クリアフォルダに分けて整理する

メモを毎日書き始めると、結構な量になる。

頭のもやもやをメモに書き出すだけでも十分効果は大きいが、うまくカテゴリーを分けて整理すると、さらに頭の整理が進む。

一番効果的なのは、クリアフォルダを使う方法だ。毎日10ページのメモを書くと、２週間で１４０ページになる。

これを放置すると収拾がつかなくなるので、書き始めて４〜５日したところで、５〜10個程度のカテゴリーに分けることをお勧めしている。

具体的には、Ａ４のクリアフォルダを用意し、ラベルを貼って整理する（写真）。

下から３センチほど離れたところに、フォルダ名の長さを考えながら貼り付ける。

下から少し離すのは、もっとぎりぎりだと、フォルダの中身が厚くなってきた時にはがれてしまうからだ。

フォルダ名はボールペン等ではなく、マジックを使って見やすく書いている。このためだけに自宅にもオフィスにもマジックを１本ずつ用意している。

 

カテゴリーは、関心を持ち、メモ書きをすることの多い分野によって分けるとやりやすい。

私の場合、将来ビジョン、やりたいこと人とのコミュニケーションチームマネジメント新しいアイデア考えたこと情報収集聞いた話ミーティングなどに分けている（これに加えて、プロジェクトごとに別途フォルダがある）。

「将来ビジョン、やりたいこと」には、今後やろうと思っていること、やりたいと思っていること、どうしたら現状を打開できるかと考えたこと、などに関して書いたメモを入れる。

しょっちゅうではないが、心の指針になるような内容のメモになる。「人とのコミュニケーション」は、私が一番気にしているトピックだ。

会社の同僚や他社の人とどうやったら効果的にコミュニケーションできるかをいつも考えてきた。

一番の関心は、どうやったら相手の話に強い関心を持ち、素早く意気投合できるか、ということだ。

うまくできることもあるが、ミーティングが始まってすぐ「あ、まずい。この人とはどうもうまくコミュニケーションできないな」と感じてしまい、どうやって早く終わらせようかと思いを巡らすこともある。

こういうミーティングの後、多くのメモを書いてきた。

どうやったらもっとにこやかに人に接することができるか、ということも私にとっては重要なテーマの一つだ。

「チームマネジメント」については、マッキンゼーに入社してすぐ、私にとって非常に重要なテーマとなった。

コンサルタントとしての経験がほとんどない状況で、４〜６人程度のクライアントチームをうまく動かして膨大な量の分析やインタビューをこなし、会社の業績を大幅に改善する提案をする必要があった。

４年目からはＬＧグループの経営改革に取り組んだので、10以上のプロジェクトを並行して動かし、それぞれのマッキンゼーメンバー、クライアントチームメンバーがどんどん成果を出せる環境を作る必要があった。

ベンチャー共同創業・経営支援を主としている今も、プロジェクト、ベンチャーのチームマネジメントと生産性向上、「勝つチーム作り」は永遠の課題だ。

そこで、いろいろなことを考える。思いつく。また、ああこうすればよかったと反省することも多い。

「新しいアイデア」については、文字通り、ビジネスやこうすればいいなと思う、新しいアイデアだ。思いついた時、また触発された時、さっとメモを書く。

なぜ自分が思いつかなかったのだろうか、どうすれば思いついたのだろうか、ということもどんどん書く。

新しいアイデアを思いつき実行する人と、それを聞いて、まさにそれを考えていたとか、こうすれば考えられたのに、と悔やむ人の間には大変なギャップがあるが、気にせずメモに書いてしまう。

それで言えば、「新しいアイデアにまつわるあれこれ」というほうが当たっているかもしれない。

「考えたこと」というのは、右記以外で何かと考えたこと、気になったことをよくメモにするからだ。

どうすれば仕事の成果をもっとあげられるのかとか、電子書籍が今後どうなりそうかとか、日本人が英語を話せるようになるにはどうすべきか、など広範囲に書いている。

「情報収集」フォルダには、情報収集の仕方、効率的な整理の仕方、集めた資料への検索の仕方についてメモを書いたり、こうすればうまくできた、できなかったなども書いたりしてきた。

情報収集に関して考えたこと、気になっていることなどに関するすべてのメモを入れる。

情報収集にあまりこだわっていない人が多いが、実は頭を柔軟にするうえでも、また引き出しを多く作るうえでも非常に重要だ。

毎日わずかの時間でどうやって効果的に情報収集をし、日々知見を増やし、それを使っていくかが、数ヶ月単位で見た時の成長に大きく影響する。だから、私は好んで情報収集に関するメモを書いてきた。

この分野は生産性を上げる新しいサービスも次々に始まり、その度に方法論をやや修正する必要があるので、気を抜くと非常にもったいないことになる。

気がついたら、はるかにうまいやり方が普及していたりするからだ。「聞いた話」は、実は本書で解説してきたメモ書きではない。

会食や講演時に素晴らしい話を聞くと、私は必ずＡ４用紙に徹底的にメモを取る。これは世の中で普通に言うメモと同じで、その方のお話をできるだけ一言一句漏らさず書く。

だから、この場合に限り、Ａ４用紙１ページに４〜６行ではなく、上から下までびっしり書く。

具体的には、Ａ４用紙横置きで、左半分に上から下まで書き進み、下までいったら右上から同じように書き続ける。

内容が濃いので、ものすごいスピードで書き続ける。１時間の講演の場合、３〜５ページ程度になる。重要なポイントは確実に書き留めることにしている。会食等でメモを取ることがはばかられる時がある。

メモを取ると警戒されて話が止まってしまったり、雰囲気的に到底メモを取れそうにない場合だ。そういう時、私は帰りの電車の中で５〜７ページ程度、思い出して再現していく。

何度もやっているうちに、聞いた大事な話はほぼもらさずメモに再現できるようになった。会食だと２時間を超えることが普通であるため、かなりの量になる。

ただ、数字だけは後で記憶があいまいになることがあるので、途中でトイレに立ち、メモを取るようにしている。

やはり、目の前で数字を書き留めると、せっかくの話がストップしてしまうからだ。ということで、「聞いた話」フォルダは、知恵の宝庫になっている。

ちょっと意外な分け方かもしれないが結構便利な方法だ。これに限らないが、何かを分類する時、「その他」を作っておくとあまり迷わずにすむ。

「聞いた話」は「その他」ではないものの、その幅広さで融通をきかせることができる。「ミーティング」フォルダに入れるメモは、「聞いた話」のメモと同じ書き方をする。

毎日いくつかのミーティング、会議に出席し、記録しておく必要があることを簡単に書き留めておく。

プロジェクトとしてメモも資料も大量にある場合はそちらに整理するが、もっと単発的なものはこちらのフォルダ入りになる。

ちなみに、会議でＡ３資料が配布される場合がある。

この場合、私は表面を外側にして二つ折りにし、そのまま該当のＡ４フォルダに入れて保存している。

フォルダの分類を見直す

フォルダの分類は、いったんは前述のお勧め通りやっていただくか、好みで若干変えていただければよい。

メモが１００ページを超える頃、問題意識、置かれた環境、ニーズなどによっては、フォルダの分け方がちょっとフィットしないなと感じることがある。

毎晩寝る前にメモをフォルダに振り分ける際、どちらのフォルダに入れるべきか迷うメモが何度か出てきたら、そのシグナルだ。

たとえば、

１．「チームでのリーダーシップ」と「チームマネジメント」というフォルダを作り、

２．書いたメモをどちらに入れるか迷うことが何度も起き、

３．「リーダーシップ」に関するタイトルがいつも浮かんでそれに沿ったメモを大量に書く

としたら、「チームでのリーダーシップ」「チームマネジメント」の両フォルダを合体させ、名前を変えて「リーダーシップ」というフォルダにする。

元の二つのファイルに入れていたメモを全部取り出し、日付順に整理し直し、新ファイルに投げ込む。

つまり、「チームでのリーダーシップ」と「チームマネジメント」が自分にとってのキーワードであり、それで分類するつもりが、それほど頭の中では分けられていなかったということだ。

その日からさらにメモを書き続け、「リーダーシップ」フォルダに迷わず投げ込むことができるようになれば、新しいフォルダ分けが正解だ。また、一つのフォルダを二つに分けることもある。

「チームマネジメント」のフォルダに入れるメモが、部下マネジメントとプロジェクトチームマネジメントに大きく分かれており、毎回フォルダに入れる時、「あ、これは部下マネジメントだな」「こちらはプロジェクトチームマネジメントだよね」と感じ続けるならば、二つに分けるほうがよい。

また、フォルダ分けは迷わないものの、フォルダ名がしっくりこなくなることもある。その場合はさっさと書き換えている。

たとえば、「リーダーシップ」というフォルダ名で始めたとしても、ほとんどのメモが社長のリーダーシップに関しての場合、「社長のリーダーシップ」と表現するほうがしっくりくるようになる。

そう思ったら変更するようにしている。

「人とのコミュニケーション」というカテゴリーに対して、人との接し方、関係構築に関してのメモが何枚か増え、今後も増えていきそうな場合、少し見直して「人とのコミュニケーションと接し方」という名前に変更することもある。

このため、フォルダのラベルにはちょっとした工夫をしている。

フォルダ名を何度か変更する必要があるので、貼りやすくはがれにくく、また必要な時はすぐはがしやすいラベルにしたいからだ。

この相反する目的をかなえてくれるラベルが私の知る限り一種類ある。３Ｍのカバーアップテープだ。「貼ってはがせる修正テープ（カッターつき）」とある。

フォルダタイトル名の長さにだいたい合わせてさっと引き出し、切り取って貼る。必ず用意してあるマジックで新しいタイトルを書く。

このちょっとした作業が、実は結構、頭の整理にもつながっている。

机の上が散らかっているほうが落ち着くという人もいるようだが、私は整理できるものは整理しておくほうだ（そのため物を探す時間はほぼ必要ない。資料はたいてい数秒で出てくる）。

鍵は、フォルダと同じ。

いくつかにきっちり分類し、分類がしっくりこなければしっくりくるまで見直し、後はごっちゃに入れられる場所を作っておく、という方法だ。

フォルダの分類は、こういうプロセスを経て一度落ち着くと、変更の必要がなくなっていく。

問題意識がうまく整理され、書くメモがどのフォルダかにピタッピタッとはまる感覚になる。

転職、昇進、役割変更などが起きた時、また少し見直す必要が出てくるが、一度フォルダ分けが整理されると、比較的楽にフォルダの分類見直しができるようになる。

頭の整理を目の前でフォルダを使って行なうことで、分類見直しのノウハウ、ステップが確立するとも言える。

新しい仕事、関わり合いが始まる時は、新たにフォルダを作る。私の場合であれば、「クリーンテック」「３Ｄプリンター」などだ。

どちらも新しい活動が始まった時点でフォルダを作る。結構すがすがしい作業だ。

 

メモのその後

クリアフォルダは、机の左端に積んでいる。

毎晩、寝る前にその日書いた10ページのメモをどれかのフォルダに投げ込むだけで一瞬のうちに整理できる。

フォルダが厚くなったら、通し番号をつけ、古いフォルダは別に保存する。机の左端に積むものは、せいぜい５〜７センチ程度。

それ以上になるとややハンドリングしづらくなる。一部のクリアフォルダによっては持ち歩く場合もあるが、大半は机の上に置きっぱなしとなる。

気をつけるべきは、他人に見られないようにすることだ。メモには不満や問題意識もすべてはき出している。人の名前も入っている。

社員や家族に見られる可能性がある場合は、きちんとしまっておくほうが安心だ。

メモの保管方法

毎日10ページ書き続けると、６ヶ月で１８００ページ、１年で３６００ページとなる。

これは決して捨てず、取っておくほうがよい。自分の成長の証となる。後で説明するように、メモは書いてから６ヶ月たてば、見返す必要はもうない。

しかしメモの存在そのものが思考の積み重ねの証であり、自信の源になるはずだ。

クリアフォルダ一つに３００ページくらい入るので、３６００ページというと、クリアフォルダ12個分だ。積めば大したスペースを取らない。

私はダンボールに入れて、過去のメモをすべて保存している。書棚の上に置けば、それほど邪魔にもならない。スペースの問題もあるだろうが、できる限りお勧めしたい方法だ。

メモは普段見返さない

クリアフォルダには、毎日書いたメモを上に足していく。普段はいっさい見直す必要がない。書いたら投げ込む、それだけだ。似たようなタイトルを思いついたら、その時また書く。躊躇なくまた書く。

わずか１分だし頭の中身をはき出すほうがよい。すでに述べたように、以前どういうことを書いたか見直すのではなく、新たに書き直すほうがよい。

タイトルや本文が若干異なるが、まったくかまわない。そもそも比較するわけではないので、少しくらい違っていても全然問題ない。

気になるテーマ、タイトルに関し、何度も繰り返して書く、ということが実は何より重要な練習になる。

そのたびに、もやもやが言語化され、表現され、目で確認することでさらに言語化が深められる。

気になっているテーマ、トピックだと、数週間〜数ヶ月にわたって５、６回から10回以上書くこともあるが、そのくらい書くと内容を完全に把握し、非常にすっきりとした状況になる。頭の中が完全に整理された形だ。

私はマッキンゼーに入った当初、「どうやってインタビューするか？」「インタビューの結果をどうまとめるか？」「クライアントチームマネジメントをどうするか？」「報告書をまとめるには？」などのテーマで何度も何度も書き直した。

それによって自分で一つひとつコンサルティングの基本スキルを確認しながら、最善手を理解し、急速にスキルアップしていった。

３ヶ月に一度フォルダを整理し、ざっと眺める

カテゴリーごとにメモを投げ込んだクリアフォルダには、ただ貯め込んでおけばよい。頭に浮かぶもやもやを全部吐き出す、あるいは掃き出すことで、十分な効果をすでに得ているからだ。

一々見直さなくても空で書き続けることで、頭は急激によくなっていく。回転するようになる。

ただし、自分の成長過程を確認するためにも、３ヶ月に一度さっと見るとよい。

新しいメモがフォルダの上になっているので、フォルダごとに逆順にそろえ、一番古いものを上にして、日付順に並べ替える。数分でできる。

そのうえで数分で流し読みするだけだ。それで十分である。全部のフォルダを同様に整理し、ざっと眺める。

毎日10ページ、３ヶ月書くと、９００ページ、それを一覧するとものすごい達成感がある。

「え？あの頃あんなこと考えてた。こんなことで悩んでたんだ」という発見も多数あるはずだ。

もし毎日の書くペースが３、４ページ、３ヶ月で３００ページ程度でも発見はいろいろある。振り返りつつ、その日からは毎日10ページ書くことを決意してほしい。

さらに３ヶ月後にもう一度だけ見直す

さらに３ヶ月後（メモを書いてから６ヶ月後）にまた追加されたメモを整理し、前回読み返した部分をもう一度だけ見直す。そうすると、大半がしっかり頭に入っていることに驚く。

メモによっては、誰がこんなにいいことを書いたのだろうと思いたくなるほど、説得力のある、まとまった内容になっていることがある。誰がって、もちろん自分が書いたものだ。

 

３ヶ月後、６ヶ月後にこうやって読み返すことで、何に悩んでいたのか、どうしようと決めたのか、その後どう展開していったのかすべてわかる。自分の軌跡をたどることができる。それ以降はほぼ不要だ。

つまり、すべてのメモは３ヶ月後、６ヶ月後の二度読み返し、後は原則として読み返す必要がない。

書き出した時に大きな価値があり、二度の読み返しで咀嚼できているので、もう十分だ。

おわりに

人はなぜ深く考えることができないのか、に始まり、今までどこでも語られることのなかった、本当に役立つ思考のトレーニングについてここまで述べてきた。

人が本来持つ考えるという能力がいかに阻害されているか、それをどうやったらスムーズに取り出せるか、という観点から、自分自身、何万ページも書き、１０００名ほどの方にお伝えしてきた方法だ。

大多数の人は、まとめようとすると頭が動かなくなる。

まとめようとせず、考えようともせず、感じたままをメモにはき出すことで、いくらでも思考が進むことを説明してきた。その究極が「ゼロ秒思考」だ。

考えるということに対して、苦手意識がなくなり、現状把握も課題整理も実際の行動に関しても、すっと浮かぶようになる。

毎日10ページのメモ書きを数ヶ月続けていくと、この「ゼロ秒思考」の感覚がだんだんとわかってもらえるようになると思う。メモ書きの有効性は日本語に限らない。

２０１２年には、インドのムンバイとコルカタで、製造業の幹部にビジネスプラン作成ワークショップを実施した際、「メモ書き」を彼らにも紹介し、10ページずつ書いていただいた。

英語でメモ書きをする場合も、日本語とまったく同じフォーマット、同じ書き方だ。

写真はムンバイでのワークショップであるが、製造業の中堅・大企業の経営幹部１２０人がいっせいにメモ書きをするところは壮観だった。

みな成長意欲が非常に強く、真摯に取り組む姿勢に心を動かされた（日本の製造業の心を理解していただく趣旨で、研修室は靴を脱ぐことになっており、この光景となった）。

 

今後もぜひ一人でも多くの方に、「ゼロ秒思考」を目標にメモ書きに取り組んでいただき、すっきりとした気持ちで切れ味のよい仕事をして、プライベートも充実させていただけたらと思う。

最後に、メモを書かれた後、ＰＤＦで私あて（akaba@btpartners.com）にメールでお送りいただければ、書き方についてフィードバックさせていただきます。

ただし、メモ書きをされた感想、発見等をぜひ添えていただくよう、お願いします。

 

［著者］赤羽雄二（あかば・ゆうじ）東京大学工学部を１９７８年に卒業後、小松製作所で建設現場用ダンプトラックの設計・開発に携わる。

１９８３年よりスタンフォード大学大学院に留学し、機械工学修士、修士上級課程を修了。

１９８６年、マッキンゼーに入社。

経営戦略の立案と実行支援、新組織の設計と導入、マーケティング、新事業立ち上げなど多数のプロジェクトをリード。

１９９０年にはマッキンゼーソウルオフィスをゼロから立ち上げ、１２０名強に成長させる原動力となるとともに、韓国企業、特にＬＧグループの世界的な躍進を支えた。

２００２年、「日本発の世界的ベンチャー」を１社でも多く生み出すことを使命としてブレークスルーパートナーズ株式会社を共同創業。

最近は、大企業の経営改革、経営人材育成、新事業創出、オープンイノベーションにも積極的に取り組んでいる。

ＨＰ：http://btpartners.com/ブログ：http://btpartners.com/akaba/ゼロ秒思考頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング２０１３年12月19日プリント版第１刷発行２０１３年12月24日電子版発行著者——赤羽雄二発行所——ダイヤモンド社〒１５０‐８４０９東京都渋谷区神宮前６‐12‐17http://www.diamond.co.jp/電話／０３・５７７８・７２３２（編集）０３・５７７８・７２６３（製作）装丁—————————小口翔平西垂水敦（tobufune）本文デザイン・ＤＴＰ——新田由起子徳永裕美川野有佐（ムーブ）製作進行————————ダイヤモンド・グラフィック社編集担当————————横田大樹