11日目隙間時間の活用

ｄａｙ1111日目隙間時間の活用●「５分でできること」を処理する９日目のレッスンで、毎日細かく正確に時間を計ってみると、仕事をしていると思っている時間にも数多くの隙間時間があることがわかったと思います。このときのレッスンでは、余計な隙間時間を極力削っていくやり方をお教えしましたが、それでもどんな人にでも５分や10分の空いた時間というのはどうしても出てくるものです。例えば、会議や人と会う前の待ち時間、話し中だった人へ折り返し電話するのを待つ間、次の場所への移動時間など……。これらは、積極的に活用すべき隙間時間として、毎日フルに使ってしまいましょう。まず最初に、この時間を使ってやるのは、２日目にお教えした書類の分類で「５分でできること」としてリスト化したことです。デスクにいて５分後に折り返し電話をかけるまでの間、時間が空いたと思ったら（ちなみに、こちらから「折り返し電話をください」と頼むのはいけません。自分の大切な時間が中断されてしまうからです）、即リストを取り出して、パパッと上から、もしくは重要度が高いもの、期日が近いものから順に、３つくらいやってしまいましょう。電話するのを待つ間に、次の仕事に取り掛かってしまうと、途中で一度中断してしまうことになります。それでは集中して取り組めませんから、次にやる仕事をずらして、「５分でできること」を処理する時間として頭を切り替えましょう。だいたいこうして、１つの隙間時間に３つくらいずつリストの項目を処理していくようにすると、１日が終わる頃にはかなりリストも減っているはずです。●会議の時間は雑務にぴったりデスクにいないときも、隙間時間は発生します。むしろ、デスクにいないときの方が多いかもしれません。一番活用できるのが、会議の時間です。全員集まって会議の開始を待つまでの間、何もしないでいるなんてありえないことです。この時間は絶好の活用タイムですから、どんどん雑務をやってしまいましょう。メールのチェックと返信、ちょっとした調べものなど、この間にできることはかなりあります。この時間ですべての雑務が終わると言ってもいいくらいです。会議の最中も、何もせずに聞いているだけの人が多いですが、ノートパソコンを持っていればその間にも仕事ができます。もちろん、自分が中心となって開催している会議などは会議に集中すべきですが、同じことをダラダラと繰り返したら配られたレジュメを読んでいるだけ、というムダな会議も多いもの。最初に会議のレジュメや資料が配られたら、パッと見て把握し、残りの時間を自分の時間として仕事をしてしまいましょう。慣れてくれば、会議の議事録を取りながら、仕事をすることだってできます。前回のレッスンでやった、メールの短文登録を使えば、４クリック程度でメールの返信ができますから、メールチェックと返信はこうした時間にやるのがいいでしょう。会議が頻繁にあって時間が取られる……と嘆いている人は、何も考えずに会議に身体を拘束されている状態です。身体は拘束されていても、頭を使うのは自分の自由ですから、ムダなく活用してください。隙間時間として活用できることを考えれば、けっこう会議だっていいものです。●打ち合わせ中もメールは返せる一対一での人との打ち合わせも、見つけようと思えば、会議と同じように隙間時間が見つかります。今はノートＰＣを使った打ち合わせが主流です。また会社の会議などでもノートＰＣを持ち込み、データを用意しておくこともあります。どんなに集中して話していても、ちょっとした会話の途切れる瞬間はありますよね。その瞬間にメールチェックし、もしすぐに返信すべきような用件があればその場ですぐに終わらせてしまうのです。短文登録によって４クリックで返信できる状態を作っておけば、しゃべりながらでも返信することはできます。

また、打ち合わせの中で、誰かに何かを確認する、通知するといった話が上がったら、その場ですぐ電話する、電話が通じなければ留守電に入れてメールを入れておく、といったことも、打ち合わせの際中にやってしまいましょう。後でやっておきます、は時間のロスでしかありません。昔は、人と話しているときは集中して聞かなくてはいけません、携帯をいじったりするのはマナー違反、というのが常識でしたが、それはゆっくりと時間が流れていた前時代の常識であり、今は打ち合わせしながらもさり気なく付随した別の仕事を片付けるのが、できるビジネスマンの必須条件となっています。また以前よりそうしたことに対してかなり寛容になっていると感じます。会議中でも緊急の電話がかかれば、携帯に出ることも当たり前になっています。現代では、マナーよりも仕事の効率を重視するというのが、新しい常識になりつつあるのです。そうした中、旧態依然として会議や打ち合わせの時間に、早く授業終わらないかなと待っていた学生時代のように、ボケっと会議の席にいるだけ、という人は、効率が悪く、貢献度が低い人間と言えるでしょう。相手に不快感を与えないよう最低限のマナーは守りつつ、積極的に人と会う時間も自分の時間として活用できないか考えてみましょう。●通勤時間は勉強、メールチェックに有効活用隙間時間としてはかなり長いにもかかわらず、通勤などの移動時間も、活用している人が少ないのはもったいないことです。お金持ちと言われる人が移動のときにタクシーに乗るのは、お金が有り余っているからではなく、移動中の時間を有効に使いたいからです。それだけ、移動時間は長くて貴重なのです。歩いている間は何かを聴くことで勉強の時間になります。私もポッドキャストの教材を作っていますが、最近はこうしたポッドキャストや音声での学習教材が豊富にありますから、これらを聴くようにすれば、別途勉強の時間を取る必要がなくなります。ただ音楽を聴いていたり、ぼーっと電車を待っているだけ、というのはまったく時間のムダです。もし通勤時間が片道１時間だったとしたら、帰りの時間と合わせると、合計１日２時間をムダにしていることになるのです。前回のレッスンで、メールチェックにまとまった時間を取る必要はない、ということを書きましたが、例えばこの時間をメールチェックに当ててもいいでしょう。朝、１時間かけてメールチェックし返信しておけば、会社に着く前にメールに関する仕事は終了し、その分本来の業務にすぐ取り掛かることができます。あとは、会議や打ち合わせの合間の隙間時間にメールチェックと返信をするだけで、まとまったメールチェックの時間を取る必要はなくなるのです。残ったメールは、帰りの時間で処理しておけばいいでしょう。スマホは短文登録しなくても、一度打ち込んだ文章が自動で出てきてくれますから、かえって早く返信できたりしますし、Ｇｍａｉｌを使うことでパソコンでも返信が確認できます。電車に乗っている人を見回すと、ほとんどの方が暇つぶしにゲームやＬＩＮＥなどでチャットしているだけ。その時間を、本を読んだり、ポッドキャストを聴いたり、あらかじめメールをチェックする時間に当てておけば、ずっと仕事が効率化します。ほとんどの人がやっていないことをあなたがやれば、それだけスキルに差がつくのは当たり前ですね。その差が年収の差となっていくのです。ちなみに、最近はメールよりもフェイスブックやＬＩＮＥなどが人との付き合いの中心になり、１日中チェックしている人も多くなってきましたが、こうしたＳＮＳも基本的には、すべて隙間時間にチェック＆返信しておくもの。たとえ付き合い上必要だからと言っても、仕事中に逐一チェックして、それだけで時間がかかってしまうというのでは仕事になりません。次の会議に移動する間に、さっと見て「いいね！」をたくさん押しておくだけで、こまめにチェックしている人と思ってもらえます。●昼休みは調整に使える基本的には、今日中にやることはすぐその場でやってしまうのがいいと書いてきましたが、どうしてもその場で終わらないことが出てきてしまったとき。そんなときにも、隙間時間が使えます。えっ、もちろん隙間時間も活用してやっているけど、それでも終わらないから困っているのに……という人は、まだ残っている時間があるはず。お昼ご飯の時間になったら、昼休みがありますね。その時間に、残ったことを片づけてしまうのです。そんな時間まで仕事するなんて……と思っている人は、まだまだ仕事に対しての意識が低い人です。私は経営者ですから、人を雇って給与を支払う側の視点で厳しいことを言うと、効率が悪く、仕事が定時に終わらない人は休む資格がないと言えます。休み時間はしっかり取るべきというのは、雇われている側の考え方で、給料を支払う側にしてみると、給料とはその人の成果に対する報酬ですから、給与以上の成果を出していないのであれば、休み時間だの休暇だのと言っている場合ではありません。ですから、もし今日中の仕事が進んでいなかったり、すぐやるべきことが終わっていなければ、昼休みに調整すべきなのです。この考え方を身につけない限り、仕事ができる人にはなれないし、収入も上がらないでしょう。もちろん、身の回りや時間や頭の整理をすれば、休み時間を返上する必要もなくなりますし、そのために本書があるわけです。●あとでやるより隙間時間に終えれば楽ワークライフバランスなど、オンオフをきっちりつけて、休むべきときは休みましょう、という考え方が主流ですが、私はやるべきことができないのに休むというのは賛成ではありません。この考え方は経営者としてだけではなく、実は子どもの頃からの習慣なのです。私は子どもの頃、教科書を全部学校に置いてきていて、うちでは何も勉強をしませんでした。というと、まるで勉強嫌いの不良少女のようですが（笑）、実は宿題などのその日の勉強はすべて、休み時間に終わらせていたので、うちではする必要がなかったのです。そのおかげで帰宅してから、自分の好きな小説を書いたりすることにたっぷり時間が使え、成績も悪くありませんでした。予備校で生徒を教えていたときも、私は「うちで勉強しなきゃ、と思うと遊んでしまうから、予備校にいるうちにやってしまいなさい」と教えていました。「」、。私の場合は、休み時間に宿題をやってしまえば、うちに帰ってから宿題を「やらなきゃ」と気になって好きなことを楽しめない、ということがなくなるから、すぐやっていました。10分、15分程度の休み時間でも、６時間授業なら５回分、まとめれば１時間前後の時間

になります。これで足りない分は、授業中にちょっとやっておけば、その日の宿題、復習、予習とほぼできます。あとでまとめてやろう、と思うとたまってしまって億劫になるだけ。自分の自由な時間も生まれません。隙間時間にやるべきことをやってしまうのは、結局はあとで自分が楽になるためなのです。●成功者になるには雑務をやらなくていいわけではないここまで、隙間時間の活用を紹介してきましたが、基本的には「雑務はすべて隙間時間に処理する」というのが鉄則です。そして、デスクに向かっている集中している時間には、そうした雑務のことはきれいさっぱり忘れること。大事な仕事をしている最中にも雑務が頭の中に残っていて、頭がクリアになっていないから、ミスをしたり、いいアイデアが生まれなかったりするのです。お金を生むためには、まずベースとなる時間が必要です。たくさんの情報、ネタから、自分独自のアイデアを生むには、時間がかかるからです。しかも、そういう時間はわくわくして、あれもこれもやってみたいと思うような楽しい時間でないと、よいアイデアは湧いてきません。雑務に追われている状態では、余裕がないのですから、そうしたわくわくする時間になるわけがありません。「、」「、」。ビジネス書の永遠のベストセラー『７つの習慣』（キングベアー出版）で紹介され、成功者になる秘訣として広くビジネスパーソンに知られている考え方です。でも、これをそのまま信じ込むのは危険です。「」、「」。『』「」、、、。一般の人はその真似ができていないから成功本を読んでいるわけで、実際には「重要度が低くても緊急性が高い雑務」を次々にこなしていくのは仕事上必須のこと。問題は、それをいかに効率よく処理するか、そして本来取り組むべき「緊急性が低くて重要度が高い」ことができる時間を作り出すかということです。

そうしたときにこそ、隙間時間を活用していくのです。隙間時間に確実に雑務を処理していくことで、本来の重要な仕事の時間に雑務のことをすっかり頭から追い出し、安心してたっぷり時間を取ることができるようになります。逆にそうしたことができていないのに、重要なことをやるために無理に時間を確保してもムダです。

目の前のことでいっぱいいっぱいの人が、とりあえずその時間だけ取り組んでも、大きな成果が望めるでしょうか。重要なことに人一倍のアイデアや集中力で取り組むには、頭をクリアにして脳をフル活用できるような思考の環境づくりが欠かせません。やらなければいけない雑務は、大事なことに集中するためにこそ、隙間時間にすべて処理して頭をすっきりさせておきましょう。さて、ここまでで頭を整理し、すっきりするためのコツをひと通り学びました。ムダな時間をなくし、効率化したことで、今までよりもずいぶん時間が生まれたはずです。では、次のレッスンからさらにステップアップしたことを学んでいきましょう。