環境整備は、物的環境整備、人的環境整備、情報環境整備の3つの大きくわけて考えることができます。
環境整備の本質は、仕事がしやすい環境を整えて備えることです。会社を樹木に例えるなら、美しい花や美味しい実といった豊かな実りのある木は必ず広く深く根を張っています。会社において、最も重要な根にあたるのが、場を清める「物的環境整備」と、礼を正す「人的環境整備」です。そして幹にあたるのが情けを報ずる情報環境整備です。
幹と根にあたる3つの環境整備によって、良い社風が醸成されます。多くの人は、地味なことをコツコツと積み重ねる作業を軽視しますが、環境整備を始めれば、自社の変化を強く感じることができるはずです。
情報環境整備とは、コミュニケーションの促進です。根が吸い上げた養分は、幹を通じて最後は花や実に至ります。同じように情報の伝達が遅かったり、コミュニケーションが不足していたりすると、会社の業績は伸びません。コミュニケーションなくして現場力が高まることはありません。
情報環境整備では、「時間を守る」「報告の内容を統一する」という2つを徹底してください。
情報を滞らせない感性を養うためには、「時間を守る」ことが効果的です。たとえ1分でも遅刻は遅刻。相手を待たせるということは、他人の時間を盗むことです。してはいけない行為だと理解し、時間を守る事を習慣化するのです。
次に報告です。前述の通り
- 数字の報告
- お客様の声
- ライバル情報
- 本部・ビジネスパートナーの情報
- 自分の考え
の順番で、報告→連絡→相談することが「原理原則」となっています。この順番は、日報をはじめとした、すべての報告書で統一のフォーマットになっています。
一口に報告と言っても、このように「5つの情報」にもとづいて実践するかどうかで、結果は劇的に変わります。ただ部下に報告しろというだけでは動かないのが普通の社員です。
もし部下が欲しい情報を上げてこない、事実と意見がごちゃごちゃで判断に困るといった悩みがあるとするなら、それは指示している上司の責任です。情報の環境整備は、報告するもの、しないものを決め（整理）、何をどの順番で報告するかを教え（整頓）なければなりません。
実行計画をつくり、PDCAサイクルを回す
コミュニケーションの原理原則を決めただけでは、豊か実りは得られません。これにのっとった「PDCAサイクル」を回していくことが重要です。ご存じの通り、PLAN：計画、DO：実践・実行、CHECK：事実確認、ACTION：改善・実行・継続の略です。もうひとつL=LEARNNING：さらなる学びを加えてもいいでしょう。半年に一度、全社員とアルバイト・パート300人以上が部門ごとに社内アセスメントを行い、自分達の手で実行計画を作成します。休日の日曜日に手弁当を持ち寄ってまで参加するのは、自分達の意見が会社の政策になるからです。
未来対応型問題解決シートを使って、課題や問題点を各自が自由にふせんに書き出したら、それを貼り出し、実行計画に落とし込んでいきます。社長の私は全く口を挟まず、出揃った実行計画に対して、本当に実施できるのか、本当に成果がでるのかをチェック（承認）するだけ。1回でOKを出すこともあれば、何度も差し戻すこともあります。再考させるときに、なぜだめなのかを社長が具体的に教えることはありません。
1999年までトップダウン、そのはボトムアップに切り替えた。
会社の方針は社長が明確にするけれど、各事業部の個別方針は、現場が策定するしくみです。
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