第２章タスク管理ってなに？

タスク管理とは

タスク管理という言葉の元になったのは、コンピューターの動作単位を表すタスクです。ビジネスシーンにおいても同様で任された仕事を細分化したものがタスクです。

また、タスクの集合をプロジェクトと呼びます。例えば幹事として忘年会の準備を任されたとします。このときプロジェクトは「忘年会」です。

幹事が行うべきタスクとしては ・日程や予算を決める ・参加者を募る ・開催場所を決めるなどあげられます。

タスクを ＴＯ ＤＯリストにまとめて管理している人は多いのではないでしょうか。

自分が今、いくつのタスクを抱えており、それぞれ進捗や完了日はいつなのか把握することがタスク管理です。

タスク管理において起きる問題

「ＴＯ ＤＯリストを使って管理くらいやっている。でも全然仕事が終わらない」 本書を手に取ったあなたは、このような悩みがあるかもしれません。

私の場合、どれだけリストにタスクをまとめてみても、次のような問題が発生していました。

• リスト化しても行動できない
• 新しい業務が割り込んできて予定通りにならない
• タスクが多すぎてどれも中途半端になる

ＴＯ ＤＯリストにタスクを書き込んでも一向に仕事は早くならず、膨大な数のタスクが書かれたリストができるだけ。

ページをまたいでしまい、忘れ去られるタスクがたくさんありました。ただのメモ帳と変わらないし、丁寧にリストを作るだけ無駄だと感じていました。

なぜこの問題が起きるのか

「タスク管理をしようと努力しているのに、仕事が終わらないのは無理な仕事を押し付ける上司のせいだ！」 当時、私はこのように考えており自分は全然悪くないと思っていました。

許容量を超えた仕事を与え、常に全力で走らせることが上司の仕事なのではないかと本気で思っていました。

しかし、タスク管理を学びなおして自分の考えが間違っていたことに気づきました。現在は毎日定時に仕事を終え、余裕をもって働くことができています。

仕事が終わらない原因は、タスク管理っぽいことをしていただけで、本当の意味でのタスク管理ができていなかったからです。

例えば、リスト化しても行動できないのは、リスト化するときのコツが分かっていないからです。

第 ３章で説明しますが、行動できる単位までタスクが分解されていないのです。また、新しい業務が割り込み、仕事が予定通りに終わらないという問題。

これは、時間の見積もりが甘く、割り込まれても仕事は終わると考え、引き受けてしまうのが原因です。

タスクを詰め込みすぎてしまうのも、後先考えず Ｔ Ｏ ＤＯリストを埋めることしかしていない自分の責任です。

他にも

• 優先順位の付け方が適切でない。
• 自分ひとりの力で仕事を終わらせようとする。
• やらなくていい仕事まで、おせっかいでやってしまう。
• 協力しているくれる人に，うまく現状を伝えられない

これらも原因でしょう。

この本を読めば Ｅ－ ＰＯＤというタスク管理方法を学ぶことができ「タスク管理っぽいこと」から脱却し、正しいタスク管理ができるようになります。

Ｅ－ ＰＯＤという解決策

Ｅ－ ＰＯＤとは私が仕事術について学び、試行錯誤する中であみだした ＴＯ ＤＯリストをつかうタスク管理方法です。

「Ｅ－ ＰＯＤというすごそうな名前がついているのに、 ＴＯ ＤＯリスト？そんなのとっくの昔に試したよ」 こんな言葉が聞こえてきそうですね。それでは、 ＴＯ ＤＯリストを使っているあなたに質問です。

ＴＯ ＤＯリストの使い方を学んだことはありますか？リストにタスクを書き込んで、終わったらチェックボックスにマーキングしていくとかそういうことではありません。

リストに記載する前にどのような準備をしないといけないのか、具体的にどのようなものをリストに記載すべきか、タスク以外に何の情報が必要かなど Ｔ Ｏ ＤＯリストの力を １００％発揮する方法を知っている人は少ないのではないでしょうか。

ＴＯ ＤＯリストというとてもシンプルで誰でも簡単に使うことができる道具なので、学ぶという発想に至らないでしょう。

「新入社員でもあるまいし、そんなことは学ばなくてもできる」という考えが邪魔をしているかもしれません。身近なものであればあるほど自己流でやろうとしがちです。

「自己流は事故る」という言葉がありますが、あなたのタスク管理は事故っていませんか？ 本書は、事故ったタスク管理をしていた私が、働き方を学ぶ中で実際に使えると思った内容をまとめたものです。

忙しいあなたがこの １冊を読むだけでスイスイ仕事を終わらせられるよう簡潔にまとめました。次の章から Ｅ－ ＰＯＤの具体的な方法について説明します。ぜひ実際に行動してみてください。

まとめ：

タスク管理ってなに？

• タスク管理とは、仕事をタスクという単位まで細分化し管理すること。
• タスク管理が失敗する原因は「タスク管理っぽいこと」をやっていたから。
• Ｅ－ ＰＯＤを学ぶことで、タスク管理できるようになり仕事がスイスイ終わる。