PART03時間を生み出すアイテム術PART03のガイドライン時間をファイリングする109ファイリングを応用して時間を有効に使う110時間を投資してリターンを得る111時間投資と時間の後払いの違い112仕事に５段階の優先順位をつける113毎日を「これさえメモ」で管理する114「これさえメモ」で優先順位を管理115１カ月１テキストファイルの「これさえメモ」116「朝の５分」という緊張感を仕事に生かす117３分、５分のスキマ時間にやることを決めておく118５Ｓの次にくる６つめのＳ「すぐやる」119パソコン操作の待ち時間を短縮する120定期作業をパソコンに任せるメモの紛失を防ぐ方法121メモが散らばることで失うものとは？122メモは１日１枚、Ａ４用紙に一本化する123外で思いついたことは「Gmail」に下書きする124スキャンやスマホ利用でデジタル化する名刺の管理125名刺が散らかる理由を考える126量と探し方、道具のマッチング127時系列順こそ絶対不変の分類基準128氏名順、会社名順の場合も日付を記入129「これさえメモ」の応用で名刺を検索130その日その場でできる方法で継続する131名刺ホルダーがいっぱいになったら
カバンの整理術132常に持ち歩くものはカバンの中で場所を固定する133忘れ物がないか瞬時にわかる管理術134定位置が決まると新しいカバンも迷わず選べる135充電器、電源の周辺機器は収納グッズを利用136ワイシャツの胸ポケットはモバイルオフィス137オフィスを持ち歩く138移動中に読むものをスキャンして持ち歩く139非常事態グッズは厳選するファイルを使った時間管理140ファイルで時間を管理する方法141タスク管理に使用するファイル用具142定型業務は期限、発生日をフォルダーに表示143「やらないこと」を決めて時間を節約
3時間を生み出すアイテム術時間をファイリングする109ファイリングを応用して時間を有効に使うファイリングの対象になるのは文書だけではありません。
賢いファイリングの考え方やスキルは、時間の使い方をはじめ広い分野で応用できます。
時間はすべての人に等しく与えられた有限の資産です。
頑張って成果を上げても、怠惰にだらだら過ごしても、時間という資産は同じように減っていきます。
時間を有効活用するには、やる気を出すだけでなく余計なことを省かなくてはなりません。
何をするにせよ少しでも短い時間でこなし、一定の時間内に多くを処理できるようにしましょう。
不要なものを捨てるところがファイリングと同じなのです。
文書をファイリングするとき、人によって要る、要らないの結論が異なるように、何かに費やす時間を必要不可欠とするか、切り捨てるかも個人により異なります。
他人が決められることではないので、自分自身で判断してください。
ファイリングのテクニックを上手に活用すると、時間の使い方は大きく変わります。
短時間で多くをこなせるようになれば、これまで足りなかった余裕ができます。
「いつも忙しくて時間がない」と嘆いていた人も、欲しくて仕方なかった時間を生み出せるでしょう。
ただし、万人が省くべき時間もあります。
それは探し物の時間。
時間の浪費でしかない探し物と訣別しましょう。
110時間を投資してリターンを得る時間を有効に使うことで生み出した時間は、賢く投資してリターンを狙いましょう。
最近は、収入をそのまま預貯金するより、多少のリスクを覚悟でさまざまな投資へ回す人が増えています。
時間の投資にも同じことがいえます。
もちろん無闇にハイリスクを狙えというのではありません。
ファイリング術でできた時間の使い方としては、仕事を進めることを真っ先に考える人が多いはずです。
遅れを取り戻すだけでなく、ライバルより一歩先んじることもできるでしょう。
ファイリングによって探し物を極限まで減らせば、これまでより格段に早いスピードで仕事をすることも不可能ではありません。
そのためにも、まずはスキルアップのための時間として再投資することを考えてみてください。
生まれた時間をファイリングのスキルを磨くことに費やし、自分の価値を上げようという提案です。
はじめは少額投資から始めるといいでしょう。
たとえば、みんなが大掃除をする年末に、身の周りの整理に時間を投資してみるのです。
大掃除の時期ならば腰が重い人も手をつけやすいでしょう。
そのリターンを実感することは、モチベーションの向上にもつながります。
気持ちよく仕事を始め、進められる自分の姿を、１カ月後のリターンとして期待できます。
111時間投資と時間の後払いの違い
あらかじめ準備をするための時間の先行投資は、緊急度が高い仕事に追われるばかりの日々から脱出するのに役立ちます。
とはいえ、次のような準備は「重要度は高いが、緊急度は低い」として後回しにされがちです。
・検索時に目が届きやすいよう、不要な書類は捨てておく。
・書類検索がしやすいよう、書類を立てて収納していく。
・ファイルを開かなくとも中身がわかるよう、ファイルに見出しをつけておく。
こうした準備を後回しにしていると、「アポの時間が迫っているのに必要な書類が見つからない」「今日中に仕上げる書類の資料がどこかへ行ってしまった」といった事態が次々に起こりかねません。
事前準備をするための予定を入れておき、顧客とのアポのように確実に守りましょう。
その時間投資が後で報われるのです。
逆に後回しにして、ぎりぎりの状況で追われてやるのは「時間の後払い」。
利息まで払う羽目になります。
書類をファイルに収め、見出しをつける。
その時間を惜しんだために、1週間後に30分かけて探すというケースはそう珍しくありません。
時間の先行投資とは、「いつ、どのくらいファイリングに時間をかけるか」をよく考えて、時間の使い方、仕事の仕方をコントロールすることなのです。
112仕事に５段階の優先順位をつけるファイリングを時間管理にあてはめて、要る、要らないを分けるには、“見える化”すると判断がつきやすくなります。
頭の中で考えるだけでもある程度は判断できるでしょうが、“見える化”すると一目瞭然です。
手帳でも、ノートでもよいので自分の使いやすいものを使い、やるべきことを書き出してみましょう。
思いつくままでも、先にやるものの順でもかまいません。
次に、それぞれの項目に優先順位をつけていきます。
スティーブン・R・コヴィー博士の『７つの習慣』を参考に、緊急度と重要度を分ける方法を紹介しましょう。
まず、緊急度はこちら（＊）の図のようにシンプルに５段階に分けます。
これについては、さほど悩まずに各項目に１～５までを振っていけるでしょう。
重要度のカギは成長できるか否か一方、重要度の判断基準は人それぞれ異なります。
「会社にとっての重要度」と考えると、特に最初のうちはなかなか順位がつけられないので、「自分の成長に役立つ度合」を基準にするのもひとつの方法です。
「自分勝手ではないか」と思うかもしれませんが、時間を効率的に使おうとする考えは経営者意識につながります。
短期的ではなく長期的な視点を取り入れると、少しずつ重要度の判断がつくようになるでしょう。
「緊急度は高いが、重要度は低い」仕事を考えてみてください。
つい優先して取りかかりがちですが、重要度は低いので単に作業に追われるばかりで、自身の成長への足掛かりとはなってくれません。
会社にしても、社員に成長を促さない作業に時間を割かせたいとは望んでいませんから、こうした作業は短時間で済ませる方法を模索しましょう。
「そんなことはとても不可能だ」と決めつけていては、状況は変わりません。
解決すべき問題点として意識していると、ヒントと出会ったときに目にとまりやすく、方法を見つけやすくなるでしょう。
113毎日を「これさえメモ」で管理するここからは仕事を“見える化”し、その日の予定や行動を記録する方法として「これさえメモ」を紹介していきます。
「やること」と「やったこと」をテキストファイルにリスト化し、すべてメモして残すという手軽な管理方法です。
１日のはじめに、「やること」を頭に〇をつけて書き出しましょう。
作業が済んだら、〇を×に置き換えればＯＫです。
１日の終わりに遂行中であれば△にします。
「やったこと」は、午前、午後、夕方以降と時間帯に分けて記入するといいでしょう。
〇◎●など記号を使った表示にすると、慣れてくるとすぐわかり便利です。
いつどこで何をやったか、誰と会って何を渡したか、また、浮かんだアイデアや途中経過なども記してください。
業務外の項目についても、備忘録として残しておくことをおすすめします。
すべてを網羅した記録にしてこそ、ほかに手帳などがなくとも「これさえメモ」として威力を発揮します。
試してみるまでは面倒に思うかもしれませんが、「やることリスト」を手書きで毎日つくっている人も少なくないはず。
テキストファイルとして入力する方法なら、前日の分をコピーし、済んだ項目を消して使うことができます。
こうしてフォーマットを持ち越し、使い続けられるので、手書きのメモより楽に続けることができるでしょう。
114「これさえメモ」で優先順位を管理仕事を“見える化”する「これさえメモ」。
日々の「やること」については、エクセルのマクロを活用して緊急度と重要度を一目瞭然にする方法もあります。
「やること」を入力する際、テキストの行の頭に緊急度、重要度をそれぞれ１～５で表した数字を振っておきます。
これをエクセルに移すと、自動的にマトリクス上に配置されるようにするのです（こちら（＊）参照）。
緊急度も重要度も最高ランクの５である仕事に、何より優先的に取り組む必要があることがはっきりします。
こうしておくと、パッと見ただけで優先順位がわかりやすいだけでなく、その日を振り返ったときにも役立ちます。
「今日は、派生した仕事に対応しただけだった」「思ったよりも有効な時間投資ができた」そんな１日の成果が見えてくるメリットがあります。
これを１枚に印刷して持ち歩く方法もあります。
「やること」が済んだらチェックを入れ、「やったこと」は手書きで書き込みます。
これを１日の終わりにスキャンして完了。
スキャンしたPDFはＰＣ内の時系列フォルダに収納します。
「20181011_本日の業務.pdf」などという名前で保存されているため、エクスプローラ上で「本日の業務」で検索すると出てきます。
115１カ月１テキストファイルの「これさえメモ」１日分の「これさえメモ」は月単位でまとめて保存します。
毎日取り続ける記録を、１カ月１テキストファイルに記録するという方式です。
これにより、その月にどのような予定があり、どのような行動をとったのかが、ひとつのテキストファイルを見ればわかるようになります。
すべてを記録した“ライフログ”といえるでしょう。
目標や提案事項なども記しておきましょう。
テキスト形式にするのは、デバイスを選ばず閲覧・編集ができて便利だからです。
凝り性の人はその時々でお気に入りがあるかもしれませんが、後々のことも考えて汎用性の高い方法を選びましょう。
１カ月１テキストファイルの「これさえメモ」を継続していくと、ファイルの検索、事実関係の確認が楽にできます。
たとえば、案件の時期もファイル名も思い出せない場合。
テキスト形式の「これさえメモ」ならば、ウィンドウズの標準機能で全文検索ができます。
ファイル名には入っていないけれど思い出せる言葉、行動などを使って検索してみてください。
検索結果によって何年何月かがわかれば、時系列フォルダでファイルの行方を探すことができます。
記述を見ると、キーワードのヒントも得られるでしょう。
これさえあれば何でもわかるので、「これさえメモ」なのです。
116「朝の５分」という緊張感を仕事に生かす優先順位の高い「やるべきこと」を確実にこなし、時間をファイリングするために覚えておきたいのが、「朝の５分と同じにする」というアプローチです。
よく「朝の５分は大きい」といわれる通り、朝は５分で大きな違いが生まれます。
その主たる要因がデッドライン。
間に合わせないといけないため、集中して行なうからです。
そこで、すべての仕事や作業にデッドラインつまり締め切りを設け、守るように努めてください。
ただし、余裕を持たせた甘い設定をしたり、単なる目安だと軽んじて破ってばかりいたら意味がありません。
締め切りの時刻になったら作業をやめ、「決めた時間は守ろう」と自分に言い聞かせましょう。
所用時間を読み違えれば後悔します。
誰でも何でもそうですが、突然上手にできることはありません。
練習が必要です。
その繰り返しで正確に先読みできるようになり、いつまでにどの作業を終わらせたらいいかといった仕事を細分化しての予測の精度も上がっていきます。
デッドラインを定めても守れず、ずるずると残業をしがちな人は、夜に約束を入れるのも効果的。
自分ひとりの予定では「ずらせばいい」となりがちですが、人と約束したらそうもいかないので守ろうという意識が働きます。
飲み会でも勉強会でもいいので予定を入れて、仕事を仕上げる訓練にしましょう。
117３分、５分のスキマ時間にやることを決めておく「時間をファイリングするといっても、絶対的に時間が足りない」「気合や集中、慣れにも限界がある」などと思い詰めている人もいるでしょう。
そういう人におすすめしたいのが、３分、５分のスキマ時間の上手な活用です。
漠然と「数分でも無駄にしない」と考えるのではなく、何をするか決めておくと、さっと行動に移すことができます。
次のような例が考えられます。
・１分あったら、ストレッチをする。
・３分あったら、書類を整理する。
・５分あったら、本や記事などを読む。
・10分あったら、あらかじめ決めておいたテーマの調べものをする。
「１分でも無駄にできない」と身構えると焦って、かえって疲れます。
あまり堅く考えすぎても何をするのか決めるのに手間取って、時間が過ぎてしまいます。
「いつの間にか時間が過ぎてしまうよりは、ひと息ついたほうがいい」くらいに捉えたほうが、うまく活用できるでしょう。
極端にいうと、遊びのようなことでもリフレッシュして次に臨めるなら時間を有効活用することになるのです。
118５Ｓの次にくる６つめのＳ「すぐやる」ファイリングにおける５Ｓ「整理、整頓、清掃、清潔、しつけ」は、PART１でご紹介しました。
それに続く６つめのＳについて、５Sを整理しながら考えてみましょう。
・整理不要なものは捨てる。
・整頓「誰でも」「すぐに」取り出せ、元に戻せるようにする。
・清掃常に掃除をし、きれいにする。
・清潔整理・整頓・清掃の維持。
・しつけ決められたことを正しく守る習慣づけ。
その次にくるべきＳとは何でしょう。
「習慣」「しつこく」などを挙げる声もあるようですが、本書では「すぐやる」を提唱します。
せっかくファイリングについて学んでも「なるほど」と納得しただけで実践しなければ、変化は起こりません。
改善するには行動が必要です。
「すぐやる」は時間管理にも役立ちます。
入ってきた仕事を「今すぐでなくていいから」といくつも保留にしておくと、本業を手がける最中に、保留した仕事が気になってそちらに手をつけて、また本業に戻ったりといった動きを繰り返してしまいがちです。
その結果、どの成果も中途半端になってしまいます。
たとえば10分で終わる作業なら、すぐに片づけてしまう。
あっちもこっちも手をつけると、ひとつの案件に集中できません。
すぐにやれば、未処理の作業がちらついてストレスになるという状態も避けられます。
119パソコン操作の待ち時間を短縮する時間の管理はパソコンの操作時間についても適用できます。
数秒であっても待ち時間があると、ストレスになるもの。
たとえばマウスを使っていた操作をキーボードで行なうことでも、スムーズにスピードアップが図れます。
ここではウィンドウズの場合を取り上げます。
「そんなに違わないだろう」と思った人は、マウスで画面の左下端にあるウィンドウズのロゴの「スタートボタン」をクリックする場合と、キーボードでやはりロゴの描かれた「ウィンドウズキー」を押す場合を比べてみてください。
違いがわかるでしょう。
キーボードで続けてWと打てば、ワードなどWで始まる選択肢が並び、素早く選択できます。
デスクトップやタスクバーにアイコンをたくさん置くと、書き換え処理が増えてレスポンスが低下してしまいます。
不要な時間を省くにはキーボード操作を取り入れましょう。
以下のショートカットキーも役立ちます。
・エクスプローラ起動……「ウィンドウズキー」＋「E」・デスクトップ表示と元の表示の切り替え……「ウィンドウズキー」＋「D」・全選択／コピー／貼り付け……「コントロールキー」＋「Ａ」／＋「Ｃ」／＋「Ｖ」ショートカットキーは、何度か繰り返せば手が覚え込み、素早く快適に操作できるようになるでしょう。
120定期作業をパソコンに任せる「これさえメモ」でも触れましたが、エクセルのマクロは不要な時間を省く強力な味方です。
似たようなタスクを繰り返し行なう場合、複雑で面倒な操作を自動化でき、少しの時間投資により余剰時間を生み出してくれます。
たとえば、毎日、毎週、毎月など定期的に行なう集計データ計算といった作業があるなら、「やったことがないから」と尻込みせず、ぜひ試してみてください。
やり方は簡単。
エクセルを使っているなら誰でもできます。
「マクロの記録」で覚えさせたい操作を自分が一度行なって記録し、記録を終了すれば、もう作成されます。
あとは必要なときに再生することができます。
3時間を生み出すアイテム術メモの紛失を防ぐ方法121メモが散らばることで失うものとは？電話機の横にメモ帳を置き、用件を書き留めるのは一般的な手法。
アポの日時や場所、取引先に送る資料の内容など、１日でかなりの数になるでしょう。
問題はその後です。
「あれ、明日のアポの場所はどこだっけ？」「Ａ社に送るカタログはどれだっけ？」確認しようにも肝心のメモがどこかに行ってしまい、机の上の山をひっくり返した経験は誰にでもあるのではないでしょうか。
「ここに挟んでおけばＯＫ」「忘れないようにボードにとめておこう」などと思っていても、挟んだ手帳ごと行方不明になったり、どこかに紛れ込んだりすることはよくあります。
特に、パーティションや壁、パソコンの周囲がメモだらけになっている人は、その意味を考え直してください。
その場の思いつきでメモを貼る場所を決めるなら、秩序がないのと同じ。
自分のルールを定めないと行方不明の連続となってしまいます。
１枚のメモを探してあちこちのものを動かすと、それらはシャッフルされます。
「この辺は〇〇関係の書類」「あの書類はこの辺り」と大まかにつけていた目星も失われてしまいます。
つまり、メモを探すことによって貴重な時間を失うだけでなく、傷口を広げ、さらに多くのものをなくしているといえるのです。
122メモは１日１枚、Ａ４用紙に一本化するメモが散らばって行方不明にならないようにするにはどうしたらいいか──。
おすすめしたい解決法が、メモの一本化。
小型ののりつき付箋を使い慣れた人には不便そうに聞こえるかもしれませんが、Ａ４用紙１枚に１日分のすべてのメモを集約するのです。
名付けて「１日１枚Ａ４メモ」。
電話で聞いた内容の覚え書きも、打ち合わせのメモも、ふと思いついたアイデアも、この紙１枚に書きつけてください。
紙１枚だから持ち運びも簡単。
男性なら折りたためばワイシャツの胸ポケットに収まりますし、女性なら常に持ち歩く手帳などに挟んでもいいでしょう。
場所を決めておけば、何かを書き留めたいときにメモ用紙を慌てて探す必要もありません。
電話で受けた伝言を本人に伝えたり、資料を送付したりと、メモした案件が終わったらボールペンで線を引いて消します。
アポの予定なら予定表ツールに日時と場所を記入すればＯＫ。
やり残した事柄がないか、すぐにわかります。
「これさえメモ」のところで述べたように、その日の「やること」をリスト化して１枚に印刷し、その紙をメモにも使うという方法もあります。
「やったこと」を書き込むだけでなく、ちょっとしたメモもすべて集約し、書き込むのです。
Ａ４メモは１日の終わりにスキャンしてデータ化し、シュレッダーにかけて処分します。
123外で思いついたことは「Gmail」に下書きする
デジタルツールが当たり前の存在となり、紙に手書きする習慣がないという人も少なくありません。
アポの日時なども予定表ツールにすぐ入力して管理すれば便利でしょう。
ただ、会社の外で思いついたことを書き留めるとなると、どうでしょうか。
仕事を持ち帰ってはいけないという規程、使用できるサービス、端末の限定などにより、社外では不自由な思いをしている人もいることでしょう。
会社の外で思いついたことを書き記すには、「Gmail」の下書きが便利です。
無料で大容量であるうえ、アクセスする場所も端末も問わない……。
アイデアの一時的な置き場として最適といえるでしょう。
下書きに書いたものは、いったんメモ帳を経由し、本来置いておきたい場所に保存して下さい。
Gmailの利用が許されない会社なら、下書きではなくメールとして会社の自分のアドレス宛に送信する方法があります。
ただし、せっかく書き留めて保存しても、うまく活用できなければ意味がありません。
デジタルであっても細々と断片的な内容が散在したメモのままでは、活用しにくくなってしまいます。
うまく集約するように考えましょう。
124スキャンやスマホ利用でデジタル化する会社の外で思いついたことを書き留めて仕事を進めるやり方には、まだまだ磨きがかけられるでしょう。
便利な製品が多数出ていますから、自分に合ったものを選んでください。
電波のないところ、デジタルが使えない環境でアイデアなどを紙に書き留めた場合は、やはりスキャンしてデジタル化するのがおすすめです。
いかにしてメモをデジタル化するかは、好みと目的、使い方にもよりますが、手書きのメモをスマホで撮影して自動で台形補正するアプリなどもありますから、利用を検討してみてはいかがでしょう。
また、ある程度の文字量を書き留める場合は、スマホにモバイルキーボードを組み合わせて使うのが便利でしょう。
ソフトウェアキーボードで入力するより、作業性が各段に向上します。
ソフトウェアキーボードを使わない分、画面が広くなることもメリットです。
他にもテキスト入力専用のデジタルメモ「ポメラ」も便利です。
スマホだとメールなどの通知が入り、気が散って集中できないこともありますが、文字量の多い文章作成中は、ネットに接続しない環境で集中して作業することができます。
これらを駆使することで、“どこでもオフィス”をつくることができます。
3時間を生み出すアイテム術名刺の管理125名刺が散らかる理由を考えるビジネスパーソンにとって名刺の管理は永遠の課題といえるでしょう。
課題というよりは悩みの種と思っている人も多いかもしれません。
その主な理由として、以下の２点が挙げられます。
①名刺をもらった後に時間がない商談の後は、報告書の作成、お客様と約束したことへの対応など、やるべきことがたくさんあります。
離席中に届いたメール、伝達書類の処理をする必要もあるでしょう。
こうしたことから名刺の整理はどうしても後回しになりがちです。
解決策は、当たり前ですが名刺管理の時間を確保することに尽きます。
名刺の整理法を決め、新たにもらった名刺をその通りに整理しましょう。
この数分を惜しむと、後で名刺探しにずっと多くの時間を奪われることになります。
②名刺を保管する場所がない名刺に限らず、置き場所を確保していないものは散らかります。
「とりあえず適当なところに置いておく」が積み重なり、収拾がつかなくなります。
名刺は小さいのでたいして場所を取りませんが、もらった名刺すべてを保存しておく必要もないでしょう。
仮に、手近なところに保管する名刺を最大2000枚としても、500枚入りの名刺ホルダーなら４冊分、1000枚入る名刺整理箱なら２箱用意して下さい。
机の中を整理すれば、その置き場所は確保できるはずです。
126量と探し方、道具のマッチング名刺管理の方法を決める際に重要になるのが、その人ならではの「量」と「探し方」「道具」の３つです。
【量】自分が本当に保管しておく必要がある名刺の最大量を考えてみてください。
不要な名刺は思い切って捨てましょう。
収納・管理する量によって、合う道具の大きさが決まります。
【探し方】氏名で探すか、会社名で探すか、いずれも五十音順に並べておくやり方です。
ほかに、名刺をもらった時期から探す時系列を基準とした方法もあります。
【道具】五十音順で保管する場合は、名刺ホルダーより名刺整理箱が向いています。
名刺ホルダーでは今後のために空きスペースを確保したり、足りなければ名刺を移動させたりしなければなりません。
ボックス型なら正しい位置に入れればいいので、その問題はありません。
回転式も同様です。
ただし、この両者は名刺ホルダーのような一覧性の良さが得られないのがデメリットです。
名刺は自分しか使わないので、自己流の大胆な並び順にすることも可能。
使ったらボックスの先頭にし、使用頻度の高いものほど前にくるように並べる方法も時に有効です。
127時系列順こそ絶対不変の分類基準「難しいことは抜きにして、誰でもうまく整理できる秘策はないのか」と望む人には、名刺ホルダーであれ名刺整理箱であれ、時系列順に並べることをおすすめします。
五十音順ではなく、もらった順です。
主なメリットは次の通りです。
①絶対不変の分類基準である日付は不変のものさし。
名刺をもらった日付が、将来的に別の日付に変わることはありません。
世界中の誰にとっても2019年４月５日は2019年４月５日です。
名刺に日付を書き込んでおけば、もらった相手が誰であれ名刺を取り出して使った後に正しい場所にさっと戻せます。
②簡単に収納できる名刺をもらって机に戻ったら、名刺ホルダーの最後尾に収納するだけ。
どこに入れようかと考えたり、五十音順で入れる場所を探したり、ほかの名刺を移動させてスペースを空けたりといった面倒がありません。
簡単だからこそ、継続することができます。
③収納スペースに無駄がない時系列で前から順番に入れていくので途中に空きスペースを確保しておく必要がありません。
128氏名順、会社名順の場合も日付を記入前項で日付順の並べ方を推奨しましたが、「いつも名前で探すのだから、名前の順がいい」という声も聞こえてきそうです。
そもそも五十音順の並べ方は、時系列順とは異なり、常に並べ替えを伴う管理の仕方。
名刺ホルダーを使っている場合は１枚１枚名刺を引っ張り出して、どこに移すか考え、新しい居場所を決めなければなりません。
それゆえ、五十音順で管理する場合は、名刺整理箱を使うようにしましょう。
そこでひとつ守っていただきたいのは、もらった日付を名刺に書き記しておくこと。
手書きでもかまいませんし、日付印を利用してもいいでしょう。
これで五十音順に並べて時間の流れがわからなくなっても、名刺の書き込みを見れば「ああ、あの頃の……」とわかります。
時系列順に並び替えるときも、スムーズに切り替えられます。
129「これさえメモ」の応用で名刺を検索時系列順で本当に問題なく名刺管理ができるのか、と不安に思う人もいるでしょう。
特に日々頻繁に名刺交換をする人なら、名刺ホルダーの中に埋もれて二度と見つけ出せない迷子も出てくるのではないかと心配かもしれません。
たしかに大きな案件の関係者が、まとまって顔を並べるとは限りません。
ときには単発の取引相手、一度会って挨拶しただけの人の名刺も入ってくるでしょう。
その時期が思い出せないと何ページも何ページも名刺ホルダーをめくり続け、目を皿にして探し続けなければなりません。
そんな場合も、PART３のはじめで紹介した「これさえメモ」を導入していれば、それを使って検索することが可能です。
名刺を交換した時期がわからなくなったら、「これさえメモ」の出番だと覚えておいてください。
「これさえメモ」はテキストファイルですから、エクスプローラで全文検索ができます。
名刺を探すということは、その人の名前または会社名がわかっているはずなので全文検索しましょう。
その日に誰と会ったかすべて書き留めておけば、必ずヒットするはずです。
これによって名刺交換した日付が判明します。
あとは、その時期の名刺ホルダーを手に取り、その近辺を探せば見つけられるでしょう。
130その日その場でできる方法で継続する「名刺が散らかる理由とは？」の項で、名刺管理の時間を確保することが重要と述べました。
名刺の整理はその日のうちに行なうことをルールとして自分に課しましょう。
「今日は忙しくてできなかった」「急な依頼が入って、それどころではなかった」などと例外をつくると、せっかく打ち立てた自分流の名刺管理のやり方もたちまちのうちに崩れ、名刺が散らかり始めてしまいます。
毎日継続するには、「その日その場でできる方法」を選ぶことが肝要です。
一念発起し、やる気に燃えても最初から難易度の高い手法を採ると、長くは続きません。
完璧な理想形を追い求めるよりも、簡単で続けやすい方法にしましょう。
つまり、疲れた日も、遅くまで帰れない日も、さっとできるやり方です。
時系列順に名刺ホルダーに入れていく方法は、まさにこれにあてはまります。
継続できないと自己嫌悪に陥り、整理整頓がさらに嫌いになって名刺管理の苦手意識が高まります。
「挫折するよりいい」と考え、ハードルを下げてスタートしてください。
そして、継続できたら、そこから上を目指してください。
ハードルを少しだけ上げ、自分流のアレンジを盛り込んでみるといいでしょう。
131名刺ホルダーがいっぱいになったら時系列順に名刺管理をすると、当然、名刺ホルダーや名刺整理箱がいっぱいになる日がきます。
そうしたときの対処法について考えてみましょう。
①名刺ホルダー（または名刺整理箱）を増やす同じ名刺ホルダーをもう１冊用意し、そこに継続する形で同様に時系列順に名刺を入れていきます。
この方法が合っているのは、名刺交換の頻度があまり高くなく、今後の数までおおよそ読める場合。
たとえば、「このペースなら、自分が今後、受け取る名刺の数はせいぜい2000枚くらいだろう」と予測したなら、その数は500枚入る名刺ホルダーで４冊分。
あと４冊分の収納スペースが確保できるなら、増やしていってもいいでしょう。
②捨てられる名刺を捨てる名刺ホルダーを増やすのではなく、名刺の数を減らして、１冊にとどめる方法もあります。
整理とは捨てること。
古いほうから見ていき、捨てられる名刺は捨てていきます。
残す名刺を前に差し替えていくと、後ろに空きができてきます。
ただし、名刺交換の頻度が高い人は、それでは追い付かないかもしれません。
そういう場合は、デジタル化して管理する選択肢を検討してみるといいでしょう。
3時間を生み出すアイテム術カバンの整理術132常に持ち歩くものはカバンの中で場所を固定する仕事で持ち歩くカバンも、オフィスの机のように整理整頓することが大切です。
「あれ？入れたはずなのに見当たらない……」まるでブラックホールが現れたかのように慌てた経験はないでしょうか。
解決策はやはり机と同じで、ファイリングの基本である「戻す場所を決める」ということです。
カバンは形状によっては中が見通しにくく、細かいアイテムを探しにくいケースもよくあります。
ポケットがたくさんあって便利かと思ったら、どのポケットに入っているのかわからず、探し回るはめになったということもあるでしょう。
そうした悲劇を防ぐために、常にカバンに入れて持ち歩くものは、定位置を決めてください。
カバンの中のどこに入れるかを固定すれば、入れた場所を失念する心配もありません。
これは服のポケットも同様です。
男性の場合、携帯や財布、名刺入れなどをスーツやワイシャツの胸ポケットに入れて持ち歩く人が多いでしょう。
どこに何を入れるか固定すれば、あちこちのポケットに手を突っ込んで探さずに済みます。
カバンに入れて持ち歩くパソコン、書類、ノート、デジカメなども場所を固定してください。
その日だけ持ち歩く特別なものを入れる場所も用意し、書類なら赤など目立つ色のクリアーホルダーに入れるようにすると、紛れずに済みます。
133忘れ物がないか瞬時にわかる管理術持ち歩くものの場所をカバンの中で固定することは、忘れ物の予防にも役立ちます。
日頃から忘れ物が多い人、時間に追われて遅刻しそうになり慌てることが多い人には特にメリットが大きいといえるでしょう。
「ああ、もう出る時間だ。
ええと、名刺入れと見積書と……」急いで会社を出なくてはならないのに持ち物のチェックに手間取ると、焦りは募るばかり。
カバンの中のものをいったんすべて引っ張り出して並べてみるとなると時間がかかります。
これに対して、定位置がわかっていれば、さっとカバンに手を入れてひと通り感触を確認すればチェックが終了します。
いちいち中から出して確認しなくてよいので、とても効率的です。
カバンの中だけでなくスーツやワイシャツの胸ポケットについても同じです。
名刺入れや携帯の入れ場所が固定していれば、さっと手を滑らせるだけでチェックができます。
慣れてくると、いつもと違うものがポケットに入っているとちょっとした動きでそのことがわかります。
それによって、あるべき場所にモノがあるのか、そうでないのかがすぐに確認できるのです。
持ち歩くものは限定されますから、定位置を決めるのはさほど難しいことではないでしょう。
「ここになければ、カバンには入っていない」というくらいになるまで徹底して習慣づけられれば、すべてがワン・アクションで取り出せるようになります。
134定位置が決まると新しいカバンも迷わず選べる
いつも持ち歩くもののカバン内での定位置が決まると、カバンを新調する際も迷いや失敗が少なくて済みます。
今までと同じような配置にしたいのであれば、購入を考えているカバンでそれが可能かどうか検証してください。
ポケットなどのサイズが合うか不安なときは、実際に入れてみるといいでしょう。
「ひと目で気に入って購入したカバンが、実際には使いにくかった」「ブランドとデザインで決めたら、モノが入らず困った」そんな経験をしたことのある人は、失敗を糧に適切な判断基準ができるので安心して買い物ができるはずです。
また、「いつもより大量のものを持ち運ぶためのカバン」「持ち歩くものが少ないときのカバン」など、シチュエーションに合わせてカバンを買う際も、それまでの経験を基準に選ぶといいでしょう。
何をどこに入れるのか、具体的に想定し、それが可能かどうかを判断すればいいのです。
さらに、手持ちのカバンの使い勝手に不満があるなら、それを明確にして、新調する際にクリアにすること。
「内側にこういうポケットが並んでいると使いやすい」「これが外側に入れられるポケットがあるといい」といった望みがかなうカバンを探してみてください。
135充電器、電源の周辺機器は収納グッズを利用外歩きや出張の多いビジネスパーソンなら、充電器、電源などの周辺機器をいくつも持ち歩いていると思います。
以前と比べれば駅や新幹線、カフェなど電源が用意されている場所が増えましたが、その恩恵を得るためには自分のパソコンや携帯に合う機器やアクセサリーが必要になります。
複数の機器を充電するための２口のコンセント、短い電源ケーブル、アダプターやバッテリー、マウスやUSBハブなど、かなりのものを常備している人が少なくありません。
これらをカバンの中にごそっと入れるだけでは、さまざまな問題が起きてしまいます。
一点一点取り出してみないと目当てのものが探しにくいうえ、カバンの底がふくらみ、カバン自体と書類の変形の原因にもなりやすいでしょう。
こうした品々はひとまとめにしてカバンの中で固定するのがおすすめです。
小物を平面上に並べて厚みが出ないように固定し、そのままカバンに入れられる便利グッズもあります。
小物入れを使う場合は、中身を確認しやすいものを選ぶようにしてください。
ファスナーを開けてみないと中身がわからない小物入れでは、中身の一部をどこかに忘れてきたなどという失敗も起こりえます。
透明かつ、中がすっきり整理できるものを選ぶようにするといいでしょう。
136ワイシャツの胸ポケットはモバイルオフィス男性のスーツやワイシャツの胸ポケットも、カバンの中と同様に持ち歩くものを固定しましょう。
身につけておくと、自分がどこに行っても、とり残されることがありません。
机周りより、カバンより、さらに利便性が高い場所といえます。
財布や名刺入れの定位置をスーツのポケットに決めている人は多いでしょう。
では、ワイシャツの胸ポケットについてはいかがでしょうか？このワイシャツの胸ポケットに、最も身近な文房具を入れておくのは、ジャケットと違い、脱ぐことがないのが一番の強みです。
ボールペンやシャープペンシル、万年筆など、いつも使うものを入れてみてください。
４色ボールペンとシャープペンシルが一体化した製品なら、コンパクトにまとまります。
さらに、１日分の「これさえメモ（→こちら（＊））」や、アウトルックの予定表をA4用紙に印刷し、折りたたんで加えれば、多様な状況に対応できます。
この紙にすべてをメモし、確認すればいいので、机に座っているも同然。
まるでモバイルオフィスです。
極端な言い方をすると、これによって机の上のペン立てやカバンの中のペンケースなどもなくすことが可能です。
さらに筆記具を厳選すると管理がしやすく、すぐに使える状態をキープしやすくなります。
137オフィスを持ち歩くワイシャツの胸ポケットを利用して、さらに筆記具以外も持ち歩くことを考えてみましょう。
最近では、こだわりの文房具が数々登場し、小さくても優れものが出てきています。
たとえば、ハサミ。
普通サイズではとても胸ポケットに入りませんが、折りたたむとペンのように胸ポケットに挿せる製品などもあります。
同じことがステープラーやカッターについてもいえます。
小型の開閉式でポケットに楽に収まるもの、自分が使いやすいと思うものを探してみるといいでしょう。
ほかにも、修正テープ、極薄のメモ用紙、付箋などがあれば、どこに行っても机に座っている感覚で作業に取りかかれるでしょう。
“持ち歩きオフィス”の構築です。
138移動中に読むものをスキャンして持ち歩く通勤や営業先への移動時間などは格好の読書時間になります。
移動の途中で読むものをカバンの中に入れているビジネスパーソンは多いでしょう。
ここでネックになるのが、紙媒体の大きさと重さ、気持ちの変化です。
朝選んだ本や雑誌が帰宅時間のときには読む気にならなかったり、持って出た本を読み始めてみたらあまり興味を持てなかったり……。
だからといって、何冊も持ち歩くのは大変です。
そこで注目されているのが、電子書籍リーダー。
好みの端末を１台携帯していれば、そのときの気分で読みたいものを読むことができます。
電車の中で利用している人の姿を見る機会も増えました。
書籍や雑誌以外にも紙で受け取った書類やパンフレットなどは、オートシートフィーダー（自動紙送り機能）付きのスキャナでスキャンしておくと移動時間を有効に活用できます。
つくったり、管理したりと新たな工程が発生するので、どう利用するかは自分のニーズに合わせて決めましょう。
ちょっと興味を持った書類をすべてスキャンするのではなく、絞り込んだほうがいいかもしれません。
139非常事態グッズは厳選するカバンの中には本当に必要なものだけを入れてください。
ただし、それが常に使うものとは限りません。
実際に使う機会が訪れないほうがいいけれど、万一のために持ち歩くもの──非常事態用のグッズです。
ビジネスシーンでのピンチを回避するツールをご紹介します。
【外出時の急な悪天候や災害時】アウトドア用品や海外旅行用のアイデアグッズには応用して使えるものが多くあります。
撥水性のあるポケッタブルパーカは１枚あると急な雨や寒すぎるオフィスなどでの体温調整に役立ちます。
ほかにも、ソーラー充電池、マルチツール、乾電池式ポケットラジオなど。
小型で小さく収納できるさまざまな製品があります。
【切り傷】紙をめくったり綴じたりしていると指を切ってしまうことがたまにあります。
名刺入れなどいつも持っているものの中に救急絆創膏を１、２枚、忍ばせておくとすぐにケアできます。
【商談先で】話の流れから商品サンプルやパンフレットなどを急に預かることになったときは、コンパクトな折りたたみバッグを持っているとスマートです。
このように、不測の事態が起こっても対応できる備えがあると国内や海外の出張時でも安心して仕事に集中できます。
ただし、いざというときに使えなければ意味がないので、品質を見極めて選んでください。
3時間を生み出すアイテム術ファイルを使った時間管理140ファイルで時間を管理する方法PART3の冒頭でも時間の有効な使い方について述べましたが、ここではもう少し具体的にファイルを活用した時間の管理方法を紹介します。
ファイルという道具を工夫して使いこなすことで、やるべき作業を管理するやり方です。
「仕事が山積みで、どこから手をつけたらいいかわからない」「仕事に追われるばかりで作業が追いつかない」そうした状況になったら、いったん頭をリセットしてください。
まず、今やるべきこと、後でやればよいことを見定めます。
定期か不定期か、また定型か非定型かをマトリクスにしてみると整理しやすいでしょう。
定期・定型で期限が先のものは後にまわし、不定期で期限が間近なものから取りかかりましょう。
141タスク管理に使用するファイル用具定期、不定期の定型業務をいつ、どう行なうかを示すファイル用具としては、クリアーホルダーを使うといいでしょう。
作業のポイントなどを記すには付箋を使います。
気をつけたいのは、のりつき付箋がいつの間にかはがれてしまわないようにすること。
のりつき付箋は便利ですが、長く使い続ける用途には向いていません。
長期間にわたり、定期的に行なう業務であれば、「テプラ」などを活用し、表示するといいでしょう。
長持ちするうえ、文字が読みやすく、誰にでもわかりやすいのが特徴です。
念のために述べますが、このファイル用具を使ったテクニックは、定型のルーチンワークを確実かつ効率よくこなすことを目的としています。
日々の仕事のなかで定型のルーチンワークは軽視されやすく、今後はＲＰＡ（RoboticProcessAutomation/ロボティック・プロセス・オートメーション）などに移行する可能性もあります。
「何より先に片づけなければいけない」と最優先に取り組む必要はありませんが、「つまらない面倒な仕事」と軽視するのではなく、効率的に終わらせる──。
それによって、「次に活かす振り返り」の時間ができます。
「ここをこう改善したらよいのではないか」と磨きをかけていけば、さらに効率よく仕事をこなせるようになるでしょう。
142定型業務は期限、発生日をフォルダーに表示今やるべきことが明確になったら、後回しにする業務が滞りなくできるようにあらかじめ手当てしておきます。
そうすることで、雑念を払って頭の中をクリアにし、今やることに集中するのです。
やり方はいたって簡単。
後回しにする業務ごとにクリアーホルダーを用意し、いつ、どう作業をするかを明記しておくのです。
パッと見ただけですぐにわかるようにしておけば、安心していられるでしょう。
「わざわざそんなことをしなくてもわかる」「忙しいのだから面倒なことはやりたくない」そんなふうに思う人もいるでしょうが、明日の自分は別人です。
記憶があいまいになったり、期限が迫って慌てたりして、うっかり工程を抜かすミスをしないとも限りません。
最初から作業をやり直す事態になれば、時間のロスによりダメージが大きくなります。
明日でも明後日でも１週間後であっても、確実に遂行できるようにしておきましょう。
クリアーホルダーには、以下の事柄を記載します。
①その業務はいつ発生して、何を必要とするか。
②いつまでに処理して、次のどの工程に渡すか。
また、作業上のポイントをまとめたメモや付箋は、クリアーホルダーに収めます。
143「やらないこと」を決めて時間を節約大量の仕事を抱え込んだとき、「あれもこれもやらなければいけない。
いったいどれから先にやったらいいのか」と悩めば悩むほど、時間のロスになります。
優先順位をつけるのが苦手で決断までに時間がかかる人は、「やること」より「やらないこと」を決めたほうが、スムーズにいくでしょう。
やらないことはふたつに分かれます。
①今やらない（ただし、後で必ずやる）。
「今やらないけれども、後で必ずやること」は、ここまで述べてきたようにファイルで管理します。
②自分ではやらない（委任するか、全くやらない）。
「自分ではやらないこと」を委任する際に便利な仕組みが「MAILファイリング」（→こちら（＊））です。
担当業務を見直すと（→こちら（＊））、自分でやらなくてもよい仕事が出てくるので、適任の人に委任しましょう。
もしその人が期限までにできないようなら、上司に相談して組織内で調整します。
案件処理のポイントがわかっていれば、メモを添付すると委任された人もやりやすいでしょう。
「全くやらないほうがいいかどうか」は、自分ひとりで考えるのではなく、組織の共通認識にしておきましょう。
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