、やるやる詐欺になってしまいます。

その結果、成果が上がらない人のレッテルを貼られたら困りますね。

もちろん都合によって打ち合わせが午前中に入ることもあれば、考える仕事を夕方にすることもありますが、時間と業務の相性を知っておいて損はありません。

段取りが良い人は、仕事の性質を考えて取り組む時間帯を決める！

段取りが良い人はスキマを埋め、段取りが悪い人はスキマを空ける。

ちょっとしたスキマ時間や待ち時間に、あなたは何をしていますか？たまにはボーッとするのもいいですが、段取りが良い人はちょっとした時間をムダにしません。

スキマ時間にできることはたくさんありますが、５分間あれば手帳やスケジューラーで予定を確認するのがおすすめです。

手帳に締め切りを書いたとしても、スケジューラーにタスクを洗い出しても、見なければ忘れてしまいます。

１日に何度も見返してください。

ただ、いくら計画を立てても予定どおりにいくとは限りません。

割り込み仕事はあって当然ですから、そのときには計画を練り直しましょう。

ほかには、短時間でできる定型業務を終わらせる手もあります。

例えば、メールをチェックしたり返信したりする、経費精算をする、コピーやスキャンをする、不要な書類をシュレッダーにかける、社内イントラネットを閲覧する、回覧物を読むなどです。

また、作り終えた書類や文章は、時間をおいてから見直すと、誤字脱字やおかしな点に気づきやすいです。

書類は作るときよりもチェックするときのほうがラクなので、スキマ時間に済ませてしまいましょう。

次の仕事がしやすいように環境をととのえるのも効果的です。

デスクの片づけ、パソコンのデスクトップから不要なファイルを消す、プチ掃除、ファイリング、宛名シールを作るなども積極的にしてください。

上司や同僚と報告・連絡・相談する時間に充てるのもいいですね。

メールばかりでなく、口頭で確認し合うと短時間で意思疎通を図れます。

仕事ばかりではありません。

休憩やリフレッシュタイムを取ることも大切です。

席を立つ、体を動かす、コーヒーを飲む、お菓子を食べる、雑談するなどの時間も意識して取りましょう。

15分程度の昼寝も効果的だと言われます。

スキマ時間にやりたいことを思いついたら、付せんに書き出しておきましょう。

付せんは好きなところに貼れたり、貼り直したりできるのがメリット。

パソコンやデスク、手帳やカレンダーやＴＯＤＯリスト、ノートなど、貼る場所はあなた次第です。

少しもったいない気もしますが、ケチらずに使い、１枚につきひとつずつタスクを書き出してみてください。

そのときはやることだけでなく、時間も書いておくのがコツです。

「３分幹事に忘年会の会費５千円を払う」「５分〇〇の書類をシュレッダーにかける」「10分後輩の〇〇さんの質問に答える」といった具合です。

上司に書類を見ていただく待ち時間や、会議がはじまる５分前に着席して手持ちぶさたなとき、気分転換したいときなど、スキマ時間に見合うものをその中からひとつ選ぶと、すぐ取りかかれます。

さて、07項で仕事を４つに分類する方法をお伝えしましたが、そのうち「雑件」に当たるものは、スキマ時間にこなすのがおすすめです。

仕事中に思いがけずスキマ時間が５分できたとき、食事会の幹事になっていたので、ネットでレストランを探して候補のお店を見つける。

５分経ったので途中で止めて本来業務（07項参照）に取りかかり、またスキマ時間が５分できたときに、お店に予約を入れて一件落着。

このように段取りが良い人はスキマ時間を利用して、雑件を片づけてしまいます。

一度にやり切ろうとすると時間がかかるのなら、何度かに分けるのも作戦のひとつ。

仕事に支障をきたさない程度に済ませるのがコツです。

一方、段取りが悪い人は、雑件なのに本来業務そっちのけでのめり込み、時間をいくらでも使ってしまいます。

なお、書いたものの、いつまでも処理しない付せんがあるかもしれません。

それは、やらなくても支障のないこと、必要でないことの可能性が高いです。

テレビ番組を録画したのに、一向に観ないままということはありませんか？それと同じで、本当はやらなくてもいいムダなものに気づくかもしれません。

スキマ時間や待ち時間を有効に使って、サクサクと仕事を片づけましょう。

段取りが良い人は、スキマ時間にやることを決めている！

段取りが良い人は自分にアポを取り、段取りが悪い人は他人とアポを取る。

スケジュール管理をする目的は、予定をすっぽかさないためだけではありません。

時間を有効に使い、生産性を高めるためです。

段取りが悪い人は、他人との約束を反故にしないためにスケジュールを管理します。

手帳には、客先訪問やら社内会議やらアポイントメントがぎっしりと埋め込まれている人もいますが、そうなるとデスクにいる時間はほとんどありません。

ただ、出かけてばかりで自分の時間を持てないと、仕事はうまく回りませんね。

では、どうしたらいいのでしょう。

段取りが良い人は、自分の時間を最初に確保します。

やり方は簡単、自分とアポイントメントを交わせばいいのです。

営業職を例にすると、仕事を１件成約するには、お客様とメールでやりとりしたり、プレゼンの資料を作ったりして準備が必要です。

それなのに毎日朝から夕方まで出歩いていたら、デスクワークをする時間が取れません。

そこで、あらかじめ時間を確保します。

具体的な日時を決めて手帳やスケジューラーに書き込み、そこには他人との予定を入れないようにブロックします。

火急の用件でない他人とのアポイントメントは、空いているところで調整してください。

なお、お客様と交わした約束は、自分から変更しないのがマナーです。

その点、自分とのアポイントメントならば変更は可能です。

今日の午後にデスクワークをするつもりが、お客様から急ぎの相談を受けた場合、当然ながらお客様対応を先にして自分の仕事を後回しにします。

段取りが悪い人は、何かあるたびに自分の仕事をどんどん遅らせてしまいます。

そのまま放っておいて納期直前にようやく気づき、緊急な仕事が増えていきます。

段取りが良い人になるには、自分の仕事が予定どおりできなければ、必ずほかの日時に振り替えてください。

忘れないよう手帳やスケジューラーに記録し、再び予約しておきましょう。

ただし、遅らせれば遅らせるほど期限が近づくので、十分な時間が取れずに自分の首を絞めることになりかねませんから、できるだけ近い日時に振り替えるのがポイントです。

そして投入する時間は当初の予定どおり、しっかりと確保してください。

ところで、ムダ・ムリ・ムラをなくすことを効率化と言います。

１時間でできることを２時間かけるのはムダ、１時間かかる仕事を30分でやるのはムリ、日によって70分かかったり90分かかったりするのがムラです。

投入する時間が１時間だとしたら、１時間で終わらせるのが効率的な仕事のやり方です。

スケジュール管理においても、ムダ・ムリ・ムラをなくすことを念頭に置いてみてください。

①ムダ……。

。

。

。

②ムリ……。

。

。

③ムラ……。

。

、。

ビジネスパーソンは元気で長く働けることが大切です。

お笑い芸人や歌手には一発屋と呼ばれる人たちがいて、彼らの収入は一時的にグーンと増えますが、ビジネスパーソンはそうはいきません。

それに張り切りすぎては長持ちしませんので、ムダ・ムリ・ムラをなくすようスケジュールで調整してください。

どんな組織であれ、繁忙期と閑散期はあることでしょう。

平準化するには、繁忙期の仕事の一部を閑散期に移したり、繁忙期の仕事がラクになるように前もって準備しておくといいでしょう。

閑散期の８月を片づけ月間にしている企業もあるくらいです。

スケジュール管理の達人になって、自分で自分の仕事をラクにしましょう。

段取りが良い人は、自分が没頭したい仕事の時間を優先的に確保しておく！

段取りが良い人はがんばらず、段取りが悪い人は全力投球する。

見出しを読んで、あれ、反対じゃないのと思った方がきっといると思います。

いいえ、間違えていませんよ。

仕事は毎日がんばらなくていいのです。

スケジュールを１日単位で考えると、予定どおりにいく日もあれば、割り込み仕事に翻弄されて終わる日もあります。

気分や体調が優れず、パフォーマンスが上がらない日だってあるでしょう。

そこでおすすめするのは、１週間をひとまとまりにとらえてスケジュール管理する方法。

名づけて「１週間リセット術」です。

やり方を説明します。

平日の月曜から金曜までは５日間あり、それぞれ午前と午後に分けると５日間×２＝10の時間帯に分かれます。

はじまりは月曜の午前、終わりは金曜の午後ということです。

ただし、予定を組み入れるのは８つの時間帯におさえて、２つの時間帯は空けておきます。

空けるのは、月曜日の午前中と金曜日の午後。

つまり、はじまりと終わりです。

がんばりやの人は、毎日予定をこれでもかとめいっぱい詰め込む傾向にあります。

そもそも時間に対して、やることの量が多いと、終わるまで残業するか、中途半端なまま帰るか、どちらかです。

いずれにせよ成果がいまいちになってはもったいないので、予定は８割におさえてしまう。

そのためには、予定を入れない時間帯を作ればいいのです。

では質問。

月曜日の朝、あなたは職場に行くのが楽しみですか？それとも憂鬱ですか？普通は憂鬱ではないでしょうか。

月曜の朝、都心ではいつもの通勤ラッシュに加えて、電車の事故による遅延や運転見合わせが起こりやすく、イライラした乗客同士が喧嘩している光景も見かけます。

そんな月曜の午前中は、ほかの曜日と比べて心臓にかかる負荷が高まっている、という興味深い記事を読みました。

旭労災病院の研究チームによると、月曜の午前中は労働者の心筋梗塞や脳卒中の発症が多いとされており、木村玄次郎病院長は、「心疾患などを減らすためには、月曜の仕事量を減らすべきだ」と提唱しています（日本経済新聞２０１７年５月９日夕刊）。

正直、月曜から飛ばしすぎては金曜までもたないので、ペース配分が大切です。

月曜はウォーミングアップ、水曜あたりにピークをもってきて、金曜は疲れも出ているので早めに退勤。

実稼働する日を火曜・水曜・木曜の３日間に限定し、月曜と金曜は半日分の仕事量におさえる。

そうすることで、がんばりすぎずに１週間を乗り切れるのではないかと考えています。

では、予定を入れない月曜の午前中と金曜の午後はどうしたらいいでしょう。

ぜひ「タスクの片づけ」に充ててください。

デスクの片づけでなく、タスクの片づけです。

月曜の午前中は、前の週にできなかったこと、つまり繰り越したことをやりましょう。

金曜の午後は今週やりたかったけれど、できなかったことをします。

それでも金曜日中に終わらなければムリをして残業せず、来週月曜日の午前中に時間は取ってあるのだと気持ちをラクにして帰りましょう。

１週間単位で仕事と気持ちをリセットすると、週末をリラックスして過ごせますし、新たな気持ちで来週をスタートさせることができるでしょう。

ただし、予備の時間は無限ではありません。

制限時間は決まっているので半日で処理をするにはどうしたらいいかを考え、改めて計画を立ててから取り組んでください。

１週間リセット術をはじめるときは、手帳かスマホ・パソコンのスケジューラーを使ってください。

思い切って月曜日の午前中と、金曜日の午後は斜線を引くなどして、予定を入れないようにしてみましょう。

ちなみに、手帳ならウィークリーのページがあるものがおすすめで、私は時間軸の入っているバーチカルタイプを愛用しています。

１週間分の予定を可視化でき、書き込む欄がたっぷりあるので重宝しますよ。

段取りが良い人は、めいっぱい予定を組まず、予備日を確保しておく！

段取りが良い人は間隔を決め、段取りが悪い人は感覚で決める。

私たちは仕事でも私生活でもたくさんやることを抱えていて、それをいつするかを考えたり、他人と日時を調整したりします。

つまり、スケジュール管理に費やす時間は意外と多いのです。

私は「もっと簡単に予定を組めないだろうか？」と常々感じていたのですが、あるとき思いついたのが「頻度を決める」方法です。

「頻度」とは、あることを繰り返す度合いのことですね。

例えば、ビジネスパーソンの多くは１週間のうち平日５日働き、土日と祝日は休みます。

それをもとに、いちいち考えずとも今日は出勤日なのかどうかがすぐわかります。

「頻度を決める」とは、繰り返す事柄があれば、１週間に１回や３カ月に１回など、あらかじめ回数を決めてしまうやり方です。

話は変わりますが、電車で通勤する方は、会社から通勤交通費が支給され、自分で定期券を購入するのではないでしょうか。

私の家族は定期券の使用期限が切れていることに気づかず、しばらく使ってしまいました。

気づいたときにはすでに遅し。

オートチャージ式のＩＣカードだったので、冷や汗が出るほどの金額が自動的に引き落とされていたのです。

これを機にデジタルのスケジューラーに定期券を購入する予定日を入れて、うっかり忘れをなくすようにしました。

パソコンやスマホのスケジューラーは、繰り返す予定があるときに大変便利です。

グーグルカレンダーにはリマインダー機能があり、毎週金曜日や、毎月第２金曜日などはもちろん、カスタマイズすれば自分なりの間隔で、お知らせしてくれます。

例えば、４月７日に「定期券購入」の予定を入れて、６カ月ごとに設定すると、10月７日、来年の４月７日というように、手入力せずとも自動的に未来の予定が瞬時に入ります。

髪をカットする日も、間隔を決めておくと予定を立てやすくなりますね。

リマインダーが自分を後押ししてくれることもあります。

毎年、会社や部門の方針に沿って個々人の目標設定をし、達成度によって勤務評定される方は多いでしょう。

目標設定をしたあと、上司との面談が約１年後にあるなら、その日までに成果を出したいですね。

そこで進捗を管理するためにリマインダーを利用してはいかがでしょうか。

例えば、目標達成に向けた振り返りを月１度やると決めたら、頻度を入力しておくだけで、定期的に忘れることなくリマインダーが知らせてくれます。

毎月の応当日は振り返りをして、上司に進捗と成果を報告し、アドバイスをもらうのを習慣にすれば、１年後は正々堂々と成果披露ができますね。

効率化にも「頻度式」は有効です。

○○ペイはおなじみで、スマホで支払いができるようになりましたが、現金を１円も持たないのでは、やはり生活しにくいものです。

会社員の頃の私は、お財布の現金が寂しくなると都度ＡＴＭへ出向きました。

飲みにいく前に１万円とか２万円とか少しずつおろすためです。

ただ、給料日は長蛇の列になり、順番が来るまでボーッと待つしかありません。

ある日、待ち時間がもったいないぞと気づいてからは、ＡＴＭが空いている日に、ひと月分の生活費をまとめておろす方法に変えました。

月に数回から一度に引き出すのを減らしただけで、とてもラクになれたのです。

おまけに出費を予算内に収められました。

職場の会議が多いなら、試しに定例会議の頻度を下げるのも一案です。

月１回開催を２カ月に１回に減らし、支障がなければ３カ月に１回、半年に１回というように減らしてみる。

間隔や頻度でスケジュール管理すると、簡単な上、効果を実感できるのでぜひ取り入れてみてください。

段取りが良い人は、仕事の周期を明確にする！