会議と日報は、必要か、不要か？

会議の質を考える 　営業会議と言えば聞こえはいいですが、単なる報告会になっている会社が多いように感じます。「〇〇に行ってきました。〇〇部長に会いました。今週も頑張ります」 　そんな報告だけをしても、何にもなりません。私も営業会議に出席することがありますが、まるで儀式のようだと感じることがあります。悲しいかな、これが中小企業の典型的な営業会議です。 　もっとヒドイのは、社長だけがしゃべっている〝自己満足会議〟です。そんな社長に限って、「ウチの社員は、会議で何も発言しないんですよ」とこぼします。私は、苦笑せざるを得ません。 　社員だって言いたいことはあるはずです。しかし、何か言って失敗したら、自分の責任になる。うまくいったって給料が上がるわけではない。それどころか、上司のお手柄になるだけだ。そう考えたら、いいアイデアがあっても発言するわけがありません。 　もっと悪いのは、上司がいい発言をした社員を潰しにかかる会社です。中小企業にはポストがたくさんありません。もし、社長に気に入られそうな若手が出てきたら、保身のために上から叩く上司が存在します。これでは、黙り込んでも仕方ありません。 　社員が何も言わないのは、会社の環境が良くないことを示しています。質の高い会議とは？ 　では、いい会議とはどういう会議でしょうか？ 　会議とは、いかにして売り上げを上げるか、利益を生むかを議論する場です。そのためには、行動に移すためのヒントが盛り込まれていることが重要です。 　現場を回っていれば、誰だって気づきがあるでしょう。それを社員の口から引き出すことが一番です。 　たとえば、「ライバル会社でこんな新しい取り組みをしていたけれど、ウチでもできないか」「別の業界だが、おもしろいやり方をしているところがあった。参考にならないか」 　そんな発言が出始めれば、会議は前に進みます。 　次に、いい意味でそれを追い込みます。「どうすればできると思う？」「誰がやればいい？」「何人必要？」「必要な予算は？」 　このように、みんなで話し合えば、議論が活発になるでしょう。そして、自分たちが何をすればいいのか、具体的な行動が見えてきます。 　会議とは、こうしたトレーニングの場であるべきです。 　いい会議をするためには、ご褒美も必要です。 　まず、アイデアを出した社員は褒めましょう。褒め役は、社長やリーダーです。たとえ、すぐに現実にならないアイデアでも、何かを考えて発言をしただけでも評価することが大切です。 　そして、新しいアイデアで成功したら、ケチらずにきちんと報酬を出すことです。単純ですが、一番効果がある方法です。認めてくれた。また、頑張ろう。そういうモチベーション向上にもつながります。こんな日報なら、いらない!? 　日報も会議と同様です。 　ただ、「どこに行った」「誰と会った」「いくつ注文をもらった」だけでは、ただの記録です。営業活動を改善するヒントがあってこそ、日報の価値があります。 　ライバル会社の新商品情報、取引先の担当者のひと言など、何でもいいのです。そこに行った本人だからこそ集められた気づきを書くように指導してください。 　そして、せっかく書かせた日報ですから、きちんと読んでフィードバックしてあげることも重要です。 　社長が読まないのでは、書くほうもいい加減になってしまいます。