１タスクを集める
とりあえず書き出す
まずは気になることを一通り書き出して、頭の中をクリアにしよう！これだけでだいぶスッキリする。
大きめの紙や、パソコンのメモ帳を使って箇条書きでいいので、書き出してみよう。数日かかってもいいから、とにかく全部洗い出すことが大切なんだね！
仮の場所を作る
おもちゃを一箇所にまとめるように、とりあえずやること（タスク）を書き出す。その場所を「インボックス」と呼ぶよ！まずはここにタスクを集めましょう！
今書き出している場所は、あくまで仮のタスク置き場。だからこの時点ではグループ分けとか気にせず書き出せばいいんだね！
２タスクを処理する
適切にふりわける
いきなりタスクを実行しようとせず、ひとつひとつ「これは何か？」を考えてみましょう！そうすればいざ実行するときに迷いなく、速やかに行動できるよ！
この工程を「処理ステップ」と呼ぶんだね。具体的にどうやって処理するかはこれから説明していくよ！
やらないことは消す
書き出してはみたものの、やる必要のないもの、やらないものは思い切ってけしちゃいましょう！
もちろん、「今すぐやる必要はないけどいつかやりたいと思っていること」は消さずに残しておいてOK！
こまかく砕く
タスクがおおざっぱすぎるのは、手がつけにくくなる原因。具体的なレベルまでタスクを小さく砕いて「タスクの粒度を小さく」しましょう！
どこまで細かくするかはタスクによるけど、例えば「15分以内で終わるレベル」や「アクションが明確なレベル」などが目安かな。
細かい複数のタスクで構成されたひとまとまり（「同窓会やるなど」）は「プロジェクト」と呼んだりするよ！
すぐやれることはすぐやる
すぐ終わることなら、先延ばしせずにすぐにやっちゃいましょう！2分で片付くことだけどんどんやっちゃう「2分ルール」がおすすめ！
2分で終わるんだと思えば、ちょっと気が重いタスクも片付けやすいね。タスクを次々と消し込めるのがきもちい！
ほかのひとに任せる
自分でアクションを起こせないものや、誰かに任せられるもの、そんなタスクがあれば、ささっと他の人に任せて自分のタスクからは取り除いちゃいましょう！
でも自分でやらないからといって、任せっぱなしにするのは禁物。連絡待ちリストなどを別途用意して、定期的にウォッチするようにしよう！
カレンダーに書く
「いつやるか」が明らかになっているタスクは、次にそれを見たときにわかるように日付を明記しておいたりカレンダーに書き込んだりしておきましょう！
これをやらずにいると本来やる必要のない日にそのタスクを見て「これは今日はやらなくていいんだっけ？」なんて無駄な心配をすることになっちゃうんだね！
空っぽにする
この時点で仮の場所（インボックス）はゼロになりました！これは「タスクをゼロにした」という意味ではなく「どうすべきかわからないものをゼロにした」ということです！
今後もこの「インボックスゼロ」を定期的に行うことで、いつも頭をスッキリさせることができるんだね！ここまでの作業は「ストレスフリーの仕事術」と呼ばれる「GTD」のタスク管理手法に則っているよ！
３タスクを整理する
タスク管理ツールを使う
タスク管理ツールはたくさんありますが、繰り返しタスクや見積時間を登録できたり、多角的に管理できたりという意味で、Nozbe、Toodledo、Taskchuteはおすすめ！
その中で、スマホで使いたいか？日本語が良いか？などを基準に自分に合いそうなツールを選んでみよう。どれも無料で利用できるのでまずは試しに使ってみるといいね！
繰り返すものを考える
一見管理するほどでもない、、、と思われるルーティンタスクこそツールで管理すべきです！
いちいち覚えておく必要がないし、習慣として身につけやすくなります。
幼稚園児もビジネスマンもよく考えてみるとルーティンってすごく多いんだよね。もちろんそうでない仕事もあるんだけど、だからこそルーティン部分を仕組み化すればそれ以外のことに時間や頭を使えるようになるよ！
リストはふたつ作る
全てのタスクを集める場所として「オープン・リスト」は適しているけれど、タスク実行時には必要なものだけが見えていて終わりの見通しも立てやすい「クローズド・リスト」になっているほうが望ましいのです！
例えばToodledoであれば、「スター」という印をつけたタスクだけを見ながら1日作業する、、というようなことができるよ。
オープンリストとクローズド・リストでツールを分けてもいいね！
どんなときにやるかを考える
タスクにはそれぞれ、それを行うにふさわしいタイミングや状況、環境があります。そういった状況や環境のことを「コンテキスト」といいます。
そして今の自分の状況にあったコンテキストのタスクだけを見えるようにすることでより今自分がやるべきことに迷わなくなるんだね。次の項では、例えばどんなコンテキストをつけたらいいか考えてみるよ！
時間帯で区切る
「場所」や「道具」でコンテキストを考えるのもいいけどややこしくなりがち！時間帯で考えればシンプルにタスクを配置できて、メンテナンスもほとんど不要になります！
大事な作業は朝のうちにやちゃって、やる気が低下している夕方には単純作業を行うようにする、、、など、自分に合った1日の流れをデザインできるようにもなるんだね！
絞り込んで並び替える
コンテキストを考えたら、自分のタスクがどこのコンテキストに当てはまるか考えて並べてみましょう！自然と1日の流れが完成するよ！
あとは、今の自分の状況に合ったコンテキスト内のタスクを見て実行するだけ。ここまでやって初めて手が動きやすいタスクリストが出来上がるんだね！
ちがいに気づく
TODOリストは作っているけど、うまく機能しなかったというあなた！ぜひここまでのお話を参考に、リストの見直しをしてみてはいかがでしょうか。
どんなリストはダメで、どんなリストなら実行しやすいのか？その理屈は大人も子供も変わらないんだね。幼稚園児のリストを作ってみて初めて実感したよ！
４タスクを実行する
書いてあるからわかる
たとえ「書かなくてもわかる」と思われるタスクであっても「書いておく」ことはすごく大切です。それは大人も子供も同じ！
成果や残作業を可視化するから見通しも立つしストレスも軽減できるんだね。昔やった夏休みのラジオ体操のハンコみたいなものかも！
自分ではなくまわりを変える
テレビ観る時間を減らしたいなら電源を抜く、漫画読む時間を減らしたいならレンタルだけにする、、など意識よりも先に環境を変えたほうが自分や行動を変えやすくなります。
●●しようと意識するんじゃなく、●●せざるを得ない環境をつくっちゃうということだね。
具体的な方法については、次の項目で紹介するよ！
思い出させる
重要なタスクを確実に実行するためにリマインダーを使いましょう！覚えておこう、忘れないようにしようと意識するのではなく、思い出す環境を作ることが大切！
デジタルのタスク管理ツールやスマートフォンのアプリがその環境づくりのために役立つよ。たいていのタスク管理ツールは、リマインダー機能をもっているけど、別のリマインダー専用アプリを併用してもいいね！
はじまりと終わりを決める
夏休みの最後のほうになって宿題を始めて苦労した覚えはありませんか？タスクを完了させるためには「いつまでにやるか？」だけではなく「いつ始めるか？」を決めることも重要です。
仕事でもプロジェクトが円滑にすすまなかったり、残業が多かったりするのは、「始める時期」をちゃんと計画していないからかも！
ここからはタスクの「時間」について考えてみましょう！
いれものではなく中身を変える
時間は有限！増やすことができないので、中身を整理するしかありません。管理すべきは「時間」という容れ物ではなく中にいれる「タスク」なのです！
時間が足りない、新しく何かを始めたいと思うなら、今あるタスクの何かをやめるか効率化するしかないってことだね！
時間を見積もる
１つのタスクにかかる所要時間を考えて合計してみましょう！もしかして1日に入り切るはずのないほどのタスクを詰め込んでしまっているかも！
TaskChuteを使ったり、Toodledoの「End Time2」というブックマークレット（ウェブブラウザ上で動作するプログラムのこと）を利用するとタスク見積もり時間の総和などが一目でわかるよ！
天引きする
「やりたいことをやる時間」などは緊急性がないので、ついつい後回しにしてしまいがち！そういう時間はあらかじめ確保して天引きしちゃいましょう！
Googleカレンダーなどであらかじめいろんな固定時間を天引きしておくと、「使える時間」が見える化できそうだね！
余裕をまとめていれる
突発的な仕事や割り込みタスクはどうしても発生するもの。それを見込んで、タスクリストにはあらかじめバッファ（緩衝材）を入れておきましょう！
時間はあればあるだけ使おうとしてしまいがち（パーキンソンの法則）。対策として、バッファはまとめておくと効果的！
CCPM（クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント）というよ！
５タスクを記録する
とにかく記録する
何はともあれ「やったこと」の記録（ログ）をつけるクセをつけましょう！ログは大切なデータとなり、いろんなところで活かすことができます！
今後似たような作業をするときのチェックリストとして役立つし、他の人にノウハウをシェアすることもできるね。
作業のエビデンス（証拠、形跡）としても残るし、これだけやった！という自信にもつながる。
時間をはかる
その作業にどれくらい時間がかかっているのか？を知るために時間を計ってみましょう！より正確にタスクの所要時間を見積もれるようになります。
時間を計っておくことで「●分あれば終わる！」という根拠をもてたり、見直しができたりするんだね。どんなふうに時間を計るかは、次の項目でお話しするよ！
記録ツールをつかう
タスクの所要時間を記録するなら、デジタルツールを使うと便利！エクセルやウェブサービス、スマートフォン用アプリなどから自分に合うものを選んでみましょう！
PCだけで記録ができればいいならTaskChute、スマートフォンで記録がでればいいならアプリ、両方でデータを同期させたい、、、という場合にはTogglがおすすめだよ！
記録をみかえす
記録することも大切ですが、それ以上に大切なのが記録を見返すこと！そうすることで自分の理想とのギャップに気づき、メンテナンスできるのです。
見返そうと意識するだけではなかなかできないので、ちゃんとレビューの時間をルーティンとして組むなど見返す環境を作ろう。
前日の記録を見返すだけなら１回5分もあれば終わるよ！
繰り返せるようにする
タスクの実行、記録、レビュー。これらを繰り返すことより「良い結果」を再現可能にするための仕組みが出来上がっていくのです。
結果、タスク管理をすることで本当にやりたいことをやりたいようにやる」ことができるようになっていくんだね！
６タスクを活かす
記録を役立てる
記録を続けていると、根拠のある数字のデータが出来上がります。チームの役に立ったり上司に突きつけたりできるかも！
自分だけが見える場所に記録をおいておくのもいいけど、SNSなどで公開してあえて人に見てもらうのも効果的だね！
時間の使い方をしる
今回ご紹介した4つの分類は、「7つの習慣」という本で提唱されている「時間管理マトリクス」と呼ばれるものです。記録をする時にこのタスクはどの領域か？を一緒に記録してみましょう！
タスクシュートやTogglなら、自分の時間の使い方を領域ごとに集計できるよ。第一領域や第3領域ばかりで目の前の仕事に追われているなーという場合は記録と改善を繰り返して第二領域を増やしていこう！
いろんな記録を残す
ライフログは単なる過去の溜まり場でありません。そこから自分や身近な人の人生をレビューし、未来に活かすための大切な財産なのです！
記憶や印象ではない当時のありのままのログを残しておいてこそ、見返したときに自身の思考や行動の成長を実感することができるんだね！
あしたを楽しくする
タスク管理による最大のメリットは、日々のちょっとしたストレスを軽減できることです！ついでに周りの人までちょっと楽になれちゃう！
タスク管理をしながらライフログを残すことによって、結果だけにとらわれず日々を楽しむことができるようになるんだね！
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