整理を始める前に準備すること
●整理をうまく進める準備のポイント
整理の対象は、事務所にある全ての物と書類です。
全ての物と書類とは、個人の机の上にある書類、引き出しの中の事務用品、私物、参考書類、キャビネットの中にある書類、伝票、図面、カタログ、販促物、商品サンプル、消耗品、掲示物などです。
整理後に空いたキャビネット、使用していない個人机、椅子、テーブル、ＯＡ機器も整理の対象です。整理を効果的に進めるためには、次のような準備が必要です。
目薦翻輌現状視察
事務所にはどんな物や書類があるのか、机の上・下・引き出しの中、キャビネットの上。中など職場の隅ずみまで見て回りましょう。
- 事務所の隅に所有者不明のダンボールが放置されていませんでしたか？
- 物と書類ファイルと混在して置かれていませんでしたか？
- キャビネットの中には、年代物のタイプライターや電話器などの備品が奥の方にしまわれていませんでしたか？
- 梱包のままの古いカタログ在庫がありませんでしたか？
・思わずため息が出てしまうかもしれませんが、気を持ち直して、実態をきちんと認識しましよう。
目騰國口実態の写真撮影と測量
現状視察の状態を写真撮影しましょう。撮影した写真で問題点が再認識できます。整理後にも写真も撮影して比較すると、劇的に変化した職場が確認できます。
次に、現在どのくらいの書類を保管しているのかも測量しましょう。書類の整理・ファイリングシステム完成後に再度測量すると、空きスペースが定量的に把握できます。
囲薦麟口不要品置き場の設置整理を始めると、不要品や廃棄書類が大量に出ます。事前に不要品や廃棄書類の置き場所を設置しておきます。不要品は、廃棄する物と、リサイクルで使用する物とで区分けできる容器を準備しましょう。
リサイクル品はさらに種類別、用途別に分類できる箱を準備すると、整頓のステップが楽になります。
物の整理
●要らない物をはっきりさせよう
物の整理とは、「要る物と要らない物を区分けして要らない物を処分する」ことです。
しかし、改めて「要らない物は何ですか？」と質問すると答えにくいものです。整理を始める前に要らない物の定義を明確にしましょう。要らない物には、次の３種類があります。
①使えない物……壊れた物、書けなくなったボールペンや切れなくなったカツター・はさみなど使用機能が果たせなくなった物、賞味期限切れの食品、期限切れの薬品など。
②使わない物……使えるけれど今は使っていないプリンターやプロジェクター、デジヵメなどの備品、古い雑誌や書籍や他社のカタログ、以前配布した販促物など。
③余剰品……必要以上にある事務用品、カタログ、伝票類、工具類、備品など。
使えない物は、誰もが不要物と判断できますが、「使わない物」はどうでしょうか。
物もちのいい人はいつか使うから、もったいないから「要る物」と判断するし、気前のいい人は今使っていないのだから「不要物」と判断するでしょう。
また、「余剰品」は、必要な数量を決めないといくつが余剰品か判断できませんね。
会社として５Ｓ活動を進めていくためには、「使わない物」と「余剰品」を判断するための整理基準を作成した上で整理をすることをおすすめします（次項）。
●要らない物の処分方法
次に明確にしておくことは、要らない物を処分する方法です。
「整理＝廃棄」と考えがちですが、「使えない物」は廃棄せざるをえなくても、「使わない物」や「余剰品」は使える物です。
回収した余剰品は、自部門でリサイクル品として使用しましよう。
自部門で消化しきれない「余剰品」や「使わない物」は、ガレージセールをし、他部署で有効活用してもらう、用途を変えて使用する、売却する、寄付する、リース品やお客様からの支給品は返却するなどが処分に該当します。
これらの処分方法が採用できない場合、最終的に廃棄処分となります。
不要品を判断するための整理基準
●不要品の基準を決めよう
整理をするためには、「使えない物」「使わない物」を判断する「不要品基準」と、「余剰品」かどうかを判断するための「手持ち基準」を決定します。
①不要品基準
不要品基準は、事務所にある全ての物を用途別・種類別に分類します。誰も使用していない期間、現在使用していない旧版、旧モデル品、業務に必要な期間などを考慮して、要るか要らないかを判断する基準について決めていきます。また、不要品であっても、すぐに廃棄処分できない物もあります。
たとえば、リース物件や固定資産に登録されている什器・備品、顧客からの預かり品などです。不要品基準を作成するときに、資産の区分や評価分類も明確にするとよいでしょう。
また、不要品の処分は、どのように処分するかなど最終処分を判定する責任者を決めておくと、スムーズに進みます。
不用品基準は、５Ｓを始める際の整理に使いますが、今後の維持定着をする上でも必須基準です。不要品が５Ｓを崩す一番の要因です。
必要な物もいつかは「使えない物」「使わない物」になります。
年末の大掃除のときに、不要品基準に従って事務所に置きっぱなしになっている不要品をチェツクし、１年間に溜まった不要品を一掃しましょう。必要な物だけが置かれ、すっきりとした事務所で新年を迎えてください。
②手持ち基準
手持ち基準は、備品、事務用品、消耗品、消耗工具など対象物ごとに必要数を決めます。必要数とは、ワンベスト管理の「ワンストック」の考えに基づいた、最少必要数のことです。
個人机の引き出しで保管する個人持ち数、課で共通で使用する手持ち数、部やフロアーで共通で使用する手持ち数などを決めましょう。
使用頻度の低い物は、できるだけ共有場所を設置して保管するようにすると、スペースのムダ、在庫のムダ、経費のムダが排除できます。
書類の整理
●書類を分類しよう書類は、用途により、次の５つに分類することができます。
①業務書類……業務のために入手した書類、作成した書類。異動の際、後任者に引き継ぎます。
②仕掛書類……作成、処理、転記、承認、発送、閲覧が終わっていない書類
③参考書類……個人が業務をやりやすくするために収集作成した書類で異動の際、引き継ぐ必要のない書類。
④管理書類……センターファイルできない人事情報や公開前の機密情報を管理者が管理する書類⑤個人提出書類……日報、交通費請求伝票、年末調整書類、調査票など直接業務に関わりがないが、個人が決められた期日に提出をする書類これらの全ての書類が整理の対象になります。
必要な書類とは、まだ処理が完了していない仕掛書類、提出していない個人提出書類、保管期間及び保存期間内の業務書類、管理書類です。
●保管と保存は違う
書類の整理とは、事務所内の個人机の引き出しの中やキャビネットの中に「保管」、書庫に「保存」してある書類を、一定の基準（保管期間・保存期間を定めます）により必要なものと不要なものに区分けして不要な書類を廃棄することです。
●書類の種類ごとに整理しよう
書類を整理するためには、まず誰もが捨てることにためらうことなく不要書類として判断できる「即廃棄基準」の書類から廃棄していきます。次に、即廃棄した後に残った業務書類や管理書類を整理します。
そのためには、事務所のキャビネットで管理する保管期間、書庫で管理する保存期間を定めた「書類管理基準」を決めます。
キャビネットや個人の机の上、引き出しの中にある業務書類、管理書類を種類別に書類名の棚卸しを行い、書類の種類ごとに保管期間・保存期間を明確にする必要があります。
一般的に、書類名ではなくファイルの背表紙名を棚卸しされることが多いですが、ファイルの整理ではなく書類の整理が必要です。
個人机の整理
●整理のスタートは個人机の上から
５Ｓは、誰もがすぐに取り組める個人机の５Ｓから始めることをおすすめします。
個人机は自分しか使用しないし、引き出しの中はめったに他の人が開けることもありませんので、多少雑然としていても、自分がよければかまわないと思っている人が多いはずです。
しかし、読者の皆さんは、片づける必要性を感じて、本書を読んでくださっていると思います。
個人机は、率先して５Ｓに取り組むことができる唯一の場所であり、５Ｓの成果を自らが直ちに実感できる場所です。個人机を自分で仕事がしやすい環境にしていきましよう。
個人机の５Ｓは、まず整理から始めます。整理はやみくもにやるのではなく、次の順番どおりに実施すると効率的で、整理後の成果が実感できます。
個人机の整理の順番は、①机の上←②引き出しの中←③事務用品←④私物⑤参考書類←⑥机の下の順です。
机の上の整理まずは、机の上の山積みの書類から取りかかりましょう。机の上に置いてある物や書類はいったん、隣の席に置かせてもらい、作業スペースを確保します。
そして、「廃棄する書類」、「ファイルする書類」、「回覧する書類」、「参考書類」、「仕掛書類」に分類できるようにポストイットに記入し、机の上に分類作業しやすいように貼ります。
山積みの書類をこの区分に従い１枚１枚確認しながら分類していきます。廃棄する書類の判断基準は、「即廃棄基準」（本章４項）です。
仕掛書類は、分類する際に１件ごとにクリアファイルに入れると何件の仕掛書類があるか整理後、判断しやすくなります。
廃棄する書類は即廃棄し、ファイルする書類は直ちにファイルし、回覧する書類は次の人にその場で渡しましょう。参考書類は関連ごとにファイルに綴じ、一番下の引き出しに入れましょう。
仕掛書類はこの段階では、１カ所にまとめて置いておきます（仕掛書類の整頓のやり方は５章で紹介します）。
机の上には書類の他に、お土産品などこまごました物が置かれています。自宅に持ち帰るか廃棄すると、机の上はすっきりします。拭き掃除もあわせてしましよう
個人机の引き出しの整理
机の上がすっきりしたら、次は引き出しの整理です。引き出しは、中の物を全部取り出してから、要らない物を判断し、要る物だけを引き出しに戻していきます。
■■日□圏引き出しの書類整理引き出しの中に混在している書類の整理を行います。
机の上に置かれた書類と同様、「廃棄する書類」「ファイルする書類」「回覧する書類」「参考書類」「仕掛書類」に分類し、不要な書類を廃棄しましょう。
■■■ロロ一事務用品の整理多くの場合、事務用品は右袖の一番上の引き出しの中に入れてあります。
書類の整理をしている段階で見つかった事務用品は、まず、右袖の一番上の引き出しに集合させてください。ちなみに、個人で購入した事務用品も私物ではなく、事務用品として考えましょう。
引き出しの中から全ての事務用品を一度机の上に取り出し、手持ち基準に従って、必要な種類と数量だけを残して、右袖の一番上の引き出しに戻しましょう。左利きの人は左袖ですね。余剰の事務用品は、リサイクル置き場に持っていきましょう。
日田□□圏私物の整理私物は５Ｓの対象外と思っている人も多いかと思いますが、私物が一番の不要物の溜まり場です。
会社の机は仕事をするために提供された場所です。事務所に持ち込んでもよい「私物の定義」を決めましょう。決められた物以外は自宅に持ち帰るか、不要ならば廃棄しましよう。
もう読まない書籍は自宅に持ち帰るか、共有書籍として寄贈します。私物の引き出しの中は引き出しの底が見えるくらいに整理しましよう。
ｍ■□□圏参考書類の整理参考書類は、袖机の一番下に業務書類などと混在していると思います。
まず、業務書類と参考書類を区分けしましょう。参考書類は「即廃棄基準」に従って整理します。業務書類の整理の方法は、本章８項で説明します。菫〓Ｅ躍圏机の下の整理机の下には、何も置かないことが原則です。ダンボールや紙袋が置きっぱなしになっている場合は、物と書類は分けて整理します。
キャビネットの物の整理
●まずは要る物、要らない物を区別する
キャビネットの整理は、ロケーション番号（キャビネット番号）を設定することから始めます。そして、誰がどのキャビネットを整理するかを分担して、「職場レイアウトマップ」と「棚マップ」を作成しましょう。
職場レイアウトマップとは、職場に置かれたキャビネットや机の配置図です。棚マップとは、キャビネット内の棚に入っている物の位置を一覧表にしたものです。
キャビネットの中は、物と書類が混在しており、同一の物があちらこちらに分散して置かれていると思います。特に一番下の棚は不要品の山です。まず、物から整理していきます。
キャビネットの中に収納されている物を取り出します。ダンボールや紙袋の中も全てです。そして、取り出した物を「使えない物」と「使える物」とに区分けします。
使えない物は、廃棄物置き場へ移動させます。
使える物は、「不要品基準」に従い、「要る物」と「要らない物」とに区分けして、要らない物は不要品置き場へ移動させましよう。
書籍は、業務に必要な物をピックアップし、残った書籍は、関心のある社員に贈呈してもいいですね。
ＣＤやフロツピーなどは、保存されているデータを確認して「要る物」と「要らない物」に区分けしましよう。
●ポイントは種類別に置くこと「要る物」は、事務用品、梱包用品、消耗品、販促物、備品、パソコン関係用品、カタログ、書籍・雑誌類……など種類別に分類し、元のキャビネットに仮の置き場として戻します。
また、次のステツプの整頓で、ワンロケーション・ワンアクションを考慮した最適な置き場を決めていきますが、口ヶｌション番号と保管物の種類名を、キャビネットに仮表示しておきます。
仮表示をしておくと、扉を開かなくても迷わず必要な物を取り出すことができ、整理の段階でも探すムダがなくなります。
次に、中層キャビネットの上を見上げてください。
キャビネットと天丼の間に、不明なダンボール、紙袋などが詰め込まれていませんか，・ほとんどが不要品と推測されますが、きちんと内容物を確認し、「要る物」と「要らない物」に区分けしましよう。
キャビネットの書類の整理
●ポストイットを目印にして整理を進めよう
物の整理ができたキャビネットには、かなり空きスペースが出てきたはずです。どのキャビネットのファイルの整理を誰がするのかは、レイアウトマップや棚マップで決めた担当者が行います。
日常の業務をやりながらの書類の整理は、時間と期間がかかります。そのため、どこまで書類の整理が進んだかわからなくなってしまうことがあります。
進捗状況を把握する準備作業として、全てのキャビネットを収納してあるファイルにポストイットを貼りましよう。
そして、整理が済んだファイルはポストイットを剥がしていきます。
背表紙未記入のファイルや不足した書類があった場合は、ポストイットに記入しファイルに貼ると、ポストイットの状態でファイル書類の整理の進捗状態が一日で判断できます。
●書類の整理は基準に従って行う
では、書類の整理に取りかかりましょう。ファイルに収納されている書類、ダンボールに収納されている書類もあります。平積みの書類もあります。
中の書類を１枚１枚見ながら、「即廃棄基準」と「所定廃棄基準」に従って必要な書類と廃棄してもいい書類に分別します。
どのような書類であるか判断がつかない書類、「所定廃棄基準」に該当しない書類も見つかります。また、退職者が残していった書類の紙袋も見つかります。
そのような場合は、上司やベテランの人に判断を仰いでください。それでも判断できない書類は、「執行猶予箱」（詳しくは１０項）に入れて封印します。
たとえば、１年経っても開封されなければ、不要書類として廃棄処分にします。保管期限切れの書類は、保存する必要がある場合は書庫へ移動します。保存する必要がない書類は、廃棄書類置き場へ移動します。書庫もキャビネットと同様に、保存書類の整理をしましょう。
廃棄処分は、外部委託で溶解処分するか、シュレツダー処分にするかは、会社の規定に従つてください。処分する前には、どのくらいの廃棄書類があったか、写真撮影しておきましょう。
共有場所の整理
●共有場所は不要物の山
本項まででまだ整理されていない場所は、コピー機の周辺、共有パソコン及びプリンターの置き場、打ち合わせ場所、作業台、図書室、会議室、給湯室など皆で使用する共有場所です。
共有場所は、なるべく公平になるように分担し、不要物を探しましよう。
●ムダな物はこんなところにも溢れている
コピー機の周辺には、コピーをミスした資料や取り忘れてそのまま放置されている資料、ゼムクリップ、留めていたステープラー（ホチキス）の針、使用済みのトナーなど不要物がたくさんあります。
共有パソコンの置き場は、今は使われていないフロッピーやＭＯなどが放置されていませんか？もしかしたら、そのパソコンも旧モデルで誰も使っていないかもしれません。
パソコン台の引き出しの中も勇気を持って開けてみましょう。
- 入力済みの伝票、使えない事務用品、私物など雑多な不要物が見つかるのではないでしょうか？
- パソコン台の下には、ホコリまみれのアプリケーションソフトの箱や、過去に廃棄したパソコンの周辺機器などが置きっぱなしになっていませんか？
- プリンターの置き場の下には、かつて使用していた変色した印刷用伝票用紙、トナー、インクジェツトが隅の方に積み重なっていないでしょうか？
打ち合わせ場所、作業台の周辺には、仮置き状態のダンボール箱や紙袋が机の下や角の方に置かれているかもしれません。
また、ホワイトボードの受け皿には、書けないホワイトボード用マーカーがたくさん置かれていないでしょうか？これらの共有場所には、所在不明で、誰も使わないような物がたくさん置かれているはずです。
ほとんどが廃棄する物ですが、使える物は共有キャビネットヘ戻しましよう。共有場所も不用品基準に従って整理しますが、不用品基準に設定し忘れているものは意外と多いです。左ページの各共有場所に対する整理対象物と判断基準を確認してみてください。
レイアウト変更をしよう
●仕上げはキャビネットの整理
整理を進めていく段階で、「不要品基準」では不要物であっても、処分することが決断できない物が出てきます。迷ったときは、執行猶予箱に入れましよう。
執行猶予箱とは、ある一定の期間を経過しても使用しない物を不要物と判断する置き場所です。ダンボール箱に処分できない物を入れて封印し、内容物の表示と封印した日付の記入をします。
１〜３年経過しても開封することがなければ、執行猶予箱に入っている物全てを不要物として判断し、廃棄処分します。
事務所は不要物が撤去されてかなりすっきりとしてきました。最後はキャビネットや個人机などの什器類の整理をしましよう。
整理が完了したキャビネットの中は、空きスペースが目立ちませんかつ・各キャビネットに分散して置かれていた物や書類を、物を収納するキャビネットと書類を収納するキャビネットに集めるために移動します。
書類は書類、物は物と、ワンロケーションで管理できるようにすると、どこに何が入っているか探しやすくなりますし、空きスペースを１カ所に集約することができ空のキャビネットがたくさん出てきます。
空のキャビネットをそのまま放置しておくと、不要物の置き場所になってしまいます。
入れる物・書類の予定がなければ、思いきって撤去しましょう。これがキャビネットの整理です。このことで、事務所は見違えるほどすっきりするはずです。
●整頓の前にレイアウトを変更しよう
実は、整理は整頓の前準備です。整理をすることによって、必要な物を最適な場所で管理できる環境になったというわけです。
整理の最後の仕上げとして、空いたスペースを活用し、思いきって棚の移動やレイアウトを変更しましよう。
レイアウトは、業務の流れどおりにワンアクションで作業ができ、ワンロケーションになるようにキャビネットや、コピー機、個人机の配置を変えます。
レイアウトの変更により、打ち合わせエリアやワークエリアの新設など、空いたスペースが有効活用できます。
COLUMN③整理がうまくいくチェックリスト
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