第７章時間効率を上げる「ちりつも力」

第７章時間効率を上げる「ちりつも力」

１「」２自分の「タイムゾーン」を見つけると集中できる３「」４仕事を「ゲーム化」すると自由時間も増える５「」６「」「」７ムダを減らす「ちょっとした技術の積み重ね」８退社前に「復習」と「予習」をする

１「自分は遅い」と認める人ほど成長するできる人と一緒に仕事をすると、スピード感覚や時間感覚の違いに驚かされることがあります。

あなたはこの違いを感じたことはありますか？限られた時間内で、成果を出す人の仕事の進め方は、シンプルでリズミカルです。

スイッチがオンになり、高い集中力と異常なスピードで優先順位の高い仕事から一気に取りかかります。

終われば、スイッチがオフになり、一休みします。

これを繰り返しています。

このスピードや時間感覚の違いを感じたときは、成長できる絶好のチャンスです。

この違いを客観的に見てください。

変なプライドを持って、自分が遅いことをごまかしたり、見栄を張って隠そうとしてはいけません。

素直に「自分は遅い」と認め、仕事が速い人から、どういったことがマネできるかを考えることが大事です。

まずは、この違いの要因は何かを具体的にしましょう。

専門知識なのか、進め方なのか、コミュニケーションのとり方なのか、「何が違うのか？」を明確にし、「どこにギャップがあるのか？」を特定することです。

次に、そのギャップを埋めるために、「何がそのギャップを生むのか？」「どうすればそのギャップを埋められるのか？」という流れを意識し、合理的に考えます。

そうすることで、実際に何を学ぶ必要があるかが見えてくるので、あとは実行していくだけです。

ただし、一から自分で学ぶのは時間がかかりますから、教えてもらうことが賢い近道です。

「私には無理かも」と思って、諦める人もいるかもしれませんが、それはデキる人の今の状態、つまり結果しか見ていないからです。

そこに至った過程や手段に目を向けなくてはなりません。

もし「このままだとマズイ。

本気で変わりたい」と強く思っているのであれば、できる人がそこに辿り着くまでに取り組んできたことに目を向けることが大切です。

そして、まずはやってみることです。

仕事のできる人とのギャップを具体的にしてから埋める

２自分の「タイムゾーン」を見つけると集中できるあなたのパフォーマンスが高い時間帯はいつですか？得意だと感じる時間帯は、人それぞれ違います。

まずは自分が最も集中でき、パフォーマンスの上がる時間帯がいつなのかを把握することが大切です。

そして、その時間帯を最大限活用するために、外部から邪魔されず、集中できる環境を作っていきましょう。

一般的には、午前中は頭がスッキリしていてよく働くので、「頭を使う」仕事に適しています。

例えば、企画やアイデアを考えたり、プレゼンの構成を検討したり、原稿の内容をまとめたり、自分の考えや意見をまとめたり、表現したりする仕事が向いています。

午後は能率が悪くなり、集中力が落ちやすい時間帯です。

あまり頭を使わない単純作業やルーチンワーク、経費精算など粛々とできる定型的な仕事、簡単に仕上げられる仕事、あまり成果に質を求められない仕事などが向いています。

ミーティングを午後にするほうがいいという考え方もあります。

主な理由は、人と話すから眠くなりにくいとか、ミーティング中は頭をあまり使わない時間もあり、頭が働く午前にミーティングするのは、もったいないなどです。

ただ、根本的には、そんな緩いミーティングは改善すべきです。

とは言え、意味のないミーティングだと思っていても、立場上、参加しなければいけないものもあるでしょう。

その場合、ミーティングを午後に設定し、午前中は頭を使うクリエイティブな仕事に集中するなどの調整が大切です。

いつ何をするかによって、パフォーマンスは変わってきます。

どの時間帯に、どの仕事をするかを計画することは重要です。

自分の得意な時間帯を最大限活かす

３「タイマー」を使って集中力をアップするあなたは集中できずにダラダラと過ごしてしまったことはありませんか？特に何をしたというわけでもないのに、気づいたら、30分も経っていたみたいなこと。

集中できないときは、誰にでもあります。

疲れていたり、他に気になることがあったり、仕事がつまらなかったり、何か不安や懸念があったりなど、いろいろな理由があると思います。

そのようなときは無理をして、難しい課題に取り組んだり、クリエイティブな仕事をして頭を使う業務をしてはいけません。

ルーチンワークのような定型業務や、正確性を求められない単純作業などにシフトするほうが時間を有効に使え、成果を出せます。

しかし、それでもなかなか勢いがつかず、今日中に終わらせなければいけない作業が残っていたりします。

そのようなときにおすすめする方法は、「タイマー」を使うことです。

タイマーを使うと、デッドラインの意識が強くなり集中力が上がります。

まず、仕事の内容や予定を分割して、短時間で各作業を完了できるぐらい小分けにします。

次に、「この作業を10分で終わらせるぞ」などと目標タイムを決めます。

そうしたらタイマーを10分に設定し、タイムアタックです。

一気にその作業を終えるように仕向けるのです。

また、タイマーを使って集中力と生産性を上げるテクニックのひとつとして、「ポモドーロ・テクニック」というものがあります。

ポモドーロ・テクニックは「仕事と休憩」をセットとして、それを繰り返すことで仕事に集中します。

例えば「25分仕事→５分休憩」を１セットとして、４セット（２時間）終わったら、少し長めの休憩（例：15分）をとるというものです。

メリットは、タイマーを使って短い時間に集中することができるようになることです。

「25分だけ集中すれば５分休憩がある」と思うと、やる気も湧いてきます。

このようにタイマーを使うことで、少なくとも一歩一歩着実に仕事を終わらせていくことができます。

成果や実績を出していくだけではなく、達成感を積み重ねることで、「やり続けられた」という自信にもつながっていきます。

また、仕事のマンネリ化を防ぐメリットもあります。

仕事の時間を分割して、集中できるように自分を騙す

４仕事を「ゲーム化」すると自由時間も増える「つまらない仕事」は、私たちの「時間」を奪います。

つまらない仕事は長く感じますし、実際に時間がかかります。

ですから、つまらない仕事を減らすことが大事です。

そこで、仕事をゲーム化することをおすすめします。

ただし、仕事の楽しさを探そうというわけではありません。

ゲームには目的、課題、ルールがあります。

お姫様を助けるという目的だったり、それを邪魔する敵（課題）だったり、敵に当たったらゲームオーバーになるというルールだったり。

これを仕事にも取り入れるのです。

例えば、見積もり作成時間を10％減らすことが目的だとします。

仮に、今まで１時間かかっていたとすれば、６分をどのように縮めるかが課題になります。

もし見積もり作成が54分よりも早く終われば、ご褒美としてスイーツを余分に食べられるようにするなどの自分なりに楽しめるルールを作ります。

ゲーム感覚で臨むことで、嫌なプレッシャーやストレスを感じることなく、見積もり作成業務のスピードアップを図ることが可能です。

クリアできないゲームは楽しくありません。

そこで、私たちはルールの中で課題をどう解決するかを真剣に考えます。

これを繰り返していくと、成果を手に入れるためにはどうすればいいかを考える癖がつきます。

また、ゲームは一度クリアしてしまうと、誰でもクリアできるレベルでは満足しなくなります。

難易度が高いものに挑戦したり、同じゲームを今までよりも効率良くクリアしたくなるのです。

54分かかる作業なら、自分なりに工夫して50分で終わらせようとします。

このようにゲーム感覚で仕事に臨むことで、仕事のモチベーションが変わります。

主体的に仕事に取り組めるようになり、効率が上がります。

仕事の意味合いを変える

５「今必要な知識」を優先する「何がわからないのか、わからない」ために、思考や行動が止まることがあります。

その状況を打破するには、その分野の全体的な知識を得ることが大事です。

限られた時間内で最も効率良く学ぶ方法のひとつは、その分野に詳しい人に教えてもらうことですが、そのような人がいない場合は、インターネットや本で情報を収集します。

ただし、明確な目的を持たずに情報収集してしまうと、今必要のない、優先度が低いものを見てしまい、時間を使ってしまいます。

そんな時間の使い方をするのはもったいないし、効率も悪いので、今本当に必要な情報や知識だけを得ることに集中しましょう。

いくつかのサイトを確認して、まずは知りたいことの概要を掴みます。

ひとつのサイトに依存しない理由は、間違った情報や偏った見方や考え方を避けるためです。

しっかりとした全体的な知識を得ようとするならば読書です。

簡単に読めそうな入門書を３冊以上読むことからはじめましょう。

初心者には１冊の分厚い本をじっくり読むよりも、複数の本を短時間で読むほうが効果的。

まずは、入門書レベルを３冊読み、共通点・相違点を整理するだけで、その分野の概要がわかります。

すべての本で共通していることは、その分野の本質的なことや大事な基礎だったりします。

また違う点は著者の立場や考え方による違いであり、この点を理解することで、いろいろな手法やアプローチを学べ、多角的に考えることができるようになります。

「わからない」という理由で思考停止するのは、時間を想像以上に浪費します。

まずは、「自分は何がわかっていないか？」「わかるには何をすればいいか？」を自問自答することが重要です。

そして、あるべき姿とのギャップを埋めるように、具体的に対応策を考え、実行することが大切です。

わかっていないことを認識し、教えてもらうか、自分で学ぶ

６「ググる力」と「パクる力」が仕事力を決めるあなたは、ネット検索に慣れていますか？質のいい情報をインターネットから短時間で収集する力は、仕事にとって欠かせないスキルです。

つまり「ググる力」です。

だいたいのことは調べればわかります。

「わからないことをわからない」ままにしていると、進歩や成長がありません。

また、他の人から、「意志力のない人」あるいは「自発的な行動をできない人」と評価されてしまいます。

ちょっと調べればできることなのにやれないからです。

もし「ネットの知識なんてレベルや精度が低い」と思っているならば、それは大きな間違いです。

「ググる力」がない、つまり「情報収集力がない」と考えるほうがいいでしょう。

とは言え、情報を集めたら、複数の情報源を確認し精度を上げることも大切です。

複数のキーワードで検索してみる、複数のサイトを確認するところからはじめましょう。

また画像や動画検索など、集めたい情報に合わせた検索をしていくことも有効です。

「filetype:pdf」のようにファイル形式を設定して、ＰＤＦファイルだけを検査結果に表示する手もあります。

次に「パクる力」ですが、この言葉は「ＴＴＰ」の「徹底的にパクる」からきています。

この「ＴＴＰ」は、トリンプ・インターナショナル・ジャパン元社長の吉越浩一郎さんが考案した概念です。

ポイントは、「いいことは積極的に取り入れる」ということです。

もちろん、「そのまんまパクる」のではありません。

自分流にアレンジしていくことが大切です。

「優れた芸術家は模倣し、偉大な芸術家は盗む」という言葉もあります。

「盗む」や「パクる」という表現に違和感があるならば、「参考にする」という表現でもいいと思います。

大事なことは、ググり、人と話し、さまざまないいアイデアを取り入れて、自分なりにやってみることです。

続けることで、実行して成果を出す力が確実に身につきます。

ググって情報収集し、パクっていいことを取り入れる

７ムダを減らす「ちょっとした技術の積み重ね」あなたは、パソコンの操作に必要以上に時間をとられていませんか？パソコンやメール、ソフトウェアの使い方が原因で仕事が遅くなるのは致命的です。

基本的な操作を覚えるのは当然ですが、それ以外に知っている人とそうでない人とで差がつく小技を３つご紹介します。

①辞書登録：よく使うフレーズを登録する辞書登録とは、単語と読み方をパソコンに登録し、その読み方を入力した際にスムーズに変換される機能のことです。

通常、漢字変換では出てこない専門用語や名前などを登録します。

しかし、この辞書登録のメリットは、単語だけではなく、文章やメールアドレスなども登録できるところです。

例えば、使用頻度の高い文言（「いつもお世話になります。

ビジネスファイターズの飯田です。

」）を単語に、読み方を「いつも」で登録しておけば、「いつも」と入力するだけで、登録した文章が変換候補として表示されます。

つまり使用頻度の高いフレーズや文言、また入力が面倒なメールアドレスや英単語などを辞書登録すれば、たったの数文字入力するだけで、何十文字も書くことができます。

また、印象の良かった言い回しや、ビジネスの定型文なども登録しておくことで、すぐに使えるようになり、間違った言い方や誤字脱字なども減らすことができます。

大事なことは、どのような状況でどのように使うかを判断できるようになることです。

学生のときのように覚えることに時間を費やすより、考えることや決めることに時間を割くことが重要です。

②ひな形：メールの署名も活かす文書作成や表計算、プレゼンテーションなどのソフトには、多くのテンプレート、つまりひな形が入っています。

あなたは、これらのテンプレートを有効活用していますか？社内報や会議議事録、アルバイトのシフト表やプロジェクトのタスク一覧、トレーニングセミナーや販売提案プレゼンテーションなど、あらゆるビジネスシーンで使えるひな形が用意されています。

メールにおいては用途ごとに、テンプレートを用意しておくと便利です。

イベントのご案内メール、打ち合わせのお礼メール、提案や質問に対する回答メールなど、ネット検索すれば相当の数の見本やサンプルを見つけることができます。

よく使うテンプレートを持っておくと、毎回、見本を探す手間がなくなります。

さらにメールの署名も有効活用することがおすすめです。

挨拶文や定型文を打ち込んでおけば、あとは本文を書き足すだけでメールがあっという間に完成します。

③ショートカット：マウスを使いすぎないパソコンの作業スピードを上げるコツはマウスを使いすぎないことです。

ブラインドタッチのスピードアップを図ることも大切ですが、ショートカットキーを使うことが特に効果的です。

キーボードを使い、マウスを使いすぎないようにしましょう。

キーボードとマウスの間を手が行き来するようなムダな動きが減り、時間短縮できます。

パソコン操作でよく使用するコピーやペースト、カットなど基本的なショートカットの操作に慣れている人は多いと思います。

しかし、これ以外にも多くのショートカットがあります。

ただ、ショートカットをいきなり覚えようとするのは得策ではありません。

自分に関係ない操作も多いからです。

そこで、メールやワード、エクセルなど何を使うにしても、とりあえずAltキーを押してみることです。

Altキーを押すと、下の画像のようにガイドが表示されるため、暗記する必要がありません。

まずは従って試してみることです。

よくマウスで行っている操作をキーボードで試してみて、マウスを使うよりラクなのか？速いのか？そんな観点で振り返りながら、スピードアップを図ることが大切です。

ガイドが表示されるAltキーのショートカットに慣れてきたら、パソコンはマウスで操作するものという固定観念はなくなってきていると思います。

この時点であれば、ガイドが表示されないCtrlキーやShiftキー、方向キー、Windowsキーなどのショートカットを覚えて一気に効率を上げることもできます。

実は、これらの小技をやったところで、１回の操作が数秒程度、節約できるぐらいです。

大きな効果や成果は期待できません。

しかし、この積み重ねは無視できません。

何十回、何百回となれば、最終的には大きな時間短縮につながります。

時間短縮できるワザをどんどん身につけて、自分なりに極めていくことが重要です。

「いかにラクができるか」を追求すれば、どんどん時間短縮できる

８退社前に「復習」と「予習」をする退社前に今日の振り返りと明日の段取りをしっかり行うと、明日が今日よりもうまくいきます。

そのときは自分と対話しながら進めることが大事です。

振り返ることで新たな気づきを学べ、段取りすることで翌日の朝からロケットスタートができます。

具体的には次の３つを行います。

①振り返る「今日、やったことは何か？」「やり残した仕事があれば、なぜ終わらなかったのか？」「今日の教訓は何か？」②作業仕分けで、明日に備える仕分け①：明日やることを明確にする「明日以降に、追加でやるべき仕事はあるか？」「締め切りや作業内容の変更はないか？」「何かモレがないか？」仕分け②：いつ何をするか決める「やり残した仕事は、いつするのか？」「新たに増えた仕事は、いつするのか？」「明日、空き時間を確保できているか？」仕分け③：タスク置き場を整理する「明日やる仕事はどこに準備してあるのか？」「バラバラに保管・管理されていないか？片づけたか？」「明日、スグにはじめられるか？」③スキマ時間にやる作業をリストにするちょっとした待ち時間や突然できた空き時間に、あなたは何をしていますか？待たされてイライラしたり、やることがないから、ぼーっとしていませんか？このスキマ時間をどのように活用できるか真剣に考えることは、時間管理をする上で重要です。

仮に３分もあれば、かなりのメールを処理できます。

電話も１件、２件かけられます。

書類に目を通したり、郵便物を確認することもできます。

基本、スマホがあれば、場所を問わず、メールチェックや情報収集も簡単にできます。

要するに、「スキマ時間」を何もしない待ち時間から、価値を生む「使える時間」に変えるのです。

この限られたスキマ時間にタイムアタックをするかのように集中できれば、従来では考えられなかったアウトプット、成果を出すことができます。

スキマ時間を使って仕事をする習慣が身につくまでは、普段から３分や５分でできることを考えておくといいです。

やることを迷わないように、事前にリストアップしておきましょう。

スキマ時間の活用を考えることで、時間をムダにしたくないという意識が芽生え、時間効率を上げることにつながります。

仕事の効率を高めるには振り返りと段取りが大事

第７章まとめ・素直に「自分は遅い」と認め、できる人とのギャップを具体的に埋める・自分に合った時間帯を徹底的に活かす・タイマーを使って、一気に仕事を終わらせる・ゲーム感覚で仕事に臨むことで仕事のモチベーションが変わる・知識を増やして「わからないから、できない」を減らす・ググって、パクって、まずはやってみよう・辞書登録、ひな形、ショートカットを使いまくる・日々の振り返りと段取りで成果を出し、成長し続ける・スキマ時間を使いこなす