第２章▼▼▼優先順位編
06段取りが良い人は重要度を優先し、。
07段取りが良い人は本来業務に集中し、。
08段取りが良い人は面倒な仕事が先、。
09段取りが良い人は割り込み仕事を後回し、。
10段取りが良い人は社外の仕事に時間をかけ、。
11段取りが良い人は相手優先、。
12段取りが良い人はやらないことを決め、。
13段取りが良い人は即決断、。
段取りが良い人は重要度を優先し、段取りが悪い人は緊急度を優先する。
優先順位のつけ方といえば、重要度と緊急度の２軸で表すマトリクスがおなじみです。
これは新入社員研修で教えるくらい基本中の基本というべき考え方なので、読者の皆さんなら、きっと知っているはず。
では、復習をかねてマトリクスの４つのゾーンと、それぞれに当てはまる仕事を挙げてみます。
Ａ「重要度、緊急度ともに高い仕事」（例）自分が主担当になっている業務、お客様対応、クレーム処理、お金に関する仕事、利益になる仕事、あなたしかできない仕事Ｂ「重要度が高く、緊急度が低い仕事」（例）整理整頓、マニュアル作り、ファイリング、業務改善、部下や後輩・新入社員の指導、締め切りまで十分な時間がある仕事Ｃ「重要度が低く、緊急度が高い仕事」（例）急な指示や依頼、質問や問い合わせ、割り込み仕事、電話、メール、アポイントメントなしの来客応対、経費精算、形式的な報告・連絡・相談、締め切り間際の仕事Ｄ「重要度、緊急度ともに低い仕事」（例）ネットサーフィン、スマホいじり、長電話、ダラダラ会議、重要でないメール処理、暇つぶし、つき合い残業そして、Ａ「重要度、緊急度ともに高い仕事」から着手せよ、Ｄ「重要度、緊急度ともに低い仕事」はできるだけなくそうというのが一般的な考え方です。
生産性向上を狙いにした研修をするうちに気づいたことがあります。
それは、『Ａ「重要度、緊急度ともに高い仕事」から手をつけ、次にＣ「重要度が低く、緊急度が高い仕事」に対応しているが、Ｃの量が多いため、それだけで１日が終わってしまう。
Ｂ「重要度が高く、緊急度が低い仕事」に時間をかけられない』、という悩みを抱える人が大勢いるということです。
段取りが良い人は、緊急度が高い仕事を自分で減らすことができます。
例えば、月末にまとめてやることが多い経費精算や、形式的な報告書作成の類は、「その日のうちに」を習慣にしているのです。
突然ですが質問します。
あなたは１週間前の今日、何を食べましたか？次に、昨日は何を食べたでしょうか？さて、思い出せましたか？明らかに昨日の記憶のほうが鮮明ですよね。
同じように経費精算も報告書も、その日のうちにちゃちゃっと済ませれば結果的にラクということです。
段取りが悪い人は、締め切りは先だからまだ大丈夫と手をつけずに、のんびり構えています。
やがて締め切り間際に気づき、「しまった、やっていない」と慌てて、自分で緊急度を高めているわけです。
焦ると平常心を保てなくなるため失敗しやすく、失敗すると謝ったりやり直したりして、さらに仕事を増やしてしまいます。
先手で対処する習慣を身につければ、至急案件は減らせるのです。
研修で気づいたことに話を戻すと、Ｂ「重要度が高く、緊急度が低い仕事」は先送りしやすい傾向にありました。
たしかに整理整頓やマニュアル作り、業務改善や人材育成には締め切りがありません。
でも、これこそ生産性向上や効率化に威力を発揮する事柄なので、一刻も早く着手すべきです！急ぎか急ぎでないかを判断基準にすると、大事な仕事を後回しする羽目となり、つけは日増しに大きくなっていきます。
「いつかやる」のではなく、自分で期限を設けましょう。
かくいう私も、忙しいときはデスクの片づけなんてする暇がないと開き直るのですが、本来は逆の発想をすべきで、片づけないから仕事が滞るのです。
書類が見つからなかったり、雑然とした環境のせいで気が散って集中できなかったり……、自分で自分の仕事を邪魔しているのだと反省しています。
これからは重要度の高い仕事をやりましょう。
段取りが良い人は、緊急になる前に処理をする！
段取りが良い人は本来業務に集中し、段取りが悪い人は関連作業に追われる。
あなたが今、抱えているタスクを洗い出すと、かなりの量があると思います。
ただ、それらを片っ端から処理すべきではありません。
おそらく、「やるべきこと」と「やらなくていいこと」が混在しているはずです。
そこで、日頃から優先順位をササッとつけられるよう、仕事を大きく４つに分類する方法を提案します。
４つの分類とは、①本来業務②関連作業③雑件④ミス＆ムダです。
ひとつ目の本来業務とは、あなたが主担当になっている仕事、または売り上げや利益に直接結びつく仕事です。
営業職を例にすると、お客様に対する提案やプレゼン、商談などが本来業務です。
２つ目の関連作業は、本来業務をするにあたり必要不可欠な作業のことです。
同じく営業職を例にすると、いきなり契約を交わすのはムリですから、事前に訪問日時を決めたり、企画書や見積書や契約書といった書類作成、プレゼンの準備などが当てはまります。
３つ目の雑件とは、本来業務とは直接関係がない雑事や庶務のことです。
例えば来客があったり、電話が鳴れば知らんぷりすることはできません。
そのほか経費精算、名刺や文具の発注、郵便物の開封、歓送迎会の幹事など、こまごましたタスクを雑件と呼ぶことにします。
４つ目はミス＆ムダ。
ミスをすると謝ったりやり直したりしなければなりませんし、ミスとは言えないまでも上司やお客様から手戻り・やり直しを命じられることもあるでしょう。
これらは一度で済ませられたら生じなかった作業なので「ムダ」の括りに入れます。
ぜひ、あなたの仕事を４つに分類してみてください。
優先順位が高い順に並べると、本来業務→関連作業→雑件→ミス＆ムダです。
４つに分ける目的は、本来業務をハッキリさせて、ほかの作業と区別するためです。
最も時間をかけてほしいのは本来業務で、関連作業、雑件、ミス＆ムダの順に時間を減らしてください。
ミス＆ムダはゼロにするのが目標で、創出した時間を本来業務に充てるのが段取り上手な人のやり方です。
理由は時間対効果にあります。
本来業務は自分にしかできないことをするチャンスですし、オリジナリティを出して他社や他人と差別化することもできます。
売り上げや利益に直結する仕事ならなおさら、注力するほど成果を期待できますね。
スリム化してほしいのが関連作業です。
前任者に習ったとおりに、マニュアルどおりになどといって、同じことを繰り返すだけでは作業は減りません。
もっとスピードを上げて、もっと正確に処理するにはどうしたらいいか、常に問いかけながら取り組みましょう。
なお、「作業」というネーミングにした理由は、残念ながら直接利益に結びつきにくいからです。
見方を変えれば、やり方を変えるのにリスクがあまり伴いません。
なお、アシスタントの方は、関連作業が本来業務のひとつではないかと思います。
アシスタントは事務のプロですし、パソコンに強い方も多く、現場業務に精通しています。
だからこそ問題点や改善策に気づきやすく、みんなの生産性向上に寄与するとグンと評価も高まりますので、遠慮せずに定型業務や事務改善の提案をしてみてください。
雑件は利益を生まないものの、やらないと仕事に支障をきたすのでスキマ時間や気分転換したいときに、ちゃちゃっと終わらせるのが得策です。
５分間でやれることはその日のうちに済ませ、できるだけ翌日以降に持ち越さないようにしましょう。
最後にミス＆ムダはゼロにしたいですが、完璧な人間などこの世に存在しないので、失敗したら同じことを繰り返さないよう作戦を立てることが大切です。
また、上司の指示を早合点してしまい、手戻りややり直しを命じられることがよくあるなら、指示を受ける時点で念には念を入れて確認する、途中でイメージと合っているかを見てもらうなどし、一発ＯＫが出るよう心がけてください。
段取りが良い人は、関連作業の改善策を練る！
段取りが良い人は面倒な仕事が先、段取りが悪い人はやりたい仕事が先。
あなたは毎日、どんな仕事から手をつけていますか？目標必達に向けて自分に厳しい人はともかく、ほとんどの人は本能のままにラクをしたい生き物です。
私も例外でなく、優先順位を無視して、やりたいことを先にやる癖がありました。
当時は朝デスクに座ると、受信メールが気になってチェックするうちに、仕事とは関係ないメルマガが読みたくなって熟読したり、ネット検索をはじめたりして１時間が過ぎていたなんてことも。
「おっと、いけない」と反省しながら次に取りかかるのは、やりたい仕事。
それらのほとんどは軽微な作業でした。
問題なのは、「優先順位が高い仕事は〇〇だ」と頭ではわかっているのに、やりたくない病やズルズル先延ばし病にかかってしまうことです。
あなたにもありませんか？気が進まない仕事から逃げたくなることが。
どなたでもきっと、やりたい仕事と、やりたくない仕事があると思います。
では、やりたくない原因は何でしょうか。
それは、労力の違いと気持ちの問題ではないでしょうか。
気乗りしない仕事は、面倒だったり難しかったりして簡単に終わらないことが多いもの。
時間がかかり、ややこしいことだと、ハッキリ言って疲れます。
反対に、やりたい仕事は慣れていたり、要領をつかんでいるのでササッと終わらせることができます。
短時間でラクをして終わるなら、こんなに嬉しいことはありませんから、やりたい仕事をしたくなるのは当然です。
私たちが仕事で使うのは、主に知力と体力、気力の３つです。
営業職ですと客先訪問をしたり、店舗で一日中立ち仕事をするなど「体力」を使いつつ、お客様へ目配り・気配り・心配りをしたり、相手に不快な感情を抱かせないようにしたりして「気」を使います。
結果的に失注したとしてもくじけず、気持ちを切り替えることも必要ですね。
業務知識はもとより、周辺知識としてコンプライアンス、交渉スキルといった「知力」もかなり求められる仕事です。
デスクワークが中心の方ですと、座っているとき「体力」はさほど使わなくても、その分「知力」と「気力」をフルに回転させているはずです。
私の場合は、丸一日研修をするとエネルギーをめいっぱい使います。
帰り道はヨレヨレで見る影もありません（笑）。
もうひとつの仕事は原稿を書くことで、アイデアを振り絞りながらパソコンに向かうと疲労困憊します。
それに比べて同じパソコンに向かうにしても、軽微な定型業務は割とたやすくできます。
そのため定型業務に手を出しやすく、つい長い時間をかけてしまい、仕事をしている気分に浸ることがあるのだと思います。
普通は負荷がかかる仕事ほど、生産性が高いのではないでしょうか。
皆さんも同じ時間をかけて評価されるのは、きっと面倒で疲れる仕事でしょう？天才でない限り、ラクをして稼げる仕事など、そうないのです。
段取りが悪い人は、やりたい仕事を先にやり、面倒な仕事を後回しにします。
すると、やりたい仕事に時間をかけ、面倒な仕事には十分な時間をかけられず、時間当たりの生産性が低くなりやすいのです。
一方、段取りが良い人は、面倒な仕事を先にやります。
逃げたい気持ちをこらえ、どうせやるなら、さっさとやってしまえと向かっていきます。
越える山は高くとも果敢に挑むので、時間当たりの生産性が高くなります。
やり遂げたら、残るはやりたい仕事なので、よかった、よかったと気持ちまで軽やかになるのです。
自分の限りある資源、時間とエネルギーをムダづかいしてはなりません。
１日当たりの就業時間は限られているので、先にやる仕事を見誤ると、あっという間に時間は過ぎていきます。
それに疲労度は時間を追うごとに増します。
そもそも、やりたい、やりたくないは自分の気持ち次第。
そう割り切り、毎日少しずつでもいいから面倒で疲れる仕事を先にするほうが得策です。
段取りが良い人は、難しく時間がかかる仕事を真っ先にやる！
段取りが良い人は割り込み仕事を後回し、段取りが悪い人は割り込み仕事をすぐやる。
割り込み仕事とは、誰かから急な依頼を受けたり質問される、電話が鳴る、来客があり対応する、メールが届くなどの予期せぬ出来事を言います。
それらの対応に時間を取られてしまい、自分がやろうとしていたことが中断したり、計画どおりにいかなくなったりするわけです。
ビジネスパーソンが頭を悩ますのは、「割り込み仕事を先にやるか、あとにするか問題」です。
もちろん電話が鳴ったり来客があったら、それを無視することはできません。
クレームがあったときも緊急度は高いので、すぐさま対応すべきです。
一方で、自分でコントロールできることもあります。
例えばメール対応です。
以前の私は、メールが届くとすぐ読みたくなり、読むたびに返信していました。
でも、ある日のこと、「メールを最優先していいのだろうか」と疑問が生じたのです。
メールを１通チェックするのにかかる時間は、ほんのわずかです。
しかし、ほかの仕事の合間に細切れで１通ずつ処理しようとすると、前の仕事で使った書類やパソコンの画面を切り替える時間が必要になります。
ほかの仕事からメールに切り替える時間、またメールからもとの仕事に戻る切り替え時間を足していくと、実は大きなロスになるのです。
また、集中力も途切れます。
そこで、メールは大事な仕事をひととおり終えてから、まとめて読む習慣に変えました。
返信も数通まとめてします。
このように同じ種類の仕事をまとめてからやることを「同質化」と言います。
話は逸れますが、日本人は整列するのが得意です。
駅のホームでは整列乗車をし、お店のレジやトイレが混んでいたらフォーク並びもお手のもの。
これらの規律正しさに外国人は感心するとか。
もし、ずる込みをする人がいたら「おい君、ちゃんと並ばなきゃダメじゃないか」と誰かが諭してくれ、ずるした人は舌を出しながら列の後ろに並び直したりします。
そう、社会ではずる込み禁止なのです。
それなのに仕事になると割り込みに甘くなり、「ハイハイ、いいですよ」と受け入れて優先的に処理する人がなんと多いこと。
不思議だなぁと感じるのは私だけでしょうか。
では、どのように対処したらいいでしょうか。
まずは、計画を立てるときに割り込みを想定しておきましょう。
割り込みがあるのは当然くらいに身構えておけば、慌てません。
仕事は勉強と違い、すべての工程を一人で進めるわけにはいきません。
それがゆえ、こちらから割り込むこともありますし、相手から割り込まれることもあります。
実際に割り込みがあったなら、その都度優先順位を精査してください。
至急対応すべきなのか否かは、あなたに決定権があるからです。
原則として、割り込み仕事は後回し。
例外として至急対応が必要ならば先にやる。
そのようにマイルールを決めるのも一手です。
というのは、生産性を高めるには集中力が欠かせないからです。
段取りが良い人は、自分の立てた予定を簡単には覆しません。
大事な仕事に集中したいので、気が散るものはブロックして入れないのです。
ただし例外があります。
日頃から懇意にしてくださるお客様や主要取引先からの頼まれ事です。
先方はぜひ御社にとか、あなたにお願いしたいという思いで連絡をくれたのですから、期待に応えてあげましょう。
そもそも商売はお客様があって成り立つもの。
それなのに、お客様が困っていても知らんぷりをして目の前の残務処理を優先したら、期待を裏切る結果となってしまいますね。
後回しにしていい割り込みの候補は、「至急」「今日中に」などとムリな指示をされたときです。
ちょっと意地悪な言い方ですが、至急を連発する常習犯は段取り下手な人に多いです。
火急な用件を除いて、前もって頼めることをギリギリになってから頼むようでは迷惑千万なので、ノーと言えなくとも「３日後なら可能ですが」などと条件を提示してみてください。
「ずる込みできませんよ」とさりげなく教えてあげましょう。
わがままな人に振り回されてばかりでは、成果がいまひとつという結果になりかねません。
さあ、毎日のように入ってくる割り込み仕事を段取り良くさばきましょう。
段取りが良い人は、割り込み仕事の優先順位をすばやく精査する！
段取りが良い人は社外の仕事に時間をかけ、段取りが悪い人は社内の仕事に時間をかける。
社内の仕事と社外に向けた仕事が同時にあったら、あなたはどちらを優先しますか？段取りが良い人は、「基本的に社外の仕事を優先します！」とマイルールを決めています。
そして都度迷うことなく、今すぐやる仕事を選びます。
ところで、多くの企業は「顧客第一」をスローガンに掲げています。
ジョンソン＆ジョンソンでは、私たちの信条（OurCredo）と呼ばれるものがあり、優先順位がハッキリと書かれていて、「我々の第一の責任は顧客、第二は社員、第三は社会、第四は株主です（抜粋）」とあります。
あれもこれも大事なものではありますが、一番大切なのはお客様です、とハッキリさせて経営の指標としているわけです。
「第一の責任」の文中には、「顧客からの注文には、迅速、かつ正確に応えなければならない」ともあります。
このクレドをもとに全従業員はベクトルを合わせて行動しています。
なお同社のクレドについては、早稲田大学ビジネススクールの山田英夫教授の講義で教えていただきました。
あなたも所属する組織の経営理念をいまいちど確認しましょう。
優先順位に迷ったとき、大切なものは何か、答えが見つかるかもしれません。
私は小さな会社を経営していて、一人何役もこなします。
パニックになりそうなこともあるので、優先すべきなのは社外の仕事なのだとハッキリ決めていて、社内の仕事は極力後回しにします。
例えば、お客様から研修の仕事を頼まれたら、直接ヒアリングする時間をたっぷり取るように心がけています。
話を伺うと問題点が見えたり、原因の仮説が立ったり、要望がわかったりするからです。
そのあとでオーダーメイド型の提案をしています。
情報収集はとくに大切で、もしすっ飛ばしたら、机上の空論になり、現状とかけ離れた内容になってしまいます。
私が研修した企業で、ほかの講師への不満を耳にしました。
「ある講師は、自分たちの業界や仕事内容をまったく理解していないので、話を聞く気にならなかった」というのです。
自分はそう言われないよう、研修に伺う企業のホームページを見て概要をつかみ、トップのメッセージや沿革、業務内容などに目を通し、わからないことは主催者に質問して教えてもらうようにしています。
わからないことはわからないと言う素直さも大切で、知ったかぶりをしたら、すぐに見破られてしまうでしょう。
これらの情報収集を含めて社外の対応を済ませてから、社内業務、例えば経理などをやるように心がけています。
社内業務は後回しといっても、上司から指示が次々と飛んでくる人もいるでしょう。
実をいうと、いろいろな職場で、お客様より上司ファーストの部下を見かけます。
では、次のようなシーンを想像してください。
主要取引先から問い合わせがあって調べものをしていたら、上司に呼ばれて、「チームの業務分担について君の意見を聞きたい」と言われました。
さて、あなたならどうしますか？段取りが悪い人は、上司に「承知しました」と答えてすぐさま着手し、顧客対応は二の次にします。
つまり、自己判断でお客様対応を後回しにするわけです。
一方、段取りが良い人は、「主要取引先の〇〇様から、このようなメールが届いて対応しています。
ご指示の仕事とどちらを先にすればよろしいですか」と上司に尋ねます。
おそらく上司は、部下が今どんな仕事をしているのか、わからないまま指示を出しています。
であれば、仕掛かり中の書類やメモ・メールなどの現物を見せながら、優先順位を上司に質問すればいいのです。
あとは上司次第で、「〇〇様の件が終わってから頼むよ」と言われるかもしれませんし、急ぎならば、ほかの人に頼むことでしょう。
お客様に迷惑をかけては元も子もありませんし、上司の望むところでもありません。
基本的に優先するのは社外業務、後回しでいいのは社内業務です。
それが結果的にオールＷＩＮになることをお忘れなく。
段取りが良い人は、時間がかかってもお客様対応を最優先する！
段取りが良い人は相手優先、段取りが悪い人は自分優先。
相手とやる仕事と、自分だけの仕事があったら、どちらを優先すべきでしょうか。
相手とやる仕事とは、その名のとおり相手とやりとりしながら進めるもの。
自分だけの仕事は当面の間、誰かに指示や指導を受けなくても一人で進められるものです。
段取りが良い人は基本的に相手とやる仕事を先にし、自分だけの仕事を後回しにします。
なぜかというと、そのほうが効率的だからです。
例えば、指示された仕事に取りかかったけれど、わからないことがあって質問したくなったとします。
早めに着手したり、日中に取り組んでいれば、すぐにその場で相手に尋ねることができます。
しかし、あなたが残業していて相手が家に帰っていたら、質問は翌日以降に持ち越されるので、いったん仕事を中断しなければなりません。
電話やメールをしても返事が来るのは翌日以降になるため、待ち時間というロスが生まれたり、仕事がはかどらなくなったりします。
これは、相手が社内の人だろうと社外の人だろうと同じことが言えます。
あなたが誰かに仕事を頼むときも、早ければ早いほど良い。
それは、相手に十分な時間を与えることができるからです。
つまり、期待どおりの仕事をしてもらえる可能性が高くなります。
逆に自分だけの仕事を先にやり、指示を先送りしたら、相手に負担をかけ、思うような仕事はしてもらえないでしょう。
なお、職場によってはフレックスタイム制を導入していたり、時短勤務の方もいます。
時短勤務で16時に退社する同僚に、15時頃「コレ、今日中にやってくれる？」だとか「至急でお願いします」と指示するのは失礼な話です。
残業が当たり前になっていると、時間の感覚が鈍くなりやすいので要注意。
働き方は人それぞれなので、相手の立場に立つことが大切ですね。
仕事はチームワークですからマイペースよりユアペースを心がけましょう。
段取りが悪い人は、常に自分だけの仕事を優先します。
今やらなくてもいいんじゃない？ということに熱中し、周りが見えなくなることもあります。
電話が鳴っても来客があっても、たとえ誰かが困っていても知らんぷり。
同僚や後輩社員に追い抜かされては困るので、できるだけ仕事を教えないで秘密にすることもあるようです。
仕事の属人化？彼らはそんなの関係ありません。
会社の業績だとかチームの目標だとかよりも、自分の評価を上げたいのですから。
若手社員の頃の私は、優先順位をつけるのが大の苦手でした。
社外の人を巻き込んだプロジェクトがあり、担当業務のフローを作るよう上司から指示を受けたのに、ほかの自分の仕事ばかり優先してしまい納期をすっぽかしたのです。
上司から、「事前に相談があったならともかく、納期当日になって『できませんでした』はいけないね」と叱られました。
ダメダメ社員だった私は、ちゃんと納期を守った同僚や、計画を立ててプロジェクトを進めていた社外の人に迷惑をかけてしまったのです。
このように、たった一人でも約束を守らない人がいると、足並みはそろわず、作業をストップさせてしまいます。
もちろん１００％相手に合わせて仕事をしましょうとか、自分の仕事は手つかずのままでもいい、という主旨ではありません。
ただ相手と関わる仕事は、ある程度は先方の都合に合わせながら進めたほうがはかどります。
リーダーや管理職になれば、自分の仕事に集中できる時間は少なくなります。
メンバーの仕事がうまく回るよう、みんなが早く帰れるよう、全体を見渡す役回りを期待されるからです。
メンバーから急な相談を受けて、クレーム対応やミスのリカバリーを助けることになれば、自分の仕事などできません。
そのためにも自分一人で完結できる仕事は、日頃から段取り良く進めておき、空き時間を作っておきましょう。
そうはいっても自分の仕事だって大切です。
「一人でする業務はいったい、いつやればいいの？」「時間を取れるの？」という疑問もあるでしょう。
ちゃんと時間を確保する方法は、「第３章スケジュール管理編」でお伝えします。
段取りが良い人は、多人数で動かす仕事を優先する！
段取りが良い人はやらないことを決め、段取りが悪い人はやることを決める。
ＴＯＤＯリストは、今日やることを書き出したもので、計画的に仕事を進める一助となります。
ただ、あれもこれもと拾い上げると、際限なく増えてしまうのが難点です。
そこでおすすめしたいのが、「ＮＯＴＴＯＤＯ」リストです。
これは真逆の「しないことリスト」で、やらなくてもいいことを書き出したもの。
あらかじめ決めておくと、タスクを減らせて、とてもラクになります。
「しないことリスト」のメリットは、自分なりの判断基準を持てたり、オンとオフとの線引きができることです。
とくに誘惑に負けやすい人、なかなか習慣を変えられない人、情に流されやすい人におすすめします。
それでは、参考までに私の「しないことリスト」を一部紹介します。
・18時から翌朝８時までは仕事をしない・１日15分以上ＳＮＳをしない・飲み会の２次会、３次会は参加しないまず、18時から翌朝８時まで、つまり１日の約半分に当たる14時間は仕事をしないと決めた理由は、ワークライフバランスを実現するためです。
自宅でパソコンやスマホをいつでも見られるため、それまではオンのモードが長時間続いていました。
というのは、お客様や取引先によって勤務時間がさまざまだからです。
最も多く連絡が入るのは平日の９時から18時までの時間帯ですが、勤務先で夜遅くまで残業する方もいれば、土日にシフト勤務する方もいます。
また、おつき合いのあるフリーランスの方々は夜中から早朝にかけて仕事をしています。
先ほど、社外の仕事は優先しようと書きましたが、それは就業時間内での話。
メールは24時間届くため、すぐに対応するとなると寝る時間を削るしかありません。
そうなると、一人で24時間営業のコンビニエンスストアで働くようなものなので、思い切って仕事をしない時間帯を決めました。
ある企業で伺った話ですが、休暇中にお客様から連絡が来ると、すぐ対応せざるをえないとか。
競合他社の担当者は対応するので、自分が休んでいては負けてしまうというのです。
でも、それだけの理由で負けるでしょうか。
お客様から選ばれるには、スピードが一番なのだという思い込みはありませんか？それ以外で勝負できる方法がきっとあります。
ほかにも「しないことリスト」は、仕事量を抱えすぎないで平準化するときに役立ちます。
例えば客先を訪問して営業や商談する方の場合、１日につき２件までが限界だと感じたら、「１日当たり３件以上アポは入れない」と決めておくと、ムリのないスケジュールが組めるでしょう。
また、「会議は１時間以上しない」「会議中黙ったままでいない」というように、自分なりの目標をリストアップしておくと、行動に移しやすいです。
以前、ある著名人の講演料が高額なのを知って驚いたことがありますが、その理由は効率化のためだそうです。
仕事が殺到しすぎて全部引き受けられない。
さて困った。
そこで価格を業界の水準よりも高く設定したのでした。
たしかに問い合わせがあるたびにその仕事を引き受ける・引き受けないを検討したり、受注する見込みのない場合でも見積書を作ったり、商談に出向いたりしていると、こまごまとした調整に追われて時間がかかってしまいます。
それならば、「〇円以下の仕事は引き受けない」という基準を設けるのもひとつの方法で、断る理由が明確になります。
入口で仕事を選ぶと、限られた案件に時間を充て、結果を出すことに注力できるのです。
話を「しないことリスト」に戻すと、ＳＮＳは便利で楽しいのですが、誘惑に負けやすい性格なので、仕事そっちのけになることも。
そのため時間制限を設けています。
また、飲み会は１次会までにして、寝る時間を確保します。
このリストを作ってから、身を粉にしてがんばることや、次から次へとやることに追われるストレスから解放されて、毎日がとてもラクになりました。
あなたも、さっそくやらなくてもいいことを挙げてみてください。
段取りが良い人は、やらなくても構わない物事を洗い出す！
段取りが良い人は即決断、段取りが悪い人は優柔不断。
段取りが良い人は好奇心旺盛で、日頃からアンテナを張っています。
インターネット閲覧のほか新聞や本を読んだり、人の話からヒントを得るなどして、有益なことを取り入れようとする積極的な姿勢があります。
そして、思い立ったら決断するのが速いです。
「鉄は熱いうちに打て」ということわざがありますね。
『故事ことわざ辞典』（三省堂）には、「人は柔軟性のある若いうちに鍛えることが大事だという教え。
また、物事は時期を逃さないうちに実行しないと成功しにくいという教え」と載っています。
仕事でも日常生活でも、小さなことを判断するときは時間をかけすぎないようにしましょう。
優柔不断だとチャンスを逃してしまうかもしれません。
そういえば私は、週に１度は書店に行きます。
書店に行くと、手っ取り早く仕事や生活に役立つ本を見つけられるからです。
そして１回に３０００円までの支払いなら、数冊分を即買いするマイルールを決めています。
以前は、「今すぐ必要ではないし次回にしよう」と、ぐずぐずモタモタしていました。
すると本のタイトルを忘れたり、もう一度書店を訪れても見つからなかったりして、そのままになってしまったことが幾度かありました。
繰り返すうちに何事も出会いは大切で、縁を活かそうと気づきました。
後日買えたとしても二度手間となるため、一度で済ませればよかったと後悔したことも。
当時は、いさぎよく決断できる人に憧れていました。
ところで活字不況の折、全国で書店が減ってしまい、紙の本が好きな身としては悲しい気持ちになります。
近隣に書店がなくなり、インターネットで買うしかないという読者の方もいらっしゃるでしょう。
もともと電子書籍派の方も多くいて、スマホで読めば荷物は減りますし、ものは増えません。
いずれにしても出版社が本を商品化するには、編集者が主担当となって著者や関係者と本を作ります。
さらに装丁や印刷、卸、物流、販売など、読者の方の手に届くまでには幾人ものプロが携わっているため、当然ながらコストがかかります。
ただ、その分、有料の本は、それなりに精度が高いと思います。
対してインターネットの記事は無料で読めるものが多く、かつ一個人が誰でも発信できるため、情報の信ぴょう性や完成度の点で玉石混交ではないかと感じています。
自分でしっかりとした選択眼や判断基準を持たないと、誤った情報に惑わされる危険性もあるのです。
話を戻します。
仕事では即断できるシーンがいくつもあります。
例えば、受信したメールをチェックするときは、タイトルと送信者を見て、読む・読まないを判断しましょう。
タイトルと送信者を見れば、おおよその内容は見当がつくので、自分にとって要らない情報だったり返信する必要がなければ、読み飛ばすだとか捨てても構いません。
すべてのメールを熟読して溜めておくと、大事なメールと要らないメールの区別がつかなくなり、あとで二度読みすることにもなり時間を浪費してしまいます。
もうひとつは、上司から指示を受けたときです。
部下は上司の指示を受けるのが基本ですが、だからといって安請け合いしてしまい、あとになって「できませんでした」では迷惑をかけてしまいます。
「できないのなら、はじめからそう言ってくれればいいのに」と指導されるのは目に見えているので、指示を受けた時点で期限までにできるのか・できないのかを即答できるようになってください。
そのためには日頃からスケジュール管理をし、抱えている仕事量や自分のペース配分を把握しておくことが大切です。
段取りが悪い人は、優柔不断なので物事を決めるのが苦手です。
いったん保留にして検討しようとすると、やることがどんどん増えていき、先延ばしする癖がついてしまいます。
迷う時間は生産性が低いということを心得ておきましょう。
何事も慎重なのはおおいに結構ですが、石橋を叩いて叩いて結局渡らないよりも、えいやっと決めて行動してみませんか？すぐにその場で決断すると、やることが次々に片づきますよ。
そうはいっても即決するのは難しいと感じる方は、はじめは時間がかかってもいいので自分で答えを出してみてください。
経験を積めば徐々に判断するスピードは高まります。
トレーニングするつもりで怖がらずに挑戦しましょう。
段取りが良い人は、やる・やらないの決断が的確で早い！
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