ファイリングシステムとは？
●ファイリングとファイリングシステムは違う
ファイリングシステムとは、書類の整頓のことですが、事務所の５Ｓの最重要課題です。
「ファイリング」と「ファイリングシステム」が違うのはご存じでしょうか？
ファイリングとは、「書類を保管する目的でファイルに綴じる」ことです。
ファイリングシステムとは、「仕事に必要で入手した書類を活用したり、あるいは仕事の結果として作成した書類を処理したりするために、分類から整理、保管、保存、廃棄までを体系的にシステム化した書類の管理体系」のことです。
つまり、書類を有効利用できるように、業務を体系化して管理する方法であり、書類ではなく、仕事（業務）を基準としたファイリングのしくみを確立するということです。
●業務の見える化を実現しよう
事務所や書庫で保管・保存している書類は、仕事を進める上での重要なノウハウが盛り込まれている、貴重な書類です。
書類を有効活用するためには、どのような業務で必要な書類であるのかを業務に関連づけ、探しやすいように管理をすることが必要です。
ファイリングシステムを構築すると、「業務の見える化・流れ化」が実現できます。
事務所のキャビネットに保管されているファイルの背表紙を見れば、誰もがその部門の業務内容が一日でわかるようになります。
また、ファイルの背表紙の並び方を見るだけで、誰もが業務の流れがわかるようになります。
ファイリングシステムが完成すると、
- 書類を探す時間の削減（タイムセービング）
- スペースの有効活用（スペースセービング）
- 情報の共有化やノウハウの伝承
- 業務の効率化
- 事務所の環境整備を実現することができます。
めざすのは、３０秒で書類が探せる職場づくりです。
ファイリングの問題点
●ファイルが満杯のキャビネットの問題点
多くの会社の事務所のキャビネットは、横積み、平積みされた膨大なファイルで満杯状態ではありませんか？
また、担当者の机の上や引き出しの中、足元には、キャビネットに入りきらない書類や重複して保有する書類が散乱していませんか？
このような事務所は、次のようなムダや問題点が恒常的に発生していると言えます。
①書類探しのムダ
どのキャビネットにどのような書類が保管されているのかわからなかったり、ファイルの背表紙が未記入であったり、記入されていても曖昧な表示で書類が適当にファイルに綴じられているために、必要なときに探し出せなかったことはありませんか？
②コピーのムダ、ファイルのムダ
必要な書類がすぐに探し出せないため、自分用にコピ―し、個々で保管しがちです。同じ書類をあの人もこの人も持っていて、引き出しの中は浴れかえっています。
③保管スペースのムダ
保管期間や保存期間が曖味で、廃棄してもよいのかどうか判断がつかないためキャビネットに入れっぱなしの状態になっています。
④個人持ちによる業務停滞
書類が個人持ちのため、担当者が不在のときは、他の人たちがその書類を見つけることも使用することもできず、業務が停滞してしまい、顧客や関係部署に迷惑をかけていませんか？
●ファイリングもルール化が大事
多くの会社では、担当者任せのファイリングを行っているため、担当者によってファイルに収納する方法が異なっていたり、背表紙の表記も代表した書類名であったり、関連業務名や製品名であったりとさまざまです。
担当者が変われば、ファイリングの方法も変わるため、同じ種類の書類でも探すのに苦労していませんか？また、保管する場所もルールが曖昧で、使用する度に保管場所が変わり、探すのに時間がかかっていたのではないでしょうか？
ファイリングシステムの構築手順
●ファイリングシステム７つのステップ
ファイリングシステムは、次の手順で構築します。
手順①書類の棚卸しと書類整理
書類の棚卸し、書類の整理からスタートです。３章４項で書類の整理のやり方は紹介しました。
書類の棚卸しや整理が不十分だったら、見直して完成させましよう。
手順①業務の棚卸しと業務分類表の作成
各部門の業務を棚卸しして、その業務を行うときに必要な書類を体系化した「業務分類表」を作成します。業務分類表は、仕事の見える化です。
手順③ファイル体系表の作成
業務分類表で抽出した業務と書類を、業務別。物件別に区分けした「ファイル体系表」をつくります。ファイル体系表は、仕事のやり方の見える化です。
手順④保管場所の設定
業務の流れがわかるように、保管場所を見直します。
手順⑤ファイル基準表の作成
１冊のファイルに収納する基準を決めます。「ファイル基準表」は、ファイルの背表紙作成の準備作業です。
手順⑥背表紙と中仕切りの作成
保管から廃棄まで、ワンシステムで書類の移管ができる背表紙と中仕切りを作成します。
手順⑦書類の移管
保管期限切れの書類は、保存場所または廃棄へ移管します。
●ファイリングシステムは業務を見直すチャンス
多くの人は、手順６の背表紙と中仕切りの作成が一番大変と思われていると思います。しかし、一番難しく、時間がかかるのが手順１の書類の棚卸しと、手順２の業務分類表の作成です。
自部門の業務を抽出するのは意外と難しい作業です。業務分類表はファイル体系表、ファイル基準表のベースになります。業務分類表がいい加減であれば、ファイリングシステムもいい加減になってしまいます。ファイリングシステムは少し大変かもしれませんが、自部門の業務を見直すよい機会です。
業務分類表で仕事の見える化を実現
●業務の棚卸しをして体系化していく
業務を基準としたファイリングシステムを確立するためには、会社や部門の業務を棚卸しして、担当者にしかわからない業務なども明確にする必要があります。
業務の棚卸しをしたら、その業務を行うときに、どのような書類を入手。作成するのか、業務機能（大分類・中分類）と書類（小分類）を体系化します。
それが「業務分類表」です。業務分類表は仕事の見える化です。業務分類表は、次のように業務の見直し、改善を図ることができます。
- ①担当者任せの業務内容が明確になる
- ②仕事の担当領域、仕事量が明確になる
- ③現在、作成。保管されている書類がどの業務に必要な書類であるのかを再認識できる
- ④自部門の役割使命が明確になり、役割使命が果たされているか書類で検証することができる
- ⑤重複仕事やムダな業務、ムダな書類作成が発見でき、業務改善を進めることができる
●業務分類表の作成方法
業務分類表を作成するポイントは次の４つです。
- ①部門もしくは課単位で業務分類表を作成する
- ②業務機能は、部長、課長、推進り―ダー、ベテランの人が相談しながら棚卸しし、書類の割付けは各業務担当全員で行う
- ③業務機能を棚卸しする際には、職務分掌、職務分担表、業務フロー、プロセス体系図などを参考にする
- ④割付ける書類は、整理時に作成した書類の所定廃棄基準を参考にする
業務分類表の作成手順は、全社共通業務（方針管理、予実績、教育、環境、庶務的業務など）と各部門の主要業務を大分類機能として抽出します。
次に、大分類機能として抽出した管理業務について具体的に実施する業務に細分化し、これを中分類機能とします。
大分類機能、中分類機能で各部門の業務を明確にした後に、これらの業務を遂行するために入手した書類、作成、保管されている書類を小分類として中分類機能に割付ければ、業務分類表は完成です。
業務ファイルと物件ファイル
●ファイル体系表には２種類ある
業務分類表の大分類、中分類の業務は、２つのやり方で行っています。
たとえば、方針管理、予算。実績管理、人事・労務管理、経理、発注管理、在庫管理、品質管理、納期管理などの業務は、毎日、毎月、毎年の繰り返し業務単位で業務を行っています。
一方、顧客ごとの新規受注管理、新規事業企画、製品毎の設計・開発、設備の設計・導入管理、新製品の立ち上げ管理などは、ある目的を達成するために個別に一定の期間内に完遂する業務を行っています。
業務単位で処理する業務に必要な書類の体系が「業務ファイル体系」です。ある目的のために個別単位に進める業務に必要な書類の体系が「物件ファイル体系」です。つまり、業務ファイルとは、業務プロセスに従って発生・作成した書類を綴じたファイルです。
物件ファイルとは、個別の物件（製品、得意先、設備、プロジエク卜）ごとに必要な関連書類を綴じたファイルです。
物件ファイルに該当する業務がない部門の場合は、「業務分類表＝業務ファイル基準表」です。ファイリングシステムの構築手順３は省略します。
●ファイル体系表の作成のポイント
ファイル体系表の具体的な作成方法を紹介します。
①業務分類表を、業務ファイルと物件ファイルに区分けします。
②業務分類表（エクセルで作成）のシートを２つのシートにコピーし、１つのシートを業務ファイル体系表、もう１つのシートを物件ファイル体系表とタイトルを修正しましょう。業務ファイル体系表は、物件ファイルに該当する大分類、中分類、小分類を削除します。物件ファイル体系表では、業務ファイルに該当する大分類、中分類、小分類を削除します。
③物件ファイル体系表は、管理する物件基準が必要です。まず、大分類の前に列を挿入します。挿入する列数は、物件をどこまで分類しながら管理するかによって異なります。たとえば、製品別→顧客別で管理する場合は２例挿入です。物件基準は個別の物件名ではなく管理する単位です。物件基準を記入したら、完成です。
保管場所の見直し
●キャビネットの場所を一度見直そう
現在、保管している書類の置き場所は必ずしも最適な場所とは限りません。多くの事務所では、担当者の個人机の引き出しや席の近くのキャビネットに書類を保管しています。
歩かずに、すぐに取り出せるから効率的だと思っている人も多いと思います。しかし、そのキャビネットは「担当者占有キャビネット」になってしまい、管理者がチェックできません。
また、他の人が使用する際にも不便です。
その上、せっかく整理したのに、担当者の私物や参考書類などであっという間に雑然としたキャビネットになってしまいます。
ファイリングシステムを確立して、業務の「見える化・流れ化」を実現し、誰でも必要な書類を探しやすく、戻しやすい保管場所という観点で見直しましよう。
●最適な保管場所とは？
保管場所を見直すポイントは、次のとおりです。
- ①整理完了後は、部門ごとに書類の共有化を図るため、各部門のキャビネットが１カ所にまとまるように配置を見直す
- ②業務ファイルと物件ファイルの保管場所は区分する
- ③原則として業務分類表の大分類、中分類のプロセス順にファイルを配置する
- ④今年度、昨年度と年度別にキャビネットを分けた方が仕事がしやすいようであれば、年度別に配置してもＯＫ
- ⑤書類探しのムダをなくすために、ファイルは保管場所を定置化する
- ⑥キャビネットには、ロケーション番号、棚番号、位置番号をつける
- ⑦キャビネットを置く場所がなく、個人の机の引き出しを使用しなければ収納できない場合は、個人の机にロケーション番号をつけて、共有の保管場所として、置き場表示をして管理する（ロケーション番号は付与ルールを決める）
- ⑧どこに、どの業務の書類が保管されているかを判断しやすいように、キャビネットのロケーションマップを作成する
ファイル基準表の作成方法
●ファイルの背表紙のルールを決めよう
「ファイル基準表」は、ファイルの背表紙を作成するためのルールづくりです。
ファイル基準表は、ファイル体系別に各々の書類を１冊のファイルに収納するための情報と、書類の移管を容易にするために必要な情報をまとめた管理資料です。
業務ファイル体系表から業務ファイル基準表、物件ファイル体系表から物件ファイル基準表を作成します。
ファイル基準表には、背表紙を作成するために必要な情報（①〜⑨）を設定します。
- ①くくり方……１冊にどの種類の書類を収納するか？
- ②ファイルする道具と厚み……２穴バインダー、リングファイル、ボックスファイルなど
- ③原紙・写の識別
- ④媒体区分……書類、電子データ
- ⑤保管期間……書類の廃棄基準で設定（法規、会社ルール）
- ⑥保存期間……書類の廃棄基準で設定（法規、会社ルール）
- ⑦循環ファイルの特定……改廃循環、期間循環
- ⑧管理部門・主管部署
- ⑨ロケーション番号……保管場所のキャビネット番号
ファイル基準表で文書管理を行う場合は、この他にセキュリティレベルや文書番号などを付加してください。
●ファイル道具にもポイントがある
ファイルのくくり方を決めるポイントは、業務をするときに一緒に使用する場合は、同じファイルに綴じると仕事がしやすくなります。
毎日、毎月大量に発生する書類は１つのファイルに綴じた方がよいでしょう。
現在のファイルは、書類を綴じやすいか、探しやすいか、管理しやすいか、この機会に見直しましよう。
また、「書類の廃棄基準表」で定めた保管期間、保存期間が妥当であるかも再チェックし、必要があれば改訂してください。
ファイルの道具は、１種類のファイルの厚さに統一する必要はありません。仕事に必要な書類が、必要な期間、収納できるファイル道具にしましよう。
保管・保存と循環ファイルとは？
●ファイルの保管期間と保存期間を決めよう
書類は、書類を入手・作成→保管→保存→廃棄に至る間を管理する必要があります。しかし、事務所は限られたスペースです。
全ての書類を作成から廃棄までの間、事務所内のキャビネットで管理するには限界があります。
ファイリングシステムを確立し、有効な運用をするためには、必要な期間、どこで、どのくらい管理するのか、保管と保存の定義を明確にする必要があります。
保管と保存はよく使用する表現ですが、定義は法令や会社の取り決めによってまちまちです。商法では、書類作成後から廃棄までの期間を保存期限と定義しています。
ＩＳＯでは、書類を作成・入手してから廃棄までを保管期間としています。本書では、保管と保存は次のように定義します。
・保管……懸案中・処理中・活用頻度の高い書類を、事務所内（保管場所）で、所定の期間（保管期間）、管理すること
・保存……活用・処理が終わった書類、活用頻度の低い書類を事務所外（保存場所：書庫、倉庫、外部倉庫）で所定の期間（保存期間）管理すること
保管期間、保存期間は、事務所内のキャビネットと書庫のスペースを考慮して設定するとよいでしよう。
●循環ファイルもルールを定めよう
循環ファイルとは、ファイルの背表紙を書き換えずに、中の書類のみを入れ替えるファイルの使い方で、特定した保管期限はありません。
循環ファイルには、「期間循環ファイル」と「改廃循環ファイル」があります。
- 期間循環ファイル……年度、月単位などで更新する書類。
- 改廃循環ファイル……改訂したら最新版と旧版と差し替え、廃止されたらファイルから該当する書類を廃棄する書類（規定、作業要領・手順書など）
業務ファイルは、循環ファイルを活用すると背表紙の作成の手間が省け、棚の保管場所が定量化されるため戻しやすく、保管スペースも増えません。
ただし、物件ファイルは、物件ごとに対応した期間を明記する必要があるため、原則的に循環ファイルにはできません。
見やすい背表紙と中仕切りの作成
●背表紙作成の６つのポイント
業務ファイル基準表、物件ファイル基準表に従って、背表紙を作成します。背表紙は、ファイル基準表の全ての項目を記入します。以下は背表紙作成のポイントです。
- ①見やすい……業務ファイルおよび物件ファイルごとに背表紙のフォーマットを標準化します。ファイルの厚さに対応したフォーマットパターンを作成すると便利です。フォントの文字の種類やサイズも変えると見やすいです。
- ②探しやすい・戻しやすい……大分類の業務機能をカラー識別すると業務別に収納でき、探しやすいです。
- ③ワンシステムで書類の移管（収納→保管→保存→廃棄）が容易……ファイルに収納されている書類の期間、保管期間、保管期限、保存期限、廃棄時期を明記します。背表紙で移管することができます。
- ④背表紙でどの業務で必要な書類であるかがわかる……背表紙には、書類名だけではなく、大分類、中分類の業務機能を明記します。
- ⑤ファイルの収納単位が判断できる……同じ背表紙が複数冊ある場合は、年度、会計期、製品名など識別できる付加情報を明記します。
- ⑥ファイルを戻すキャビネット、棚がわかる……背表紙には、保管するキャビネットのロケーション番号を記入します。
●ファイリングの仕上げ
キャビネットには、大分類業務名（中分類業務名）とロケーション番号を明記した扉の表示をします。ファイルマツプを掲示すると、ナビゲーションはばっちりです。最後に、中仕切りをつけて、ファイリングシステムは完成です。
中仕切りをつける目的は、・書類を整然とファイルし、探しやすくするため・保管から保存、廃棄への移管を容易にするためです。複数の種類の書類が収納されているファイルの中仕切りは、書類名にします。
１冊に複数の年度や月度の書類がファイルされている中仕切りは、年度、月です。期間循環ファイルは、循環する年、月の中仕切りが必要です。
業務改善につながるファイリングシステム
●ファイリングシステムで得られる業務改善のヒント
ファイリングシステムは、せっかく考えるエネルギーと力仕事を要するのですから、書類を体系的に管理するしくみだけに終わらせたら、もったいないことです。
業務分類表を作成する段階、物件ファイル体系を決める段階、ファイル基準表を作成する段階、背表紙や中仕切りを作成する段階、背表紙が完成し、キャビネットの中の背表紙や並び順をチェツクした段階など、ファイリングシステムを構築していくさまざまな段階で、業務改善のアイデアをたくさん発見することができます。
たとえば、業務分類表の大分類、中分類の業務機能をプロセス順に並べると、本来は管理しなければならない業務が未実施であったり、管理書類の偏りが顕在化します。
完成した業務分類表をチェックすると、重複した業務、類似した書類を発見することができます。
背表紙が完成し、ファイルをチェックする段階になると、あちこちの書類を確認しながら業務を行っていることが判明し、仕事の手順や書式を見直す必要性を感じるようになります。
また、業務分類表で仕事の分担分けしたら、ある特定の人の負荷バランスが大きいことに気づくこともあります。
●ファイリングシステムによってスキルアップを図る
ファイリングシステムの構築ステップは、一工夫すれば、業務改善の機会に利用することができます。
たとえば、業務分類表を作成する段階では、
- ①現行実施している業務機能、作成している書類・データ上で、今後管理のやり方を見直しする必要のある業務、フォーマットの見直しをする書類。データを発見したら、青文字で記入します。
- ②現在、管理対象としていない業務機能、未作成・未入手の書類・データ上で、今後管理すべき業務機能、作成すべき管理書類・データに気づいたら赤字で記入します。
作成したファイル基準表をアレンジし、業務の頻度や分担の情報を加えれば、スキルマップ表の完成です。
スキルマップ表は、業務平準化のためのスキルアツプ計画や業務改善計画書として使用することができます。
COLUMN⑦保管期間のスタートの考え方
保管期間のスタートの考え方保管期間の考え方のおさらいをします。書類は発生～廃棄するまでの期間、管理しなければなりませんでしたね。
そうすると、書類を作成した時点から保管期間がスタートすることになり、日々発生している書類は、毎日廃棄処分をすることになつてしまいます。
業務は非効率だし、面倒ですよね。そこで、保管期間のスタートの時期の考え方を紹介します。一般的な業務期間ファイルは、1冊のファイルが満杯になつた時が収納完了日です。収納完了日が保管期間スタート日になります。
では、ここで質問です。
事例の期間循環ファイルは、2年間が保管期間です。
このファイルの中には、いつからいつまでの書類が保管されているのでしょうか?回答A:今年度、昨年度回答B:今年度、昨年度、一昨年正解はBです。
今年度分の書類は、まだ作成中であり、保管仕掛中と考えます。従って、来年から保管期間がスタートになります。
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