使いやすいから戻しやすいバーチカルファイリングの技術

使いやすいから戻しやすいバーチカルファイリングの技術

１個別フォルダを使ったバーチカルファイリング２個別フォルダなら省スペースで収納できる３効率のよさは一目瞭然４個別フォルダのメリット５処分時まで効率的な個別フォルダ６目的によって使い分ける個別フォルダの種類７失敗できない個別フォルダの選び方８ファイルボックスの選び方９ファイリングの簡単ルール10１枚の仕切りが大活躍！「必須ガイド」11使い勝手が一気に上がるラベルシール個別フォルダのバリエーション

 

個別フォルダを使ったバーチカルファイリング立てて管理するバーチカルファイリングモノの片づけの基本が身についたら、いよいよ書類に着手しましょう。書類も、モノと同じ原則にそって考えます。特に「立てて収納する」のが一番のポイントで、これを叶えるのが個別フォルダを使った収納方法です。書類の収納は個別フォルダ利用で劇的改善個別フォルダとは、見出しのついた厚紙です。これに書類を挟んで立てて管理します。「バーチカル（垂直式）ファイリング」とも呼ばれます。とてもシンプルな道具なのですが、よく見かける「簿冊式ファイル（穴をあけて綴じ込むファイル）」と比較した時に、メリットが非常に多いのです。例えば見出し部分の場所・幅がそろうため、タイトルが見やすく必要な書類が探しやすい。パンチで穴をあけ綴じ込む必要がなく便利。書類の出し入れの時に、簿冊式ファイルより圧倒的にアクション数が少なく、元の場所に戻せるので、きれいをキープしやすいなど、たくさんのメリットがあります。そしてオフィスならではの大きなメリットは、業務に合わせて、その都度個別フォルダの並び順を変更しやすい点です。例えば、あるプロジェクトの書類を、背幅３センチ程度の簿冊式ファイルに、日付順に綴じ管理しているとします。そこで急に誰かから、プロジェクト初期の頃の資料が渡されたとしたら、どうでしょう。わざわざ穴をあけ、綴じている書類を外して、該当する場所に入れるというのは非常に面倒です。その点、バーチカル管理なら、１つ個別フォルダを追加して、適切な場所に入れるだけ。業務進行に合わせて、随時随所に個別フォルダを追加できるため、現在の業務の状態に合わせた管理が可能になるのは業務効率上、大きなメリットです。

個別フォルダなら省スペースで収納できる収納効率も個別フォルダが圧倒的にいい例えば、背表紙の幅が10センチの簿冊式ファイルは、中の書類が半分に減っても、背幅は10センチのまま収納スペースを使用します。訪問した企業で分厚いファイルを手に取ったら、中には数枚しか入っていないなんてことも、よくあること。また、10センチの書類の重量に耐えられるよう、表と裏の表紙にも厚みがあります。その点、個別フォルダは、書類量に合わせて、数もスペースも減りますし、表紙の厚みも圧倒的に薄い。簿冊式ファイルから個別フォルダに変更するだけでも、スペースは確実に生まれます。８割収納も量に合わせて分冊するだけ例えば、簿冊式ファイルが厚み３センチいっぱいで、中には４月から２月までの報告書が綴じられている場合。３月分もそこに入れて、１年分で管理したいですよね。でも、すでに収納量が１００％だった場合、力ずくで押し込まれたり、３月分だけ穴をあけずにファイルに挟み、落ちないように輪ゴムでとめたりしがちです。本来は、ファイルをもう１冊準備し、再度中身を分けて前・後期と分けたり、一回り大きなファイルを購入して中身を入れ替えたりすれば、簿冊式ファイルでも８割収納は叶いますが、面倒ですよね。そこまで手をかける必要があるかという疑問も残ります。一方、個別フォルダなら、容量が１００％になれば、もう１冊準備し、中の書類を半分に分けるだけです。分冊に手間がかからないので、８割収納で管理がしやすいのです。また、簿冊式ファイルは、カラーやサイズなど種類が豊富で選択肢が増える一方で、その統一感のなさからオフィス乱雑化の一因にもなってしまっています。一方で、個別フォルダは規格が統一化されているため、選ぶ時間がかからない、用品管理がラク、廃盤になりづらく、常に同じもので統一できるメリットもあります。

効率のよさは一目瞭然簿冊式ファイルと個別フォルダのアクション数書類を綴じるために必要なアクション数を、簿冊式ファイルと個別フォルダとで比較すると、次の図のようになります。

簿冊式ファイルを出して戻すまでを入れると、１枚の書類を綴じるために約15アクション前後かかります。モノの片づけでも、たった１アクション増えるだけで、元の場所に戻せなくなるのに、書類をあるべき場所に綴じるために15アクション。１作業４秒としても１分、１日60枚の書類を扱う場合は、合計１時間も、書類をしまうことだけに費やしていることになります。本来綴じるべき簿冊式ファイルの上に平積みしてしまうのは「ある程度書類がたまったら、まとめて作業しよう」と無意識に効率のよい方を選んでいるのです。しかし、時間がたつとその上につい、また書類を置き、下の書類の存在は忘れてしまい、埋もれていく……という悪循環が生まれます。対して個別フォルダは、アクション数が圧倒的に少なく、一つひとつの作業も非常にシンプル。もし、ちょうどいい高さに個別フォルダがあれば、１アクションで書類を元に戻せます。作業ストレスが格段に減るアクション数以外にも、個別フォルダのメリットがあります。こんな経験はありませんか？パンパンに書類が綴じられた簿冊式ファイルから１枚の書類を取り出すためにリングを開けた途端、他の書類があふれ出てきて、戻すというムダな手間が発生。しかも、リングの先がパンチ穴に刺されば紙がくしゃっとなり、指に刺されば痛い。微妙な力加減や指先の器用さ、作業の丁寧さが必要になります。この作業にストレスを抱いた経験がある方は多いと思います。個別フォルダはこんなストレスからも解放してくれます。

個別フォルダのメリット探しやすい簿冊式ファイルは背表紙にタイトルを詳細につけなければ、何に関する書類が入っているのか、全くわからなくなります。加えて、背幅が違うので、文字サイズもばらつきやすい。個別フォルダは統一感があるだけでも、検索率が向上します。軽いから、扱いやすい簿冊式ファイルは背幅が厚いほど重くなります。複数冊持ち運ぶには両手が必要で、紙袋も丈夫なものでないと破れます。個別フォルダは１冊単位で持ち運べます。コピーがしやすい個別フォルダから１枚取り出すだけです。外すのが面倒で、簿冊式ファイルごと無理やりコピー機に押しつける、なんてシーンは見かけなくなります。共有しやすい個別フォルダは「情報の共有」を、簿冊式ファイルは「モノの私物化」を促す印象があります。机周りに置きっぱなしだったり、ほこりをかぶった簿冊式ファイルが多数置かれたり、その重みと強度でブラインドを押し曲げていたりするのも、よくある光景です。建物の窓側は管理職の席であることが多く、そこを見れば、その会社の情報共有の状況がある程度把握できるのです。人事異動時に引き継ぎやすい人事異動に伴う引き継ぎの時、自分でも把握できていない大量の簿冊式ファイルをそのまま置いていっても、次の担当者にとっては迷惑です。もし、個別フォルダで全書類が共有管理されていたら、引き継ぎの時、書類に関しては何もしなくてよくなります。

処分時まで効率的な個別フォルダ全然違う処分の手間書類が不要になり、簿冊式ファイルの処分時には、分別作業が発生します。ファスナーは、プラスチック部分を全部外してから処分します。金属でできたリング状の綴じ具を背表紙から外したことはありますか？５センチの厚みの書類をしっかりとホールドするだけの強度を備えた金属部分を表紙と引きはがす作業は手間で重労働です。この点、個別フォルダの基本は紙製なので、処分の時期が来たら、書類を入れたまま個別フォルダごとくくって処分することが可能。文書保存箱で保存していたなら、保存箱ごと焼却炉へ持参できます。もったいない中が空で、中古品の簿冊式ファイルが何冊も重ねて段ボールに入れられ、ロッカーの上や部屋の端に置かれているのをよく見かけます。みなさんに理由を尋ねると、先の通り、「処分が面倒だから」と置いている、「まだ使えるため、もったいない」「購入時の値段が高かったため、捨てられない」など、様々です。次に使うための管理がきちんと行き届いているなら、再利用するのは望ましいことです。でも、実際は結局忘れてしまって、その段ボールが事務所の片づかない１つの原因となっていることがあります。また、「課長に中古は渡せない」という忖度から、結局新しい簿冊式ファイルを購入されていたケースもありました。使うことだけではなく、使った後どうするか、いつ処分するかを購入時にイメージしてみてください。今後の散らかりを抑える意識改善につながります。

目的によって使い分ける個別フォルダの種類量を入れたい時はマチつきフォルダがお勧め万能に見える個別フォルダですが、簿冊式ファイルからの移行時、よく不安に思われるのが１フォルダ80枚、約１センチ程度までしか入れられないことです。そこで、個別フォルダにマチ幅がついている「マチつきフォルダ」を活用します。幅３センチまで収められるので大抵の稟議書・契約書・マニュアル類はまとめて入れておくことができます。順番に綴じたい時はファスナー面倒なだけのように見える綴じる作業ですが、順番が崩れないように綴じたい、落ちないように念のために綴じたいという場合もあります。そんな時は、「ファスナー」を利用します。個別フォルダには切り込みが入った状態で販売されているため、ファスナーを組み合わせることで簿冊式ファイルのように綴じて使用することもできます。個別フォルダを目的に合わせ柔軟に使い分けようマチつきフォルダは、使い方によってはとても便利です。例えば、会計や経理のＰＣのソフト。Ａ５サイズで、幅が３センチ以上の箱に入っているものをオフィスでよく見かけます。中途半端なサイズのせいか、本棚に書籍と一緒に並べられていることが多いのですが、中身を取り出し、マチつきフォルダに一式収納することができます。ＣＤ－ＲＯＭ、説明書、ソフトウェアマニュアルなどがぴったり収まり、サイズが整って収納効率も上がります。ファスナーは１００円ショップで売っている透明のリフィルを組み合わせると、カード、はがき、ＣＤ・ＤＶＤまで、アイデア次第で様々なサイズのモノを管理することができます。これらはすべて、Ａ４サイズの個別フォルダで管理して、規格の統一化を行なうことがポイントです。

失敗できない個別フォルダの選び方規格、強度、素材、価格個別フォルダは最近、ホーム用など様々な商品が出てきています。規格違いなどを購入し、失敗するケースもあるので、気をつけるべきポイントをご紹介します。まず、定番の個別フォルダとして、一山タイプで見出し山位置の右側が５センチ程度あいているものを選んでください。ファイリングシステムは、「１／６カットシステム」（詳しくは本章10項）で構築するため、左・中・右などタブがついている三山タイプなど間違わないように気をつけてください。次は素材。紙タイプとＰＰ（ポリプロピレン）タイプがありますが、コスト面、環境面、業務効率の点から、紙タイプを選んでください。使用頻度が高いフォルダや、屋外への持ち出し頻度が高いなど、紙だとすぐに破れそうな場合は、一部ＰＰ製を選ぶとよいでしょう。ＪＩＳの規格のもの、エコマーク対象のものもあります。会社の用品として購入する際は、自社方針等にそったものを選びましょう。フォルダカラーは原則１色を調達してください。カラーでの情報識別は、見出しラベルで行ないます。また、１００円ショップの個別フォルダは、強度が弱く破れやすい、ファスナー穴がないなどがあり、お勧めしていません。調達時は慎重に！初めて個別フォルダを買う時は、小ロットで一度手にしてから購入ください。まとめて一気に購入して思ったような商品でなかった場合、使いづらくても無理矢理、毎日使ったり、新品のまま置きっぱなしになってしまう可能性があり、マイナスでしかありません。ファイリング用品のせいでオフィスが散らかっては本末転倒です。まずは整理を行ない、必要量の算出をして、確実に使う用品を決めてから注文を行なってください。

ファイルボックスの選び方基本的にはボックス不要通常、ファイリングでは、ボックスは必須ではありません。キャビネットに直接個別フォルダを入れ、付属の仕切り板で支えるからです。仕切り板がなく自立が難しい場合に、個別フォルダを立てるための収納用品として使われています。ボックスが不要な分費用は浮き、出し入れのアクション数も減らせます。ただ、目線より上の棚に個別フォルダを置く場合は、収納効果を得るためボックスを活用します。購入するなら紙製をファイルボックスは、文具メーカーがファイリング用品として販売している、１つ３００～４００円程度のものをお勧めしています。ここでも、１００円ショップの商品など安価なものを選ぶと、数ミリ規格が小さく個別フォルダがまっすぐ収まらなかったり、運んでいる最中に底が抜けてしまったり、片手で持つと持ち手が破れたり……と、様々なトラブルが起こります。「だったら、プラスチックボックスを検討しよう」という方がいるのですが、プラスチックは書類を入れると重く、また、スタッキング（積み重ね）のために先がすぼんでいるタイプのものは、書類を入れるのには向きません。何より、オフィスの場合は廃棄までの一連の効率性から、紙製のものがお勧めです。もちろん、サロンやデザイン事務所等で、インテリア性を求める場合は、布や皮製等こだわりのモノを使われるのもよいでしょう。ただしこの場合、数年後に、同じデザインのモノが販売中止されているケースもありますので注意してください。ファイルボックスも実際に使ってみないと気づかない小さなデメリットが多々あります。出し入れのたびに、ストレスがかかると、無意識にその作業を避け、散らかっていきますので、妥協せずしっかり選んでください。

ファイリングの簡単ルール慣れれば簡単！個別フォルダの使い方個別フォルダの使い方には、ルールがあります。まずキャビネットから取り出す際は、個別フォルダを右手で取ること。この時、見出し山は持ちません。ここから傷むからです。そして、右下に見出し山が来るように開け、右側に書類を置きます。そして、左手で左側をフタのように重ねて閉じます。理由は、山位置を反対にして使うと、個別フォルダの中で書類の上下が逆さまになってしまい、また、左側に書類を置くと表裏が混じってしまうからです。キャビネット内の書類は左から右へ。左からのぞいた時にフォルダタイトルが見えるように、個別フォルダを置きます。ボックスで導入する時も準じてください。右利きの人がムダのない動線になるように設計されていますので、このルールに慣れましょう。個別フォルダを太らせすぎない入れる書類の量も厳守です。基本は、50枚±30枚、20枚から80枚とされています。数枚１フォルダにして、10フォルダ作ってしまうと、薄すぎて出し入れしにくく、検索効率も下がります。どうしても細かく分けたい場合は、個別フォルダの中で、仕切り紙や付箋、クリアフォルダを使って分類をしながら個別フォルダを合冊し、厚みの調整を行なうとよいでしょう。逆に、１００枚を超え、厚みが１センチ以上になると、個別フォルダが太り、重みで背表紙ごと見出し山が埋もれて見つからない、重くて取り出しにくい、つかみにくいなどの事象が発生します。この場合は個別フォルダを２冊以上に分冊する、もしくはマチつきフォルダを利用しましょう。分冊するのが面倒でつい太らせてしまう方もいますが、新品の個別フォルダを文房具置き場ではなく、キャビネット端など、よく使う便利な場所に置いて、その場で分冊できるしくみにしておくと、面倒さも半減します。

１枚の仕切りが大活躍！「必須ガイド」目的の書類を探す案内板個別フォルダが１００冊、２００冊と大量に並んだ時、「ここからここまでは経理、ここからは人事」と分けたくなりますよね。その分類タイトルの仕切り兼見出しがガイドです。個別フォルダと同サイズの厚紙で、次図の通り、一番左１／６のスペースの山を「第１ガイド」と呼び、「大分類」を表示します。左から２番目が「第２ガイド」と呼び、「中分類」を表示します。

例えば、大分類が人事、中分類が採用……とたどり、必要な個別フォルダを探すイメージです。ファイリングには必須のアイテムです。８割収納を叶えるガイドガイドを使用することで、収納の原則である８割収納が可能になります。ガイドが利用されていないせいで不便な状態としてよくあるのは、例えばキャビネット１段目に経理、２段目に人事と、引き出しに対して分類の意味をつけ、個別フォルダを入れているケースです。１段目の経理には書類がぎゅうぎゅう詰めの一方で、２段目の人事には５割程度しか入っていない、という状態になります。この状態だと、経理の書類を出し入れするたびに一苦労。これではアクション数が増え、非効率ですよね。ここで、ガイドの出番です。１段目の書類がキャビネットに対して８割になるように、後半の２割の書類を取り除き、２段目に収めます。ここでガイドを入れ、続きに人事のフォルダを入れます。仕切られてさえいれば、探す時に場所が違っても迷うことがありません。年度途中に新たな書類・個別フォルダが増えても、スペースを柔軟に対応することが可能になるため、常に全体を８割に保つことができるのです。

使い勝手が一気に上がるラベルシールカラーのフォルダラベルで工夫個別フォルダのタイトル部分は、鉛筆でもかまいませんが、カラーラベルシールに印字し、個別フォルダに貼ると検索性が上がります。第２ガイド（中分類）ごとに色を変えて貼り、原則は５色を繰り返します。個別フォルダで色別分類するよりも、ラベル色で分類をした方が、在庫を最小限に抑え柔軟な運用が可能です。色覚が示す情報は強く、タイトル部分の色が違うだけで「違う種類の情報の書類を持っている」ということが一目でわかります。さらに、元に戻す時、「赤はこの辺かな」と、ほぼ無意識で戻す場所にたどり着けるので、タイトルを見る→戻す場所を考える→探すという思考のアクションごと省略できます。戻すのが苦手な人でも、ここまでしてあれば「だいたいその辺に戻す」ことができるでしょう。片づけのハードルが下がることが、リバウンドを防ぎます。実際、企業のファイリング導入時や個人レッスン時も「貼ったら圧倒的に違う」「わかっていたけれど、ここまでとは」と声をそろえておっしゃいます。印刷はプリンタ対応のＡ４のフォルダラベルに、次章でご紹介する「ファイル管理表」をエクセルで作成し、差し込み印刷を行ないます。印刷が手間なら、カラーペンで線引きだけでもここまでしなくてもいいと思われる場合は、分類ごとにカラーのマジックで印をつけたり、線を引いたりしてもいいでしょう。負担のない方法でよいので、色分けまで行ない、無意識に出せる戻せるを体感してください。

COLUMN3個別フォルダのバリエーション個別フォルダというと、一昔前は、定番商品の色違いがある程度だったのですが、最近はホームファイリングを中心に考えられたような、インテリア性の高い、真っ黒や真っ赤な色の個別フォルダも販売されています。また、カラーバリエーション豊かなPP製個別フォルダや、PP製のマチつきフォルダなども出ています。原則はもちろん単色管理ですが、これをうまく使えば、「持ち出し書類、緊急書類、頻繁に使う発注書類の３つだけは、赤い個別フォルダで管理」など、色と管理を組み合わせた運用も可能になりますね。業務効率がよくなって便利ですが、カラーにこだわりすぎて、後々の在庫管理が面倒にならないように気をつけましょう。また、スケルトンの個別フォルダもあります。中にどんな書類が入っているかが、一目で把握できます。PP製なので、カバンの中に入れて持ち歩く時なども形がゆがんだりしにくく、水分にも強いので、お勧めです。ただし、商品によっては薄っぺらすぎて、自立しない商品もあるので、購入前に注意が必要です。私が個人的に好きなのは、閉じた時に5mmほどの段差ができるように作られている個別フォルダです。指を入れるスペースであけやすいのです。規格にそった便利な個別フォルダが増えるのはうれしいことです。いろいろな収納用品を見ると、つい買いそろえたくなってしまいますが、やはり、基本は紙製の個別フォルダです。PP製のモノは丈夫である分、コストがかかります。何より、個別フォルダは書類とともに年月がたつほど使用頻度が落ちるため、使用期間が終了した個別フォルダにそこまでの耐久性は不要です。処分時の手間や、環境面の配慮から見ても、オフィスでは原則、紙製の個別フォルダを利用してください。