個人机の５Ｓ成功事例（株式会社名晃）
●個人机をそれぞれに工夫
株式会社名晃では、いつお客様が来訪されてもさわやかな笑顔でお迎えできるように、個人机の上、引き出しの中には、最低限必要の物しか置かないワンベスト管理を徹底しています。
そのため、誰もが個人机の引き出しを開けることができ、チームワークも良好です。
さらに、一人ひとりが個人の机の管理責任者として、毎朝、自分の席で仕事をすることが楽しみになるように、さまざまな置き方を工夫しながら５Ｓを行いました。
今では全員が個人机をご自慢の場所としています。
●個人机の５Ｓのアイデア
机の上は、退社時にはパソコンと電話と仕掛書類ボックスしか置かないようにします。
引き出しの中、共有キャビネツトの中に、その日業務で使用した物が全て戻るように置き場を決めています。
机の下は、もちろん何も置きません。
机の引き出しの中は、保管する物の表示をしています。
右袖の一番上の引き出しは事務用品です。
ワンストツクの原則で、常時使うものしか置きません。
使用頻度で配置を決めています。
取り出しやすく、戻しやすくするために、ボールペンなど筆記用具は傾斜置きを採用している人もいます。
また、小箱を使ったり仕切りを引いたりして、飛び出さない、乱れない工夫もしています。
２番目の引き出しは、私物置き場です。
ロツカーに置く物と個人机に置く物を決めてあり、机には日常使用するティッシュや薬しか置かないので、いつもすっきりしています。
３番目の引き出しは、参考書類です。
参考書類には背表紙を必ず表示し、業務分類に区分けした配置で、置き場所が明確です。
参考書類を有効利用する機会も増えました。
真ん中の幅広の引き出しは一番乱れがちな場所なので、入れる物の表示をした小箱を使用し、それ以外は入れられように領域を決めてしまいました。
個人机の５Ｓから決められた場所にきちんと戻す習慣がつくと、仕事の手順やルールも守られ、さらに一人ひとりから業務改善提案も積極的に出るようになったそうです。
仕掛書類管理の５Ｓ成功事例（ヤンマー株式会社特機エンジン事業本部）
●仕掛書類の管理でチームワークもうまくいく
ヤンマー株式会社特機エンジン事業本部では、仕事の属人化をなくし、情報の共有化・業務の標準化を図ることで、業務の効率アップを実現する事務所の５Ｓを推進しています。
業務が効率的に実行されているかが誰にでも判断できる場所が、個人机の仕掛書類管理です。
５Ｓスタート当初、仕掛書類は処理前、対応待ち、処理済の区分で管理していました。
ファイリングシステムの完成後、仕掛書類の管理は一段とレベルアツプしました。
多くの仕掛書類は保管するためにファイルに綴じられます。
そこに注目し、フアイリングシステムの背表紙と仕掛書類のフアイルとをリンクした管理を実現したのです。
●ファイリングシステムとリンクした仕掛書類の管理方法
①仕掛書類は１件ごと、クリアファイルに入れます。
②どの業務の仕事かが判断できるように、業務仕切リカードをつけます。
業務仕切リカードとは、ｏファイリングシステムの業務分類表の大分類、中分類の業務機能を明記・業務を完了する目標納期を記入する欄を設置。
次に仕事をする予定日を記入する欄を設置ｏファイリングが必要な書類か否かの記入欄を設置したもので、記入欄はマーカーで記入したり、消したりすることができるものです。
③業務仕切リカードに、いつまでに実施するのか、次はいつ着手するのか、仕事の状況に応じて手書きで記入します。
④当該の仕掛書類は、フアイルする場合は″要″に○をつけ、仕事が完了したらファイルします。
⑤仕掛書類は、受付、今週中、今月中、上期中、年度中の区分で管理し、仕事に着手します。
このような仕掛書類の管理を実践することによって、自分がどんな業務を多く抱えているのかが判断でき、計画的に仕事を進めることができるようになりました。
また、同じ職場の人がどの業務が仕掛かっているのかがすぐに判断できるようになり、応援体制も整いました。
仕掛伝票管理の５Ｓ成功事例（株式会社名晃）
●仕掛伝票管理で業務の状態を共有する
株式会社名晃では、５Ｓで仕事の手順や進捗状況が見える管理をしています。
一般的に、総務や経理の業務は担当者任せになってしまいがちです。
そのため、うっかり処理を忘れてしまったり、処理日に遅れてしまったりすることがあります。
また、個人机の引き出しに仕掛伝票を入れてしまうと、管理者はチェックする機会が少なくなってしまいます。
同社では、５Ｓにより仕掛伝票に進捗管理が見えるようになって、仕事の流れも明確になり、計画的に仕事を進めることができるようなりました。
また、皆が確認することができるので、誰かが急に会社を体むことになっても、安心して対応することができます。
●見える仕掛伝票管理の具体例
名晃では、まず、お客様の締め日に間に合うように請求書を発行、確認、発送するまでの手続きについて明確にし、作業予定日・作業完了日が記入でき、売上請求書の流れがわかる「管理ボード」を作成しました。
管理ボードは、仕掛伝票を保管しているキャビネットの側面に貼り、お客様の締め日ごとに、請求書を発行する作業予定日、確認予定日、発送予定日を決めて、管理ボードにマーカーで記入します。
作業が完了したら、完了日を記入し、「済」のマグネツトを貼ります。
作業中は「○」です。
伝票を綴じるクリップは、締め日を表示して管理ボードに挟めるように工夫しました。
請求書の確認が終わったらこのクリップで綴じて、発送待ちの保管場所に置きます。
クリップは発送完了後、管理ボードに戻すルールを設け、クリップで作業の完了が確認できるようにしました。
請求書の仕掛伝票を保管する場所は、手順に連動できる置き場にし、手順番号と仕掛の状態、作業手順を表示し、誰でも保管場所で作業の流れがわかり、進捗状況が判断できる置き場にしました。
お客様の締め日に間に合うように作業がきちんと進められているのか、皆でチェックできますし、担当者も計画的に仕事をするようになり、ミスもなくなったそうです。
事務用品在庫置き場の５Ｓ成功事例（ヤンマー株式会社特機エンジン事業本部）
●５Ｓのアイデア出しでチームカも高まる
ヤンマー株式会社特機エンジン事業本部では、ムダを徹底的に排除し、さらに収益性を高めるために、今まで個人持ちにしていた事務用品や消耗品は、毎日よく使用する物以外は共有事務用品置き場を設置し、部門で管理するようにしました。
各部門の共有事務用品置き場の責任者は、限られたキャビネツトのスペースを有効に活用するため、階段方式の棚や、先入れ・先出しができるオリジナル容器を製作するなど独自のアイデアを出して、各部門ご自慢の共有事務用品在庫置き場を完成させました。
もちろん、ワンストツク管理で最大在庫量、発注量、発注点（最小在庫量）を決めて、現場現物による発注点・補充点管理も確実になりました。
しかし、当該事務所のフロアには、３部署、８グループが執務しており、各々のグループで共有事務用品在庫
管理を行っていたため、しばらくすると、事務所のあちらこちらに、ほとんど同じ事務用品。
消耗品が置かれることになり、スペースも管理工数も在庫も重複して多くのムダが発生していたことに気づきました。
そこで、各グループの推進リーダーが集まり、部門管理からワンロケーションでフロア管理することになりました。
各グループで製作した独自の容器は活用することにして、皆で協力し、さらにアイデア満載の事務所共有の事務用品置き場が完成しました。
部門管理からフロア管理にした結果、管理工数や在庫数が少なくなり、前年度より約１００万円の経費削減が実現しました。
さらに、空いたスペースを打ち合わせコーナーとして有効利用しています。
この事例で特筆すべきは、部門の壁を越えて、皆で意見やアイデアを出し合い、一体になって５Ｓを推進したことで、部門を越えた本当のチームワークが生まれたということです。
また、皆の共有事務用品置き場という意識があるため、思いやりの心を持って維持管理するよう運用ルールが守られています。
複合機を中心とした共有ワークエリアの５Ｓ成功事例
●取引先にも自信を持って紹介できる職場づくり
ヤンマーエンジエアリング株式会社では、自社エンジン搭載の外航船の安全運航を陸から見守る遠隔監視ルームの拡張と、事務所をさらに快適で仕事をしやすい環境にするために、事務所の５Ｓの整理完了後、大幅なレイアウト変更を行いました。
従来は、どちらかと言うと個人机とキャビネットで窮屈な印象の事務所でした。
レイアウト委員会を発足し、メンバーで「こんな事務所にしたい」と要望を出し合い、そのために必要なスペースを確保することを目標に、書類と物の整理を行いました。
最終的には、大型のキャビネットが１７つも空になったそうです。
それらを全て撤去することでレイアウトの変更が可能となり、監視ルームの拡張だけでなく、皆の願いがかなった事務所に変身させることができました。
中でも、共有ワークエリアはメンバーの要望の一つで|:E■■54Eコした。
全員が使いやすいように、事務所の中央に設置することで、明るく広々とした事務所になりました。
共有ワークエリアは、複合機と作業台と事務用品。
消耗品の置き場をワンロケーションにした場所です。
コピーを取った後に行う仕分けや、ステープラー（ホチキス）やクリップ留めなどの作業が、自分の席に戻らずにその場でできるように隣接して設置しました。
作業台は２段にし、下段には大型のステープラー（ホチキス）やパンチをワンアクションで作業できるように配置し、上段にセロハンテープ、梱包用紐、ティッシュボックスなどちょっとあると便利な物を定置し、補充する事務用品やコピー用紙もワンロケーションで配備しました。
作業者はあちこちに行ったり来たりすることがなくなり、広々とした作業台で作業もしやすく、業務効率アップです。
共有ワークエリアの管理者は、どこに何があるか、何を発注、補充しなければならないかが、見渡せばすぐにわかるため、管理がとても楽になりました。
また、お客様にも自信を持って事務所の５Ｓの状況を紹介することができるようになったそうです。
共有梱包作業場の５Ｓ成功事例（富士電機株式会社東京事業所機器生産センター）
●移動可能な共有梱包作業場
富士電機株式会社東京事業所機器生産センターは、「２Ｓ３定」活動として事務所の５Ｓを推進しています。
この会社は、大量の図面や仕様書を使用しながら行う業務が多く、個人机は仕掛図面や書類で占有されてしまいます。
また、作成した書類やサンプルを取引先へ送付する仕事が頻繁にあり、発送作業の度、自分の机の仕掛図面や書類をいったん片づけなければなりませんでした。
時間のムダが生じるだけでなく、発送書類に別の書類が混入してしまう危険もあります。
こうした状況を変えるため、個人机は、主要業務に専念できるスペースとして確保し、付帯作業は共有場所で行うことができるように５Ｓを推進しました。
共有梱包作業場は、その成果の一つで、コピー機に隣接する通路に面した場所に設置。
作業台の上はできるだけ広々したスペースを確保しました。
梱包作業には、作業台、梱包副資材（ダンボール、緩衝材、梱包袋、梱包紐、ガムテープ）、委託先別の送り状、ラベル、シール類、ステープラー（ホチキス）、パンチなどたくさんの種類の用品が必要です。
梱包用品の保管スペースと十分な作業スペースを確保するために、パイプを利用した手づくりの棚・カゴ付きの作業台を製作しました。
送り状は、宛先を印字したたくさんの種類の送り状を中仕切りで区分けし、さらに見やすく傾斜置きにしました。
注意ラベルやシールも種類別に分類しました。
緩衝材やダンボールは、キャスター付きのカゴに置いてあります。
移動が簡単なので、出し入れも楽になりました。
発送時に必要な事務用品は、ワンベスト姿絵置きにしましたので、戻す場所が一日でわかり、なくしたりすることはありません。
また、キャスター付きの梱包作業台ですので、事務所内のレイアウト変更や、建て屋内での引越しがあっても簡単に移動することができます。
ＯＡ機器の貸出し管理の５Ｓ成功事例（ヤンマーエンジニアリング株式会社）
●ワンロケーションの貸出し管理
ヤンマーエンジエアリング株式会社では、モバイルパソコンや付帯機器を出張者に貸出しています。
従来は、コンピュータで貸出し予約をしておりましたが、貸出ししたものを予定どおり返却されているのかチェックするのに、コンピュータの予約情報を確認する必要があり、管理が面倒でした。
ＯＡ機器の貸出しの管理工数の削減と、期限どおりに戻す意識を徹底するために、ＯＡ機器の貸出し管理の５Ｓを行いました。
貸出し対象のＯＡ機器を種類別に分類して、貸出し数量を特定し、周辺機器などとともにワンロケーションで貸出しができるＯＡ機器関連置き場を設置しました。
モバイルパソコンなどの貸出し品は、パソコン本体とアダプタ、マウスなど必要な付属品をパソコンケース（袋）に収納し、管理番号を付与して配置しました。
各々の現品には機器名と管理番号の札をつけて、所定のケース（袋）にきちんと戻せるようにしました。
ケーブル類やアプリケーションソフトは、容器に仕切り板で区切って姿絵置きにしました。
これらにも管理番号を付与して管理します。
全てのＯＡ機器に対して、大きな位置表示を徹底してありますので、戻す場所が一目でわかります。
●セルフサービス化でたくさんのムダが削減された
貸出し品の期限や、貸出し方法のルールを決め、キャビネットの扉に貸出し品ルールと貸出し票を表示します。
誰かに尋ねたりすることなく、セルフサービスで借りることができ、管理の手間が削減しました。
また、キャビネットの貸出し品が置かれた棚の位置を見れば、誰に、何が、いつまで貸出されているのかが一目で判断できるように、貸出し票を置きました。
担当者間で貸出し期間の調整がしやすくなり、返却遅れもなくなったそうです。
また、ＯＡ機器関連がワンロケーションでまとめて管理されているので、探すムダもなくなりました。
社員からの評判は上々のようです。
製品カタログ置き場の５Ｓ成功事例（ＡＧＣマテックス株式会社）
●５Ｓの工夫で商機を逃さない
ＡＧＣマテックス株式会社では、どんなときでもお客様への感謝の気持ちと心配りを忘れないという目的で、「５Ｓ‐ブランドアツプ計画」活動を推進しています。
カタログは、重要な営業ツールです。
営業マンは、お客様と商談をするときは、商品カタログをお見せしながら提案内容を説明します。
５Ｓを始める前は、カタログはあちこちの棚に平積みされており、訪問時の商談準備をする際に、カタログを探すことに多くの時間を費やしていました。
また、大量の在庫がある商品カタログもあれば、今必要なのに在庫切れの商品カタログもありました。
そこで、商品カタログ在庫をワンロケーションで管理することにし、商談室、会議室に隣接した場所に製品カタログ置き場を設置しました。
カタログの保管棚には、扉の前面に数枚のカタログを差し入れておき、扉を引き上げると当該カタログの在庫を入れることができる専用棚を使用していました。
しかし、前面に差し入れたカタログは、長期間入れておくと折れ曲がってしまったり、ホコリがついて汚くなってしまいます。
そこで、カタログ専用棚の運用方法を改善することにしました。
ムダを省き、さらに在庫切れを防ぐための工夫として、まず、カタログ専用棚の前面には、カタログは差し込まないで、ラミネートした商品カタログの表紙を表示し、品種別に配置し、現物は、棚の中で管理することにしました。
以前より、きれいで見やすく、探しやすくなりました。
棚の中の棚板には、商品カタログ名を表示して、すぐに見つけ、取り出すことができるよう工夫しました。
また、主要商品のカタログが在庫切れになっていることが少なくありませんでしたが、隣に商品カタログの在庫を置くストックキャビネットを配置し、商品カタログ専用棚と同じ配置にすることで、カタログ専用棚に在庫がなくなった場合、すぐに補充できるようにしました。
商談室兼会議室の５Ｓ成功事例（大信産業株式会社）
●商談室や会議室がショールームに
大信産業株式会社では、「見える化運動」として、職場のムダを徹底的に排除し、仕事の標準化と情報の共有化を図り、お客様に感動と驚きを与える事務所の５Ｓを推進しています。
商談室兼会議室は、お客様をお招きする場所です。
商談や打ち合わせを行うために、必要な物しか置かずすっきりと広々した部屋にしました。
商談室兼会議室の中で、一番のご自慢は、入日付近に設置した主力製品である二輪車および四輪車用ブレーキ製品のサンプルコーナーです。
５Ｓを始める前も製品サンプル置き場はありましたが、ただ並べているだけで、ショールームにはなっていませんでした。
そこで、製品を機能。
カテゴリー別に配置し、製品名だけでなく特性を表示して、お客様に説明できるようにしました。
お客様に製品を理解していただきやすく、商談もスムーズに運ぶようになったそうです。
さらに、お客様に主力以外の製品にも興味を持っていただく機会が増え、売上増大に貢献しています。
営業マンは、サンプルー点１点を、心を込めて清掃するようになりました。
また、室内のホワイトボードの横に、台と容器を設置し、マーカーやイレーザーをワンベスト姿絵置きにしました。
容器を上げ底にし、取り出しやすい工夫もしてあります。
また、マーカーが途中で書けなくなっても困らないように、予備も各色１本確保してあります。
マーカーカスによる手の汚れもなくなり、掃除もしやすく、商談室兼会議室はいつもピカピカです。
さらに、ハンガーも工夫しました。
各ハンガーに番号を表示し、ハンガー掛けにも番号をつけ、位置表示をして、いつも所定の場所に戻るようにしました。
また、室外に持ち出した場合も、戻っていないことが一目でわかりますので、行方不明になることはなくなりました。
このような地道な改善の積み重ねで、お客様に感動と驚きを与える事務所に変身することができました。
給湯室・食堂の５Ｓの成功事例（大信産業株式会社）
●「職場の隅々まで清潔」をめざす
給湯室や食堂は、５Ｓを実施していない会社も多いですが、大信産業株式会社では、会議室、図書室、サーバー室、給湯室、食堂など全ての部屋を対象に、５Ｓを推進しています。
特に、給湯室や食堂は、皆で使用する場所であり、衛生面でもいつもきれいに保たれていなければなりません。
そのために、食器棚、引き出しの中、流し台の下に置かれていた全ての物を取り出し、置きっぱなしになっていた不要物を全て撤去し、一斉清掃を行いました。
食器棚は、社員用と来客用と分けました。
湯のみ、コーヒーカツプ、グラスは、保有数量を決め、種類別に棚領域を設けました。
各領域からはみ出さないようにテープで区画線を引き、品名、数量を表示しました。
そうすることで、いつもきちんと配置されているだけではなく、保有数が一目で判断できますので、来客数に応じて器の準備がしやすくなりました。
流し台の下は、清掃はあまりされません。
特に見えない箇所のため、たくさんの同じ種類の洗剤が乱雑に放置されたりしがちです。
同社では、流し台の下の棚の５Ｓも徹底しました。
食器用、ふきん用、テーブル用など用途別に必要な洗剤の種類を特定し、ワンストツクで管理するようにしました。
流し台の下の奥の方は見えにくく取り出しにくいので、階段方式の棚を手づくりしました。
冷蔵庫の中も５Ｓをします。
調味料はポケット棚に保管場所を確保し、位置表示をしたところ、１本を使い切るようになり、賞味期限切れで廃棄することもなくなりました。
個人の飲みかけの飲料水は、ボトルキープ札をつけて所有者を明確にしました。
冷蔵庫が飲みかけの飲料水で満杯状態になることは解消され、冷蔵庫の中は隅ずみまで清掃できています。
清掃は当番制で、どこを、いつ、どのように清掃をするか清掃ルールが決まっていますので、誰が当番でもいつも衛生的でピカピカの給湯室・食堂が保たれ、気持ちよく利用することができます。
物流部門のファイリングシステムの成功事例（旭硝子株式会社愛知工場）
●大量の書類も効率的に処理できるしくみ
旭硝子株式会社愛知工場の物流部門のファイリングシステムを紹介します。
物流部門は、生産拠点別、輸送先別に仕事の担当分けがされており、毎日、大量の伝票や書類を処理しなければならない忙しい職場です。
ファイリングシステムを構築する以前は、担当者が仕事のやりやすいようにファイリングし、保管場所のルールも曖味でした。
どちらかと言うと、担当者任せの属人化した仕事のやり方、書類の管理方法で、潜在化した問題点も少なくなかったはずです。
同社がファイリングシステムに着手するにあたり、構築目的を次のように設定しました。
①誰が、どのような仕事を分担しているのかわかる②誰もが問い合わせにスピーディに対応できる③情報の共有化が図られる④書類の移管が簡単にできる職場全員で相談し、自分が担当している業務や書類の棚卸しを行い、物流部門の仕事のプロセスを明確化して、ファイリングシステムの体系をつくりました。
同社は、大量の書類をどのように保管し、廃棄のサイクルをいかに簡単に回すことができるかが課題でした。
事務所スペースも、キャビネット本数も限られています。
そこで採用したのが、背表紙を変えずにファイルの中の書類のみを移動していくしくみの循環フアイルです。
輸送管理のために書類を頻繁に確認する期間は３ヵ月間なので、保管期間を３カ月の循環フアイルにしました。
背表紙は、スペースを取らずに、当該月が判断でき、探しやすくなるよう工夫しました。
具体的には、準備したフアイル４冊に対し、１月〜１２月分の１２枚の背表紙を作成しました。
１冊のフアイルの背の部分に４カ月おきの３枚の背表紙（例¨１月、５月、９月）を重ねて入れておきます。
３カ月経過して廃棄時期になったファイルは、中の書類を廃棄し、前面（例¨１月）の背表紙を抜き、３枚の背表紙の一番後ろに移します。
前面は４カ月後（例¨５月）の背表紙に変わります。
期間循環フアイルを活用することで、書類の移管も簡単になり、事務所内のキャビネットもすっきりしました。
COLUMN③″ご自慢の場所クとクお気に入りの場所
“ご自慢の場所”と“お気に入りの場所”8章では、各企業の成功事例を紹介しました。
ここで紹介した場所を各社では、“ご自慢の場所”と呼んでいます。
“ご自慢の場所”とは、5S担当者が、「思いやりの心」「気配りのこころ」をもつて、見やすく、取り出しやすく、戻しやすく、作業しやすい置き場所、置き方、表示を工夫した一生懸命取り組んだ5Sの場所です。
見学者にも工夫した場所をきちんと説明できます。
一生懸命取り組んだ5Sは、達成感と自信が浴れており、輝いています。
5S担当者は、5Sが崩れないように崩さないようにいつも気にかけており、チェックする頻度も多くなります。
また、使用する人たちも、使いやすさを実感しますので、元の場所に必ず戻しますし、大事に使用します。
使用する人たちにとつては、“お気に入りの場所”になります。
だから、“ご自慢の場所”“お気に入りの場所”は、5Sが崩れることなく維持・定着化できるのです。
あなたの職場には“ご自慢の場所”“お気に入りの場所”がいくつありますかつ
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