整頓の３要素
●整頓で仕事のやりやすい職場にしよう
物や書類の整理が完了したら、次は整頓です。５Ｓの成果は、整頓によって実現します。整頓とは、次のような状態のことを示します。。
必要な物を、いつでも、誰もが使用できるように、最適な置き場所を決めて、すぐに取り出し、活用できるような置き方を定めること。
使用後に正しく戻せるように、あるいは戻し忘れや戻しミス、さらには紛失などがすぐにわかるように、徹底的に表示をする管理状態のことよく、整理をしただけなのに、「整理・整頓しました」と言う人がいますが、置き場所を決めて置き方を考えて表示をしていなければ、整頓ができたとは言えません。
整頓には、「置き場所」「置き方」「表示」の３つの要素があります。
この３要素を皆でアイデアを出し合えば、事務所スペースが有効に活用され、仕事がやりやすい快適な職場に変えることができます。
整頓を進める上での手順を説明します。
目耐囲】整頓の対象物を確認する整理が完了した後の残った個人机の中の物（事務用品、参考書類、私物）、キャビネットの中の共通事務用品、情報メディア（ＣＤ、フロッピー、ＭＯ）、書籍、雑誌、カタログ、掲示物、新間、什器、棚、ロッカー、机、伝票、パソコン……など、全ての物が整頓の対象です。
目順□一最適な置き場所を決めて移動する今、置かれている場所が必ずしも最適な場所とは限りません。
探したり、聞いたりしていたら最適な場所ではありません。置き場所の見直しをしましょう。どこに置いたらよいかのポイントは２〜３項で説明します。
目扁園輌置き方を工夫する事務所内は限られたスペースです。必要な物が探しやすく、取り出しやすく、戻しやすい置き方を考えます。
４〜５項で置き方の考え方を説明します。目扁固□徹底的に表示する整頓の仕上げは、表示です。
探すムダがなく、必要な物がいつも所定の場所に戻せるように徹底的に表示します。具体的な表示の方法は、６〜７項で説明します。
物は最適な置き場所に置く
●置き場所の決め方２つのポイント
どの場所に、何を置くのかによって、ムダな動作はなくなります。そのために最適な置き場所を決めることが、整頓のスタートです。最適な物の置き場所を決めるポイントは、２つです。
①使用頻度で置き場所を決める
日常使用している物は、「常時使う物」「たまに使う物」「めったに使わない物」に区分できます。常時使うものは、作業効率を考えて、机の上、引き出しの中に置きます。
たまに使う物は、スペース効率を考えて、共有場所を設置し、皆で使用できるようにします。めったに使わない物は、限られた執務スペースではなく、職場外の書庫や倉庫を置き場所とし、移動します。
また、定置化できない一時的に置くものもあります。一時仮置き場を設置し、「仮置き表示」をします。仮置き表示とは、誰が、いつ、何を、どのような目的でいつまで置くのかを表示したものです。
②使用目的別に置き場所を決める
事務所に置かれたものは、業務に必要な物です。使用する目的や用途が同じ物は、１カ所にまとめて置きます。
たとえば、事務用品在庫置き場、図書コーナー、雑誌コーナー、パソコン関連用品置き場です。さらに事務用品は、書く、消す、貼る、切る、留めるなど、使用用途に分けて置きます。同一業務に関連した物は、隣接した置き場所に配置します。
たとえば、コピー機の横には用紙やトナーなど直ぐに補充できるように置きます。
使用目的、用途が判断できるように置く場所を決めると、探すムダや取り忘れがなくなり、作業の効率化を図ることができます。
また、同じ物があちらこちらに分散して置かれていた場合は、１カ所にまとめましょう。スペースのムダ、在庫のムダ、探すムダ、管理工数のムダがなくなります。
キャビネットは、重い物は下段、よく使う物は中段、軽い物は上段に置き安全性と動作性を考慮した置き場所も重要です。
最適な置き場所とは、ワンロケーション・ワンアクションが実現された置き場所というわけです。
業務効率を実現した置き場所の事例
●作業がスムーズにいく置き場所の選定
本項では、ワンロケーション・ワンアクションを実現した置き場所の選定の事例を紹介します。
目回田共有事務用品置き場私が勤める中部産連盟（中産連）の共有事務用品は、５Ｓを始める前は３段トレーケースに筆記用具類を入れ、別のキャビネットにはパンチ、セロテープ、フアイル類などあちらこちらのキャビネツトに分散して置いていました。
５Ｓを始めて、レイアウトの変更をした際に、スチール製可動組み立て棚を購入し、分散していた事務用品をワンロケーションにまとめ、共有事務用品置き場を設置しました。
最上段は、自分の席に戻らなくても作業ができるように皆で使うセロハンテープ、パンチ、ボールペン、カツター、はさみ、のり、修正ペンなどを配置。
２段目の棚には、従来から使用していた３段トレイを組み込み、書く物、消す物、貼る物、留める物の事務用品の在庫を用途別に置くスペースにしました。
共通事務用品置き場の隣には作業台を設置しました。一度に作業をすることができますので、共有ワークエリアとして有効に活用しています。
目醐國ロセミナールームの備品置き場中産連では、公開研修用にセミナールームがあります。
セミナーを開催するには、机や椅子はもちろんのこと、プロジェクタ、スクリーン、パソコン、延長コード、レーザーポインタ、マイク、電池、スピーカー、ホワイトボードのマーカー、研修生の席札……など、研修に必要な備品や用品がたくさんあります。
５Ｓを始める前は、これらの用品は、事務所の各々の棚に置かれていましたから、研修の事前準備のためにあちらこちらに取りに行き、多くの時間がかかっていました。
そこで、セミナーに必要な備品や用品をワンロケーションで管理できる専用キャビネットを配置しました。
講師用名札や受講書用名札は名札類にまとめて配置し、レーザーポインタ、マイク、電池などは、小物用品としてまとめて配置してあります。
これで、研修の準備もラクにできるようになり、準備不足品もなくなりました。
置き方の工夫でスペース確保
●効率的な置き方４つのポイント
「必要な物がたくさんあって、キャビネットに入り切らないから整頓ができない」と思っていませんか，・スペースは、置き方の工夫と配置数量によって確保することができます。そのポイントを４つ紹介します。
①置き方の基本
置き方の基本は、水平、直角、平行です。斜めに貼られた掲示物があったら直したくなりますよね。水平、直角、平行に置かれたり貼られている職場は、規律性と統一感が感じられます。
②種類別に置く
スペースがないからといって異なった種類のパンフレットや伝票、封筒などを重ねて置いていませんかつ・一番上の物は見えますが、下にある物は見えません。
使わない物になってしまうか、探すムダがいつも発生します。種類が異なる物は重ねないことが重要です。
③限られたスペースを有効活用する置き方
一番スペースを必要とする置き方が「平置き」です。次にスペース効率の良い置き方が「立て置き」です。立て置きにすると、物が選びやすくなります。
さらに効率の良い置き方が、トレーケースなどに入れた「立体置き」です。
そして、最も効率の良い置き方は、壁やキャビネットの側面にフックをつけるなど、空間を活用した″かける″、″吊るす″「空間置き」です。
キャビネットは、棚と棚の空間を、可能な限り有効活用しましょう。
書類と物のキャビネットは分けるとよいでしょう。棚板を移動したり追加したり、棚板を取り外してトレーケースを組み入れることも効果的です。
④乱れない置き方
スペースがなく、トレーケースに複数の種類の物を入れざるを得ない場合があります。最初は区分けして配置しますが、使用していくうちに雑然としてしまいます。
姿絵置きや種類、サイズ別に小箱や仕切り板で領域を区分けすると、いつでも整然とした置き方で物が探しやすくなります。乱れない置き方のポイントは「大部屋から小部屋」です。
取り出しやすく戻しやすい置き方の事例
●ワンアクションの置き場をつくろう
本項では、実際に置き方を工夫して成果を出している事例を紹介します。
壼瓢壼“オープンキャビネット扉付きのキャビネットは、整理・整頓をしても扉で隠されてしまうため、作業途中で一時的に「チョコ置き」した物や書類がそのまま置きっぱなしになってしまい、表示以外の物がどんどん増えてしまいます。
また、物が戻されているかがチェツクできないため、所定の場所に戻されていなかったり、なくなってしまう物も多くなります。
中産連では、扉が必要なキャビネットは、施錠が必要な重要機密書類。
高額備品を保管するものと、埃や落下防止を必要としているものに限定し、それ以外は扉を思いきって取り外しました。
キャビネットが「隠し場所」から「見せる収納場所」に変身です。
どこに何があるかが一日でわかり、決められた場所にきちんと戻すことが自然にできるようになりました。
目爾囲”工具の置き方事務所でも、棚の設置や修理、配線工事などをするために工具箱があります。
以前は、工具箱の中の整理・整頓をやっても、いつの間にか乱雑になってしまっていました。
そこで事務所の整理をした結果、キャビネツトに空きスペースができましたので、思いきって工具箱に入っていた工具を全て取り出して棚に並べました。
奥の方は見づらく取り出しにくいので、発泡材と薄板を、釘を使わずに積み木のように組み合わせて傾斜置きにしました。
また、元の場所に戻しやすいように発泡材で「ワンベスト姿絵置き」にしました。
また、棚の上にスペースがあったので、発泡材と薄板を上に重ね、小部品置き場をつくりました。
見やすく、取り出しやすく、戻しやすい、「ワンアクション」で見える工具置き場の完成です。
これら２つの場所は、中産連のご自慢の場所です。
表示の種類と目的
●目的別に表示しよう
整頓の最後の仕上げは、表示です。
表示は、誰もが一日で必要な物の置き場所が判断でき、使い終わったら元の場所にきちんと戻すための案内板です。
新人でも誰かに気を使いながら聞いたりすることもなくなります。
そのためには、事務所に置いてある物や場所全てに表示をしましょう。
……とは言っても、どこにどのような表示を、どこまでしたらよいのかわからないかもしれません。
表示は、「職場」「置き場」「扉・引き出し」「容器」「位置」「現物・使用場所／箇所」「数」「使用状況」「管理責任者」「運用ルール」など、目的別に作成する必要があります。
以下に、主な表示の目的を説明します。
①職場の表示ワンフロアーに複数の部門が配置されている場合、誰もが迷わずに行きたい職場に行けるようにするために表示をします。
②置き場の表示必要な物がワンロケーションで置かれ、その置き場の表示により、誰もがワンアクションで業務に必要なものを使用することができます。
③扉・容器の表示扉や容器を開けなくても、何が置かれているかわかるように内容物を表示します。
探すムダがなくなります。
④位置の表示棚の置かれた位置に品名、サイズを表示します。
誰でも、どこに戻すかが判断でき、正しく戻せます。
また、戻し忘れ、戻しミス、紛失の状態がすぐわかります。
⑤現物・使用場所／箇所の表示保管されている物が何に使用するのか、どこで使用するのかが、新人でもすぐにわかるように、現物に品名、使用目的、使用場所等の表示をします。
⑥管理責任者の表示置き場の責任者を表示します。
他の人が異常を発見したり、改善要望を伝えることができます。
責任者本人も、表示があると管理者としての責任や自覚が出てきます。
見やすく探しやすい表示のテクニック
●移動できる表示物がおすすめ
表示の場所は、どこに表示したら見やすいかを考えながら決めます。壁、床、空間、キャビネット、棚、現物などが表示する場所です。空間に表示する場合は、両面表示を行います。
表示物は、ラベル、看板、アクリル板、区画線、テープシート（テプラ、ネームランドなど）、マグネットシート、紙にラミネート加工したものなどを表示する場所によって使い分けますが、「移動できる表示物」を選定することをおすすめします。
物は増えたり、入れ替わったりしますから、その度に置き場所を移動し、別の場所に移し変えることになります。
そのような場合、表示物が剥がしにくかったり、剥がせても剥がすと跡が残って汚くなってしまうため、本当はワンロケーションで管理すべきところを別々の場所に置いてしまい、表示物と物が一致しなくなることがあります。
容易に置き場所を変えることができるようにすることも、５Ｓの維持定着化のポイントと言えるでしょう。
「移動できる表示物」は、スチール製のキャビネットであれば、磁気が強めのマグネットをおすすめします。
樹脂や木製のキャビネットなどは、表示物の粘着部分にメンディングテープの表面を貼りつけると剥がしやすくなります。端をちよっと折り曲げておくと、さらに剥がしやすくなります。
●表示方法のポイント
表示は、見やすく、わかりやすくなければ意味がありません。ポイントは、「大きさ」「標準化したフォーマット」「カラー識別」です。どこから見るかによって、表示の大きさは異なります。
「職場の表示」は、遠くから判断できるように一番大きいサイズにします。
サイズは「置き場の表示」←「扉の表示」←「容器の表示」←「位置の表示」の順で小さくするとよいでしょう。
置き場やキャビネットの表示は、大きさ、文字の種類・サイズは標準化すると統制が取れて見やすくなります。
また、表示内容は、文字だけでなく写真、イラストを加えるとわかりやすく、種類や用途別にカラー識別をすると、さらにメリハリがついて見やすくなるでしょう。
事務用品・消耗品の発注・在庫管理
●発注・在庫管理のムダを見直そう
事務用品や消耗品は、使用していくと必ず在庫がなくなります。
- 使うときに欠品していて、慌てて近くの文房具店に買いに走ったことはありませんか？
- 最後の１個を使ったときに、在庫切れを知らせたらいいのか迷ったことはありませんか？
- 発注担当者は、在庫チェックや発注に意外と多くの手間や時間をかけていませんか？
- また、欠品防止のために、余剰に発注してしまっていないでしょうか？
１本、１個は安価でも、まとまれば大きな金額になりますし、必要以上に在庫を持つと、ムダな使い方をしてしまい、経費のムダが発生します。
●スムーズに発注・在庫管理するための工夫
見える事務用品。消耗品の発注。
在庫管理とは、在庫置き場の置き方などによってワンシステムで、必要最小限の数量で、欠品することがなく、必要なときに使用するためのしくみです。
まず、事務用品や消耗品を用途別に分類して、必要な種類を特定し、最大在庫量、最小在庫量（発注点＝発注する必要がある時点の数量）、発注数を明確にした「発注管理基準」を作成します。
次は、「発注点カード」の作成です。
発注点カードとは、表面に発注ルール（品名、品名コード、発注点、発注数、最大在庫数、発注先、発注手順）を明記し、裏面には、納品待ちの状況を明記したカードです。
発注点カードは、発注するタイミングがわかるように、各々の事務用品や消耗品の発注点に該当する前側や上側に置き、発注点カードを取り出さなければ必要な事務用品が使えない状態にします。
使用していく段階で発注点カードが表れたら、置き場に設置した透明な発注依頼ケースに入れておくようにしましょう。発注担当者は、カードの有無を確認し、発注をします。
発注済みのカードは裏返しにして、納品待ちケースに入れておけば、発注待ちなのか、納品待ちなのかが、一目でわかります。
ゼムクリップなど１回の発注ロットが大きいものは、余剰品管理容器を別に設け、容器内に発注点カードを、配置し、在庫場所には補充カードを添付して、容器から必要量を補充するとよいでしよう。
貸出し管理
●貸出しは管理表などでルール化しよう
モバイルパソコンやデジタルカメラなど高額な備品は、紛失すると大変です。
でも、意外と管理はずさんではありませんか？５Ｓで貸出しのルールを決めて管理することが必要です。
まず、持ち出し管理が必要な備品を、ワンロケーション管理できる置き場所に配置します。
さらに、ワンベスト姿絵置きの置き方にすると、戻し場所がより明確になります。
そして、どこに何を置くかの位置表示と、複数台ある場合は管理番号を現品に表示しましょう。
管理責任者も決めてください。
次に、「貸出し管理表」を作成します。
貸出し管理表には、誰が、いつから、いつまで、何の目的で使用するのか、貸出し状況が記録できる管理表です。
使用予約も記入できる表にするとベストです。
貸出し管理表は、誰もが見やすい置き場所の近くに配置してください。
モバイルパソコンやデジタルヵメラなどの置き場所（保管場所）に貸出し札かカードを置くと、貸出し状況が誰でも見えます。
戻し遅れや異常が、一日で判断でき、管理表を確認する手間が省けます。
置き場所には、貸出し管理表の記入ルールや、使用期限など運用ルールを表示し、ルールを守る工夫も大事です。
モバイルパソコンやデジタルヵメラは、「返却時にはデータ消去する」など、返却時のルールも決めておくとよいでしょう。
●施錠が必要な場合は鍵の管理をしっかり行う
ルールをきちんと守ってくれれば、業務をセルフサービス化することができ、管理工数が削減できますが、ルールが守れない場合は施錠が必要になってしまいます。
そのような場合、鍵の管理をきちんと実施することも必要です。
キャビネット番号を記した札を鍵につけて、ダイヤル式の鍵ボックスで管理することをおすすめします。
健ボックスには、鍵の戻す位置表示と持ち出し札をつけるようにすると、誰が持ち出したかが一日でわかります。
鍵ボックスにも管理責任者を決めて表示してくだ霊1’●〓さい
整頓の徹底には運用ルールが必要
●めざすは業務のセルフサービス化
本項まで、整頓の３要素である「最適な置き場所」「見やすく、取り出しやすく、戻しやすい置き方」「表示をする目的」を紹介しました。
特に表示は、探すムダをなくし、決められた場所にきちんと戻すための手段であり、運用ルールの大事な一つです。
しかし、それだけでは具体的な作業手順、基準、注意事項などはわかりません。
誰に聞かなくても作業ができるよう運用ルールを決めて、それを適用する物の置き場所や作業場所に表示すると、運用ルールが周知徹底され、実行力がアップし、業務のセルフサービス化が実現できます。
セルフサービスとは、担当者の手をわずらわせることなく、自分で判断して物を使用できるしくみのことです。セルフサービス化が進むと、少ない人員で仕事を回すことができるようになります。セルフサービス化を実現するためには、次のような運用ルールが必要です。
①事務用品・消耗品の発注手順のルール
発注点カードや補充点カードに表示された内容は、発注や補充を依頼するための運用ルールですが、現場。
現物による発注点・補充点管理の手順のルールを決めて、共有事務用品・消耗品在庫置き場に表示してください。
②備品類の貸出しルール
備品を借りる場合は、予約手続き、貸出し手続き、返却手続き、貸出し期間、貸出しの制限などを、運用ルールとして明確に決める必要があります。
貸出し備品置き場に表示すれば、ルールが徹底されます。
③一時置き場の管理ルール
返品、準備晶、納品など一時的に物を置く必要が発生します。
一時仮置き場を設置し、誰が、いつからいつまで、何を、どのような理由で一時置きするのか仮置き表示用紙を用意し、一時仮置き場に設置しましよう。
④廃棄物の分別ルール
廃棄物置き場は、分別する容器と表示の他に具体的に対象廃棄物の分別基準を容器の前に表示すると、分別基準が徹底されます。
COLUMN④街の中で見つける整頓のヒント
街の中で見つける整頓のヒント整理は、捨てる判断基準を決めれば誰もができたけれど、整頓はちょっと考えなければならないし大変だなと思つているかもしれませんね。
そこで、提案です。整頓を始める前に、スーパーマーケット、ドラッグストア、文房具店などに見学に行きましょう。
探しやすい最適な置き場所、限られたスペースにたくさん置く方法、見やすい表示、取り出しやすい置き方、商品の発注状況の表示……など、整頓を進める上でのお手本がたくさんありますよ。
初めて利用するスーパーマーケットで、店内案内マップと各売場の商品案内看板が設置されていて便利だなと思ったことがありませんか?あちらこちら迷わずに買いたい商品売場にワンアクションで行けますよね。
商品の配置は、野菜は野菜、お肉はお肉、お惣菜はお惣菜と、商品群ごとに分類してワンロケーシ∃ンで配置されています。
また、平置きの商品、吊るした商品、小箱やトレーに入れた商品などさまざまな置き方をして、限られたスペースを有効に使いながら、見やすい工夫、取出しやすい工夫もされています。
商品の表示位置は商品の下の棚板に標準化されています。他にも、ドラッグストアでは、商品説明や安売り商品のPOPが表示も大きく、見やすいので、店員さんに聞かなくても商品を選ぶことができます。
街の中のさまざまなところで、ワンロケーシ∃ン、ワンアクシ∃ン、ワンシステムの考え方を随所に取り入れた置き場の設置、置き方の工夫、見やすい表示がされていますので、買い物に行つたときに思い出してください。
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