ワンベスト管理とは?
●管理のキーワードは「ワン（０３ｏ）」
５Ｓは、「ワンベスト管理」の考え方で進めます。
ワンベスト管理とは、物の置き場所を１カ所にまとめ、保管数量は１個、ファイルは１冊などと定めて管理をすることです。
５Ｓをワンベスト管理で進めると、時間の節約、スペースの節約、経費の削減ができます。以下に、ワンベスト管理の９つの方法をご紹介します。
①ワンストック
各個人の机の引き出しの中にある事務用品は必要な種類だけにし、「１個持ち」にしましょう。黒のボールペンは１本、消しゴムも１個です。
②ワンロケーション
事務用品、書籍、図面、カタログなどの置き場所は、１カ所に集中して保管しましょう。あちらこちらに分散して置くとスペースが必要になり、在庫も増えます。
③ワンファイル
書類は、個人で保有するのではなく、課やグループで１冊のファイルを共有キャビネットで管理します。
④ワンペーパー
資料は、ＰＤＣＡ、起承転結を簡潔にして、１枚でまとめるようにしましょう。
大量の資料は、読む人の時間を浪費してしまいます。
⑤ワンオリジナル
書類は、原紙を皆で大切に使いましょう。その都度コピーするのは、コピー代も時間もムダです。
⑥ワンサイズ
保管資料の基本はＡ４サイズに統一しましよう。
⑦ワンフオーム
標準様式は１種類に設定します。
③ワンアクション
物は業務や用途に関連した置き場所に置きます。また、取り出すときや収納するときスピーディーに作業できるような置き方をして、１回で作業が完結できる環境にしましよう。
◎ワンシステム
運用ルールを物の置き場所、現物に表示しましょう。誰かに聞かなくても、作業を進められるようになります。
．ワンストックで経費削減
●引き出しの中が無法地帯になっていませんか？
個人机の引き出しの中を見てみてください。
黒のボールペンが数本、赤のサインペンも数本、消しゴムも数個……など、机の引き出し中がたくさんの事務用品で温れていませんか？
ボールペンー本、消しゴムー個の金額はわずかなものかもしれませんが、社員全員が２本持っていたとしたら、２倍の経費がかかっています。３本持っていたら３倍です。
会社では「経費節減」を訴えているのに、引き出しの中は無法地帯になっているのです。
なぜ、このように事務用品が増えてしまうのでしょうか？業務のためにどのような事務用品がどのくらい必要なのかが曖味なために、いくつか増えても気にならないのかもしれません。
また、物がたくさんありすぎて必要な事務用品が探し出せなくなってしまい、その都度新しいものを用意しているのかもしれません。
●ワンストック
管理の基本事務用品を増やさないようにするためには、まず業務に必要な事務用品の種類と必要な数量（手持ち基準）を決めることです。
ワンストックの考え方は原則１本、１個です。では、ゼムクリップも１個なのかというと、そうではありません。
ワンストックは「最低必要量」と考えてく次に、物を増やさないような環境をつくります。
具体的には、個人机の事務用品の引き出しを「ワンベスト姿絵置き」にします（具体的なやり方は５章４項で詳しく紹介します）。
ワンストック管理を実施する中で、余剰に持っていた事務用品が出てきたら、回収してリサイクル品として使用しましょう。
事務用品によっては２年間ほど新しく購入する必要がない物もあるかもしれません。
また、パンチ、ステープラー（ホチキス）、ガムテープ、会社案内、パンフレツトなどの在庫もワンストックで管理するようにしましよう。
ワンロケーシ∃ンで事務所のムダを排除
●物があちらこちらに置かれていませんか？
事務所内を見渡すと、事務用品の在庫や書籍・雑誌、図面、カタログなどがあちらこちらに点在して置かれていませんかっ。
また、キャビネットの中にはファイルや物が混在していませんか？どこに置くのか決まっていないために保管場所がわからず、適当な場所にとりあえず置いてしまったのかもしれません。
物をあちらこちらに置くと、保管スペースのムダ、在庫のムダ、探すムダが発生します。それぞれの数量はわずかであっても、まとめると意外と大量になります。
物とファイル（書類）をワンロケーションで置くことによって、限られた事務所の保管スペースを有効活用し、適正在庫量を維持管理し、探す手間をなくすことができます。
●ワンロケーションの２つのポイント
ワンロケーションには２つの考え方があります。
①物は物、書類は書類の保管場所物を保管するキャビネットと書類（ファイル）を保管するキャビネットは、分けましょう。
ファイルの多くはＡ４サイズで保管されていますが、物のサイズはさまざまです。
また、書類と物を同時に使用することはあまりありません。
保管場所を分けることで、キャビネットのスペースを有効活用でき、探すムダがなくなります。
②物は用途別に保管する場所を決める
事務所に保管している物は、事務用品は文房具屋さん、書籍・雑誌は本屋さん、パソコン関連用品はパソコンショップというように、いろいろなお店から購入しています。
したがって、事務所の置き場も、事務用品は事務用品コーナー、書籍・雑誌は書籍・雑誌コーナーというように関連用品を１カ所に集中させて置きましよう。
さらに、用途別に分類して置くと探しやすく戻しやすくなり、新たに購入した物も所定の場所に迷わず置くことができます。
ワンファイルで情報の共有化
●自分専用ファイルをつくっていませんか？
個人机の袖机の引き出し（特に一番下の引き出し）が、たくさんのファイルで開け閉めしにくくなったりしていませんか，。
その多くのファイルは、共通キャビネットに保管されている業務書類のコピーなどではありませんか？こうした「自分専用ファイル」を作成してしまうのには、以下のような理由が考えられます。
①毎日業務で使用するので、共通キャビネットから取り出したり戻したりするのが面倒②共有キャビネットが満杯で雑然としており、探す手間がかかるため、いつか参考になるかもしれない書類を手元に置いておきたい③必要なファイルが所定のキャビネットに戻ってないことが多い結果的に、誰もが同じ書類を重複保管してしまい、引き出しの中が満杯状態になっているのです。
●業務書類は共有することが原則
個人で保有するとコピーのムダが発生し、引き出しの中のたくさんのファイルから探さなければならないムダが発生します。
最終的には、業務書類が個人持ちになり、私物化されてしまいます。業務書類は、共有キャビネットで「センターファイル」として保管・管理することが原則です。まず、引き出しの中から業務書類のファイルを出しましよう。
そして、センターファイルと重複している書類は廃棄し、グループ、課で共通キャビネツトでワンファイル管理できるようにしましよう。
次に、共有キャビネットの中も調べてください。さまざまな業務書類が混在して保管されています。背表紙の記入もファイルによってまちまちです。
ワンファイル化を実現するためには、どのキャビネツトにどのような業務の書類が保管されているのかが、誰でも判断できるような管理状態にしなければなりません。
このような管理状態にする方法がファイリングシステムです。
ファイリングシステムの構築手順（詳しくは７章）を実施し、ワンファイルで情報の共有化を実現しましよう。
ワンアクションで業務の効率化を実現
●ワンアクションで時間短縮
１つの業務を完了させるために、事務所内を何度も行ったり来たりしていませんか？たとえば、書類をコピーして宅配便で発送する場合を振り返ってみましよう。
コピー機でコピーし、コピーした書類を自分の机の上にいったん置き、封筒置き場に行き、封筒を取ってきます。
次に送り状が置かれている置き場に行って送り状を持ってきて、自分の席に戻って封筒にコピーした書類を入れます。
共有置き場からガムテープを持ってきて封印し、ガムテープを共有置き場に戻してから送り状に記入し、送り状を封筒に貼って、宅配集荷置き場に行き宅配物を置いて、自分の席に戻ります。
このように、１回の発送業務を完了するのに１２回も自分の席から行ったり来たりしていると、多くの時間が必要になってしまい、業務ははかどりません。
本章３項で物の置き場はワンロケーションで置くことと説明しました。さらに、物の配置や置き方をワンアクションの考え方で工夫するとムダな歩行がなくなり、短い時間で業務を完了することができます。
●ワンアクションを実践する２つのポイント
①共有ワークエリアを設置する
５Ｓを進めていくと、不要物が撤去され、空きスペースが出ます。その空いたスペースを「共有ワークエリア」として設置します。
共有ワークエリアには、作業に必要なコピー機、コピーに必要な用紙、トナー、作業台、作業に必要な備品、事務用品、宅配・郵送用品などの在庫置き場を設置し、配備します。
作業は、狭い個人机から広々した共有ワークエリアで行うようにします。
②作業の流れ（動線）を考慮した物の配置共有
ワークエリアに設置したコピー機、作業台、作業に必要な備品、事務用品、宅配・郵送用品などは、作業の流れの順番に配置します。
事務用品や消耗品の在庫も隣接しておくと、なくなったときに補充しやすくなります。セロハンテープ、パンチ、大型のステープラー（ホチキス）などは、移動しなくても作業ができるように作業スペースを配慮した置き方にすると、さらに効率化が図れます。
ワンシステムで仕事はスムーズに
●誰に聞かなくてもわかるルールをつくろう
事務所に保管している物の管理担当者や使用ルールが曖味で、周知徹底されていないケースは少なくありません。
過去にコピー用紙や事務用品などを使い切ってしまい、誰に欠品状況を知らせたらいいか困ったことはありませんか？備品の貸出し品の手順がわからず困ったことはありませんか，。
キャビネットがファイルで満杯で新たに保管するスペースがなく、困ったことはありませんかつ・そのとき、近くにいた先輩に恐る恐る尋ねたことはありませんか？そのような場合、「ワンシステム」で運用ルールの見える化を実施すると、戸惑うことなく、また他の人の仕事を中断させることなく、スムーズに進めることができます。
ワンシステムは、補充や発注の手順や、貸出し手順などの運用ルールを置き場に表示することにより、誰に間かなくてもスムーズに次の作業ができるしくみです。
ワンシステムの代表的なやり方を以下に紹介します。
①現場。
現物による発注点・補充点管理発注・補充するための必要な情報（発注点、補充点、最大在庫量）や発注手順を発注・補充点カードに明記します。
発注・補充点カードは、各々の事務用品の発注点を必要とする在庫数の位置に差し込まれています（詳しくは４章８項）。
②貸出し品の運用手順
貸出し品置き場を設け、貸出しの手順（申請用紙、貸出し期限、返却方法など）をわかりやすく表示し、申請用紙も設置します。
貸出し置き場で誰がいつまで借りているのか、返却されているのか管理担当者の手を煩わすことなく管理することができます（詳しくは４章９項）。
③ファイリングの背表紙
ファイリングシステムを確立することにより、どの書類をどのファイルに収納するのか、いつまでどのキャビネツトに保管するのか、いつになったら保存場所である書庫へ移動するのか、いつ廃棄するのかファイルの背表紙で誰もが判断できます（詳しくは７章）。
コメント